Texto Completo acta: D6B4C
SUPERINTENDENCIA DE
TELECOMUNICACIONES
RCS-547-2010.-Resolución del
Consejo de la
Superintendencia de Telecomunicaciones.-San José, a las 12:00
horas del 25 de noviembre de 2010.
"Procedimiento para
la Operación y el Trámite
de Compras por Caja Chica de
la Superintendencia de Telecomunicaciones".
Resultando:
I.-Que de acuerdo a
la Ley de Administración Financiera de
la República y Presupuestos
Públicos y considerando la naturaleza jurídica de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones (en adelante, SUTEL) y el artículo 72 de
la Ley 7593, los Fondos de Cajas
Chica en las instituciones autorizadas del Estado, lo constituyen los anticipos
de recursos que concede
la Tesorería Nacional, y en el caso de
la SUTEL, ella misma, para
realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente
y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según
las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la misma,
Tesorería Nacional o la SUTEL,
según corresponda. Dichos fondos operarán mediante el esquema de fondo fijo.
II.-Que la ejecución
del gasto mediante el Fondo Fijo-Caja Chica es un procedimiento de excepción y
por consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y
urgentes, según el criterio justificado de la administración de cada
Institución. Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos
correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal
efecto, de acuerdo a lo que establece el Clasificador por el Objeto del Gasto
del Sector Público.
III.-Se considerarán
Gastos Menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado por
la SUTEL y que corresponden a
la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de
la Proveeduría Institucional,
ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente
contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas.
IV.-Que el
Clasificador por el Objeto del Gasto es una herramienta de gestión financiera,
utilizada en las diversas etapas del proceso presupuestario de las
instituciones del sector público. Consiste en un conjunto de cuentas de gastos,
ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se
esté adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando.
V.-Que aunque
la SUTEL como órgano
desconcentrado de la
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (en adelante,
ARESEP) no forma parte del Gobierno central; cabe destacar que su necesidad de
contar con un Fondo de Caja Chica es igual a la de cualquier otra
Administración Pública, centralizada o descentralizada, ente u órgano persona o
con personería instrumental propia para administrar sus propios recursos,
presupuesto y contrataciones.
VI.-Que este Consejo
de la SUTEL de
igual manera que en su momento el Poder Ejecutivo se planteó la necesidad de
establecer una regulación adecuada en cuanto al manejo y operación de los
Fondos de Caja Chica, ha admitido como sabio y de sana administración de
recursos, elaborar las disposiciones necesarias que contemplen dicha regulación
del Fondo de Caja Chica para
la Superintendencia de Telecomunicaciones.
A los anteriores
antecedentes de hecho les son de aplicación los siguientes,
Considerandos:
I.-Que
la Superintendencia de Telecomunicaciones es un
órgano de desconcentración máxima de
la Autoridad Reguladora
de los Servicios Públicos, el cuál está a cargo de un órgano colegiado
denominado Consejo; conforme con los artículos 59 y 61 de
la Ley 7593.
II.-Que los miembros
del Consejo ejercen sus cargos a tiempo completo y con dedicación exclusiva, y
en su gestión se deben desempeñar con absoluta independencia, según lo
establecen los artículos 61 y 66 de la
Ley 7593.
III.-Que el artículo
59 de la Ley 7593
otorga a la SUTEL
independencia financiera y personalidad instrumental para contratar y
administrar sus recursos y presupuesto;
IV.-Que de acuerdo al
artículo 61 de la Ley
7593, el Consejo puede asignar al Presidente las facultades de organización y
coordinación del funcionamiento de la
SUTEL;
V.-Que de conformidad
con el artículo 72 de la Ley
7593, establece que la SUTEL
no estará sujeta a la Ley
8131 de Administración Financiera y presupuesto públicos, salvo los títulos II
y X, y solamente será fiscalizada por
la Contraloría General
de la República;
VI.-Que el 2 inciso
d) de la Ley de
Contratación Administrativa, establece que por su naturaleza u otras
circunstancias que concurran, cierta actividad contractual de las
Administraciones podría no estar sometida a los procedimientos ordinarios de
dicha ley. En ese mismo sentido los fondo de caja chica también son excepción a
estos procedimientos, según el inciso e) de ese artículo 2 de
la Ley de Contratación
Administrativa;
VII.-Que de
conformidad con el artículo 131 del Reglamento a
la Ley de Contratación
Administrativa establece también otras modalidades de excepción a los
procedimientos de contratación administrativa, como es el caso de los
combustibles (inciso n):
VIII.-Que el artículo
133 de dicho Reglamento regula las contrataciones con fondos de Caja Chica. Hay
que aclarar que este artículo está diseñado en especial para las entidades
centrales, y no considera los órganos con personalidad instrumental. El
artículo menciona la Ley
de Administración Financiera y a
la Tesorería Nacional,
lo que no es de aplicación para la
SUTEL en virtud del citado artículo 72 de
la Ley 7593. Por eso
la SUTEL tiene que emitir su
propia normativa al respecto, y es el Consejo, pues se trata de materia
presupuestaria y de su patrimonio, para lo cual el Consejo tiene absoluta
independencia financiera, según reza el artículo 59 de
la Ley 7593;
IX.-Que con sustento
en ese marco jurídico, la
Superintendencia de Telecomunicaciones se ha dado a la tarea
de buscar los lineamientos que ha emitido el Poder Central para sus entidades,
resultado de las funciones de
la Autoridad Presupuestaria
y la Tesorería
Nacional, por ejemplo, el instrumento de clasificación de
gastos, el Reglamento General de Fondo de Cajas Chicas, Decreto Ejecutivo Nº
23871-H, etc. De esta manera, y sin ser una obligación para
la SUTEL acoger cada uno de las
disposiciones que estas Autoridades presupuestarias y de Tesorería Nacional del
Gobierno Central han adoptado para el Poder Central, podemos indicar lo
siguiente:
1) En el caso del Gobierno Central, por disposición
constitucional expresa compete a
la Tesorería Nacional
la administración del efectivo del Estado, en cumplimiento del principio de
Caja Única con el fin de asegurar un manejo adecuado de los fondos públicos, de
conformidad con la normativa aplicable y en atención de las necesidades y
obligaciones de cada entidad.
2) Para el caso de las entidades del Gobierno
Central, el artículo 61 inciso h) de la Ley de la Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos establece como una de las atribuciones de
la Tesorería Nacional la competencia para autorizar la apertura de cajas chicas
para gastos menores de la Administración Central.
3) Los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley
de la administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en
concordancia con el artículo 61 de la Ley supra citada, confieren a la
Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos
específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la
legislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.
4) Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo
1, incisos a) y b) de la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos, resulta indispensable que los órganos y entes administradores
y custodios de los fondos públicos, cubiertos por el ámbito de aplicación de
dicho texto normativo, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que
les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco
normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su
manejo.
X. Que
la Superintendencia
de Telecomunicaciones, como órgano persona, órgano de desconcentración máxima
con personalidad instrumental para el manejo de sus recursos, presupuesto y contratación,
de reciente creación, admite como lo ha hecho el Poder Ejecutivo que se
requieren las disposiciones necesarias para establecer una regulación adecuada
que contemple a la creación y operación de un Fondo de Caja Chica para esta
Superintendencia.
XI.-Que en virtud de
lo anterior, la SUTEL
como un órgano con personalidad instrumental propia, es en cuanto la
administración de sus recursos y concretamente la contratación bajo la
excepción de Fondo de Caja Chica, el único responsable y competente para
regular esa materia. En este sentido el o los funcionarios competentes y
responsables dentro de la SUTEL,
son quienes deben garantizar el correcto manejo de estos fondos y la compara y
pago de bienes y servicios a través de este Fondo Especial, para lo cual debe
proveerse de las medidas y justificaciones necesarias que luego le permitan
justificar ante la eventual fiscalización de
la Contraloría General
de la República,
el uso de los recursos de dicho fondo.
XII.-Que
la SUTEL ha considerado
conveniente seguir los lineamientos razonables que el mismo Gobierno central
utiliza, aunque no sean de obligación para
la SUTEL, en virtud del artículo 72 y 59 de
la Ley 7593. Por tanto:
De conformidad con los considerandos que anteceden y
con fundamento en las facultades conferidas en
la Ley General de
Administración Pública, Nº 6227 y la
Ley de
la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos,
Nº 7593 y sus reformas, y Ley General de Telecomunicaciones, Ley Nº 8642,
vistos los citados antecedentes y fundamentos jurídicos, esta Superintendencia
RESUELVE:
1º-Emitir el siguiente "Procedimiento para la
operación del Fondo de Caja Chica del Fondo Especial de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones y sus Cajas Auxiliares":
PROCEDIMIENTO PARA
LA OPERACIÓN DE CAJA
CHICA
DEL FONDO ESPECIAL DE
LA SUPERINTENDENCIA DE
TELECOMUNICACIONES Y
SUS CAJAS AUXILIARES
I. Disposiciones
Generales
Artículo
1º-El presente procedimiento tiene por objeto regular la creación,
organización, funcionamiento y control del Fondo de Caja Chica de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones. Dicho Fondo podrá subdividirse en cajas chicas
auxiliares y todos operarán por medio del sistema de fondo fijo.
La caja chica es el medio
establecido para efectuar compras de bienes y servicios de menor cuantía, en
efectivo, por medio de anticipos o reintegros, de acuerdo
con lo previsto en la Ley
de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 2º-El Fondo
de Caja Chica de la
Superintendencia de Telecomunicaciones y sus Cajas Chicas
Auxiliares son formas de ejecución presupuestaria que deben ser utilizadas
exclusivamente para adquirir bienes y servicios que se orienten a sufragar necesidades
de extrema urgencia, o para gastos menores e indispensables, cuya
ejecución es de carácter excepcional, de conformidad con los artículos 132 y
133 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo 33411-H (y sus variaciones o
modificaciones futuras).
Dichos fondos deberán
ser usados exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios tan indispensables
y de verdadera necesidad que se justifique el pago fuera de los trámites
ordinarios establecidos para los gastos de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones. Los recursos de este fondo no podrán usarse para
adquirir servicios profesionales ni ningún otro fin diferente a los
establecidos en el presente procedimiento.
Ficha articulo
Artículo 3º-Para los
efectos de este procedimiento, se definen los siguientes términos:
a) Sustituto: Es el funcionario que ejerce las
funciones del puesto en forma oficial y provisional en ausencia del titular,
por vacaciones, permisos, etc.
b) Anticipos: Dinero de caja chica, girado según
el procedimiento operativo establecido, para el pago de las necesidades
descritas en el artículo 6 del presente procedimiento.
c) Reintegros: Dinero de caja chica, que se gira
al funcionario que cubrió con sus propios recursos económicos, obligaciones que
se originan en razón del desempeño de su cargo, y que son del interés
institucional. Su trámite será el mismo de un anticipo.
d) Procedimiento Operativo: Sucesión cronológica y
secuencial de las actividades técnicas oficialmente establecidas, para
garantizar el cumplimiento de la voluntad administrativa en cuanto a la
ejecución de funciones, actividades o tareas específicas.
e) Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza
para comprobar que los documentos, valores y efectivo contenidos en el Fondo de
Caja Chica, correspondan al monto autorizado.
f) Fondo de Caja Chica: Es un fondo de efectivo
para la compra de bienes y servicios, según lo establecido en el presente
procedimiento.
g) Encargado de Caja Chica: Funcionario
responsable del manejo, custodia y trámite de los Fondos de Caja Chica.
h) Factura: Título comercial con carácter de
ejecutivo conforme con el Código Procesal Civil, la cual debe cumplir los
requisitos dispuestos por la autoridad tributaria.
i) Vale de caja chica: Documento temporal a
utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio.
j) Requisición de Bienes y Servicios: Documento
exclusivo, con numeración propia y consecutiva, bajo la custodia del
Encargado(a) de Caja Chica, mediante el cual los funcionarios autorizados,
solicitan bienes y servicios y autorizan su pago por medio del Fondo de Caja
Chica.
k) Reintegro: Es el reembolso al Fondo de Caja
Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes y servicios,
amparados en comprobantes.
l) Liquidación de vale de caja chica: Es el
reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de
respaldo producto de la compra de bienes, servicios.
En lo
sucesivo, dentro del texto del presente procedimiento, se entenderá lo
siguiente:
a) Por Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos: ARESEP
b) Por Superintendencia de Telecomunicaciones:
Sutel
c) Por Dirección Administrativa Financiera:
Dirección Administrativa Financiera. Entiéndase de la ARESEP a través del
"convenio de servicios de apoyo" o de la Sutel en caso de que en un futuro se
cree una Unidad Administrativa Financiera propia.
d) Por Departamento Financiero:
Departamento Financiero. Entiéndase de la ARESEP a través del "convenio de
servicios de apoyo" o de la Sutel en caso de que en un futuro se cree una
Unidad Financiera propia.
e) Por Área Funcional de Presupuesto: Área
Funcional de Presupuesto. Entiéndase de la ARESEP a través del "convenio de
servicios de apoyo" o de la Sutel en caso de que en un futuro se cree una Área
Funcional de Presupuesto propia.
f) Por Área Funcional de Tesorería: Área
Funcional de Tesorería. Entiéndase de la ARESEP a través del "convenio de
servicios de apoyo" o de la Sutel en caso de que en un futuro se cree una Área
Funcional de Tesorería propia.
g) Por Proveeduría Institucional:
Proveeduría Institucional. Entiéndase de la ARESEP a través del "convenio de
servicios de apoyo" o de la Sutel en caso de que en un futuro se cree una
Proveeduría propia.
Ficha articulo
Artículo
4º-Por ser un instrumento financiero de fondo fijo, se requiere en todo
momento, que el Encargado de su administración tenga la suma total asignada,
representada por uno o varios de los siguientes conceptos:
a) Efectivo.
b) Documentos originales: facturas, vales
provisionales o definitivos, liquidaciones y otros documentos aceptados.
c) Reintegros en trámite.
Ficha articulo
Artículo
5º-Los funcionarios facultados para autorizar erogaciones de dinero con base en
una Requisición de Bienes y Servicios son:
a) Presidente del Consejo o su sustituto;
b) Miembros titulares individuales del Consejo;
c) Directores Generales de las distintas
Direcciones de la Sutel;
d) Aquellos funcionarios que el Consejo o el
Presidente del Consejo, designen o autoricen a ejercer esta facultad;
Los
funcionarios facultados para Modificar el Fondo de Caja Chica:
a) Por el Consejo
b) Por el Presidente del Consejo;
Para
este efecto, se deberá emitir formalmente la autorización de variación en el
monto del Fondo de Caja Chica y su respectivo razonamiento, tal y como se
indica en el artículo 9 de este procedimiento.
Ficha articulo
Artículo 6º-Toda
solicitud de compra de bienes o contratación de un servicio con carácter de
urgencia, emergencia o imprevistos deberá ser firmada por el Coordinador del
Área de Presupuesto, como garante de que se cuenta con el contenido
presupuestario que permita la transacción; cualquiera de los sujetos del
artículo 5 como garante de la necesidad de adquirir el objeto solicitado y, el
funcionario al que se le asigne la realización de la transacción, como receptor
de los recursos.
Ficha articulo
Artículo 7º-Si por
alguna razón un coordinador o director de Área debe delegar temporalmente o en
forma definitiva la función de aprobación de solicitudes de recursos de Caja
Chica en otro funcionario, debe comunicarlo por escrito al Jefe del
Departamento Financiero para que sea consignado en los registros de que para
tal efecto llevará el Encargado de
la Administración del Fondo de Caja Chica. Esta
delegación no exime al director o jefe de Área de su obligación de supervisar
el uso adecuado de estos recursos.
Ficha articulo
Artículo 8º-Todas las
erogaciones que se realicen por medio de los recursos del Fondo de Caja Chica
deben estar respaldadas contra una factura comercial confeccionada según lo
establecido en la Ley
7494 de
la Contratación Administrativa y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 9º-La
creación o ampliación del Fondo de Caja Chica de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones será determinada por medio de una resolución razonada del
Consejo de esta Superintendencia y debe ser consecuente con el Plan de
inversiones de la
Superintendencia, además debe ser respaldada con un estudio
técnico de necesidades que justifique el aumento, o bien, la creación de un
nueva caja auxiliar.
Ficha articulo
Artículo 10.-Los
montos del Fondo de Caja Chica y las cajas chicas auxiliares serán autorizados
por el Presidente del Consejo.
Ficha articulo
Artículo 11.-Se
podrán utilizar recursos del Fondo de Caja Chica para cubrir servicios y gastos
de viaje únicamente cuando estos se realicen dentro del territorio o las aguas
jurisdiccionales del país.
Ficha articulo
II. Control del Fondo de Caja Chica
Artículo
12.-La administración del Fondo de Caja Chica de
la SUTEL estará asignada a un
funcionario del Área Funcional de Tesorería de
la Dirección
Administrativa Financiera y las Cajas Chicas Auxiliares
estarán asignadas a los funcionarios subordinados al Consejo de
la SUTEL que éste designe, pero
en lo que corresponde a su operación administrativa, gozarán de independencia
funcional y estarán subordinados a las directrices de este procedimiento y a
las disposiciones técnicas que instruya el Encargado del Fondo y/o el Jefe del
Departamento Financiero, quienes serán los responsables de la correcta
operación de esos fondos, ante el Consejo de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones.
Ficha articulo
Artículo 13.-Los
Encargados de administrar el Fondo de Caja Chica y sus Cajas Auxiliares estarán
sujetos a arqueos de la
Coordinación del Área Funcional de Tesorería, así como de
cualquier ente contralor o supervisor de la materia sea interno o externo a
la Superintendencia
de Telecomunicaciones, en este último supuesto previa autorización del
Presidente del Consejo. Los encargados estarán obligados a brindar la
información y prestar la colaboración que se requiera para estos efectos.
Ficha articulo
Artículo 14.-El
Coordinador del Área Funcional de Tesorería revisará, evaluará e informará al
Jefe del Departamento Financiero y al Presidente del Consejo sobre los
resultados de las liquidaciones y/o arqueos realizados al Fondo de Caja Chica y
sus Cajas Auxiliares de la
Superintendencia de Telecomunicaciones durante los diez días
naturales posteriores a su realización. La copia del instrumento indicado en el
párrafo 2 del
artículo 18 de este procedimiento, se archivará en un consecutivo bajo la
custodia del Coordinador del Área Funcional de Tesorería.
Ficha articulo
Artículo 15.-Los
arqueos al Fondo de Caja Chica y sus Cajas Auxiliares, se realizarán en forma
sorpresiva y sus encargados estarán en la obligación de participar y colaborar
en lo que se requiera para su realización.
Ficha articulo
Artículo 16.-Si
producto del arqueo resultare una diferencia, ésta deberá justificarla el
Encargado de Caja Chica y procederá a depositarla a más tardar el día hábil
siguiente, en la cuenta corriente de
la SUTEL, según sea el caso, mediante comprobante de
ingreso, bajo la clasificación de la cuenta contable que para esos efectos se
disponga técnicamente. Los faltantes de caja chica deben ser asumidos de su
propio peculio por el Encargado de Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 17.-Los arqueos
al Fondo de Caja Chica y sus Cajas Auxiliares solo podrán realizarse en
presencia del encargado de su operación.
Ficha articulo
Artículo 18.-Sin
previo aviso, la
Auditoria Interna de
la SUTEL, podrá efectuar arqueos de
la Caja Chica, e informar
de los resultados al Presidente del Consejo o funcionario que lo sustituya.
Una vez realizado el
arqueo se debe dejar constancia del mismo mediante un instrumento que idóneo
para dicho fin, el cual debe incluir las firmas de todos los participantes en
el proceso.
Ficha articulo
Artículo 19.-Los
recursos del Fondo de Caja Chica y sus Cajas Auxiliares no serán utilizados
para cambiar cheques personales o para operaciones distintas a los que señala
la normativa vigente. Cualquier violación en este sentido implicará que el
funcionario responsable sea objeto de un proceso administrativo que podría
implicar incluso su despido sin responsabilidad patronal.
Ficha articulo
Artículo
20.-Potestades y responsabilidades del encargado del fondo de caja chica.
Es obligación del
responsable del Fondo de Caja Chica, velar porque se cumplan las siguientes
normas:
a) Registrar permanente y detalladamente la
información sobre los movimientos de ingresos, egresos y adelantos tramitados
por el Fondo de Caja Chica. Los registros deben ser indelebles, no deben
observar borrones o tachaduras, y deben contener información suficiente para
facilitar y promover un adecuado control contable, financiero y administrativo.
b) Realizar una conciliación mensual e implementar
al menos un arqueo bimensual aleatorio a cada Caja Auxiliar del Fondo. El
encargado del Fondo de Caja Chica deberá diseñar un programa anual de arqueos a
las Cajas Auxiliares del Fondo y presentar sus resultados regularmente ante el
Consejo de la SUTEL durante las sesiones regulares que se realicen dentro de
las dos semanas siguientes a cada intervención.
c) Autorizar los adelantos de las Cajas Auxiliares
del Fondo.
d) Revisar, aprobar o improbar las facturas
recibidas por concepto de liquidación de adelantos del Fondo.
e) Verificar que el gasto incurrido corresponda a la
justificación del adelanto otorgado y comunicar inmediatamente al Jefe del
Departamento Financiero cualquier inconsistencia.
f) Comunicar formalmente al Jefe del Departamento
Financiero y al Presidente del Consejo, cuando no se cumpla con las disposiciones
de liquidación de adelantos o cuando se presente alguna inconsistencia en los
documentos de respaldo.
g) Realizar las liquidaciones revolutivas del
Fondo y sus Cajas Auxiliares ante el Jefe del Departamento Financiero.
h) Cumplir, hacer cumplir y comunicar
permanentemente sobre cambios en la normativa que regula el funcionamiento de
los Fondos de Caja Chica.
i) El Encargado de las Caja Chica Auxiliar deberá
cumplir en lo que corresponde, con todas las disposiciones aquí indicadas para
el Encargado del Fondo de Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo
21.-Prohibiciones. Queda terminantemente prohibido:
a) El fraccionamiento de compras, según lo
dispuesto en el artículo 13 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa.
b) La cancelación de servicios profesionales.
c) Girar cheques al portador.
Ficha articulo
III. Operación
del Fondo
Artículo
22.-El Fondo de Caja Chica de
la Superintendencia de Telecomunicaciones se
implementará de la siguiente manera:
El Consejo de
la Sutel mantendrá un Fondo de
Caja Chica por un monto equivalente en colones a $2.000,00, para atender con
eficiencia la compra de bienes y servicios y cualquier otra emergencia que se
presente. Dicho Fondo será administrado por un encargado designado por el
Departamento Financiero y se mantendrá con sede en dicho Departamento.
Adicionalmente se
autoriza la apertura de una Caja Chica Auxiliar por un monto en efectivo de
$1.000,00; su uso será restringido y los movimientos que ejecute deberán contar
con la autorización previa del Presidente del Consejo o del encargado del
Fondo.
Ficha articulo
Artículo 23.-El Fondo
de Caja Chica de la
Superintendencia de Telecomunicaciones deberá regirse por los
límites de desembolsos que establecerá el Consejo de
la SUTEL para la adquisición de
bienes y servicios o pagos por servicios de gastos de viaje al interior del
país, o conforme con lo establecido por
la Contraloría General
de la
República. Para las Cajas Chicas Auxiliares, se establece un
límite de desembolso ordinario de US$850,00, o su equivalente en colones,
aunque se permite que mediante autorización especial del Presidente del
Consejo, Directores o de los Directores de las Direcciones de
la SUTEL se realicen compras de
hasta el 50% del monto autorizado para cada Caja Chica Auxiliar.
Cada año el Consejo
de la SUTEL,
bajo la coordinación del Departamento Financiero, definirán el monto máximo
para cada compra por medio de Caja Chica. Para el primer año será la suma de
US$500,00 o su equivalente en colones. En caso de no actualizarse regirá el
monto anterior vigente hasta su modificación.
Ficha articulo
IV. Compras
(Liquidación de
anticipos y vale de caja chica)
Artículo
24.-Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pago de
servicios con recargo al Fondo de Caja Chica, debe cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Estar confeccionada en original a nombre de
la SUTEL o Superintendencia de
Telecomunicaciones.
b) Indicar expresamente los bienes adquiridos y la
fecha adquisición. En las facturas no se debe utilizar como descripción la
palabra varios, el detalle debe ser suficiente para su justificación y
clasificación.
c) Contar con timbraje o dispensa de la Dirección
de Tributación Directa (Tiquete o cinta de caja con el número de cédula
jurídica).
d) Traer sello de cancelación, firma y número de
cédula física o jurídica de la casa comercial proveedora en caso de que la
factura no tenga membrete.
e) No contener borrones, tachaduras, ni
alteraciones que hagan dudar de su autenticidad o de la información que
consigna.
En casos
debidamente justificados, cuando las facturas o comprobantes no presentan toda
la información detallada arriba, su pago procederá siempre que cuente con el
visto bueno del funcionario autorizado que corresponde.
Ficha articulo
Artículo 25.-Todo
adelanto de recursos del Fondo de Caja Chica deberá ser liquidado, mediante el
formulario que para tal efecto se dispondrá el Departamento Financiero y será
firmado por los funcionarios indicados en el artículo 5 de este procedimiento.
Ficha articulo
Artículo 26.-Las
facturas de cancelación de bienes o servicios pagadas con recursos del Fondo de
Caja Chica deberán indicar en el dorso el número de vale de caja, la fecha del
adelanto, la unidad solicitante, la subpartida presupuestaria aplicada y el
nombre del funcionario a quien se entregó el adelanto, así como el nombre y la
firma del Encargado de la
Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 27.-El
Encargado(a) de la Caja
Chica y el Coordinador del Área Funcional de Tesorería o su
sustituto, deberán velar porque los justificantes de la liquidación, que son el
sustento del egreso cumplan como mínimo los siguientes requisitos:
a) Que la factura, tiquete expedido por caja
registradora o recibo, sea original y debidamente autorizado por
la Administración Tributaria,
con el sello de contenido presupuestario por parte de
la SUTEL o del Área Funcional
de Presupuesto correspondiente. En la factura debe indicarse el nombre y oficio
de la imprenta autorizada por por
la Dirección General
de Tributación.
b) A nombre de la SUTEL, sin tachaduras ni
borrones enumerada, con fecha de emisión y dirección del emisor.
c) Especificar claramente y con detalle, la compra
del bien o servicio recibido, cuya factura deberá ser emitida con fecha igual o
posterior a la fecha de emisión del vale. No se recibirán facturas con fechas
anteriores a la emisión del vale; salvo casos muy excepcionales y debidamente
justificados y aprobados por el Presidente del Consejo.
d) Consignar el nombre del proveedor su respectiva
cédula jurídica o de identidad y número de teléfono, que preste el servicio o
vende el artículo, cuando las facturas no sean membretadas.
e) Visto Bueno, nombre y firma del funcionario
autorizado del área solicitante, para recibir conforme el bien o servicio,
adjuntando el formulario denominado Requisición de Bienes y Servicios.
Ficha articulo
Artículo
28.-El Encargado del Fondo de Caja Chica no entregará vales de caja chica a
nombre de un funcionario, si tiene pendiente la liquidación de uno anterior. No
podrá extenderse más de un vale a nombre de un mismo funcionario en forma
simultánea.
Ficha articulo
Artículo 29.-Para
solicitar al Encargado del Fondo de
la Caja Chica el monto respectivo por cada compra
por caja chica se deberá hacer mediante en el formulario denominado "Requisición
de Bienes y Servicios", pre numerado en forma consecutiva por
la Proveeduría
Institucional, en el cual se detallará la fecha, el área
solicitante, bien o servicio por adquirir, justificación, nombre y firma del
funcionario solicitante, firma del funcionario autorizado para tal efecto y la
asignación del contenido presupuestario.
Ficha articulo
Artículo 30.-Los
adelantos para la compra de bienes y servicios no podrán exceder el equivalente
en colones del 25% del Fondo de Caja Chica. En casos especiales, razonados y a
criterio del Presidente del Consejo o sus miembros individuales, se autorizará
la erogación de sumas mayores, siempre y cuando no excedan del 35% del fondo de
caja chica. El adelanto o compra por cada bien, grupo de bienes de mismo género
o servicio, no puede exceder el 10 % del Fondo de Caja Chica.
Ficha articulo
Artículo 31.-Los
adelantos en efectivo que se tramiten para la adquisición de bienes o
servicios, deben realizarse por medio del formulario "Vale de caja chica",
solicitado por el funcionario que realizará la transacción, con base en el
formulario denominado, "Requisición de Bienes y Servicios, según consta en el
artículo 29 de este procedimiento.
Ficha articulo
Artículo 32.-El vale
se tramitará formalmente con base en
la Requisición de Bienes y Servicios o el formulario
de Gastos de Viaje-Solicitud de Anticipos o liquidación de gastos de viaje
autorizados debidamente autorizados, para lo cual debe cumplir con:
a) Estar prenumerados y con número consecutivo.
b) Fecha.
c) Firma y nombre (con los dos apellidos) y número
de cédula del funcionario autorizado para retirar el adelanto.
d) Firma del Coordinador del Área Funcional
Tesorería.
e) Firma del Encargado (a) de la caja chica.
f) Presentar Requisición de Bienes y Servicios,
del formulario de Gastos de Viaje o Solicitud de Anticipos.
g) Justificación de la compra del bien o servicio.
h) En el caso de adquisiciones por concepto de
equipo, sistemas de cómputo o sus periféricos, se requiere el visto bueno del
jefe del Departamento de Tecnología de Información.
Ficha articulo
Artículo
33.-La compra de bienes y servicios se tramitará por caja chica bajo la
responsabilidad de los funcionarios de
la Proveeduría Institucional,
salvo lo indicado en el artículo 34. Ese trámite se realizará solamente cuando
en la bodega no haya existencia del bien que se solicita y exista contenido en
la partida presupuestaria correspondiente, para lo cual deberá contener el
sello y firma del Encargado de Presupuesto.
Ficha articulo
Artículo 34.-Los
vales de caja chica deberán confeccionarse en original y copia. El original se
mantendrá en el Área Funcional de
la Tesorería y servirá de comprobante de pago; la
copia se mantendrá como consecutiva. En el caso de anulación de vales, tanto el
original como la copia se mantendrán en el consecutivo.
Ficha articulo
Artículo 35.-Como
caso excepcional, cuando alguna dependencia necesite disponible en efectivo por
varios días dentro de una misma semana, para gastos por bienes y servicios
continuos y similares, el funcionario autorizado según lo dispuesto en el
artículo 5, debe realizar la justificación en la respectiva Requisición de
Bienes y Servicios, asignar en la misma a un funcionario de su área, para
gestionar el vale de caja correspondiente y administrar los fondos conforme lo
disponga la requisición, hasta por la suma de US$100,00 o su equivalente en
colones, previa autorización de contenido presupuestario. La liquidación
correspondiente debe efectuarse en la misma semana en que se solicita el
adelanto.
Como requisito para
ser tramitado, el formulario de Requisición de Bienes y Servicios deben llevar
sello y firma del funcionario encargado de asignar el contenido presupuestario.
Ficha articulo
Artículo 36-(En la publicación de esta
resolución, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una
numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto)
Ficha articulo
Artículo 37-(En la
publicación de esta resolución, no aparece este artículo. No obstante el
sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo,
pero sin texto)
Ficha articulo
Artículo 38-(En la
publicación de esta resolución, no aparece este artículo. No obstante el
sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo,
pero sin texto)
Ficha articulo
V. Del
reintegro de caja chica
Artículo
39.-Los reintegros de caja chica se ajustarán al siguiente trámite:
a) El Encargado de la caja chica presentará al
Coordinador del Área Funcional de Tesorería o su suplente, el resumen del
reintegro confeccionado mediante el formulario "Estado de Caja Chica",
adjuntando los comprobantes que lo amparan para su revisión.
b) El Coordinador del Área Funcional de Tesorería
hará la revisión de la sumatoria de facturas, comprobará que tenga contenido
presupuestario, que se encuentre a nombre de la SUTEL, que cumpla con las
disposiciones fiscales, y que el bien o servicio se reciba conforme; y
autorizará la emisión del cheque de reintegro a nombre del encargado(a) del
Fondo de Caja Chica. El cheque y comprobantes de respaldo serán remitidos a los
funcionarios autorizados para firmar cheques y trámite siguiente.
Ficha articulo
Artículo
40.-Los cheques de reintegros al Fondo de Caja Chica serán confeccionados por
el encargado del mismo, cuando se hubiere desembolsado el 25% o menos del monto
autorizado, e independiente del desembolso, cada fin de mes para que se procure
reintegrar dentro del mismo período en que se genera la transacción.
Ficha articulo
VI. De
las sanciones
Artículo
41.-Todo funcionario que haga uso del Fondo de Caja Chica, tiene por obligación
conocer y cumplir el presente procedimiento. Su desacato y desobediencia se
sancionará conforme las disposiciones del Título X, Régimen de Responsabilidad,
de la Ley de
la Administración
Financiera de
la República y de Presupuestos Públicos N° 8131.
Ficha articulo
Artículo 42.-Estarán
sujetos a la misma clase de sanciones que se especifican en el artículo
anterior, los funcionarios o jefaturas según corresponda, que soliciten o
autoricen vales sin justificación.
Ficha articulo
VII. Disposiciones
Finales
Artículo
43.-El funcionamiento del Fondo de Caja Chica del Fondo Especial de
la Superintendencia
de Telecomunicaciones se sujetará, en lo que corresponda a las disposiciones
contenidas en el Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Gastos
de Viaje y Transporte para funcionarios y empleados del Estado, emitido por
la Contraloría General
de la República,
lo aplicable en la Ley
de la
Administración Financiera de
la República y toda
la normativa vigente conexa.
Ficha articulo
Artículo 44.-Los
funcionarios que participan en los procesos de caja chica, deberán rendir las
garantías de fidelidad respectivas, según lo disponga la normativa interna de
la Institución, de
conformidad con el artículo 13 de la
Ley de
la Administración Financiera
de la República
y Presupuestos Públicos N° 8131.
Ficha articulo
Artículo 45.-El
presente procedimiento será distribuido a los funcionarios de
la SUTEL y con ese hecho se
presumirá de conocimiento general por parte de todos los funcionarios de esta
Superintendencia de Telecomunicaciones.
Ficha articulo
Artículo 46.-Todo
funcionario de esta Superintendencia que siendo usuario de los recursos del
Fondo de Caja Chica del Fondo Especial de
la SUTEL y/o sus Cajas Auxiliares que incumpla con
cualquiera de las disposiciones aquí descritas será sometido a un proceso
administrativo disciplinario y podrá ser sancionado de acuerdo a las
disposiciones de la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo
47.-Corresponderá velar por la aplicación de este procedimiento, a los
funcionarios encargados de realizar los trámites que se señalan en el mismo, al
Coordinador de del Área Funcional de Tesorería, a la jefatura del Departamento
Financiero así como a
la Dirección Administrativa Financiera.
Ficha articulo
Artículo 48.-En caso
del artículo 4, no se necesitará la firma de los Directores de Área, hasta que
éstos sean nombrados, bastando únicamente la firma de alguno de los miembros
titulares del Consejo.
Ficha articulo
Artículo 49.-Los
aspectos no contemplados en este procedimiento se regirán por
la Ley de
la Administración
Financiera de
la República, en lo que aplique a
la SUTEL,
la Ley General de
la Administración
Pública, el Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 50.-Rige a
partir de su publicación.
2º-Coordinación con los servicios de apoyo. Procédase
a comunicar el presente acuerdo al Regulador General, al Gerente General y a
la Dirección Administrativa
Financiera, para su respectivo traslado a las Áreas Funcionales de Tesorería y
Presupuesto de ésa Dirección, así como a
la Proveeduría
Institucional.
Acuerdo firme.
Comuníquese
Ficha articulo
Fecha de generación: 24/4/2024 05:25:38
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