Buscar:
 Normativa >> Reglamento 0 >> Fecha 20/01/2011 >> Texto completo
Internet
Año:
Buscar en:





Opciones:
Guardar
Imprimir


Artículos     >>
Recuerde que Control F es una opción que le permite buscar en la totalidad del texto

Ir al final del documento

- Usted está en la versión 7 de 8 de la norma

Ir a la última versión
-
Texto Completo Norma 0
Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central

OPERADORA PLANES PENSIONES



COMPLEMENTARIAS S. A.



(Nota de Sinalevi: El texto de este reglamento fue reformado parcialmente y reproducido de forma íntegra mediante sesión ordinaria 473 del 12 de noviembre de 2015 y publicado en La Gaceta N° 238 del 8 de diciembre de 2015, por lo que se reproduce a continuación:)



REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO



Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1°-El Archivo Central de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias de Banco Popular y Desarrollo Comunal S. A. (en adelante, Popular Pensiones) es la unidad administrativa que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona y administra el acervo documental de Popular Pensiones, compuesto por las Archivos de Gestión de los diferentes departamentos y áreas de la Operadora. Este archivo está adscrito al Dirección de Administración. Se regirá por la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento, este Reglamento y las demás normativas relacionadas.



(Así reformado en sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)




Ficha articulo



Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:



a- Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



b- Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



c. Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:



1. Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.



2. Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas.



3. Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.



4. Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos.



5. Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, discos compactos, cintas magnéticas y otros.



d) Tablas de plazos de Conservación: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una Oficina o Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



e) Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por una organización o persona producidos en ejercicio de sus funciones.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



f) Gestión de Documentos: Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



g) Archivos de Gestión: son los archivos de las Oficinas o Unidades Técnicas y Administrativas de las diferentes Instituciones que forman parte del Sistema. Se encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación gestionada por su unidad y que se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las mismas Oficinas u otros que lo soliciten. Cada Archivo de Gestión debe contar con un encargado y un suplente, según corresponda.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



h) Digitalización: Se entiende por digitalización el proceso de convertir información analógica o en soporte físico, en información digital que contiene la imagen fiel e íntegra del documento original. El uso de la digitalización no implica de ninguna manera la eliminación del documento original sin la autorización correspondiente y emitida por la CNSED (Comisión



Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



Es recomendable el uso de procesos de digitalización de documentos originales en soportes físicos o analógicos como estrategia de conservación, así como para facilitar el acceso y difusión de la información.



(Así adicionado el párrafo anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



 




Ficha articulo



Artículo 3º-El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos propuestos por los Archivos de Gestión y aprobados por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.




Ficha articulo



Artículo 4º-Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo establecido en los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en su capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19 y cualquier otra disposición aplicable; así como respetar las consideraciones respecto al deber de confidencialidad y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.




Ficha articulo



Artículo 5º-Ningún trabajador o trabajadora de Popular Pensiones debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione los Archivos de Gestión en coordinación con el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.




Ficha articulo



CAPÍTULO II



De la administración de los archivos



Artículo 6°-Las Direcciones y todo el personal de Popular Pensiones serán responsables de la adecuada manipulación y conservación de los documentos a su cargo.



(Así reformado en sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)




Ficha articulo



Artículo 7º-Son funciones del Encargado del Archivo Central las siguientes:



a)     Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con la tabla de plazos aprobada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de Popular Pensiones.



c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de Popular Pensiones. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.



d) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio.



e) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente a los encargados y suplentes de los archivos de gestión; y al personal en general.



f) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de Popular Pensiones.



g) Asistir cada año al Congreso Archivístico Nacional.



h) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.



i) Integrar el comité a que se refiere el capítulo III, Comité Institucional de Selección y Eliminación De Documentos, del presente Reglamento.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



j) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos por medio de la Tabla de Plazos o Valoraciones Parciales.



k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el Reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en lo que esté registrada toda la documentación.



l) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.



m) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.



n) Coordinar y velar por un buen sistema de gestión de documentación en Popular Pensiones, con el apoyo y asesoramiento de los Departamentos Tecnología de la Información y Administración y Finanzas, con los procedimientos, activos y recursos tecnológicos para tal efecto.



o) Aplicar para una buena gestión documental cada uno de los procesos indicados en la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus Reglamentos; así como el artículo 16 de la Ley General de Control Interno.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



p) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.



p) Cualquier otra disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)




Ficha articulo



Artículo 8°-El Archivo Central estará a cargo de un técnico profesional en Archivística. Contará, además, con el personal que se requiera para el buen desempeño de las funciones archivísticas.



(Así reformado en sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)




Ficha articulo



Artículo 9º-Los archivos de gestión deben tener un encargado(a) y un(a) suplente, quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos. El nombramiento de ese encargado le corresponde establecerlo al titular subordinado del área respectiva.




Ficha articulo



Artículo 10.-Son funciones del Encargado y Suplente de los Archivos de Gestión siguientes:



a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, difundir y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme una prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Vigilar que sea cumplida toda la normativa creada por el Archivo Central en el tema de conservación documental y hacer los documentos fácilmente accesibles al usuario.



b) Conocer la normativa vigente respecto al manejo de la documentación, lo cual involucra retroalimentarse respecto a la Ley N° 7202 y sus reglamentos, normativa conexa y demás directrices internas emitidas por el Archivo Central.



(Así reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)



c) Tener claro los procesos del Archivo de Gestión y los riesgos que conlleva el no aplicar en forma correcta las funciones.



d) Todo el trámite (recepción, despacho, registro) de documentos estará centralizado en el Encargado de Archivo de Gestión o suplente.




Ficha articulo



Artículo 11.-Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.




Ficha articulo



Artículo 12.-Le corresponderá al Archivo Central capacitar a los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas de administración y organización de los documentos.




Ficha articulo



Artículo 13.-Es responsabilidad del Archivo Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en Popular Pensiones.




Ficha articulo



Artículo 14.-La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y autorizadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus Reglamentos. Le corresponderá a la Administración de Popular Pensiones determinar el mecanismo adecuado para asegurar la elegibilidad de la información contenida en los documentos.



(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)




Ficha articulo



Artículo 15.-El Archivo Central deberá elaborar por escrito el Informe Anual sobre el Desarrollo Archivístico de la Institución, el cual se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso j de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus Reglamentos.



(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)




Ficha articulo



CAPÍTULO III



Comité institucional de selección y eliminación de documentos



Artículo 16.-Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por: Encargado del Archivo Central, Directora de Administración, y Asesor Legal.



Para el análisis y aprobación de Tablas de Plazo, el comité convoca a los responsables de cada área de la documentación a valorar.



(Así reformado en sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)




Ficha articulo



            Artículo 17.-Invitados: El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), podrán integrar invitados, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, quienes asistirán a la Sesiones con voz, pero sin voto.



(Así reformado mediante sesión ordinaria N°  535 del 10 de mayo del 2018)




Ficha articulo



Artículo 18.-El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:



a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión bajo la guía del Archivo Central, las cuales deben ser sometidas al conocimiento del Director de la unidad administrativa correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.



(Así reformado el inciso anterior en sesión  N° 562 del 29 de mayo de 2019)



b) Aprobar las tablas de plazos de Popular Pensiones.



c) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.




Ficha articulo



CAPÍTULO IV



Documentos digitales y electrónicos



Artículo 19.-El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo de los Archivos de Gestión, bajo la normativa suministrada por el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental, deberá coordinarse con el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos respectivos.




Ficha articulo



Artículo 20.-La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final con base a lo indicado en el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Gestión y Conservación de documentos electrónicos); y al menos por alguna de las siguientes razones:



Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.



Complemento: Para complementar los fondos documentales cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.



Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.




Ficha articulo



Artículo 21.-La aplicación de nuevas tecnologías de la información se debe dar en apego a los requerimientos de la Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento, además de las Directrices que sobre la materia emita la Dirección General del Archivo Nacional, el Archivo Central y demás disposiciones relacionadas.




Ficha articulo



Artículo 22.-Los documentos con valor permanente o con valor científico cultural se podrán producir en soporte papel y de acuerdo con las directrices emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica.



 (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 535  del 10  de mayo del 2018)




Ficha articulo



CAPÍTULO V



Disposiciones finales



Artículo 23.-Todos los colaboradores de Popular Pensiones quedan obligados, por este Reglamento, a:



a) Cuidar los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.



b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.



c) Hacer un correcto uso de la información.



d) No eliminar documentos contemplados en el artículo 5 de este Reglamento.



e) Acatar lo dispuesto en la Ley 7202, su reglamento y demás normativa aplicable en lo referente a la administración y organización de los documentos.




Ficha articulo



Artículo 24.-El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan la Leyes 7202 y 8204, otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra normativa externa e interna vigente en relación con estas materias.



(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)




Ficha articulo





Fecha de generación: 25/2/2024 02:25:48
Ir al principio del documento