OPERADORA
PLANES PENSIONES
COMPLEMENTARIAS
S. A.
(Nota de Sinalevi: El texto de este reglamento fue reformado
parcialmente y reproducido de forma íntegra mediante sesión ordinaria 473 del 12
de noviembre de 2015 y publicado en La Gaceta N° 238 del 8 de diciembre de
2015, por lo que se reproduce a continuación:)
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°-El Archivo Central de la Operadora
de Planes de Pensiones Complementarias de Banco Popular y Desarrollo Comunal S.
A. (en adelante, Popular Pensiones) es la unidad administrativa
que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona y administra el acervo documental de Popular
Pensiones, compuesto por las Archivos de Gestión de los diferentes
departamentos y áreas de la Operadora. Este archivo está adscrito al Dirección
de Administración. Se regirá por la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de
Archivos, su Reglamento, este Reglamento y las demás normativas relacionadas.
(Así reformado en
sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)
Ficha articulo
Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a- Documento de archivo: Es una expresión
testimonial, textual,
gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así
como en cualquier soporte que
ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades
institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura
permitiendo probar la existencia de esa actividad.
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
b- Tipo documental: Unidad documental
producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato,
contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual
(carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
c. Clase documental: Está determinada
por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco
diferentes clases documentales:
1. Textual: En donde los documentos transmiten la
información mediante texto escrito.
2. Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no
textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos,
gráficos, fotografías, diapositivas.
3. Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido,
tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.
4. Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el
sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos.
5. Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir
de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, discos compactos, cintas
magnéticas y otros.
d) Tablas de plazos de Conservación:
Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una
Oficina o Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija
el valor administrativo y
legal.
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
e) Fondo documental: Es la totalidad de
documentos custodiados por una organización o persona producidos en ejercicio
de sus funciones.
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
f) Gestión de Documentos: Todas las funciones,
actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo
largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad,
su conservación,
su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio.
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
g) Archivos de Gestión: son los
archivos de las Oficinas o Unidades
Técnicas y Administrativas de las diferentes Instituciones que forman parte del
Sistema. Se encargan de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación
gestionada por su unidad y que se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las
mismas Oficinas u otros que lo
soliciten. Cada Archivo de Gestión debe contar con un encargado y un suplente,
según corresponda.
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
h) Digitalización: Se entiende por
digitalización el proceso de convertir información analógica o en soporte
físico, en información digital que contiene la imagen fiel e íntegra del documento original. El uso de la digitalización no implica de ninguna
manera la eliminación del documento original sin la autorización
correspondiente y emitida por la CNSED (Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos).
(Así
reformado el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo
del 2018)
Es recomendable el uso de procesos de
digitalización de documentos originales en soportes físicos o analógicos como
estrategia de conservación, así como para facilitar el acceso y difusión de la
información.
(Así adicionado
el párrafo anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
Artículo 3º-El fondo documental que se
conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de
clasificación y los métodos de ordenación archivísticos propuestos por los
Archivos de Gestión y aprobados por el Archivo Central, respetando los principios
de procedencia y orden original de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 4º-Los archivos deberán facilitar
los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo
establecido en los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos
10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre
estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado,
actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo
en su capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19 y
cualquier otra disposición aplicable; así como respetar las consideraciones
respecto al deber de confidencialidad y cualquier otra normativa relacionada
con esta materia.
Ficha articulo
Artículo 5º-Ningún trabajador o trabajadora
de Popular Pensiones debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de
vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de
conservación de documentos que confeccione los Archivos de Gestión en
coordinación con el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese
plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma,
deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo
como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De la administración de los archivos
Artículo 6°-Las Direcciones y todo el personal de Popular
Pensiones serán responsables de la adecuada manipulación y conservación de los
documentos a su cargo.
(Así reformado en sesión N° 562 del
29 de mayo de 2019)
Ficha articulo
Artículo 7º-Son funciones del Encargado del Archivo Central
las siguientes:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con la tabla de plazos aprobada por la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Así reformado el inciso
anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
b) Coordinar con la Dirección
General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de
Popular Pensiones.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de Popular Pensiones.
Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos
que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
d) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos
necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio.
e) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y
asesorar técnicamente a los encargados y suplentes de los archivos de gestión;
y al personal en general.
f) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen
funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de Popular
Pensiones.
g) Asistir cada año al Congreso
Archivístico Nacional.
h) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General
del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
i) Integrar el comité a que se
refiere el capítulo III, Comité Institucional de Selección y
Eliminación De Documentos, del presente Reglamento.
(Así reformado el inciso
anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
j) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos por medio de la
Tabla de Plazos o Valoraciones Parciales.
k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional,
según lo establezca el Reglamento, una copia de los instrumentos de
descripción, en lo que esté registrada toda la documentación.
l) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el
Comité Institucional.
m) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado
su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.
n) Coordinar y velar por un buen sistema de gestión de
documentación en Popular Pensiones, con el apoyo y asesoramiento de los
Departamentos Tecnología de la Información y Administración y Finanzas, con los
procedimientos, activos y recursos tecnológicos para tal efecto.
o) Aplicar para una buena gestión documental
cada uno de los procesos indicados en la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de
Archivos y sus Reglamentos; así como el artículo 16 de la Ley General de
Control Interno.
(Así reformado el inciso
anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
p) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
p) Cualquier otra
disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
(Así reformado el inciso
anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
Artículo 8°-El Archivo Central estará a cargo de un técnico
profesional en Archivística. Contará, además, con el personal que se requiera
para el buen desempeño de las funciones archivísticas.
(Así reformado en
sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)
Ficha articulo
Artículo 9º-Los archivos de gestión deben
tener un encargado(a) y un(a) suplente, quien organizará, conservará,
facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos
emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos.
El nombramiento de ese encargado le corresponde establecerlo al titular
subordinado del área respectiva.
Ficha articulo
Artículo 10.-Son funciones del Encargado y Suplente de los
Archivos de Gestión siguientes:
a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar, difundir y facilitar la documentación producida por su
unidad, que forme una prearchivalía y que deba
mantenerse técnicamente organizada. Vigilar que sea cumplida toda la normativa
creada por el Archivo Central en el tema de conservación documental y hacer los
documentos fácilmente accesibles al usuario.
b) Conocer la normativa vigente respecto al
manejo de la documentación, lo cual involucra retroalimentarse respecto a la
Ley N° 7202 y sus reglamentos, normativa conexa y demás directrices internas
emitidas por el Archivo Central.
(Así reformado
el inciso anterior mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
c) Tener claro los procesos del Archivo de Gestión y los
riesgos que conlleva el no aplicar en forma correcta las funciones.
d) Todo el trámite (recepción, despacho, registro) de
documentos estará centralizado en el Encargado de Archivo de Gestión o
suplente.
Ficha articulo
Artículo 11.-Tanto el Archivo Central como
los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la
infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 12.-Le corresponderá al Archivo
Central capacitar a los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas
de administración y organización de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 13.-Es responsabilidad del Archivo
Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia
archivística en Popular Pensiones.
Ficha articulo
Artículo 14.-La selección y eliminación de
documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan
las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales
aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
y autorizadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, según lo establece la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de
Archivos y sus Reglamentos. Le corresponderá a la Administración de Popular
Pensiones determinar el mecanismo adecuado para asegurar la elegibilidad de la
información contenida en los documentos.
(Así
reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
Artículo 15.-El Archivo Central deberá
elaborar por escrito el Informe Anual sobre el Desarrollo Archivístico de la
Institución, el cual se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en
el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe en concordancia con
lo que establece el artículo 42 inciso j de la Ley 7202, Ley del Sistema
Nacional de Archivos y sus Reglamentos.
(Así
reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Comité institucional de selección y eliminación de
documentos
Artículo 16.-Créase el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos, que estará formado por: Encargado del Archivo
Central, Directora de Administración, y Asesor Legal.
Para el análisis y aprobación de Tablas de Plazo, el comité
convoca a los responsables de cada área de la documentación a valorar.
(Así reformado en
sesión N° 562 del 29 de mayo de 2019)
Ficha articulo
Artículo
17.-Invitados: El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(CISED), podrán integrar invitados, según los objetivos y
funciones específicas de cada entidad, quienes asistirán a la Sesiones con voz, pero
sin voto.
(Así
reformado mediante sesión ordinaria N°
535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
Artículo 18.-El Comité Institucional tendrá las siguientes
funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal
de los documentos de la Institución. Para ello promoverá la elaboración de
tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión bajo la guía del
Archivo Central, las cuales deben ser sometidas al conocimiento del Director de
la unidad administrativa correspondiente, de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
(Así reformado el
inciso anterior en sesión N° 562 del 29
de mayo de 2019)
b) Aprobar las tablas de plazos de
Popular Pensiones.
c) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben
ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso
tecnológico presente o futuro.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Documentos digitales y electrónicos
Artículo 19.-El proceso de microfilmación y digitalización
de documentos estará a cargo de los Archivos de Gestión, bajo la normativa
suministrada por el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos
para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura
que afecte el manejo documental, deberá coordinarse con el Archivo Central, el
cual establecerá los procedimientos respectivos.
Ficha articulo
Artículo 20.-La documentación se microfilmará, digitalizará
o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que
garantice su generación, almacenamiento o disposición final con base a lo
indicado en el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos (Gestión y Conservación de documentos electrónicos); y
al menos por alguna de las siguientes razones:
Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de
valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del
papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción
del documento por cualquier otra circunstancia.
Complemento: Para complementar los fondos documentales
cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en
otros lugares.
Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de
investigación de las dependencias y de los archivos.
Ficha articulo
Artículo 21.-La aplicación de nuevas
tecnologías de la información se debe dar en apego a los requerimientos de la
Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su
Reglamento, además de las Directrices que sobre la materia emita la Dirección
General del Archivo Nacional, el Archivo Central y demás disposiciones
relacionadas.
Ficha articulo
Artículo
22.-Los documentos con valor permanente o con valor
científico cultural se podrán producir en soporte papel y de acuerdo con las
directrices emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa
Rica.
(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo 23.-Todos los colaboradores de Popular Pensiones
quedan obligados, por este Reglamento, a:
a) Cuidar los documentos como propiedad institucional, lo
que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras,
utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier
manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.
b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural
de los documentos.
c) Hacer un correcto uso de la información.
d) No eliminar documentos contemplados en el artículo 5 de
este Reglamento.
e) Acatar lo dispuesto en la Ley
7202, su reglamento y demás normativa aplicable en lo referente a la administración
y organización de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 24.-El incumplimiento de cualquiera
de los principios
y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan la Leyes 7202
y 8204, otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra
normativa externa e interna vigente en relación con estas materias.
(Así reformado
mediante sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018)
Ficha articulo
Fecha de generación: 25/2/2024 02:25:48
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