Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:

a- Documentos de archivo: testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.

b- Tipo documental: forma en que está presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros.

c- Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:

1. Textual: en donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.

2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas.

3. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.

4. Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos.

5. Electrónicos o informáticos: son los generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM.

d- Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.

e- Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.

Artículo 3º-El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 4º-Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos. de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en su capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19 y cualquier otra disposición aplicable; así como respetar las consideraciones respecto al deber de confidencialidad y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.

Artículo 5º-Ningún trabajador de Popular Pensiones S. A. debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione el Archivo Central, ni aquellos que habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.

CAPÍTULO II

De la administración de los archivos

Artículo 6º-Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que sea trabajador de Popular Pensiones S. A., son responsables de la adecuada manipulación y cuido de los documentos a su cargo.

Artículo 7º-Son funciones del Archivo Central las indicadas en el artículo 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable.

Artículo 8º-El Archivo Central estará a cargo de un técnico en Archivística, o un trabajador debidamente capacitado y con experiencia en el campo. Contará además, con el persona! que se requiera para el buen desempeño de las funciones archivísticas.

Artículo 9º-Los archivos de gestión son los archivos de las diferentes unidades administrativas. Cada archivo de gestión debe tener un encargado(a), quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos. El nombramiento de ese encargado le corresponde establecerlo al titular subordinado del área respectiva.

Artículo 10.-Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.

Artículo 11.-Le corresponderá al Archivo Central capacitar a los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas de administración y organización de los documentos.

Artículo 12.-Es responsabilidad del Archivo Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en Popular Pensiones S. A.

Artículo 13.-La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y autorizada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, según lo establece la Ley del Archivo y su Reglamento. Le corresponderá a la Administración de Popular Pensiones S. A. determinar el mecanismo adecuado para asegurar la elegibilidad de la información contenida en los documentos.

Artículo 14.-El Archivo Central deberá elaborar por escrito el Informe Anual Sobre el Desarrollo Archivístico de la Institución, el cual se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso j de la Ley del Archivo y su Reglamento.

CAPITULO III

Comité institucional de selección y eliminación de documentos

Artículo 15.-Créase el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el responsable del Archivo Central, el Jefe del área Financiera Administrativa, el Asesor Legal, Gestor de Riesgo y jefe o encargado del área productora de la documentación a valorar.

Artículo 16.-En las sesiones del Comité Institucional podrán participar otras personas de conformidad con el numeral 54 de la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 17.-El Comité Institucional tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello establecerá las tablas de plazos de conservación institucional con apego a la Ley, las cuales deben ser sometidas al conocimiento de la Jefatura de la unidad administrativa correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

b) Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional

c) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.

d) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.

e) Proponer las políticas institucionales para la estandarización de los diferentes tipos documentales que se utilizan en Popular Pensiones S. A. así como regular la producción documental por cualquier medio que se emplee.

f)  Cualquiera otra que procure el mejor manejo documental de acuerdo con la legislación existente.

CAPÍTULO IV

Documentos digitales y electrónicos

Artículo 18.-El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo del Archivo Central, e! cual establecerá, en conjunto con el Departamento de Tecnología de la Información y el Área Financiera Administrativa, los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental, deberá coordinarse con el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos respectivos.

Artículo 19.-La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:

Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.

Complemento: para complementar los fondos documentales cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.

Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.

Sustitución: se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento original por Ja micropelícula, cuando esto sea posible y legal de acuerdo con lo que dispone el artículo 3 de la Ley Np 4273 sobre microfilmación de documentos.

Artículo 20.-La incursión de las tecnologías de la información y la comunicación se debe dar en apego a los requerimientos de la Ley 6454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento, además de las Directrices que sobre la materia emita la Dirección General del Archivo Nacional y demás disposiciones relacionadas.

Artículo 21.-Los documentos con valor permanente o con valor científico cultural se producirán en soporte papel y de acuerdo con la directriz de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica: "Directriz de tintas y papel para documentos permanentes", y se digitalizan si es el caso, para que esta información esté disponible en el sistema de gestión documental institucional.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 22.-Todos los trabajadores de Popular Pensiones S. A. quedan obligados, por este Reglamento, a:

a) Cuidar de los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.

b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.

c) Hacer un correcto uso de la información.

d) No eliminar documentos contemplados en el artículo 5 de este Reglamento.

e) Acatar lo dispuesto en la Ley 8204, sus reglamentos y demás normativa aplicable en lo referente a la administración y organización de los documentos.

f)  Respetar las leyes, reglamentos y normas técnicas de administración y uso de los documentos, tales como confidencialidad y acceso a la información.

Artículo 23.-El incumplimiento de cualquiera de los principios y nonnas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan la Leyes 7202 y 8204, otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra normativa vigente en relación con esta materia.

El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

San José, 20 de enero del 2011.