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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 36356 >> Fecha 22/10/2010 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 36356
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) y del Ministerio de Agricultura y Ganadería
Texto Completo acta: D7832

Nº 36356-MAG



LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA



Y LA MINISTRA DE AGRICULTURA Y GANADERÍA



            Con fundamento en las atribuciones y facultades conferidas en los artículos 140, incisos 3), 18) y 20) y 146 de la Constitución Política; artículos 25, 27; párrafo primero; 28, párrafo 2, inciso b) y 103, párrafo primero de la Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, Ley General de la Administración Pública; artículo 22, siguientes y concordantes de la Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, Ley General de Control Interno; artículo 62 de la Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República y publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004 (con vigencia hasta el 9 de febrero de 2011); Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en el Diario Oficial La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010; la Ley Nº 7664 del 8 de abril de 1997, Ley de Protección Fitosanitaria; Decreto Ejecutivo Nº 32994-MAG, Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 67 del 4 de abril del 2006.



Considerando:



            I.-Que el Servicio Fitosanitario del Estado cuenta con una Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 20 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 del 31 de julio del 2002 y los artículos 6º y 7º del Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, Decreto Ejecutivo Nº 32994-MAG del 4 de abril del 2006.



            II.-Que el artículo 7º del Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo Nº 32994-MAG) establece las funciones de la Auditoría Interna, señalándole, entre ellas, su deber de: "h) Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna".



            III.-Que el inciso h) del artículo 22 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, establece como parte de las competencias de la Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna".



            IV.-Que el artículo 21 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, señala que la auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad a las entidades y órganos sujetos a esta Ley, creada para validar y mejorar sus operaciones y contribuir a que se alcancen los objetivos institucionales. Lo anterior mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional que permita evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección; proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.



            V.-Que el artículo 23 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, establece que la auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita el órgano contralor y que cada auditoría dispondrá de un reglamento de organización y funcionamiento, el cual deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.



            VI.-Que el artículo 24 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, establece que el Auditor y el Subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios y que los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal; así como que esas regulaciones no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor internos y su personal. En caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente.



            VII.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del Sistema de Control Interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.



            VIII.-Que con respecto al presente Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado del Ministerio de Agricultura y Ganadería, se cumplió en debida forma con lo dispuesto en la Norma 1.1.2 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en el Diario Oficial La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010 y lo establecido en las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ), emitidas por la Contraloría General de la República mediante Resolución R-CO-93-2006 de fecha 8 de diciembre del 2006 (vigente a la fecha según lo dispuesto en el Transitorio Primero de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público anteriormente señaladas).



            IX.-Que la Contraloría General de la República, mediante oficio Nº 7636 (DFOE-PGAA-498) de fecha 10 del mes de agosto de 2010 dio su aprobación al presente Reglamento. Por tanto,



Decretan:



Reglamento de Organización y Funcionamiento



de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario



del Estado (SFE) del Ministerio



de Agricultura y Ganadería



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



            Artículo 1º-Objetivo del Reglamento. El presente Reglamento tiene como finalidad establecer los lineamientos de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), de conformidad con los manuales, disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República (CGR) en al ámbito de su competencia de fiscalización de las Auditorías Internas, tal y como lo establece el artículo 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292.




Ficha articulo



            Artículo 2º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de carácter obligatorio para los funcionarios de la Auditoría Interna y para los servidores de la administración activa del SFE en lo que les resulte aplicable.




Ficha articulo



Artículo 3º-Responsabilidad sobre la elaboración del Reglamento. Corresponde al Auditor Interno la elaboración del presente Reglamento, quien podrá solicitar apoyo a las diferentes dependencias del SFE en caso de que se requiera.




Ficha articulo



Artículo 4º-Emisión y modificaciones del presente Reglamento. La formulación, aprobación, promulgación y modificación del presente Reglamento, se realizará conforme a lo dispuesto en la normativa técnica emitida por la CGR la cual será de acatamiento obligatorio.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




Ficha articulo



Artículo 5º-Definiciones y siglas. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:



Administración Activa: Uno de los dos componentes orgánicos del control interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca, como última instancia.



Advertencia: Observación que hace la Auditoría Interna a los órganos pasivos que fiscaliza (incluyendo al jerarca), con el fin de prevenir sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.



Asesoría: Criterio, opinión u observación que comunica el Auditor Interno al jerarca u otro nivel de la Administración, para coadyuvar a la toma de decisiones o fortalecer el sistema de control interno institucional; lo anterior, en materia de su competencia y sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni hacer sugerencia o recomendación. Las asesorías brindadas no son vinculantes para la administración activa, pero las actuaciones de este componente orgánico deben estar ajustadas al ordenamiento jurídico.



Auditor Interno: Funcionario que ostenta el cargo de Jefatura de la Auditoría Interna del SFE.



Auditoría Interna: Componente orgánico del sistema de control interno que integra el Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública; según lo dispuesto en la LGCI.



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



CGR: Contraloría General de la República.



Conferencia final: Medio verbal de efectuar la comunicación de resultados que se realiza antes de remitir oficialmente la comunicación escrita relativa a los servicios de auditoría.



Director: El Director del Servicio Fitosanitario del Estado.



Directrices Generales: (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Informe de auditoría: Documento impreso o electrónico mediante el cual, la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración Activa los resultados de un estudio de auditoría efectuado, el cual, responde a una estructura definida y aprobada por el Auditor Interno.



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Investigaciones de hechos irregulares: Comprenden las investigaciones de hechos irregulares que podrían generar algún tipo de responsabilidad (administrativa, civil y/o penal).



(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Jerarca: Superior jerárquico del SFE que debe cumplir con lo dispuesto en la LGCI; quien ejerce la máxima autoridad dentro de la organización. También entendiéndose Director.



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



LCCEI: Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (incluye sus modificaciones y reformas).



LGCI: Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002, Ley General de Control Interno (incluye sus modificaciones y reformas).



Lineamientos Generales: "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público" (L-1-2006-CO-DAGJ).



(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Manual Institucional de Cargos: Manual Institucional de Cargos para los Puestos excluidos del Régimen del Servicio Civil del MAG y sus Órganos adscritos (incluye sus modificaciones y reformas).



MNEAI: (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Ministerio o MAG: El Ministerio de Agricultura y Ganadería.



Ministro:Jerarca del MAG; quien tiene la competencia de valorar la atención de los Informes de Relaciones de Hechos mediante los cuales se recomienda el análisis de eventuales responsabilidades administrativas, bajo los supuestos del debido proceso.



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



MNGA: (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



NCISP: Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) emitidas por la CGR, y publicadas en la Gaceta Nº 26 del 6 de febrero de 2009 (incluye sus modificaciones y reformas).



NEAI: Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público Resolución (R-DC-119-2009) emitidas por la CGR y publicadas en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010 (incluye sus modificaciones y reformas).



NGA: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064- 2014) emitido por la CGR y publicado en La Gaceta Nº 184 del 25 de setiembre del 2014 (incluye sus modificaciones y reformas).



(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Plan Anual de Labores: Cronograma de las actividades que realizarán los funcionarios de Auditoría Interna durante el año o en determinado período de tiempo, el cual deberá estar basado en criterios razonables y fundamentados (especialmente en una valoración de riesgos), para determinar las prioridades de la actividad de la Auditoría Interna.



Reglamento: Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE (incluye sus modificaciones y reformas).



Regulaciones Administrativas: Son regulaciones administrativas aquellas que norman de manera general, la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa. Las que se refieran al Auditor Interno, al Subauditor Interno y demás personal de la Auditoría Interna, no deberán afectar el ejercicio de las funciones legalmente asignadas a la actividad de auditoría interna. Se excluyen las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de la Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio, competen exclusivamente al titular de esa unidad.



(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Servicio o SFE: Servicio Fitosanitario del Estado, órgano de desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Agricultura y Ganadería.



Servicios Administrativos: abarca entre otros la administración del personal, ejecución y control del presupuesto, administración del archivo de gestión, control de activos y la promoción de actividades de mejora.



Servicios de Auditoría: Están referidos a los distintos tipos de auditorías (auditorías financieras, operativas y de estudios especiales).



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Servicios de Seguimiento: Corresponde al seguimiento de recomendaciones, de disposiciones y de las observaciones vinculadas con los servicios preventivos.



(Así reformada la definición anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Servicios Preventivos: Incluyen las asesorías, advertencias y autorización de libros (razón de apertura y cierre de libros).



Servicios Técnicos: Abarca los servicios de auditoría, los servicios preventivos y los servicios de seguimiento.



Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.



Universo auditable: Conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, y sistemas, entre otros, que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna.



 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



Organización de la Auditoría Interna



SECCIÓN A



Concepto de auditoría interna



Artículo 6º-Del objetivo. La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al SFE, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. La Auditoría Interna es un componente orgánico fundamental del sistema de control interno que proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. Lo anterior de conformidad con lo que establece el artículo 21 de la LGCI.




Ficha articulo



Artículo 7º-Marco normativo. En el ejercicio de sus funciones, la Auditoría Interna del SFE se regirá fundamentalmente por lo que establece la siguiente normativa, sus modificaciones y reformas:



a) Ley General de la Administración Pública Nº 6227, del 2 de mayo de 1978.



b) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428, del 7 de setiembre de 1994.



c) Ley General de Control Interno Nº 8292, del 31 de julio de 2002.



d) Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, del 6 de octubre de 2004.



e) Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664, del 8 de abril de 1997.



f)  Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Decreto Ejecutivo Nº 32333-MP-J, del 12 de abril del 2005.



g) Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, Decreto Ejecutivo Nº 36801-MAG del 20 de setiembre del 2011.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



h) Reglamento Orgánico de la Contraloría General de la República, (Resolución Nº R-CO-34-2009 del 22 de mayo de 2009.



i)  Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería, Decreto Ejecutivo N° 36356-MAG del 9 de febrero de 2011.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



j)  Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), del 6 de febrero del 2009.



k) Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014) del 25 de setiembre del 2014.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



l)  (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



m)  Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Resolución (R-DC-119-2009) publicada en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero de 2010.



n) (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



o)  Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 147 del 31 de julio de 2008.



p) Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría (R-DC-144-2015 del 13 de noviembre de 2015).



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



q) Directrices sobre la comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las auditorías internas del Sector Público (D-1-2008-CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 51 del 12 de marzo de 2008.



r) Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público" (L-1-2006-CO-DAGJ), según Resolución Nº R-CO-91-2006 del 17 de noviembre de 2006.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



s) Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general, (D-2-2004-CO), publicadas en La Gaceta Nº 228 del 22 de noviembre de 2004.



t)  La visión, misión, políticas, directrices, procedimientos y demás instrucciones que dicte el Auditor Interno para orientar la gestión de la Auditoría Interna.



u) Otras disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la CGR.



v) Otras normas legales, reglamentarias y técnicas que le sean aplicables a la Auditoría Interna.



w) Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del sector público (D-2-2015-DCDFOE), publicadas en La Gaceta N.° 155 del 11 de agosto de 2015.



(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



x) Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías internas (Resolución R-DC-010-2015) publicadas en La Gaceta N.° 48 de 10 de marzo de 2015.



(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



y) Código de Ética y Conducta del Ministerio de Agricultura y Ganadería.



(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




Ficha articulo



Artículo 8º-Planeamiento estratégico. El Auditor Interno será el responsable de definir y dirigir el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, de conformidad con la normativa legal y técnica aplicable; así como de la elaboración de su Plan Anual de Labores, el cual debe ser coherente con la planificación estratégica a fin de asegurar una óptima calidad en el desarrollo de los procesos. Como parte de dicho proceso, es su obligación establecer y mantener actualizada la visión, misión y principales políticas y procedimientos que regirán el accionar de la Auditoría Interna.




Ficha articulo



Artículo 9º-Enunciados éticos. El Auditor Interno y demás personal de la Auditoría Interna, deberán mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, entre ellos: independencia, objetividad, integridad, transparencia, imparcialidad, probidad, honestidad, lealtad, respeto, equidad, oportunidad y servicio. Tales valores deberán manifestarse en las actuaciones internas y externas y prevenir cualquier posibilidad de duda en la gestión.




Ficha articulo



SECCIÓN B



Independencia y objetividad



            Artículo 10.-Independencia funcional y de criterio. La actividad de auditoría interna deberá ser ejercida por los funcionarios de la Auditoría Interna con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.




Ficha articulo



Artículo 11°.-Objetividad individual. Es obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna mantener una actitud imparcial, neutral y evitar conflictos de intereses, para lo cual, en el desempeño de sus funciones deberán observar y cumplir las regulaciones sobre incompatibilidades y prohibiciones contempladas en los artículos 32 y 34 de la LGCI, así como las relativas a esta materia contenidas en el NEAI, y el NGA, las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la CGR, auditorías internas y servidores públicos en general, el presente Reglamento, al Código de ética y conducta del MAG, así como regulaciones y normas conexas aplicables.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




Ficha articulo



Artículo 12.-Libre de impedimentos. El Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna en el desarrollo de sus competencias, deben estar libres de impedimentos (personales o externos), para proceder con objetividad e imparcialidad; y tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia, situación o hecho, que pueda menoscabar o poner en duda su independencia. El jerarca debe respetar, tener en cuenta y velar por la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.




Ficha articulo



Artículo 13.-Manifestación de salvaguarda. Es obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna poner en conocimiento del Auditor Interno en forma escrita los detalles del impedimento, cuando su independencia de criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en apariencia. Asimismo, es obligación de éste actuar de igual forma ante el jerarca, de darse esa situación.




Ficha articulo



Artículo 14.-Regulaciones en situaciones de impedimento. El Auditor Interno establecerá por escrito las medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad e independencia de criterio de la Auditoría Interna.



Si la independencia u objetividad del Auditor Interno o demás funcionarios de la Auditoría Interna se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deberán darse a conocer a las partes correspondientes.




Ficha articulo



Artículo 15.-Medidas de resguardo. El personal de la Auditoría Interna, en resguardo de su independencia de criterio y objetividad no deberá:



a) Participar de manera permanente en las reuniones de trabajo del jerarca. Cuando se requiera de la participación del Auditor Interno en dichas sesiones o reuniones, ha de ser conforme a su función asesora.



b) Ser parte de grupos de trabajo, comisiones o similares que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando su participación sea solicitada por el jerarca al Auditor Interno, ésta será exclusivamente en su función asesora, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.



c) Auditar, asesorar o brindar cualesquiera de los servicios de auditoría interna respecto de operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables en condición de funcionarios de la administración activa, o hayan tenido algún tipo de relación en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la Auditoría Interna; así como respecto de proveedores u otras relaciones en que exista algún conflicto de intereses que afecte la independencia u objetividad. Corresponde al Auditor Interno establecer las medidas para controlar y administrar lo regulado en el presente artículo.




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SECCIÓN C



Dependencia, ubicación y estructura organizativa



            Artículo 16.-Dependencia y ubicación orgánica. La Auditoría Interna es un órgano asesor de alto nivel del SFE con dependencia orgánica del Jerarca.




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Artículo 17.-Jerarquía. El Auditor Interno es el superior jerárquico de la Auditoría Interna y como tal tendrá a su cargo la dirección superior y administración de ésta. En sus ausencias temporales le sustituirá el funcionario de la Auditoría Interna que se designe, con apego al ordenamiento legal y técnico vigente aplicable.




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Artículo 18°.-Estructura organizativa y funcional. Corresponderá al Auditor Interno proponer la estructura organizativa y funcional para la efectividad del cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas de la Auditoría Interna, en concordancia con la razón de ser y la normativa que regula al SFE. Para lo anterior, el Auditor Interno podrá oficializar las Unidades funcionales necesarias para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico y técnico aplicable; cada Unidad funcional estará a cargo de un funcionario idóneo de la Auditoría Interna, que asumirá la coordinación y ejecución de los estudios de auditoría que le sean asignados de forma individual o bien, podrá ejercer supervisión sobre el equipo de trabajo que se conforme para estos efectos.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 19°.-Organización por procesos. La Auditoría Interna estará organizada bajo un enfoque de administración por procesos a cargo del Auditor Interno, con apoyo de las Unidades funcionales, con el propósito de garantizar la efectividad en el cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas.



Dichos procesos son los Servicios Técnicos (Servicios de Auditoría, Servicios Preventivos y Servicios de Seguimiento) así como Servicios Administrativos, los cuales se gestionarán en atención a las regulaciones internas establecidas por la Auditoría Interna (políticas, lineamientos, directrices, procedimientos y circulares).



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




Ficha articulo



SECCIÓN D



Del Auditor Interno y el personal a su cargo



Artículo 20.-Del nombramiento, suspensión y remoción del Auditor Interno. El nombramiento interino y por tiempo indefinido en el cargo de Auditor Interno lo realizará el Jerarca con estricto apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la LGCI, lo establecido por la CGR en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos" (L-1-2006-CO-DAGJ) y demás normativa que emita el órgano contralor para las unidades de Auditoría Interna del Sector Público, así como los requisitos que el Manual Institucional de Cargos establezca para este cargo y clase de puesto en el MAG.



El Auditor Interno será inamovible y la conclusión o suspensión de la relación de servicio solo podrá ser por justa causa, previo dictamen favorable de la Contraloría, según los términos del artículo 15 de la Ley Orgánica del ente contralor.




Ficha articulo



Artículo 21.-Jornada de trabajo. La jornada laboral del Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna será de tiempo completo.




Ficha articulo



Artículo 22°.-De las regulaciones administrativas aplicables. El Auditor Interno dependerá del Jerarca, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. En caso de ausencia o insuficiencia de norma, se observará en lo aplicable, lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos adscritos de Desconcentración Máxima y Mínima - Decreto Ejecutivo N° 36765-MAG (como los vinculados con la asistencia, evaluación, permisos y vacaciones).



Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos al citado Reglamento Autónomo de Servicio, exceptuando los movimientos de personal (nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias) que deberán contar previamente con la autorización del Auditor Interno; ante ausencia o insuficiencia de norma estarán sujetos a las regulaciones administrativas que establezca la institución para los funcionarios de la auditoría interna.



Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas, no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional yde criterio del Auditor Interno y su personal, según lo dispuesto en el artículo 24 de la LGCI y en las Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del sector público (D-2-2015-DC-DFOE). En caso de duda, la CGR dispondrá lo correspondiente.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




Ficha articulo



Artículo 23.-De las relaciones internas y externas. El Auditor Interno debe poseer cualidades que le permitan relacionarse de manera adecuada dentro y fuera de la organización cuando ello sea necesario, a fin de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen valor a los procesos institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su competencia se presenten.




Ficha articulo



Artículo 24.-Funciones del Auditor Interno. Sin perjuicio de lo establecido en la LGCI, el Manual Institucional de Cargos, el Reglamento de la Estructura Organizativa del SFE, el presente Reglamento y lo dispuesto en materia de auditoría interna por parte de la CGR, al Auditor Interno le corresponderán entre otras funciones las siguientes:



a)  Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar, evaluar y controlar los procesos relativos a la actividad de la Auditoría Interna, así como disponer la organización y funcionamiento de la Unidad, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.



b) Desarrollar los procesos de planificación estratégica y operativa de la Auditoría Interna, basados en la valoración del riesgo y en concordancia con la normativa legal y técnica aplicable.



c) Actualizar periódicamente la visión, misión y políticas de la Auditoría Interna; así como el universo auditable.



d) Adquirir y aplicar conocimientos, técnicas, valores y actitudes que fortalezcan la eficacia de la actividad de la auditoría interna.



e)  Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, métodos, procedimientos y prácticas para el ejercicio de los deberes, las competencias y las atribuciones en la prestación de los servicios de auditoría y los servicios preventivos conforme la normativa legal y técnica.



Lo anterior, mediante el establecimiento de normativa interna (políticas, directrices, lineamientos, procedimientos, circulares) que regule la actividad técnica y administrativa de la Auditoría Interna, la cual será actualizada de manera permanente, conforme las necesidades de fiscalización, cambios tecnológicos, cambios en la legislación y la normativa técnica vigente y aplicable.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 4096 del 23 de febrero de 2018)



f)  Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas para la administración, acceso, revisión y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la LGCI y el 8 de la LCCEI y sus reglamentos.



g)  Determinar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y financieros indispensables para el cumplimiento de las funciones, competencias y atribuciones de la Auditoría Interna, y efectuar la debida solicitud al jerarca y demás autoridades administrativas del SFE, comunicando el impacto que sobre la fiscalización y el control correspondientes produce la limitación de recursos. Lo anterior, de conformidad con lo estipulado en el artículo 27 de la LGCI.



h)  Formular, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual operativo, el plan anual de labores y el presupuesto correspondiente para el adecuado desempeño de la gestión de la Auditoría Interna, de conformidad con la normativa legal y técnica aplicable.



i)  Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros asignados a la Auditoría Interna.



j)  Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de los procesos de auditoría para garantizar su efectivo funcionamiento, de manera que se asegure la calidad de los servicios y el logro de los objetivos fijados.



k)  Implantar y mantener actualizado un sistema de seguimiento sobre el estado de los servicios de auditoría (de las recomendaciones y observaciones resultantes de su gestión), de los servicios preventivos (asesorías, advertencias y autorización de libros), así como de las disposiciones emitidas por la Contraloría y otros órganos de control y fiscalización externos, cuando sean de su conocimiento, e informar al jerarca (anualmente o cuando las circunstancias lo ameriten) sobre los resultados de dicho seguimiento.



l)  Delegar funciones en el personal a su cargo, cuando amerite, utilizando criterios de idoneidad y conforme las formalidades que establece la Ley General de Administración Pública Ley N° 6227. En caso de ausencia temporal del Auditor Interno, el Jerarca deberá resolver este aspecto de conformidad con lo dispuesto en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público" (L-1-2006-CO-DAGJ).



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 4096 del 23 de febrero de 2018)



m) Mantener actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE; así como velar por su respectivo cumplimiento.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 4096 del 23 de febrero de 2018)



n) Presentar al final de su gestión un informe, de acuerdo con las directrices emitidas por la CGR.



o) Las demás competencias contempladas en la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable a la función de auditoría interna.




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Artículo 25.-Rendición de cuentas. El Auditor Interno responderá por su gestión ante el jerarca y ante éste presentará, al menos, el informe de labores previsto en el artículo 22, inciso g) de la LGCI y otras disposiciones que dicte al respecto la CGR; sin perjuicio de que se elaboren otros informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.




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Artículo 26°.-Pericia y debido cuidado profesional. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán reunir los conocimientos, las aptitudes, la experiencia y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales, observando en la ejecución del trabajo, el debido cuidado profesional, conforme lo dispuesto en el NEAI.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 27°.-Programa de aseguramiento de la calidad. El Auditor Interno debe desarrollar, aplicar, mantener y perfeccionar un programa de aseguramiento de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de Auditoría Interna, según lo dispuesto en las NEAI y el NGA.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



El programa debe incluir evaluaciones periódicas de calidad (externas e internas) y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar la gestión institucional, así como a proporcionar una seguridad razonable de que la actividad de auditoría interna cumple con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico y la normativa ética aplicable.



Las revisiones continuas del desempeño y revisiones periódicas se harán mediante la autoevaluación anual, de acuerdo con las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, emitidas por la Contraloría (D-2-2008-CO-DFOE). Los resultados de la revisión de la calidad deberán constar en un informe con sus respectivos planes de mejora cuando así se requiera, lo cual será comunicado al jerarca, cuando corresponda o se considere conveniente.




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Artículo 28.-Del personal de la Auditoría Interna. Es potestad del Auditor Interno respecto al personal de la Auditoría Interna:



a) Autorizar movimientos de personal en la Auditoría Interna, de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la LGCI y demás normas aplicables.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



b) Gestionar oportunamente ante las instancias correspondientes lo relativo a las plazas vacantes de la Unidad a su cargo.



Las plazas vacantes de la Auditoría Interna deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento en que la plaza adquiera la condición de vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses por razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione para tal efecto. La disminución de plazas, de cualquier índole, deberá ser previamente autorizada por el Auditor Interno, conforme lo dispone la LGCI en su artículo 28. En los casos que la disminución de plazas afecte el Plan Anual de Labores de la Auditoría Interna, deberá informarse a la CGR.



c) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas institucionales y de la Auditoría Interna que les sean aplicables.



d) Gestionar ante el jerarca u otros miembros de la administración activa que corresponda, la capacitación para el desarrollo profesional de sus funcionarios y las instalaciones físicas adecuadas para el debido cumplimiento de sus objetivos.



Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus funciones, competencias y atribuciones conforme al presente Reglamento, según lo dispuesto en la LGCI, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, las NCISP, el NGA, y el NEAI, así como otras disposiciones, normas, políticas, lineamientos y directrices dictadas por la CGR; y en forma complementaria por las normas adoptadas por el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica y el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, así como demás normativa internacional aplicable.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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SECCIÓN E



Ámbito de Acción



Artículo 29.-Ámbito de acción. La Auditoría Interna ejercerá sus competencias en todas las dependencias del SFE, sus procesos, fondos públicos sujetos a competencia del SFE (incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar) y fondos o actividades privadas cuando estos se originen en transferencias efectuadas con recursos del SFE; todo ello de conformidad con el artículo 22, inciso a) de la LGCI.




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Artículo 30.-Actualización de su ámbito de acción. Al Auditor Interno le corresponde mantener actualizado y detallado el ámbito de acción por dependencias y procesos del SFE, incluyendo fideicomisos y fondos especiales; para lo cual tomará en cuenta, entre otros elementos, el marco jurídico y técnico, el planeamiento estratégico y operativo, la organización administrativa, la evaluación de resultados de la planificación de períodos anteriores (de conformidad con los indicadores de gestión vigentes), los resultados obtenidos con el sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI), la autoevaluación del sistema de control interno, la información presupuestaria y financiera de la entidad (incluyendo fideicomisos, donaciones y cualquier otro recurso sobre el cual SFE tenga derechos, obligaciones o potestades de control), su propia valoración de riesgos y cualquier otra información que resulte relevante.




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Artículo 31.-Archivo permanente. La Auditoría Interna dispondrá de la información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten su ámbito de acción y su actividad como tal, mediante los sistemas de información y archivos impresos, digitales, electrónicos y de cualquier otra naturaleza que sobre el particular mantiene el SFE.




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SECCIÓN F



Relaciones y coordinación



Artículo 32.-Relaciones y coordinación. Al Auditor Interno le corresponderá regular y administrar el manejo de las relaciones y coordinaciones de la Auditoría Interna conforme la normativa aplicable. Estas relaciones se enfocan principalmente al jerarca, los titulares subordinados, la CGR y otras instancias internas o externas:



a) Relaciones internas. El Auditor Interno deberá establecer y regular a lo interno de la Auditoría, las pautas principales sobre las relaciones y coordinación de sus funcionarios con los auditados.



b) Relaciones externas. Es facultad del Auditor Interno, solicitar, proveer, intercambiar información y coordinar actividades con la CGR, con los contadores públicos que se contraten en la entidad, con otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales, para minimizar la duplicación de esfuerzos. Lo anterior, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse y en tanto no se contravenga lo dispuesto en el artículo 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI.



c) Relaciones y comunicación efectiva. Con el fin de mejorar el desempeño de la Auditoría Interna y propiciar un mayor conocimiento acerca de la función que realiza, el Auditor Interno y su personal deben mantener relaciones cordiales y una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con el jerarca, el personal del SFE, las diferentes dependencias sujetas a su fiscalización, la CGR y las demás instituciones que correspondan.



d) Formulación y ejecución del presupuesto. La Auditoría Interna formulará su proyecto anual de presupuesto en forma independiente, de acuerdo con su plan de trabajo y de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Cualquier divergencia de criterio respecto a la dotación de recursos presupuestarios entre la unidad responsable de la formulación del proyecto de presupuesto institucional y la Auditoría Interna, será resuelta por el jerarca.



e) Modificaciones al presupuesto de la Auditoría Interna. No podrán hacerse modificaciones al presupuesto anual del SFE que afecten los recursos asignados al desarrollo de las actividades de la Auditoría Interna, sin contar con la previa autorización del Auditor Interno.



f)  Certificación sobre los recursos asignados a la Auditoría Interna. Cada año el Auditor Interno debe emitir, para la aprobación del presupuesto ordinario del SFE, una certificación correspondiente a los recursos asignados a la Auditoría Interna; la cual debe contener su criterio respecto a si las sumas asignadas son suficientes para atender adecuadamente las funciones de ese año.



g) Registro presupuestario. El Auditor Interno debe establecer mecanismos de coordinación para que el área administrativa financiera del SFE lleve un registro separado del monto presupuestario asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto; de manera que se controlen, tanto la ejecución como las modificaciones de los recursos presupuestados para esa Unidad.



h) Asesoría legal. Es obligación de la Asesoría Legal del SFE brindar a la Auditoría Interna un oportuno y efectivo servicio de asesoría legal, cuando lo requiera para atender sus necesidades de orden jurídico; conforme lo estipula el artículo 33, inciso c) de la LGCI.



i)  Apoyo técnico. La Auditoría Interna podrá solicitar, cuando lo estime necesario, la asesoría o la incorporación de profesionales y técnicos en las diferentes disciplinas (funcionarios o no del SFE); para que realicen labores de su especialidad en apoyo a su actividad. La solicitud será efectuada al jerarca por el Auditor Interno, o en su lugar a las jefaturas de las Direcciones, Departamentos o Programas, cuando exista anuencia previa de dichos titulares subordinados con competencia y autoridad para ordenar la atención del requerimiento.




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CAPÍTULO III



Funcionamiento de la Auditoría Interna



SECCIÓN A



Competencias, prohibiciones, deberes y potestades



Artículo 33.-Competencias. Compete a la Auditoría Interna (artículo 22 de la LGCI), primordialmente lo siguiente:



a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional (incluye fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar). Asimismo, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.



b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.



c) Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la LGCI, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.



d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.



e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del Auditor Interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.



f)  Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la CGR.



g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la CGR y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.



h) Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna.



i)  Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica de obligada observancia, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la LGCI.




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Artículo 34.-Prohibiciones. El Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán observar las prohibiciones establecidas en el artículo 34 de la LGCI, LCCEI y otras regulaciones conexas.




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Artículo 35.-Deberes. El Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 32 de la LGCI, así como aquellas que determine la normativa emitida por la CGR y regulaciones conexas; conforme el marco legal y técnico.




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Artículo 36.-Potestades. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes potestades (artículo 33 de la LGCI):



a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.



b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonable, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.



c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.



d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.




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Artículo 37.-Señalamiento de plazos. La Auditoría Interna señalará (en cada caso) el plazo en el cual deberá suministrarse lo que ha solicitado. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la unidad correspondiente.



Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición.




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SECCIÓN B



De los servicios de la Auditoría Interna



Artículo 38.-De los servicios. La Auditoría Interna, en el ámbito de sus competencias, podrá realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el SFE; a fin de:



a) verificar la legalidad, exactitud, veracidad y corrección de las operaciones,



b) evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y acciones administrativas y



c) comprobar la eficacia, la eficiencia, la economía, la calidad e impacto de la gestión.



Los servicios que proporcionará la Auditoría Interna como producto de su actividad, se clasificarán en servicios de auditoría y servicios preventivos.




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Artículo 39°.- Servicios de auditoría. Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa, y estudios especiales, considerando como parte de este último, en ausencia de normativa técnica específica emitida por la CGR, las investigaciones de hechos irregulares que podrían generar algún tipo de responsabilidad (administrativa, civil y penal).



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Los servicios de auditoría proporcionarán exámenes objetivos de evidencia en relación con la administración del riesgo, del control y proceso de dirección, así como sobre asuntos específicos de la institución; con el fin de proveer evaluaciones independientes, orientadas a impulsar mejoras en la gestión, mejorar la responsabilidad pública y facilitar la toma de decisiones. Son parte de esos servicios, las actividades de seguimiento dirigidas a verificar el cumplimiento por parte de la administración activa, de las recomendaciones dirigidas y que fueron de aceptación.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



 



a) Auditoría Financiera: Se enfoca en obtener seguridad razonable de que los estados financieros, en su conjunto, no contienen partidas o representaciones erróneas de importancia relativa y significación esencial, con base en la materialidad calculada.



El alcance de la auditoría financiera debe cubrir las operaciones correspondientes al período de los estados financieros o de algunas de sus cuentas que sean objeto de examen.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



b) Auditoría Operativa: Evalúa la eficacia, eficiencia y economía (o al menos uno de estos aspectos) con que la entidad, programa, proyecto, unidad, proceso o actividad del sujeto fiscalizado, utiliza los recursos públicos, para el desempeño de sus cometidos; esto con el propósito de mejorar la gestión del sujeto fiscalizado. El desempeño se examina contra los criterios que lo rigen; por ende, conlleva el análisis de las causas de las desviaciones de estos criterios u otros problemas.



La Auditoría Interna debe seleccionar los temas de auditoría operativa por medio de su proceso de planificación estratégica, táctica y operativa, mediante el análisis de temas potenciales y la identificación de riesgos y/o problemas.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



c)  (Derogado por el por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



d) Estudios Especiales: Se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las regulaciones o mandatos identificados como criterios, contenidos en leyes, reglamentos u otras normativas que las regulan.



Estas auditorías de carácter especial pueden abarcar una extensa gama de temas, tales como aspectos de orden contable-financiero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, control interno y otras temáticas relacionadas con la fiscalización pública.



(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



(*)e) Investigaciones de hechos irregulares: Comprenden las investigaciones de hechos irregulares que podrían generar algún tipo de responsabilidad (administrativa, civil y/o penal).



Sobre este particular, hasta tanto la CGR no emita lineamientos específicos para el desarrollo de este tipo de investigaciones, las mismas se realizarán utilizando en lo aplicable, la metodología de la auditoría de estudios especiales; así como considerando los siguientes criterios:



. Si durante la ejecución de una auditoría operativa o financiera se detectan posibles hechos irregulares o actos ilícitos, la organización de auditoría deberá incorporar dichos insumos a su proceso de planificación, a efecto de iniciar una auditoría de carácter especial.



. La auditoría de carácter especial también podrá iniciarse por la presentación de denuncias.



. En los casos en que se vislumbre que el producto sea una denuncia penal o se trate de asuntos que conlleven al establecimiento de responsabilidades en materia administrativa o civil, el auditor no deberá comunicar los criterios de auditoría a la Administración.



(*) (Así adicionado el inciso e) anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 40.-Servicios preventivos. Corresponden a las competencias establecidas para las auditorías internas en los incisos d) y e) del artículo 22 de la LGCI, que se refieren a los servicios de asesoría, advertencia y de autorización de libros. Los servicios de asesoría y de advertencia deberán versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y no deberán comprometer su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus actividades.



a. Servicio de Advertencia: Es el servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la administración activa, por medio del cual realizan observaciones en forma escrita para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas (cuando sean de su conocimiento); a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión.



b. Servicio de Asesoría: Es el servicio preventivo (verbal o escrito) que brinda oportunamente el Auditor Interno al jerarca, por medio del cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia, sin que sean vinculantes para quien los recibe, sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias y sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar. Queda a criterio del Auditor Interno brindar los servicios de asesoría en materia de su competencia a otros niveles de la organización.



c. Servicio de Autorización de libros: Es el servicio preventivo que consiste en la fiscalización periódica de la efectividad del manejo, autorización y control de libros o registros relevantes y necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. Incluye autorizar mediante razón de apertura y cierre de libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del SFE, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza de conformidad con las normas técnicas emitidas por la CGR específicas para ese servicio y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna.




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Artículo 41°.-Del procesamiento y acceso de la información. La obtención, registro, acceso, procesamiento, análisis y custodia de la información requerida como evidencia para sustentar la gestión y supervisión de los servicios de auditoría y servicios preventivos, se realizará de conformidad  con lo dispuesto en las normas 207 "Evidencia de auditoría" y 208 "Documentación de la auditoría" contenidas en las NGA y los procedimientos establecidos por la Auditoría Interna.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°40986 del 23 de febrero de 2018)




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SECCIÓN C



De los informes de auditoría



Artículo 42.-Comunicación de resultados. La Auditoría Interna, una vez finalizado el trabajo de campo, cuenta con un plazo máximo de un mes calendario para la emisión del informe final correspondiente a los estudio de auditoría. En casos justificados, el plazo antes citado podrá ser suspendido y/o ampliado, situación que deberá quedar debidamente fundamentada y aprobada por el Auditor Interno; así como documentada en el legajo de documentos respectivo. Lo anterior, sin detrimento de la comunicación de informes parciales que se realicen durante la ejecución de estudios de auditoría, en apego a principio de oportunidad.



La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías mediante informes escritos, a efecto de que la administración activa tome en forma oportuna las acciones necesarias que posibiliten la implementación de sus recomendaciones.



La Auditoría Interna dirigirá sus informes y consecuentes recomendaciones al funcionario de la administración activa, que posea la competencia y autoridad para ordenar la implantación de tales recomendaciones.



La comunicación de resultados de las auditorías, se efectuará de conformidad con lo dispuesto en la Sección IV del Capítulo IV de la LGCI y en dichas comunicaciones se incluirá la transcripción de los artículos correspondientes relativos a trámites y plazos. Además, tanto la comunicación de resultados de las auditorías como la conferencia final se regularán por lo indicado en la Norma 205 "Comunicación de Resultados de las NGA y la Norma 2.10 "Comunicación de los Resultados" de las NEAI, así como por otras disposiciones que dicte al respecto el órgano contralor.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



En cuanto a los servicios de asesoría y advertencia, el Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación sobre los resultados de este tipo de servicios preventivos, conforme a la naturaleza de los estudios y normativa emitida por la CGR.




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Artículo 43°.-Declaración de cumplimiento e incumplimiento con las normas. En el capítulo de Introducción del informe se indicará "realizado de acuerdo con las normas" únicamente, si los resultados del programa de mejoramiento de la calidad demuestran que la actividad de auditoría interna cumple con las normas descritas en las NEAI. No obstante, todo estudio debe realizarse usando de referencia estas normas, como herramienta de control de calidad del trabajo realizado.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Cuando el incumplimiento de algunas normas de las NEAI afecte una tarea específica, la comunicación de los resultados debe exponer:



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



Ø Las normas con las cuales no se cumplió totalmente,



Ø Las razones del incumplimiento, y



Ø El impacto del incumplimiento en la tarea.




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Artículo 44.-Informe parcial y final. La Auditoría Interna, de acuerdo con su criterio, podrá emitir informes parciales durante la etapa de examen de sus auditorías. Toda auditoría siempre dará lugar a un informe final.



El contenido y la estructura de los informes se definirán detalladamente en las regulaciones internas (políticas, lineamientos, directrices, procedimientos y circulares) establecidas por la Auditoría Interna para gestionar sus procesos técnicos y administrativos; lo anterior, de conformidad con lo señalado en el párrafo segundo del inciso e) del artículo 24 de este Reglamento.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 45.-Conferencia final. Los resultados, conclusiones y recomendaciones de los servicios de auditoría, se comentarán (con anterioridad a su comunicación oficial), con el funcionario a quien se dirigen las recomendaciones, poseedor de la competencia y autoridad para ordenar su implantación; a fin de promover el intercambio y retroalimentación con respecto a éstos.



Las observaciones escritas que al respecto ese funcionario proporcione en la conferencia final, se contemplarán en el respectivo informe de auditoría y sobre ellas se manifestará la Auditoría Interna, si lo estima necesario.



La Auditoría Interna sólo deberá variar su criterio y si es del caso, modificar el contenido de su informe, cuando así se le demuestre con razones fundadas y a su entera satisfacción.



Se exceptuarán de esa conferencia final los asuntos relacionados con el establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales.




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Artículo 46.-Audiencia para la conferencia final. La Auditoría Interna solicitará por escrito audiencia para efectuar la conferencia final al funcionario responsable de ordenar la implantación de las recomendaciones, quien deberá dársela dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de audiencia; salvo situación de manifiesta excepción, la cual deberá ser puesta por escrito en conocimiento de la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de esa solicitud, para la concesión de una prórroga por una única vez.



Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría se suministrarán conjuntamente con la solicitud de audiencia para la realización de la conferencia final, con la finalidad de propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido y brindar un debido soporte a los comentarios a realizar por el funcionario a quien se dirigen las recomendaciones.




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Artículo 47.-Confección de acta de discusión del borrador del informe. El Auditor Interno o el funcionario de la Auditoría Interna que realizó el estudio, debe confeccionar un acta de la discusión del borrador de informe o conferencia final, la cual resumirá los asuntos más relevantes ocurridos en ella y fijará los compromisos asumidos. El acta deberá respetar el formato establecido para este efecto y será firmada por todos los asistentes a dicha conferencia. Una vez concluida la reunión de discusión se sellará el acta con el sello de Auditoría Interna y será firmada por los participantes, a los cuales se les entregará una copia de la misma. El documento original quedará adjunto al informe discutido en el archivo dispuesto para este efecto.




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Artículo 48.-Recibido de los informes oficiales. La Auditoría Interna debe revisar que en una copia de la nota de remisión del informe, conste la fecha de recibido y el nombre y firma del responsable de la recepción por parte de la Administración Activa u otras instancias de control.




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Artículo 49.-Errores y omisiones. Si una comunicación final contiene un error u omisión significativa que desvirtúe su contenido, el Auditor Interno debe comunicar, a la mayor brevedad, la información corregida a todas las partes que recibieron la comunicación original.




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Artículo 50.-Respuesta a los informes de auditoría. El funcionario al cual la Auditoría Interna dirige sus recomendaciones deberá, en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la LGCI, según se trate del titular subordinado o jerarca, ordenar la implantación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de ellas, conforme lo dictan esos artículos; lo cual deberá comunicar a la Auditoría Interna dentro de tales plazos.



Vencidos esos plazos sin producirse las manifestaciones de ley por el funcionario en cuestión y sin perjuicio de las responsabilidades que tal actuación genere, el informe de auditoría deviene en válido, eficaz y firme y por consiguiente es obligatorio a efectos de que se implanten sus recomendaciones, bajo pena de incurrir en responsabilidad administrativa y civil en caso de incumplimiento injustificado, de conformidad con el artículo 39 de la LGCI.



Los informes generados de una investigación de hechos irregulares (Informes de Relación de Hechos) que podrían generar responsabilidades de tipo administrativo, civil y/o penal, no están sujetos a la aplicación de lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la LGCI. No obstante, el Jerarca debe analizar oportunamente este tipo de informes, teniendo presente para cada caso en particular, la materia de prescripción, a efecto de adoptar, documentar y fundamentar su decisión con respecto a la atención de los mismos.



(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 51.-Inconformidad con las recomendaciones. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Interna, esa dependencia tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la CGR, dentro de los ocho días hábiles siguientes; salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.



Lo anterior, de conformidad con el artículo 38 de la LGCI, el cual además establece que la CGR dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428, del 7 de setiembre de 1994.



En caso de que el Jerarca no acepte las recomendaciones contenidas en los informes generados de una investigación de hechos irregulares (Informes de Relación de Hechos) deberá motivar su decisión mediante un análisis fáctico jurídico, el cual consiste en desestimar los hechos generadores de eventual responsabilidad señalados por la Auditoría Interna, mediante fundamento respectivo.



(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 52°.-Acceso a informes. Los informes de auditoría que no hacen referencia a eventuales responsabilidades (característica que los diferencia de las relaciones de hechos y denuncias al Ministerio Público), una vez puestos en conocimiento de la administración activa, son de libre acceso por parte de cualquier persona pública o privada. Para lo cual, en virtud del principio de transparencia, estarán a disposición de la ciudadanía en el sitio web del Servicio Fitosanitario del Estado, a más tardar en el mes posterior a su comunicación oficial a la administración activa.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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SECCIÓN D



De las Relaciones de Hechos



Artículo 53.- Naturaleza de las Relaciones de Hechos(*). El informe de auditoría que se denomine Relación de Hechos sólo tratará sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas, civiles o penales y deberá contener los elementos necesarios para la identificación de los presuntos responsables contra los cuales se deben enderezar las acciones que se recomiendan y precisar los hechos anómalos o irregulares que se les atribuyen.



(*) (Así reformado el título anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



 




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Artículo 54°.-Informe de Relación de Hechos. El informe de Relación de Hechos u otro informe elaborado por la Auditoría Interna, debe ser considerado por el Órgano Director (conformado e integrado por el Órgano Decisor) de un procedimiento administrativo como un insumo fundamental de apoyo en la investigación de hechos que pudieran ser contrarios al ordenamiento jurídico, para que éste recomiende las respectivas sanciones a los funcionarios que se presuman responsables. Esto, sin que el Órgano Director renuncie a sus potestades legales de establecer por sus propios medios, la verdad real de los hechos, bajo los supuestos del debido proceso.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



 




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Artículo 55.-Comparecencia ante el Órgano Director. Los funcionarios de la Auditoría Interna responsables de la investigación y confección del Informe de Relación de Hechos u otro informe, podrán comparecer en las audiencias del Órgano Director en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente serán cuestionados sobre las dudas que del informe puedan surgir en el curso del procedimiento administrativo, en el ámbito de la materia en investigación.




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Artículo 56.-Confidencialidad en las Relaciones de Hechos. Las Relaciones de Hechos y toda la información y documentación de sustento producto de la investigación realizada por la Auditoría Interna y en poder de ésta, son de acceso restringido durante la investigación, la elaboración de la relación de hechos y de su expediente y el traslado al jerarca u órgano competente, y aún posterior a ello hasta que la instancia competente dicte el acto final.



Cuando la relación de hechos se genere por una investigación cuyo origen es una denuncia, la Auditoría Interna deberá tomar las medidas necesarias para que se guarde la confidencialidad sobre la identidad del denunciante en todo momento y sin sujeción a límite de tiempo.



Todo lo anterior de conformidad con el artículo 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI.




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Artículo 57.-Comunicación de los Informes de Relación de hechos. Los Informes de Relación de Hechos se dirigirán al Jerarca y les será aplicable lo establecido en el artículo 42 del presente Reglamento en cuanto a su comunicación. En vista de que tales informes pueden generar posibles responsabilidades administrativas, civiles o penales, no les será aplicable lo estipulado en los artículos 45, 46 y 47 del presente Reglamento, relativos a la conferencia final. Los Informes de Relación de Hechos se acompañarán del respectivo expediente, el cual debe enviarse en estricto orden cronológico y debidamente foliado, con un índice de la documentación de prueba que lo conforma.



La identidad del denunciante y la denuncia por él suscrita no deben ser consideradas como parte del expediente en cuestión. La Auditoría Interna no tiene la obligación de dar audiencia a los presuntos responsables que se señalen con motivo de la investigación.




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Artículo 58.-Solicitudes de la Asamblea Legislativa. Las solicitudes de la Asamblea Legislativa referidas a las Relaciones de Hechos, documentación y pruebas que obren en poder de la Auditoría Interna serán satisfechas en el tanto se trate de solicitudes que formule una Comisión Legislativa debidamente acreditada, de conformidad con el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política; siempre y cuando lo solicitado no forme parte de una denuncia trasladada al Ministerio Público.




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SECCIÓN E



De las denuncias



            Artículo 59.-Recepción y trámite de denuncias. La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de los recursos administrados por el SFE y su presentación podrá hacerse en forma escrita, verbal, por la vía telefónica o por cualquier otro medio. La Auditoría Interna deberá valorar los hechos denunciados con el propósito de determinar si procede atender la denuncia, trasladarla o desestimarla, observando lo dispuesto en la LGCI, la LCCEI y lo que disponga al respecto la CGR.




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Artículo 60°.-Criterios de admisibilidad de denuncias. Para la admisión de las denuncias por parte de la Auditoría Interna se establecen los siguientes criterios:



a) La denuncia debe corresponder al ámbito de competencia de la institución.



b) La denuncia no debe referirse a intereses particulares exclusivos del denunciante.



c) La denuncia no será gestionada si su atención le corresponde investigarla a otras sedes (como las judiciales).



d) El costo de la investigación no debe ser superior al beneficio que se pretender recibir (costo/beneficio).



e) La denuncia no esté siendo atendida por otra instancia competente.



f) El hecho no deberá ser una reiteración o reproducción de otras denuncias.



g) Se deberá exponer en forma clara, precisa y circunstanciada los hechos aparentemente irregulares.



h) Se deberá indicar el momento y lugar en que ocurrieron los hechos.



i) Se deberá indicar el o los sujetos que figuran como presuntos responsables.



j) El denunciante debe indicar cuál es su pretensión en relación al hecho denunciado.



k) De contar con la información, se deberá indicar:



1- La estimación del perjuicio económico a los fondos públicos o al patrimonio.



2- Aporte o sugerencia del suministro de otras pruebas.



3- Se debe indicar los probables testigos e información para contactarlos.



Una vez aplicados estos criterios, la Auditoría Interna concluirá si la denuncia es admisible o bien si se rechaza, lo cual debe documentarse.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 61.-Información adicional de la denuncia. El denunciante también deberá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo y, de ser posible, deberá hacer la indicación de los probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.




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Artículo 62.-Solicitud de aclaración de hechos denunciados. Cuando la Auditoría Interna determine que existe imprecisión de los hechos, se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información; de lo contrario, se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada posteriormente con mayores elementos, como una nueva gestión.




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            Artículo 63.-De las denuncias anónimas. Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación; de lo contrario, se archivará la denuncia.




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Artículo 64°.-Desestimación y archivo de denuncias. La Auditoría Interna desestimará y archivará la denuncia cuando producto de la aplicación de los criterios de admisibilidad establecidos en artículo 60 de este Reglamento, se declara falta de mérito o fundamento, o bien, no cumple con las condiciones indicadas en los artículos 62 y 63 anteriores.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 65.-Fundamentación del acto de desestimación y archivo de una denuncia. La desestimación y archivo de una denuncia se realizará mediante un acto debidamente motivado donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión; todo lo cual deberá quedar debidamente especificado en los papeles de trabajo de la investigación y en la razón de archivo.




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Artículo 66.-Comunicación al denunciante. En caso de denuncias suscritas, al denunciante se le deberá comunicar alguna de las siguientes resoluciones que se adopte respecto a su gestión:



a) La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.



b) La decisión de trasladar la denuncia a la Administración Activa para su atención o al Ministerio Público.



c) El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de la atención de la denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se le comunicará sobre la realización del estudio y sobre la remisión del informe correspondiente a la autoridad competente, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.



Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.




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Artículo 67.-Confidencialidad en el trámite de denuncias. La custodia, acceso de la información y comunicación de resultados, así como la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI.




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Artículo 68.-Resguardo de la identidad del denunciante. Todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicaciones a terceros generadas por la Auditoría Interna, resultado de la denuncia que recibiera, no deben consignar la identidad del denunciante.




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Artículo 69.-Denuncias ante la Auditoría Interna sobre asuntos disciplinarios o con motivo de la prestación de servicios de funcionarios del SFE. Serán trasladadas para el trámite que corresponda a la respectiva dependencia del SFE, con indicación expresa de los artículos 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI, la cual comunicará al denunciante lo que corresponda. Al respecto, la Auditoría Interna comunicará al denunciante sobre el traslado de la denuncia.




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SECCIÓN F



Del seguimiento de recomendaciones



Artículo 70.-Sistema de seguimiento de recomendaciones. La Auditoría Interna deberá establecer y mantener un sistema de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión y de las recomendaciones producto de los estudios realizados por auditores externos contratados y de las giradas por las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan (cuando sean de su conocimiento); con el propósito de asegurarse la oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la Administración Activa, sin menoscabo de la responsabilidad que a esta última le compete en la debida atención de las mismas conforme lo establece la LGCI.




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Artículo 71°.-Planificación de las actividades de seguimiento(*). La Auditoría Interna contemplará en su plan anual de labores, la actividad correspondiente al seguimiento de sus recomendaciones ya aceptadas por la administración activa o de auditores externos cuando sean de su conocimiento, para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz implementación.



(*) (Así reformado el título anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)



En cuanto al seguimiento de recomendaciones y disposiciones contenidas en informes emitidos por la CGR, la Auditoría Interna ajustará su gestión a lo dispuesto en los "Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría" (R-DC-144-2015 del 13 de noviembre de 2015).



 (Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 72°.-Priorización y alcance de las actividades de seguimiento. La naturaleza, oportunidad y dimensión de las actividades de seguimiento serán determinadas, por la importancia de los hallazgos reportados, la complejidad de la acción correctiva, los riesgos a los que se enfrenta el SFE de no corregirse las situaciones detectadas y la disponibilidad de recursos de la Auditoría Interna.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 73.-Solicitudes de información. La Auditoría Interna, cuando estime conveniente, podrá solicitar al funcionario que ordenó la implantación de las recomendaciones, o a quien corresponda, referirse por escrito a los períodos estimados para su cumplimiento, o bien, al progreso alcanzado en relación con su implementación. Lo anterior, sin perjuicio de los análisis y verificaciones que ejecutará la Auditoría Interna sobre la información suministrada y cualesquiera otra relacionada.




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Artículo 74.-Seguimiento a cargo de la administración activa. El funcionario responsable de ordenar la implantación de las recomendaciones deberá ejercer el control para asegurarse la adopción de todas las medidas y acciones para su oportuna, adecuada y eficaz implantación y adoptar, de ser preciso, las acciones disciplinarias y legales procedentes en caso de que los funcionarios respectivos incumplan en forma injustificada sus órdenes, instrucciones, lineamientos, directrices u otros dados para ese propósito.



Es responsabilidad del funcionario señalado en el artículo anterior proporcionar las fechas estimadas de finalización para la implantación de cada una de las recomendaciones a él dirigidas, dentro de los plazos establecidos en los artículos 36 y 37 de la LGCI.



(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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Artículo 75.-Incumplimiento injustificado de recomendaciones aceptadas por la administración activa. De comprobar la Auditoría Interna un incumplimiento injustificado, respecto a la implantación de las recomendaciones aceptadas por el funcionario de la administración activa responsable de su atención, lo pondrá en conocimiento del jerarca para lo que proceda, de conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Control Interno.




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SECCIÓN G



Del seguimiento de disposiciones



Artículo 76°.-Seguimiento de disposiciones. Conforme al Plan Anual de Labores de la Auditoría Interna, se llevará a cabo el seguimiento a disposiciones emitidas por la CGR, a efecto de asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz implementación, en cumplimiento a lo dispuesto sobre esta materia en la LGCI y en los "Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría (R-DC-144-2015) y otra normativa técnica emitida por el órgano contralor.



(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)




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SECCIÓN H



Del seguimiento de servicios preventivos



Artículo 77.-Seguimiento a servicios preventivos. La Auditoría Interna dará seguimiento a los servicios preventivos de la siguiente manera:



a) Servicios de Asesoría: Verificar si lo actuado por el jerarca o titulares subordinados está acorde con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio, según corresponda, a emitir como resultado del seguimiento informes de control interno o de relaciones de hechos. Debe tenerse en cuenta que las asesorías brindadas no son vinculantes, pero las actuaciones de la Administración Activa deben estar ajustadas al ordenamiento jurídico.



b) Servicios de Advertencia: Verificar lo actuado por la Administración Activa respecto a las advertencias que se hayan formulado, sin perjuicio de que como resultado del seguimiento se emitan informes de control interno o relaciones de hechos.



c) Servicios de Autorización de Libros: Se dará un seguimiento regular respecto a la administración y el control de los libros legales que haya autorizado.




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CAPÍTULO IV



Disposiciones finales



Artículo 78.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.



Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintidós días del mes de octubre del dos mil diez.




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Fecha de generación: 22/10/2020 04:01:30 a.m.
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