Texto Completo acta: 1199CC
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
(Esta
norma fue derogada por el artículo 100 del Reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna del INA, aprobado en sesión N° 4792 del
15 de mayo de 2017)
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE LA AUDITORÍA
INTERNA
Publicado en La
Gaceta Nº 162 del 24 de agosto del 2007
PRESENTACIÓN
Necesidad de actualizar el marco normativo que regula la
labor de la Auditoría Interna del INA.
De acuerdo con la
evolución continua que se ha venido dando en el marco normativo que regula las
materias de control interno y de auditoría, cuyo accionar se orienta hoy día
hacia un cambio de paradigma en el cumplimiento de nuestro deber, considerando
nuevos modelos, estándares y mejores prácticas para resolver temas que por
larga data han estado en la palestra y para los cuales hoy se ha modificado la
visión en un mundo aceleradamente cambiante, como son la rendición de cuentas,
la transparencia y la calidad; o temas nuevos por el devenir tecnológico como
el uso de tecnologías de información y de comunicaciones.
VINCULANCIA
El presente
Reglamento será de aplicación obligatoria para la Auditoría Interna del INA en
su labor. Prevalecerá sobre cualquier disposición que en contrario emita la
misma Auditoría Interna y la Administración del INA, cuando se refieran a las
labores que debe desempeñar la Auditoría Interna.
Cuando se trate de
normativa de la Institución que regule otros aspectos administrativos a que
deba someterse la Auditoría Interna como órgano institucional, prevalecerá lo
dispuesto en aquellas.
INCUMPLIMIENTOS
El incumplimiento
injustificado dará lugar a lo dispuesto en el Capítulo V de la Ley General de Control
Interno, Nº 8292.
DISPONIBILIDAD DEL REGLAMENTO
Este Reglamento se
encontrará disponible en la INTRANET del Instituto Nacional de Aprendizaje y en
la página Web de la Auditoría Interna del INA.
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente
Reglamento regula el cumplimiento de las funciones y actividades de la
Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje considerando las
funciones administrativas esenciales de planificación, organización, dirección,
coordinación, control y seguimiento de los servicios de Auditoría y servicios
preventivos para los cuales está facultada.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definición
de términos. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderán los
siguientes términos en el sentido que se indica a continuación:
a. INA: Instituto Nacional de Aprendizaje.
b. Administración Superior: Está
constituida por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General.
c. Contraloría General u órgano contralor:
Contraloría General de la República.
d. Manual Normas de control interno para el sector
público (N-2-2009-CO-DFOE) R-CO-9-2009 del 26 de enero del 2009, publicada en
el Diario Oficial La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero de 2009.
e. Manual de normas generales de auditoría.
R-CO-94-2006 del 17 de noviembre, 2006. Publicada en La Gaceta Nº 236
del 8 de diciembre, 2006 y sus modificaciones aprobadas por la Contraloría
General de la República.
f. Manual de normas para el ejercicio:
Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector
público. Publicado en La Gaceta Nº 28- miércoles 10 de febrero de 2010.
Resolución R-DC-119-2009 del 16/12/2009.
g. NEPAI: Normas para el ejercicio
profesional de la Auditoría Interna, emitidas por el Instituto de Auditores
Internos de los Estados Unidos de América (Institute of Internal Auditors).
h. Ley General de Control Interno: Ley
General de Control Interno Nº 8292 del 4 de setiembre del 2002.
i. Lineamiento: Lineamientos sobre los
requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para
las gestiones de nombramiento en dichos cargos R-CO-91-2006, y sus
modificaciones o correcciones efectuadas por la Contraloría General de la
República.
j. Manual de Procedimientos: Manual de
Procedimientos de Trabajo de la Auditoría Interna del INA.
En relación con los términos propios de la materia de
auditoría y de control interno y externo no incorporados explícitamente en este
artículo, se aplicarán los conceptos utilizados por la Contraloría General de
la República y definidos como parte de los glosarios incluidos en los manuales
y lineamientos emitidos por el ente contralor.
Ficha articulo
Artículo 3º-Concepto
de la actividad de Auditoría Interna. La Auditoría Interna debe funcionar
como una actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad
razonable al INA, en la medida en que valida y mejora sus operaciones.
Ficha articulo
Artículo 4º-Valor
agregado. El valor agregado de la Auditoría se mide en términos de su
contribución a que se alcancen los objetivos institucionales del INA, mediante
la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la
efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de
dirección institucionales.
Ficha articulo
Artículo 5º-Garantía
de ley. Dentro del Instituto Nacional de Aprendizaje, la Auditoría Interna
proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del
jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal
y técnico y a las prácticas sanas.
Ficha articulo
Artículo 6º-Relación
interna. La relación interna de la Auditoría Interna del INA está definida
como uno de los componentes orgánicos del sistema de control interno
establecido en el INA.
Ficha articulo
Artículo 7º-Relación
externa. La Auditoría Interna del INA forma parte del Sistema de
Fiscalización Superior de la Hacienda Pública a que se refiere la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 8º-Unicidad.
En el Instituto Nacional de Aprendizaje existirá una sola Unidad de Auditoría
Interna, que se regulará de acuerdo con las disposiciones de la Ley General de
Control Interno Nº 8292 y de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República en lo concerniente al accionar de las auditorías internas y al
funcionamiento del Sistema Nacional de Fiscalización de la Hacienda Pública, y
en conformidad con otras disposiciones legales aplicables por su ámbito de
competencia. A lo interno, en el ejercicio de sus funciones, se regulará por la
normativa emitida por la Contraloría General de la República en los manuales de
Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual de Normas para
el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público, y por las
disposiciones, normas y otros preceptos, en cuanto le sean aplicables, emitidos
o que en el futuro emita la Contraloría General, en el ámbito de su
competencia.
En sus estudios y
evaluaciones la Auditoría Interna aplicará lo establecido en el bloque de
legalidad atinente al Sector Público Costarricense y al INA específicamente.
Ficha articulo
Artículo 9º-Ámbito
de acción de la Auditoría Interna del INA. El ámbito de acción está
conformado por toda la estructura y funciones definidas por Ley para el
Instituto Nacional de Aprendizaje y por todos los entes y órganos públicos y
privados sujetos a la competencia institucional de la Auditoría Interna como
componente del Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública. El
Auditor está en la obligación de mantener actualizado, en el instrumento que
corresponda y que se defina al efecto, los órganos y entes sujetos al ámbito de
acción de la Auditoría Interna, con fundamento en lo estipulado en el artículo
22, inciso a) de la Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
- Del cumplimiento de
normas sobre atributo
- para el ejercicio de
la Auditoría Interna
Artículo 10.-Debido cuidado profesional. El
personal que participa en el proceso de auditoría en la Auditoría Interna del
INA debe ejecutar siempre sus funciones con el debido cuidado, pericia y juicio
profesional, con apego a la normativa legal y técnica aplicable y a los
procedimientos e instrucciones pertinentes según la normativa interna establecida.
En caso de limitaciones relacionadas con la pericia, se deben gestionar el
asesoramiento y la asistencia pertinente.
Ficha articulo
Artículo 11.-Discreción.
El personal que participa en el proceso de auditoría en la Auditoría Interna
del INA debe mantener la reserva y la discreción debidas respecto de la
información obtenida durante el proceso de auditoría, y sólo deberá revelarla a
terceros, para los efectos de cumplir con requerimientos legales.
Ficha articulo
Artículo 12.-Independencia
funcional y de criterio. Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán
sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del
jerarca y de los demás órganos de la administración activa.
Ficha articulo
Artículo 13.-Impedimentos
asociados a los deberes y prohibiciones. Los funcionarios de la Auditoría
Interna, de conformidad con la naturaleza de su función deben tener presente
los impedimentos asociados a los deberes y prohibiciones contemplados en la Ley
General de Control Interno y demás impedimentos del personal de la Auditoría Interna
contemplados en el ordenamiento como serían otras leyes y los reglamentos
internos del Instituto.
El Auditor Interno y
su personal no deben ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan
función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite la Junta
Directiva, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en
su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter
permanente.
Ficha articulo
Artículo 14.-Establecimiento
de medidas que garanticen objetividad. Es obligación del Auditor Interno
establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de
impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en
duda o en peligro (de hecho o en apariencia) la objetividad e independencia de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 15.-Uniformidad
de criterios. El Auditor Interno aplicará criterios uniformes en el
ejercicio de las competencias y en las relaciones con los sujetos pasivos.
Ficha articulo
Artículo 16.-Prohibiciones.
El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la
Auditoría Interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a. Realizar funciones y actuaciones de
administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
b. Formar parte de un órgano director de un
procedimiento administrativo.
c. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo,
salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus
ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta
tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que
exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del
propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que
sea fuera de la jornada laboral.
d. Participar en actividades político-electorales,
salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.
e. Revelar información sobre las auditorías o los
estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que
determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente
penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f. Emitir declaraciones, juicios o expresiones
que por su naturaleza, lesionen la imagen del Instituto Nacional de
Aprendizaje.
g. Percibir compensaciones salariales distintas de
las reguladas en el servicio público, otorgadas por el cumplimiento de su deber
como funcionarios públicos dentro o fuera del país.
h. Desempeñar simultáneamente dos cargos públicos
al tenor de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito Nº 8422.
i. Ejercer alguna de las incompatibilidades que
menciona el artículo 18 de la Ley Nº 8422, salvo lo establecido en el artículo
19 de la misma Ley.
j. Participar en grupos o comisiones que ejerzan
función propia de la administración activa.
Ficha articulo
Artículo 17.-Requisitos de actitud para que los
funcionarios de la Auditoría Interna guarden objetividad en sus relaciones con
los auditados. El Personal de la Auditoría Interna, además de lo
establecido en el Estatuto del Servicio Civil, el Reglamento Autónomo de
Servicios, el Código de Trabajo y las demás leyes específicas, debe cumplir con
las siguientes normas:
. Actitud independiente y objetiva en la
ejecución de los estudios de auditoría y en la preparación de los informes
correspondientes.
. Abstenerse de dar declaraciones o emitir
juicios o expresiones que por su naturaleza lesionen la imagen de algún
funcionario del INA.
. No aceptar beneficios de cualquier naturaleza
de personas tanto del INA como de terceros relacionados, que estén siendo o
puedan ser objeto de evaluación.
. Guardar rigurosa reserva y discreción sobre
el contenido de mensajes, documentos oficiales o cualquier clase de información
que por la índole de sus funciones llegue a ser de su conocimiento.
. Comunicar, cuando sea necesario y por los
medios establecidos, la existencia de algún impedimento o cualquier tipo de
relación que comprometa su objetividad o le ocasione un conflicto de intereses,
en la realización de algún estudio o el cumplimiento de tareas específicas.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
- De la ubicación y
estructura organizativa
Artículo 18.-Ubicación en la estructura
institucional. La Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje
es un órgano asesor de alto nivel que depende orgánicamente de la Junta
Directiva del INA.
Ficha articulo
Artículo 19.-Dependencia
orgánica y funcional del personal de Auditoría. Los funcionarios y
funcionarias de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicables al resto del personal del INA; sin embargo, el
nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás
movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor
Interno; todo de acuerdo con el marco jurídico que rige para el INA y según se
establece en los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 20.-Estructura
orgánica interna. La Auditoría se organizará y funcionará conforme lo
disponga el Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas,
políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República. Es
responsabilidad del Auditor Interno disponer para su unidad una estructura
organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula al INA,
a efecto de garantizar el cumplimiento eficaz, eficiente y económico de los
recursos asignados, así como la efectividad en el cumplimiento de sus
obligaciones legales y técnicas.
Ficha articulo
Artículo 21.-Modificaciones
a la estructura orgánica de la Auditoría Interna. Las modificaciones a la
estructura orgánica interna de la Auditoría requerirán de la aprobación expresa
del Auditor Interno y requerirán de un acuerdo de la Junta Directiva del INA,
motivado.
Ficha articulo
Artículo 22.-Estructura
mínima. La estructura orgánica mínima con que deberá contar la Auditoría
Interna del INA estará conformada por la Dirección de Auditoría (Auditor
Interno y Subauditor Interno), los procesos de Fiscalización de Recursos
Financieros, Administrativos y de Apoyo, el de Fiscalización del Planeamiento y
Ejecución de la Formación y Capacitación y el de Fiscalización de Tecnologías
de la Información y Comunicación, así como los niveles de asesoría y comités
que se considere conveniente conformar, sean éstos permanentes o temporales,
para tareas específicas. Las competencias y funciones de cada uno de los
niveles de la organización de la Auditoría Interna serán definidas en el Manual
de Organización de la Auditoría y en el Manual Institucional de Clases del INA
actualizado de acuerdo con la normativa vigente y aplicable.
Ficha articulo
Artículo 23.-Protección
al personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de la Auditoría
Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto
legal o una demanda, la Institución dará todo su respaldo tanto jurídico como
técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución
final, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 24.-Asignación
de recursos. La Junta Directiva del Instituto Nacional de Aprendizaje
deberá asignar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y
otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su
gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una
categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se
tomarán en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita
al respecto la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna
ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir
su plan de trabajo.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De los puestos de
Auditor y Subauditor Internos
SECCIÓN I
Regulaciones
relativas a los cargos y funciones
Artículo 25.-Requisitos del cargo de Auditor y
Subauditor Internos. El Instituto Nacional de Aprendizaje deberá considerar
en sus respectivos manuales de cargos y clases, la descripción de los
requisitos correspondientes para cada uno de los cargos, de conformidad con el
lineamiento emitido por la Contraloría General de la República y los que emita
a futuro. Tales requisitos deberán contemplar como básico la incorporación al
Colegio Profesional de Contadores Públicos, de acuerdo con lo establecido en el
artículo 13 de la Ley Orgánica del INA y el conocimiento de las disposiciones
legales que rigen en general a la Administración Pública Costarricense y
específicamente las que conciernen al INA.
Ficha articulo
Artículo 26.-Nombramiento.
Los nombramientos de la persona Auditora y Subauditora Internas serán por
tiempo indefinido, y los hará la Junta Directiva del Instituto Nacional de
Aprendizaje. Tales nombramientos se realizarán por concurso público promovido
por el INA.
Ficha articulo
Artículo 27.-Proceso
de selección de candidatos para optar por el cargo de Auditor o Subauditor
Internos. El INA definirá un Reglamento específico para este proceso que
deberá cumplir con las formalidades dispuestas por Ley para tales efectos. En
dicha reglamentación se establecerá un procedimiento mediante el cual se
asegurará el cumplimiento del artículo 31 de la Ley General de Control Interno
en todos sus extremos, así como los lineamientos emitidos por la Contraloría
General en cuanto a la idoneidad y cumplimiento del perfil para el desempeño de
los puestos de Auditor y Subauditor Internos.
Ficha articulo
Artículo 28.-Suspensión
y/o destitución. La suspensión o destitución de la persona Auditora o
Subauditora Internas del INA, sólo procede por justa causa, y únicamente puede
dictarlas el máximo jerarca institucional, en condición de órgano decisor, con
observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso, y previa obtención
del dictamen favorable de la Contraloría General. Para tales efectos, deberán
cumplirse todas las formalidades aplicables al procedimiento, observando los
principios, el bloque de legalidad, garantizando oportunidad suficiente de
defensa en su favor, así como los demás requisitos del debido proceso.
La conclusión de la
relación de servicio, por justa causa, del Auditor o Auditora y el Subauditor o
Subauditora Internos, deberá ser conforme al artículo 15 de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y deberá cumplirse con los lineamientos
emitidos por la Contraloría General de la República y los que emita a futuro.
Ficha articulo
Artículo 29.-Establecimiento
de las funciones para los cargos de Auditor y Subauditor Internos. Las
funciones de los cargos de Auditor y Subauditor Internos deben estar definidas
en el Manual Descriptivo de Clases y Cargos del Instituto Nacional de
Aprendizaje de conformidad con lo resuelto por la Contraloría General de la
República sobre el particular.
Ficha articulo
Artículo 30.-Marco
técnico fundamental. Conjuntamente con el marco jurídico aplicable a la
labor de Auditoría Interna ejercida por la persona Auditora Interna,
Subauditora Interna y cualesquiera otras personas funcionarias en la Auditoría
Interna del INA, se deberá observar, como marco técnico fundamental las normas
generales de auditoría para el Sector Público (Resolución R-CO-94-2006 del 17
de noviembre del 2006, publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre
del 2006), las establecidas en el Manual para el ejercicio de la auditoría
interna en el sector público (Resolución R-DC-119-2009 del 16/12/2009 publicada
en La Gaceta Nº 28- miércoles 10 de febrero del 2010) y las demás
regulaciones atinentes emitidas por la Contraloría General de la República.
El incumplimiento
injustificado de esta normativa acarreará al infractor las sanciones previstas
en el capítulo V de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y el Capítulo IX
de este cuerpo normativo.
Ficha articulo
Artículo 31.-Dependencia
orgánica y funcional del Auditor y Subauditor Internos. El Auditor y el
Subauditor internos del INA dependerán orgánicamente de la Junta Directiva,
quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que
les serán aplicables a dichos funcionarios. Tales regulaciones de tipo
administrativo no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría
Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor
Interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo
correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 32.-Jornada
laboral para los puestos de Auditor y Subauditor. Las personas nombradas en
los puestos de Auditor y Subauditor tendrán una jornada de tiempo completo, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley General de Control
Interno.
Ficha articulo
Artículo 33.-Obligación
de presentar declaración jurada de bienes. El Auditor o Auditora y
Subauditor o Subauditora Internos deberán cumplir con el requisito establecido
en el artículo 21 de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito
Nº 8422, de presentar declaración jurada de bienes en forma anual.
Ficha articulo
SECCIÓN II
- Definición de
relaciones y coordinaciones internas
- y externas para el
ejercicio de la Auditoría Interna
Artículo 34.-Relaciones y coordinaciones. Las
relaciones de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje con la
Junta Directiva del INA, los titulares subordinados del INA y otras instancias
internas para efectos de la fiscalización, los servicios de auditoría y
preventivos, serán definidas por el Auditor Interno, acorde con la normativa
que las rige. Dicha definición se realizará atendiendo principios de lógica,
razonabilidad y oportunidad. También deberá definirse el plazo en el cual debe
suministrarse lo requerido, considerando además, el grado de complejidad y la
urgencia que represente la información.
Ficha articulo
Artículo 35.-Coordinaciones con instancias externas. Las
coordinaciones para resolver diversos casos con instancias externas,
instituciones de control, comisiones legislativas, Ministerio Público,
Procuraduría General, denunciantes y otras pertinentes serán definidas en los
procedimientos de trabajo de la Auditoría Interna según su naturaleza, sin
menoscabo de lo que al efecto se establezca a lo interno del INA en su
reglamentación o lo que dicten las normas para el ejercicio profesional de la
Auditoría Interna, los lineamientos de la Contraloría y las disposiciones
legales vigentes y aplicables en cada caso.
Ficha articulo
SECCIÓN III
- Relaciones de la
Auditoría Interna y su personal con
- otras unidades u
órganos internos o externos
- en el ejercicio de
sus funciones
Artículo 36.-Relaciones de los funcionarios de la
Auditoría con órganos internos y externos. Las relaciones del personal de
la Auditoría Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su
competencia institucional, en su calidad de auditados, se llevarán a cabo de
conformidad con esos procedimientos de trabajo y en el más absoluto respeto de
los valores éticos, humanos y del ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 37.-Intercambio
de información con la Contraloría General de la República. En el marco de
sus competencias, el Auditor o Auditora Interna está facultado para proveer e
intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como
con los entes y órganos de control que le corresponda atender, sin perjuicio de
la coordinación interna que al respecto deba darse en el INA y sin que implique
limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 38.-Obligación de los órganos internos, dependencias y unidades
del INA, de atender oportunamente y en los términos y plazos fijados las
solicitudes de la Auditoría Interna. Los funcionarios del INA, en especial
los titulares subordinados están en el deber de atender oportunamente, de
acuerdo con la naturaleza de la solicitud y en el plazo y forma que la
Auditoría lo requiera, las solicitudes de información, archivos, documentos,
transacciones, que se requieran en el cumplimiento de sus funciones.
La Auditoría Interna
coordinará con la Asesoría Legal del INA, lo procedente para que los servicios
se brinden de manera oportuna, efectiva y con apego al ordenamiento jurídico y
técnico aplicables, tratándose de cualquier necesidad de orden jurídico que se
presente de acuerdo con el artículo 33, inciso c) de la Ley de Control Interno,
pero sobre todo cuando se trate de la atención de las recomendaciones emitidas
para el cumplimiento de los artículos 36, 37, 38 y 39 de la misma Ley.
Cuando la persona
Auditora Interna conozca casos en los que los funcionarios o funcionarias
incumplen motu proprio o se ven compelidos al incumplimiento por haber recibido
órdenes escritas o verbales emitidas por sus superiores jerárquicos o por
cualquier autoridad superior en el INA, propiciando ejecutar acciones que
susciten restricciones, retrasos, obstaculizaciones e inclusive, impidan el uso
de la potestad y competencia que la Ley General de Control Interno le otorga a
la Auditoría Interna, se considerará que ha habido una violación al marco legal
que regula la actuación de esta Auditoría y se enderezarán las acciones para
fijar las responsabilidades que correspondan.
Ficha articulo
Artículo 39.-Coordinación
interna en la Auditoría para la atención y valoración de las denuncias. Se
establecerá un procedimiento o instructivo, basado en las disposiciones legales
y normativa aplicable, que oriente los pasos a seguir respecto de admisibilidad
de denuncias. Las denuncias atendidas por la Auditoría Interna en el ejercicio
de sus competencias, se instruirán bajo la ordenación de los principios de
informalidad, oficiosidad, celeridad y eficacia.
En dicho instructivo
han de considerarse, al menos, los siguientes aspectos:
1. Definición del tipo de denuncias que son
competencia de la Auditoría Interna y que son susceptibles de ser admitidas
para estudio.
2. Definición de un plazo razonable para determinar
la admisibilidad de una denuncia y de las características del acto mediante el
cual se dicta una resolución sobre esa admisibilidad o rechazo, el cual deberá
ser comunicado al denunciante que hubiera señalado lugar para oír
notificaciones.
3. Definición de la forma en que será comunicada
esa resolución al denunciante.
4. Definición de los requisitos mínimos de
admisibilidad de las denuncias.
5. Definición de los factores a considerar para
valorar la conducta del presunto responsable, entre los cuales, como mínimo se
tendrán los siguientes:
a. La efectiva lesión a los intereses económicos
de la Administración Pública y la cuantía de los daños y perjuicios irrogados.
b. El éxito obtenido en el logro de los resultados
no deseados por el ordenamiento jurídico o en el enriquecimiento o
favorecimiento del autor de la infracción o de terceros, así como el empeño
puesto en procurarlos.
c. El impacto negativo en el servicio público.
d. La reincidencia en alguna de las faltas
tipificadas en el artículo 38 de la Ley de la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito y, dentro de los cuatro años anteriores.
e. El rango y las funciones del servidor; se
entiende que, a mayor jerarquía y complejidad de estas, mayor será la
obligación de apreciar la legalidad, oportunidad y conveniencia de los actos
que se dictan, autorizan o ejecutan.
6. Indicación de que no se dará trámite a las
denuncias que sean presentadas en forma anónima.
7. En casos excepcionales, tal como lo dispone la
Ley de Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y su Reglamento, podrá abrirse de
oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de
prueba que den mérito para ello. En caso contrario, el Auditor Interno
dispondrá su archivo sin más trámite.
8. Definición de la potestad del Auditor Interno
de rechazar denuncias en cualquier momento, incluso desde su presentación y
mediante resolución motivada, cuando se presenten las siguientes situaciones:
a. Las denuncias que no sean de su competencia, en
cuyo caso deberán canalizarlas a las instancias competentes de conformidad con
la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos (Ley Nº 8220 del 4 del marzo del 2002).
b. Las denuncias que sean manifiestamente
improcedentes o infundadas.
c. Las denuncias reiterativas que contengan
aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo
ya resuelto.
d. Las denuncias que se refieran únicamente a
intereses particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de
la Administración que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya
solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento
jurídico vigente.
e. Las gestiones que, bajo el formato de denuncia,
sean presentadas con la única finalidad de ejercer la defensa personal sobre
situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o
judiciales.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
- Dirección, control de
gestión, calidad
- y desempeño de la
Auditoría Interna
Artículo 40.-Control interno, gestión de
supervisión y responsabilidad por la gestión administrativa. El Auditor
Interno deberá incluir dentro de los procedimientos de trabajo los lineamientos
de supervisión y será responsable de su efectividad. Para ello debe propiciar
que los esfuerzos de todos los niveles jerárquicos dentro de la Auditoría
Interna se dirijan al cumplimiento de los objetivos, y al aseguramiento de la
calidad de sus servicios y el desarrollo profesional de sus funcionarios y
funcionarias.
El control continuo
de la ejecución del plan de trabajo anual, lo realizará la persona Auditora
Interna de acuerdo con su criterio profesional y en procura de la debida
medición de resultados, la detección oportuna de eventuales desviaciones y la
adopción de las medidas correctivas pertinentes.
Como titular subordinado
de acuerdo con los términos de la Ley General de Control Interno, el Auditor o
Auditora Interna debe establecer los controles internos suficientes para
garantizar, en primera instancia, el cumplimiento del cometido que la misma Ley
asigna a la Auditoría Interna.
El Auditor Interno
deberá desarrollar su labor, considerando los componentes necesarios de
ambiente de control, valoración de riesgos, definición clara en los procesos de
dirección acerca del diseño, la implantación y la eficacia de los objetivos,
programas y actividades relacionados con la ética en el ejercicio profesional
de la auditoría, y realización del trabajo con apoyo de las tecnologías de
información para ser eficaces en la verificación del cumplimiento de los
objetivos organizacionales que se proponga el INA.
Ficha articulo
Artículo 41.-Responsabilidad
por los resultados y la calidad de éstos. La responsabilidad por el logro
de los objetivos de calidad, los hallazgos, resultados, informes o revisiones
estará en función de la participación que cada funcionario o funcionaria
profesional haya tenido en el transcurso de un estudio de auditoría o servicio
preventivo, y estará también asociado al nivel de la función que desempeña en
el equipo de trabajo o en la coordinación, orientación o revisión del trabajo,
así como de las tareas y procedimientos de auditoría asignados, todo de
conformidad con las disposiciones legales aplicables a esta materia. En lo no
regulado aquí, será aplicable la normativa de derecho público correspondiente,
en especial la de carácter administrativo y laboral.
Ficha articulo
Artículo 42.-Gestión
de archivos, documentos y sistemas de información que soportan el trabajo de la
Auditoría Interna del INA. Corresponderá a la persona Auditora Interna
dictar las políticas para la adecuada conservación y disposición de la
información. Se definirán por escrito las instrucciones relacionadas con el
manejo de los archivos y de los flujos de documentos hacia lo interno y externo
de la Auditoría, así como la custodia de la información y documentación. En relación
con el manejo, funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de información
que se disponga, se aplicarán las normas de control vigentes.
Ficha articulo
Artículo 43.-Procesos
de Calidad. El Auditor Interno o Auditora Interna debe instaurar, coordinar
y velar por la aplicación de los procesos necesarios para el aseguramiento de
la calidad y el mejoramiento continuo en el ejercicio de la auditoría interna,
mediante supervisión, evaluaciones internas y externas, de conformidad con la
normativa aplicable.
Esas revisiones deben
ser efectuadas por personal independiente al que ejecutó las auditorías, el
cual debe contar con la competencia y experiencia necesarias.
En cuanto a las
revisiones externas, deberán realizarse con la periodicidad y lineamientos
establecidos por la Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 44.-Compromiso
con la calidad. La organización de la Auditoría Interna del INA debe asumir
su compromiso y responsabilidad con el aseguramiento de la calidad en la
auditoría en el sector público, de manera que pueda garantizar que los procesos
y productos de esta auditoría se realizan de conformidad con la normativa
técnica y jurídica relacionada y bajo un enfoque de efectividad y mejoramiento
continuo. Para ello se deben implementar las siguientes acciones:
a. Diseñar, desarrollar y mantener actualizadas
las políticas y metodologías de trabajo que se deben aplicar en los diferentes
tipos de auditoría, que permitan un apropiado control de calidad.
b. Establecer mecanismos oportunos de divulgación
y capacitación acerca de la normativa técnica y jurídica relacionada y
aplicable a la labor en el contexto del sector público, a todo el personal de
esta Auditoría.
c. Establecer mecanismos de supervisión continua y
documentada en cada una de las fases del proceso de auditoría en el sector
público, para garantizar el cumplimiento de la normativa que sobre el
particular se haya emitido y resulte aplicable.
Ficha articulo
Artículo 45.-Informes de desempeño. La persona
Auditora Interna debe informar a la Junta Directiva del Instituto Nacional de
Aprendizaje, de manera oportuna y al menos anualmente, sobre los siguientes
temas:
a. Gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con
indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y de los logros
relevantes.
b. Estado de las recomendaciones y disposiciones
emitidas por los órganos de control y fiscalización competentes.
c. Asuntos relevantes sobre dirección,
exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia.
CAPÍTULO
V
Aspectos
de funcionamiento de la Auditoría Interna
Artículo
45.-Competencias. Compete a la Auditoría Interna, primordialmente lo
siguiente:
a.
Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación
con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos
fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo,
efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y
actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5º y 6º de la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en
transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b.
Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de
control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las
medidas correctivas que sean pertinentes.
c.
Verificar que la administración activa tome las medidas de control
interno señaladas en la Ley General de Control Interno, en los casos de
desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo
con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los
controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de
tales servicios.
d.
Asesorar, en materia de su competencia, a la Junta Directiva, de la cual
depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las
posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su
conocimiento.
e.
Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de
actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y
otros libros que, a criterio del Auditor Interno o Auditora Interna, sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
f.
Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que
establece la Contraloría General de la República.
g.
Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del
estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría
General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos
dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren
informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h.
Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna.
i.
Las demás competencias que
contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las
limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.
- (Nota
de Sinalevi: En la publicación de este reglamento se consignó dos veces
el artículo N° 45)
Ficha articulo
Artículo 46.-Participación de la persona Auditora
Interna o Subauditora Interna en las sesiones de junta directiva. La
participación del Auditor o Auditora Internos en las sesiones de la Junta
Directiva del INA se da cuando previamente se requiera su participación por
asuntos de su competencia y cuando se le convoque para asumir su
responsabilidad de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la
Contraloría General de la República. Asimismo, cuando el Auditor Interno lo
considere pertinente en virtud de los asuntos que tenga en estudio, siempre y
cuando esta práctica no sea de carácter permanente, en resguardo de la
independencia y objetividad de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 47.-Deberes.
La persona Auditora Interna, Subauditor Interno y los demás funcionarios y
funcionarias de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes obligaciones:
a. Cumplir las competencias asignadas por ley,
como funcionarios públicos y como profesionales en contaduría pública o en la
especialidad de su competencia.
b. Colaborar en los estudios que la Contraloría
General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de
competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
c. Administrar, de manera eficaz, eficiente y
económica, los recursos asignados presupuestariamente.
d. No revelar a terceros que no tengan relación
directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las
auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni
información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos
sujetos a la Ley General de Control Interno.
e. Guardar la confidencialidad del caso sobre la
información a la que tengan acceso.
f. Acatar las disposiciones y recomendaciones
emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por
parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y
recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
g. Facilitar y entregar la información que les
solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que
dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar
con dicha información.
h. Cumplir los otros deberes atinentes a su
competencia.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Objetivo, impacto,
enfoque y potestades
Artículo 48.-Objetivo de la función de Auditoría.
El objetivo fundamental de la función de Auditoría es brindar un servicio
constructivo y de protección a la Administración, con el propósito de coadyuvar
en el desempeño eficaz, eficiente, económico, legal y transparente de la
administración en el logro de los objetivos y metas institucionales. Además
debe proporcionar una garantía razonable que la actuación del jerarca y la del
resto de la Administración se ejecuten conforme al marco legal y técnico y a
las sanas prácticas.
Ficha articulo
Artículo 49.-Impacto
de la función auditora en el contexto institucional. El Auditor o Auditora
Interna debe procurar que la función de la Auditoría Interna propicie en las
autoridades competentes un impacto positivo en la gestión y rendición de
cuentas institucional, de manera que, por sí misma la Administración pueda:
. Conocer y detectar situaciones que requieren
medidas correctivas.
. Favorecer la optimización del nivel de
confiabilidad de la información.
. Prevenir fallas de control en los sistemas
contables, presupuestarios, administrativos, operativos y de otra naturaleza.
. Evitar actos de corrupción y mejorar la
efectividad de los procesos que se desarrollan en el ámbito institucional.
Ficha articulo
Artículo 50.-Enfoque de la actividad de Auditoría.
La Auditoría Interna debe ejercer su actividad de auditoría con un enfoque
estratégico, sistémico, integral y de mejoramiento continuo de su gestión bajo
la ponderación de criterios relacionados con la materialidad (importancia
financiera), riesgo, impacto social y auditabilidad.
Ficha articulo
Artículo 51.-Potestades.
La persona Auditora Interna, Subauditor Interno y los demás funcionarios y
funcionarias de la Auditoría Interna tendrán, las siguientes potestades:
a. Libre acceso, en cualquier momento, a todos los
libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de
los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos
privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos
de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre
acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor
Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las
transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos
de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras
instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que
se requieran.
b. Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto
privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables,
los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia.
En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la
administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional.
c. Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel
jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el
ejercicio de la Auditoría Interna.
d. Cualesquiera otras potestades necesarias para
el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y
técnico aplicable.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
De los
servicios de la Auditoría Interna
Artículo 52.-Servicios de Auditoría. Los
servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditoría, a
saber: auditoría financiera, auditoría operativa y auditoría de carácter
especial. Estos servicios también son objeto de planificación anual,
destinándose recursos para garantizar su cumplimiento.
Ficha articulo
Artículo 53.-Servicios
preventivos. Los servicios preventivos incluyen la asesoría, advertencia y
autorización de libros. Estos servicios también son objeto de planificación
anual, destinándose recursos para garantizar su cumplimiento.
Ficha articulo
Artículo 54.-Asesoría.
La persona Auditora Interna o Subauditora Interna en ausencia del primero, debe
asesorar oportunamente a la Junta Directiva en materia de su competencia. Dicha
asesoría se brindará sin perjuicio de las asesorías que en esa materia, a
criterio del Auditor, correspondan a otros niveles de la organización, con el
propósito de fortalecer el sistema de control interno institucional.
Ficha articulo
Artículo 55.-Advertencia.
La Auditoría Interna debe advertir a los órganos pasivos que fiscaliza,
incluyendo al jerarca, sobre las posibles consecuencias de determinadas
conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
Ficha articulo
Artículo 56.-Autorización
de libros. La Auditoría Interna fiscalizará periódicamente la efectividad
del manejo, autorización y control de libros o registros relevantes y
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
- De la comunicación de
resultados de los diferentes
- servicios de la
Auditoría, la resolución de conflictos
- y el tratamiento de
indicios de presuntos ilícitos
Artículo 57.-Confidencialidad de la información o
asuntos tratados en los informes. No se debe revelar a terceros que no tengan
relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre
las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando
ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios del INA.
Ficha articulo
Artículo 58.-Comunicación
de resultados de los estudios de Auditoría. Los hallazgos, las conclusiones
y recomendaciones de los estudios, deberán comunicarse oficialmente, mediante
informes a la Junta Directiva o a los titulares subordinados de la
administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación
de las respectivas recomendaciones.
En el evento de que una comunicación contenga un error u omisión
significativos, oportunamente se debe comunicar la información corregida a
todas las partes que recibieron la comunicación original.
Ficha articulo
Artículo 59.-Materias sujetas a informes de Auditoría. Los informes
de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así
como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para
personas funcionarias, ex funcionarias de la Institución y terceros.
Ficha articulo
Artículo 60.-Informes de relación de hechos. Cuando de un estudio se
deriven recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la
Auditoría Interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada
materia. En el caso de los informes que contengan asuntos de responsabilidad,
se elaborará un informe de una relación de hechos cuyo formato y contenido será
regulado en los procedimientos de trabajo de la Auditoría Interna del Instituto
Nacional de Aprendizaje y estará acorde con los lineamientos que al efecto
dicte la Contraloría General. Dicha relación de hechos se hará del conocimiento
del Presidente Ejecutivo, en concordancia con las disposiciones del Reglamento
Autónomo de Servicios del INA con excepción de los casos en que éste sea la
persona funcionaria involucrada.
Ficha articulo
Artículo 61.-Informes de control interno. Cuando se trate de
estudios programados o especiales, que evalúen la estructura de control interno
de la actividad tratada, se elaborarán informes de control interno, conteniendo
resultados que generan recomendaciones.
Ficha articulo
Artículo 62.-Presentación de resultados del informe final de un estudio.
Los resultados de los informes de control interno serán objeto de comunicación
mediante una conferencia final con los titulares subordinados, con el objeto de
lograr una mejor comprensión de su contenido y la aceptación de las
recomendaciones. Como formalidad de este proceso de comunicación de resultados,
el auditor responsable del estudio en conjunto con la Encargada de Proceso
respectivo, convocará formalmente y participarán en la conferencia final. Se
elaborará un acta de conferencia final donde se plasmará el grado de aceptación
de cada una de las recomendaciones por parte del titular subordinado
correspondiente. Asimismo, se fijarán los compromisos sobre las fechas en que
se implantarán las recomendaciones.
Ficha articulo
Artículo 63.-Plazo para la aceptación de recomendaciones contenidas en
informes dirigidos a los titulares subordinados. El titular subordinado que
deba implantar las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna dispondrá
de un plazo improrrogable de diez días hábiles, contado a partir de la fecha de
recibo del informe de que se trate, para informar a la Auditoría Interna sobre
la aceptación de las recomendaciones y las medidas tomadas en primera
instancia. Si el titular subordinado discrepa de las recomendaciones giradas
por la Auditoría Interna, deberá aplicarse lo dispuesto en el artículo 36 de la
Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 64.-Informes sobre resultados de evaluaciones, dirigidos a la
junta directiva. Cuando el informe de auditoría esté dirigido a la Junta
Directiva, ésta deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles, contados a partir de la fecha de
recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones
alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo
debidamente a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 65.-Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de
la República. Firme la resolución de la Junta Directiva del Instituto
Nacional de Aprendizaje, que ordene soluciones distintas de las recomendadas
por la Auditoría Interna, ésta podrá acogerse a lo dispuesto en el artículo 38
de Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 66.-Tratamiento de los indicios de presuntos ilícitos. La
persona Auditora Interna debe denunciar, en forma oportuna, al Ministerio
Público en caso de tener noticia de presuntos ilícitos penales en contra de la
Hacienda Pública, e informar en forma concomitante a la Junta Directiva del INA
lo pertinente (salvo que este órgano sea el denunciado) para que, en forma ágil
y oportuna, tome las medidas correspondientes. Asimismo, en el caso de
eventuales responsabilidades civiles y administrativas relacionadas con
presuntos ilícitos, comunicar la relación de hechos correspondiente al jerarca
o a la Contraloría General cuando se trate de este último.
La Auditoría Interna
deberá actuar con el debido celo y con una actitud vigilante para fiscalizar
que la Administración Activa adopte y ejecute en forma diligente, las medidas
que correspondan para la tramitación de los procedimientos sancionatorios y de
resarcimiento de los eventuales daños y perjuicios sufridos por la
Administración. El no hacerlo, convertirá a la Auditoría Interna en
corresponsable pasiva de esos perjuicios y daños cometidos.
Ficha articulo
Artículo 67.-Comunicación
de resultados de asesorías. La comunicación de los resultados obtenidos,
como producto de una asesoría será un documento u oficio de la Auditoría Interna
que contiene la expresión de criterios, opiniones u "observaciones" que
coadyuvan a la toma de decisiones a la Junta Directiva, sin manifestar
inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar. Su contenido
deberá basarse en una investigación tan amplia como fuere necesario para cubrir
el requerimiento sobre el tema, debidamente documentada y haciendo uso de las
fuentes disponibles, las cuales deberán ser mencionadas. Tanto la investigación
realizada como los análisis efectuados por la Auditoría Interna deberán
documentarse y conformar un legajo de respaldo. La estructura del documento y
las formalidades de presentación del documento serán definidas en los
procedimientos de trabajo de la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo antes
expuesto.
Ficha articulo
Artículo 68.-Resultados
de advertencias. Las advertencias serán emitidas en un documento u oficio
de la Auditoría Interna conteniendo "observaciones" previniendo lo que legal,
administrativa y técnicamente corresponda a un asunto determinado. Deben tener
un tono constructivo y de apoyo, y estar fundamentadas y documentadas
adecuadamente, dada la responsabilidad que implicaría inducir a error a quienes
las reciben. El formato y estructura del documento será definido en el Manual
de Procedimientos de Trabajo de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 69.-Resultados
de autorización de libros. Los resultados de las autorizaciones de libros
se emitirán mediante un documento u oficio de la Auditoría Interna en el cual
se detallarán las observaciones surgidas en el proceso de revisión del libro
objeto de cierre y del que se reciba para apertura, o bien, sobre alguna
situación especial comentada por el solicitante o acaecida en el período objeto
de revisión y sobre la cual sea pertinente emitir alguna observación o recomendación
de acuerdo con la normativa aplicable. El formato del documento se definirá en
el Manual de Procedimientos de Trabajo de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
CAPÍTULO IX
Del seguimiento del
control interno,
de recomendaciones y
disposiciones
Artículo 70.-Definición del proceso de seguimiento.
La persona Auditora Interna debe diseñar y poner en ejecución un sistema de
seguimiento que contenga los mecanismos necesarios para monitorear el avance y
verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones
contenidas en los informes emitidos, así como de las disposiciones emanadas de
la Contraloría General de la República, de conformidad con los lineamientos
establecidos para tal efecto por el órgano contralor.
Ficha articulo
Artículo 71.-Seguimiento
de recomendaciones derivadas de evaluaciones periódicas realizadas por la
Auditoría Interna sobre los procesos de autoevaluación institucionales. Las
recomendaciones emitidas en los informes de la Auditoría Interna producto de
revisiones periódicas de los procesos de autoevaluación institucionales serán
objeto de seguimiento al tenor de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley
General de Control Interno, como parte de las funciones encomendadas a la
Auditoría Interna por su naturaleza.
Ficha articulo
Artículo 72.-Seguimiento
de disposiciones y recomendaciones emanadas de los órganos de control externo.
Las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República,
auditorías y revisiones externas o emitidas por las demás instituciones de
control y fiscalización que correspondan, tanto dirigidas a la Institución como
a la Auditoría Interna propiamente, serán objeto de seguimiento por parte de la
Auditoría Interna. En caso de discrepancia por parte de la Auditoría Interna,
con respecto de las disposiciones emanadas de la Contraloría General de la
República se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República.
Ficha articulo
Artículo 73.-Informe
anual sobre el estado de las recomendaciones. El Auditor Interno debe
elaborar y presentar ante la Junta Directiva del INA un informe anual sobre el
estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, de las
disposiciones emanadas de la Contraloría General de la República y de los
despachos de contadores públicos, en los últimos dos casos, sin perjuicio de que
se elaboren informes y se presenten ante dicho órgano colegiado cuando las
circunstancias lo ameriten y sean de su conocimiento.
Ficha articulo
Artículo 74.-Proceso
de planificación sistemático. El Auditor Interno, el Subauditor Interno y
los funcionarios en quienes éstos deleguen o confíen parte de la ejecución de
los procesos de planificación propios de la actividad de auditoría, deben
ejecutar un proceso sistemático para la planificación, el cual debe
documentarse apropiadamente. Dicho proceso, debe cubrir los ámbitos estratégico
y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los
riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios
relevantes.
Ficha articulo
Artículo 75.-Planificación
estratégica. La persona Auditora Interna definirá, pondrá en práctica y
liderará el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, el
cual culminará en la formulación de un documento formal que deberá ser del
conocimiento de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Aprendizaje, ello
de conformidad con la normativa legal y técnica.
El Auditor o Auditora
Interna debe establecer esa planificación estratégica congruente con su
universo fiscalizable actualizado, la valoración del riesgo y los objetivos de
la organización. La planificación de la actividad de auditoría en general
deberá estar muy vinculada a potenciar que la Institución maneje con eficiencia
y legalidad los fondos públicos, y que los sistemas de control interno
contribuyan a que ello ocurra dentro del marco jurídico y técnico que rige la
Institución, en absoluta congruencia con el objetivo del Sistema de Control y
Fiscalización Superiores. El trabajo que se realice en lo relativo a la
planificación estratégica deberá definirse a lo interno de la Auditoría
Interna, acorde con las disposiciones y normativa vigentes y con los
lineamientos que al efecto emita la Contraloría General.
Ficha articulo
Artículo 76.-Plan
Anual de Trabajo y establecimiento de necesidades de recursos. El Auditor o
Auditora Interna y el personal competente de la Auditoría Interna, según
proceda, deben formular un plan de trabajo anual basado en la planificación
estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el
período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El
plan debe considerar la dotación de recursos de la Auditoría Interna y ser
proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la
Institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos
competentes.
Ficha articulo
Artículo 77.-Formulación
presupuestaria. Es competencia de la Auditoría Interna elaborar su propio
proyecto de presupuesto anual, que se confeccionará de conformidad con el
ordenamiento jurídico aplicable y los mecanismos de coordinación establecidos
en el orden institucional para los procesos de formulación y control de la
ejecución presupuestaria. Será dado a conocer a la Junta Directiva previamente
a su incorporación al Presupuesto del INA para su aprobación.
Ante limitaciones de
recursos que afecten la cobertura y alcance de la actividad de auditoría
interna, el Auditor Interno debe presentar a la Junta Directiva del INA un
estudio técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado.
Ficha articulo
Artículo 78.-Comunicación
del Plan Anual de Trabajo. El Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna
del INA así como el requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se
debe dar a conocer a la Junta Directiva del INA, por parte del Auditor Interno.
Asimismo, se deben valorar las observaciones y solicitudes que, sobre los
contenidos de ese plan, plantee esa autoridad en su condición de responsable
principal por el sistema de control interno institucional.
Las modificaciones al
plan de trabajo anual que se requieran durante su ejecución, deben comunicarse
oportunamente a la Junta Directiva del Instituto Nacional de Aprendizaje y a la
Contraloría General de la República.
Ficha articulo
Artículo 79.-Control
de ejecución del Plan Anual de Trabajo. La persona Auditora Interna,
Subauditora Interna y el personal designado, deben ejercer un control continuo
de la ejecución del plan de trabajo anual, en procura de la debida medición de
resultados, la detección oportuna de eventuales desviaciones y la adopción de
las medidas correctivas pertinentes.
Ficha articulo
Artículo 80.-Planificación
operativa o puntual. El Auditor o Auditora Interna y los demás funcionarios
y funcionarias de la Auditoría Interna, según corresponda por su competencia,
deben realizar una planificación puntual de cada servicio de auditoría, la cual
debe considerar, al menos, los objetivos e indicadores de desempeño de la
actividad por auditar, así como la evaluación del riesgo asociado.
Esta planificación
operativa debe ajustarse si es necesario, de conformidad con los resultados que
se vayan obteniendo durante la ejecución del servicio, y si se requiere brindar
un servicio adicional, debe valorarse la oportunidad en que éste ha de
prestarse, y realizar las acciones procedentes y pertinentes.
En lo pertinente,
debe observarse además la normativa aplicable para el tipo de auditoría que se
ejecuta y de acuerdo con los objetivos planteados, todo dentro del marco legal
y normativo que rige la actividad.
En el caso de los
servicios preventivos, la planificación puntual se debe realizar en lo que
resulte procedente.
Ficha articulo
SECCIÓN II
Organización del
trabajo de Auditoría
Artículo 81.-Políticas y Procedimientos de trabajo.
El Auditor o Auditora Interna debe establecer y velar por la aplicación de la
normativa interna, fundamentalmente políticas, procedimientos e instructivos,
para guiar la actividad de la Auditoría Interna en la prestación de los
diferentes servicios.
Dicha normativa
interna debe garantizar el cumplimiento del bloque de legalidad en el ejercicio
de la auditoría y ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de
la auditoría interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los
funcionarios de la auditoría interna.
Ficha articulo
Artículo 82.-Delegación
de funciones. El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus
funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establecen los
artículos 89 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 83.-Cumplimiento
de normas sobre atributos personales. El Auditor Interno y el Subauditor
Interno deberán cumplir las normas sobre atributos dictadas en el Manual para
el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, especialmente la
referida a que los trabajos de Auditoría deben realizarse con pericia y debido
cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con independencia
funcional y de criterio, debiendo vigilar que el personal que participa en el
proceso de auditoría en el sector público tenga la formación, conocimientos,
destrezas, experiencia, credenciales, aptitudes y otras cualidades y
competencias propias del tipo específico de auditoría a realizar que lo faculten
para el ejercicio de sus funciones.
Ficha articulo
SECCIÓN III
Funciones de
dirección
Artículo 84.-Dirección superior de la Auditoría
Interna. Corresponderá al Auditor o Auditora Interna la dirección superior
y administración de la Auditoría Interna. Entre las funciones principales se
definen las siguientes:
. Definir, establecer y mantener actualizadas
las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna
para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los
procesos de la estructura de la Auditoría.
. Definir, establecer y mantener actualizadas
las políticas, procedimientos, y prácticas de administración, acceso y custodia
de la documentación de la Auditoría Interna, en especial la información
relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6º
de la Ley General de Control Interno y el 8º de la Ley Contra la Corrupción y
el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
. Mantener actualizado el Reglamento de
Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplir y hacer cumplir
el Reglamento.
. Presentar ante la Junta Directiva del
Instituto el plan anual de trabajo de conformidad con los lineamientos emitidos
por la Contraloría General, previa consulta a ese Órgano Colegiado sobre algún
o algunos estudios que podrían incorporarse en el Plan, lo que sería valorado
por el Auditor Interno, y proponer al jerarca oportuna y debidamente
justificados, los requerimientos de plazas, recursos para llevar adelante su
plan, incluidas las necesidades administrativas de la Unidad.
. Responder por su gestión ante la Junta
Directiva del Instituto Nacional de Aprendizaje y presentar al menos el informe
de labores previsto en la Ley General de Control Interno.
. Establecer un programa de aseguramiento de la
calidad para la Auditoría Interna, de conformidad con la normativa vigente.
. Vigilar y tomar las decisiones que
correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan, en el
ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente,
así como con las políticas, procedimientos, prácticas y las disposiciones
administrativas aplicables en el ámbito de la Auditoría y de la Institución.
. Establecer los mecanismos de coordinación
necesarios para que el responsable del control del presupuesto institucional
mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría
Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la
ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para esa Unidad.
Ficha articulo
Artículo 85.-Funciones que competen al Subauditor
Interno. Al Subauditor Interno le corresponderá apoyar al Auditor Interno
en el descargo de sus funciones y lo sustituirá en sus ausencias temporales, y
deberá responder ante él por su gestión.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
Regulaciones
administrativas generales
Artículo 86.-Principios rectores para los
funcionarios de la Auditoría en el cumplimiento de su deber. Los principios
rectores de la actuación de los funcionarios de la Auditoría Interna del
Instituto Nacional de Aprendizaje, se encuentran plasmados en el capítulo
referente a la independencia y objetividad en el presente Reglamento y en el
Código de Ética de la Auditoría Interna del INA.
Ficha articulo
Artículo 87.-Administración
del recurso humano de la Auditoría. La persona Auditora Interna actuará
como jefe de personal de su Unidad y en esa condición ejercerá las funciones
que son propias en la administración de personal, tales como: remociones,
sanciones, promociones, permutas, traslados, concesión de licencias, definición
y aplicación de los mecanismos de incentivos y establecimiento de indicadores
de desempeño, todo de acuerdo con el marco jurídico que rige para el INA. Los
nombramientos se realizarán conforme con la selección efectuada por el Auditor
Interno, y otros movimientos de personal con su anuencia. En el manejo de los
recursos humanos multidisciplinarios, deberá procurar la mejor integración y
coordinación de los funcionarios a su cargo, según la normativa jurídica y
técnica aplicable, especialmente lo regulado en los artículos 24 y 28 de la Ley
General de Control Interno.
Ficha articulo
Artículo 88.-Políticas
de recursos humanos e incentivos. Le corresponderá al Auditor o Auditora
Interna, de conformidad con la normativa y las políticas institucionales
aplicables, participar en la definición y aplicación de los mecanismos de
incentivos institucionales en lo correspondiente a su personal; establecer
indicadores de desempeño que estimulen la excelencia en la aplicación de
normas, metodologías, procedimientos y generación de productos y servicios por
parte de sus colaboradores; evaluar el desempeño de su personal y tomar las
medidas de mejora correspondientes.
Ficha articulo
Artículo 89.-Regulaciones
administrativas que competen al Auditor Interno para la selección del personal
de Auditoría. La persona Auditora Interna seleccionará al personal de
acuerdo con lo establecido en los perfiles definidos para los distintos niveles
de competencia. La Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje
contará con personal de nivel profesional y asistente necesario. La definición
de los perfiles requeridos por el personal de Auditoría será responsabilidad
del Auditor Interno, quien deberá contemplar en tal definición los niveles de
conocimiento, experiencia y competencias exigibles a las disciplinas y especialidades
atinentes a la labor de auditoría, tomando en consideración las disposiciones
legales aplicables y los lineamientos y directrices o criterios que al efecto
haya emitido o emita la Contraloría General.
Ficha articulo
Artículo 90.-Elaboración
y ejecución del plan de capacitación del personal de la Auditoría Interna.
El Auditor o Auditora Interna debe elaborar y mantener en ejecución un plan
anual de capacitación el cual deberá ser del conocimiento de la Junta
Directiva. Para su elaboración serán consideradas las necesidades reales y los
perfiles definidos por la Auditoría Interna. Los beneficios se concederán por
el Auditor Interno o Subauditor Interno en el ejercicio de sus competencias,
bajo criterios de racionalidad en dicha concesión, igualdad de trato, y en los
aspectos no regulados, lo pertinente de acuerdo con lo estipulado en el
Reglamento del Sistema de Capacitación para servidores del Instituto Nacional
de Aprendizaje. Una vez aprobado el beneficio por el Auditor Interno o
Subauditor se plantea la solicitud de confección de cheque en forma directa al
Proceso de Tesorería.
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Artículo 91.-Relaciones
con otras dependencias del INA para los asuntos administrativos. Para los
trámites que realice la Auditoría Interna, a efecto de gestionar sus recursos
humanos, financieros, materiales, tecnológicos o de otra índole, deberá
cumplirse con los procedimientos y las autorizaciones previas que establezca la
reglamentación interna del INA. Para la gestión de los recursos humanos, una
vez autorizada la asignación de recursos, la Unidad de Recursos Humanos
realizará los trámites respectivos; en cuanto a los trámites de compra,
corresponderá al Proceso de Adquisiciones, y en lo relativo a la ejecución
presupuestaria, los trámites corresponden a la Unidad de Recursos Financieros.
Tal como se dispone en el ordenamiento jurídico, en todos los casos, se
informará por escrito si existe algún inconveniente en el trámite digno de
mención en cuanto a la oportunidad en la ejecución de los diferentes pasos o
etapas del trámite, de manera que la Auditoría Interna pueda tomar las
decisiones del caso y atender adecuadamente lo requerido para lograr agilidad y
eficacia.
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Artículo 92.-Plazas
vacantes. Las vacantes que, por cualquier razón, tengan lugar en los
puestos de la Auditoría Interna, deberán ser objeto de una gestión en un plazo
de tres meses, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley General de Control
Interno.
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Artículo 93.-Incorporación
de personal especializado. El Auditor o Auditora Interna debe gestionar
-cuando se requiera- la incorporación de profesionales y técnicos de diferentes
disciplinas, funcionarios o no del Instituto Nacional de Aprendizaje, para que
lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice
la Unidad a su cargo.
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Artículo 94.-Otras
regulaciones administrativas. En cuanto a las regulaciones administrativas
aplicables al personal de la Auditoría Interna deberá atenderse lo dispuesto en
los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno, con las
justificaciones pertinentes.
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CAPÍTULO XI
De las sanciones y
responsabilidades
Artículo 95.-Causales de responsabilidad
administrativa del Auditor y del Subauditor Internos y de los demás
funcionarios de la Auditoría Interna. Incurrirán en responsabilidad
administrativa el Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás
funcionarios de la Auditoría Interna cuando, por dolo o culpa grave, incumplan
sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen
de prohibiciones referido en la Ley General de Control Interno Nº 8292; todo
sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y
penalmente.
Además, se aplicarán
las contempladas en el Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto Nacional
de Aprendizaje.
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Artículo 96.-Causales
de responsabilidad administrativa de los funcionarios del INA en su relación
con la Auditoría Interna. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 39 de
la Ley General de Control Interno, incurrirá en responsabilidad administrativa
y civil, el funcionario o funcionaria del Instituto Nacional de Aprendizaje,
sea, el jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos,
cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las
potestades del Auditor, el Subauditor y los demás funcionarios y funcionarias
de la Auditoría Interna, establecidas en dicha Ley. Cuando se trate de actos u
omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus
integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo.
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Artículo 97.-Sanciones.
Las faltas comprobadas a las disposiciones derivadas de la relación laboral
existente entre los funcionarios de la Auditoría Interna con el Instituto
Nacional de Aprendizaje serán sancionadas conforme lo establecido en el
Reglamento Autónomo de Servicios del INA.
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Artículo 98.-Sanciones
administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna. Según la
gravedad de las faltas, al personal de la Auditoría Interna se le aplicará lo
establecido en el artículo 41 de la Ley General de Control Interno, previo
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables al
régimen laboral del Instituto Nacional de Aprendizaje. Serán sancionadas así:
a. Amonestación escrita.
b. Amonestación escrita comunicada al colegio
profesional respectivo, cuando corresponda.
c. Suspensión, sin goce de salario, de ocho a
quince días hábiles.
d. Separación del cargo sin responsabilidad
patronal.
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CAPÍTULO XII
De las disposiciones
finales
Artículo 99.-Plazo para atender solicitudes de
información de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna señalará a la
Administración, en cada caso y atendiendo a principios de la lógica,
razonabilidad y oportunidad, el plazo en el cual debe suministrarse lo
solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando además, el grado
de complejidad y la urgencia que representa la información requerida.
Cuando la solicitud
no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, previa comprobación de los
motivos que concurren, el responsable deberá comunicarlo así a la Auditoría Interna
dentro de los tres primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición, a
fin de que ésta determine si procede su ampliación o prórroga del plazo
establecido.
En caso de
incumplimiento, se aplicará lo dispuesto en el capítulo de sanciones y responsabilidades,
salvo situaciones documentadas y justificadas, o de imposibilidad material
debidamente comprobadas por la Auditoría Interna, caso fortuito o fuerza mayor
debidamente acreditada.
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Artículo 100.-Derogatoria
del reglamento anterior. El presente Reglamento, aprobado por la Junta
Directiva del Instituto Nacional de Aprendizaje mediante acuerdo Nº
022-2011-JD, tomado en la sesión Nº 4472 del 14 de febrero del 2011, deroga el
Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría, publicado en La Gaceta
Nº 102 del 24 de agosto del 2007.
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Artículo 101.-Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y
divulgado internamente para su debida aplicación.
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Fecha de generación: 25/2/2024 09:15:13
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