Artículo 2º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se tienen las siguientes definiciones:

a) Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige el fondo fijo de caja chica y el fondo fijo de boletería. Es la revisión por parte de la Subdirección Administrativa o quien esta designe del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo o de la Auditoría Interna del Ministerio de Cultura y Juventud, de los procedimientos utilizados por los funcionarios responsables de administrar el fondo fijo de caja chica y el fondo fijo de boletería, para verificar el correcto resguardo de los fondos públicos de conformidad con la normativa vigente sobre la materia.

b) Dirección: Dirección General del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo.

c) Fondo fijo de boletería: Fondo fijo en efectivo que se establece en la boletería de la sala 1 de la Institución, únicamente para dar el cambio en la venta de tiquetes al público que nos visitan en las diferentes exhibiciones en las salas del Museo.

e) Fondo fijo de caja chica: Anticipos de recursos que conceden los responsables de dicho fondo, con base en autorización de la Tesorería Nacional, para realizar gastos menores atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas y subpartidas presupuestarias autorizadas para ello, y de conformidad con el criterio justificado del Director y/o Subdirector del Museo.

f)  Gastos menores: Aquellos que no excedan el monto máximo fijado por la Tesorería Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentran en las bodegas de la Proveeduría Institucional, ya sea porque no se han llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas. Se incluyen en esta definición los viáticos, al interior del país.

g) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante comprobación de los documentos originales que sustenta las adquisiciones de bienes o servicios recibidos.

h) Responsable del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería: Funcionario del Museo formalmente acreditado, responsable de administrar el dinero puesto en custodia como fondo fijo de caja chica o fondo fijo de boletería. En el presente Reglamento también será denominado como encargado del fondo.

j)  Museo: Museo de Arte y Diseño contemporáneo.

k) Vale de caja chica: Comprobante que autoriza la entrega de dinero en efectivo, por parte del encargado del fondo fijo de caja chica, a un funcionario del Museo autorizado para tal efecto, de conformidad con el presente Reglamento.

Artículo 3º-Normativa aplicable. La operación del fondo fijo de caja chica o al fondo fijo de boletería, deberá supeditarse a las normas contenidas en el presente Reglamento, en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, - Ley Nº 8131 del 4 de setiembre del 2001 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 30058-H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001, la Ley de Contratación Administrativa - Ley Nº 7494 del 24 de abril de 1995 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 33411 del 27 de setiembre del 2006, la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización - Resolución del Despacho del Contralor General de las 08:00 horas del 27 de mayo del 2001, el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única del Estado - Decreto Ejecutivo Nº 33950-H del 26 de julio del 2007, el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República - Resolución R-CO-1-2007 de las 15:00 horas del 22 de enero del 2007, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas - Decreto Ejecutivo Nº 32874-H del 31 de enero del 2006, los lineamientos emitidos por la Tesorería Nacional y cualquier otra norma que regule la administración de los fondos públicos por parte de las instituciones del Estado.

CAPÍTULO II

Sobre el fondo fijo de caja chica

y el fondo fijo de boletería

Artículo 4º-Naturaleza. La ejecución del gasto por medio de caja chica, es un procedimiento de excepción, y por lo tanto está limitado a la atención de gastos menores indispensables y urgentes, según el criterio justificado de la Dirección y/o Subdirección del Museo.

Artículo 5º-Destino. El fondo fijo de caja chica deberá ser usado única y exclusivamente para el gasto en las partidas de materiales y suministros, y servicios no personales, indispensables y urgentes que justifican el pago fuera de los trámites ordinarios de contratación establecidos y el fondo fijo de boletería será utilizado únicamente para dar cambio a los visitantes en las diversas exposiciones que se tiene programadas en el Museo.

Artículo 6º-Modificaciones. Cualquier aumento, disminución, liquidación, creación o modificación temporal del fondo fijo de caja chica y/o fondo fijo de boletería deben ser autorizados por la Junta Administrativa del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo y debe ser fundamentado en un estudio debidamente motivado de las necesidades y estimación de los gastos a sufragar, por parte del Responsable de cada fondo y debidamente analizado y refrendado por la Subdirección Administrativa, de conformidad con las disposiciones del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas - Decreto Ejecutivo Nº 32874-H del 10 de noviembre del 2005.

Previo a tomar el acuerdo definitivo y publicar la respectiva modificación, la Junta Directiva deberá solicitar el visto bueno de la Tesorería Nacional, siguiendo lo dispuesto por el artículo 14 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas - Decreto Ejecutivo Nº 32874-H del 10 de noviembre del 2005.

Artículo 7º-Fondo fijo de caja chica. Se establecerá un fondo fijo de caja chica, bajo la responsabilidad de la siguiente persona:

a) Se le asignará a un funcionario del Museo que determine la Dirección y/o Subdirección.

Artículo 8º-Fondos fijos de boletería. Se establecerá un fondo fijo de boletería, bajo la responsabilidad de la siguiente persona:

a) Se le asignará a un funcionario del Museo que determine la Dirección y/o Subdirección.

Artículo 9º-Prohibición. Bajo ninguna circunstancia podrá encomendarse la administración temporal o permanente de un fondo fijo de caja chica o de un fondo fijo de boletería a una persona que no sea funcionario público del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo.

Artículo 10.-Contenido presupuestario. Todas las compras o pagos que se realicen por medio del fondo fijo de caja chica deberán contar con el debido contenido presupuestario, de acuerdo con las partidas autorizadas por la Tesorería Nacional en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por fondo fijo de caja chica.

CAPÍTULO III

Funcionamiento del fondo fijo de caja chica

y del fondo fijo de boletería

Artículo 11.-Justificación. La solicitud para la creación o modificación del monto del fondo fijo de caja chica deberá estar sustentada en un estudio de necesidades y una estimación de los gastos a sufragar por medio dicho fondo.

Para la creación del fondo fijo de boletería, se deberá tomar en cuenta la cantidad de dinero que maneja la boletería del Museo, como parte de la venta de las entradas al público que visita las exposiciones de programa la institución.

Artículo 12.-Manual institucional de operación. Es responsabilidad de la Dirección y/o Subdirección, contar con un manual de operación actualizado, en el cual se detallen de forma clara y precisa las rutinas de trabajo relacionadas con la operación del fondo fijo de caja chica y del fondo fijo de boletería, y los responsables de ejecutarlas.

Artículo 13.-Condiciones de custodia. La administración del Museo proporcionará a los responsables del fondo fijo de caja chica y del fondo fijo de boletería, los recursos materiales y el espacio físico necesario para garantizar la seguridad y custodia apropiada de los valores de los cuales son depositarios, tanto durante la jornada laboral como fuera de ella.

Artículo 14.-Requisitos. La compra de bienes y servicios por medio del fondo fijo de caja chica, se tramitará solamente cuando se cumplan las siguientes condiciones:

a) Que no haya existencia del bien que se solicita.

b) Que ningún funcionario del Museo, según sus funciones, esté en posibilidad de prestar el servicio que se necesite.

c) Que en virtud de la baja cuantía se justifique la adquisición del bien o servicio por medio del fondo fijo de caja chica.

d) Que además de su baja cuantía, el bien o servicio sea indispensable y urgente, según lo dispuesto por el artículo del presente Reglamento, por lo que se justifica su contratación o adquisición sin seguir los trámites ordinarios establecidos en la Ley de Contratación Administrativa - Ley Nº 7494 del 24 de abril de 1995 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 33411 del 27 de setiembre del 2006.

e) Que exista suficiente contenido presupuestario en la partida del servicio requerido, para poder realizar la contratación.

f)  Que la selección de bienes o servicios beneficien en precio y calidad a la Institución.

Artículo 15.-Componentes. El fondo fijo de caja chica establecido al amparo de este Reglamento, operará por medio del sistema de fondo fijo, que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada representada por uno o varios de los siguientes conceptos:

a) Efectivo.

b) Comprobantes de dinero en tránsito, vales de caja chica.

c) Liquidaciones.

d) Facturas Originales.

El monto total asignado deberá ser igual a la sumatoria del efectivo en caja, los vales de caja chica, las facturas y los comprobantes que son soporte de los pagos efectuados.

Artículo 16.-Liquidación mensual. El fondo fijo de caja chica de cada mes deberá liquidarse durante los primeros cinco días del mes siguiente. Lo anterior se hará todos los meses, aunque no se haya gastado el 70% del monto total asignado.

Artículo 17.-Liquidación anual. En el mes de diciembre de cada año, se deberán liquidar todos los adelantos y documentos soportes pendientes del fondo para ese año de tal manera que para el siguiente año no podrán aceptarse adelantos o erogaciones con fecha del año finalizado. El fondo liquidado se entregará nuevamente al custodio en los primeros días del mes de enero. Copia de esta liquidación deberá mantenerse en custodia en todo momento por parte de los responsables de los fondos.

El fondo fijo de boletería se liquidará una vez al año, durante la última semana hábil de trabajo del mes de diciembre, de forma tal que ese dinero no quede pendiente de contabilizar para el ejercicio económico del año siguiente.

Durante los tiempos de montaje donde el museo permanece cerrado el fondo fijo de boletería será custodiado por el contador del museo previo arqueo realizado.

Artículo 18.-Determinación del monto. El monto del Fondo Fijo de Caja Chica y del Fondo Fijo de Boletería para el Museo será el que apruebe la Junta Administrativa, previo visto bueno de la Tesorería Nacional. El Fondo Fijo podrá subdividirse en cajas auxiliares, las cuales operarán como fondos fijos si las necesidades de trabajo así lo requieran. La creación de las cajas auxiliares será definida en atención con las necesidades de la Institución y deberá contar con la autorización de la Junta Administrativa del Museo y la Tesorería Nacional.

Artículo 19.-Modificaciones a los montos. Para modificar los montos establecidos en el artículo anterior, la Junta Administrativa deberá contar con un estudio fundamentado de las necesidades institucionales que justifican el cambio. Previo a emitir el acuerdo definitivo que modifique dichos montos, deberá contar con el visto bueno de la Tesorería Nacional.

Artículo 20.-Erogaciones de excepción. Se podrán autorizar erogaciones a través del fondo fijo de caja chica, por un monto que supere el límite del 15% del monto total asignado, únicamente bajo autorización previa de la Dirección y/o Subdirección del Museo, debidamente justificado como un gasto indispensable y urgente, de conformidad con el artículo 2º del presente Reglamento y se deberá de informar a la Junta Administrativa para su conocimiento. Esta potestad deberá emplearse de forma restrictiva y no podrá ser usada como un mecanismo para evadir los procedimientos ordinarios de contratación establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, so pena de responsabilidad administrativa.

Artículo 21.-Procedimiento. Toda compra de bienes y servicios con el fondo fijo de caja chica requiere para su trámite del formulario de "Solicitud de Compra por Caja Chica" autorizado por el Jefe del Departamento o Programa que solicita el servicio, el cual es responsable de verificar que no haya existencia del material que se pretende adquirir por este procedimiento. La "Solicitud de Compra por Caja Chica" deberá ser firmada también por el responsable del fondo, el funcionario que recibe el adelanto, y el Director y/o Subdirector del Museo.

Es obligación del responsable del fondo, verificar que exista contenido presupuestario en la partida del servicio que es requerido.

Artículo 22.-Vale de caja chica. El vale o las solicitudes de adelantos de dinero para efectuar compras de caja chica, se tramitarán con el formulario "Vale Provisional de Caja Chica" que será pre numerado consecutivamente por parte del Museo. Esta numeración garantizará el efectivo control consecutivo de los vales utilizados.

En este vale se consignará la fecha, el monto, los artículos o servicios que se comprarán, el nombre de la persona que realizará la compra, así como la firma de autorización de la persona encargada de supervisar el fondo fijo de caja chica. Este formulario será requisito, a la hora de solicitar el reintegro a la Subdirección del Museo.

Este formulario se debe presentar correctamente confeccionado, sin borrones, tachaduras u otras alteraciones que pongan en duda la veracidad de los datos consignados.

Artículo 23.-Liquidación. La liquidación de los adelantos por compras con el fondo fijo de caja chica deberá producirse a más tardar el tercer día hábil siguiente al retiro de la "Solicitud de Compra por Caja Chica". El responsable del fondo deberá verificar que el bien o servicio se recibió satisfactoriamente para la Administración.

En caso que se liquide en fecha posterior a la autorizada el custodio del fondo y/o el responsable de su supervisión o quién corresponda, comunicará el asunto a su superior jerárquico para que, conforme se indica en el artículo 56 del presente Reglamento, se inicie el procedimiento disciplinario que corresponda.

Artículo 24.-Viáticos al interior del país. Únicamente en casos especiales y de suma urgencia se autorizarán gastos por concepto de viáticos con el fondo fijo de caja chica. Los adelantos y liquidaciones por concepto de viáticos al interior del país, que eventualmente se cancelen con dinero del fondo fijo de caja chica, se regirán por lo dispuesto en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y se utilizarán los formularios respectivos. En caso de incumplimiento de lo establecido por dicho Reglamento, se procederá con el procedimiento disciplinario que corresponda. Los adelantos deberán solicitarse, a más tardar, el día inmediato anterior a la gira.

Artículo 25.-Requisitos de las erogaciones que se realizan a través del fondo fijo de caja chica. Para realizar compras o hacer uso de viáticos al interior del país, por el fondo fijo de caja chica, se deberán observar los requisitos establecidos en el artículo 21 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas - Decreto Ejecutivo Nº 32874-H del 10 de noviembre del 2005, emitido por el Ministerio de Hacienda.

Artículo 26.-Requisitos de los documentos que respaldan las adquisiciones de caja chica. Todos los gastos hechos con dinero del fondo fijo de caja chica deben estar respaldados por los documentos autorizados para compras por caja chica, por una factura comercial debidamente emitida a nombre del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo.

Las facturas deberán cumplir los siguientes requisitos:

a) Estar confeccionada en original a nombre del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo.

b) Indicar los bienes o servicios adquiridos, sus precios unitarios y totales.

c) Tener el sello cancelado, firma y número de cédula jurídica de la casa comercial proveedora o de la persona física que suministra el bien o el servicio prestado.

d) No debe presentar borrones o tachaduras ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad. La cantidad indicada debe coincidir tanto en números como en letras.

e) Debe indicar el número de oficio mediante el cual la Dirección General de Tributación autoriza su emisión.

f)  Nombre, número de cédula y firma del funcionario que hace compra escrito en el reverso de la factura.

Los tiquetes de cajas registradoras que se emitan en sustitución de la factura, deberán cumplir con los requisitos de impresión establecidos para estos por la Dirección General de Tributación, y ser legibles.

Artículo 27.-Visto bueno. Como medio para verificar que el bien o servicio se recibió a satisfacción, el Jefe del Departamento solicitante del bien o servicio, anotará su nombre, firma, número de cédula y sello de oficina, en la parte posterior de la factura comercial o bien en el reverso de una copia de la "Solicitud de Compra por Caja Chica", si fuera necesario.

Artículo 28.-Facturas de períodos anteriores. Con el fondo fijo de caja chica, no se cancelarán facturas y/o comprobantes con fechas que no correspondan al período presupuestario en ejecución.

Artículo 29.-Prohibición de girar un nuevo adelanto. No se podrá autorizar el trámite de un anticipo de dinero por el fondo fijo de caja chica, al funcionario que tenga pendiente una liquidación de un anticipo anterior, hasta tanto no lo haya liquidado.

CAPÍTULO IV

Deberes y responsabilidades del encargado del fondo

Artículo 30.-Funcionario responsable. El responsable del fondo fijo de caja chica y del fondo fijo de boletería, que en lo sucesivo en este Reglamento se denominará como "El responsable", será la persona determinada en los artículos 7º y 8º del presente Reglamento.

Artículo 31.-Nombramiento. Corresponde a la Dirección y /o Subdirección, determinar los funcionarios designados como responsables directos de la custodia y operación de los fondos fijos de caja chica y de los fondos fijos de boletería. Esta designación deberá ser comunicada a la Junta Administrativa y a la Tesorería Nacional, para su conocimiento.

Artículo 32.-Requisitos. El responsable del fondo fijo de caja chica y/o del fondo fijo de boletería, debe cumplir los siguientes requisitos:

a) Ser funcionario regular del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo.

b) Ser designado formalmente por la Dirección y/o Subdirección del Museo.

c) Poseer reconocida solvencia moral.

d) Rendir la garantía correspondiente, de conformidad con el artículo 13 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos - Ley Nº 8131 del 4 de setiembre del 2001.

Artículo 33.-Funciones. Compete a los responsables de la administración de los fondos, el ejercicio de las siguientes funciones:

a) Desempeñar su trabajo con apego estricto a lo dispuesto por la normativa vigente que regula la materia, el presente Reglamento y el manual institucional de operaciones, que al efecto emita la administración del Museo.

b) Vigilar la correcta utilización del dinero asignado para el fondo respectivo.

c) Informar de forma inmediata a la Junta Administrativa del Museo, cualquier anomalía que suceda en la administración de los fondos asignados.

Los funcionarios que incumplan alguna de las obligaciones contenidas en este artículo, serán sancionados de conformidad con lo establecido por la Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y el artículo 56 del presente Reglamento.

Artículo 34.-Prohibiciones. Se prohíbe al responsable del fondo fijo de caja chica y/o del fondo fijo de boletería:

a) Mezclar dinero, documentos, cheques, valores particulares u otros documentos que no tengan relación alguna con el fondo.

b) Efectuar pagos de sueldos o salarios.

c) Cambiar cheques personales.

d) Cualquier cambio de valores o dinero a funcionarios del Museo y sus programas o particulares.

e) Utilizar estos fondos para usos personales o préstamos a terceros.

f)  Desacatar las disposiciones establecidas en este Reglamento y demás normativa regulatoria aplicable.

g) Utilizar el fondo para hacer adquisiciones evadiendo los procedimientos de contratación ordinarios, por falta de planificación institucional.

Los funcionarios que realicen alguna de las conductas prohibidas en este artículo, serán sancionados de conformidad con lo establecido por la Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y el artículo 56 del presente Reglamento.

Artículo 35.-Conductas anómalas. Por medio de un procedimiento administrativo realizado de conformidad con lo establecido por la Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y el artículo 56 del presente Reglamento, en el cual se garantizará el ejercicio adecuado del debido proceso, se sancionará al funcionario que cometa alguna de las siguientes anomalías:

a) Liquidar extemporáneamente los adelantos.

b) No cubrir los faltantes detectados en el cierre diario, en el tiempo establecido en el presente Reglamento.

c) No reportar en el momento oportuno a las instancias establecidas, eventuales anomalías o hechos delictivos cometidos en perjuicio del fondo fijo de caja chica o el fondo fijo de boletería.

Artículo 36.-Prohibición de exceder el límite de gasto. Queda absolutamente prohibido a los responsables del fondo fijo de caja chica, sobrepasar el monto límite de gasto autorizado o realizar el fraccionamiento de compras para evadir los procedimientos ordinarios de contratación. El funcionario que incumpla lo dispuesto en este artículo, incurrirá en responsabilidad administrativa, según lo dispuesto por el artículo 56 del presente Reglamento.

Artículo 37.-Responsabilidad. Los funcionarios responsables del uso del fondo fijo de caja chica y el fondo fijo de boletería, responderán por los actos imputables por dolo, culpa o negligencia en el manejo de los fondos públicos encomendados y por el incumplimiento de las disposiciones de este Reglamento, con sanciones disciplinarias conforme a lo dispuesto por la Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, la Ley General de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos - Ley Nº 8131 del 4 de setiembre del 2001, el Estatuto de Servicio Civil - Leyes Nº 1581, 4565 y 6155 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 21 del 14 de diciembre de 1954, la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, lo establecido en el artículo 56 del presente Reglamento y cualquier otra norma atinente a la materia, sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que pudieran corresponder.

En caso de detectarse usos irregulares o indebidos con el fondo fijo de caja chica o con el fondo fijo de boletería o incumplimiento a la normativa aplicable, deberá comunicarse esta situación al superior jerárquico para que se realice la investigación respectiva y siguiendo el debido proceso se establezcan las responsabilidades administrativas, civiles o penales, de conformidad con los procedimientos que al efecto determina la Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, el Decreto Ejecutivo Nº 32874-H, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y lo establecido en el artículo 56 del presente Reglamento.

Artículo 38.-Ausencia temporal o permanente. En caso de vacaciones, permisos, enfermedad, traslado de puesto, renuncia u otra causa de ausencia temporal o permanente que separe al responsable del fondo de su cargo, la Dirección y/o Subdirección del Museo, nombrará al nuevo responsable y comunicará su decisión a la Junta Administrativa y a la Tesorería Nacional. El traspaso del fondo se realizará mediante un arqueo, que deberá ser efectuado por una persona independiente a su custodia y registro contable.

CAPÍTULO V

Reintegros al fondo fijo de caja chica

Artículo 39.-Reintegros al fondo fijo de caja Chica. El responsable de la custodia y operación del fondo fijo de caja chica será el encargado de tramitar los reintegros del mismo, con la aprobación de la Directora o Subdirector, según corresponda.

Adjunto a la "Solicitud de Reintegro" se presentarán los justificantes respectivos como son: Solicitud de Pedido, copia del Pedido de Compra y la Factura comercial o comprobante de caja. Entre los aspectos a verificar están: veracidad de los datos consignados en los mismos, la relación entre el monto de la factura y el límite del gasto, la liquidación del adelanto en tiempo, la disponibilidad presupuestaria y las autorizaciones correspondientes.

Los reembolsos a la cuenta del fondo fijo de caja chica se realizarán por cheque, una vez autorizados por la Subdirección del Museo.

En la "Solicitud de Reintegro" se deberán acompañar los justificantes respectivos, los cuales deben ser sellados con la leyenda "Pagado por cheque número __ de fecha ____." Los documentos en mención deberán permanecer a disposición de los entes fiscalizadores en el archivo del área de Contabilidad, según lo establece la Ley General de Archivos.

El fondo fijo de boletería, al ser un fondo usado para dar cambio en las exposiciones que se programan en el Museo, deberá estar siempre completo al momento de cerrar taquillas, liquidando al responsable del Fondo de caja Chica, de forma diaria, los dineros recaudados. Estos dineros serán depositados una vez por semana en la cuenta que para tal efecto tenga a disposición la Institución.

Artículo 40.-Cheque de reintegro. El cheque que se emita para reintegrar el fondo, debe girarse a nombre del responsable del mismo. Queda prohibida la emisión del cheque al portador o a caja.

Artículo 41.-Oportunidad para solicitar el reintegro. Los reintegros de los fondos fijos de caja chica, deberán tramitarse cuando se haya agotado el 70% del fondo autorizado. Aunque no se haya agotado el 70% supra citado, siempre deberá liquidarse mensualmente el fondo fijo de caja chica, según lo establecido en el artículo 16 del presente Reglamento.

Artículo 42.-Plazo de reintegro de facturas. No se podrán reintegrar facturas que tengan más de 10 días naturales de canceladas al cierre de cada mes.

CAPÍTULO VI

Supervisión y mecanismos de control

Artículo 43.-Funcionario responsable. El encargado de realizar la supervisión del fondo de caja chica será el Director y/o el Subdirector; Asimismo, es obligación del responsable de la contabilidad la verificación del fondo de la Boletería.

Artículo 44.-Obligaciones del Director y/o Subdirector. El Director y/o Subdirector del Museo debe:

a) Controlar, autorizar y solicitar la apertura de fondos, cuando éstos correspondan, al amparo de lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto Ejecutivo Nº 32874-H, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas.

b) Supervisar que se mantengan actualizado el registro de firmas autorizadas para operar los fondos.

c) Requerir del área de contabilidad, la realización de un arqueo, de previo a la designación de un nuevo encargado del fondo fijo de boletería.

d) Realizar un arqueo de previo a la designación de un nuevo encargado del fondo de caja chica.

Artículo 45.-Deber del responsable y supervisores. Sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que competen al Director y/o Subdirector del establecimiento, mejoramiento y supervisión de los controles de operación del fondo bajo su tutela, corresponde al responsable directo del fondo, operar y dar un uso correcto a ese dinero y cumplir con los controles establecidos. Esta labor deberá ejecutarla con probidad, integridad y transparencia.

Artículo 46.-Arqueos. Periódicamente y sin previo aviso, la Subdirección del Museo miembros de la Auditoría Interna del Ministerio de Cultura y Juventud, podrán efectuar arqueos periódicos con el propósito de verificar el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento y de comprobar el adecuado manejo del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería, de conformidad con las normas de control interno y las sanas prácticas de administración.

El funcionario que teniendo la obligación de realizar los arqueos, omita hacerlos o si al determinar anomalías en el manejo de los fondos, no ejecuta las acciones pertinentes, podrá ser acreedor de una sanción disciplinaria de conformidad con la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, Ley General de la Administración Pública - Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y el artículo 56 del presente Reglamento.

El responsable de la operación del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería, está en la obligación de disponer de un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos y de ofrecer todas las facilidades para que el encargado de realizar el arqueo, pueda hacer su trabajo sin obstáculos y fluidamente.

Artículo 47.-Derecho de verificación. Todo arqueo del fondo fijo de caja chica y/o del fondo fijo de boletería, se realizará en presencia de la persona responsable del fondo. Esta, tendrá el derecho a pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido.

Artículo 48.-Registro de arqueos. De todos los arqueos que se realicen, deberá constar evidencia escrita, en original y una copia. Los arqueos deberán ser firmados por el responsable del fondo fijo de caja chica o de boletería y por quien los realiza. El original será archivado como parte de los documentos de la contabilidad y una copia entregada a la persona responsable de dicho fondo.

Artículo 49.- ( Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento no aparece este artículo . No obstante, el sistema exige una numeración consecutiva por lo que se ha creado el mismo pero sin texto)

Artículo 50.-Auditoría. La Dirección del Museo deberá solicitar a la Auditoría Interna del Ministerio de Cultura y Juventud, incluir en su programa de trabajo, la realización de una auditoria anual al fondo fijo de caja chica y fondo fijo de boletería que se administran, con el fin de evaluar la suficiencia y efectividad de su operación y del sistema de control implantado.

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Artículo 51.-Establecimiento de mecanismos de control. Corresponderá al responsable del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería, establecer, evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización (M-1-2002-CO-DDI), en este Reglamento y en la normativa que emita la Tesorería Nacional.

Artículo 52.-Faltantes o sobrantes de los fondos. Cuando se registre un sobrante de dinero será depositado en forma inmediata, en el Fondo General de Gobierno, según el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional. De registrarse un faltante, deberá ser asumido y cancelado inmediatamente por el funcionario responsable de custodia del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería, ello sin perjuicio de las medidas disciplinarias que se pudieran derivar en estos casos, de conformidad con el artículo 56 del presente Reglamento.

Artículo 53.-Acciones correctivas. De presumirse la mediación de eventos que constituyan delitos penales en perjuicio del fondo fijo de caja chica o del fondo fijo de boletería, la Dirección, Subdirección, los responsables de los fondos o quienes realicen las investigaciones o arqueos sobre los mismos, deberán realizar las acciones correspondientes para que se tomen las medidas correctivas del caso, y de ser necesario plantear la denuncia al Ministerio Público en caso de no haber una solución inmediata al problema detectado.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

Artículo 54.-Erogaciones no autorizadas. Las erogaciones que realice cualquier funcionario del Museo con su peculio personal, para cancelar bienes y servicios que no sigan los procedimientos estipulados en este Reglamento, o que no cuenten con disponible presupuestario, serán de su responsabilidad exclusiva. La Institución no está en la obligación de reconocer dichos gastos.

Artículo 55.-Normativa supletoria. Los casos no previstos en este Reglamento se resolverán de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos - Ley Nº 8131 del 4 de setiembre del 2001 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 30058-H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001, la Ley de Contratación Administrativa - Ley Nº 7494 del 24 de abril de 1995 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 33411 del 27 de setiembre del 2006, la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización - Resolución del Despacho del Contralor General de las 8 horas del 27 de mayo del 2001, el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única del Estado - Decreto Ejecutivo Nº 33950-H del 26 de julio del 2007, el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República - Resolución R-CO-1-2007 de las 15:00 horas del 22 de enero del 2007, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas - Decreto Ejecutivo Nº 32874-H del 10 de noviembre del 2005, los lineamientos emitidos por la Tesorería Nacional y cualquier otra norma que regule la administración de los fondos públicos por parte de las instituciones del Estado.

Artículo 56.-Régimen disciplinario. Por el incumplimiento de las obligaciones y deberes establecidos en el presente Reglamento se aplicará el régimen disciplinario y sancionatorio establecido en el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Cultura y Juventud - Decreto Ejecutivo Nº 33270 del 2 de junio del 2006, artículo 14 incisos 1), 4), 11), 14), 20), 30), 31), 33), 34), artículo 15 incisos 1), 3), 4), 6), 7), 10), artículo 17 incisos 33), 34), 38), 39), 44), 47), 48), 49), 50), 54), 55), 59), 60) y artículos 18, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125 y 126.

Se aplicará también lo dispuesto por la Ley General de Control Interno - Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, artículos 8º, 9º, 10, 39, 41, 42 y 43, así como lo dispuesto por el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos de la Contraloría General de la República - Resolución R-CO-1-2007 de las 15:00 horas del 22 de enero del 2007, y la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, - Ley Nº 8131 del 4 de setiembre de 2001 y su Reglamento - Decreto Ejecutivo Nº 30058-H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que se deriven de las conductas anómalas cometidas por los funcionarios involucrados.

Artículo 57.-Modificaciones. Este Reglamento podrá ser modificado únicamente por acuerdo firme de la Junta Administrativa del Museo de Arte y Diseño Contemporáneo y deberá ser previamente avalado por la Tesorería Nacional.

Artículo 58.-Derogatorias. Este Reglamento deroga cualquier disposición normativa de anterior promulgación, de igual o inferior rango que se le oponga.