Texto Completo acta: DA931
INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS
DEL PACÍFICO
Que la Junta Directiva de esta Institución mediante
acuerdo Nº 1 tomado en la sesión Nº 3703, celebrada el día 28 de abril del año
en curso acordó aprobar el Reglamento del Archivo Central de INCOP que se leerá
como sigue:
REGLAMENTO DE ARCHIVO CENTRAL INSTITUCIONAL
DEL INSTITUTO COSTARRICENSE
DE PUERTOS DEL PACÍFICO
INTRODUCCIÓN
La adecuada gestión documental de una Institución, es
determinante para la conservación de la memoria documental institucional en la
cual nos encontramos laborando; máxime cuando se trata de una entidad del
Sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio
cumplimiento que rige la actividad archivística desde producción del documento
hasta su destinación final.
La gestión archivística
se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente.
Objetivo. Contar con los
procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna el sistema de archivo institucional a fin de atender de
una manera eficiente y eficaz los requerimientos de información solicitados por
los usuarios, considerando las disposiciones emanadas en la Ley Nº 7202 del
Sistema Nacional de Archivos.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-El
Archivo Central es una dependencia de la Gerencia General del Instituto
Costarricense de Puertos del Pacífico, el cual se regirá por las presentes
disposiciones reglamentarias y las que establece en materia de archivo la Ley
Nº 7202 "Ley del Sistema Nacional de Archivos" y su Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 2º-Para
efecto del presente reglamento se entiende por:
1)Archivos de
Gestión: Son todos aquellos documentos producidos por las diferentes unidades
administrativas de la Institución, que deben permanecer cerca de las oficinas
por un plazo máximo de cinco años de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de
Plazos de Conservación documental.
2)Archivos
Centrales: Son aquellos que conforman el Sistema Nacional de Archivos y su
responsabilidad es reunir todos los documentos producidos por los Archivos de
Gestión de la Institución
3)Archivos
Históricos o Finales: Son aquellos que mantienen custodiados documentos que
tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural.
De previo deben contar con la autorización de la Dirección General de Archivos.
4)Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano interno encargado
de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos.
Si no existieran Tablas de Plazos aprobadas, éste solicitará a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos las valoraciones de
aprobación, tanto de los documentos a eliminar, como Tablas de Plazos aprobadas
previamente por el Comité Institucional. Aquellas otras que le atañen con
relación a la gestión archivística institucional.
5)Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano que se encarga de
dictaminar las normas sobre la selección y eliminación de documentos,
conservación de aquellos que tengan valor científico-cultural, la aprobación de
las Tablas de Plazos de Conservación que presenten las diferentes instituciones
y aquellas otras funciones que le asignen las leyes y reglamentos.
6)Dirección
General del Archivo Nacional: Es la entidad de servicio público que funciona
como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. Vela
por el cabal cumplimiento de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos y
su Reglamento y por la óptima organización, conservación y facilitación de los
Archivos Públicos, Privados y Particulares de Costa Rica. Asimismo garantiza y
salvaguarda el Patrimonio Documental de la Nación.
7)INCOP:
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
8)Tabla de
Plazos de Conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos
documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se
anotan todas sus características y se fija el valor administrativo - legal, que
debe estar avalada por el comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos.
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
De
la definición y funcionabilidad
Artículo 3º-Se
denomina Archivo Central a la Unidad que tiene a su cargo reunir en el
repositorio respectivo, el conjunto de documentos recibidos y producidos por el
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico en el ejercicio de sus
funciones, conservando éstos debidamente organizados para su utilización en la
gestión administrativa, la información a los ciudadanos u otro tipo de
investigación requerida.
Ficha articulo
Artículo
4º-Funcionará bajo la administración y coordinación preferiblemente, de un
archivista graduado de un Centro de Educación Superior, un Profesional en
Administración de Empresas o Negocios con conocimientos en el Área
Archivística, o un funcionario del mismo nivel académico debidamente
capacitado, quien dependerá directamente de la Gerencia General, el cual podrá
delegar su funcionamiento, control, supervisión y fiscalización a la Dirección
Administrativa Financiera.
La Gerencia se
encargará de brindarle al archivista designado la capacitación necesaria para
cumplir con sus funciones.
Ficha articulo
Artículo 5º-El
Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, tendrá,
entre otras, las siguientes funciones:
a)Centralizar
todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la Institución, de
acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
b)Coordinar con
la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas
archivísticas de la Institución.
c)Reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar
el acervo documental de la Institución. Asimismo, transferir a la Dirección
General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de
vigencia administrativa.
d)Elaborar los
instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y
eficacia en el servicio público.
e)Velar por la
aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la
Institución que labore en los archivos de gestión.
f)Velar que las
Tablas de Plazos aprobadas sean sometidas a una revisión, tanto del Comité
Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar
si los criterios originales son aún válidos.
g)Colaborar en
la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del Archivo Central y de
los archivos de gestión del INCOP.
h)Los
archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general
de archivistas, cada año.
i)Solicitar
asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea
necesario.
j)Integrar el
Comité a que se refiere el artículo 33 de la Ley Nº 7202.
k)Solicitar a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para
eliminar documentos. El Coordinador del Archivo Central formará parte de la
Comisión de acuerdo al artículo 32 de la Ley Nº 7202.
l)Rendir un
informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo
archivístico del INCOP.
m)Entregar a la
Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una
copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la
documentación.
n)Cualquier otra
por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
o)Solicitar a
cada Encargado de Unidad, las Tablas de Plazos de Conservación o Eliminación,
para una adecuada selección técnica de los documentos.
p)Reunir por
medio de listas de remisión, los documentos producidos y recibidos como
producto de las actividades de la Institución.
q)Mantener
técnicamente organizados todos los documentos, pueden ser textuales, gráficos,
audiovisuales, materiales, cartográficos y legibles por máquina.
r)Poner a
disposición del personal de la Institución y al público en general todos los
fondos documentales existentes, esto último previa consulta con Jefaturas
Superiores.
s)Establecer en
coordinación con la Comisión Interna de Selección y Eliminación de Documentos,
los plazos de transferencia o supresión de la documentación, tanto de los
Archivos de Gestión hacia los Archivos Centrales, como de éstos a la Dirección
General del Archivo Nacional.
t)Presentar a la
Dirección General del Archivo Nacional un informe anual escrito en el mes de marzo,
que incluya los documentos recibidos en el año inmediato anterior relacionados
con la conservación, clasificación, ordenación, descripción, selección,
administración y facilitación de los mismos, así como otras que se consideren
de conveniencia informar y que tengan relación con la labor archivística
desarrollada.
u)Cuando se
pretenda eliminar cualquier tipo de documento, éstos deberán ser registrados en
actas elaboradas por la unidad del Archivo Central y refrendadas por los
miembros de la Comisión Institucional. Dichas actas permanecerán conservadas
debidamente en los archivos de esa unidad por el tiempo que los mismos miembros
así lo decidieran.
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Artículo 6º-Sin
perjuicio de lo que establece la Ley de Archivo y del Reglamento a la ley,
serán funciones de los encargados de los archivos de gestión, entre otras, las
siguientes:
a)Reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar
la documentación de la Unidad Administrativa a la que pertenecen.
b)Coordinar con
el Archivo Central la ejecución de las políticas archivísticas de la
Institución.
c)Las jefaturas
deben colaborar en la elaboración de las Tablas de Plazos de sus respectivas
unidades administrativas, de conformidad con los lineamientos del Comité
Institucional.
d)Coordinar y
ejecutar la transferencia hacia el Archivo Central de los documentos que hayan
cumplido su vigencia administrativa de conformidad con los plazos establecidos
en las Tablas de Plazos.
e)Solicitar el
asesoramiento necesario al Encargado de Archivo Central cuando así lo
requieran.
f)Otras labores
atinentes a su cargo.
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CAPÍTULO
III
Del
edificio e instalaciones
Artículo 7º-El
local del Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias que
garanticen la conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado
de humedad relativa del aire, temperatura, luz e insectos. Además deberá contar
con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.
No obstante, la Dirección Administrativa Financiera en coordinación con el
Encargado del archivo central, establecerán un plan de mantenimiento y de
necesidades del mismo, a fin de asegurar el resguardo y cuido de la
documentación y medios electrónicos existentes en el local o locales definidos
para este fin.
Ficha articulo
Artículo 8º-El
Archivo Central tendrá tres áreas definidas, a saber: Área Administrativa, Área
de Consulta y Área de Depósito.
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CAPÍTULO
IV
Del
ingreso de documentos al archivo central
Artículo 9º-Las
oficinas deben enviar los documentos al Archivo Central debidamente clasificados,
ordenados, numerados y acompañados por la respectiva lista de remisión por
duplicado. La lista de remisión debe llenarse correctamente acompañada de una
copia. La original será firmada y sellada como recibida, la copia se devolverá
a la oficina remitente una vez que se haya comprobado que lo descrito en ella,
fue lo que ingresó al Archivo Central, caso contrario, toda la documentación
será devuelta para que se corrija la lista de remisión.
En el caso de toda la documentación que se
produzca relacionada con las concesiones otorgadas por el INCOP, la
Administración Superior, determinará que unidad, o Dirección, se encargará de
custodiar la misma, hasta que la misma llegué a su finalización.
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Artículo 10.-A
la lista de remisión se le llenará la columna de signatura del Archivo Central,
antes de ser devuelta a la oficina remitente.
Ficha articulo
Artículo 11.-El
Archivista o persona Encargada del Archivo Central, establecerá las fechas en
que se recibirán documentos de cada oficina y deberá comunicarlo por escrito a
los Encargados de Archivos de Gestión.
Ficha articulo
CAPÍTULO
V
De
la consulta y préstamo de documentos
Artículo 12.-El
préstamo de documentos se hará a funcionarios y usuarios, siempre y cuando el
documento no se haya declarado de consulta restringida.
Ficha articulo
Artículo 13.-La
documentación solicitada por usuarios externos, no podrá salir de la
Institución salvo en casos de exposición o a requerimiento de los Tribunales de
Justicia o de la Contraloría General de la República, previa autorización de la
Gerencia General.
Ficha articulo
Artículo
14.-Para el préstamo de documentos a las oficinas productoras, éstas elaborarán
una boleta de Préstamo de Documentos que será firmada, tanto por el funcionario
que recibe como el que entrega, además deberán anotar el número de cédula
correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 15.-El
plazo máximo de permanencia sobre documentación solicitada fuera del Archivo
Central, será de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de entrega.
Cumplido el período, los documentos deberán ser devueltos. En caso de ser
requeridos por más tiempo, la unidad interesada, solicitará una prórroga
conforme lo dispuesto en el formulario, que para tal fin existe en el Archivo
Central.
Ficha articulo
Artículo 16.-El
Archivo Central contará con un Registro de Firmas debidamente actualizado, por
medio del cual, solamente suministrará documentos, a aquellos funcionarios que
se encuentren autorizados en dicho registro.
Ficha articulo
Artículo
17.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer la
solicitud por escrito indicando con toda claridad el objetivo de su
investigación, llenará la boleta de Préstamo de Documentos y, además, deberá
identificarse con su cédula de identidad, pasaporte o carné de estudiante,
según sea el caso.
Los usuarios
externos no podrán sacar los documentos del edificio del Archivo Central, el
estudio y revisión de los documentos solicitados lo efectuarán en el local de
consulta destinada para los usuarios.
Ficha articulo
Artículo
18.-Los usuarios particulares o internos deberán hacer silencio en el local de
consulta, no rayar los documentos, no ingerir alimentos o bebidas. Asimismo, se
prohíbe fumar en cualquiera de las áreas del Archivo Central. Además, queda
terminantemente prohibida la permanencia de personas ajenas a ese recinto.
Ficha articulo
Artículo 19.-En
caso de que los documentos sean consultados por historiadores o con el fin de
elaborar investigaciones importantes y a juicio del archivista, éste solicitará
una copia del trabajo realizado que pasará a formar parte del patrimonio
documental del Archivo Central del Instituto Costarricense de Puertos del
Pacífico.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VI
De
los procedimientos
Artículo 20.-El
Archivista o Encargado será quien elabore las Normas y Procedimientos para la
organización del Archivo. La aplicación de éstas, se hará extensiva para los
Archivos de Gestión, además, será quien coordine las políticas archivísticas
del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
Ficha articulo
Artículo 21.-Los
Encargados de cada Unidad serán los responsables de que en su oficina se
ordenen y archiven correctamente los documentos, siguiendo la normativa establecida
por el Archivo Central. Asimismo, será el responsable de que se envíen
correctamente las listas de remisión.
Ficha articulo
Artículo 22.-En
el Archivo Central no se conservará más de un ejemplar de cada documento, con
la salvedad que sea autorizado por el Encargado del Archivo cuando el caso así
lo amerite.
Ficha articulo
Artículo 23.-El
Archivo Central contará anualmente con un presupuesto para la adquisición de
materiales necesarios para el buen ejercicio de sus funciones.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VII
De
la conservación o eliminación de documentos
Artículo 24.-El
proceso de conservación o eliminación de documentos del Archivo Central será
regulado internamente por el Comité Institucional, integrado por los siguientes
funcionarios:
a)Director
Administrativo Financiero o su representante.
b)Asesor Legal o
su representante
c)Encargado del
Archivo Central
Ficha articulo
Artículo 25.-La
autorización final para eliminar documentación, previa consulta, será extendido
por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. El Comité
Institucional debe coordinar con esa Comisión, toda vez que se requieran
ejecutar este tipo de acciones. Una vez aprobadas las Tablas de Plazos, el
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico puede eliminar los tipos
documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos. El método de destrucción de la
documentación lo determinará la comisión institucional.
Ficha articulo
Artículo
26.-Para la adecuada selección de documentos que serán eliminados o remitidos
al Archivo Central, los Encargados de cada unidad se deberán guiar por la Tabla
de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos una vez que la misma esté
debidamente elaborada por el Comité Institucional y haya sido aprobada por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Ficha articulo
CAPÍTULO
VIII
De
la clasificación documental
Artículo 27.-El
sistema de clasificación documental que se implementará a escala institucional,
estará basado principalmente en la Estructura Orgánica, por lo que la Unidad de
Archivo deberá asesorar a los Encargados de los Archivos de Gestión, sobre un
plan general y uniforme que el mismo Encargado del Archivo confeccionará.
Ficha articulo
Artículo 28.-Los
Encargados de cada unidad, velarán para que la dependencia a su cargo, realice
todos los procesos o lineamientos archivísticos que establezca la Unidad de
Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo
29.-Para el adecuado seguimiento del plan o sistema de clasificación, los
Encargados de la correspondencia ó Secretarias, según corresponda deberán
seguir el mismo procedimiento en cada unidad donde fueran designadas.
Ficha articulo
Artículo 30.-El
Archivista o Encargado del Archivo Central, inspeccionará regularmente los
Archivos de Gestión a fin de controlar la adecuada ejecución del Plan General
de Archivo confeccionado por el Encargado del Archivo.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IX
De
la funcionalidad e integración del Comité Institucional
de
Selecciona y Eliminación de Documentos
Artículo 31.-La
Administración Superior propondrá la integración de un Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos, (Ley Nº 7202 Sistema Nacional de
Archivos, capítulo IV, artículo 33), conformado por el Director Administrativo
Financiero, el Asesor Legal o sus representantes y el Encargado del Archivo
Central. Esta designación la podrá realizar la Administración Superior para que
de inmediato asuman funciones.
Ficha articulo
Artículo 32.-Los
funcionarios indicados en artículo anterior podrán delegar en otros, siempre y
cuando cuenten con las mismas condiciones profesionales. Entre ellos se elegirá
un Presidente y un Secretario, electos por mayoría absoluta y durarán un año en
el cargo pudiendo ser reelectos. El Comité implantará las normas de trabajo y
fecha de reuniones.
Ficha articulo
Artículo 33.-El
Comité Institucional tendrá la potestad de integrar miembros adicionales, según
los objetivos trazados y en busca del óptimo desempeño de la labor
archivística.
Ficha articulo
Artículo 34.-Las
funciones del Comité Institucional serán las siguientes:
a) Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de sus documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, cuándo se deban eliminar documentos que
hayan finalizado su trámite administrativo.
Ficha articulo
CAPÍTULO
X
Uso
de papel y tinta
Artículo 35.-El
INCOP deberá acatar la Directriz emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional relacionada "sobre el uso de papel y tinta publicada en La Gaceta Nº
65 del 1º de abril del 2004, para la producción de documentos con valor
científico-cultural de conservación y permanencia en todos los archivos que
formen parte del Sistema Nacional de Archivos", emitida el 17 de diciembre de
2003. Para ello la Proveeduría del INCOP tomará todas las medidas del caso, a
fin de que en futuras compras que realice se tomen las previsiones del caso y
se cumpla con los lineamientos de dicha Directriz.
Ficha articulo
Artículo
36.-Entre los documentos que el INCOP considerará de valor científico-cultural
están:
▪ Actas
de la Junta Directiva.
▪ Balances
Anuales.
▪ Contratos
importantes para el logro de los objetivos del INCOP.
▪ Convenios.
▪ Informes
contables.
▪ Informes
de labores.
▪ Libros
contables legalizados.
▪ Liquidaciones
presupuestarias anuales.
▪ Memorias.
▪ Presupuestos
generales.
▪ Plan
Anual Operativo.
▪ Plan
Anual de Trabajo.
▪ Reglamentos.
▪ Cualquier
otro que así lo dictamine la Junta Directiva o la Administración Superior.
Ficha articulo
CAPÍTULO
XI
Documentos
producidos por medios automáticos
Artículo 37.-El
INCOP deberá acatar la Directriz relacionada con "Las regulaciones técnicas
sobre la administración de los documentos producidos por medios electrónicos (los
documentos creados en un ambiente electrónico o que se conserven en soporte
electrónico)" aprobada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, por
medio del Acuerdo 3.2 de la sesión 23-2004 del 18 de agosto de 2004. No
obstante, cualquier reforma a está directriz el INCOP deberá ajustarse a dichos
cambios.
Ficha articulo
Artículo 38.-El
encargado del archivo Institucional de acuerdo con la directriz anteriormente
mencionada deberá establecer las políticas y los procedimientos institucionales
para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos en
cualquier soporte, y estas son de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios del INCOP.
Ficha articulo
Artículo
39.-Para cumplir con el artículo anterior, el encargado del archivo
institucional debe coordinar con el encargado de Tecnologías de Información a
fin de diseñar y desarrollar las aplicaciones informáticas que respondan a
necesidades reales de información. Para ello, presentarán un Plan a la Gerencia
para su estudio.
Ficha articulo
Artículo
40.-El encargado del archivo institucional deberá realizar un informe a la
Gerencia General acerca de las necesidades existentes, a fin de poder contar
con el espacio físico necesario, con las condiciones ambientales idóneas y
mobiliario necesario para la preservación de los documentos en soporte
electrónico.
Ficha articulo
Artículo 41.-En
todo caso se debe garantizar que los documentos electrónicos almacenados en su
versión final no puedan ser modificados. Además, la Comisión de Selección
establecerá dentro de las Tablas de Plazos de Conservación Documental los
plazos para conservar documentos electrónicos.
Ficha articulo
Artículo 42.-En
materia del uso del correo electrónico, INCOP se regirá mediante las
disposiciones reglamentarias que establecen el Archivo Nacional de Costa Rica y
la Unidad de Tecnología de Información de la Institución.
Ficha articulo
Artículo 43.-La
oficina que produce un documento por medios electrónicos, tiene la
responsabilidad de producirlo y resguardarlo en el Archivo de gestión, en el
momento que concluya su vida administrativa, enviarlo al Archivo Central para
su debida conservación.
Ficha articulo
Disposiciones
finales
Artículo 44.-El
presente Reglamento estará sujeto a cambios que pudieran suscitarse en la Ley
Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, fundamentada en
el artículo 25.1 de la Ley General de la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 45.-Las
disposiciones incluidas son de acatamiento obligatorio por todos los usuarios,
tanto internos como externos. Caso contrario, los problemas internos podrían
ser sancionados según lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicio del
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico y la legislación vigente en el
campo archivístico.
Ficha articulo
Artículo
46.-Este Reglamento deroga el anterior aprobado por la Junta Directiva en
acuerdo 3 de la sesión 3471 del 22 de enero del 2008, publicado en La Gaceta Nº
32 del 14 de febrero del 2008.
Rige
a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/2/2024 18:02:04
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