Texto Completo acta: DD71B
- MUNICIPALIDAD DE
CARRILLO
Debidamente autorizada por el Concejo Municipal de
Carrillo me permito transcribirles para su trámite el texto acuerdo Nº 12,
emitido en la sesión ordinaria Nº 34-2011, celebrada el día 23 de agosto del
año en curso, dice literalmente:
- REGLAMENTO DE
FUNCIONAMIENTO
- Y ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO I
- Disposiciones
generales
Artículo 1º-El Archivo Central de la Municipalidad de
Carrillo, es la sección que tiene a su cargo reunir, conservar y administrar el
acervo documental recibidos y producidos por las diferentes dependencias de la Municipalidad de
Carrillo, en ejercicio de sus funciones y que se conservan debidamente
organizados para su utilización en la gestión administrativa, la investigación,
la extensión, la protección, la información a los ciudadanos y la cultura.
Ficha articulo
Artículo 2º-Las
disposiciones contenidas en el siguiente Reglamento regularán las diferentes
actividades del Archivo Central de la Municipalidad que
tiene como meta alcanzar una administración y custodia eficiente de sus
documentos, con el fin de garantizar un servicio ágil, oportuno y adecuado para
las necesidades de los usuarios de la Municipalidad de
Carrillo, a su vez será dependiente de la Jefatura del
Área Financiera Administrativa. Se regirá por las presentes disposiciones
reglamentarias y las que establece la Ley
Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, del 24
de octubre de 1990 y su reglamento.
Ficha articulo
Artículo 3º-Para Efectos de este Reglamento se entiende por:
1. La Municipalidad: La Municipalidad de Carrillo.
2. Archivos de Gestión: Son los archivos de
los departamentos, secciones, unidades, oficinas de la Municipalidad de Carrillo, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por
su unidad. Esta documentación es la que se encuentra en gestión y será
organizada de acuerdo al principio de origen y procedencia, su permanencia en
estos archivos será de dos años, luego son enviados al Archivo Central por
espacio de tres a cinco años para terminar su etapa administrativa.
3. Archivo Central (o Administrativo):
Unidad Administrativa que reúne todos los documentos producidos por los
Archivos de Gestión de la Municipalidad, da las directrices a los Archivos de Gestión, fortalece el Sistema
Institucional de Archivos y el vínculo con el Sistema Nacional de Archivos.
Forma parte del Sistema Nacional de Archivos. Da los lineamientos generales
sobre el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
4. Archivo Histórico o Final: Unidad que
mantiene en su custodia documentos que tengan más de 20 años de antigüedad y
sean de valor científico-cultural.
5. Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de documentos: Órgano que dicta las normas sobre la selección y eliminación
de documentos, conservación de los documentos históricos, aprobación de las
Tablas de Plazos de Conservación de los archivos del sistema. Determina cuáles
documentos tienen valor científico-cultural en las instituciones del sistema.
6. Comité Institucional de Selección y
Eliminación de documentos: Órgano interno encargado de analizar y
determinar la vigencia legal y administrativa de los documentos. Someter a
consideración de la Comisión Nacional la aprobación y modificación de las Tablas de Plazos, así como los
documentos a eliminar y que no se contemple en las Tablas.
7. Dirección General del Archivo Nacional:
Órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes encargado
de velar por el cumplimiento de la Ley Nº 7202.
Es un archivo
final que conserva el Patrimonio Documental de la Nación.
8. Tabla de Plazos de Conservación de
Documentos: Instrumento en el que constan todos los tipos documentales
producidos o recibidos en cada una de las oficinas de la Municipalidad, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor
administrativo, legal e histórico. Deberán ser sometidas a revisión cada cinco
años, para determinar si los criterios originales son aún validos.
9. Acervo Documental: Toda la documentación
producida o recibida por la Municipalidad en función de todas las actividades que ejecuta.
10.Tipo Documental: La forma en
que se encuentra expuesta la información en el soporte, responde a funciones,
actividades e incluso a la legislación de una Institución o de un país
(cheques, presupuestos, memorando, informes, correspondencia).
11. Documento: Cualquier
testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que
ha sido producido o recibido por la Municipalidad, y que se custodia con una finalidad administrativa jurídica (legal), o
científico-cultural.
12.
Valor Administrativo: Etapa en
la que el documento es utilizado para el trámite de los asuntos de las
oficinas, y sobre todo para la toma de decisiones.
13. Valor Legal: Documentos que prueban
derechos, como: escrituras, pagares, contratos.
14. Valor Científico-Cultural
(Histórico): Documentos que por su contenido sirven como testimonio y
reflejan el desarrollo histórico del cantón en cualquier época. Este valor está
implícito en el documento desde la fecha de su origen y no tiene caducidad.
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CAPÍTULO II
- Encargados del Archivo Central
Artículo 4º-El Archivo
Central estará a cargo de un profesional, que será Archivista, Bibliotecólogo,
o un funcionario debidamente capacitado y con experiencia en el campo. Contará
además, con el personal que se requiera para el buen desempeño de las funciones
archivísticas.
Ficha articulo
Artículo 5º-El Archivista será quien elabore las normas de procedimientos
para la organización del Archivo, la aplicación de estas se hará para el
Archivo y para todos los archivos de gestión.
Es quien coordina las políticas archivísticas de la Municipalidad.
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Artículo 6º-Los encargados de los Archivos de Gestión serán responsables de
la conservación, orden, clasificación de los documentos así como de su
seguridad, siguiendo la normativa establecida por el Archivo Central. Serán
responsables de enviar las listas de remisión en forma oportuna y ordenada.
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Artículo 7º-La Municipalidad velará porque el Archivo cuente con el presupuesto necesario para adquirir
cajas de cartón, cartulinas, marcadores, equipo y muebles.
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Artículo 8º-El Archivo deberá tener el hardware y software adecuado para
actualizar los instrumentos descriptivos.
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CAPÍTULO III
- Funciones del Archivo Central
Artículo 9º-El Archivo
Central de la Municipalidad tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
a) Obtener la documentación de todos
los departamentos de la Municipalidad, producidos por los Archivos de Gestión, para así centralizar la
información institucional, de acuerdo con los plazos de remisión fijados en la Tabla de Plazos y por medio de objetos de control como las listas de remisión
donde se especificará la procedencia, contenido, fechas la cantidad de folios o
de consecutivos.
b) El acervo documental que se
custodiará será de cualquier clase documental como: impresos, cintas
magnéticas, material cartográfico, audiovisuales, legibles por máquina o
manuscritos importantes.
c) En los Archivos de Gestión los
documentos permanecerán los años establecidos de acuerdo con la Tabla de Plazos.
d) En el Archivo Central los
documentos terminarán su vigencia administrativa y legal, en donde permanecerán
según lo establecido en la Tabla de Plazos. Los de
valor histórico permanecerán hasta que sean transferidos al Archivo Nacional.
e) Los documentos que tengan como
mínimo 20 años de antigüedad y posean valor científico cultural, serán
transferidos al Archivo Nacional para ser custodiados en forma permanente,
previa autorización de la Dirección General del Archivo.
f) Conservar debidamente la
documentación para así mantener la información intacta, evitando pérdida de la
misma y deterioro del espacio físico; además de custodiar documentos de valor
científico-cultural que se trasladarán a su debido tiempo, según las tablas de
plazo, al Archivo Nacional.
g) Aplicar las demás técnicas
archivísticas como de clasificar, seleccionar y ordenar el acervo documental,
para facilitar la localización de los diferentes subfondos del fondo
(Municipalidad), en ejercicio de sus funciones.
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CAPÍTULO IV
- Transferencias al Archivo Central
Artículo 10.-La
transferencia de una etapa a otra se hará en estricto orden, la documentación
será acompañada de la respectiva lista de remisión por triplicados debidamente
organizados, numerados y descritos. Una copia se devolverá como recibido a la
oficina que corresponde, otra copia se incorporará al Registro por Oficina. La
original formará parte del Registro General de Ingresos. El archivista
capacitará a las personas que realicen la remisión de documentos.
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Artículo 11.-La transferencia de los Archivos de Gestión al Archivo Central
deberá ajustarse a los siguientes parámetros:
a) El Archivo Central elaborará un
calendario de remisión de documentos de acuerdo al espacio con que cuenta y al
volumen documental, y lo comunicará por escrito a cada unidad.
b) Los Archivos de Gestión deberán
enviar sus documentos en las fechas previamente establecidas por el Archivo
Central de lo contrario no podrán remitir su documentación hasta que sea
autorizado por el mismo.
d) Las transferencias de los Archivos
de Gestión al Archivo Central se harán según las Normas de Transferencias
establecidas en la Circular MC-PAM-C-01-2008, del 19 de agosto del 2008.
Ficha articulo
Artículo 12.-La transferencia del Archivo Central al
Archivo Nacional se realizará de acuerdo con lo establecido en los artículos 64
y 65 del Reglamento de la Ley
Nº 7202.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
- Edifico e
instalaciones del Archivo Central
Artículo 13.-El local para el Archivo Central estará
dentro del mismo edificio o lo más cercano posible a éste. Deberá contar con
tres áreas básicas para su funcionamiento. Área de Depósito, Área de Consulta y
Área Administrativa. Debe contar con medidas de seguridad contra contaminación,
robos, plagas (roedores, insectos), la humedad, luz excesiva, temperatura, incendios,
polución, inundaciones y cualquier otro factor que atente contra la integridad
de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 14.-El
archivo Central contará con el equipo, mobiliario y materiales necesarios que
permitan una buena conservación de los documentos.
Ficha articulo
Artículo 15.-Debe
contarse con un extintor químico para combatir incendios.
Ficha articulo
Artículo 16.-Al menos
una vez al año, se deberá realizar la fumigación del Archivo, esta se realizará
bajo los requerimientos técnicos que el Archivo Nacional recomiende.
Ficha articulo
Artículo 17.-Es
necesario el aseo diario del Archivo y la limpieza de las cajas de documentos
cuando sea necesario.
Ficha articulo
Artículo 18.-El
Archivo Central recomendará el establecimiento de controles para la seguridad,
manejo y conservación de los documentos en los Archivos de Gestión.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
- Clasificación de los
documentos
Artículo 19.-La Clasificación es la
técnica mediante la cual se agrupan los documentos que posean características
semejantes de acuerdo a un plan previamente establecido.
Ficha articulo
Artículo 20.-El
sistema de clasificación de los documentos que se utilizará en la Municipalidad estará
basada en la estructura orgánica, y podrá ser complementado con el Sistema
"Funcional", el cual permite crear expedientes según la importancia del asunto.
Ficha articulo
Artículo 21.-El
Archivista asesorará a los encargados de los archivos de gestión o secretarias
sobre el "Plan General de Clasificación", que el mismo encargado del Archivo
confeccionará. Los encargados de los archivos de gestión deben velar porque se
realicen todos los procesos o alineamientos archivísticos que establezca el
Archivo Central.
Ficha articulo
Artículo 22.-Para el
adecuado seguimiento del "Plan General de Clasificación" las secretarias
deberán seguir el mismo procedimiento en cada unidad donde fueran designadas.
Ficha articulo
Artículo 23.-El Archivista
está en la obligación de inspeccionar regularmente los archivos de gestión a
fin de controlar la adecuada ejecución del "Plan General de Clasificación".
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
- De la ordenación de
los documentos
Artículo 24.-La Ordenación es la
asignación de número o letras a los documentos en su colocación en el espacio
físico correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 25.-El
sistema de ordenación que se utilizará en esta Municipalidad será numérico y
cronológico, en los casos necesarios se utilizará el alfabético o por asuntos.
Ficha articulo
CAPÍTULO VIII
- Descripción de los
documentos
Artículo 26.-La Descripción es el
proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos y auxiliares
descriptivos que permitirán el acceso y control de los fondos documentales. En
el Archivo Central serán los inventarios y las listas de remisión.
Ficha articulo
Artículo 27.-La
descripción en los Archivos de Gestión se hará mediante registros de entrada y
salida y listas de remisión.
Ficha articulo
CAPÍTULO IX
- Selección y
eliminación de los documentos
Artículo 28.-Seleccionar es el método para analizar el
valor de los documentos en sus diferentes etapas para determinar si procede su
eliminación o su conservación.
Ficha articulo
Artículo 29.-La
selección y eliminación de documentos que han perdido vigencia legal,
administrativa y autorizados previamente por la Comisión Nacional de
Selección y eliminación se hará bajo la autorización de los superiores
administrativos y de la Comisión
Institucional de Selección y Eliminación Institucional
estará integrada por los siguientes funcionarios:
a) Alcalde Municipal o superior administrativo
b) Asesor Legal
c) Encargado Archivo Central
Ficha articulo
Artículo 30.-Las funciones del Comité Institucional
son:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa
y legal de los documentos de la Municipalidad.
b) Consultar a la Comisión Nacional, cuando
se deban eliminar documentos que no estén contemplados en la Tabla de Plazos.
c) Someter a consideración de la Comisión Nacional, cuando
se deban eliminar documentos que no estén contemplados en la Tabla a Plazos.
d) Solicitar autorización final a la Comisión Nacional para
conservar o eliminar documentos que no estén contemplados en las Tablas de
plazos.
e) Todas aquellas disposiciones emanadas en la Ley Nº 7202 y su
reglamento. Si los documentos que se van a eliminar están contemplados en las
Tablas de Plazos, la
Municipalidad podrá eliminar los tipos de documentos
autorizados sin consultar a la Comisión Nacional.
Ficha articulo
Artículo 31.-Los tipos documentales autorizados para
eliminarse, serán vendidos como papel de reciclaje o en su defecto
transformarse en material no legible mediante técnicas de trituración o
incineración.
Ficha articulo
Artículo 32.-El valor
científico-cultural de los documentos será fijado por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de documentos.
Ficha articulo
CAPÍTULO X
- Administración del
Archivo
Artículo 33.-La administración consiste en establecer
y ejecutar la planeación, organización, integración de personal, dirección y
control de las labores que se ejecutan en el Archivo. Estará a cargo del
Archivista y éste a su vez seguirá los lineamientos que al efecto establece la
ley.
Ficha articulo
CAPÍTULO XI
- Acceso y consulta de
los documentos
Artículo 34.-Los documentos estarán siempre a
disposición de todos los funcionarios de la Municipalidad,
usuarios y público en general.
Ficha articulo
Artículo 35.-Los
Archivos de Gestión y el Archivo Central, están en la obligación de facilitar
sus documentos de acuerdo con lo que establece el artículo 30 de la Constitución
Política y los artículos 10, 23 y 42 de la Ley Nº 7202. Así como los
artículos 217 y 272 de la Ley
General de la Administración
Pública.
Ficha articulo
Artículo 36.-El
Archivo Central, contará con una sala de consulta y con un área de atención al
público con el mismo horario que establece la Municipalidad para
todas sus oficinas.
Ficha articulo
Artículo 37.-Los
usuarios del Archivo deberán respetar algunas normas para consultar los
documentos:
a) Identificarse previamente con la cédula de
identidad o carné de estudiante.
b) No fumar, comer o beber dentro del área
destinada para consulta.
c) No rayar o escribir sobre los documentos.
d) Deberán guardar el mayor silencio posible.
e) Se prohíbe el acceso al área de depósito de
documentos.
Ficha articulo
Artículo 38.-Sin las normas anteriores el usuario
podrá ser retirado de la sala de consulta, para lo cual el Archivista podrá
hacer uso de los inspectores municipales y de la Fuerza Pública si
fuera el caso.
Ficha articulo
Artículo 39.-El
Alcalde de la
Municipalidad, será quien determine cuando un documento
será de consulta restringida, siempre y cuando obedezca a una resolución
especial o ley que así lo determine y debidamente motivado.
Ficha articulo
CAPÍTULO XII
- Préstamo de los
documentos
Artículo 40.-La documentación no podrá salir de la
institución, salvo en casos de requerimientos de los Tribunales de Justicia, y
deberá conservarse el acta de secuestro de documentos como constancia para su
posterior reclamo.
Ficha articulo
Artículo 41.-Para el
préstamo de documentos a las oficinas productoras se llenará una fórmula de
préstamo de documentos, el funcionario que los retire debe estar autorizado por
el jefe de la Unidad
productora y firmar como responsable de los documentos. Durante el tiempo que
permanezcan en su poder será su responsabilidad la custodia de los documentos
facilitados.
Ficha articulo
Artículo 42.-El
tiempo que se establece para el préstamo de documentos a las oficinas será de
10 días naturales, una vez cumplido este período deberá renovarse el préstamo
por un período igual, si esto no sucede el Archivista está en la obligación de
solicitarlos al jefe de la oficina. A la Auditoría Interna y al
Asesor Legal tendrán un plazo de préstamo por quince días naturales, a la cual
se le facilitarán los documentos hasta por un mes calendario, prorrogable por
un período igual.
Ficha articulo
Artículo 43.-El
funcionario que no realice la devolución de los documentos en el tiempo
establecido o que no los custodie adecuadamente o que contribuya a su extravió
o destrucción previo a los avisos de devolución extemporánea, se expone a
sanción por parte del Alcalde Municipal, de acuerdo al Reglamento Interno de
Trabajo.
Ficha articulo
Artículo 44.-El
préstamo de documentos a los funcionarios se hará siempre y cuando el documento
no se haya declarado como de consulta restringida.
Ficha articulo
Artículo 45.-Los
documentos no están a disposición del público para préstamo a domicilio,
únicamente podrán ser consultados en sala.
Ficha articulo
Artículo 46.-En caso
de que los documentos sean consultados por historiadores o por profesionales
con el fin de elaborar investigaciones importantes, el Archivista solicitará
una copia del trabajo para conservarlo en el Archivo y ponerlo a disposición de
los usuarios. El profesional está obligado a entregar el documento final
mediante una copia al Archivo Municipal.
Ficha articulo
CAPÍTULO XIII
- Disposiciones finales
Artículo 47.-El presente Reglamento está sujeto a las
reformas que pueda tener la Ley
Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su
Reglamento, fundamentados en el artículo 25.1 de la Ley General de
Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 48.-El
Archivo Central de la
Municipalidad está en la obligación de denunciar ante el
Ministerio Público a aquellas personas que ocurran en el tipo penal que
establece el artículo 36 de la Ley
Nº 7202.
Filadelfia, 5 de setiembre de 2011.-
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/2/2024 17:44:36
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