DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

(Esta norma fue derogada por resolución CNSED-01-2018 del 15 de junio de 2018, "Emite normas sobre valoración documental cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos")

Resolución CNSED-01-2011.-Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.-San José a las ocho y treinta horas del nueve de agosto de dos mil once.

Considerando:

I.-Que el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990, establece que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.

II.-Que el artículo 120 del Reglamento a la Ley N° 7202 dispone que una de las funciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es dictar normas sobre selección y eliminación de los documentos que producen las instituciones mencionadas en el artículo 2 de la ley, sean las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

III.-Que el artículo 131 del reglamento de cita, establece que las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos, indicando que uno de ellos es la tabla de plazos de conservación, que es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal. Por lo tanto:

Con base en las facultades que le confieren los artículos 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y los artículos 120 y 131 de su Reglamento, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo 06, tomado en la sesión 13-2011 de 4 de mayo de 2011, acordó la emisión de una norma relativa a la presentación y trámite de las tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de documentos, por lo que resuelve:

Emitir la siguiente norma sobre valoración documental, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos:

1.2011  Presentación y trámite de Tablas de Plazos.

La presentación de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos debe de realizarse en estricto orden jerárquico; es decir de los niveles jerárquicos superiores a los niveles inferiores, de conformidad como se representa en el organigrama institucional vigente y aprobado. Esta norma va dirigida a todas las Instituciones del Sistema Nacional de Archivos (Gobierno Central, instituciones descentralizadas, municipalidades, bancos estatales, etc.).

Solo se podrá presentar un máximo de 10 tablas de Plazos de Conservación de Documentos por solicitud. Además, para regular los aspectos de orden y finalización de las solicitudes presentadas, no se recibirán más solicitudes de una institución, hasta que no se finalice el trámite anterior presentado a esta Comisión.

2.2011  Presentación y trámite de Valoraciones parciales.

Para la presentación de las Valoraciones Parciales de Documentos solo se podrán presentar un máximo de 10 valoraciones por solicitud, y al igual que con el trámite de la presentación de tablas de plazos no se tramitarán más hasta que no finalice el trámite anterior.