Texto Completo acta: DE8B0
MUNICIPALIDAD DE
CARTAGO
REGLAMENTO DE
LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LA
MUNICIPALIDAD DE
CARTAGO Y SUS DEPENDENCIAS
La Municipalidad de Cartago informa que en sesión del
día 2 de agosto del 2011, Acta N° 92-11, Artículo 8°, el Concejo Municipal
acordó el siguiente
REGLAMENTO DE
LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LA
MUNICIPALIDAD DE
CARTAGO Y SUS DEPENDENCIAS
CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones
Generales
Artículo 1º-Objetivo. Contar con un instrumento
que defina los principales procedimientos relacionados con el Proceso de Legalización
de Libros, que se ejecuta con el propósito de fortalecer el sistema de control
interno y riesgos institucionales.
Ficha articulo
Artículo 2º-Alcance.
Este documento forma parte de la documentación del Proceso de Legalización de
Libros de la
Auditoría Interna de
la Municipalidad de
Cartago; así como los lineamientos dictados por
la Contraloría General
de la Republica.
Ficha articulo
Artículo 3º-Responsabilidad.
El Departamento de Auditoria Interna será el responsable de:
. Aplicar el presente reglamento en lo que a su
competencia corresponde.
. La custodia y seguridad de los libros,
registros y sellos que se requieren para llevar a cabo la función de
legalización de libros.
. Llevar un control individual de los libros
legalizados y libros de actas.
Ficha articulo
Artículo 4º-Contenido y ámbito de aplicación.
Este reglamento establece los criterios mínimos que deben observar los
departamentos de la
Municipalidad de Cartago, para la autorización de libros de
actas, libros de contabilidad y otros libros a legalizar, por parte de
la Auditoría Interna.
Así también el manejo
y cierre de tales libros.
Todo lo anterior de
conformidad con el bloque de legalidad, la necesidad de la unidad que solicita
la legalización y, según el criterio del auditor interno; con el propósito de
garantizar la supervisión y la fiscalización en el área de control.
Ficha articulo
Artículo 5º-Bloque
de legalidad. Se emite el presente reglamento con base en lo indicado en
los artículos 12, y 24 de
la Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la Republica;
22 inciso e) de la Ley
General de Control Interno No 8292, artículo 19, inciso e)
del Reglamento de Organización y Funciones de
la Auditoría Interna
de la Municipalidad
de Cartago y el artículo 4 inciso a) del Código Municipal; 368, 370 siguientes
y concordantes del Código Procesal Civil, entre los cuales se destacan los
siguientes:
"Ley General de Control Interno, artículo 22.
Competencias. Compete a
la Auditoría Interna, primordialmente lo siguiente:
(.) e) Autorizar, mediante razón de apertura, los
libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su
competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno,
sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
Código Municipal, artículo 4. La
municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le
confiere
la Constitución Política.
Dentro de sus atribuciones se incluye:
a) Dictar los reglamentos autónomos de
organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el
ordenamiento jurídico (.)
"Reglamento de
Organización y funciones de
la Auditoria Interna de
la Municipalidad de
Cartago" Artículo 19 inciso e) Autorizar, mediante
razón de apertura los libros de contabilidad y de actas que deben llevar los
órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que a criterio
del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del Control
Interno.
Código Procesal
Civil, artículo 368.
Distintas clases de
documentos. Son documentos los escritos, los impresos, los
planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las
radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones
magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo.
Artículo 370. Valor
probatorio. Los documentos o instrumentos públicos, mientras no
sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los
hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, o haber
pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones".
Ficha articulo
CAPÍTULO SEGUNDO
De la solicitud del
libro
Artículo 6º-Solicitud. Se debe realizar la
solicitud por escrito y debe ir dirigida al Auditor Interno Municipal.
Ficha articulo
Artículo 7º-Requisitos
de los libros que se legalizan.
a) Los libros deben encontrarse nuevos, con su
totalidad de folios y en buen estado, no se debe haber iniciado ninguno de
ellos.
b) Los folios deberán estar numerados de forma
consecutiva. Tratándose de libros compuestos por hojas sueltas, deberán
igualmente estar numerados y contener impreso el logotipo o nombre de la
institución.
Ficha articulo
Artículo 8º-Presentación de folios. Se
presenta la solicitud y se adjunta las hojas en blanco tamaño carta o legal,
debidamente numeradas (foliadas) en el frente en el margen inferior derecho y
en orden ascendente, cada folio (hoja) deberá tener impreso en el frente el
nombre o logotipo de la dependencia y órgano que forma parte de
la Municipalidad de
Cartago, se deben realizar las anotaciones únicamente en el frente del folio.
Ficha articulo
Artículo 9º-Cantidad
de folios. La cantidad de folios (hojas) será la que se estime que
permita por un tiempo razonable el uso del libro a autorizar, debiendo ser el
último folio un múltiplo de cincuenta, excepto en casos muy calificados y según
criterio del auditor interno.
Ficha articulo
Artículo 10.-Apertura
del libro. El frente del primer folio sea del libro o de los folios
(hojas) a legalizar se debe dejar en blanco, para que el Auditor indique la
razón de apertura del libro respectivo.
La Auditoría Interna
de la Municipalidad
de Cartago debe tener un sello de apertura de libro.
No se podrá realizar
la apertura de un libro si antes no se ha llevado a cabo el cierre del tomo
anterior, o al menos esté en trámite de empaste.
La Auditoría Interna
llevará un control individual de cada tipo de libro, se lleva un registro
denominado "Control Individual por Departamento y Clase de Libro Legalizado"
que se actualizará con las respectivas aperturas y cierres.
Para la legalización de libros y los folios
(hojas), se deberá estampar en el primer folio del libro el siguiente sello de
apertura y se anotará la información correspondiente.
LA AUDITORÍA
INTERNA DE
LA MUNICIPALIDAD DE
CARTAGO EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN
LA LEY GENERAL DE
CONTROL INTERNO EN SU ARTÍCULO 22, INCISO E) HACE CONSTAR QUE AQUÍ PRINCIPIA
EL LIBRO DE _______Nº ______QUE LLEVARÁ
_____________________________________________________CONSTA DE
_______________________________________EN PERFECTO ESTADO DE CONSERVACIÓN Y
LIMPIEZA DEBIDAMENTE FOLIADO Y CON EL SELLO DE ESTE DESPACHO, SEGÚN CONSTA EN
NUESTRO LIBRO ACTAS AL: FOLIO __________ASIENTO ________________________
|
CARTAGO _____DE _________DE_____________
|
LIC. ALFREDO ARAYA LEANDRO
|
AUDITOR INTERNO
|
Ficha articulo
Artículo 11.-Uso del sello de legalización
de libro. La
Auditoria Interna deberá plasmar en la parte superior derecha
de cada folio el sello correspondiente a la legalización del libro; esto con el
fin de asegurar razonablemente que no se utilizaran hojas distintas que puedan
alterar la información.
Ficha articulo
Artículo 12.-Cierre
del libro. La Unidad
encargada del libro deberá enviar el libro mediante una nota dirigida al
Auditor Interno solicitando el cierre respectivo.
El frente del último
folio autorizado sea del libro o de los folios (hojas) autorizados, se debe
dejar en blanco, para que el Auditor Interno Municipal realice la razón de
cierre del libro respectivo.
El Auditor Interno contará con un sello de
cierre el cual debe contener la siguiente información:
LA AUDITORÍA INTERNA DE
LA MUNICIPALIDAD DE CARTAGO EN CUMPLIMIENTO A LO
DISPUESTO EN LA LEY
GENERAL DE CONTROL INTERNO A SU ARTÍCULO 22, INCISO E) HACE
CONSTAR QUE AQUÍ TERMINA EL LIBRO DE ______Nº______
TOMO
_______________________________________
LLEVADO POR ________________________________________________
|
OBSERVACIONES._______________________________________________
|
ES CONFORME DE ACUERDO CON NUESTROS REGISTROS
INDIVIDUALES AL:
FOLIO __________ASIENTO___________
|
CARTAGO ______DE _______DE ________________
|
LIC. ALFREDO ARAYA LEANDRO
|
AUDITOR INTERNO
|
Ficha articulo
Artículo 13.-Empaste de folios.
Los libros deberán enviarse a empastar con empaste fino, que deberá tener las
siguientes características:
a. Al lomo: Municipalidad de Cartago, nombre de la
unidad (Contabilidad, Concejo Municipal, Comisión de..etc.), periodo (de mes a
mes) o actas de la número..a la..., tomo número y el año.
b. Al frente se indica: Municipalidad de Cartago,
nombre de la unidad, nombre del libro, periodo (de mes a mes) o actas de la
número.. a la.. tomo número y el año.
Será responsabilidad de la persona encargada de llevar
el libro a empastar, verificar que no se hayan desprendido hojas o alterado de
cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros. Si se comprueba
alguna anomalía, la Unidad
de Auditoría Interna como encargada de la fiscalización deberá solicitar las
razones por las cuales se incurrió en esta falta y si es el caso recomendar la
apertura de un procedimiento administrativo que aclare lo sucedido.
Ficha articulo
Artículo 14.-Manipulación
de los libros. La persona encargada del libro y/o de las hojas sueltas
será la responsable de verificar que las anotaciones realizadas en el libro o
las hojas foliadas sean posteriores a la fecha de apertura del libro.
Además deberá velar
porque el libro sea impreso y encuadernado con los estándares adecuados, con el
propósito de no obstruir el encabezado ni el número de folio.
Ficha articulo
Artículo 15.-Devolución
de libros. La
Auditoría Interna será la encargada de la devolución de los
libros mediante una nota enviada al departamento correspondiente en un plazo no
mayor de 3 días hábiles, después de recibida la solicitud.
Ficha articulo
CAPÍTULO TERCERO
De la solicitud de
folios y libros adicionales
Artículo 16.-Solicitud del siguiente tomo. El
encargado o la Unidad
responsable del libro, deberá estar atento en solicitar con tres días máximo,
la autorización del siguiente tomo por escrito a
la Auditoría Interna
previo a terminarse los folios o el libro del tomo autorizado.
Ficha articulo
Artículo 17.-Numeración
de siguiente tomo. La numeración del segundo tomo será la consecutiva a
la de primer tomo y así sucesivamente, cuando proceda.
Ficha articulo
Artículo 18.-Entrega
del siguiente tomo. Para entregar los folios o libro adicionales ya
autorizados, se debe mostrar al Auditor Interno Municipal, los folios
autorizados del tomo anterior. En caso contrario, sea por extravío u otra causa
que ponga en riesgo su cumplimiento, deberá seguirse según lo determinado en el
capítulo siguiente.
Ficha articulo
CAPÍTULO CUARTO
De la reposición de
folios o libros
Artículo 19.-Reposición de folios
autorizados. En el caso de reposición se realizará de la siguiente manera.
a) Cuando el responsable de la dependencia de
la Municipalidad de
Cartago, por error de impresión daña, inutiliza o hace anotaciones incorrectas
en un folio autorizado, debe remitirlo mediante una nota al auditor interno
municipal, solicitando su debida sustitución adjuntando el folio legalizado
dañado, así como una hoja en blanco impresa con el número de folio dañado para
legalizarla como folio sustitutivo del destruido.
b) En caso de pérdida de folios autorizados, el
responsable, debe presentar una carta a
la Auditoría Interna,
detallando lo que sucedió y solicitando la autorización de nuevos folios.
c) En caso de destrucción de todos los folios
legalizados, el responsable de la
Unidad, según proceda, debe presentar una carta a
la Auditoria Interna,
detallando lo que sucedió y solicitando la autorización de un nuevo libro, lo
mismo procede en caso de destrucción de una cantidad importante de folios
autorizados.
d) En caso de robo, extravío, o destrucción por
incendio de todos los folios autorizados, el responsable debe hacer las
denuncias ante las autoridades competentes y las publicaciones que procedan en
el Diario Oficial y diario de mayor circulación nacional, también debe
presentar una carta a
la Auditoría Interna, detallando lo que sucedió y solicitando
la autorización de un nuevo libro, lo mismo procede en caso de robo, extravió o
destrucción por incendio de una cantidad importante de folios autorizados. En
todo caso, se debe adjuntar, copia de la o las denuncias planteadas, ante las
autoridades correspondientes.
Ficha articulo
Artículo 20.-Reposición de libros. En el
caso de reposición de libros se realizará de la siguiente manera.
a) En lo que aplique se seguirá lo indicado en el
artículo 19 de este Reglamento.
b) En caso de destrucción total del libro, el responsable
debe presentar una carta a
la Auditoría Interna, detallando lo que sucedió y
solicitando la autorización de un nuevo libro, lo mismo procede en caso
destrucción parcial importante del libro.
c) En caso de robo, extravió o destrucción del
libro el responsable, debe hacer las denuncias ante las autoridades competentes
y las publicaciones que procedan en el Diario Oficial y diario de mayor
circulación nacional, también, debe presentar una carta a
la Auditoría Interna,
detallando lo que sucedió y solicitando la autorización de un nuevo libro, lo
mismo procede en caso de destrucción parcial importante del libro.
Ficha articulo
CAPÍTULO QUINTO
De la administración
de los folios o libros autorizados
Artículo 21.-Manejo. Los folios o libros
autorizados serán administrados únicamente por el encargado del departamento
municipal solicitante, o bien a quien en su cargo sea designado.
Ficha articulo
Artículo 22.-Impresión
o anotación. La impresión o anotación, se realizara de forma
consecutiva, no se debe dejar espacios en blanco entre un asiento o registro y
el siguiente, si quedaren espacios en un folio que el llenarlos podría
dificultar la lectura o comprensión del asiento o registro, se deben inutilizar
tales espacios hasta el final de ese folio y seguir en el siguiente folio.
Ficha articulo
Artículo 23.-Borradores.
Será responsable, el encargado de custodiar los borradores y documentación
soporte de los eventos, sesiones y otros actos que serán registrados en los
folios o libros autorizados.
Ficha articulo
Artículo 24.-Respaldo.
El funcionario municipal encargado de los libros será el responsable, de
mantener en custodia un respaldo en un medio magnético de todos los registros
efectuados según fuese pertinente.
Ficha articulo
Artículo 25.-Registro
oportuno. El encargado de la
Unidad, velará para que en los folios y libros autorizados se
hagan oportunamente los registros correspondientes, todo conforme con las
normas establecidas en nuestra legislación vigente, aplicable al efecto.
Ficha articulo
Artículo 26.-Firmas
de actas. En el caso de los libros de actas de las sesiones de Órganos
Colegiados las mismas deben ser firmadas oportunamente por el presidente,
alcalde y secretario respectivos o quienes los representen en la sesión, todo
conforme a lo establecido en el sistema legal costarricense. Dicha firma de
preferencia debe hacerse con tinta azul.
Ficha articulo
CAPÍTULO
SEXTO
De la custodia de los
folios y libros autorizados
Artículo 27.-Custodia. El responsable de la
custodia de los folios y libros autorizados, será el representante de la
dependencia, u órgano que forma parte de
la Municipalidad de
Cartago. En caso de comisionar o delegar el manejo o manipulación de los libros
a otra persona, ambos son solidariamente responsable de su custodia y por tal
razón, de que a los mismos se les dé el uso debido, bajo apercibimiento de las
eventuales sanciones por responsabilidad administrativa, penal y civil, según
el caso, por su mal uso.
Ficha articulo
Artículo 28.-Pérdida
y deterioro. En caso de pérdida, deterioro o maltrato de los folios o
libros autorizados, deberá el representante o persona autorizada reportarlo de
inmediato por escrito a
la Auditoría Interna, lo anterior según lo
estipulado en el Capítulo Cuarto sobre reposición de folios y libros, en lo que
aplique.
Ficha articulo
Artículo 29.-Archivo.
Los libros de eventos contables, sesiones y otros, utilizados, debidamente
empastados y con su razón de cierre incorporado, deberán ser custodiados
adecuadamente en el Archivo de Gestión correspondiente y ser enviados
posteriormente al Archivo Central, de
la Municipalidad de
Cartago, según lo establecido en la
Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
CAPÍTULO SÉTIMO
Libros de actas de
sesiones del Concejo Municipal,
Comisiones del
Concejo Municipal y otros
Artículo 30.-Libros de Actas del Concejo
Municipal, Comisiones y otros. El proceso de apertura, autorización,
reposición y en general manejo de los libros de las actas de las sesiones del
Concejo Municipal, de las Comisiones nombradas en el seno del mismo (Comisiones
del Concejo) y otros, se regirán por lo indicado en el presente reglamento.
Ficha articulo
Artículo 31.-Manejo
de libros. Los libros de actas de las Comisiones del Concejo deben
manejarse de la misma manera que el libro de actas de sesiones del Concejo
Municipal.
Ficha articulo
Artículo 32.-Archivo
de libros. Los libros de actas anteriores utilizados y con su razón de
cierre incorporado por parte de
la Auditoría Interna, deberán ser entregados
formalmente a la Secretaria
del Concejo Municipal para su archivo, custodia, consulta e inspección.
Ficha articulo
Artículo 33.-Manejo
de actas. Las actas de sesiones del Concejo Municipal, Comisiones del
Concejo como complemento de lo indicado en el Código Municipal y resto del
bloque de legalidad aplicable, deben contemplar los siguientes aspectos.
a) Deben tener la mayor claridad posible, en este
sentido los informes y los acuerdos son la parte más importante del acta, por
esto los mismos deben ser muy claros y precisos.
b) La síntesis es fundamental, por lo que deben
consignar los aspectos más importantes que se hayan tratado en la sesión, o sea
el acta debe referirse a lo básico de las discusiones, si algún miembro del
Órgano Colegiado solicita que se haga constar su opinión en el acta, deberá
respetarse esa solicitud. No obstante, es importante no abusar de ese recurso,
sino utilizarlo solo cuando se trate de algo realmente importante para los
interés de la
Organización o del solicitante.
c) Tener un orden lógico en su elaboración, es
decir diferenciar cada uno de los puntos discutidos, utilizar algún tipo de
división, puede ser por capitulo o por artículos.
d) Mantener una numeración consecutiva, indicar
fecha, hora, lugar y número de sesión, así como tipo de reunión: ordinaria o
extraordinaria.
e) Especificar los nombres y cargos de quienes
están presentes en la sesión, así como los nombres de quienes están ausentes y
señalar si las ausencias son justificadas o injustificadas.
f) Tener consignado el orden del día o agenda de
la sesión.
g) El acta debe estar firmada por el Presidente o
la persona que presidio la sesión, por el Alcalde Municipal y por el Secretario
o persona que tomó el acta.
h) Si por alguna razón se cometiese un error en la
toma del acta, se debe corregir en el momento de su lectura y aprobación.
i) En general lo acontecido en la sesión debe ser
transcrito al libro de manera oportuna y fiel al libro y la documentación que
sustentan las actas deben ser mantenidos en orden, limpios, sin "tachones",
correcciones y en general libre de elementos que hagan dudar de su veracidad y
confiabilidad. Para tal efecto el secretario contara con los respaldos
suficientes y competentes, sea en cintas, medio digital o papel.
Ficha articulo
CAPÍTULO OCTAVO
Disposiciones finales
Artículo 34.-Uso de libros. Según lo
indicado en el artículo 22 inciso e) de
la Ley General de Control
Interno, el Auditor Interno indicará cuales dependencias y órganos que forman
parte de la
Municipalidad de Cartago, serán las que deberán presentar
libros para autorización por parte de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 35.-Notificación.
Notificada la dependencia u órgano de
la Municipalidad de
Cartago, sobre los libros requeridos, por la auditoria, contará con un plazo de
8 días naturales para cumplir.
El incumplimiento
injustificado a tal disposición, dará lugar a eventuales sanciones, sea en el
campo administrativo o bien en las instancias penales o civiles.
Ficha articulo
Artículo 36.-Situaciones
no previstas. Ante cualquier situación no prevista en este reglamento,
se le hará por escrito la consulta al Auditor Interno, para que él analice el
mismo y lo resuelva de acuerdo con la legislación aplicable y teniendo como
finalidad la satisfacción de la necesidad de contar en forma oportuna con la
información legal y oficial debidamente registrada.
Ficha articulo
Artículo 37.-Normas
técnicas y recomendaciones de Auditoría Interna. Los libros
legalizados por la
Auditoria Interna aparte de lo indicado en el presente
Reglamento, deberán cumplir con las recomendaciones que
la Auditoria Interna
en el ejercicio de sus funciones formule.
Ficha articulo
Artículo 38.-Concordancia.
Este reglamento se aplicará en conjunto con lo indicado en los manuales y
disposiciones en la materia que
la Contraloría General
de la Republica
y otras autoridades establezcan según sus competencias.
Ficha articulo
Artículo 39.-Modificación
del Reglamento. El Concejo Municipal según su competencia podrá
hacer modificaciones al presente reglamento, sin embargo dichas modificaciones
deberán ser avaladas previamente por el Auditor Interno, si las mismas
proceden. Así mismo el Auditor Interno, podrá proponer las modificaciones que
considere oportunas al presente reglamento las cuales serán elevadas al Concejo
Municipal para su debido trámite de aprobación.
Rige a partir de la
fecha de su publicación.
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/2/2024 07:11:13
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