Artículo 2. Vehículos de la Institución: Se consideran vehículos propiedad de la Contraloría todas aquellas unidades automotrices que el órgano contralor haya adquirido o que le hayan donado y se encuentren inscritas o en trámite de inscripción en el Registro de Bienes Muebles del Registro Nacional

Artículo 3. Categorías de Vehículos: Los vehículos propiedad de la Contraloría se clasifican, conforme con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, en las siguientes categorías:

a. De uso administrativo.

b. De uso discrecional.

Artículo 4. Características de los vehículos de uso administrativo: Los vehículos de uso administrativo utilizan placa oficial, se encuentran identificados como vehículo de uso oficial y rotulados con el logotipo de la institución. Estos vehículos atienden los servicios regulares de transporte que requieren las diferentes unidades administrativas de la Contraloría, en el desarrollo normal de sus funciones y actividades.

Artículo 5. Características de los vehículos de uso discrecional: Los vehículos de uso discrecional poseen placa particular, no están rotulados y no están identificados con el logotipo de la institución. Su utilización se encuentra reservada a atender los servicios de transporte de las o los jerarcas institucionales, así como a dar soporte a los procesos de investigación y/o de notificación que corresponda.

Artículo 6. Administración del servicio: Corresponderá a la Unidad de Gestión Administrativa la administración del servicio de transporte. En consecuencia, tendrá bajo su responsabilidad el control sobre el uso, asignación y mantenimiento de los vehículos propiedad de la Contraloría, debiendo velar por el cumplimiento de este Reglamento y demás normativa aplicable.

Artículo 7. Conducción de los vehículos: La conducción de los vehículos estará a cargo de los conductores y conductoras institucionales designados para el ejercicio de estas labores, así como de cualquier funcionaria o funcionario del órgano contralor que haya sido autorizado por la Unidad de Gestión Administrativa para conducir vehículos de la institución.

CAPÍTULO II

Deberes y prohibiciones

Artículo 8. Funciones de la Unidad de Gestión Administrativa: Son deberes y responsabilidades de la Unidad de Gestión Administrativa como administradora del servicio de transporte:

a. Llevar a cabo la planificación, organización y control de las actividades propias del servicio de transporte, bajo los más estrictos estándares de eficiencia, buscando en todo momento la mejor utilización de los recursos asignados, el uso racional del tiempo del personal a cargo y la debida satisfacción del interés institucional.

b. Emitir y divulgar el Manual de Transportes institucional.

c. Analizar la forma más adecuada para la prestación del servicio.

d. Atender con prontitud las solicitudes de transporte que le sean formuladas.

e. Velar porque los vehículos de la Contraloría se encuentren debidamente asegurados.

f. Tramitar oportunamente el pago de los derechos de circulación y de revisión técnica, así como velar por que los comprobantes respectivos se porten en cada vehículo de forma permanente.

g. Realizar la gestión oportuna de los servicios de limpieza, mantenimiento y reparación.

h. Realizar y dar seguimiento a los trámites que correspondan cuando haya ocurrido un accidente de tránsito en que haya intervenido un vehículo de la Contraloría, de conformidad con lo dispuesto en el presente Reglamento.

i. Establecer, aplicar y mantener, el sistema de control interno necesario para el adecuado funcionamiento de los procesos pertinentes al servicio de transporte.

j. Realizar evaluaciones e informes acerca de la prestación del servicio a nivel institucional.

k. Autorizar la utilización de vehículos institucionales en días y horas no hábiles, quedando constancia de tal autorización en la boleta electrónica de control del servicio.

l. Realizar los trámites correspondientes para la reparación de los vehículos cuando se presente algún tipo de desperfecto, ocasionado o no por vuelco o colisión; así como los de su recuperación en caso de robo o hurto.

m. Conocer y cumplir con lo dispuesto por la Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres y demás disposiciones legales y reglamentarias, específicamente las relacionadas con la regulación del uso de los vehículos del Estado Costarricense y sus instituciones.

n. Asumir cualesquiera otras funciones y responsabilidades que le sean asignadas.

Artículo 9. Registros de Control: Corresponderá a la Unidad de Gestión Administrativa implementar los registros de control interno requeridos para la efectiva administración del servicio, los cuales serán detallados en el Manual de Transporte institucional.

Artículo 10. Deberes y obligaciones de los conductores y conductoras: Toda persona que conduzca vehículos institucionales, estará sujeta a los siguientes deberes y obligaciones:

a. Conducir con el mayor cuidado y responsabilidad los vehículos asignados.

b. Cumplir con los controles internos que para tal efecto haya dispuesto la Unidad de Gestión Administrativa.

c. Presentar al responsable del puesto de seguridad ubicado a la entrada del parqueo la autorización para la salida de vehículos extendida por la Unidad de Gestión Administrativa.

d. Utilizar el cinturón de seguridad y asegurarse que todas las personas que le acompañan utilicen este dispositivo.

e. Comunicar a la mayor brevedad posible a la Unidad de Gestión Administrativa cualquier desperfecto que sufra el vehículo asignado.

f. Verificar que las facturas o comprobantes por adquisición de combustible se emitan correctamente, con la información mínima que se establece en el Manual de Transportes.

i. Conocer y cumplir con las disposiciones de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y demás disposiciones legales y reglamentarias atinentes.

j. Cancelar oportunamente los importes de las multas que se le impongan conduciendo vehículos institucionales, por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y normativa conexa.

k. Velar por el correcto funcionamiento, conservación y limpieza del vehículo que utilice.

Artículo 11. Otros deberes y obligaciones: Las conductoras y conductores que tengan por labor ordinaria el ejercicio de estas funciones, deberán adicionalmente:

a. Cumplir en forma oportuna con las indicaciones que le sean impartidas por el supervisor o supervisora de transportes.

b. Prestar la colaboración del caso a las usuarias y los usuarios del servicio para subir o bajar equipo o materiales del vehículo o brindar cualquier cooperación que esté a su alcance.

c. Realizar cualquier otra actividad encomendada por la Supervisora o el Supervisor Administrativo de Transportes o por el nivel de jefatura inmediato y que sean atinentes a su puesto.

Artículo 12. Deberes de las usuarias y los usuarios: Son deberes de las usuarias y los usuarios del servicio de transporte:

a. Estar en el lugar de salida a la hora indicada en la solicitud de servicio de transporte o bien a la hora acordada con el supervisor o supervisora de este servicio de manera verbal.

b. Permanecer en el punto de encuentro acordado y estar atento a la llegada del vehículo sobre todo en los casos en los que no exista estacionamiento o se tengan restricciones para aparcar.

c. Cumplir con la ruta establecida en la solicitud de servicio, salvo cuando las circunstancias propias del trabajo impongan lo contrario. Todo ajuste en la ruta debe ser justificado ante la Unidad de Gestión Administrativa una vez concluida la gira.

d. Comunicar en forma oportuna cualquier modificación a la solicitud presentada (cambio de fecha, hora de salida, tiempos de espera, lugar a visitar, usuarios, etc.).

e. Hacer un uso eficiente y racional de los servicios de transporte de la Contraloría.

f. Conocer el presente Reglamento y cumplir con sus disposiciones.

g. Auxiliar al conductor o conductora cuando fuese necesario.

h. Informar por escrito a la Unidad de Gestión Administrativa, sobre cualquier irregularidad que se presente durante la realización de la gira o prestación del servicio.

i. Planificar la salida para llegar al lugar de destino con suficiente tiempo.

j. Cooperar en cualquier gestión administrativa o judicial que se origine de la utilización de estos vehículos.

Artículo 13. Prohibiciones de los conductores y conductoras: Está prohibido a las conductoras y conductores:

a. Utilizar el vehículo en un fin distinto del autorizado.

b. Permitir que otros funcionarios o funcionarias manejen el vehículo, salvo por razones muy calificadas, en cuyo caso, una vez finalizada la gira, deberán informar los motivos que obligaron a hacerlo.

c. Hacer cambios o remover accesorios, piezas o partes de los vehículos.

d. Conducir los vehículos bajo los efectos de bebidas alcohólicas, drogas o sustancias enervantes.

e. Llevar el vehículo para su casa al finalizar su jornada de trabajo.

f. Transportar funcionarias, funcionarios o personas no autorizadas en el vehículo, salvo en los casos que, por aspectos de trabajo o emergencia se justifique.

g. Estacionar los vehículos frente a locales o establecimientos que por su naturaleza lesione la buena imagen o prestigio de la Contraloría, sin que medie una buena razón para ello.

Artículo14. Excepciones de conducción: El conductor o conductora deberán negarse a conducir el vehículo en los siguientes casos:

a. Cuando considere que el vehículo no reúne los requisitos mínimos de seguridad o incumple normas de tránsito.

b. Cuando se pretenda usar el vehículo para un fin distinto al autorizado o que sea contrario a los principios de ética y moral que rigen las acciones de las servidoras y los servidores públicos.

c. Cuando las condiciones del camino no reúnan las condiciones de seguridad, con evidente peligro para la integridad física de las usuarias y los usuarios o con grave riesgo de daño para el propio vehículo.

d. Cuando alguno de los usuarios o las usuarias se presente en estado de embriaguez o de consumo de drogas o sustancias enervantes.

En todos los casos deberá notificar lo acontecido, oportunamente, a la Unidad de Gestión Administrativa.

Artículo 15. Prohibiciones de las usuarias y los usuarios: Está prohibido a las usuarias y los usuarios:

a. Inducir o presionar al conductor o conductora a infringir lo estipulado en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y demás disposiciones legales, reglamentarias, o de normativa técnica atinente.

b. Prolongar injustificadamente la permanencia del conductor o conductora en el lugar de visita por un tiempo mayor al autorizado.

c. Alargar o modificar el itinerario por asuntos que no correspondan a funciones propias de la Contraloría.

CAPÍTULO III

Condiciones del servicio de transporte

Artículo 16. Del Sistema de Gestión del Servicio de Transporte: Salvo situaciones especiales a valorar por la Unidad de Gestión Administrativa conforme a los principios de eficacia y eficiencia, toda solicitud de servicio deberá requerirse por medio del Sistema de Gestión del Servicio de Transporte, el cual ha sido puesto en operación para facilitar la tramitación de las solicitudes de transporte.

Dicha solicitud debe indicar el tipo de servicio que se requiere, fecha y hora de salida, tipo de vehículo requerido, funcionaria o funcionario encargado, número de extensión y demás información que resulte relevante para la asignación del servicio.

Conforme con el desarrollo del Sistema, toda solicitud debe estar debidamente autorizada por el respectivo nivel de jefatura de la o el solicitante o bien la persona que aquél ha designado para autorizar las solicitudes.

Artículo 17. Opciones para la prestación del servicio: El servicio de transporte de la institución se prestará mediante la utilización de los vehículos institucionales, o bien, utilizando medios de transportes público (taxi, autobús, entre otros).

            En el caso de que se tenga que utilizar un medio de transporte público, se le avisará al usuario o usuaria que debe utilizar esta opción, para lo cual se le brindaran los recursos necesarios para cancelar la prestación del servicio.

Artículo 18. Inicio y finalización del servicio: La Contraloría General de la República será el punto de partida y conclusión de un servicio de transportes salvo que el usuario o la usuaria señale que el servicio se brinde de la institución a visitar a la Contraloría.

Artículo 19. Custodia de los vehículos: Concluidas las labores diarias, todo vehículo propiedad de la institución deberá ser guardado en el estacionamiento institucional. En caso de que el vehículo se encuentre fuera de la institución por atención de un evento en horas no hábiles, por encontrarse de gira, por una colisión, porque el vehículo sufrió desperfectos que impiden su desplazamiento o por cualquier otro motivo, el vehículo podrá guardarse en un estacionamiento público o privado o en otro sitio, siempre y cuando reúna las condiciones de seguridad mínimas, necesarias y adecuadas.

            En caso de que se compruebe que el vehículo fue dejado en un lugar que no reúne las condiciones de seguridad mínimas y adecuadas, y que como consecuencia de lo anterior el vehículo sufriera algún tipo de daño, el conductor o conductora será responsable de los mismos.

Artículo 20. Uso de vehículos fuera de horario ordinario: Para la salida de los vehículos propiedad de la institución en días no hábiles o fuera de horas de oficina, el conductor o conductora deberá portar en el vehículo la boleta de control del servicio con la autorización emitida por la Unidad de Gestión Administrativa.

Cuando así se le solicite como parte de los controles que lleva a cabo el área de seguridad de la institución, deberá presentar la boleta de control de servicio con la respectiva autorización. Asimismo, debe portar dicha boleta con el fin de mostrarla a la autoridad de tránsito cuando ésta lo requiera, según lo establece la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres.

Artículo 21. Uso de vehículos fuera del país: Corresponderá al Despacho Contralor autorizar la salida del país de los vehículos de la Contraloría cuando las situaciones de trabajo así lo demanden, lo cual deberá constar en forma escrita.

Artículo 22. Préstamo de vehículos entre instituciones: Corresponderá al Despacho Contralor autorizar excepcionalmente el préstamo de vehículos de la Contraloría a otras entidades públicas, previa solicitud y las justificaciones que así lo demanden, lo cual deberá expresarse en forma escrita según lo que dispone la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, sobre préstamo institucional de vehículos.

Artículo 23. Condiciones que regulan el uso de un vehículo institucional, en una situación de emergencia: Cuando por motivo de emergencia calificada, sea necesario transportar a una persona a algún centro de salud, sea o no funcionario o funcionaria de la Contraloría, se deberá contar previamente con autorización verbal de la Unidad de Gestión Administrativa o en su defecto del Gerente de la División de Gestión de Apoyo.

Si las circunstancias impiden la comunicación con las autoridades de la Contraloría, con el fin de que no se ponga en riesgo la salud o la vida de las personas, el conductor o conductora deberá conducirse con prudencia, sensatez y sentido común y decidir cómo proceder, tomando en consideración las condiciones particulares de la persona lesionada, el tipo de lesión y la distancia más próxima a un centro médico.

CAPÍTULO IV

Procedimiento en caso de accidentes, robo, hurto u otros eventos de similar

naturaleza

Artículo 24. Trámites en caso de accidente o de otros eventos: Ante una situación de esta naturaleza, el conductor o conductora deberá notificarla al servicio de emergencias, a la institución aseguradora, así como dar aviso a la Unidad de Gestión Administrativa.

Si por la lejanía o por cualquier otra razón la entidad aseguradora no tuviera disponible algún persona para la atención del accidente, quien ejerce la conducción del vehículo deberá seguir las indicaciones que vía telefónica le brinde dicha Institución, además de comunicar a la Unidad de Gestión Administrativa -en el menor tiempo posible- tal circunstancia. En ese sentido, particularmente, deberá:

a) Abstenerse de mover el vehículo hasta tanto no se hayan realizado los partes correspondientes por la autoridad de tránsito, y por el respectivo personal de la Institución aseguradora

b) Recabar las características del o de los automotores implicados, tales como: número de placa, marca, estilo y color.

c) Recabar los datos de quienes conducían los automotores implicados: nombre completo, número de cédula, número de teléfono, dirección y lugar de trabajo.

d) Recabar los datos de testigos del accidente: nombre completo, número de cédula, número de teléfono, dirección y lugar de trabajo.

Artículo 25. Excepciones de trámite: Cuando por alguna circunstancia de fuerza mayor el conductor o conductora no hubiese podido llamar de inmediato al servicio de emergencias y a la Institución aseguradora, o no le fue posible permanecer en el lugar de los hechos, deberá notificar y justificar (por el medio que esté a su alcance y dentro de sus posibilidades), a la jefatura de la Unidad de Gestión Administrativa, las razones de peso que impidieron seguir con el procedimiento ordinario  en este tipo de gestiones. La Unidad de Gestión Administrativa a su vez deberá formalizar la respectiva denuncia ante las autoridades correspondientes según la normativa vigente.

Todo lo anterior debe ocurrir dentro de un plazo máximo de tres días hábiles, contados a partir del día siguiente de ocurrido el evento.

Artículo 26. Acerca de arreglos extrajudiciales: Bajo ninguna circunstancia se permite a funcionario o funcionaria alguna efectuar ningún tipo de arreglo extrajudicial, sin contar de previo con la venia del Despacho Contralor.

Artículo 27. Responsabilidades derivadas de la participación en un accidente: Será responsabilidad del conductor o conductora:

a) Presentarse a declarar ante el juzgado de tránsito correspondiente dentro del plazo establecido al efecto, con el respectivo parte. Al momento de rendir la declaración, deberá solicitar al juzgado que cualquier comunicación relacionada con el caso se le notifique mediante fax en la Contraloría General de la República.

b) Informar a la Unidad de Gestión Administrativa, al menos la siguiente información: juzgado de tránsito que conoce la causa, número de expediente y copia de la declaración rendida ante dicho juzgado.

c) Realizar un informe escrito sobre los hechos acontecidos, que entregará a la Unidad de Gestión Administrativa, en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores al evento, siempre que no se encuentre imposibilitado para ello. Si se trata de un servidor o servidora que no pertenezca a la Unidad de Gestión Administrativa, deberá además remitir copia de ese informe a su nivel de jefatura inmediato.

d) Mantener debidamente informada y actualizada a la Unidad de Gestión Administrativa, de todos los pormenores relacionados con el caso, para efectos de que esa unidad pueda realizar los trámites que corresponden en forma oportuna.

Artículo 28. Remisión de informe a otras unidades: En aquellos casos que lo amerite, la Unidad de Gestión Administrativa procederá a realizar un informe sobre lo acontecido, el cual pondrá en conocimiento de la Unidad de Gestión de Potencial Humano (UGPH), en un plazo no mayor a diez días hábiles, para efecto de determinar las eventuales responsabilidades de las funcionarias o los funcionarios implicados.

Artículo 29. Apoyo de la Unidad Jurídica Interna: Corresponderá a la Unidad Jurídica Interna brindar el soporte legal que la atención de los casos de accidente generen, en representación exclusiva de los intereses del órgano contralor.

Artículo 30. Cobro de deducible a funcionarios y funcionarias: Si en la resolución de la autoridad judicial de tránsito se declara la responsabilidad del conductor o conductora, éste deberá reintegrar las sumas que la Contraloría haya cancelado por concepto de deducible a la Institución aseguradora, así como otras sumas que dicha institución haya deducido del monto de la indemnización; o bien el monto respectivo cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible.

Asimismo, deberá reconocer cualquier otra suma adicional que la Contraloría haya tenido que pagar producto del accidente.

La gestión sobre las sumas a reintegrar, será comunicada por la Unidad de Gestión Administrativa a la funcionaria o al funcionario que haya sido declarado responsible del accidente, todo lo cual deberá de ser debidamente coordinado con la Unidad de Administración Financiera.

Artículo 31. Responsabilidad en caso de accidente: Todo funcionario o funcionaria de la Contraloría General del República que ejerciere la conducción de un vehículo propiedad de la institución, deberá responder civilmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad de tipo penal o disciplinaria. En dichos casos regirán las disposiciones del Reglamento Autónomo de Servicios de la Contraloría General de la República y demás normativa aplicable.

Será igualmente responsable el funcionario o funcionaria que sin justa causa y sin la debida autorización, haya permitido a otra persona conducir el vehículo asignado.

Artículo 32. Cobro de deducible a terceros: Si en la resolución de la autoridad judicial de tránsito se declara como responsable a un tercero, la Unidad de Gestión Administrativa deberá comunicar a la Unidad de Administración Financiera tal situación para que esta última inicie los respectivos trámites de cobro a las personas físicas o jurídicas implicadas. Esta unidad si así lo necesita, podrá solicitar el apoyo de la Unidad Jurídica Interna cuando corresponda.

CAPÍTULO V

Administración de la Póliza de "Seguros de Automóviles Voluntaria"

Artículo 33. Aseguramiento de vehículos: Todos los vehículos de la Contraloría deberán estar cubiertos por una póliza de seguro voluntario, adicional a la del seguro obligatorio para vehículos automotores que exige la institución aseguradora.

La póliza de seguro voluntario deberá cubrir al menos los siguientes riesgos:

1) Lesión o muerte de personas

2) Responsabilidad civil por daños a terceros

Artículo 34. Administración de la póliza: La Unidad de Gestión Administrativa, tendrá a cargo la administración de la póliza de "Seguros de Automóviles Voluntaria" y deberá hacer un adecuado manejo y aprovechamiento de ésta, en salvaguarda de los bienes institucionales, para lo cual deberá, entre otros:

a. Constatar que la bonificación y recargos asignados a la flotilla del Órgano Contralor en el pago de su prima, procedan de conformidad con lo estipulado en la respectiva Póliza de Seguro.

b. Velar porque la Institución aseguradora traslade la bonificación de las unidades dadas de baja a las nuevas, cuando se de una renovación parcial o total de la flotilla de vehículos.

c. Mantener documentación e información completa, exacta, actualizada y de fácil ubicación relacionada con la administración de la "Póliza de Seguro de Automóviles Voluntaria".

d. Ocuparse y resolver las observaciones de los peritos de la Institución aseguradora, formuladas en razón de la valoración de los vehículos para la renovación de la póliza. Las reparaciones que deban hacerse a dichos vehículos deberá gestionarlas igualmente.

e. Revisar periódicamente los límites de cobertura para los distintos riesgos asegurados, así como recomendar la actualización del nivel de cobertura o del monto económico de la póliza si ello resulta necesario para mantener la protección debida.

f. Revisar y solicitar a la Institución Aseguradora, cuando las condiciones así lo ameriten, la variación en el precio de los vehículos asegurados, para el ajuste en el monto de las primas a pagar correspondientes a las coberturas de daños a la propiedad.

CAPÍTULO VI

Sanciones

Artículo 35. Sanciones: Las infracciones al presente Reglamento y a las disposiciones legales en esta materia, serán sancionadas disciplinariamente de conformidad con la reglamentación interna de la Contraloría General de la República, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales en que pudiere incurrir el infractor.

CAPÍTULO VII

Disposiciones Finales

Artículo 36. Prohibición de salario en especie: La utilización de vehículos institucionales o la prestación de los servicios de transporte no constituirá bajo ningún supuesto salario en especie.