Artículo 2º-Definiciones. Para la aplicación del presente Reglamento y la interpretación del mismo, se entiende por:

a) Administración concedente. Llámese así a la Municipalidad de Tibás.

b) Calificación de idoneidad. Constituye el pronunciamiento de la Municipalidad de Tibás, encaminado a establecer la cualidad de un sujeto privado de ser apto para administrar fondos públicos.

c) Fondos públicos. Conjunto de dinero y valores existentes en el erario público, y, además las obligaciones activas a favor del Estado y las corporaciones públicas, como impuestos y derechos pendientes de pago y títulos o signos representativos de la deuda pública.

e) Municipalidad. Llámese así a la Municipalidad de Tibás.

f)  Órgano contralor. Llámese así a la Contraloría General de la República.

g) Reglamento: Normativa aprobada por el Concejo Municipal de Tibás que regula lo concerniente a los requisitos mínimos que deben presentar los sujetos privados para obtener la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos en el cantón de Tibás.

h) Requisitos mínimos. Son aquellos requisitos generales solicitados a todo sujeto privado, solicitante de la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos en el Cantón de Tibás.

i)  Requisitos específicos. Son aquellos requisitos determinados, solicitados a algunos sujetos privados promoventes de la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos, aplicables en determinadas situaciones concretas según lo requiera el ordenamiento jurídico sobre la materia.

j)  Sujetos privados. Cualquier persona jurídica que pretenda obtener la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos en el cantón de Tibás.

k) Máximo Jerarca Institucional: Llámese al Concejo Municipal de la Municipalidad de Tibás, que conoce del procedimiento de la solicitud de calificación y quien emitirá el dictamen favorable o desfavorable de la solicitud.

l)  Comisión: Comisión Administrativa a la que corresponde el análisis, valoración, dictamen y recomendación al Concejo Municipal sobre las solicitudes de calificación de idoneidad promovidas por los sujetos o entidades privadas.

m)  Auditoría Interna: Unidad fiscalizadora de los procedimientos de otorgamiento de la calificación de idoneidad solicitada por los sujetos privados.

SECCIÓN II

De los requisitos generales y específicos para la obtención

de la calificación de sujeto privado idóneo para

administrar fondos públicos

Artículo 3º-Los requisitos generales que deben presentar los sujetos privados que solicitan la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos son:

1) Una carta dirigida al Jerarca concedente de los recursos, firmada por el apoderado del sujeto privado, en la cual se solicite el inicio del procedimiento de calificación de idoneidad indicando lo siguiente:

a) Domicilio exacto del sujeto privado solicitante.

b) Número de teléfono, facsímil, apartado postal y dirección del correo electrónico, en caso de contar con ellos.

c) Calidades del representante legal (nombre completo, estado civil, número de cédula, profesión u oficio y domicilio).

d) Listado con el detalle de los documentos que se adjuntan a la solicitud.

2) Documentos por aportar. Adjunto a la carta de presentación, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:

a) Una declaración jurada del representante legal de la organización y autenticada por un notario público, en la cual se indique claramente que la entidad está activa, realizando en forma regular proyectos y actividades conducentes a la finalidad para la cual fue creada. 

Si se trata de una fundación, se deberá presentar una declaración jurada firmada por el presidente de la junta administrativa, autenticada por un notario público, en la cual se indique claramente que la entidad ha estado activa desde su constitución, calidad que adquiere con la ejecución de por lo menos un proyecto, programa u obra al año, según lo establecido por el inciso b), del artículo 18 de la Ley Nº 5338 y sus reformas.

b) Una descripción detallada de los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar total o parcialmente con fondos públicos, el monto estimado de cada uno y su fuente de financiamiento.

c) Fotocopia certificada de la escritura constitutiva y sus reformas emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un notario público.

d) Certificación de personería vigente, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un notario público, en la cual se indique la fecha de vencimiento del nombramiento del representante legal.

e) Certificación de un contador público autorizado en la cual se indique en forma clara y precisa lo siguiente:

i.  Detalle de la estructura administrativa del sujeto privado.

ii.  Si el sujeto privado utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos públicos destinados para el desarrollo de programas y proyectos y ejecución de obras.

iii. Si el sujeto privado cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (asamblea y junta directiva, u órganos que hagan sus veces), debidamente legalizados y al día. En este caso se debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos al menos del mes anterior a la fecha en que se reciba la carta de presentación en la administración concedente. 

f)  Informe realizado por un contador público autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo del respectivo sujeto privado. 

g) El sujeto privado, de cualquier tipo, sometido a las regulaciones establecidas para el manejo de fondos públicos, deberá comprometerse ante la Municipalidad de Tibás mediante declaración jurada a presentar la respectiva liquidación presupuestaria.

Artículo 4º-Los requisitos específicos a cumplir por cualquier tipo de beneficiarios o ejecutores de fondos públicos son: 

a) Los sujetos privados de cualquier tipo beneficiarios de fondos provenientes de la Ley Nº 7972 del 22 de diciembre de 1999, (Ley de creación de cargas tributarias sobre licores, cervezas y cigarrillos para financiar un plan integral de protección y amparo de la población adulta mayor, niñas y niños en riesgo social, personas discapacitadas abandonadas, rehabilitación de alcohólicos y fármaco dependientes, apoyo a las labores de la cruz roja y derogación de impuestos menores sobre las actividades agrícolas y su consecuente sustitución) deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esa Ley.

b) Las fundaciones organizadas según la Ley de Fundaciones, Nº 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán:

i.  Informar sobre las calidades, el número de teléfono, el grado académico y el número de afiliación al Colegio Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor Interno de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una auditoría interna.

ii.  Presentar fotocopia de La Gaceta, donde consten los nombramientos de los directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Concejo Municipal del cantón en que la fundación tiene su domicilio legal, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo Nº 29744-J del 29 de mayo del 2001). Se debe acompañar de las certificaciones de las autoridades correspondientes en que conste la vigencia de los nombramientos.

iii. Fotocopia certificada de los informes contables, del informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido la fundación y del informe del contador público autorizado o auditor relativo a la fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la fundación, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones, respectivamente.

iv. Los estados financieros del último período contable anual (balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujo de efectivo), firmados por el representante legal de la entidad y deberán tener la firma y el sello blanco del contador público autorizado que elaboró dicha documentación.

v.  Certificación de un contador público autorizado, en la cual se haga constar que las cifras que presentan dichos estados financieros corresponden a las que están contenidas en los libros contables legalizados.

Artículo 5º-De la entrega incompleta por parte del sujeto privado, de la documentación requerida por el Superior Jerarca Concedente. En el supuesto en el cual el sujeto privado no cumpla con la totalidad de los requisitos solicitados y presente la totalidad de documentos requeridos para realizar la calificación de Idoneidad del Sujeto Privado para Administrar Fondos Públicos, la Municipalidad de Tibás o el órgano que ella designe como encargado de realizar el trámite, prevendrá por una única vez al solicitante, que en el plazo improrrogable de tres días hábiles deberá aportar la documentación omitida, bajo el apercibimiento, que de no cumplirlo se procederá al archivo inmediato del expediente.

SECCIÓN III

De la valoración previa por parte del superior jerarca

de la idoneidad del sujeto privado para

administrar fondos públicos

Artículo 6º-De la valoración definitiva del superior jerarca de la idoneidad del sujeto privado para administrar fondos públicos. Es responsabilidad de la Municipalidad de Tibás o del órgano que ésta designe para efectos de recibir y analizar a través de la Plataforma de Servicios, las solicitudes que le presenten para la obtención de la calificación de idoneidad, la de recomendar al órgano colegiado mediante acto administrativo fundado, su respectivo otorgamiento y de custodiar la documentación recibida de los interesados, todo dentro del marco de un enfoque integral de control sobre los fondos públicos a favor de sujetos privados y específicamente de las obligaciones que asume sobre los fondos concedidos.

Artículo 7º-De la conformación de la Comisión que tendrá a su cargo la valoración de solicitudes de calificación de idoneidad. La Administración Municipal podrá conformar una Comisión Administrativa constituida por no menos de cinco miembros, en la cual delegará la obligación de estudiar toda la documentación aportada por los sujetos privados de conformidad con lo indicado en los Lineamientos Mínimos para la Declaratoria de Idoneidad de sujetos Privados para el Manejo de Fondos Públicos y el presente reglamento municipal; con el fin de valorar la capacidad de esos sujetos para administrar fondos públicos.

Artículo 8º-Del expediente. Para los efectos de lo dispuesto en el artículo anterior, la Administración Municipal, debe llevar un expediente debidamente foliado, de cada sujeto privado que realice su solicitud; debiendo incorporarse a dicho expediente todo tipo de información de respaldo, que permitirá a la Comisión Administrativa nombrada, verificar si la solicitud de calificación de idoneidad cuenta o no con antecedentes mediante los cuales se pueda constatar que dicha calificación no esté vencida o haya sido revocada.

Artículo 9º-De la determinación-Previo a la remisión de las solicitudes de calificación de idoneidad de los sujetos privados interesados al Concejo Municipal, la Comisión Administrativa debe verificar:

a) La capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado.

b) La aptitud técnica del sujeto privado, en el desarrollo de programas, proyectos, u otros financiados total o parcialmente con fondos públicos, teniendo en cuenta lo previsto por la normativa vigente en relación con la fiscalización y el control de los beneficios Patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados, específicamente en lo que respecta a establecimiento y perfeccionar de sus sistemas de control interno, para la asignación, giro y verificación del uso de esos beneficios

Artículo 10.-De la Verificación de la documentación suministrada por los sujetos privados. La Comisión Administrativa nombrada está obligada en cualquier tiempo y mediante la utilización de los medios que estime pertinentes, a verificar el cumplimiento correcto de las disposiciones establecidas en el presente reglamento, así como la información suministrada por los sujetos de derecho privado que requieran la calificación de idóneo para administrar fondos públicos y, en caso de incumplimiento revocar la precalificación de idoneidad otorgada y solicitar la respectiva revocatoria de la calificación de idoneidad.

Artículo 11.-Del resultado de la valoración preliminar. El resultado de la valoración preliminar debe servir de plataforma para la adopción de una recomendación que deberá plasmarse mediante dictamen de la Comisión Administrativa aludida en los artículos precedentes, debidamente firmado por sus miembros y, posteriormente, en un plazo no mayor a diez días hábiles a partir de la conformación de la recomendación a lo interno de la Comisión, deberá remitirse el dictamen respectivo a través del señor Alcalde Municipal al Concejo Municipal para su aprobación o improbación definitiva.

Artículo 12.-Del dictamen de recomendación. El dictamen de recomendación, será emitido por la Comisión nombrada y dicho dictamen debe ser aprobado por el Concejo Municipal, que es el encargado de ordenar la distribución de la partida específica respectiva, cuando corresponda. El plazo que tiene la Comisión para emitir el dictamen de recomendación, será no mayor de treinta días hábiles a partir de la presentación completa de la documentación requerida por parte del sujeto privado. Por su parte, el Concejo Municipal tendrá diez días hábiles para resolver lo que corresponda, contados a partir del recibo del dictamen de recomendación emitido por la Comisión.

Artículo 13.-De los dictámenes que recomienden al Concejo Municipal el otorgamiento de la calificación de idoneidad. Sólo serán remitidos al Concejo Municipal, los dictámenes que recomienden el otorgamiento de la calificación de idoneidad. No obstante, la Comisión también debe encargarse de conservar y archivar los dictámenes desfavorables, así como de ponerlos en conocimiento del sujeto privado interesado. Asimismo, el dictamen de recomendación que hace la Comisión, no será vinculante para el Concejo Municipal, quien en caso de desaprobación, fundamentará su decisión mediante un acto motivado y dicho documento debe ser adjuntado al expediente.

Artículo 14.-Otorgamiento de la calificación de idoneidad.

5. En caso de que a criterio de la Comisión Administrativa el sujeto privado es idóneo para recibir fondos públicos y de que así sea acogido por el Concejo Municipal, deberá adoptarse el respectivo acuerdo debidamente motivado y previsto de los elementos requeridos en el dictado de todo acto administrativo.

Artículo 15.-Vigencia de la calificación de idoneidad. La calificación de idoneidad otorgada por el Concejo Municipal tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha de su emisión.

En los casos en que el sujeto privado vaya a realizar el trámite de solicitud de calificación de idoneidad ante distintas administraciones concedentes, puede aportar copia certificada de los documentos originales que consten en el expediente de la administración concedente en que haya tramitado previamente una calificación de idoneidad siempre que se haya otorgado la calificación de idoneidad. Estas copias certificadas tendrán validez a efectos de tramitar nuevas calificaciones de idoneidad en otras administraciones en el tanto la calificación de idoneidad otorgada en ese expediente se mantenga vigente.

Artículo 16.-De la Fiscalización. La unidad de Auditoría Interna de la Municipalidad de Tibás, de conformidad con lo previsto por la Ley General de Control Interno, número 8292 del 31 de julio del 2002, podrá fiscalizar la actuación realizada por la Comisión Administrativa, el Concejo Municipal y el sujeto privado en la aplicación de este Reglamento.

Artículo 17.-De los Controles sobre las personas calificadas como idóneas para administrar fondos públicos.

8.1.      La Corporación Municipal deberá cumplir con lo estipulado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley General de Control Interno, en lo referente a la implementación de los mecanismos de controles necesarios y suficientes para verificar el correcto uso y destino de los beneficios otorgados a sujetos privados.

8. Durante la vigencia de la calificación de idoneidad otorgada por la Municipalidad de Tibás, ésta queda obligada a verificar, previo al desembolso de nuevos recursos en favor de sujetos privados calificados como idóneos, que las situaciones técnicas en apego a las que se otorgó el dictamen de idoneidad de la Comisión se mantienen.

8. Todo sujeto privado está en la obligación de comunicar a esta Corporación Municipal que la existencia de cualquier cambio en la información que suministró con el fin de obtener la calificación para administrar fondos públicos.

Artículo 18.-Del archivo de expedientes. En caso de recopilarse nueva información, la Municipalidad de Tibás, deberá adjuntarla al expediente que para tales efectos mantiene en custodia en un archivo que se debe conservar con los expedientes de los sujetos que han tramitado calificaciones de idoneidad. Dicho archivo deberá mantenerse en un lugar con condiciones adecuadas para la óptima conservación de los documentos aportados.

Artículo 19.-De la Revocación de la Calificación de Idoneidad. El Concejo Municipal podrá revocarle a un sujeto privado la calificación otorgada de "idóneo para administrar fondos públicos", de oficio o a solicitud de la Comisión Administrativa, sin perjuicio del establecimiento de las responsabilidades y sanciones previstas por el ordenamiento jurídico. El acto que revoque la calificación de idoneidad del sujeto privado debe ser motivado y obtenido a través del mecanismo legal correspondiente.

La Municipalidad de Tibás, llevará un registro de aquellos sujetos privados a los que les revoque la calificación de idoneidad para efectos de posteriores solicitudes que adolezcan de requisitos que hayan sido causal de revocación de dicha calificación.

Artículo 20.-De la Renovación de la Calificación de Idoneidad. El sujeto privado al que se le venza la calificación de idoneidad deberá iniciar el procedimiento previsto en este Reglamento para recibir nuevos recursos de las leyes señaladas en el artículo primero.

SECCIÓN IV

Disposiciones finales

Artículo 21.-Vigencia de las certificaciones. Las certificaciones que deban presentar los sujetos privados no deberán tener más de un mes de haber sido emitidas, exceptuando aquellas certificaciones cuya vigencia por disposición de otra norma jurídica sea mayor a la establecida en esta directriz.

Artículo 22.-Sobre las anomalías cometidas por funcionarios municipales. Los sujetos privados solicitantes de la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos, tienen el deber y la obligación de denunciar de inmediato y por escrito ante la Municipalidad de Tibás, cualquier anomalía cometida por algún funcionario municipal. Dicha denuncia será tramitada de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno Número 8422 y en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, sin perjuicio de la aplicación de otra normativa relacionada.

Artículo 23.-De las Sanciones y responsabilidades. El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento dará lugar a las sanciones previstas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido en sus artículos 11, 12, 67 y siguientes, sin perjuicio de la aplicación de otras causales de responsabilidad contenidas en el ordenamiento jurídico.

Artículo 24.-De la Obligatoriedad y Derogatorias. El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio y derogará aquellas disposiciones emitidas por esta Corporación en lo que se le opongan.

Artículo 25. - (Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este artículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo pero sin texto)

Artículo 26.-Vigencia. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación definitiva en el Diario Oficial La Gaceta.

San Juan de Tibás, 31 de octubre del 2011.-