- CIRCULAR Nº 140-11
Asunto: Lineamientos seguidos en la Auditoría en
materia de seguimiento de recomendaciones.
- A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
- SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior, en sesión N° 88-11,
celebrada el 18 de octubre de 2011, artículo XLIX, a solicitud de la Auditoría, acordó
hacer de su conocimiento los lineamientos que se han dispuesto a lo interno de
ese despacho, en materia de seguimiento de recomendaciones, en conformidad con
lo establecido en los artículos 10, 12 inciso c) y 22 de la Ley General de
Control Interno, el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el
Sector Público, numerales 2.11, 2.11.1 y 2.112; y el Manual de Normas Generales
de Auditoría Interna para el Sector Público, numeral 206; a saber:
1. Las recomendaciones emitidas en los informes de
Auditoría serán registradas y controladas en el sistema Team Mate que dispone
esta Auditoría.
2. Una vez vencidos los plazos de implementación
acordados previamente con las áreas responsables, se consultará, vía sistema,
sobre las acciones llevadas a cabo por éstas para la implementación de las
recomendaciones o sugerencias señaladas mediante los hallazgos de Auditoría, en
concordancia con lo dispuesto en la
Circular de la Secretaría General de la Corte N° 107-2011.
3. La
Auditoría dará seguimiento a las recomendaciones con
plazos de implementación vencidos, con el objeto de precisar el adecuado
fortalecimiento del sistema de control interno en las áreas evaluadas.
4. Se efectuará un máximo de dos seguimientos para
cada recomendación por parte de la
Auditoría, salvo casos excepcionales a discreción de la Dirección de la Auditoría.
5. Para aquellas áreas en las que en el primer
seguimiento se determine que no realizaron las acciones necesarias para la
adecuada implementación de las recomendaciones a su cargo, se le facilitará un
nuevo plazo prudencial para que se concluya con la labor recomendada.
6. Cuando el área responsable de la atención de
recomendaciones no las implemente en el nuevo plazo facilitado, según se
determine mediante el segundo seguimiento que dará la Auditoría, se
comunicará sobre lo acontecido al superior jerárquico de la oficina evaluada,
con el objeto de que ese órgano ordene al área la oportuna implementación de
las recomendaciones y que le informe sobre las acciones ejecutadas y los
resultados obtenidos al concluir con el proceso de implementación.
7. En el caso de que la Auditoría
determine mediante seguimiento que las recomendaciones con plazos de ejecución
vencidos no se implementaron por algún área, sin justificación alguna, se
elevará el asunto a la instancia competente con un informe de Relaciones de
Hechos, con el fin de que se inicie el debido proceso respectivo, al tenor de
lo establecido en el artículo 39 de la Ley General de
Control Interno.
Estos lineamientos,
se dictan tomando en consideración los recursos disponibles en ese Despacho
para el desarrollo de las tareas que le son asignadas; así como las
responsabilidades que recaen sobre la Administración
Activa y la Auditoría Interna, en
torno a la implementación y seguimiento de las recomendaciones que emita esta
última, para el mejoramiento continuo del control interno institucional.
San José, 3 de
noviembre del 2011.