Artículo 2º-Alcance: Este cuerpo normativo regula la autorización de apertura y cierre de los libros contables y de actas que, legal o reglamentariamente, deben llevar las diferentes dependencias municipales y que de acuerdo con el artículo 22, inciso e, de la Ley General de Control Interno es una potestad asignada directamente a la Auditoría Interna, y además en acato a las funciones de la Auditoría Interna correspondiente al servicio de legalización de libros.

Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Atenas, articulo 50, inciso 1) La Auditoría Interna es la encargada de la apertura y cierre de los libros contables y otros legales que deberá llevar la Institución. En este servicio también se encuentra la fiscalización periódica de la efectividad del manejo, control de libros o registros relevantes para el fortalecimiento del control interno.

Artículo 3º-Ámbito de aplicación: Este Reglamento resulta aplicable a todas las dependencias, actuales o que en el futuro se establezcan, que se encuentren, administrativa, jerárquica o legalmente adscritas a la Municipalidad de Atenas.

CAPÍTULO SEGUNDO

Solicitud de autorización de libros

Artículo 4º-Naturaleza de la autorización de apertura de libros. Según lo indicado en el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno, e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor(a) interno(a), sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica una revisión o validación respecto al contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones dadas por la Administración en caso de robo, hurto, extravío o destrucción de libros o cualquier otro acto semejante.

Artículo 5º-Libros sujetos a la apertura: La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas, registros y contables que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual cada dependencia solicitante, considerando sus propias particularidades, determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que a criterio del Auditor(a) interno(a), se deba llevar otra clase de libro, si tal medida viene a fortalecer el sistema de control interno.

Artículo 6º-Solicitud de autorización: Cada dependencia que requiera de la razón de apertura de un libro, deberá recurrir a la Oficina de la Auditoría Interna y llenar el formulario denominado "Solicitud Autorización de Libros Legales", la cual deberá contener al menos, los siguientes datos: fecha de solicitud, tipo y modalidad del libro, uso que se le dará, la cantidad de folios que contiene el libro, la numeración de los folios, el nombre, cargo, número de cédula, oficina y firma del funcionario responsable de la custodia y uso del libro. Deberá presentar el libro a legalizar

Artículo 7º-Requisitos previos a la autorización: El libro que se someta al trámite de apertura, deberá reunir los siguientes requisitos:

a) Estar nuevo, con la totalidad de sus folios debidamente numerados en forma consecutiva y en buen estado de limpieza y conservación. No se aceptarán libros iniciados.

b) Tratándose de libros bajo la modalidad de "Hojas Sueltas", deberá igualmente estar numerado consecutivamente, con la foliatura completa y tener además impreso en cada folio, el logotipo y nombre del departamento.

Artículo 8º-Cantidad de folios. La cantidad de folios (cada página del libro) será la que se estime que permita por un tiempo razonable el uso del libro a autorizar, debiendo ser el último folio un múltiplo de cincuenta, excepto en casos muy calificados y según criterio del auditor(a) interno(a).

Artículo 9º-Rechazo de la gestión de apertura: El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en los artículos 6º, 7º y 8º del presente Reglamento, podrá dar lugar, previa valoración de cada caso por parte de la Auditoría Interna, al rechazo de plano de la gestión.

Artículo 10.-Uso de sellos en la apertura: La Auditoría Interna usará para el proceso de apertura de libros al menos dos sellos:

a) El sello de Auditoría Interna y

b) El sello de Apertura. El sello de Auditoría Interna puede ser de tipo corriente o blanco y será estampado por la Auditoría Interna en cada folio del libro. En cuanto al sello de apertura, su colocación e información que contiene se dispondrá de acuerdo a lo que señala el artículo 11 del presente Reglamento.

Artículo 11.-Razón de la apertura: El frente del primer folio sea del libro o de los folios (hojas) a legalizar se debe dejar en blanco, para que el Auditor indique la razón de apertura del libro respectivo.

No se podrá realizar la apertura de un libro si antes no se ha llevado a cabo el cierre del tomo anterior, o al menos esté en trámite de empaste.

La razón de apertura que se forma con el sello para tal fin, este hará constar el número de asiento, número de tomo, el tipo de libro que se legaliza, la dependencia que lo utiliza, la cantidad de folios que lo integran, la modalidad del libro, la fecha de apertura y la firma responsable de la autorización.

Artículo 12.-Consecutividad de los libros: Es requisito indispensable para la apertura de un libro, que si existe un tomo anterior, se efectúe primero su razón de cierre, para garantizar la consecutividad cronológica de los hechos registrados y mantener un control adecuado sobre los libros. En caso de la modalidad de "Hojas Sueltas" o reposición del libro, se deberá presentar junto con la solicitud una declaración jurada suscrita por el funcionario que lleva a cabo el trámite, en la que indique bajo su entera responsabilidad que se dio trámite al proceso de encuadernación del libro anterior o que se trata de una reposición del libro por robo, hurto, extravío o destrucción.

Artículo 13.-Plazo para apertura: La Auditoría Interna resolverá la solicitud de apertura de libro en un plazo de diez días hábiles a partir de su presentación.

Artículo 14.-Retiro del libro: Los libros autorizados por la Auditoría Interna, deberán ser retirados por la persona que se encuentre debidamente autorizada para ese fin, o en su defecto podrán ser entregados a un tercero debidamente autorizado por el titular.

CAPÍTULO TERCERO

Ejecución del cierre de libros

Artículo 15.-Solicitud de cierre de libro: La Auditoría Interna suministrará a cada dependencia que requiera de la razón de cierre de un libro, el formulario denominado "Solicitud de Cierre de Libros Legales", la cual deberá ser presentada junto con el libro a cerrar, conteniendo al menos, los siguientes datos: fecha de solicitud, tipo, modalidad y tomo del libro a cerrar, razón de uso, la cantidad de folios que contiene el libro, la numeración de los folios, el nombre, cargo, número de cédula, oficina y firma del funcionario responsable de la custodia y uso del libro.

Artículo 16.-Libros a cerrar: La Auditoría Interna recibirá para el trámite de la razón de cierre del libro, únicamente aquellos libros que previamente fueron autorizados por la Auditoría Interna, de existir algún libro que en su oportunidad fuera autorizado por la Contraloría General de la República o la Dirección de Tributación o de otro ente, la dependencia que requiera el cierre del libro deberá tramitar tal gestión ante el órgano que corresponda.

Artículo 17.-Cierre de libro en caso de "Hojas Sueltas": En la razón de cierre de un libro cuando este se compone de "hojas sueltas", antes la oficina solicitante debe proceder a realizar una adecuada encuadernación del libro, entendiéndose por esta la acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas, debidamente rotuladas.

Artículo 18.-Verificación de la encuadernación y foliación: La Auditoría Interna, previo a emitir la razón de cierre del libro, deberá verificar que no falte ningún folio y que tanto la encuadernación como el foliado del libro no hubieran sufrido alteración alguna. De igual manera, se verificarán aspectos formales del uso del libro, tales como la cronología de las anotaciones, firmas responsables, alteraciones, tachones, borrones, estado de conservación y cualquier otra verificación que la Auditoría Interna estime conveniente.

Artículo 19.-Presentación de irregularidades: Si del proceso de verificación dispuesto en el artículo anterior, se observara alguna irregularidad, la Auditoría Interna deberá requerir información a la dependencia que presentó el trámite, sobre las razones por las que se incurrió en dicha falta, si luego de analizar la situación lo considera conveniente, recomendará al órgano con competencia respectiva la apertura de un procedimiento administrativo que aclare lo sucedido. En estos casos, antes de hacer el cierre, hará la observación de lo sucedido mediante oficio de la Auditoría Interna, las observaciones del cierre del que hará la referencia en el libro, abajo de lo cual se estampará el sello de la Auditoría Interna y firmarán conjuntamente el funcionario de la Auditoría Interna a cargo de la función y un funcionario de la dependencia de que se trate. Lo anterior, formará parte del proceso de cierre de libros de la Auditoría Interna.

Artículo 20.-Trato en Folios anulados: Cuando uno o varios folios se anulen, deberán continuar figurando en el lugar que le corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios. En tal sentido, en cada folio que se anule se deberá consignar la siguiente información: a) sello o anotación de anulación, la razón por la que se anula, la fecha en que se anula y la firma responsable del uso del libro.

Artículo 21.-Sello usado en el cierre: La Auditoría Interna usará para el proceso de cierre de libros, un sello, que contendrá al menos la siguiente información: Número de asiento, número de tomo que finaliza, el tipo de libro que se cierra, la dependencia que lo utilizó, la cantidad de folios que lo integran, la modalidad del libro, la fecha de cierre y la firma responsable de la razón de cierre del libro.

Artículo 22.-Ubicación de la razón de cierre: El sello con la razón de cierre del libro se hará inmediatamente después de la ultima anotación del libro, no necesariamente debe estamparse en el último folio del tomo, por cuanto la oficina solicitante puede decidir terminar el libro varios folios antes de finalizarlo, tomando en cuenta que las nuevas anotaciones no sufran un corte abrupto y más bien comiencen en un nuevo libro que se autorice.

La dependencia solicitante si llegase a usar la totalidad de los folios, deberá dejar espacio suficiente para estampar el sello luego de la última anotación efectuada.

Artículo 23.-Nulidad de las acciones subsecuentes al cierre: Se debe entender que el último folio utilizado del libro, es el que tiene estampado el sello de cierre, por lo tanto, carece de validez cualquier acción subsecuente. De igual manera, posterior al cierre del libro por parte de la Auditoría Interna, será totalmente prohibido efectuar cambios en el libro, ya sea en la encuadernación o foliación.

Artículo 24.-Empaste de folios. Los libros deberán enviarse a empastar conforme las disposiciones de Archivo, y pueden considerar características como:

a. Al lomo: Municipalidad de Atenas, nombre de la unidad, periodo, o actas de la número.. a la ..., tomo número y el año.

b. Al frente se indica: Municipalidad de Atenas, nombre de la unidad, nombre del libro, periodo (de mes a mes) o actas de la número .. a la .. tomo número y el año.

Artículo 25.-Plazo: La Auditoría Interna resolverá la solicitud de cierre de libro en un plazo de quince días hábiles a partir de su presentación.

CAPÍTULO CUARTO

Controles de libros de la Auditoría Interna

Artículo 25.-Controles de la Auditoría Interna: Para el control de los libros autorizados, la Auditoría Interna deberá llevar los registros necesarios que incorpore la información de cada libro autorizado tanto a nivel general como a nivel individual.

(Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento se consignó dos veces el artículo N° 25)

Artículo 26.-Control general de libros: En el control general de libros autorizados, la Auditoría Interna consignará en forma cronológica y consecutiva todos los libros que se reciben y autorizan. Dicho registro contará al menos con la siguiente información:

1. Número de asiento

2. Dependencia solicitante

3. Tipo de libro autorizado

4. Fecha de recibo y entrega del libro.

Artículo 27.-Control individual de libros: En el control individual de libros, la Auditoría Interna llevará un control de cada tipo de libro, que se actualizará con las respectivas aperturas y cierres que contará al menos con los siguientes datos:

-   Dependencia solicitante

-   Tipo de libro autorizado

-   Número de tomo

-   Fecha de recibo y entrega

-   Número de asiento

-   Fecha del asiento

-   Tipo de solicitud.

CAPÍTULO QUINTO

Reposición de libros autorizados

Artículo 28.-Reposición de libros. En el caso de reposición de libros se realizará de la siguiente manera.

a) En caso de robo, extravió o destrucción total del libro, el responsable, debe hacer las denuncias ante las autoridades competentes, (presentar ante la Auditoria copia de esta) y la publicación una vez en el Diario Oficial y cualquier otra disposición del Gobierno Municipal. Se deberá presentar cualquier documentación que la Auditoría Interna requiera para su comprobación.

b) Debe presentar una declaración formal a la Auditoría Interna, detallando lo que sucedió y solicitando la autorización de un nuevo libro.

Artículo 29.-Plazo para resolver: Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos para la reposición del libro, la Auditoría Interna contará con un plazo de diez días hábiles para tramitar la solicitud.

Artículo 30.-Traslado del caso a la administración: Una vez concluido el proceso de reposición del libro, la Auditoría Interna trasladará el caso a la Administración Municipal a fin de que se investigue las causas que mediaron en la pérdida o extravío del libro que se presenta para su reposición, para determinar si administrativamente es necesario tomar alguna medida contra el presunto responsable del hecho.

CAPÍTULO SEXTO

Disposiciones finales

Artículo 31.-Archivo del libro después del cierre: Una vez entregado el libro con la razón de cierre por parte de la Auditoría Interna, la dependencia municipal deberá disponer de las condiciones de ubicación física, facilidad de localización y cumplimiento del ordenamiento jurídico que rige en materia archivística, deberán ser custodiados adecuadamente en el Archivo de Gestión correspondiente y ser enviados posteriormente al Archivo Central, de la Municipalidad de Atenas, según lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 32.-Modificación del Reglamento. El Concejo Municipal según su competencia podrá hacer modificaciones al presente Reglamento, sin embargo dichas modificaciones deberán ser avaladas previamente por el (la)Auditor(a) Interno(a), si las mismas proceden. Así mismo el (la)Auditor(a) Interno(a), podrá proponer las modificaciones que considere oportunas al presente Reglamento las cuales serán elevadas al Concejo Municipal para su debido trámite de aprobación.

Artículo 33.-Vigencia: Este Reglamento rige a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Atenas, 20 de diciembre del 2011.