CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RESOLUCIONES

R-DC-13-2012.-Despacho Contralor.-San José, a las catorce horas del tres de febrero de dos mil doce.

Reforma resolución R-CO-54-2008. Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI 2008).

Considerando:

I.-Que la Contraloría General de la República (CGR) goza de absoluta independencia funcional y administrativa y potestad reglamentaria para actualizar, en este caso en concreto, la forma en que se definen o estructuran sus procesos y procedimientos. Lo anterior según lo dispuesto en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, número 7428.

II.-Que las Políticas de Buen Gobierno Corporativo, emitidas mediante Resolución del Despacho Contralor R-DC-118-2009, de las catorce horas del quince de diciembre de dos mil nueve, establecen que la Contraloría General de la República alineará los objetivos estratégicos y los que de éstos deriven, con los objetivos de los procesos y los funcionales o de estructura orgánica, tal como lo tiene contemplado el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI). Por su parte, la política 23, menciona que la CGR debe garantizar que todos los procedimientos sean claros, simples, equitativos, viables y transparentes.

III.-Que en la búsqueda de la máxima calidad en el quehacer diario, el conocer cómo se estructura la CGR desde el punto de vista de sus procesos, tiene un papel fundamental en las labores que realizan sus funcionarios y funcionarias.

IV.-Que para la actualización del MAGEFI, se realizó una revisión integral de la versión del año 2008, con el propósito de actualizar y mejorar este instrumento normativo, con los siguientes objetivos:

a) Adecuar los procesos institucionales a los cambios normativos legales relacionados con el quehacer del órgano contralor.

b) Ajustar dichos procesos a la luz de las propuestas de mejora remitidas por los líderes de los procesos institucionales, cuya revisión participativa introdujo cambios en algunos de los procesos.

c) Reforzar el enfoque de procesos interrelacionados en la gestión institucional orientada al logro de la misión y la visión.

d) Documentar los procedimientos derivados de cada proceso del MAGEFI, de acuerdo con la estructura documental de segundo nivel prevista en dicho documento.

V.-Que se ha llevado a cabo un proceso de revisión y ajuste del MAGEFI 2008 con la participación de todas las divisiones y las unidades de la Contralora General, con el fin de garantizar su actualización y aplicación en la ejecución de los diferentes procesos institucionales. Por tanto:

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, el 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, las políticas 9 y 23 de Buen Gobierno Corporativo y el MAGEFI 2008. 

RESUELVE:

1º-Derogar el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), del año 2008, aprobado mediante Resolución R-CO-54-2008 del Despacho de la Contralora General de la República, de las nueve horas del veintisiete de octubre de dos mil ocho.

2º-Como parte del proceso de elaboración del presente MAGEFI 2011, se ha realizado una reforma general (completa) que se plasmó en su totalidad en el MAGEFI (actualizado al 2011), esta nueva versión incorpora la información que no se modificó del manual anterior y la nueva información que incluye los cambios realizados en la generación de este nuevo MAGEFI.

3º-Aprobar el presente MAGEFI, en su versión actualizada a diciembre del 2011, el cual será utilizado por las distintas unidades organizacionales, como el instrumento que estandariza los procesos institucionales para guiar el desempeño de los funcionarios y funcionarias hacia el logro de los resultados.

4º-Aprobar los procedimientos documentados a diciembre del 2011, que serán utilizados por las distintas unidades organizacionales, como el instrumento que especifica la forma en que se realizan las actividades propias de cada proceso, con la finalidad de uniformar la ejecución de las diferentes tareas que lo conforman.

5º-Corresponde a la Unidad de Gobierno Corporativo la coordinación de las actividades necesarias para mantener actualizado el respectivo manual y sus procedimientos, acorde con la realidad institucional, para lo cual establecerá los mecanismos necesarios.

6º-Conforme al artículo 125 de la Ley General de la Administración Pública, dispóngase la comunicación de la presente circular en la página web institucional, en la siguiente dirección: Servicios al Público/Inicio/Documentos/Manuales, Circulares y Directrices/Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI 2011). Asimismo, comuníquese individualmente a las cuentas de correo electrónico de todos los funcionarios de la institución. Rige a partir de su comunicación.

Comuníquese.-

(La presente norma fue proporcionada por funcionarios de la Contraloría General de la República y se transcribe a continuación:)

INDICE

1 RESOLUCION ................................................................................................................................... 4

2 INTRODUCCION .............................................................................................................................. 8

2.1 Concepto del MAGEFI .................................................................................................................. 8

2.2 Objetivo del MAGEFI ..................................................................................................................... 8

2.3 Estructura del MAGEFI ................................................................................................................. 8

3 MARCO NORMATIVO ..................................................................................................................... 10

3.1 Naturaleza jurídica de la Contraloría General de la República ......................................... 10

3.2 Ámbito de fiscalización .............................................................................................................. 10

3.3 Ordenamiento de control y fiscalización superior ................................................................ 10

3.4 Mandato constitucional .............................................................................................................. 11

3.5 Potestades conferidas por ley orgánica ........................................................................ ..11

3.6 Atribuciones conferidas por otras leyes ................................................................................ 12

4 MARCO ESTRATÉGICO ............................................................................................................... 14

4.1 Ideas Rectoras ........................................................................................................................... 14

5 MARCO REFERENCIAL ............................................................................................................... 14

5.1 Cadena de valor público ........................................................................................................... 14

5.2 Clientes de la Contraloría General ......................................................................................... 15

5.3 Enfoque de procesos ................................................................................................................ 16

5.4 Interrelación entre control interno y calidad .......................................................................... 17

6 DEFINICIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS ............................................................ 18

MP-01 MACRO PROCESO DE FISCALIZACIÓN INTEGRAL .................................................... 18

PP-01 Gestión de requerimientos de los clientes externos .................................................... 18

PP-02 Emisión de criterios vinculantes ....................................................................................... 20

PP-03 Fiscalización Previa ............................................................................. ........22

PP-04 Fiscalización Posterior ....................................................................................................... 25

PP-05 Procedimientos Administrativos .......................................................... .......29

PP-06 Participación en los procesos jurisdiccionales ............................................................ 33

PP-07 Asesoría sobre Hacienda Pública ................................................................................... 37

PP-08 Capacitación externa .......................................................................................................... 40

PP-09 Rectoría ................................................................................................................................. 41

PP-010 Gestión del servicio al cliente externo .......................................................................... 43

MP-02 MACROPROCESO DE GOBIERNO CORPORATIVO ................................................... 46

PA-01 Monitoreo del Entorno ........................................................................................................ 46

PA-02 Planificación Institucional ................................................................... .........49

PA-03 Diseño Organizacional ...................................................................................................... 52

PA-04 Asesoría Interna .................................................................................................................. 53

PA-05 Mejora Continua .................................................................................................................. 55

MP-03 MACROPROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ....... ...........58

PA-06 Gestión del potencial humano ........................................................................................ 58

PA-07 Gestión de la información ................................................................................................ 61

PA-08 Gestión de tecnologías de información y comunicación ........................................... 62

PA-09 Gestión del aprendizaje organizacional ........................................................................ 63

MP-04 MACROPROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS .................................................... 65

PA-010 Gestión de recursos presupuestarios ........................................................................ 65

PA-011 Gestión contable ............................................................................................................. 67

PA-012 Gestión de tesorería ....................................................................................................... 69

PA-013 Adquisición de bienes y servicios ............................................................................... 70

PA-014 Administración de bienes ............................................................................................. 72

PA-015 Administración de servicios ................................................................ .......73

GLOSARIO ..................................................................................................................................... 75

Anexo Nro. 1 ................................................................................................................................... 81

1 RESOLUCION

R-DC-13-2012. DESPACHO CONTRALOR. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. San José, a las catorce horas del tres de febrero de dos mil doce.

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REFORMA RESOLUCIÓN R-CO-54-2008 MANUAL GENERAL DE FISCALIZACIÓN INTEGRAL (MAGEFI 2008).

CONSIDERANDO

I. Que la Contraloría General de la República (CGR) goza de absoluta independencia funcional y administrativa y potestad reglamentaria para actualizar, en este caso en concreto, la forma en que se definen o estructuran sus procesos y procedimientos. Lo anterior según lo dispuesto en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, número 7428.

II. Que las Políticas de Buen Gobierno Corporativo, emitidas mediante Resolución del Despacho Contralor R-DC-118-2009, de las catorce horas del quince de diciembre de dos mil nueve, establecen que la Contraloría General de la República alineará los objetivos estratégicos y los que de éstos deriven, con los objetivos de los procesos y los funcionales o de estructura orgánica, tal como lo tiene contemplado el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI). Por su parte, la política 23, menciona que la CGR debe garantizar que todos los procedimientos sean claros, simples, equitativos, viables y transparentes.

III. Que en la búsqueda de la máxima calidad en el quehacer diario, el conocer cómo se estructura la CGR desde el punto de vista de sus procesos, tiene un papel fundamental en las labores que realizan sus funcionarios y funcionarias.

IV. Que para la actualización del MAGEFI, se realizó una revisión integral de la versión del año 2008, con el propósito de actualizar y mejorar este instrumento normativo, con los siguientes objetivos:

a) Adecuar los procesos institucionales a los cambios normativos legales relacionados con el quehacer del órgano contralor.

b) Ajustar dichos procesos a la luz de las propuestas de mejora remitidas por los líderes de los procesos institucionales, cuya revisión participativa introdujo cambios en algunos de los procesos.

c) Reforzar el enfoque de procesos interrelacionados en la gestión institucional orientada al logro de la misión y la visión.

d) Documentar los procedimientos derivados de cada proceso del MAGEFI, de acuerdo con la estructura documental de segundo nivel prevista en dicho documento.

V. Que se ha llevado a cabo un proceso de revisión y ajuste del MAGEFI 2008 con la participación de todas las divisiones y las unidades de la Contralora General, con el fin de garantizar su actualización y aplicación en la ejecución de los diferentes procesos institucionales.

Por tanto,

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, el 2, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, las políticas 9 y 23 de Buen Gobierno Corporativo y el MAGEFI 2008.

RESUELVE:

1º-Derogar el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), del año 2008, aprobado mediante Resolución R-CO-54-2008 del Despacho de la Contralora General de la República, de las nueve horas del veintisiete de octubre de dos mil ocho.

2º- Como parte del proceso de elaboración del presente MAGEFI 2011, se ha realizado una reforma general (completa) que se plasmó en su totalidad en el MAGEFI (actualizado al 2011), esta nueva versión incorpora la información que no se modificó del manual anterior y la nueva información que incluye los cambios realizados en la generación de este nuevo MAGEFI.

3º-Aprobar el presente MAGEFI, en su versión actualizada a diciembre del 2011, el cual será utilizado por las distintas unidades organizacionales, como el instrumento que estandariza los procesos institucionales para guiar el desempeño de los funcionarios y funcionarias hacia el logro de los resultados.

4º- Aprobar los procedimientos documentados a diciembre del 2011, que serán utilizados por las distintas unidades organizacionales, como el instrumento que especifica la forma en que se realizan las actividades propias de cada proceso, con la finalidad de uniformar la ejecución de las diferentes tareas que lo conforman.

5º-Corresponde a la Unidad de Gobierno Corporativo la coordinación de las actividades necesarias para mantener actualizado el respectivo manual y sus procedimientos, acorde con la realidad institucional, para lo cual establecerá los mecanismos necesarios.

6º-Conforme al artículo 125 de la Ley General de la Administración Pública, dispóngase la comunicación de la presente circular en la página web institucional, en la siguiente dirección: Servicios al Público/Inicio/Documentos/Manuales, Circulares y Directrices/Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI 2011). Asimismo, comuníquese individualmente a las cuentas de correo electrónico de todos los funcionarios de la institución. Rige a partir de su comunicación.

2 INTRODUCCION

2.1 Concepto del MAGEFI

El presente Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI) es el instrumento normativo de mayor jerarquía en lo relativo a la regulación y descripción, de forma general, de los procesos que deben aplicarse en la Contraloría General de la República ( CGR ) para cumplir con sus objetivos de fiscalización superior de la Hacienda Pública. Este Manual es la base para el desarrollo de la documentación relativa a los procedimientos y registros que conforman cada una de las actividades de los procesos en la institución.

Cabe aclarar que en este documento se hace alusión exclusiva a los procesos y no a la estructura orgánica de la CGR ; y que dichos procesos responden al análisis de nuestras atribuciones y funciones constitucionales y legales.

2.2 Objetivo del MAGEFI

Estandarizar los procesos institucionales para guiar el desempeño de los funcionarios hacia el logro de los resultados.

2.3 Estructura del MAGEFI

El MAGEFI está conformado de la siguiente manera:

• 1 Introducción: Establece el concepto, objetivo y estructura del documento.
• 2 Marco normativo: Establece los elementos jurídicos fundamentales relacionados con la Contraloría General, su ámbito de acción y sus competencias.
• 3 Marco estratégico: Describe las ideas rectoras vigentes de la Contraloría General, conformadas por la Visión, la Misión y los Valores institucionales.
• 4 Marco referencial: Define los conceptos que sirven de insumo para la definición de los procesos de la organización.
• 5 Definición de Macroprocesos y procesos: Describe los cuatro macroprocesos institucionales, denominados fiscalización integral, gobierno corporativo, gestión del conocimiento y gestión de recursos; para cada uno de estos macroprocesos se enuncia una breve descripción de su alcance, su objetivo general y los procesos que lo conforman (ver Gráfico No.1). En la ejecución de los macroprocesos y procesos institucionales se velará por el cumplimiento de los principios fundamentales de probidad, eficiencia, eficacia, legalidad, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad. Para cada proceso se detalla la siguiente información:

ü        Nombre del proceso

ü       Concepto: Consiste en una descripción general del alcance del proceso.

ü       Objetivo: Estructurado en dos verbos, el primero describe la razón de ser del proceso y el segundo el efecto directo esperado de éste; el objetivo está alineado con su marco legal y con el objetivo de su respectivo macroproceso.

ü       Fundamento jurídico: Se refiere a las normas constitucionales y legales que constituyen la base para el desarrollo del proceso. No se hace alusión a reglamentos, manuales u otras normas de rango inferior.

ü       Insumos: Se refiere a los activadores directos del proceso. Para cada insumo se detalla su origen, entendido como la fuente primaria de los insumos. Ni en los insumos, ni en los productos se hace referencia al medio físico de la información.

ü       Actividades: Recibidos los insumos que activan el proceso, se hace una descripción general de las actividades propias de éste, necesarias para la generación de los productos finales.

ü       Productos: Se refiere a los productos o servicios finales del proceso, que están directamente relacionados con el objetivo de éste. No se incluyen productos intermedios, ni finales que no correspondan con la esencia del proceso. Para cada producto se detalla sus destinatarios finales.

ü       Glosario

ü       Anexos

3 MARCO NORMATIVO

3.1 Naturaleza jurídica de la Contraloría General de la República

El artículo 183 de la Constitución Política establece que la CGR es un órgano auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, pero tiene absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus labores.

El artículo primero de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (LOCGR) indica que la naturaleza jurídica de la CGR es la de un "órgano constitucional fundamental del Estado" y que le corresponde el control superior de la Hacienda Pública y la rectoría del ordenamiento de control y fiscalización superiores.

3.2 Ámbito de fiscalización

El ámbito de competencia fiscalizadora que le corresponde ejercer a la Contraloría General, recae sobre sujetos pasivos, públicos y privados, bajo dos modalidades: la obligatoria y la facultativa -artículo 4 de la LOCGR-.

Desde el punto de vista orgánico, son sujetos componentes o integrantes "...de la Hacienda Pública, el Estado y los demás entes u órganos públicos, estatales o no, y las empresas públicas, así como los sujetos de Derecho Privado, en cuanto administren o custodien fondos públicos por cualquier título." con las salvedades establecidas en el párrafo segundo del artículo 8 de la LOCGR.

La Hacienda Pública conforme al artículo 8 de la LOCGR está "...constituida por los fondos públicos, las potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar, manejar, gastar e invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas y financieras, relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control interno y externo y la responsabilidad de los funcionarios públicos".

Se puede hablar de fondos públicos en dos sentidos: uno restringido, circunscrito a la titularidad de éstos en propiedad del Estado en sentido amplio (artículo 9 y párrafo inicial del artículo 8 de la LOCGR), y otro más extenso, referido a aquellos fondos que se consideran públicos para efectos de fiscalización no por su titularidad sino en virtud de que por su origen y por su destino son públicos, en cuyo caso los parámetros de fiscalización son los que fijan los artículos 5 y 6 de la LOCGR.

3.3 Ordenamiento de control y fiscalización superior

El ordenamiento de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública, comprende el conjunto de normas, que regulan la competencia, la estructura, la actividad, las relaciones, los procedimientos, las responsabilidades y las sanciones derivadas de esa fiscalización o necesarios para ésta. Este ordenamiento comprende también las normas que regulan la fiscalización sobre entes y órganos extranjeros y fondos y actividades privadas, a que se refiere la LOCGR y tiene como fin primordial garantizar "la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos".

3.4 Mandato constitucional

El mandato constitucional de la CGR le fue atribuido directamente por los artículos 175, 179, 180, 181 y 184 de la Constitución Política. Los siguientes son sus deberes y atribuciones:

a) Fiscalizar la ejecución y liquidación de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República.

b) Visar los gastos que se realicen con fondos del Estado y efectuar el refrendo de las obligaciones del Estado, esto último tanto en el sector centralizado como descentralizado (Ver voto de la Sala Constitucional Nro. 5947-1998).

c) Examinar, aprobar o improbar los presupuestos de las municipalidades y de las instituciones autónomas y fiscalizar su ejecución y liquidación.

d) Examinar, glosar y fenecer las cuentas de las instituciones del Estado y de los funcionarios públicos.

e) Enviar a la Asamblea Legislativa una memoria del año económico anterior.

f) Emitir un informe para la Asamblea Legislativa sobre la efectividad fiscal de nuevos ingresos.

g) Aprobar las variaciones del destino de una partida autorizada o la apertura de créditos adicionales cuando la Asamblea Legislativa esté en receso y para satisfacer necesidades urgentes o imprevistas.

h) Fungir como superior jerárquico impropio en materia de contratación administrativa y agotar preceptiva y obligatoriamente la vía administrativa en esta materia (Ver Voto de la Sala Constitucional Nro. 15487-2006).

h) Las demás que las leyes le asignen.

3.5 Potestades conferidas por ley orgánica

La LOCGR establece un conjunto de potestades, las cuales pueden agruparse en ocho categorías de acuerdo con la similitud de las actividades que deben realizarse para cumplir la potestad y del objetivo que persiguen. En el siguiente cuadro se presentan las potestades clasificadas por categorías:

3.6 Atribuciones conferidas por otras leyes

Existen otras atribuciones asignadas a la CGR mediante una cantidad importante de leyes, sin embargo, la mayoría de dichas atribuciones se concentran en las siguientes leyes:

• Ley de Contratación Administrativa (LCA), Nro. 7494

Esta ley regula la actividad contractual de la Administración Pública. Este cuerpo normativo señala atribuciones al Órgano Contralor que se refieren específicamente a la resolución de los recursos de objeción al cartel y recursos de apelación en contra del acto de adjudicación, de acuerdo con el tipo de procedimiento y monto respectivos. Asimismo, como órgano constitucional encargado de la fiscalización de la Hacienda Pública, se le asignan a la Contraloría General una serie de autorizaciones, aprobaciones y otras competencias en relación con los procesos de compras del Estado, dentro de estas últimas se encuentran el levantamiento de prohibiciones y la imposición de sanciones.

• Ley General de Control Interno (LGCI), Nro. 8292

En esta norma se señalan los criterios mínimos que deberán observar la CGR y los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de su sistema de control interno ( SCI ). Para tales efectos, la CGR está facultada para dictar la normativa técnica, necesaria para el funcionamiento efectivo del SCI de los entes y de los órganos sujetos a dicha Ley. Asimismo, esta ley obliga a la CGR a realizar actividades de fortalecimiento del sector público en materia de control interno, así como llevar a cabo una serie de tareas que se orientan a la protección de la independencia y objetividad de la función de auditoría interna.

• Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), Nro. 8131

Esta ley regula el régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de fondos públicos con el objetivo de fortalecer la administración financiera de la República. Las principales funciones asignadas a la CGR son las relacionadas con la evaluación de la gestión y la rendición de cuentas, la elaboración y presentación del informe técnico sobre el proyecto de ley de presupuesto de la República, el establecimiento de responsabilidades, la opinión sobre normativa a emitir por los rectores de los subsistemas del Sistema de Administración Financiera, la emisión de normativa y el control sobre fideicomisos públicos.

• Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (LCEIFP), Nro.8422

Los objetivos de esta ley son prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública. En materia de prevención, le asigna a la CGR el deber de recibir, registrar y custodiar las declaraciones juradas, así como el constatar la veracidad de su información. También se le atribuye un control relacionado con la prohibición de recibir compensaciones salariales adicionales a la propia de su relación de servicio, desempeñar cargos públicos en forma simultánea y desempeñar funciones o cargos incompatibles. En relación con la sanción de los actos de corrupción, se establece que puede tramitar el respectivo procedimiento administrativo y requerir a la entidad respectiva, la aplicación de la sanción civil o disciplinaria que determine.

• Otras normas legales

Una gran cantidad de normas legales, normas legales le han atribuido a la CGR funciones generales y específicas, las cuales incluyen entre otras: dictaminar acerca de la nulidad absoluta, evidente y manifiesta de actos administrativos directamente relacionados con el proceso presupuestario o la contratación administrativa; la revocación de actos desfavorables al administrado; la fijación periódica del monto de viáticos y del pago de kilometraje.

4 MARCO ESTRATÉGICO

4.1 Ideas Rectoras

• Misión

Somos el órgano constitucional, auxiliar de la Asamblea Legislativa, que fiscaliza el uso de los fondos públicos para mejorar la gestión de la Hacienda Pública y contribuir al control político y ciudadano.

• Visión

Garantizaremos a la sociedad costarricense, la vigilancia efectiva de la Hacienda Pública.

• Valores

Los siguientes elementos constituyen la guía de actuación que debe inspirar la gestión y rectitud de los actos de los funcionarios de la Contraloría General de la República, a efecto de implementar la visión y misión institucionales:

• Integridad: Es realizar todas las acciones con rectitud.
• Compromiso: Es sentirse identificado con la Contraloría General y así dar el máximo esfuerzo.
• Justicia: Dar a los demás lo que les corresponde de acuerdo con sus derechos y deberes.
• Respeto: Valorar los derechos y formas de pensar de los demás.
• Excelencia: Búsqueda de la máxima calidad y desempeño en el trabajo diario.

5 MARCO REFERENCIAL

5.1 Cadena de valor público

La Contraloría General, como toda institución pública, está llamada a generar en los servicios que presta un valor público para sus clientes, para lo cual requiere identificar cuales procesos institucionales son los que van agregando ese valor a los insumos que recibe, para transformarlos en los servicios que sus clientes requieren y de esta manera cumplir tanto su misión como sus objetivos. Esos procesos conforman lo que se denomina la cadena de valor y está integrada por procesos primarios y procesos de apoyo. Los procesos primarios o esenciales de gestión deben engranarse en dicha cadena de valor; para efectos de la codificación de estos procesos en este documento se usarán las siglas "PP". También existen los procesos de apoyo los cuales están al servicio de los

primeros, y son genéricos a la mayoría de organizaciones; para efectos de la codificación de estos procesos en este documento se usarán las siglas "PA".

Los denominados procesos primarios se pueden agrupan en tres grandes categorías:

• Procesos de innovación. Relacionados con la investigación de los requerimientos de los clientes y de las mejores prácticas de gestión pública, a efecto de diseñar y desarrollar los servicios que satisfagan tales necesidades. Es por eso que el proceso de gestión de los requerimientos del cliente externo forma parte de la fiscalización integral, porque interactúa directamente con el cliente externo y porque está directamente ligado a los procesos primarios.
• Procesos operativos. Están relacionados con la razón de ser de la organización y empiezan desde la recepción de una solicitud o el origen de un servicio al cliente hasta el desarrollo del producto o servicio.
• Procesos post servicio. Se trata de las acciones que se realizan posteriormente a la prestación del servicio para garantizar razonablemente la satisfacción de las necesidades de los clientes finales. Incluyen la entrega del servicio, la atención de las disconformidades de los clientes y la medición del valor público logrado.

Por su parte, los procesos de apoyo tienen el propósito de lograr que las actividades primarias se realicen de forma eficaz y eficiente, proporcionando los recursos requeridos para tal fin, sean estos financieros, humanos, tecnológicos o materiales. En nuestro caso se agrupan en tres macro procesos, sean, Gobierno Corporativo, Gestión del Conocimiento y Gestión de Recursos.

Ahora bien en el marco de la gestión pública, el valor que las entidades y órganos están llamados a brindar es un valor público. Particularmente la Contraloría General está enfocada en la generación de servicios, más que productos. En ese sentido, cabe indicar que existen tres elementos interrelacionados que le agregan valor público a los servicios. El primero es el servicio en sí mismo; éste involucra la comprensión de lo que es valioso desde la perspectiva de los clientes, transformar esas expectativas en procesos y servicios, y satisfacer dichos clientes mediante un equilibrio entre calidad y costo del servicio. La ética y cultura institucional, así como la equidad en la prestación del servicio, son elementos que agregan valor a los servicios.

El segundo son los resultados, los cuales deben distinguirse de los servicios, pues constituyen el objetivo o efecto perseguido con éstos. Si bien es cierto, es difícil establecer relaciones de causalidad exclusiva entre los servicios específicos prestados por nuestra entidad y los resultados en la Hacienda Pública y, por medio de éstos, sobre el desarrollo y bienestar de la sociedad, es necesario medir dichos resultados para fortalecer la mejora de los procesos y la rendición de cuentas institucional.

El tercer elemento es la confianza. Ninguna entidad pública debe dar por sentada su legitimidad por su marco jurídico. Debe construirla, mantener e incrementar su credibilidad realizando bien sus tareas y mostrando ética e integridad en su gestión.

5.2 Clientes de la Contraloría General

A diferencia de una entidad privada, en la que la perspectiva de rentabilidad financiera tiene un peso preponderante entre los objetivos de gestión, las instituciones públicas deben establecer como prioridad el cumplimiento de su misión, en procura del bien público, apegada a los principios de eficiencia y legalidad en su gestión. Para cumplir a cabalidad dicha misión la institución pública debe identificar claramente cuáles son los tipos de clientes con los que interactúa, sus condiciones jurídicas, sus necesidades, y diseñar los procesos y servicios para cumplir con su mandato. En la gestión pública no todos los clientes tienen la misma naturaleza, ni requieren los mismos tipos de servicios o de relación con la institución. Dentro de los clientes relacionados con nuestra institución se identifican las siguientes categorías:

• Clientes internos: Son las unidades o personas de la organización que reciben productos y servicios que los incorporan o utilizan en sus procesos para la prestación de los servicios a los clientes finales.
• Clientes externos: Son las personas físicas o jurídicas, entidades y órganos externos a la Contraloría General que reciben o se informan sobre el valor público proveniente de los procesos de fiscalización integral para satisfacer sus requerimientos, expectativas u objetivos. Se clasifican en iniciales y finales.
• Iniciales: Son las personas que aportan los recursos y el apoyo que requiere la organización para poder prestar los servicios y generar valor público. Las instituciones públicas obtienen su legitimidad esencialmente de parte de sus clientes iniciales. Como principal cliente en esta categoría, se encuentra la Asamblea Legislativa.
• Finales: Son los receptores del valor público creado por la Contraloría General mediante sus procesos y servicios. Dentro de esta categoría se pueden citar los clientes denominados "beneficiarios", los cuales son aquellas personas, agrupaciones o entidades que reciben el valor público creado por la Contraloría General, tales como la propia Asamblea Legislativa, la sociedad en general o un sector de ésta. También se encuentran los clientes denominados "fiscalizados", los cuales son aquellas personas o entidades cuyo comportamiento debe ser controlado por la CGR con base en un mandato legal, tales como la Administración Activa y las Auditorías Internas de los sujetos pasivos y los funcionarios públicos en general.

Igualmente se encuentran los clientes llamados "ciudadanos interesados", entendidos como aquellas personas o agrupaciones que tienen interés de estar al tanto de lo que la CGR hace o influir en nuestras decisiones de fiscalización en beneficio de la vigilancia de la Hacienda Pública, tales como los medios de comunicación colectiva o los grupos organizados de la sociedad civil.

Finalmente, se encuentran los clientes denominados "consumidores", los cuales son aquellos que reciben algún servicio producido por la CGR , que es apropiable y excluyente, tales como los participantes de los cursos de capacitación brindados por este órgano contralor.

5.3 Enfoque de procesos

En concordancia con lo anterior, en este documento no se hace referencia a unidades organizacionales o normativa interna sobre la estructura orgánica, sino a los macroprocesos y procesos de gestión institucional, así como al flujo de los insumos, actividades y productos necesarios para el logro de la misión institucional.

En ese sentido, varios de los procesos descritos en el MAGEFI podrían ser ejecutados por una sola unidad organizacional, o un proceso podría ser ejecutado por varias dependencias.

5.4 Interrelación entre control interno y calidad

El tema de control interno debe observarse desde diferentes ópticas. Puede conceptualizarse como una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa, para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización; tiene también un enfoque orgánico (administración activa y auditoría interna) así como un enfoque de sistema con componentes funcionales (ambiente de control, la valoración del riesgo, las actividades de control, los sistemas de información y el seguimiento). Dichos componentes funcionales están íntimamente relacionados entre sí y están presentes en todos los procesos de gestión institucional. De manera que no se puede aislar el control interno como un proceso independiente de los procesos de gestión institucional, sino como un sistema que está inmerso en cada uno de los procesos. El control interno constituye una herramienta para la administración por resultados u objetivos, como un medio para alcanzar los objetivos y nunca como un fin en sí mismo.

Por su parte, en el ámbito de la temática de la calidad, la normativa técnica establece que ésta se puede gestionar mediante un sistema que debe integrarse al sistema de gestión institucional. La calidad debe ser un objetivo a cumplir y mejorar continuamente; no está en función de nuestro máximo potencial en servicios sino en la identificación y cumplimiento de los requerimientos específicos de nuestros clientes y del marco regulatorio relacionado. En ese sentido, el sistema de gestión de calidad (sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad), no es un fin en sí mismo.             Entiéndase la calidad como el grado en el que un conjunto de características inherentes a un producto o servicio cumplen con los requisitos de los clientes.

El sistema de control interno promueve el cumplimiento de los objetivos de calidad, como un sistema dinámico, especialmente a raíz de sus componentes funcionales de valoración de riesgo y seguimiento. La calidad es dinamizada por medio de un proceso de mejora continua, el cual está interrelacionado con la valoración de riesgo y el seguimiento. Estas actividades constituyen el motor que dinamiza a la administración hacia la toma de decisiones necesarias para perfeccionar el sistema de control interno y mejorar la calidad de sus insumos, procesos, productos y servicios.

6 DEFINICIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS

MP-01 MACRO PROCESO DE FISCALIZACIÓN INTEGRAL

Este macroproceso está conformado por el conjunto de procesos que se interrelacionan para desarrollar las funciones de fiscalización superior, contenidas en la normativa que le atribuye competencias sustantivas a la CGR , derivadas del mandato constitucional de auxilio a la Asamblea Legislativa y vigilancia de la Hacienda Pública.

Objetivo General

Fiscalizar el uso de los fondos públicos para promover la mejora en la gestión de la Hacienda Pública y promover el control político y ciudadano.

PP-01 Gestión de requerimientos de los clientes externos

PP-01- 1 Concepto

Este proceso consiste en la identificación de las necesidades y expectativas (características esperadas o deseadas por un cliente en cuanto a un determinado producto o servicio) de los clientes externos con respecto a los servicios que presta la Contraloría General, a efecto de responder o direccionar internamente dichos requerimientos de conformidad con nuestro marco jurídico y promover la mejora de los productos de fiscalización integral.

PP-01- 2 Objetivo

Atender los requerimientos de los clientes externos para mejorar la prestación de los servicios de fiscalización.

PP-01- 3 Fundamento jurídico

PP-01- 4 Insumos

PP-01- 5 Actividades del proceso

1) Identificación de los requerimientos

La identificación de los requerimientos de los clientes externos se puede dar de una forma activa o pasiva. Es activa cuando la CGR toma la iniciativa para identificarlos y pasiva cuando se reciben por iniciativa propia de los clientes.

Como parte de dichos requerimientos se encuentran las solicitudes de productos de fiscalización integral, las denuncias, las solicitudes de información a la CGR como administración activa, las solicitudes de inscripción en el registro de Contadores Públicos Autorizados y la recepción, custodia y prevenciones de las declaraciones juradas que deben presentar los funcionarios públicos obligados a ello.

2) Análisis de los requerimientos puntuales

Se trata fundamentalmente de dos tipos de análisis. Uno relacionado con la pertinencia jurídica del requerimiento identificado por la Contraloría General, a efecto de determinar si se enmarca dentro de las potestades de esta institución, para lo cual se deberá considerar el marco jurídico y técnico relacionado.

El otro análisis se refiere a la determinación de la forma como se atenderán los requerimientos que sí forman parte de nuestras potestades, dependiendo del tipo de solicitud planteada, para lo cual deberá considerar el histórico de productos de fiscalización integral.

3) Respuesta directa del requerimiento

Consiste en responder al cliente externo su requerimiento, ya sea porque no forme parte de nuestras competencias, o porque se le remita la información requerida con base en el histórico de productos de fiscalización integral, o porque se le informa que su gestión ha sido direccionada hacia un proceso interno. En los casos en que el requerimiento del cliente sea de nuestra competencia pero verse sobre un producto que la organización no desarrolla, este proceso le debe responder al cliente en dichos términos y remitirle al proceso de Mejora Continua una propuesta de diseño de un producto nuevo o rediseño de un producto actual.

4) Direccionamiento interno del requerimiento

Se trata de la remisión del requerimiento del cliente externo hacia un proceso interno para que sea atendido. Puede remitirse directamente hacia un proceso de fiscalización integral o al proceso de planificación institucional.

5) Análisis integral de requerimientos

Esta actividad consiste en un análisis integral de los requerimientos identificados de los clientes externos, para generar información interna útil para la toma de decisiones ligadas al direccionamiento de los recursos de fiscalización y a la innovación de sus productos. Para ello es necesario considerar las mejores prácticas de gestión.

PP-01- 6 Productos

PP-02 Emisión de criterios vinculantes

PP-02- 1 Concepto

Es el proceso que se ejecuta en el ejercicio de nuestra potestad consultiva, en razón de una gestión presentada formalmente por un sujeto pasivo consultante sobre el ámbito de competencia de la CGR y cuya resolución va dirigida al consultante y es de acatamiento obligatorio para éste.

PP-02- 2 Objetivo

Brindar criterios vinculantes en materia de Hacienda Pública para direccionar a los sujetos pasivos consultantes en la utilización de los fondos públicos.

PP-02- 3 Fundamento jurídico

PP-02- 4 Insumos

PP-02- 5 Actividades del proceso

1) Análisis integral de la consulta

Una vez recibida la consulta admitida, se deberá realizar un análisis integral del asunto consultado, para lo cual se requiere una revisión de la consulta, junto con su expediente, el criterio profesional aportado por el consultante cuando corresponda, los productos de fiscalización integral ya emitidos (antecedentes), el marco jurídico y el marco jurisprudencial y doctrinal aplicable. Cuando se considere pertinente también se podrá recurrir a criterios de asesoría externa.

Con base en los resultados obtenidos de este análisis, se debe preparar el criterio vinculante preliminar.

2) Validación interna

Para los casos de emisión de un criterio nuevo, un cambio de criterio o que resulte en una excepción del criterio normalmente aplicado en la CGR , se debe identificar si otros procesos internos se verán afectados por la propuesta de criterio y coordinar para valorar la factibilidad técnica y/o jurídica, y su conveniencia.

3) Emisión del criterio

Para la redacción del criterio definitivo, deberán analizarse las observaciones obtenidas de la coordinación interna sobre el criterio preliminar e incorporar aquellas que resulten pertinentes.

Una vez emitido el producto, está listo para ser comunicado al sujeto pasivo consultante mediante el proceso de Gestión del Servicio al Cliente Externo.

PP-02- 6 Productos

PP-03 Fiscalización Previa

PP-03- 1 Concepto

La fiscalización previa es el conjunto de controles ejecutados por la CGR de manera precedente a las actuaciones de los sujetos pasivos antes de que éstas se hayan consumado o antes de que se adquieran obligaciones jurídicas o financieras.

Mediante la fiscalización previa la CGR conoce, verifica y se pronuncia mediante acto razonado sobre el cumplimiento del marco jurídico y el marco jurisprudencial y doctrinal aplicable con respecto a una propuesta del sujeto pasivo, otorgándole validez o eficacia jurídica según corresponda, y permitiendo su ejecución.

PP-03- 2 Objetivo

Resolver las solicitudes de autorización y aprobación para fortalecer el marco de referencia en la ejecución y evaluación de la gestión de los sujetos pasivos.

PP-03- 3 Fundamento Jurídico

PP-03- 4 Insumos

PP-03- 5 Actividades del proceso

1) Análisis de la solicitud

Una vez recibida la solicitud de fiscalización previa admitida, se ejecuta un estudio de requisitos o bien la verificación de aspectos formales y de fondo de conformidad con el marco jurídico, jurisprudencial y doctrinal aplicable.

Si la información está completa se procede al examen de fondo de la solicitud, en caso contrario, se le requiere al sujeto pasivo la información omisa. Asimismo, se le podrá solicitar al sujeto pasivo y a otras partes interesadas, información adicional, conceder audiencia o requerir la aclaración de los aspectos que se consideren pertinentes, para establecer la posición final con respecto a la aprobación o autorización de la solicitud.

El responsable de esta actividad deberá respetar los plazos legales para resolver y considerar que en algunos casos aplica el silencio positivo.

2) Emisión del acto o resolución final

Una vez terminado el análisis de la solicitud se confecciona el oficio de comunicación al ente u órgano en el cual se señala la resolución correspondiente, ya sea de aprobación,

aprobación condicionada o improbación.

Una vez emitido el producto, está listo para ser comunicado al gestionante mediante el proceso de Gestión del Servicio al Cliente Externo.

PP-03- 6 Productos

PP-04 Fiscalización Posterior

PP-04- 1 Concepto

La fiscalización posterior se refiere al control externo propio de las Entidades de Fiscalización Superior, respecto de la conformidad de la gestión o resultados del sujeto pasivo fiscalizado con los principios establecidos en el marco jurídico, jurisprudencial, técnico y doctrinal. Dicha fiscalización es posterior en el sentido de que se lleva a cabo después de la realización de las operaciones que ejecuta el sujeto fiscalizado.

PP-04- 2 Objetivo

Examinar la gestión pública con posterioridad a su ejecución para direccionar la toma de decisiones en la corrección de las desviaciones de la actuación del sujeto pasivo.

PP-04- 3 Fundamento jurídico

PP-04- 4 Insumos

PP-04- 5 Actividades del proceso

1) Planificación

Esta actividad consiste en preparar la información detallada de lo que se espera del estudio, una guía que defina cómo realizarlo para asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados para el estudio y la definición de las condiciones necesarias para facilitar el control en su realización. Lo anterior para proporcionar seguridad razonable de que el objetivo del estudio se alcanzará con los estándares de calidad y eficiencia requeridos.

En la planificación se tiene de referencia la información del perfil del proyecto que se deriva de la planificación institucional, el análisis de la información del sujeto fiscalizado y la visualización del producto que se desarrollará y los resultados que se esperan alcanzar con el estudio.

Al finalizar esta actividad, se elabora un plan general del estudio, así como los programas específicos que se requieran para conducir las actividades subsecuentes.

2) Examen

En esta actividad se ejecutan los programas específicos a fin de alcanzar los objetivos del trabajo. Para ello, se realizan en forma ordenada las actividades programadas, lo cual conlleva a realizar pruebas, evaluar controles y recolectar evidencia relevante, competente y suficiente para obtener, justificar y presentar apropiadamente los resultados.

Esta actividad finaliza con una sistematización de los resultados obtenidos y la elaboración de la estructura del producto final correspondiente.

3) Comunicación de resultados

Los objetivos de la comunicación de resultados son la validación de los productos de fiscalización posterior con el sujeto pasivo, cuando corresponda, y la emisión de dichos productos, a saber, informe, informe de investigación preliminar o denuncia penal, según corresponda con el objetivo del estudio y los resultados obtenidos en la etapa de examen.

Es en estos productos en los que se comunica a los clientes externos los principales resultados del estudio.

La comunicación de los resultados puede ser llevada a cabo, según la relevancia de los resultados obtenidos, en forma paralela a la actividad de examen, y/o una vez finalizada ésta.

Una vez emitido el producto, está listo para ser comunicado a las partes que correspondan mediante el proceso de Gestión del Servicio al Cliente Externo. Debe considerarse que en algunos casos los informes de investigación preliminar son trasladados al proceso de procedimientos administrativos o al proceso de participación en los procesos jurisdiccionales.

4) Seguimiento

En esta actividad se efectúa un seguimiento de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes de fiscalización o notas informe, con la finalidad de constatar razonablemente que la entidad fiscalizada haya cumplido con la implementación de las medidas correctivas pertinentes de acuerdo con los plazos establecidos en el producto de fiscalización, en cuyo caso se tramitará el oficio de conclusión del seguimiento de disposiciones.

Dentro de esta actividad se incorpora el seguimiento a las denuncias penales. Esta actividad incluye la elaboración de los informes de investigación preliminar ante el incumplimiento injustificado de las disposiciones emitidas por la CGR .

PP-04- 6 Productos

PP-05 Procedimientos Administrativos

PP-05- 1 Concepto

El rol de CGR en procedimientos administrativos consiste en su participación en dos sentidos, uno cuando la propia institución tramita el caso y dos cuando la institución decide apersonarse a un procedimiento que tramita otro órgano o ente público.

El primer supuesto, se refiere al esclarecimiento por parte de la CGR , de las eventuales irregularidades detectadas durante la fiscalización integral en los sujetos pasivos, con la

debida y oportuna defensa de los involucrados y la garantía del debido proceso, para llegar a determinar la verdad real de los hechos y resolver según corresponda, sea establecer las responsabilidades de mérito o absolver a los involucrados y/o resolver sobre la nulidad absoluta, evidente y manifiesta de actos y contratos administrativos.

El segundo, se refiere a la tutela objetiva de la Hacienda Pública por medio de la participación dentro de un procedimiento administrativo iniciado por otro sujeto público, iniciados en virtud de: a. Informes de investigación elaborados por la CGR o por las auditorías internas de los sujetos pasivos, b. Por solicitud de la administración haciendo ver la necesidad de que el órgano contralor se apersone a determinado procedimiento; c. En virtud del conocimiento que se tenga por diferentes medios respecto de procedimientos instaurados por los sujetos pasivos, y en donde se presuma quebranto a la Hacienda Pública.

PP-05- 2 Objetivo

Averiguar la verdad real de los hechos con el fin de determinar las eventuales infracciones al ordenamiento jurídico de control y fiscalización de la Hacienda Pública, que pudieren desencadenar la responsabilidad de tipo administrativa, civil o la nulidad de conductas administrativas.

PP-05- 3 Fundamento jurídico

PP-05- 4 Insumos

PP-05- 5 Actividades del proceso

a) Interno

1)Admisibilidad

El procedimiento administrativo inicia con el estudio de admisibilidad del informe de la investigación desarrollada a través de los distintos procesos de la fiscalización integral, para que se instaure la apertura de un procedimiento administrativo.

En esta actividad se analiza el expediente, se determina la admisibilidad del caso y, de proceder se inicia el procedimiento administrativo.

2) Instrucción

Se procede a la apertura del procedimiento, la imputación de los cargos, al trámite de los recursos que procedan y a la realización de la comparecencia.

La comparecencia se efectuará en presencia de las partes y sus representantes, y cuando así corresponda, la de los asesores, testigos o peritos. En dicha comparecencia las partes presentan todos sus alegatos y se evacuan las pruebas presentadas en el procedimiento.

3) Decisión

Finalizada la instrucción del procedimiento, se dicta el acto final, mediante resolución, con las formalidades y en el plazo legal, salvo que en aras de buscar la verdad real se requiera prueba para mejor resolver.

Una vez en firme el acto final, dependiendo de la naturaleza jurídica del procedimiento, se procederá según corresponda. Si se trataré de la nulidad absoluta de una conducta administrativa, procede su declaración. En el supuesto de la imposición de una sanción, se comunica la recomendación vinculante al órgano competente de ejecutarla. Tratándose de la imposición de responsabilidad de carácter patrimonial se emite el título ejecutivo contra el responsable para iniciar de inmediato el cobro judicial correspondiente. El título ejecutivo es el documento que prueba una relación jurídica (acredita una obligación jurídica o un derecho) y con fundamento en éste se puede proceder a su ejecución inmediata.

4) Seguimiento

En esta fase se verifica el cumplimiento oportuno y efectivo de la decisión adoptada. Para el caso de la sanción impuesta, una vez adoptada por el órgano competente, se procederá a su anotación en el registro de sanciones como sanción de la Hacienda Pública.

b) Externo

1. Apersonamiento

La participación de la CGR en el procedimiento administrativo externo inicia con el apersonamiento que realice la institución ante el sujeto público respectivo.

2. Confección de escritos

Antes de la celebración de la comparecencia pudieran darse escritos con la presentación de diversas gestiones por parte de los funcionarios representantes de la Contraloría General (como por ejemplo solicitud de prueba(s), conformación de litis -activa o pasiva- etc.) o - por impulso del órgano director del procedimiento instando alguna actuación de parte del órgano contralor. Es importante, mencionar si fuera del caso, que inclusive después de la audiencia pueden presentarse escritos por parte de los litigantes solicitando prueba para mejor resolver si así se considerara pertinente.

3. Participación del órgano contralor en la comparecencia

En dicha comparecencia la representación de la Contraloría lleva a cabo cualquier tipo de actuación procesal con el fin de ejercer la tutela objetiva de la Hacienda Pública.

4. Atención de la audiencia de conclusiones.

Finalizada la comparecencia, se formulan las conclusiones del caso, de lo contrario procederá efectuar dichos alegatos mediante un escrito con los aspectos relevantes que den tomarse en cuenta.

5. Fase recursiva

El representante de la CGR deberá valorar la presentación de los recursos de revocatoria con apelación que correspondan.

6. Seguimiento

En esta fase se verifica que el sujeto pasivo adopte la sanción que fue recomendada o las nulidades establecidas.

PP-05- 7 Productos

PP-06 Participación en los procesos jurisdiccionales

PP-06- 1 Concepto

Se refiere a la participación de la CGR en los procesos jurisdiccionales, como una de las herramientas que puede utilizar para desempeñar efectivamente sus competencias constitucionales y legales. Esta atribución no incluye la participación del Órgano Contralor como Administración Activa.

De manera muy sintética se puede señalar que la CGR actuará, principalmente, -con su legitimación activa o pasiva- en procesos ante éstas cuatro jurisdicciones con el objetivo de cumplir sus competencias y obligaciones constitucionales y legales. Con especial énfasis en todo lo relacionado al ordenamiento de control y fiscalización superior de la Hacienda Pública.

Por lo que si se utiliza la legitimación contralora ante alguna jurisdicción, obviamente se estará a las reglas, parámetros, principios, procedimientos, competencias y lenguaje técnico de cada escenario de la Jurisdicción Constitucional, la Jurisdicción Contencioso- Administrativa y Civil de Hacienda, la Jurisdicción Laboral y la Jurisdicción Penal.

PP-06- 2 Objetivo

Participar en los distintos procesos judiciales -independientemente de que actúe de forma activa o pasiva- para cumplir oportuna y eficientemente sus competencias y obligaciones constitucionales y legales. Con especial énfasis en todo lo que tenga relación al ordenamiento de control y fiscalización superior de la Hacienda Pública.

PP-06- 3 Fundamento jurídico

Además, todas las normas del ordenamiento jurídico que regulan aspectos ambientales que tengan relación con la Hacienda Pública, así como el resto de fundamentos de derecho que puedan servir de insumos para que la CGR lleve a cabo oportuna y eficientemente sus competencias constitucionales y legales.

PP-06- 4 Insumos

PP-06- 5 Actividades del Proceso

a) Participación activa

1) Noticia del caso

Cuando la CGR decida accionar activamente ante estrados judiciales, podrá utilizar -entre otros- cualquiera de los insumos descritos anteriormente en el acápite PP-06-04.

2) Investigación para posibles causas jurisdiccionales

Es la recopilación y análisis de los elementos necesarios y suficientes para determinar si se podría estar frente a un caso judicial -de interés institucional- que coadyuve a cumplir con las competencias constitucionales y legales de la CGR .

3) Decisión

Luego de un razonable análisis de riesgos y de las circunstancias jurídicas, fácticas y estratégicas institucionales, la(s) persona (s) o colegio competente tomará la decisión con respecto al ejercicio de la legitimación de la CGR en cada jurisdicción.

4) Elaboración del escrito inicial

Tomada la decisión de accionar judicialmente, se procede a la elaboración del escrito inicial o demanda.

Como indica el ordenamiento jurídico, siempre que se remita un escrito de este tipo, la parte deberá valorar si es necesario aportar prueba y adjuntará al memorial todos los elementos probatorios necesarios que estuvieren a su alcance en ese momento.

En procesos donde la CGR actúa como parte demandada, existe una posibilidad de participación activa adicional presentando una contrademanda.

5) Participación desde el escrito inicial hasta la ejecución de la sentencia

Analizar y tomar decisiones de cara a todas las audiencias, incidencias y demás gestiones formales e informales que surjan en ocasión del proceso judicial, tales como atender una audiencia escrita u oral, atender diligencias judiciales, visitas al campo, reunión con personas para obtener insumos para el proceso, solicitar ampliaciones de plazos, solicitar copias, plantear escritos para sanear el proceso, coordinar posibles conciliaciones con las partes, plantear incompetencias, recusaciones o nulidades, entre otros.

b) Participación pasiva

1) Notificación judicial.

A la CGR se le comunica una resolución judicial -en cualquiera de las jurisdicciones descritas-en la cual se confiere audiencia para que manifieste si quiere participar como coadyuvante o tercero interesado, o bien, en donde se le emplaza para contestar la demanda en su contra.

2) Elaboración del escrito de contestación de demanda, de tercería o de coadyuvancia pasiva con la prueba pertinente.

Se realiza el análisis del caso y/o la recopilación de pruebas y del respectivo expediente administrativo, y en un plazo establecido dentro del proceso jurisdiccional, la CGR presenta un memorial de contestación de demanda o, en su caso, de participación como coadyuvante o de tercero. Dependiendo de las circunstancias fáctico-jurídicas, dicho escrito se hará acompañar de las respectivas pruebas y/o expedientes administrativos.

Podrían existir casos en donde se confiere audiencia para indicar la pertinencia de apersonarse como coadyuvantes o terceros interesados, pero por estrategia institucional (conveniencia institucional), ni siquiera se contesta la audiencia conferida, sino que se realiza un "monitoreo pasivo" del proceso, para posteriormente tomar decisiones institucionales, a partir del curso que vaya tomando el proceso.

3) Participación jurisdiccional en todas sus etapas hasta la ejecución de sentencia.

Analizar y tomar decisiones de cara a todas las audiencias, incidencias y demás gestiones formales e informales que surjan en ocasión del proceso judicial, tales como atender una audiencia escrita u oral, atender diligencias judiciales, visitas al campo, reunión con personas para obtener insumos para el proceso, solicitar ampliaciones de plazos, solicitar copias, plantear escritos para sanear el proceso, coordinar posibles conciliaciones con las partes, plantear incompetencias, recusaciones o nulidades, entre otros.

PP-06- 6 Productos