CAPÍTULO II 

De las disposiciones generales 

Artículo 2º-En la materia regulada en estos procedimientos, las entidades públicas, ministerios y demás órganos, cuyos puestos estén cubiertos por el Régimen de Servicio Civil, aplicarán las disposiciones establecidas para dicho Régimen.

Artículo 3º-El Manual General de Clasificación de Clases (Decreto Ejecutivo No. 25592-MP del 15 de noviembre de 1996) basado en el Estatuto de Servicio Civil, la Ley de Salarios de la Administración Pública, la Escala de Sueldos de la Administración Pública y los correspondientes índices salariales, constituyen el instrumento básico de referencia de la administración del potencial humano para el reclutamiento, selección, clasificación y valoración de puestos, entre otros.

Artículo 4º-La AP podrá hacer extensivas las disposiciones del Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, conforme a los parámetros ahí establecidos, cuando lo considere pertinente.

Artículo 5º-Cuando la AP lo considere necesario, hará extensivas las resoluciones emitidas por la DGSC en materia de clasificación, valoración y otros aspectos técnicos.

Artículo 6º-Las solicitudes de revaloraciones y/o ajustes técnicos que se estipulan en el artículo 4º de las Directrices Generales en Materia Salarial, de Empleo y Clasificación de Puestos, deben ser presentadas ante la STAP, con la justificación correspondiente, e incluyendo como documento anexo, el estudio técnico que respalde la propuesta. Dichas solicitudes deben ser suscritas por el jerarca ejecutivo y contar con el aval del jerarca supremo. 

En el estudio técnico se deben contemplar los puestos que se estarían analizando, las clasificaciones, la ubicación de los puestos dentro de la estructura organizacional y la metodología utilizada para definir la valoración propuesta. Para las clases especializadas y particulares, que no se puedan comparar con clases dentro del sector público, podrán utilizar como referencia clases similares o afines del sector privado nacional, o en su defecto, del ámbito centroamericano, acudiendo en este caso primero al sector público y en su defecto al sector privado. 

La solicitud y la documentación que se presente a la STAP, debe contener todos los aspectos antes indicados, caso contrario, se devolverán sin el trámite correspondiente. 

Terminado el proceso de verificación por parte de la STAP, el estudio con la propuesta de valoración se somete a conocimiento de la AP, para que resuelva y emita el acuerdo respectivo, el cual se le comunicará a la administración activa. El costo de la implementación de estas revaloraciones y/o ajustes técnicos debe estar incluido dentro del gasto presupuestario máximo vigente. 

La fecha de rige de las revaloraciones y/o ajustes técnicos, será el primer día del mes siguiente de la aprobación definitiva por parte de la AP.

Artículo 7º-Los cambios de nomenclatura en los puestos de servicios especiales de proyectos de inversión y de confianza subalternos, serán aprobados por el jerarca ejecutivo y entrarán en vigencia el primer día del mes siguiente. 

Dichos cambios y el informe técnico respectivo, se harán de conocimiento de la STAP en el mes siguiente a su realización y aprobación definitiva del jerarca ejecutivo. 

Es responsabilidad de la administración activa la verificación de la procedencia técnico-jurídica de tales cambios.

Artículo 8º-Toda estructura organizacional, así como sus modificaciones, deberá contar con la aprobación del jerarca supremo y estar debidamente autorizada por MIDEPLAN, de conformidad con el Decreto Ejecutivo No. 26893-MTSS-PLAN de 6 de enero de 1998 y sus reformas.

Artículo 9º-Para las reasignaciones, ascensos, sustituciones, recargo de funciones y cualquier otro movimiento de personal, la administración activa velará por el cumplimiento de los requisitos académicos y legales que exigen los correspondientes manuales institucionales de clases y cargos vigentes.

Artículo 10.-El recargo de funciones tendrá los mismos efectos de un ascenso interino, en lo que se refiere al reconocimiento salarial.

Artículo 11.-Cuando las entidades públicas homologadas, consideren que para algún puesto técnico-operativo específico, no existe una clase de referencia dentro del Sistema de Clasificación y Valoración vigente del Servicio Civil, tal como lo establece el artículo 14 de las Directrices Generales en materia Salarial, Empleo y Clasificación de puestos vigentes, presentarán a la STAP una propuesta de clasificación y valoración de la nueva clase debidamente justificada, analizando además, su consistencia dentro de la estructura salarial.

Artículo 12.-En caso de producirse variaciones hacia clasificaciones de menor nivel salarial que la original, producto de la aplicación de un nuevo manual institucional de clases o un cambio al vigente, reasignaciones, u homologaciones, la administración activa deberá cumplir con lo siguiente: 

a) El funcionario podrá continuar en el desempeño de sus actividades hasta por un período máximo de seis meses, dentro del cual podrá ser trasladado a otro puesto de igual clase a la del puesto que venía desempeñando antes de producirse la variación, o bien ser promovido a otro puesto si reuniere los requisitos para ocuparlo. 

b) Al concluir los seis meses, en caso de que el funcionario aceptare el descenso, tendrá derecho a una indemnización correspondiente a un mes por cada año de servicios prestados, en la proporción correspondiente al monto de la reducción de su salario total. 

c) Si la ubicación del funcionario en otro puesto no fuere posible en los seis meses estipulados y este no aceptare el descenso, se procederá a la indemnización correspondiente, pagándole a razón de un mes por cada año o fracción de seis o más meses de servicios prestados.

Artículo 13.-El costo de la implementación de nuevos manuales institucionales de clases o cambios en los vigentes y las reasignaciones, así como las revaloraciones y ajustes técnicos para las entidades públicas no homologadas y puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil de los órganos desconcentrados y ministerios -exceptuados los puestos de confianza- deberá financiarse con los recursos económicos disponibles.

CAPÍTULO III

De los manuales institucionales de clases 

Artículo 14.-Para la elaboración de la propuesta del manual institucional de clases, o modificación de éste, ya sea con la inclusión de nuevas clases, la reestructuración de las existentes o la variación de los factores de clasificación, se ajustarán a lo establecido en el artículo 16 de las Directrices Generales en Materia Salarial, Empleo y Clasificación de Puestos vigentes, considerando lo siguiente: 

a) Establecer la metodología a emplear y el cronograma de trabajo. 

b) Presentar el estudio técnico de cada uno de los puestos afectados de acuerdo con la misión y la visión, incluyendo un análisis de procesos o funciones, productos y servicios y ubicación en la estructura ocupacional. 

c) Elaborar un manual de cargos, como insumo básico para realizar la propuesta de manual institucional de clases; considerando como mínimo: 

c.1) El análisis de los puestos de cargos fijos, ocupados (en propiedad o interinos) y vacantes, incluso aquellos que hubiesen sido reasignados en un período menor de un año. 

Del estudio se exceptúan los de fiscalización superior, nivel gerencial y de confianza. También aquellos puestos con permisos, con o sin goce de salario, los prestados a otras dependencias, o por ordenarlo una resolución judicial; cuando las condiciones para estos puestos varíen o no se cause perjuicio a su titular, podrán ubicarse en las clases del manual institucional vigente. 

c.2) Asignar un nombre que lo caracterice a lo interno de la institución. 

c.3) Los mismos factores de clasificación para cada cargo: naturaleza del trabajo, funciones, supervisión recibida y ejercida, responsabilidad, consecuencia del error, requisitos y experiencia, entre otros. 

c.4) Descripción de funciones que contengan en forma precisa y clara qué se hace, cómo lo hace y para qué lo hace. 

c.5) Consistencia con la estructura orgánica de la entidad, manteniendo la jerarquización de los cargos. 

c.6) Agrupar puestos con naturaleza y requisitos similares. 

c.7) Para las instituciones homologadas, los factores de clasificación de cada cargo deben guardar consistencia con la clase de referencia del Sistema de Clasificación y Valoración de la DGSC.

c.8) Los cargos deben formularse atendiendo la normativa existente en MIDEPLAN, sobre la conformación de unidades administrativas. 

c.9) Diferenciar la responsabilidad de los cargos de las áreas sustantivas de nivel superior, con respecto a las ubicadas a nivel staff, por cuanto las primeras tienen la competencia para tomar decisiones, mientras que las segundas tienen una función asesora. 

c.10) Crear cargos diferentes para las áreas de ciencias médicas e informática. 

            d) Elaborar la propuesta del manual institucional de clases, considerando lo siguiente: 

d.1) El nombre de la clase debe estar acorde con la naturaleza del trabajo y al grupo ocupacional al cual pertenece (administrativo, servicios, técnico, policial, docente, profesional, ejecutivo, superior). 

d.2) Cada clase deberá contener los cargos que reúnen ciertas similitudes en cuanto a naturaleza, nivel de las tareas, responsabilidades, complejidad de las labores, requisitos y supervisión, entre otros. 

d.3) Los factores de clasificación de cada clase deben ser los mismos que los utilizados en los cargos. 

d.4) Análisis de las estructuras: orgánica, ocupacional y salarial, tanto la actual como la propuesta, para determinar la consistencia del cambio planteado y establecer la jerarquización de las clases. 

d.5) En las tareas de cada clase se deben especificar las principales funciones que caracterizan los cargos que la conforman. 

d.6) Para las instituciones homologadas, los factores de clasificación de cada clase, deben guardar consistencia con la clase de referencia del Sistema de Clasificación y Valoración de la DGSC.

d.7) Establecer la propuesta de valoración. Para las instituciones homologadas, se debe utilizar el índice salarial de la DGSC. Para las no homologadas, en caso de realizar estudios de mercado, la muestra debe contemplar entidades públicas, ministerios y órganos del sector público y deben considerar solamente aquellas clases similares en cuanto a la naturaleza del puesto, funciones y factores de clasificación, recursos financieros y cobertura del servicio, que permitan su comparación. En casos excepcionales, para aquellas entidades cuyas clases especializadas y particulares, no se puedan comparar con clases dentro del sector público, podrán utilizar en la muestra al sector privado nacional o en su defecto el ámbito centroamericano, aplicando los mismos criterios detallados anteriormente. 

d.8) Para las clases institucionales también aplica lo indicado en los acápites c.6), c.7), c.8), c.9) y c.10) del inciso c.- de este artículo.

Artículo 15.-Las entidades públicas presentarán a la STAP, la propuesta del Manual Institucional de Clases para la respectiva verificación, para lo cual deberán presentar: 

a) El aval del jerarca supremo autorizando la propuesta del manual o los cambios en el manual vigente, con su respectiva propuesta de valoración. Cuando se trate de cambios en los manuales, que se refieran a modificaciones en el nombre o actualización de funciones, sin variar los factores de clasificación y que no impliquen una variación en la estructura organizacional, serán remitidos a la STAP por el jerarca ejecutivo. 

b) Las justificaciones que originaron el manual y qué mejoras se obtendrán en los bienes y servicios que brinda. 

c) Detalle de la metodología empleada para elaborar el manual. 

d) Costo anual de la implementación del manual y fuente de financiamiento. 

e) Para el caso de las instituciones homologadas, remitir cuadros comparativos de los factores de clasificación, incluidos en el manual vigente y propuesto, donde se evidencia el quehacer institucional con respecto a los factores de clasificación de las clases de referencia de la DGSC.

f) Para el caso de las instituciones no homologadas, remitir cuadros comparativos de los factores de clasificación, entre las clases que conforman el manual vigente y las nuevas clases propuestas, de manera que se logren plasmar las diferencias entre estas. 

g) La propuesta de valoración con su respectiva metodología. 

La solicitud y la documentación pertinente se presentarán a la STAP en forma completa. En caso contrario, se devolverá el documento sin el trámite correspondiente.

Artículo 16.-La institución deberá realizar los ajustes producto de la revisión efectuada por la STAP, los cuales deben contar con la aprobación definitiva del jerarca supremo o ejecutivo según corresponda, entendiéndose por "aprobación definitiva", la que resulta después de finalizado el proceso de verificación por parte de la STAP.

Terminado el proceso de verificación por parte de la STAP, la valoración derivada del manual de clases se somete a conocimiento de la AP, para que resuelva y emita el acuerdo respectivo, el cual se le comunicará a la administración activa.

Artículo 17.-La fecha de rige del Manual Institucional de Clases, será el primer día del mes siguiente de la aprobación definitiva por parte del jerarca supremo o ejecutivo, según corresponda. A partir de esa fecha, la institución tendrá un plazo máximo de seis meses para ubicar en las nuevas clases, a los funcionarios que cuenten con los requisitos correspondientes establecidos. 

Aquellos que no reúnan los requisitos de grado académico y los legales exigidos para una clase superior a la que ostentan, serán ubicados en una clase para la cual cuenten con los requisitos mínimos exigidos dentro del manual institucional de clases vigente. 

El jerarca ejecutivo deberá enviar una certificación que indique que se ha cumplido con lo dispuesto en los artículos 11, 12, 13, 14 y 15 de este Decreto.

CAPÍTULO IV 

De las reasignaciones individuales de puestos 

Artículo 18.-Para el estudio y aplicación de las reasignaciones de puestos por cargos fijos, las entidades públicas, ministerios y demás órganos, considerarán los siguientes aspectos:

a) Puestos ocupados: 

a.1) El funcionario debe estar en propiedad y en el ejercicio del puesto que se va a reasignar.

a.2) La reasignación procede para cargos y clases existentes en los manuales vigentes. 

a.3) La reasignación sólo procederá cuando el funcionario reúna los requisitos académicos, legales y otros que la clase a reasignar señale en el manual institucional de clases vigente. 

a.4) Deben transcurrir como mínimo seis meses entre el momento en que se inicia el cambio en las actividades y responsabilidades del puesto y la presentación de la solicitud de reasignación. El encargado de Recursos Humanos deberá cuantificar y evaluar, antes de que se consolide este cambio, el impacto que las nuevas funciones produzcan en los servicios que se prestan. 

            b) Puestos vacantes: 

b.1) Se podrán reasignar vacantes que no sean por movilidad laboral o por reestructuración. 

b.2) Los puestos por reestructuración administrativa podrán reasignarse, siempre y cuando su condición de vacante se haya originado por cambios en el perfil del puesto ante homologaciones o cambios en el manual institucional de clases vigente, derivado de un estudio integral. 

c) Las dependencias de Recursos Humanos, una vez recibidas las solicitudes de reasignación, realizarán un estudio técnico que contenga como mínimo: análisis de funciones, productos o servicios, factores de clasificación, justificación de la necesidad institucional de contar con el desempeño de las actividades en forma permanente, consistencia de la estructura orgánica, ocupacional y salarial debidamente actualizada. 

d) Para que un puesto ocupado pueda ser reasignado, deberá haber transcurrido al menos un año desde la última reasignación del mismo. 

e) Estimación del costo anual producto de la reasignación y fuente de financiamiento. 

f) Que el costo esté considerado en el gasto presupuestario máximo que se derive de la aplicación de las Directrices Generales de Política Presupuestaria. 

g) Las reasignaciones serán aprobadas por el jerarca ejecutivo. La fecha de vigencia será el primer día del mes siguiente, en que se emita dicha aprobación. 

h) Es responsabilidad de la administración activa el cumplimiento de los requisitos aquí establecidos para la aplicación de las reasignaciones de puestos. Al respecto, semestralmente el jerarca ejecutivo remitirá una certificación a la STAP, que indique el cumplimiento de la normativa señalada en este artículo y en los numerales 9º y 12 de este Decreto. Asimismo, adjuntará el listado de reasignaciones aprobadas durante ese periodo, que incluya número de puesto, clase anterior, clase nueva, ubicación del puesto y fecha a partir de la cual rigen las reasignaciones.

CAPÍTULO V 

De la homologación 

Artículo 19.-Las entidades públicas que opten por homologarse al Sistema de Clasificación y Valoración de Servicio Civil, según la normativa vigente, considerarán los siguientes aspectos y procedimientos: 

a) Elaborar un Manual de Cargos y un Manual institucional de Clases, para lo cual podrán utilizar la Guía Metodológica para la Elaboración de Manuales de Puestos Institucionales de la DGSC, incluyendo análisis de procesos o funciones, productos y servicios, o en su defecto, indicar las variaciones que se hayan adoptado respecto de la mencionada guía, las que deberán estar debidamente justificadas. 

b) Para la elaboración del manual institucional de clases, deberá atender lo establecido en los artículos 14, 15, 16 y 17 del Capítulo III de estos Procedimientos.

CAPÍTULO VI 

De los puestos de confianza subalternos 

Artículo 20.-La STAP resolverá sobre la cantidad de puestos de confianza subalternos, previa justificación del jerarca ejecutivo, considerando: 

a) El nivel gerencial que le corresponde a cada entidad, conforme lo dispuesto en las directrices. 

b) La asignación de dichos puestos, no significará en ningún caso, la creación de nuevas plazas. 

Para la determinación de estos, la entidad pública podrá recurrir a la conversión de puestos de cargos fijos a puestos de confianza subalternos. En el caso de que las plazas estén ocupadas, el titular debe dar expresamente su consentimiento. También se podrá recurrir a plazas vacantes, excepto las contempladas en el artículo 28 de la Ley No. 6955, Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Público, y las originadas por reestructuración organizacional.

En ningún caso se podrán considerar plazas dentro del Régimen de Servicio Civil, sin la resolución de declaratoria de confianza de la DGSC.

c) Para efectos de determinar si procede convertir un puesto de cargos fijos a puesto de confianza subalterno, la entidad pública aportará a la STAP lo siguiente: 

c.1) Cantidad de puestos de confianza subalternos con que cuenta, así como su clasificación, valoración y base legal. 

c.2) Características de la plaza: clase, número de puesto y condición (ocupada o vacante). 

c.3) Descripción detallada de las funciones que tendrá el puesto de confianza. 

d) Una vez que se incorpore en un documento presupuestario la conversión de puestos de cargos fijos a puestos de confianza, no se podrá revertir el proceso. 

e) La conversión de puestos de cargos fijos a puestos de confianza, será aprobada por el jerarca ejecutivo. La fecha de vigencia será el primer día del mes siguiente, en que se emita dicha aprobación. 

f) Para la aplicación de este artículo se considerará lo establecido en el Reglamento de Puestos de Empleados de Confianza Subalternos del Sector Público (Decreto Ejecutivo No. 36181-H, publicado en La Gaceta No. 192 de 4 de octubre del 2010).

Artículo 21.-Los incisos b), d) y f) del artículo anterior de estos Procedimientos, también serán aplicables a los puestos de confianza de los Ministerios, contenidos en el inciso f) artículo 4º del Estatuto de Servicio Civil.

CAPÍTULO VII

De la presentación de informes 

Artículo 22.-La administración superior de cada entidad pública, ministerio y demás órganos, enviará a la STAP, dentro de los primeros cinco días hábiles al vencimiento de cada semestre, los informes sobre el nivel de empleo que incluye plazas nuevas, ocupadas, vacantes, vacantes por movilidad laboral voluntaria y por reestructuración organizacional. Esta información se incluirá en el SICCNET dentro del plazo establecido. 

            Asimismo, las entidades públicas, ministerios y demás órganos, remitirán a la STAP en el plazo señalado en el párrafo anterior, el listado de reasignaciones aprobadas, que incluya número de puesto, clase anterior y clase nueva, la relación de puestos y cualquier otra información que se requiera de conformidad con el artículo 57 de la Ley No. 8131. De igual forma, aportarán las constancias y certificaciones necesarias para la verificación del cumplimiento de las Directrices Generales en Materia Salarial, de Empleo y Clasificación de Puestos, así como cualquier otra información de esa materia, que juzguen necesaria la AP y la STAP, en cumplimiento de sus funciones.

CAPÍTULO VIII 

De las disposiciones finales 

Artículo 23.-El incumplimiento de lo dispuesto en este Decreto podrá acarrear la aplicación del régimen de responsabilidad de la Ley No. 8131 establecido en el Título X, artículos 107 y siguientes.

Artículo 24.-Derógase el Decreto Ejecutivo No. 36491-H, denominado Procedimiento para la Aplicación y Seguimiento de las Directrices Generales en Materia Salarial, Empleo y Clasificación de Puestos para las Entidades Públicas, Ministerios y demás Órganos, cubiertos por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria publicado en el Alcance Digital No. 18 a La Gaceta No. 58 de 23 de marzo de 2011.

Artículo 25.-Este Decreto se encuentra disponible en la página electrónica del Ministerio de Hacienda en la siguiente dirección: https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Secretaria+Tecnica+de+la+Autoridad+Presupuestaria/Lineamientos.htm y en forma impresa, en los archivos que se custodian en la Secretaría Técnica de  la Autoridad Presupuestaria.

Artículo 26.-Rigen a partir de su publicación. 

Dado en la Presidencia de la República, a los diecinueve días del mes de marzo del año dos mil doce.