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 Normativa >> Reglamento municipal 0158 >> Fecha 12/04/2012 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 0158
Reglamento para el uso de internet y correo electrónico institucional de la Municipalidad del cantón central de Heredia
Texto Completo acta: 109A7C

MUNICIPALIDAD DE HEREDIA



(Esta norma fue derogada por el artículo 24 del Reglamento para el Uso de Internet y Correo Electrónico Institucional de la Municipalidad del Cantón Central de Heredia, aprobado en sesión N° 372 del 24 de noviembre del 2014)



Acuerdo tomado en la sesión ordinaria número cero ciento cincuenta y ocho-dos mil doce, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de Heredia, el doce de abril del 2012, en el artículo IV, el cual dice:



REGLAMENTO PARA EL USO DE INTERNET Y CORREO



ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD



DEL CANTÓN CENTRAL DE HEREDIA



El Concejo Municipal del Cantón Central de Heredia con fundamento en lo establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, artículos 4 inciso a), 13 inciso c) y 43 del Código Municipal, Ley Nº 7794 del 30 de abril de 1998, y en uso de sus atribuciones aprobó en la sesión ordinaria Nº 0158-2012 celebrada el 12 de abril del 2012 el presente Reglamento para el Uso del Correo Electrónico e Internet, el cual se regirá por las siguientes disposiciones.



Considerando:



I.- Que la Declaración Universal de Derechos Humanos  en su artículo 19º  establece el derecho que tiene toda persona a la libertad de opinión y de expresión, el cual incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas.



II.-Que la Convención Americana sobre los Derechos Humanos (Pacto de San José de Costa Rica) de la Organización de los Estados Americanos (OEA) en su artículo 13) establece el derecho de toda persona a la libertad de pensamiento y expresión, sin que sea sujeto de previa censura sino de responsabilidades ulteriores aseguradas por ley, en función de asegurar el respeto a los derechos o a la reputación de los demás y la protección de la seguridad nacional, el orden público o la salud o la moral públicas.



III.-Que el Pacto Internacional de los Derechos Civiles y Políticos de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) en su artículo 19 establece el derecho que tienen las personas a no ser molestadas por causa de sus opiniones, a la libertad de expresión, derecho que comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole. También dispone que el ejercicio de este derecho entrañe responsabilidades establecidas por ley, en función de asegurar el respeto a los derechos o a la reputación de los demás y la protección de la seguridad nacional, el orden público o la salud o la moral públicas.



IV.-Que la Constitución Política de la República establece en su artículo 29 el derecho de todas las personas a comunicar sus pensamientos de palabra o por escrito y publicarlos sin previa censura, siendo responsables de los abusos que cometan en el ejercicio de este derecho.



V.-Que el presente Reglamento se emite además con fundamento en la legislación sobre el uso de Internet y correo electrónico,  considerando además la jurisprudencia sobre esta materia emitida por la Sala Constitucional y la Procuraduría General de la República.



VI.-Que la Contraloría General de la República, según resolución R-CO-26-2007 del 7 de junio del año 2007, recomienda implementar regulaciones en materias de Tecnologías de Información. Por lo tanto, se emite el presente:



REGLAMENTO PARA EL USO DE INTERNET Y CORREO



ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DEL



CANTÓN CENTRAL DE HEREDIA



CAPÍTULO I



Disposiciones generales



Artículo 1º-Aplicabilidad del Reglamento. Las disposiciones del presente reglamento son de acatamiento obligatorio para las y los funcionarios  municipales,  miembros del Concejo Municipal, asesores y practicantes.




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Objetivo del reglamento. Establecer una práctica uniforme sobre el uso de Internet y el correo institucional de la municipalidad,  con adecuado respeto a los derechos constitucionales de libertad de expresión, privacidad de las comunicaciones, propiedad intelectual y uso eficiente y eficaz que garantice el máximo aprovechamiento de esos recursos.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Definiciones. Para efectos del presente reglamento, se entenderá por:



Administración Superior: Alcalde Municipal y Concejo Municipal.



Jefaturas: Alcalde Municipal, Vicealcalde, Directores, Jefes y Coordinadores de los Departamentos de la Municipalidad.



Persona usuaria: Funcionario o funcionaria municipal, consultores, contratistas y otras personas que ostenten la condición de practicantes de alguna carrera y que tengan acceso a los recursos tecnológicos.



Identidad de la persona usuaria: Conocido como ID, es la identidad digital asignada a una persona de manera individual con la cual se controla el acceso, se autentica, autoriza y se audita la utilización de los diferentes recursos tecnológicos institucionales.



Infraestructura tecnológica: Todo lo relacionado con hardware, software, comunicaciones y seguridad de la información



Red o internet: Red informática mundial, descentralizada, formada por la conexión directa entre computadoras u ordenadores mediante un sistema especial de comunicación.



Documentos Públicos: Todos aquellos documentos que contienen información de los servicios públicos que presta la Municipalidad y que tienen acceso las y los administrados, que garantizan el ejercicio de un control de la legalidad, oportunidad, conveniencia y eficacia de la función administrativa desplegada por la Institución.



Comunicaciones oficiales: Todos aquellos documentos gestionados en función de las actividades de la entidad y de las funciones atribuidas por la ley.  Estos documentos se consideran además como documentos públicos y su acceso no puede considerarse restringido, solo en casos en que se consideren como secreto de Estado, o estén catalogados como datos sensibles. Se trata de documentos que contienen mensajes de carácter oficial, entiéndase acuerdos emanados por el Concejo Municipal, directrices, circulares, oficios, resoluciones emitidas por la Alcaldía, criterios legales, informes técnicos, administrativos y financieros emitidos por las Direcciones y Unidades Ejecutoras avalados y aprobados por el Concejo Municipal y el Alcalde.



Comunicaciones no oficiales: Aquellas comunicaciones gestionadas en virtud de las funciones, cuyo contenido es de índole informativo, de trámite o comunicativo. Solo se emplean como herramienta de trabajo en actividades cotidianas y no generan compromisos formales para la Municipalidad de Heredia. Por ejemplo, convocatoria a reuniones de comisiones, revisión de versiones preliminares de documentos entre otros.



Comunicaciones personales: Se trata de mensajes sin relación con el cumplimiento de las tareas o funciones institucionales.



Malware: Conocido también como virus, spyware, gusanos, entre otros, son una secuencia de código que se inserta en un archivo, sin consentimiento del dueño o dueña de la computadora, denominado "huésped", de forma que cuando el archivo se ejecuta, el malware también lo hace y se duplica a sí mismo en otros programas. Los malware generalmente tienen como objetivo afectar el correcto funcionamiento de los recursos tecnológicos.



Propietario de cuenta de correo electrónico: Funcionario al que se le asigne una cuenta de correo electrónico institucional.



Propietario del servicio de Internet y correo electrónico: La Municipalidad del Cantón Central de Heredia.




 




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CAPÍTULO II



Deberes y responsabilidades del Departamento de Cómputo



Artículo 4º-Competencia. El Departamento de Cómputo es el responsable de formular y proponer para la aprobación de la Administración Superior lo referente a las políticas de uso del Internet y correo electrónico institucional de la Municipalidad y velar por su cumplimiento en conjunto con las Jefaturas.




 




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Artículo 5º-Deberes. El Departamento de Cómputo tendrá los siguientes deberes:



a) Administrar, dar soporte técnico y velar por el buen funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la Municipalidad de Heredia.



b) Configurar en las computadoras el acceso a Internet y al correo electrónico institucional. El correo electrónico utilizará programas que permita la descarga del correo a la computadora local, tales como: Outlook Express, Microsoft Outlook,  Eudora o similares, siempre y cuando éstos permitan la revisión de virus.




 




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Artículo 6º-Responsabilidades. Las Responsabilidades del Departamento de Cómputo son:



a)Mantendrá una copia de la bitácora y sus respectivos respaldos sobre las actividades en Internet y correo electrónico de todas las personas usuarias de la red por un período de tres meses. Los datos por registrar en dicha bitácora serán los siguientes:



1.     Persona usuaria.



2.     Fecha de acceso.



3.     Hora de inicio.



4.     Dirección del sitio visitado.



En las bitácoras del correo electrónico se almacenarán el origen y destino de cada correo. Estas bitácoras podrán ser consultadas por el propietario de la cuenta de correo o acceso a Internet y a solicitud de la jefatura inmediata del funcionario o funcionaria.



b) Podrá bloquear el acceso en cualquier momento y sin notificación previa, a cualquier sitio o recurso de Internet, tal como sitios pornográficos, chats, casinos electrónicos, apuestas, juegos o aquellos que atenten contra la dignidad de las personas, que promuevan la violencia, xenofobia, diversas manifestaciones de sexismo, homofobia, misoginia, explotación sexual comercial, el odio, el racismo. Asimismo se podrán bloquear los sitios de Internet que afectan los recursos limitados que ofrece el ancho de banda de la conexión a Internet o menoscaban el rendimiento general de la red de la Municipalidad de Heredia.



c) Procederá a bloquear sitios no contemplados en el inciso b) que atenten contra la misión institucional o la dignidad de las personas, mediante una solicitud escrita de la Administración Superior o las Jefaturas.




 




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CAPÍTULO III



Responsabilidades de las jefaturas



Artículo 7º-Las Jefaturas velarán que se cumpla el derecho al acceso y uso del correo electrónico e Internet.




 




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Artículo 8º-Uso de los recursos tecnológicos. Las Jefaturas deben velar porque las personas usuarias utilicen racionalmente el Internet y el correo electrónico institucional y ejecutarán las acciones administrativas que correspondan en caso de incumplimiento, de conformidad con lo dispuesto en el presente reglamento, las políticas dictadas por la Administración Superior y los lineamientos técnicos emitidos por el Departamento de Cómputo.




 




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Artículo 9º-Cuentas de las personas usuarias. Las jefaturas deberán notificar al Departamento de Cómputo cualquier movimiento que se realice en las personas usuarias a su cargo (contratación, ascenso, destitución, etc.,) con el fin de gestionar los permisos o apertura de cuentas para acceso a Internet y correo electrónico institucional.




 




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CAPÍTULO IV



Derechos y Responsabilidades de las personas usuarias



Artículo 10.-Derechos. Todo funcionario y funcionaria de la Municipalidad tendrán los siguientes derechos, en cuanto al uso del Internet y correo electrónico institucional:



a) Disponibilidad geográfica del servicio de Internet.



b) La utilización del servicio de correo electrónico e Internet permite ejercer el derecho a la información, comunicación, conocimiento, acceso tecnológico, libertad de opinión y expresión, libertad de búsqueda, recibir y difundir informaciones e ideas diversas, sin que exista previa censura, aunque con responsabilidades ulteriores aseguradas  en los marcos normativos que regulan el quehacer de la institución, en función de garantizar el respeto a los derechos o a la integridad de las demás personas, el orden público y los intereses institucionales. Esto abarca la posibilidad de conocer las diversas opiniones y la producción de conocimiento que se dan en el ámbito académico, las instituciones estatales, Municipalidades, organizaciones sindicales, organismos internacionales entre otros.



c) Realizar cualquier consulta referente a los aspectos técnicos del sistema de correo electrónico e Internet, para ello, se habilitará como servicio de apoyo el correo electrónico computo@heredia.go.cr, o bien, comunicarse por cualquier otro medio al Departamento de Cómputo.




 




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Artículo 11.-Administración cuenta de la persona usuaria. Las cuentas asignadas a la persona usuaria y el uso que se haga de las mismas, se regirá por las siguientes disposiciones:



a) A cada persona usuaria se le proporcionará un identificador y contraseña personal para acceder a los recursos tecnológicos. Esta identificación digital se le asignará de acuerdo con el perfil de su puesto.



b) Cada persona usuaria será responsable de las acciones que se reporten ejecutadas con su identificador digital y contraseña, asumiendo las consecuencias de las actuaciones que resulten de su uso.



c) La contraseña se conformará por letras y números irreconocibles para terceros, con una longitud mínima de seis caracteres y es estrictamente de uso personal y por tanto confidencial. Para ello, la persona usuaria deberá:



1. No comunicar a nadie la contraseña personal para el acceso a Internet y al correo electrónico institucional, en ningún caso es permitido compartirla o cederla a terceros, aún cuando los propósitos sean laborales.



2. Mantener la confidencialidad de su cuenta y contraseña y de todas las actividades que se efectúen bajo su cuenta, ya que es responsabilidad exclusiva de la persona usuaria.



3. La contraseña será cambiada de acuerdo con las políticas establecidas por el Departamento de Cómputo y por un periodo de al menos cada dos meses o con más frecuencia en caso de posibles problemas.



En caso de olvido de la contraseña o por solicitud de la persona usuaria, el Departamento de Cómputo eliminará la contraseña y el usuario deberá crear una nueva. El cambio de contraseña se hará en presencia de la persona usuaria, excepto aquellas que se encuentren en las oficinas fuera del Edificio Central de la Municipalidad, por lo que se podrá realizar enviando la solicitud vía fax o correo electrónico.




 




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Artículo 12.-Administración del Internet y correo electrónico institucional. El Internet y el correo electrónico institucional son una herramienta que facilita la ejecución de las labores de las funcionarias y los funcionarios. Para estos efectos, se deberán cumplir con las siguientes disposiciones:



a) La asignación de recursos de espacio para almacenamiento y tránsito de mensajes a los funcionarios (as) de la Municipalidad de Heredia, estará sujeto a las limitaciones físicas de los servidores en uso; sin embargo, en el caso de los mensajes de correo en tránsito (envío y recepción) no podrá ser mayor a 6MB.



b) Deberá solicitar un aviso de recepción y lectura de cada mensaje enviado, a fin de tener la seguridad de que haya sido entregado y leído.



c) El envío y recepción de correos con archivos adjuntos que saturen la red de audio y video están prohibidas, a excepción de casos de índole laboral. Para tal efecto el interesado deberá apersonarse al Departamento de Cómputo para realizar dicha diligencia.



d) Aquellas personas usuarias que necesiten accesar el correo electrónico vía web, por motivos de sus funciones o por autorización del Alcalde Municipal, deberán mantener en el servidor de correo un máximo de 150 mensajes.



e) La correspondencia electrónica oficial deberá elaborarse en un formato fiable y fácil de recuperar y almacenarse localmente en la computadora asignada al funcionario o funcionaria. Además, en la línea de "Asunto" deberá anotarse la palabra "Oficial", seguida de la referencia del documento y al final del texto del mensaje deberá figurar el nombre completo del remitente y la unidad ejecutora en la cual trabaja, así como, su dirección, números de teléfono y fax, cuando resulte necesario. Asimismo, el o la remitente tendrá la responsabilidad de velar que toda comunicación Oficial transmitida por correo electrónico se almacene de forma electrónica. Por lo anterior, el Departamento de Cómputo dictará las instrucciones y brindará la asesoría correspondiente.



f)  Cuando la persona usuaria hagan uso del correo electrónico institucional para comunicaciones personales deberá moderar razonablemente la frecuencia y duración con el fin de no menoscabar el trabajo de las unidades ejecutoras.



g) Las personas usuarias podrán conservar su correo personal en carpetas tituladas bajo el nombre de "PRIVADO", en la computadora local del  funcionaria/o; reduciendo al mínimo esta práctica, a fin de evitar el almacenamiento excesivamente prolongado de información personal en las unidades de memoria



h) Las personas usuarias que transmitan datos confidenciales, como por ejemplo números de cuentas bancarias, claves de acceso y de tarjetas de crédito, asumirán las posibles consecuencias que eso conlleve, quedando eximida la Municipalidad de toda responsabilidad directa o indirecta, en relación con pérdidas o daños causados por el uso privado del correo electrónico e Internet.



i)  Cada vez que la persona usuaria deba ausentarse del computador, deberá cerrar el navegador de Internet, el correo electrónico y bloquear la sesión, de forma que impida el uso indebido de su identidad digital por personas usuarias diferentes.



j)  Cuando el uso del equipo es compartido, la persona usuaria debe proceder a cerrar su sesión cada vez que no requiera utilizarlo. De esta forma el equipo queda habilitado para ser accedido por otra persona.



k) La Administración Superior o Jefaturas no podrán abrir el contenido de una comunicación electrónica, informática, magnética o telemática para vulnerar la intimidad de otra persona, ni tampoco ordenar a otro a que lo haga sin el consentimiento del propietario de la cuenta, de conformidad con el artículo 196 bis del Código Penal.



l)  La persona usuaria deberá procurar el mejor aprovechamiento del uso de Internet y correo electrónico como medios de información de interés institucional.




 




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Artículo 13.-Protección de recursos tecnológicos. Con el fin de evitar la introducción de malware o la manipulación indebida de la información al utilizar el Internet o correo electrónico institucional, las personas usuarias deberán seguir las directrices institucionales y:



a) Utilizar el Internet y el correo electrónico institucional de acuerdo con las disposiciones que emita la Administración Superior.



b) Mantener las condiciones de seguridad de los sistemas, incluyendo la confidencialidad de las contraseñas.



c) Abstenerse de utilizar o descargar documentos o archivos que no tengan relación alguna con sus labores habituales.




 




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CAPÍTULO V



Abuso en el uso del Internet y correo electrónico institucional



Artículo 14.-Abuso. Se considerará abuso en el uso del Internet y correo electrónico institucional aquellas actividades que trascienden los objetivos habituales de esas herramientas y que además perjudican directa o indirectamente a otros funcionarios o funcionarias de la institución. Estas actividades se pueden catalogar, sin ser taxativas, en los siguientes grupos:



a) Abusivas por el contenido: Queda prohibido enviar, almacenar o distribuir mensajes cuyo contenido sea contrario o atente contra los derechos humanos contemplados en los instrumentos jurídicos internacionales ratificados por el Estado costarricense y en la legislación nacional. Asimismo, no se podrá copiar, alterar o usurpar la autoría de materiales protegido por derechos de autor, por ejemplo las Licencias de Software, de lo contrario, incurrirá en una violación a las normas que protegen la propiedad intelectual y derechos de autor, o bien, los acuerdos de licenciamiento y como consecuencia tendrá las sanciones establecidas en nuestra legislación penal.



b) Abusivas por el medio: Queda prohibido el envío de correos electrónicos a través de una cuenta de correo ajena, o bien, sin el consentimiento expreso del propietario de la cuenta.



c) Abusivas por no solicitadas: Queda prohibido el envío de comunicaciones electrónicas con finalidad comercial no vinculada a la institución, a una pluralidad de receptores/as que no las hayan solicitado ("spam", cadenas u otros similares). El Departamento de Cómputo implementará los mecanismos necesarios para minimizar el impacto de correos "spam", cadenas o similares; teniendo claro que es imposible regular de manera total la llegada de éste tipo de información.



d) También se prohíbe el envío de comunicaciones electrónicas de cualquier otro contenido a una pluralidad de receptores (correos masivos) que no las hayan solicitado o que hayan manifestado su negativa a recibirlos. Para estos efectos, los funcionarios que no deseen el envió de correo masivos, deberán manifestarlo al Departamento de Cómputo quien levantará un listado de los mismos y lo comunicará a los funcionarios de la institución a los que se les haya asignado una cuenta de coreo electrónico institucional. Se exceptúa de lo anterior: las directrices, memorándums y todo tipo de comunicación oficial.




 




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Artículo 15.-Usos indebido. Se considerará incumplimiento de las condiciones y normas de uso del correo electrónico e Internet los siguientes supuestos:



a) Difusión de contenidos contrarios a los principios, fines y atribuciones enunciados en el Código Municipal, valores, misión y visión institucional  y su Reglamento Autónomo de Servicios, así como la legislación nacional.



b) Difusión de mensajes de correo electrónico sin identificar plenamente a su remitente. En el caso de que la cuenta sea utilizada por grupos de usuarias/os, deberá identificarse el autor(a), organización o entidad.



c) Difusión para promocionar, respaldar o legitimar  contenidos de carácter racista, xenófobo, pornográfico, misógino, homofóbico o cualquier otra forma de manifestación discriminatoria y sexista que violente o atente contra los derechos humanos.



d) Intentar ocultar o falsear la identidad del(a) usuario(a) remitente del mensaje.



e) Instalar servidores que no cuenten con la autorización del Departamento de Cómputo.




 




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CAPÍTULO VI



Sanciones



Artículo 16.-Las infracciones al presente reglamento darán motivo para iniciar el correspondiente procedimiento administrativo de conformidad con en la Constitución Política, Código Municipal, Ley General de la Administración Pública y las demás leyes y reglamentos aplicables a esta materia.




 




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Artículo 17.-Las sanciones disciplinarias aplicables serán las previstas en el 149 del Código Municipal, de acuerdo con la gravedad de la falta.




 




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CAPÍTULO VII



Disposiciones finales



Artículo 18.-El servicio de correo electrónico e Internet es oficialmente propiedad de la Municipalidad de Heredia y se considera una herramienta de comunicación e intercambio oficial de información a disposición de las funcionarias y funcionarios. El Departamento de Cómputo puede solicitar el acceso a los buzones electrónicos para efectuar reparaciones en el sistema por motivos de seguridad u otros, no obstante si se requiere acceder un buzón específico se deberá tener el aval del propietario de la cuenta.




 




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Artículo 19.-La Municipalidad de Heredia, no podrá evitar al cien por ciento de la privacidad, seguridad e integridad de la información contenida en el correo electrónico transmitido por la red Internet, así como la llegada de correos tipo "spam", cadenas o similares.




 




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Artículo 20.-Cada funcionario o funcionaria tiene la responsabilidad de respaldar sus correos electrónicos.




 




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Artículo 21.-El funcionario o funcionaria tendrá el derecho de acceso para la revisión de su cuenta y borrar  la información que requiera dentro de los tres días hábiles siguientes a que se haga efectiva su renuncia o despido. El Departamento de Recursos Humanos deberá informar al Departamento de Cómputo de forma inmediata del cese de las funciones del usuario(a) quien procederá a clausurar el correo electrónico asignado a la persona titular de la cuenta, de acuerdo a lo establecido en el párrafo primero de este artículo. No habrá excepción a menos que medie una orden judicial.




 




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Artículo 22.-Si un funcionario o funcionaria es suspendido o se encuentra en estado de incapacidad o de vacaciones su cuenta de correo electrónico no se bloqueará, sin embargo, ninguna otra persona podrá accesarla. Si un funcionario o funcionaria se encuentra disfrutando de un permiso institucional, su cuenta de correo electrónico se bloqueará y nadie podrá acceder a ella, a menos que el propietario de la cuenta lo autorice por escrito.




 




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Artículo 23.-Las regulaciones establecidas en el presente reglamento se revisarán periódicamente, a la luz de la legislación vigente, jurisprudencia y técnicas de la Municipalidad de Heredia.




 




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Artículo 24.-Vigencia. El presente Reglamento rige a partir de la fecha de su publicación de conformidad con el artículo 43 del Código Municipal.



Heredia, 4 de mayo de 2012.-



 



 




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Fecha de generación: 24/2/2024 02:25:11
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