Texto Completo acta: 109A7C
MUNICIPALIDAD DE
HEREDIA
(Esta norma fue
derogada por el artículo 24 del Reglamento para el Uso de Internet y Correo
Electrónico Institucional de la Municipalidad del Cantón Central de Heredia,
aprobado en sesión N° 372 del 24 de noviembre del 2014)
Acuerdo tomado en la sesión ordinaria número cero
ciento cincuenta y ocho-dos mil doce, celebrada por el Concejo Municipal del
Cantón Central de Heredia, el doce de abril del 2012, en el artículo IV, el
cual dice:
REGLAMENTO PARA EL
USO DE INTERNET Y CORREO
ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD
DEL CANTÓN
CENTRAL DE HEREDIA
El Concejo Municipal del Cantón Central de Heredia con
fundamento en lo establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución
Política, artículos 4 inciso a), 13 inciso c) y 43 del Código Municipal, Ley Nº
7794 del 30 de abril de 1998, y en uso de sus atribuciones aprobó en la sesión
ordinaria Nº 0158-2012 celebrada el 12 de abril del 2012 el presente Reglamento
para el Uso del Correo Electrónico e Internet, el cual se regirá por las
siguientes disposiciones.
Considerando:
I.- Que la Declaración Universal de Derechos
Humanos en su artículo 19º establece el derecho que tiene toda persona a
la libertad de opinión y de expresión, el cual incluye el de no ser molestado a
causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y
el de difundirlas.
II.-Que la Convención
Americana sobre los Derechos Humanos (Pacto de San José de Costa Rica) de la
Organización de los Estados Americanos (OEA) en su artículo 13) establece el
derecho de toda persona a la libertad de pensamiento y expresión, sin que sea
sujeto de previa censura sino de responsabilidades ulteriores aseguradas por
ley, en función de asegurar el respeto a los derechos o a la reputación de los
demás y la protección de la seguridad nacional, el orden público o la salud o
la moral públicas.
III.-Que el Pacto
Internacional de los Derechos Civiles y Políticos de la Organización de las
Naciones Unidas (ONU) en su artículo 19 establece el derecho que tienen las personas
a no ser molestadas por causa de sus opiniones, a la libertad de expresión,
derecho que comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e
ideas de toda índole. También dispone que el ejercicio de este derecho entrañe
responsabilidades establecidas por ley, en función de asegurar el respeto a los
derechos o a la reputación de los demás y la protección de la seguridad
nacional, el orden público o la salud o la moral públicas.
IV.-Que la
Constitución Política de la República establece en su artículo 29 el derecho de
todas las personas a comunicar sus pensamientos de palabra o por escrito y
publicarlos sin previa censura, siendo responsables de los abusos que cometan
en el ejercicio de este derecho.
V.-Que el presente
Reglamento se emite además con fundamento en la legislación sobre el uso de
Internet y correo electrónico,
considerando además la jurisprudencia sobre esta materia emitida por la
Sala Constitucional y la Procuraduría General de la República.
VI.-Que la
Contraloría General de la República, según resolución R-CO-26-2007 del 7 de
junio del año 2007, recomienda implementar regulaciones en materias de
Tecnologías de Información. Por lo tanto, se emite el presente:
REGLAMENTO PARA EL
USO DE INTERNET Y CORREO
ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
DE LA MUNICIPALIDAD DEL
CANTÓN CENTRAL DE
HEREDIA
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Aplicabilidad del Reglamento. Las
disposiciones del presente reglamento son de acatamiento obligatorio para las y
los funcionarios municipales, miembros del Concejo Municipal, asesores y
practicantes.
Ficha articulo
Artículo 2º-Objetivo
del reglamento. Establecer una práctica uniforme sobre el uso de Internet y
el correo institucional de la municipalidad,
con adecuado respeto a los derechos constitucionales de libertad de
expresión, privacidad de las comunicaciones, propiedad intelectual y uso
eficiente y eficaz que garantice el máximo aprovechamiento de esos recursos.
Ficha articulo
Artículo 3º-Definiciones.
Para efectos del presente reglamento, se entenderá por:
Administración Superior: Alcalde Municipal y
Concejo Municipal.
Jefaturas: Alcalde
Municipal, Vicealcalde, Directores, Jefes y Coordinadores de los Departamentos
de la Municipalidad.
Persona usuaria:
Funcionario o funcionaria municipal, consultores, contratistas y otras personas
que ostenten la condición de practicantes de alguna carrera y que tengan acceso
a los recursos tecnológicos.
Identidad de la
persona usuaria: Conocido como ID, es la identidad digital asignada a
una persona de manera individual con la cual se controla el acceso, se
autentica, autoriza y se audita la utilización de los diferentes recursos
tecnológicos institucionales.
Infraestructura
tecnológica: Todo lo relacionado con hardware, software,
comunicaciones y seguridad de la información
Red o internet: Red
informática mundial, descentralizada, formada por la conexión directa entre
computadoras u ordenadores mediante un sistema especial de comunicación.
Documentos Públicos: Todos
aquellos documentos que contienen información de los servicios públicos que
presta la Municipalidad y que tienen acceso las y los administrados, que
garantizan el ejercicio de un control de la legalidad, oportunidad,
conveniencia y eficacia de la función administrativa desplegada por la
Institución.
Comunicaciones
oficiales: Todos aquellos documentos gestionados en función de
las actividades de la entidad y de las funciones atribuidas por la ley. Estos documentos se consideran además como
documentos públicos y su acceso no puede considerarse restringido, solo en
casos en que se consideren como secreto de Estado, o estén catalogados como
datos sensibles. Se trata de documentos que contienen mensajes de carácter
oficial, entiéndase acuerdos emanados por el Concejo Municipal, directrices,
circulares, oficios, resoluciones emitidas por la Alcaldía, criterios legales,
informes técnicos, administrativos y financieros emitidos por las Direcciones y
Unidades Ejecutoras avalados y aprobados por el Concejo Municipal y el Alcalde.
Comunicaciones no
oficiales: Aquellas comunicaciones gestionadas en virtud de las
funciones, cuyo contenido es de índole informativo, de trámite o comunicativo.
Solo se emplean como herramienta de trabajo en actividades cotidianas y no
generan compromisos formales para la Municipalidad de Heredia. Por ejemplo,
convocatoria a reuniones de comisiones, revisión de versiones preliminares de
documentos entre otros.
Comunicaciones
personales: Se trata de mensajes sin relación con el cumplimiento
de las tareas o funciones institucionales.
Malware: Conocido
también como virus, spyware, gusanos, entre otros, son una secuencia de código
que se inserta en un archivo, sin consentimiento del dueño o dueña de la
computadora, denominado "huésped", de forma que cuando el archivo se ejecuta,
el malware también lo hace y se duplica a sí mismo en otros programas. Los
malware generalmente tienen como objetivo afectar el correcto funcionamiento de
los recursos tecnológicos.
Propietario de cuenta
de correo electrónico: Funcionario al que se le asigne una cuenta de
correo electrónico institucional.
Propietario del
servicio de Internet y correo electrónico: La Municipalidad del
Cantón Central de Heredia.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Deberes y
responsabilidades del Departamento de Cómputo
Artículo 4º-Competencia. El Departamento de Cómputo
es el responsable de formular y proponer para la aprobación de la
Administración Superior lo referente a las políticas de uso del Internet y
correo electrónico institucional de la Municipalidad y velar por su
cumplimiento en conjunto con las Jefaturas.
Ficha articulo
Artículo 5º-Deberes.
El Departamento de Cómputo tendrá los siguientes deberes:
a) Administrar, dar soporte técnico y velar por el
buen funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la Municipalidad de
Heredia.
b) Configurar en las computadoras el acceso a
Internet y al correo electrónico institucional. El correo electrónico utilizará
programas que permita la descarga del correo a la computadora local, tales
como: Outlook Express, Microsoft Outlook,
Eudora o similares, siempre y cuando éstos permitan la revisión de
virus.
Ficha articulo
Artículo 6º-Responsabilidades. Las
Responsabilidades del Departamento de Cómputo son:
a)Mantendrá una copia de la bitácora y sus
respectivos respaldos sobre las actividades en Internet y correo electrónico de
todas las personas usuarias de la red por un período de tres meses. Los datos
por registrar en dicha bitácora serán los siguientes:
1. Persona usuaria.
2. Fecha de acceso.
3. Hora de inicio.
4. Dirección del sitio visitado.
En las
bitácoras del correo electrónico se almacenarán el origen y destino de cada
correo. Estas bitácoras podrán ser consultadas por el propietario de la cuenta
de correo o acceso a Internet y a solicitud de la jefatura inmediata del
funcionario o funcionaria.
b) Podrá bloquear el acceso en cualquier momento y
sin notificación previa, a cualquier sitio o recurso de Internet, tal como
sitios pornográficos, chats, casinos electrónicos, apuestas, juegos o aquellos
que atenten contra la dignidad de las personas, que promuevan la violencia,
xenofobia, diversas manifestaciones de sexismo, homofobia, misoginia,
explotación sexual comercial, el odio, el racismo. Asimismo se podrán bloquear
los sitios de Internet que afectan los recursos limitados que ofrece el ancho
de banda de la conexión a Internet o menoscaban el rendimiento general de la
red de la Municipalidad de Heredia.
c) Procederá a bloquear sitios no contemplados en
el inciso b) que atenten contra la misión institucional o la dignidad de las
personas, mediante una solicitud escrita de la Administración Superior o las
Jefaturas.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Responsabilidades de
las jefaturas
Artículo 7º-Las Jefaturas velarán que se cumpla el
derecho al acceso y uso del correo electrónico e Internet.
Ficha articulo
Artículo 8º-Uso de
los recursos tecnológicos. Las Jefaturas deben velar porque las personas
usuarias utilicen racionalmente el Internet y el correo electrónico
institucional y ejecutarán las acciones administrativas que correspondan en
caso de incumplimiento, de conformidad con lo dispuesto en el presente
reglamento, las políticas dictadas por la Administración Superior y los
lineamientos técnicos emitidos por el Departamento de Cómputo.
Ficha articulo
Artículo 9º-Cuentas
de las personas usuarias. Las jefaturas deberán notificar al Departamento
de Cómputo cualquier movimiento que se realice en las personas usuarias a su
cargo (contratación, ascenso, destitución, etc.,) con el fin de gestionar los
permisos o apertura de cuentas para acceso a Internet y correo electrónico
institucional.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Derechos y
Responsabilidades de las personas usuarias
Artículo 10.-Derechos. Todo funcionario y
funcionaria de la Municipalidad tendrán los siguientes derechos, en cuanto al
uso del Internet y correo electrónico institucional:
a) Disponibilidad geográfica del servicio de
Internet.
b) La utilización del servicio de correo
electrónico e Internet permite ejercer el derecho a la información,
comunicación, conocimiento, acceso tecnológico, libertad de opinión y
expresión, libertad de búsqueda, recibir y difundir informaciones e ideas
diversas, sin que exista previa censura, aunque con responsabilidades
ulteriores aseguradas en los marcos
normativos que regulan el quehacer de la institución, en función de garantizar
el respeto a los derechos o a la integridad de las demás personas, el orden
público y los intereses institucionales. Esto abarca la posibilidad de conocer
las diversas opiniones y la producción de conocimiento que se dan en el ámbito
académico, las instituciones estatales, Municipalidades, organizaciones
sindicales, organismos internacionales entre otros.
c) Realizar cualquier consulta referente a los
aspectos técnicos del sistema de correo electrónico e Internet, para ello, se
habilitará como servicio de apoyo el correo electrónico computo@heredia.go.cr,
o bien, comunicarse por cualquier otro medio al Departamento de Cómputo.
Ficha articulo
Artículo 11.-Administración cuenta de la persona
usuaria. Las cuentas asignadas a la persona usuaria y el uso que se haga de
las mismas, se regirá por las siguientes disposiciones:
a) A cada persona usuaria se le proporcionará un
identificador y contraseña personal para acceder a los recursos tecnológicos.
Esta identificación digital se le asignará de acuerdo con el perfil de su
puesto.
b) Cada persona usuaria será responsable de las
acciones que se reporten ejecutadas con su identificador digital y contraseña,
asumiendo las consecuencias de las actuaciones que resulten de su uso.
c) La contraseña se conformará por letras y
números irreconocibles para terceros, con una longitud mínima de seis
caracteres y es estrictamente de uso personal y por tanto confidencial. Para
ello, la persona usuaria deberá:
1. No comunicar a nadie la contraseña
personal para el acceso a Internet y al correo electrónico institucional, en
ningún caso es permitido compartirla o cederla a terceros, aún cuando los
propósitos sean laborales.
2. Mantener la confidencialidad de su
cuenta y contraseña y de todas las actividades que se efectúen bajo su cuenta,
ya que es responsabilidad exclusiva de la persona usuaria.
3. La contraseña será cambiada de
acuerdo con las políticas establecidas por el Departamento de Cómputo y por un
periodo de al menos cada dos meses o con más frecuencia en caso de posibles
problemas.
En caso de olvido de
la contraseña o por solicitud de la persona usuaria, el Departamento de Cómputo
eliminará la contraseña y el usuario deberá crear una nueva. El cambio de
contraseña se hará en presencia de la persona usuaria, excepto aquellas que se
encuentren en las oficinas fuera del Edificio Central de la Municipalidad, por
lo que se podrá realizar enviando la solicitud vía fax o correo electrónico.
Ficha articulo
Artículo 12.-Administración del Internet y correo
electrónico institucional. El Internet y el correo electrónico
institucional son una herramienta que facilita la ejecución de las labores de
las funcionarias y los funcionarios. Para estos efectos, se deberán cumplir con
las siguientes disposiciones:
a) La asignación de recursos de espacio para
almacenamiento y tránsito de mensajes a los funcionarios (as) de la
Municipalidad de Heredia, estará sujeto a las limitaciones físicas de los
servidores en uso; sin embargo, en el caso de los mensajes de correo en
tránsito (envío y recepción) no podrá ser mayor a 6MB.
b) Deberá solicitar un aviso de recepción y
lectura de cada mensaje enviado, a fin de tener la seguridad de que haya sido
entregado y leído.
c) El envío y recepción de correos con archivos
adjuntos que saturen la red de audio y video están prohibidas, a excepción de
casos de índole laboral. Para tal efecto el interesado deberá apersonarse al
Departamento de Cómputo para realizar dicha diligencia.
d) Aquellas personas usuarias que necesiten
accesar el correo electrónico vía web, por motivos de sus funciones o por
autorización del Alcalde Municipal, deberán mantener en el servidor de correo
un máximo de 150 mensajes.
e) La correspondencia electrónica oficial deberá
elaborarse en un formato fiable y fácil de recuperar y almacenarse localmente
en la computadora asignada al funcionario o funcionaria. Además, en la línea de
"Asunto" deberá anotarse la palabra "Oficial", seguida de la referencia del
documento y al final del texto del mensaje deberá figurar el nombre completo
del remitente y la unidad ejecutora en la cual trabaja, así como, su dirección,
números de teléfono y fax, cuando resulte necesario. Asimismo, el o la
remitente tendrá la responsabilidad de velar que toda comunicación Oficial
transmitida por correo electrónico se almacene de forma electrónica. Por lo
anterior, el Departamento de Cómputo dictará las instrucciones y brindará la
asesoría correspondiente.
f) Cuando la persona usuaria hagan uso del correo
electrónico institucional para comunicaciones personales deberá moderar
razonablemente la frecuencia y duración con el fin de no menoscabar el trabajo
de las unidades ejecutoras.
g) Las personas usuarias podrán conservar su
correo personal en carpetas tituladas bajo el nombre de "PRIVADO", en la
computadora local del funcionaria/o;
reduciendo al mínimo esta práctica, a fin de evitar el almacenamiento excesivamente
prolongado de información personal en las unidades de memoria
h) Las personas usuarias que transmitan datos
confidenciales, como por ejemplo números de cuentas bancarias, claves de acceso
y de tarjetas de crédito, asumirán las posibles consecuencias que eso conlleve,
quedando eximida la Municipalidad de toda responsabilidad directa o indirecta,
en relación con pérdidas o daños causados por el uso privado del correo
electrónico e Internet.
i) Cada vez que la persona usuaria deba
ausentarse del computador, deberá cerrar el navegador de Internet, el correo
electrónico y bloquear la sesión, de forma que impida el uso indebido de su
identidad digital por personas usuarias diferentes.
j) Cuando el uso del equipo es compartido, la
persona usuaria debe proceder a cerrar su sesión cada vez que no requiera
utilizarlo. De esta forma el equipo queda habilitado para ser accedido por otra
persona.
k) La Administración Superior o Jefaturas no
podrán abrir el contenido de una comunicación electrónica, informática,
magnética o telemática para vulnerar la intimidad de otra persona, ni tampoco
ordenar a otro a que lo haga sin el consentimiento del propietario de la
cuenta, de conformidad con el artículo 196 bis del Código Penal.
l) La persona usuaria deberá procurar el mejor
aprovechamiento del uso de Internet y correo electrónico como medios de
información de interés institucional.
Ficha articulo
Artículo 13.-Protección de recursos tecnológicos.
Con el fin de evitar la introducción de malware o la manipulación indebida de
la información al utilizar el Internet o correo electrónico institucional, las
personas usuarias deberán seguir las directrices institucionales y:
a) Utilizar el Internet y el correo electrónico
institucional de acuerdo con las disposiciones que emita la Administración
Superior.
b) Mantener las condiciones de seguridad de los
sistemas, incluyendo la confidencialidad de las contraseñas.
c) Abstenerse de utilizar o descargar documentos o
archivos que no tengan relación alguna con sus labores habituales.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Abuso en el uso del
Internet y correo electrónico institucional
Artículo 14.-Abuso. Se considerará abuso en el
uso del Internet y correo electrónico institucional aquellas actividades que
trascienden los objetivos habituales de esas herramientas y que además
perjudican directa o indirectamente a otros funcionarios o funcionarias de la
institución. Estas actividades se pueden catalogar, sin ser taxativas, en los
siguientes grupos:
a) Abusivas por el contenido: Queda
prohibido enviar, almacenar o distribuir mensajes cuyo contenido sea contrario
o atente contra los derechos humanos contemplados en los instrumentos jurídicos
internacionales ratificados por el Estado costarricense y en la legislación
nacional. Asimismo, no se podrá copiar, alterar o usurpar la autoría de
materiales protegido por derechos de autor, por ejemplo las Licencias de
Software, de lo contrario, incurrirá en una violación a las normas que protegen
la propiedad intelectual y derechos de autor, o bien, los acuerdos de
licenciamiento y como consecuencia tendrá las sanciones establecidas en nuestra
legislación penal.
b) Abusivas por el medio: Queda prohibido el envío
de correos electrónicos a través de una cuenta de correo ajena, o bien, sin el
consentimiento expreso del propietario de la cuenta.
c) Abusivas por no solicitadas: Queda prohibido el
envío de comunicaciones electrónicas con finalidad comercial no vinculada a la
institución, a una pluralidad de receptores/as que no las hayan solicitado
("spam", cadenas u otros similares). El Departamento de Cómputo implementará
los mecanismos necesarios para minimizar el impacto de correos "spam", cadenas
o similares; teniendo claro que es imposible regular de manera total la llegada
de éste tipo de información.
d) También se prohíbe el envío de comunicaciones
electrónicas de cualquier otro contenido a una pluralidad de receptores
(correos masivos) que no las hayan solicitado o que hayan manifestado su
negativa a recibirlos. Para estos efectos, los funcionarios que no deseen el
envió de correo masivos, deberán manifestarlo al Departamento de Cómputo quien
levantará un listado de los mismos y lo comunicará a los funcionarios de la
institución a los que se les haya asignado una cuenta de coreo electrónico
institucional. Se exceptúa de lo anterior: las directrices, memorándums y todo
tipo de comunicación oficial.
Ficha articulo
Artículo 15.-Usos indebido. Se considerará
incumplimiento de las condiciones y normas de uso del correo electrónico e
Internet los siguientes supuestos:
a) Difusión de contenidos contrarios a los
principios, fines y atribuciones enunciados en el Código Municipal, valores,
misión y visión institucional y su
Reglamento Autónomo de Servicios, así como la legislación nacional.
b) Difusión de mensajes de correo electrónico sin
identificar plenamente a su remitente. En el caso de que la cuenta sea
utilizada por grupos de usuarias/os, deberá identificarse el autor(a),
organización o entidad.
c) Difusión para promocionar, respaldar o
legitimar contenidos de carácter
racista, xenófobo, pornográfico, misógino, homofóbico o cualquier otra forma de
manifestación discriminatoria y sexista que violente o atente contra los
derechos humanos.
d) Intentar ocultar o falsear la identidad del(a)
usuario(a) remitente del mensaje.
e) Instalar servidores que no cuenten con la
autorización del Departamento de Cómputo.
Ficha articulo
CAPÍTULO VI
Sanciones
Artículo 16.-Las infracciones al presente reglamento
darán motivo para iniciar el correspondiente procedimiento administrativo de
conformidad con en la Constitución Política, Código Municipal, Ley General de
la Administración Pública y las demás leyes y reglamentos aplicables a esta
materia.
Ficha articulo
Artículo 17.-Las
sanciones disciplinarias aplicables serán las previstas en el 149 del Código
Municipal, de acuerdo con la gravedad de la falta.
Ficha articulo
CAPÍTULO VII
Disposiciones finales
Artículo 18.-El servicio de correo electrónico e
Internet es oficialmente propiedad de la Municipalidad de Heredia y se
considera una herramienta de comunicación e intercambio oficial de información
a disposición de las funcionarias y funcionarios. El Departamento de Cómputo
puede solicitar el acceso a los buzones electrónicos para efectuar reparaciones
en el sistema por motivos de seguridad u otros, no obstante si se requiere
acceder un buzón específico se deberá tener el aval del propietario de la
cuenta.
Ficha articulo
Artículo 19.-La
Municipalidad de Heredia, no podrá evitar al cien por ciento de la privacidad,
seguridad e integridad de la información contenida en el correo electrónico
transmitido por la red Internet, así como la llegada de correos tipo "spam",
cadenas o similares.
Ficha articulo
Artículo 20.-Cada
funcionario o funcionaria tiene la responsabilidad de respaldar sus correos
electrónicos.
Ficha articulo
Artículo 21.-El
funcionario o funcionaria tendrá el derecho de acceso para la revisión de su
cuenta y borrar la información que
requiera dentro de los tres días hábiles siguientes a que se haga efectiva su
renuncia o despido. El Departamento de Recursos Humanos deberá informar al
Departamento de Cómputo de forma inmediata del cese de las funciones del
usuario(a) quien procederá a clausurar el correo electrónico asignado a la
persona titular de la cuenta, de acuerdo a lo establecido en el párrafo primero
de este artículo. No habrá excepción a menos que medie una orden judicial.
Ficha articulo
Artículo 22.-Si un
funcionario o funcionaria es suspendido o se encuentra en estado de incapacidad
o de vacaciones su cuenta de correo electrónico no se bloqueará, sin embargo,
ninguna otra persona podrá accesarla. Si un funcionario o funcionaria se
encuentra disfrutando de un permiso institucional, su cuenta de correo
electrónico se bloqueará y nadie podrá acceder a ella, a menos que el
propietario de la cuenta lo autorice por escrito.
Ficha articulo
Artículo 23.-Las
regulaciones establecidas en el presente reglamento se revisarán
periódicamente, a la luz de la legislación vigente, jurisprudencia y técnicas
de la Municipalidad de Heredia.
Ficha articulo
Artículo 24.-Vigencia.
El presente Reglamento rige a partir de la fecha de su publicación de
conformidad con el artículo 43 del Código Municipal.
Heredia, 4 de mayo de 2012.-
Ficha articulo
Fecha de generación: 24/2/2024 02:25:11
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