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 Normativa >> Directriz 0 >> Fecha 13/09/2012 >> Texto completo
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Fundamentos del Sistema de Control Interno del Fondo Nacional de Becas
Texto Completo acta: E78BD

FONDO NACIONAL DE BECAS



DIRECTRIZ



LA JUNTA DIRECTIVA FONABE



En cumplimiento de las potestades conferidas en la Ley General de la Administración Pública No. 6227, artículo 103 inc. 3; Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131, artículos 17 y 18; y Ley General de Control Interno artículos 10 y 17, entre otras emite la siguiente Directriz que establece los fundamentos del Sistema de Control Interno del Fondo Nacional de Becas de acuerdo con el siguiente marco normativo.



Considerando:



1. Que la Administración Pública evoluciona hacia mejores prácticas de Control Interno, lo cual se ha definido como un proceso cuya ejecución es responsabilidad del jerarca administrativo para asegurar razonablemente el logro de los objetivos.



2. Que los artículos 17 y 18 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, propician el uso adecuado de los recursos financieros del sector público con sistemas de control interno y externo y disponen que el control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de cada dependencia, así como en los procesos donde participen dependencias diferentes, cada una será responsable de los subprocesos o actividades que le correspondan.



3. Que el concepto de Sistema de Control Interno definido por la Contraloría General de la República, en el "Normas de Control Interno para el Sector Público", comprende la serie de acciones diseñadas que debe ejecutar la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías:



a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.



b. Confiabilidad y oportunidad de la información.



c. Eficiencia y eficacia de las operaciones.



d. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.



4. Que el acatamiento al artículo 17, inciso c de la Ley General de Control Interno No. 8292, la administración activa debe realizar por lo menos una vez al año autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno a efectos de detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.



5. Que la Contraloría General de la República emitió las Normas de Control Interno para el Sector Público para que realice las actividades de control, las cuales deben reunir los siguientes requisitos:



a. Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser parte inherente de la gestión institucional, e incorporarse en ella en forma natural y sin provocar menoscabo a la observancia de los principios constitucionales de eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad, y evitando restricciones, requisitos y trámites que dificulten el disfrute pleno de los derechos fundamentales de los ciudadanos.



b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos.



c. Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable. Las actividades de control deben presentar una relación satisfactoria de costo-beneficio, de manera que su contribución esperada al logro de los objetivos, sea mayor que los costos requeridos para su operación.



d. Viabilidad. Las actividades de control deben adaptarse a la capacidad de la institución de implantarlas, teniendo presente, fundamentalmente, la disponibilidad de recursos, la capacidad del personal para ejecutarlas correcta y oportunamente, y su ajuste al bloque de legalidad.



e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.



f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.



6. Que la promulgación de instrumentos jurídicos con mayores exigencias de control y rendición de cuentas de la Administración Pública, obliga a los jerarcas y titulares subordinados a cumplir con diversas acciones de control, entre ellas el proceso de autoevaluación del Sistema de Control Interno (SCI) que regula los distintos procesos, actividades u operaciones de cada unidad o dependencia y en general de la Institución.



7. Que la autoevaluación del sistema de Control Interno, en el contexto de la normativa jurídica, constituye una actividad que busca el mejoramiento continuo de los controles que la administración activa diseña y aplica para todos sus procesos y operaciones, en cumplimiento de los objetivos.



Establece:



Las siguientes disposiciones que son de acatamiento obligatorio para el personal del Fondo Nacional de Becas.



Artículo 1: Conformación de la Comisión Institucional del Control Interno



Se establece la Comisión Institucional del Control Interno la cual estará integrada por directores y jefes de las siguientes dependencias:



1. Director de Gestión de Becas



2. Director Desarrollo Tecnológico



3. Director Administrativo-Financiero



4. Jefe de Planificación Institucional



5. Jefe Recursos Humanos



6. Asesoría Legal




Ficha articulo



Artículo 2. Coordinación



Para garantizar el adecuado funcionamiento de la Comisión Institucional del Control Interno y en concordancia con el Capítulo VI de las Normas sobre el Seguimiento del Sistema de Control Interno para el Sector Público, se establecen las siguientes responsabilidades:



a. Unidad Coordinadora: Unidad de Planificación Institucional



b. Enlaces de Unidad: Directores y Jefes departamentales del Fondo Nacional de Becas.



c. Informantes: Todos los funcionarios del Fondo Nacional de Becas que proporcionen información de importancia e interés relacionada con la práctica institucional del Control Interno.




Ficha articulo



Artículo 3. Plazo y sustitución de los miembros de la Comisión



El nombramiento de los miembros de la Comisión regirá hasta tanto esté consolidado el Departamento de Control Interno, que brindará el apoyo a la Administración en materia de Control Interno. Cuando se requiera sustituir algún miembro por renuncia u otra circunstancia, deberá constar por escrito el motivo de la separación. Su sustitución deberá ser analizada y aceptarla el Directorio de la Comisión y ser avalada por el jerarca administrativo de la Institución. La sustitución opera hasta por el plazo de nombramiento a quien sustituya.




Ficha articulo



Artículo 4. Funciones de la Comisión Institucional del Control Interno



Las funciones de la Comisión son las siguientes:



a. Asesorar al Jerarca Administrativo en el mejoramiento y evaluación del Sistema Institucional de Control Interno, que permita cumplir con los objetivos establecidos en la Normativa de Control Interno.



b. Proponer al Jerarca Administrativo de FONABE un marco conceptual de identificación y gestión de riesgos, a nivel de la Institución.



c. Proponer a la Junta Directiva un instrumento para la autoevaluación del Sistema Institucional de Control Interno, el cual podrá ser revisado periódicamente por la Comisión en el fin de realizar los ajustes necesarios; este instrumento deberá aplicarse en el mes de noviembre de cada año por parte de los Titulares Subordinados o responsables de cada dependencia del Fondo.



d. Presentar ante la Junta Directiva, durante el mes de enero de cada año, un informe ejecutivo con el resultado obtenido de la autoevaluación del Sistema Institucional de Control Interno.



e. Mantener actualizados los conocimientos en Materia de Control Interno, participando en actividades de capacitación, coordinadas por el Departamento de Recursos Humanos, por la Contraloría General de la Republica u otras Instituciones.



f. Promover y coordinar el desarrollo de un programa de divulgación en materia de Control Interno, en todas las dependencias del FONABE.



g. Motivar y fortalecer la creación de subcomisiones de Control Interno de cada Dependencia del FONABE, que funcionen como apoyo a la Comisión Interinstitucional en su labor y permita hacer más extensivo y participativo tanto el proceso de autoevaluación del sistema de Control Interno, como otras actividades relacionadas con el adecuado cumplimiento de control en la Institución.




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Artículo 5. Atribuciones de los miembros de la Comisión Institucional del Control Interno



a. Los miembros de la Comisión, cuando lo consideren necesario, podrán solicitar informes a los titulares subordinados del Fondo que ocupan cargos de jefatura en las diversas dependencias del mismo.



b. Los miembros de la Comisión tendrán acceso a toda la información que se considere necesaria (si otra causa no lo impide), con el fin de llevar a cabo una valoración idónea del riesgo al que se pueda ver expuesto el Fondo, siendo obligatorio para todos los funcionarios dar pronta atención a las solicitudes de información y/o consultas realizadas por los miembros de la Comisión, en el plazo que esta establezca.



c. Los miembros de la Comisión podrán recomendar la creación de sub-comisiones de control interno en cada Dependencia, para que apoyen a la Comisión en su cometido.



Para ello, coordinará con el titular subordinado o director de la misma, procurando una mayor participación del personal a su cargo en el proceso de autoevaluación del sistema de Control Interno y otras actividades relacionadas con el adecuado cumplimiento y fortalecimiento del control interno en la Institución.



d. Cuando la Comisión en pleno o por mayoría absoluta de sus miembros determine el incumplimiento por parte de alguna Dependencia del Fondo de lo estipulado en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, recomendará al Jerarca Administrativo que solicite una investigación al Titular subordinado o Director de la Dependencia. De proceder, se le recomendará al Jerarca Administrativo que se aplique lo establecido en los artículos 41,42 y 43 de la Ley 8292.



e. La comisión puede solicitar la presencia de funcionarios de la Institución de las reuniones ordinarias o extraordinarias, con el propósito de que brinde información, o asesoría a los miembros de la Comisión en algún tema específico y de importancia para la toma de decisiones.




Ficha articulo



Artículo 6. Organización de la Comisión Institucional de Control Interno



a. Los miembros de la Comisión elegirán, de su propio seno, por mayoría absoluta1, un directorio compuesto por un presidente, un vice-presidente, un secretario y un secretario suplente.



1 Mitad más uno



b. La Comisión sesionará ordinariamente una vez cada tres meses y extraordinariamente cuando convoque el presidente con al menos veinticuatro horas de anticipación.



c. El quórum para sesionar estará constituido por mayoría absoluta de sus miembros. Pasados los primeros treinta minutos de la hora señalada para iniciar la reunión, será suficiente la asistencia de las dos terceras partes de sus miembros y sus decisiones tendrán plena validez.



d. De todas las sesiones se levantarán actas foliadas donde constarán los acuerdos tomados y votos salvados.



e. Para lo no regulado expresamente en esta directriz, se aplicará la concerniente a los artículos 49 al 58 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública.



f. Quien ostente el cargo de Director Ejecutivo designará al funcionario o funcionarios responsables de las funciones administrativas entre las que destaca: coordinación, comunicación, ejecución, programación de actividades y otras acciones relativas al funcionamiento de la Comisión Institucional de Control Interno y del Proceso de autoevaluación.




Ficha articulo



Artículo 7. Son funciones del presidente



a. Comprobar el quórum al inicio de sesión.



b. Convocar y presidir las sesiones, las que podrá suspender en cualquier momento por causa justificada.



c. Confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta las peticiones de los demás miembros formuladas al menos con dos días antelación.



d. Redactar y firmar conjuntamente con el secretario los acuerdos que tome la Comisión.



e. Velar por el cumplimiento de las funciones asignadas a la comisión.



f. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores del órgano.



g. Asignar a sus miembros estudios o funciones especiales.



h. Convocar a sesiones extraordinarias.



i. Comunicar a quien corresponda los acuerdos del órgano.



j. Representar a la comisión en aquellos actos en que así se requiera.




Ficha articulo



Artículo 8. Son funciones del vice-presidente



a. Sustituir al presidente en su ausencia.



b. Asumir plenamente las funciones del presidente en caso de que éste dejase de formar parte del directorio.




Ficha articulo



Articulo 9. Son funciones del secretario



a. Levantar las actas de las sesiones del órgano.



b. Redactar y firmar conjuntamente con el presidente los acuerdos que tome la Comisión.



c. Leer y atender la correspondencia de la Comisión.



d. Estructurar, actualizar y resguardar los archivos de la Comisión.



e. Llevar el control de asistencia a reuniones.




Ficha articulo



Articulo 10. Son funciones del secretario suplente



a. Sustituir al secretario en su ausencia.



b. Asumir plenamente el cargo de secretario cuando éste deje de formar parte del directorio.




Ficha articulo



Artículo 11. Informe final y entrega de documentos



Los miembros del directorio presentarán un informe general al finalizar sus labores ante los miembros de la Comisión y al Jerarca Administrativo. Asimismo, deberán hacer entrega formal de la documentación a los miembros de la Comisión que inician un nuevo periodo o al Jerarca Administrativo.




Ficha articulo



Artículo 12. Del proceso de autoevaluación del Control Interno



Cada jefatura o titular subordinado, para realizar el proceso de autoevaluación aplicando el instrumento que la Junta Directiva autorice, debe tener conocimiento de los alcances de la Ley y del Manual de Normas Generales de Control Interno.




Ficha articulo



Artículo 13. Objetivo de la autoevaluación



La autoevaluación del Sistema de Control Interno debe conducir a determinar si la gestión del Fondo ha estado enmarcada de conformidad con la normativa legal, técnica y administrativa aplicable, así como para determinar el cumplimiento de los objetivos institucionales en función de los procedimientos establecidos en cada Dependencia. En razón de lo anterior, es obligación de cada Director de Dependencia o titular subordinado, revisar y perfeccionar su sistema de control interno e incluir en el Plan Operativo Institucional las acciones que coadyuven a este mejoramiento.




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Artículo 14. Documentación y registro de autoevaluación



Cada dependencia deberá documentar adecuadamente la actividades de autoevaluación, además deberán instaurar un sistema de registro de información que facilite acumular resultados de las autoevaluaciones y dar seguimiento a las medidas que se recomienden de acuerdo con los planes anuales, para mejorar el Sistema de Control Interno.




Ficha articulo



Artículo 15. Informes ejecutivos de la autoevaluación



Es obligación del director de cada dependencia o titular subordinado, presentar ante la Unidad de Planificación Institucional, en la persona que ostente la coordinación del proceso, a más tardar el último día natural del mes de noviembre, un informe ejecutivo sobre los resultados de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno practicado en la Dependencia a su cargo, que incluirá el plan de mejoras a dicho sistema que garantice su perfeccionamiento.



FONDO NACIONAL DE BECAS
DIREECCIÓN EJECUTIVA
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUCIÓN

Objetivo: El presente formulario tienen como objetivo la auto evaluación del Sistema de Control Interno (SCI) del Fondo Nacional de Becas. El resultado del mismo se convierte en un primer diagnóstico de la situación actual en esta materia con el fin de proponer los planes remediales que nos permitan la conformación y ejecución del S.C.I de acuerdo con la normativa vigente.



Alcance: La auto evaluación 2011, se hará mediante la aplicación del formulario a los Directores y Jefes de las diferentes dependencias del FONABE.



Dirección:___________________________________________________________



Departamento: _______________________________________________________



 



DE ÍNDOLE GENERAL



Cumplimiento



 



 



SI



NO



N/A



1



¿Conoce las Normas de Control Interno para el Sector Público?



 



 



 



2



¿ Ha sido capacitado usted en materia de Control Interno?



 



 



 



3



¿ Conoce la Matriz de Implementación del Sistema de Control Interno (SCI)?



 



 



 



4



¿ Está cumpliendo con las acciones establecidas en la Matriz de Implementación del Sistema de Control Interno (SCI)?



 



 



 



5



¿ Tiene implementado el archivo o comprendo de Control Interno con la evidencia documental de la ejecución de la Matriz de Implementación del Sistema de Control Interno (SCI)?



 



 



 



6



¿ Se ha creado alguna comisión o subcomisión de Control Interno en la Dirección a su cargo?



 



 



 



 



AMBIENTE DE CONTROL



Cumplimiento



 



Norma 2.1



 



 



 



7



¿ Se realizan en el FONABE actividades para fomentar la cultura de Control Interno?



SI



NO



N/A



8



¿ Considera usted que la Junta Directiva y el Director Ejecutivo fortalecen las actividades de Control interno a nivel institucional y esto repercute positivamente en su lugar de trabajo?



 



 



 



9



¿ Cómo jerarca de su Dirección o Departamento (titular subordinado según definición de la Ley de Control Interno), brinda un apoyo constante al proceso de implementación del Sistema de Control Interno en su dependencia?



 



 



 



10



¿ Está usted consciente de las sanciones administrativas aplicables en caso de debilitar obstaculizar omitir o incumplir acciones y deberes que entorpezcan la implementación y fortalecimiento del sistema de control interno?



 



 



 



11



¿ En la Dirección bajo su responsabilidad las medidas de Control Interno son divulgadas oportunamente?



 



 



 



 



Norma 2.2



 



 



 



12



¿ Ha definido los alcances del SCI en la Dirección a su cargo?



 



 



 



13



¿ Ha divulgado a sus colaboradores los alcances del SCI?



 



 



 



14



¿ Realizar reuniones periódicas con el personal a su cargo para analizar las acciones de Control Interno implementadas y la importancia de su cumplimiento?



 



 



 



15



¿ Propicio la participación del personal a su cargo en el diseño de medidas de control?



 



 



 



16



¿ En sus manifestaciones y actuaciones muestra compromiso con la optimización del SCI de la Dirección a su cargo?



 



 



 



 



Norma 2.3



 



 



 



17



¿ Recuerda periódicamente al personal la misión, visión y valores institucionales?



 



 



 



18



¿ Se apoya en su Dirección, actitudes que promueven los valores del FONABE?



 



 



 



19



¿ Ejecuta alguna actividad tendiente a generar y/o mantener una atmósfera de confianza en el área?



 



 



 



20



¿ Realiza actividades con el personal en las cuales se analizan aspecto éticos que deben regir el accionar de sus colaboradores?



 



 



 



21



¿ Ejecuta acciones tendientes a mantener al personal comprometido para llevar a cabo las operaciones y mantener el SCI?



 



 



 



 



Norma 2.4



 



 



 



22



¿ El personal reúne las competencias requeridas para el desempeño del puesto?



 



 



 



23



¿ En su lugar de trabajo, son aprovechada las habilidades de los funcionarios para el desarrollo de sus labores?



 



 



 



 



Norma 2.5



 



 



 



24



¿ Se encuentra definida la estructura organizacional de su Departamento o Dirección?



 



 



 



25



¿ Tiene instaurada una adecuada delegación de funciones?



 



 



 



26



¿ Tienen implementados los controles necesarios para que los procesos, operaciones o transacciones sean autorizadas y aprobadas por los funcionarios con potestad para hacerlo?



 



 



 



27



¿ Ha comunicado a cada funcionario bajo su cargo, la responsabilidad para cada proceso, actividad , operación o transacción que lleva a cabo?



 



 



 



28



¿ La comunicación en el punto anterior la ha realizado formalmente por escrito?



 



 



 



29



¿ Notifica por escrito las instrucciones de tipo general que deben ser acatadas en su lugar de trabajo?



 



 



 



30



¿ Se desarrollan actividades para coordinar con otras Dependencias las acciones que permitan el cumplimiento de los objetivos de su lugar de trabajo?



 



 



 



 



Norma 2.6



 



 



 



31



¿ En su lugar de trabajo se cuenta con manuales de descripción de puestos y manuales de procedimientos?



 



 



 



32



¿ Describen dichos manuales las tareas y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo?



 



 



 



33



¿ Estos manuales se encuentran disponibles para su consulta?



 



 



 



34



¿ Para un desempeño de su trabajo el manual de puestos y de procedimientos se convierte en una guía importante y le brinda seguridad y confianza?



 



 



 



35



¿ Considera usted que la definición de la estructura organizacional en su dirección contribuye a la delegación de autoridad y responsabilidad y facilita la rendición de cuentas?



 



 



 



 



VALORACIÓN DE RIESGO



Cumplimiento



 



Norma 3.1



 



 



 



36



¿ Están identificados en su lugar de trabajo, los principales riesgos asociados con el cumplimiento de los objetivos?



SI



NO



N/A



37



¿ Se realizan evaluaciones de los riesgos identificados en su lugar de trabajo?



 



 



 



38



¿ Ha comunicado a su superior los resultados del proceso de identificación y análisis de riesgo?



 



 



 



39



¿ Se toman acciones necesarias para enfrentar los riesgos identificados y reducir su impacto?



 



 



 



40



¿ Se conoce en la dirección el Marco Orientador para el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales del Fondo Nacional de Becas que permite identificar y gestionar riesgos?



 



 



 



 



Norma 3.2



 



 



 



41



¿ Ha realizado el proceso de identificación y análisis de riesgo de su área?



 



 



 



42



Para la elaboración de los planes de trabajo ¡son tomados en cuenta los riesgos identificados?



 



 



 



43



¿ Propicia la participación del personal bajo su dirección en el proceso de elaboración de los planes estratégicos y operativos?



 



 



 



44



¿ Divulga a todo el personal bajo su cargo los planes estratégicos y operativos?



 



 



 



45



¿ Comunica periódicamente al  personal del área las directrices generales para el cumplimiento de los objetivos del área?



 



 



 



 



Norma 3.3



 



 



 



46



¿ Se consideran para la valoración de los riesgos identificados la misión, visión, objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño institucionales?



 



 



 



47



¿ Revisa periódicamente con el personal a su cargo los objetivos o metas del área?



 



 



 



 



Norma 3.4



 



 



 



48



¿ Los resultados de la valoración de riesgos son evaluados periódicamente para retroalimentar los procesos de gestión institucional?



 



 



 



 



ACTIVIDADES DE CONTROL



Cumplimiento



 



Norma 4.1



SI



NO



N/A



49



¿ Tienen claramente definidas las medidas y prácticas de control interno del área?



 



 



 



50



¿ Tiene implementados manuales de procedimientos donde se incluyen las medidas de Control Interno vigentes en su Área?



 



 



 



51



¿ Ejercen estas medidas control previo concomitante y posterior en los procesos del área?



 



 



 



52



¿ Ha comunicado al personal responsable de su aplicación las medidas de control que le corresponde ejecutar?



 



 



 



 



Norma 4.2



 



 



 



53



Antes de establecer medidas de control ¿Se realiza una valoración de costo-beneficio?



 



 



 



 



Norma 4.3



 



 



 



54



¿ Lleva usted inventario de los bienes propiedad del Fondo y que están bajo su responsabilidad?



 



 



 



55



¿ Lleva controles por escrito sobre los bienes adjudicados a cada uno de los funcionarios de la dependencia a su cargo?



 



 



 



 



Norma 4.4



 



 



 



56



¿Ha consignado en documentos todos los controles implementados en su Área?



 



 



 



57



¿ Ha incorporado a los manuales de procedimientos los procesos de Control Interno que se ejecutan en su área?



 



 



 



58



¿ Se utilizan formularios uniformes para registrar las transacciones que se ejecutan en el Área bajo su responsabilidad?



 



 



 



59



¿ Se mantienen actualizados los registros contables y/o presupuestarios del Área bajo su responsabilidad?



 



 



 



60



¿ Tienen implementados libros de actas?



 



 



 



61



Se efectúan es su Área verificaciones o conciliaciones periódicas de los activos asignados?



 



 



 



62



¿ Tienen definido por escrito y comunicado formalmente a cada funcionario bajo su cargo las responsabilidades por cada proceso, actividad, operación y transacción?



 



 



 



 



Norma 4.5



 



 



 



63



¿ ejerce supervisión constante de los principales procesos que se ejecutan en la Dirección bajo su responsabilidad?



 



 



 



64



¿ Tiene documentado el resultado de las supervisiones que ejecuta sobre los procesos y/o transacciones que se ejecutan en la Dirección bajo su responsabilidad?



 



 



 



65



¿ Tienen documentadas las actividades de supervisión del SCI de la Dirección bajo su responsabilidad y de los departamentos adscritos?



 



 



 



66



¿ Cuenta con medidas de control para garantizar razonablemente la correcta planificación y ejecución de los proyectos de la Dirección bajo su responsabilidad?



 



 



 



 



Norma 4.6



 



 



 



67



¿ Tienen implementadas medidas de control para promover el cumplimiento de las normas (leyes, reglamentos, directrices) que le son atinentes?



 



 



 



68



¿ En la Dirección a su cargo existen sistemas contables?



 



 



 



69



¿ En la dirección a su cargo existen sistemas presupuestarios?



 



 



 



70



¿ Tiene definido por escrito y comunicado al personal de la Dirección, los accesos a los activos e información requerida para su adecuado desempeño?



 



 



 



71



¿ En los procedimientos que se aplican en la Dirección bajo su cargo se llevan a cabo revisiones periódicas para corregir desviaciones?



 



 



 



72



¿ La información importante que se encuentra en su lugar de trabajo está debidamente custodiada?



 



 



 



73



¿ Se realizan verificaciones sorpresivas a dicha información para constatar que esté completa?



 



 



 



74



¿ Los diversos formularios que se utilizan en su lugar de trabajo, están debidamente numerados?



 



 



 



75



¿ Existen controles para el manejo de esos funcionarios?



 



 



 



76



¿ Se rotan las labores entre funcionarios que realizan tareas similares?



 



 



 



77



¿ Tienen diseñado un plan que promueva el disfrute oportuno de las vacaciones por parte del personal bajo su cargo?



 



 



 



78



¿ Los funcionarios que recaudan, custodian y administran fondos y valores públicos, rinden garantía a favor del fondo?



 



 



 



79



¿Cuenta la Dirección bajo su cargo con medidas de control y seguridad para el uso de equipos?



 



 



 



 



Norma 4.7



 



 



 



80



¿ Los controles que se aplican en su lugar de trabajo a las operaciones relevantes, se respaldan documentalmente?



 



 



 



81



¿ Supervisa constantemente las labores que realizan los funcionarios a su cargo?



 



 



 



82



¿ Se registran oportunamente los acontecimientos que afectan la toma de decisiones?



 



 



 



 



SISTEMAS DE INFORMACIÓN



Cumplimiento



 



Norma 5.1



SI



NO



N/A



83



¿ Se encuentran definidos los controles o mecanismos para garantizar la confiabilidad, calidad, suficiencia y oportunidad de la información que se genera?



 



 



 



 



Norma 5.2



 



 



 



84



¿ Se cuenta con sistemas de información flexibles que permitan dar respuesta oportuna a las necesidades cambiantes de la institución?



 



 



 



 



Norma 5.3



 



 



 



85



¿ Los sistemas de información (impresos y/o electrónicos) lo apoyan en el desarrollo de su trabajo?



 



 



 



86



¿ Existen instrucciones por escrito para el manejo de la información que se genera en su área?



 



 



 



87



¿ Tienen acceso a la información necesaria para el cumplimiento con sus labores?



 



 



 



88



¿ Los canales de comunicación establecidos cumplen con permitir la comunicación efectiva entre el personal de la Dirección bajo su responsabilidad?



 



 



 



 



Norma 5.4



 



 



 



89



¿ Los sistemas de información (impresos y/o electrónico) que usted utiliza cuentan con adecuadas medidas de seguridad?



 



 



 



90



¿ Los canales de comunicación establecidos cumplen con permitir la comunicación efectiva entre el personal de la Dirección bajo su responsabilidad?



 



 



 



91



¿ Los canales de comunicación establecidos permiten la comunicación efectiva entre el personal?



 



 



 



92



¿ Están establecidos en su lugar de trabajo los requisitos para suministrar información a los usuarios?



 



 



 



 



Norma 5.5



 



 



 



93



¿ Existe un lugar o medio apropiado en el que se custodie la documentación que se produce cotidianamente?



 



 



 



94



¿ Se envían documentos generados en su área al Archivo Institucional?



 



 



 



 



Norma 5.6



 



 



 



95



¿ Se cuenta en la Dirección con una herramienta informática para la administración de la información específicamente la originada para la identificación y valoración de riesgos y de soporte al Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)



 



 



 



96



¿ La información que se genera en su área de trabajo es confiable, libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas?



 



 



 



97



¿ Se realizan las actividades de recopilación, procesamiento y generación de la información en el momento oportuno de acuerdo a los fines institucionales



 



 



 



98



¿ La información generada es pertinente, relevante y de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario?



 



 



 



 



Norma 5.7



 



 



 



99



¿ La información que se genera para las instancias pertinentes se presenta en el tiempo propicio?



 



 



 



100



¿ Existen los canales de comunicación adecuados para el traslado de la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna para los usuarios internos y externos?



 



 



 



101



¿ La información generada en la institución se comunica a las instancias externas con la prontitud y el momento requerido?



 



 



 



102



¿ Los sistemas de información (impresos y electrónicos) que usted utiliza, cuentan con adecuadas medidas de seguridad?



 



 



 



103



¿ Tiene  establecidos controles para suministrar la información a los usuarios?



 



 



 



104



¿ Los canales de comunicación establecidos permiten la comunicación efectiva entre el personal del Área bajo su responsabilidad?



 



 



 



105



¿ Cumple la Dirección y/o Área a su cargo con el envío de los documentos generados al Archivo Institucional?



 



 



 



 



Norma 5.8



 



 



 



106



¿ Se dispone de los controles pertinentes para garantizar que los sistemas de información generen productos de calidad?



 



 



 



 



Norma 5.9



 



 



 



107



¿ Se propicia el aprovechamiento de las tecnologías de información que apoyen la gestión institucional?



 



 



 



 



SEGUIMIENTO DEL SCI



Cumplimiento



 



Norma 6.1



SI



NO



N/A



108



¿ Verifica periódicamente el cumplimiento de los objetivos y metas del Área bajo su responsabilidad?



 



 



 



109



¿ Evalúa periódicamente el funcionamiento de los controles de su Área?



 



 



 



 



Norma 6.2



 



 



 



110



¿ Se da seguimiento a los factores internos y externos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos y metas del Área plasmados en el Plan Operativo Institucional?



 



 



 



 



Norma 6.3



 



 



 



111



¿Existen controles que permitan evaluar el desempeño de su área de trabajo?



 



 



 



112



¿ Se toman oportunamente medidas para corregir errores o desviaciones detectadas en el desempeño?



 



 



 



113



¿ Le informa a su superior jerárquico las deficiencias detectadas en el cumplimiento de las funciones relacionadas con el Sistema de Control Interno, del Área bajo su responsabilidad?



 



 



 



114



¿ Tiene implementado y documentado algún sistema de evaluación del desempeño en su dirección?



 



 



 



 



Norma 6.4



 



 



 



115



¿ Se toman oportunamente medidas para corregir errores o desviaciones detectadas en el desempeño de las medidas de control?



 



 



 



 



Norma 6.5



 



 



 



116



¿ Riden informes periódicos y evaluaciones por el trabajo que realiza?



 



 



 



117



¿ Auditorías Externas o la Auditoría Interna ha realizado evaluaciones en el área bajo su responsabilidad?



 



 



 



118



En caso afirmativo en la pregunta anterior, indique si ha cumplido las recomendaciones emitidas en el tiempo establecido



 



 



 



Una vez completado (llenado) el cuestionario, favor enciarlo una copia en físico firmada y sellada, y otra en digital a las siguientes direcciones de correo electrónico



Muchas gracias



Marco Orientador para el Sistema Específico de Valoración de



Riesgos Institucionales del Fondo Nacional de Becas



(SEVRI-FONABE)



INTRODUCCIÓN



El Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) para el Fondo Nacional de Becas, es un proceso integrado, establecido por la dirección superior, el cual es diseñado para enfrentar los riesgos y otorgar una seguridad razonable, en el logro de la misión de la entidad y para alcanzar los objetivos institucionales.



Este documento contempla los criterios generales para el desarrollo, funcionamiento y la mejora continua del Sistema Específico de Valoración del Riesgo del FONABE, así como la metodología de trabajo, de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República mediante resolución R-CO-64-2005 y las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D-3- 2005-CO-DFOE.



Este sistema permite identificar en forma adecuada el nivel de riesgo institucional y adoptar métodos de uso continuo y sistemático, con el propósito de analizar y administrar dicho nivel de riesgo.



En las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), en el Capítulo III, se establece que la responsabilidad de la conformación del SEVRI recae sobre el jerarca y los titulares subordinados. Sin embargo, todos los funcionarios tendrán responsabilidad administrativa cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las acciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.



Se plantea el Marco Orientador como parte de los componentes previos al funcionamiento del SEVRI, que responda a la realidad del Fondo y a su vez incorpore tanto las exigencias legales como las directrices emitidas en esta materia por la Contraloría General de la República.



1. Aspectos Generales del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional



1.1 Ámbito de Aplicación



Se establece el SEVRI-FONABE de aplicación en el ámbito institucional, para todas las Direcciones y Departamentos del Fondo Nacional de Becas.



Concepto del SEVRI-FONABE



El Sistema de Evaluación de Riesgos Institucional del Fondo Nacional de Becas es un conjunto organizado de componentes que interactúan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales relevantes.



1.2 Objetivos del SEVRI-FONABE



General:



Formular una herramienta de valoración de riesgos específicos, que sirva de apoyo para la toma de decisiones de los altos jerarcas, permitiendo el análisis y la administración de los riesgos identificados, con el fin de lograr la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.



Específicos:



1. Fortalecer la cultura institucional en lo concerniente a la gestión de riesgos.



2. Identificar y analizar los principales riesgos asociados al logro de los objetivos y metas institucionales.



3. Definir los niveles de impacto en los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de ocurrencia.



4. Mejorar los mecanismos de comunicación que permitan de una forma clara y sencilla el conocimiento de los resultados de la valoración de riesgos a los sujetos interesados.



1.3 Productos del SEVRI-FONABE



La implementación del SEVRI en el Fondo Nacional de Becas generará los siguientes productos:



1. Información sobre los Riesgos Institucionales relevantes asociados al logro de los objetivos y el comportamiento del nivel de riesgo Institucional.



2. Medidas para la administración de riesgos, adoptadas para ubicar a la Institución en un nivel de riesgo aceptable.



A través de estos productos el Fondo obtendrá información relevante sobre los riesgos institucionales que podrían interferir con el logro de los objetivos e implementar las acciones necesarias para la administración de los riesgos y posicionar a la entidad en un nivel de riesgo aceptable.



1.4 Insumos del SEVRI-FONABE



El SEVRI-FONABE utiliza como insumo la siguiente información interna y externa para su establecimiento y funcionamiento:



  • Plan Nacional de Desarrollo
  • Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno
  • Normas de Control Interno para el Sector Público
  • Plan Operativo Institucional
  • Presupuesto Institucional
  • Evaluación de la Gestión Institucional
  • Procesos organizacionales
  • Marco Legal del FONABE
  • Manuales de Procedimientos

1.5 Características del SEVRI-FONABE



El SEVRI del Fondo Nacional de Becas reúne las siguientes características:



- Continuidad: Los componentes y actividades del SEVRI se establecen en forma permanente y sus actividades se ejecutan de manera constante.



- Enfocado a resultados: Los componentes y actividades del sistema se establecen y desarrollan para coadyuvar a que la institución cumpla sus objetivos.



- Economía: Los componentes y actividades del Sistema se establecen y ejecutan, de forma prioritaria, vinculando las herramientas y procesos existentes en la institución y aprovechando al máximo los recursos con que se cuenta.



- Flexibilidad: El Sistema se deberá diseñar, implementar y ajustar periódicamente a los cambios externos e internos de acuerdo con las posibilidades y características de cada institución.



- Integración: El Sistema se articula con el resto de los sistemas institucionales y apoya la toma de decisiones cotidiana en todos los niveles organizacionales.



- Capacidad: El Sistema deberá procesar de forma ordenada, consistente y confiable todos los datos, internos y externos, requeridos para cumplir el objetivo del Sistema con un nivel de seguridad razonable.



1.6 Responsabilidad del SEVRI-FONABE



Los responsables del establecimiento y funcionamiento del SEVRI-FONABE son el jerarca y los titulares subordinados (Jefes), para lo cual deberán establecer los siguientes componentes, previo al funcionamiento del SEVRI:



- Marco Orientador



- Ambiente de apoyo



- Recursos



- Sujetos interesados



- Herramienta para la administración de información



2. Establecimiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional



2.1 Descripción general del SEVRI-FONABE



Los componentes del SEVRI-FONABE son los siguientes:



  •  Marco orientador
  •  Ambiente de Apoyo
  •  Recursos
  •  Sujetos interesados
  •  Herramientas para la administración de información

Estos componentes se describen a continuación:



2.1.1 Marco Orientador



Se constituye en uno de los componentes previos al funcionamiento del SEVRI-FONABE y comprende la política de valoración del riesgo institucional, la estrategia y la normativa que lo regula. Como herramienta estratégica gerencial, el marco orientador comprende, entre otros aspectos:



2.1.1.1 Políticas de Valoración del Riesgo Institucional:



Declaratoria de la Política de valoración de riesgo institucional del Fondo Nacional de Becas, se expresa a continuación:



El Fondo Nacional de Becas se compromete a implementar un Sistema de Valoración del Riesgo que opere con niveles de riesgo razonables en su gestión, mediante la evaluación y monitoreo de sus procesos, en las áreas prioritarias, definidas por su impacto financiero o estratégico en la institución.



2.1.1.2 Compromiso del jerarca en el cumplimiento de los objetivos



El Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben apoyar constantemente el Sistema de Control Interno, de acuerdo a lo establecido en la norma 2.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público.



2.1.1.3 Lineamientos Institucionales:



Con el propósito de orientar el proceso de valoración de riesgos institucional, se establecen los siguientes lineamientos generales:



A. El jerarca y los titulares subordinados del FONABE son responsables del adecuado funcionamiento del SEVRI, enmarcado dentro de lo establecido en la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno y sus normas.



B. El SEVRI permite la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos con el objetivo de contar con un programa de mejora continua que permita manejar de forma efectiva y oportuna los riesgos.



C. Otorgar a la cultura organizacional los mecanismos de control y administración de riesgos en donde participen todos los involucrados.



D. Se deberá considerar en la formulación del Plan Operativo Institucional y Presupuesto Ordinario de cada año, la valoración de riesgos como un insumo, con el fin de administrar de forma oportuna aquellos riesgos previamente identificados, por lo que cada Dirección deberá incluir los recursos necesarios en el anteproyecto presupuestario del documento en mención.



E. La responsabilidad de identificar de manera continua los elementos internos y externos que pueden afectar en el logro de los objetivos institucionales y los resultados esperados asociados al proceso, recae sobre los titulares subordinados del Fondo.



F. Cada departamento deberá mantener documentada y debidamente clasificada y archivada toda la información que se genere en cada una de las actividades que conforma el SEVRI.



G. Todos los involucrados podrán proponer a su superior nuevas alternativas para la administración de aquellos riesgos cuyo nivel no resulte ser el aceptable.



H. La Administración Activa es la principal responsable de dar cumplimiento y seguimiento a las actividades propuestas para disminuir los riesgos substanciales identificados en cada una de las áreas.



I. Elaborar informes de seguimiento y resultados del SEVRI, y darlos a conocer a los sujetos interesados.



J. Realizar las autoevaluaciones de control interno, con el fin de detectar cualquier desvío que aleje a la Institución del cumplimiento de sus objetivos.



2.1.1.4 Prioridades Institucionales para la Valoración del Riesgo:



1. Se mantendrá una revisión constante sobre los factores de más alto nivel de riesgo que puedan interferir en el logro de los objetivos y metas institucionales.



2. Destinar el uso de los recursos prioritariamente a la ejecución de las medidas de administración de riesgo calificadas como nivel alto y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, con el fin de evitar la materialización de los mismos.



3. La institución debe contemplar en el Plan de Capacitación Institucional el fortalecimiento en la temática de valoración de los riesgos para los funcionarios.



2.1.1.5 Estrategia del SEVRI-FONABE



Para desarrollar el proceso de valoración de riesgo, se establecen una serie de acciones para el



establecimiento, mantenimiento, mejoramiento continuo y evaluación del sistema, a saber;



  •  Para el desarrollo del sistema se estarán definiendo actividades enfocadas a fortalecimiento del ambiente de control, las mismas se realizarán a través de un proceso de capacitación constante, facilitando la coordinación y comunicación a nivel institucional. Estas actividades serán un apoyo fundamental en la implementación del SEVRI, fortaleciendo la cultura institucional de este sistema.
  • Se establecerán los mecanismos para el monitoreo del avance para la implementación de las actividades definidas para la administración de cada uno de los riesgos.
  • Establecer los parámetros para la verificación de que los riesgos hayan sido priorizados previo a su administración, considerando criterios tales como nivel de riesgo, grado en que la institución puede afectar los factores de riesgo, relación costo-beneficio, así como la importancia del proyecto o función que se estaría afectando.

Responsables



El Jerarca y titulares subordinados que conforman el Fondo Nacional de Becas, se encuentran en la obligación de llevar a cabo todas las actividades que componen el SEVRI, atendiendo la metodología, instrumentos, programación y plazos de presentación.



Indicadores



Los indicadores para evaluar el funcionamiento y los resultados del SEVRI, serán los contenidos en la Matriz Programación Estratégica a Nivel de Programa (PEP) y otros indicadores que se requieran según el desarrollo e implementación del sistema.



2.1.1.6 Normativa aplicable para el SEVRI-FONABE



La principal normativa aplicable a la gestión de riesgo del Fondo Nacional de Becas es la siguiente:



  • Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio del 2002
  • Normas de Control Interno para el Sector Público.
  • Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales (SEVRI), Resolución R-CO-64-2005, del 1º de julio del 2005.
  • Ley Creación del Fondo Nacional de Becas, Nº 7658, del 27 de febrero de 1997.
  • Los procedimientos que se establezcan del Sistema.
  • El presente Marco Orientador.

2.2 Ambiente de apoyo



El Jerarca y el titular subordinado promueve, fomenta, crea y fortalece un ambiente propicio para que los miembros de la organización interioricen, reconozcan el control como parte de sus funciones, creando y fortaleciendo un ambiente, donde el aporte individual se traduzca en una acción colectiva, coordinada y organizada, capaz de contribuir con una gestión eficiente y eficaz, apegada a una escala de valores, mediante el desarrollo del potencial humano, capaz de lograr un fortalecimiento de las habilidades, actitudes y conocimientos, mediante la estructura organizacional adecuada y la coordinación de acciones organizacionales, con una participación activa del personal en el proceso de control.



2.3 Recursos



El Fondo destinará los recursos financieros, humanos, técnicos, materiales y demás necesarios para su establecimiento, operación, perfeccionamiento y evaluación, según lo dispuesto en las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI (D-3-2005-CODFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.



2.4 Sujetos interesados



Entre las partes que se vinculan con el proceso del sistema de valoración del riesgo, están las internas y externas, a saber; Internas:



  • La Auditoría Interna del Fondo. Es el departamento responsable de prevenir y fiscalizar las acciones y procesos que desarrolla el FONABE.
  • Jerarca. Superior jerárquico del órgano o del ente y es quien ejerce la máxima autoridad dentro de él. Tienen la responsabilidad de la dirección de la institución, de aprobar los lineamientos relacionados con el control interno, de solicitar modificaciones o cambios con respecto a su diseño, implementación, evaluación y control. Tienen la potestad de dotar de recursos financieros, humanos y materiales. 

Aprueban la normativa relacionada con el proceso y son los que pueden fortalecer con el apoyo de recursos este proceso. Son los responsables de establecer y mantener los controles internos.



  •  La parte política o administración activa. Desde el punto de vista funcional es la parte decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva y operativa de la administración. Desde el punto de vista organizacional, la conforman el conjunto de órganos y entes de la administración activa, en el FONABE lo componen todas las dependencias administrativas.
  • Comisión del Control Interno y Sistema de Valoración del Riesgo. Se conforma por representantes de diversas dependencias y áreas de la institución, su función es apoyar la implementación del Control Interno y del Sistema de Valoración del Riesgo, así como determinar los mecanismos necesarios para promover su aplicación y conocimiento en toda la institución. Esta comisión recomendará al Jerarca Administrativo los lineamientos ante la institución para crear un clima de apoyo para el Sistema de Control Interno.

Vigilantes y con la autoridad para recomendar sanciones o reorientar la implementación de este Sistema.



  •  Unidad de Planificación Institucional. Es el departamento responsable de dar seguimiento a la aplicación de las directrices, disposiciones, reglamentos atinentes al control interno y la evaluación de los riesgos en los diferentes departamentos del Fondo.
  • Titulares subordinados. Funcionarios a cargo de un proceso con autoridad para ordenar y tomar decisiones, definidos en la estructura organizacional.

Externas:



  •  Contraloría General de la República. Como ente fiscalizador de la labor del Sector Público es el encargado de vigilar el cumplimiento de normativa atinente a Control Interno y a la implementación del Sistema de Valoración de Riesgo. Sus recomendaciones y disposiciones son de acatamiento obligatorio y su incumplimiento implica la imposición de sanciones.

2.5 Herramientas de apoyo para la Administración de la Información



En el inicio de la implementación del sistema se llevará un registro manual y conforme avance se irá consolidando un sistema de información que permita manejar: el volumen de información, complejidad de los procesos organizacionales y el presupuesto institucional, considerando lo establecido en las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI (D- 3-2005-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República.



3. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL (SEVRI-FONABE)



3.1 Descripción general



De acuerdo a la normativa existente relacionada con el establecimiento y funcionamiento del



SEVRI (Directriz D-3-2005-CO-DFOE), a partir de la constitución de los componentes del mismo, se ejecutarán las actividades para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales.



Asimismo, desde el inicio de la ejecución del SEVRI, se efectuarán las actividades requeridas para la documentación y comunicación de los riesgos en forma continua y paralela con relación al resto de las actividades que integran del SEVRI.





- Niveles de aceptabilidad y gestión de riesgos:



Con respecto al establecimiento de niveles de aceptabilidad de riesgos los lineamientos generales a observar serán los siguientes:



Propuesta No. 1: Modelo cualitativo-cuantitativo.





Consecuencias/Impacto



 



Probabilidad ocurrencia



 



 



Manejable



Requiere de Atención



 



Alto



Crítico



 



1



2



3



4



Bajo



1



1



2



3



4



Medio



2



2



3



6



8



Alto



3



3



4



9



12



ü       Nivel 1 Atención Prioritaria: requiere una atención inmediata por parte del Titular Subordinado a cargo de la dependencia evaluada, estableciendo las medidas de control que coadyuven a mitigar el riesgo, y evaluándose de manera mensual la efectividad de las acciones implementadas, así como la evolución del nivel de riesgo de los eventos analizados.



ü        Nivel 2 Atención Periódica: requiere una revisión semestral por parte del Titular Subordinado a cargo de la dependencia. Se deberá valorar la efectividad de las medidas de control existentes, e implementar nuevas medidas si se considera necesario.



ü       Nivel 3 Seguimiento Ocasional: los riesgos ubicados dentro de este nivel, deberán ser monitoreados de forma anual por parte del Titular Subordinado a cargo de la dependencia. Se deberá valorar la efectividad de las medidas de control existentes, e implementar nuevas medidas si se considera necesario.



Estructura de riesgo Institucional



Se trata de definir o estructurar una matriz con los eventos que podrían afectar de forma significativa el cumplimiento de los objetivos institucionales (4.2a), así como las posibles causas, internas y externas, de los eventos identificados y las posibles consecuencias, de la ocurrencia de dichos eventos sobre el cumplimiento de los objetivos (4.2b).



Riesgos del entorno



Descripción (causas)



Consecuencias



 



1. Políticos



 



Se presentan ante cambio de Gobierno (de las autoridades gubernamentales), golpe de estado, cambios en la política internacional, o Políticas Públicas inconsistentes e ineficientes.



 



Tiene repercusiones importantes en el sistema de evaluación, en políticas salariales, en la extensión del curso lectivo, en el sistema de acreditación de carreras y títulos, no permitiendo la continuidad de proyectos, planes y programas, entre otros.



 



2. Legales



 



Eventos de carácter legal o reglamentario podrían afectar el funcionamiento normal de la institución.



 



Incumplimiento de la normativa vigente (Normas y regulaciones), pueden originar denuncias y procesos en contra de la institución.



 



3. Tecnológicos y de información



 



Relacionados con cambios bruscos de tecnología en el mercado, podrían causar obsolescencia del equipo o afectar la comunicación con otras Instituciones. Inoportunidad o fallos de comunicación podrían entorpecer el suministro de información Importante.



 



Dependencia de información de



otras Instituciones gubernamentales, puede inducir a errores o inoportunidad en la actualización de información, (defunciones, incapacidades, permisos, pensiones, fallos judiciales, entre otros), puede incluso generar pagos o erogaciones improcedentes.



 



4. Económicos



 



Cambios bruscos en las condiciones económicas podría afectar la actividad educativa, en el presupuesto y las condiciones de financiamiento.



 



Incidencia directa en el flujo de



recursos financieros, su transferencia, disposición y uso.



 



5. Clientes o usuarios



 



Eventos ligados a la expectativa de los estudiantes como clientes directos, de los padres o encargados como clientes indirectos, en función de nuevas exigencias de becas, formación y capacitación del mercado laboral.



Desactualización de los productos de becas, de los mecanismos de evaluación y certificación.



 



6. Fenómenos



Naturales



 



Desastres naturales (terremotos, inundaciones, incendios, huracanes, derrumbes, erupciones volcánicas, tsunami, etc.)



 



Se asocia con la amenaza que se cierne sobre la infraestructura educativa con incidencia directa en las tareas, actividades y operaciones que se realizan en el FONABE y que eventualmente se verían afectadas en detrimento del logro de objetivos.



7. Riesgos de Inseguridad



 



Originados por actos de vandalismo, sistema de vigilancia y control inapropiados.



 



Daños a la infraestructura, al equipo, o a la integridad física del personal administrativo, así como robo, hurto, agresión, ocasionando pérdidas económicas, en la salud de las personas, interrupción de servicios, inseguridad e inestabilidad, obstaculizando el alcance de objetivos en materia educativa.



 



 



Riesgos Internos



Descripción (causas)



Consecuencias



 



1. Riesgo de inoportunidad en la realización de transferencias.



 



El tiempo requerido para transferir fondos a través del sistema financiero, puede ocasionar pérdidas y atrasos por incumplimiento de funciones, metas u objetivos,(Subejecución, presupuestaria).



 



Sub-ejecución presupuestaria



 



2.Riesgo Presupuestario



 



Es el riesgo de no asociar correctamente los objetivos, las metas y los planes con la disponibilidad de fondos o bien que por controles deficientes o ausentes, el presupuesto no se administre bien e impida alcanzar los objetivos y las metas (sub-ejecución presupuestaria), inequidad o poco acceso a los servicios que brinda el FONABE.



 



Sub-ejecución presupuestaria



 



3. Riesgo de actos ilegales



 



Actos ilegales exponen a la institución a reclamos, recursos, quejas, pagos improcedentes, entre otros.



 



Deterioro de la imagen institucional, denuncias y procesos en contra de la institución.



4. Riesgo Recurso Humano



 



Es el riesgo, de no seleccionar,



nombrar motivar, capacitar, inducir y orientar los recursos humanos, con empatía en los objetivos del FONABE.



 



La administración ineficaz e ineficiente del personal, ponen en peligro la implementación de la estructura organizacional apropiada.



 



5. Riesgo de deficiencias de Comportamiento Humano



 



Son riesgos ocasionados por falta de competencia, actitud e integridad del personal, por una estructura inadecuada de la organización, por niveles de personal inapropiados, moral baja y rotación inoperante, cambio en el personal clave, falta de capacitación y desarrollo, liderazgo escaso, clima organizacional inadecuado, falta de políticas y procedimientos para el rendimiento y compensación, segregación ineficiente de las funciones, ausencia de coordinación, falta de motivación por parte de los jerarcas, colusión, robo, daños, etc.



 



 



Ausencia de valores éticos, estructura organizacional inapropiada, o administración ineficaz e ineficiente, personal inadecuado o poco idóneo, ponen en peligro los objetivos institucionales o producen pérdidas, sustracciones o deterioro de la imagen institucional.



 



6. Riesgo de la Estructura organizacional



 



La estructura organizacional, no



responde al entorno real de la Institución, afectando su capacidad de cambio y el logro de objetivos a mediano y largo plazo.



 



Ineficiencia e ineficacia de las operaciones.



 



7. Riesgos de Dirección



 



Estos riesgos implican que tanto los titulares subordinados como los funcionarios, no sean bien dirigidos, no sepan qué hacer cuando se les presenta un problema, excedan los límites d  sus responsabilidades y autoridad, o bien no asuman retos y tomen decisiones.



 



Ineficiencia e ineficacia de las operaciones.



 



8. Riesgo de autoridad



 



Líneas de autoridad mal definidas, pueden causar que se hagan cosas que no debería de hacerse o no hacer lo que es debido, abusando de la autoridad u omitiendo la aplicación de autoridad (inoportunidad en la toma de decisiones).



 



Ineficiencia e ineficacia de las operaciones.



 



9. Riesgos de Integridad



 



Los riesgos de fraude de los empleados, actos ilegales y actividades no autorizados, pueden causar pérdidas al Fondo Nacional de Becas.



 



Sistemas de control mal diseñados e información dudosa, pueden propiciar la ocurrencia de fraude, con repercusiones financieras por improcedencia de erogaciones



 



10. Riesgo de uso no autorizado



 



El uso no autorizado de los activos físicos, financieros o de información, exponen a la institución a un mal manejo de los recursos.



 



Pérdidas económicas, pérdida de imagen.



 



11. Riesgo de comunicación



 



Los canales inefectivos de comunicación pueden resultar en mensajes que son inconsistentes o inoportunos.



 



Información inoportuna, poco confiable o inexistente.



 



12. Riesgo de acceso a la información



 



La falla en mantener un acceso



adecuado a los sistemas de información y al equipo, puede resultar en conocimientos no autorizados, uso indebido de datos o pérdida de información y de equipo.



 



Información inoportuna, poco confiable o inexistente.



 



13. Riesgos Tecnológicos y de información



 



Relacionados con cambios bruscos de tecnología podrían causar obsolescencia del equipo o afectar la comunicación con otras Instituciones. Inoportunidad o fallos de comunicación podrían entorpecer el suministro de información Importante. Errores de procedimiento u omisión.



 



Dependencia de información de



otras Instituciones gubernamentales, puede inducir a errores o inoportunidad en la actualización de información, (defunciones, incapacidades, permisos, pensiones, fallos judiciales, entre otros), puede incluso generar pagos o erogaciones improcedentes, desajustes en el presupuesto, pérdidas económicas, pérdida de imagen, entre otros.



 



El siguiente esquema permite visualizar el proceso de administración o gestión de riesgo por medio de la propuesta para el SEVRI - FONABE:



ORIENTACIONES ESPECÍFICAS PARA LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS





La forma de operativizar las fases del proceso del SEVRI-FONABE detalladas en el esquema anterior, es a través de la elaboración de la siguiente matriz, misma que procedemos a explicar seguidamente.





 



3.2 Identificación de riesgos (¿Qué puede suceder?; ¿Cómo y por qué puede suceder?)



Consiste en la determinación y la descripción de los eventos de índole interno y externo que pueden afectar de manera significativa el cumplimiento de los objetivos fijados. Para el cumplimiento de esta etapa se deben completar las primeras 4 columnas de la Matriz de Evaluación de Riesgos, a saber:



o Proceso: descripción de cada proceso que se realiza en el departamento o área correspondiente.



o Objetivo: en esta columna se deben detallar los objetivos del área estipulados en el Plan Nacional de Desarrollo, Acciones Estratégicas y Plan Operativo Institucional.



o Evento: es un incidente o situación que podría afectar de forma significativa el cumplimiento de los objetivos institucionales. Los mismos deben organizarse según la estructura de riesgos institucional previamente establecida.



o Causas: medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.



o Consecuencias: conjunto de efectos derivados de la ocurrencia de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia.



o Descripción del Riesgo: para establecer el riesgo se debe tomar en cuenta el evento, la causa y la consecuencia.



3.3 Análisis de riesgos



Esta etapa del SEVRI-FONABE consiste en la determinación del nivel de riesgo a partir de la probabilidad y la consecuencia de los eventos identificados.



Nivel de riesgo: grado de exposición al riesgo que se determina a partir del análisis de la probabilidad de ocurrencia del evento y de la magnitud de su consecuencia potencial sobre el cumplimiento de los objetivos fijados, permite establecer la importancia relativa del riesgo en caso de que se materialice.



NIVEL DE RIESGO = PROBABILIDAD X IMPACTO





Probabilidad: medida o descripción de la posibilidad de ocurrencia de un evento. Para efectos de referencia en la siguiente matriz se muestran los niveles de probabilidad establecidos en el SEVRI-FONABE.



PROBABILIDAD



ESCALA CUALITATIVA - CUANTITATIVA



Nivel



Valor



Descripción



Revisión



Alta



3



Se espera que el evento ocurra en la mayoría de los casos



Una o dos veces al mes



Media



2



Se espera que el evento ocurra con poca frecuencia



Dos veces al año



Baja



1



Puede ocurrir el evento solamente en circuntacias excepcionales



Una vez al año



 



Impacto: Es la medida cuantitativa o cualitativa de la consecuencia de un riesgo, eventualmente materializado. Para efectos de referencia en la siguiente matriz se muestran los niveles de impacto establecidos en el SEVRI-FONABE.



CONSECUENCIA O IMPACTO



ESCALA CUALITATIVA - CUANTITATIVA



Nivel



Valor



Crítico



4



Alto



3



Requiere Atención



2



Manejable



1



 



 



 



Estimación de la Probabilidad e Impacto: Consiste en la relación del puntaje de probabilidad con el del impacto.



Estimación de Probabilidad e Impacto



Alto Impacto



Baja Probabilidad



Alto Impacto



Alta Probabilidad



Bajo Impacto



Baja Probabilidad



Bajo Impacto



Alta Probabilidad



 



Valoración del Riesgo



 



Probabilidad



Impacto



Baja (1)



Media (2)



Alta (3)



Menor (1)



Bajo (1)



Bajo (2)



Bajo (3)



Requiere Atención (2)



Bajo (2)



Medio (4)



Medio (6)



Alto (3)



Bajo (3)



Medio (6)



Alto (9)



Crítico (4)



Medio (4)



Alto (8)



Alto (12)



 



Niveles de Antelación



1



Atención Prioritaria



2



Atención Periódica



3



Seguimiento ocasional



Medidas de control: son aquellas actividades establecidas para administrar los eventos identificados.



Efectividad de las medidas de control: se refiere a la medida en que la acción o actividad para administrar los eventos cumple con el objetivo de disminuir el riesgo. La efectividad debe indicarse en términos de Alta, Media y Baja.



3.4 Evaluación de riesgos



Una vez completadas las etapas de Identificación de Riesgos y de Análisis de Riesgos, SEVRIFONABE contempla la realización de la Evaluación de Riesgos.



Los funcionarios responsables del SEVRI-FONABE, proceden a priorizar los riesgos de acuerdo con los siguientes criterios:



  • El nivel de riesgo.
  • El nivel en que se pueden afectar las causas.
  • La importancia de la política, proceso, función o actividad.
  • La eficacia y eficiencia de las medidas para la administración de riesgos existentes.

Para tal efecto se utilizará la siguiente Matriz:





3.5 Administración de riesgos



Consiste en la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas para la administración de riesgos.



A partir de la priorización de riesgos se debe evaluar y seleccionar las medidas según criterios tales como:



o La relación costo-beneficio de cada opción.



o La capacidad e idoneidad de los entes en cada opción.



o El cumplimiento del interés público y el resguardo de la Hacienda Pública.



o La viabilidad técnica, jurídica y operacional de las opciones.



Una vez realizado el análisis y evaluación, mediante la aplicación de los riesgos que resulten aceptables, se establecen los elementos de riesgo para los cuales deben identificarse acciones orientadas a mitigar o minimizar dicho riesgo, tarea para la cual se utiliza la correspondiente matriz o formulario, la cual también facilitará el seguimiento de las acciones a realizar.





De acuerdo con el estándar COSO ERM, las respuestas al riesgo en nuestro medio, responden a las siguientes categorías:



  • Evitar riesgos
  • Reducir riesgos
  • Compartir riesgos
  • Aceptar riesgos.

Evitar riesgos:



Consiste en no llevar a cabo el proyecto, en no realizar la función o actividad o su modificación para que se logre su objetivo sin verse afectado el riesgo.



Reducir riesgos:



Opción que consiste en afectar las causas asociadas con la probabilidad o la consecuencia de un evento, previo a que este ocurra, también conocido como modificación de riesgos. En algunos casos se podrán canalizar acciones para reducir la probabilidad y en otros para mitigar la consecuencia, ante una eventual materialización del evento.



Compartir o transferir riesgos:



Esta opción consiste en que un tercero apoye o comparta, parcial o totalmente la responsabilidad o consecuencia de un evento. Lo anterior puede llevarse a cabo por medio de contratos de seguros, básicamente.



Aceptar o atender riesgos:



Consiste en actuar sobre las consecuencias de un evento, una vez que este ocurra.



3.6 Revisión de riesgos



Consiste en el seguimiento de los riesgos y de la eficacia y eficiencia de las medidas ejecutadas para la administración de éstos.



La responsabilidad de establecer el plan de acción y dar el seguimiento en cuanto al grado de cumplimiento, está a cargo de los titulares subordinados de cada unidad o institución educativa.



No obstante es importante definir, sobre quién recaerá la responsabilidad de verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos por parte de las distintas unidades. En principio se propone delegarlo en la Comisión Institucional de Control Interno, quien en base a los informes trimestrales, semestrales y anuales, procede a cursar los reportes de cumplimiento o incumplimiento ante los entes contralores. Sin embargo resulta de vital importancia, que todos los funcionarios contribuyan, con sus acciones, al cumplimiento de las metas y compromisos que aquí se establecen.



3.7 Documentación de riesgos



Toda la información producida como resultado de la evaluación de riesgos debe estar debidamente documentada y debe ser resumida en un informe ejecutivo que se presentará ante la Unidad de Planificación Institucional, quienes serán los responsables de realizar el análisis correspondiente y elevar los resultados a la Comisión de Control Interno.



La custodia de la documentación de riesgos es responsabilidad de cada departamento involucrado y podrá ser solicitada en el momento que se considere oportuno tanto por la Unidad de Planificación Institucional como por la Comisión de Control Interno y los entes contralores.



3.8 Comunicación de riesgos



Consiste en la debida preparación, distribución y actualización de la información oportuna sobre los riesgos. La información que se comunique debe ajustarse a los requerimientos de los grupos o personas a los cuales va dirigida y servir de base para el proceso de rendición de cuentas institucional.



La responsabilidad de establecer el programa de comunicación y dar el seguimiento en cuanto al grado de actualización, corresponderá a la Dirección Ejecutiva, Directores y Jefes de cada Departamento o Unidad, para todos los efectos de acuerdo con la nomenclatura usada en materia de control interno, jerarcas y titulares subordinados.



Se deberá procurar que todos los funcionarios estén debidamente informados sobre este tema en cuanto a sus acciones, al cumplimiento de las metas y compromisos que aquí se establecen y de las sanciones establecidas en la misma Ley General de Control Interno, de la Procuraduría de la



Ética, de la Contraloría General de la República, de la Procuraduría General de la República, entre otros entes contralores y fiscalizadores.



Sin embargo, se debe tener presente la importancia de recibir, procesar y generar información, que coadyuve a la toma de decisiones y a alcanzar los objetivos institucionales.



Para efectos de mantener y fortalecer el sistema de valoración de riesgos, se deberán cursar como mínimo, los reportes de seguimiento, trimestrales y anuales a la Comisión Institucional de Control Interno.



4. DISPOSICIONES FINALES EN RELACIÓN CON EL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL



4.1 Régimen Sancionatorio



Ley General de Control Interno



4.2 Obligatoriedad



Es de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios del Fondo Nacional de Becas.



4.3 Implementación



La implementación se realizará en etapas, la primera corresponde a la divulgación, la segunda a la aplicación y la tercera al seguimiento para mejoras y ajustes.



4.4 Vigencia



A partir de su aprobación y publicación.




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Fecha de generación: 28/2/2024 15:52:15
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