Texto Completo acta: E7A5A
N° 37285-MOPT
LA PRESIDENTA DE
LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
En el ejercicio de las facultades que les confiere el Artículo 140 de
la Constitución
Política, incisos 3) y 18); de
la Ley de Creación del Ministerio
de Obras Públicas y Transportes 4786, del 5 de julio de 1971 y Ley de
Administración Vial 6324, del 24 de mayo de 1979 y en concordancia con
la Ley General de Control
Interno 8292, del 31 de julio de 2002.
CONSIDERANDO:
I.-Que el marco legal que rige la actividad de
la Auditoría Interna
ha tenido cambios significativos, desde la emisión de
la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de
la República, del 7 de
setiembre de 1994, fundamentalmente con la emisión de
la Ley General de Control
Interno 8292, del 31 de julio de 2002 y
la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento
ilícito en la función pública 8422, del 6 de octubre del 2004.
II.-Que la
Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control
interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superior de
la Hacienda Pública
y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme el marco legal y
técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es
necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento
actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.
III.-Que el inciso h), del artículo 22.- de
la Ley General de Control
Interno, establece literalmente como parte de las competencias de
la
Auditoría Interna; "Mantener debidamente actualizado el
reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna."
IV.-Que de acuerdo con el Artículo 23.- de
la Ley General de Control
Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por
la Contraloría General
de la República,
publicarse en el diario oficial La
Gaceta y divulgarse en el ámbito institucional.
V.-Que mediante Decreto Ejecutivo 34648-MOPT, publicado en
La Gaceta 146, del 30 de julio
de 2008, se promulgó el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la
Auditoría Interna del Consejo de Seguridad Vial.
VI.-Que la
Contraloría General de
la República
emitió disposiciones que requieren la actualización del Reglamento de
Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna,
entre ellas:
- El "Manual de Normas Generales de Auditoría
para el Sector Público" (M-2-2006-CODFOE, publicado en
La Gaceta 236
de 08 de diciembre de 2006).
- Las "Normas para el Ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público" (Resolución R-DC-119-2009, publicado en
La Gaceta 28
de 10 de febrero de 2010).
- Las "Normas Técnicas para
la Gestión y el
Control de las Tecnologías de Información" (N-2-2007-CO-DFOE, publicado en
La Gaceta
119 de 21 de junio de 2007)
VII.-Que las Normas para el ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público, indican:
1.1.2 Reglamento de organización y funcionamiento
La organización y el
funcionamiento de la auditoría interna deben formalizarse en un reglamento aprobado
por las autoridades competentes, que se mantenga actualizado y que contenga las
definiciones atinentes al marco de acción del ejercicio de esa actividad,
referidas al menos a lo siguiente:
a. Naturaleza
b. Ubicación y estructura
organizativa
c. Ámbito de acción
d. Competencias
e. Relaciones y
coordinaciones
VIII.-Que el numeral 7.3 de los Lineamientos sobre los requisitos de los
cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de
nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del
reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna, establecen
que las modificaciones al Reglamento deben ser aprobadas por el Jerarca.
IX.-Que la presente modificación al Reglamento fue aprobada por
la Junta Directiva
del Consejo de Seguridad Vial, en el Artículo X, de
la Sesión 2663-11, del
10 de diciembre, 2012
X-Que la
Contraloría General de
la República,
mediante Oficio DFOE-IFR-0094, del 05 de marzo, 2012, dio su aprobación a la
presente modificación al Reglamento.
DECRETAN:
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
AUDITORIA INTERNA DEL CONSEJO DE SEGURIDAD VIAL
CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- Objeto del Reglamento
Conforme lo dispuesto por el artículo 23 de
la Ley General de Control
Interno, el presente reglamento establece la organización y funcionamiento de
la Auditoría Interna
del Consejo de Seguridad Vial, que se consideran necesarios para que su
accionar coadyuve al éxito de la gestión del Consejo de Seguridad Vial, en aras
de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados.
Ficha articulo
Artículo 2.- Terminología Utilizada
Para efectos de este Reglamento, los términos siguientes se entenderán
conforme se detalla:
2.1 Administración:
Administración Activa del Consejo de Seguridad Vial.
2.2 Auditoría Interna:
Auditoría Interna del Consejo de Seguridad Vial.
2.3 Auditor Interno:
Funcionario(a) de mayor jerarquía en
la Auditoría Interna.
2.4 COSEVI: Consejo
de Seguridad Vial.
2.5 CGR:
Contraloría General de la
República.
2.6 Informe de
auditoría: Documento escrito mediante el cual
la Auditoría Interna
comunica formalmente a
la Administración, los resultados de un estudio
efectuado.
2.7 Junta Directiva:
Junta Directiva del COSEVI, quienes representan la máxima autoridad en la institución.
2.8 LGCI: Ley
General de Control Interno 8292.
2.9 Ley 8422: Ley
Contra la Corrupción
y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública.
2.10 Plan Anual de
Trabajo: Instrumento que contempla las actividades principales que deberán realizar
los funcionarios de Auditoría Interna, en el año correspondiente (PAT).
2.11 Titular
subordinado: Funcionario del COSEVI responsable de un proceso, con
autoridad para ordenar y tomar decisiones.
2.12 Universo
auditable: Conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas,
y otros, que pueden ser evaluados por
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 3.- Ámbito de Aplicación
El presente reglamento es de aplicación obligatoria para
la Auditoría Interna
del COSEVI, para la
Administración y las unidades ejecutoras de programas de
seguridad vial, de conformidad con la
Ley de Administración Vial N° 6324, en todos aquellos
artículos que les sean aplicables, conforme lo dispuesto por
la LGCI y las disposiciones de
la Contraloría General
de la República,
al respecto.
Ficha articulo
CAPITULO II: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Sección 1: Naturaleza
Artículo 4.- Definición de
la Auditoría Interna del COSEVI
Es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona
seguridad al COSEVI, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones.
Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica
de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de
la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en el
COSEVI.
La
Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de
que la actuación de la
Administración del COSEVI se realiza conforme al marco legal,
técnico y a las sanas prácticas administrativas. En concordancia con lo
establecido por la Ley
General de Control Interno, en su numeral 21.
La
Auditoría Interna es un elemento orgánico, integral y vital del sistema
de control interno del COSEVI. Su valor agregado está directamente relacionado
con la evaluación de la administración de riesgos, controles y procesos de
dirección en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el
patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad
o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y
oportunidad en la información.
c) Garantizar eficiencia y
eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento
jurídico y técnico.
Ficha articulo
Artículo 5- Objeto
El objeto fundamental de
la Auditoría Interna es prestar un servicio de
asesoría constructiva y de protección a
la Administración,
para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia, eficacia y economía,
proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios
y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinadas.
Ficha articulo
Artículo 6- Servicio constructivo y valor agregado
Corresponde a
la Auditoría Interna brindar un servicio
constructivo, midiendo y valorando la eficacia y eficiencia de todas las
actividades y controles establecidos por
la Administración,
para el alcance de sus objetivos y metas propuestas, procurando agregar valor
en todas sus funciones y mejorar la efectividad de la administración del
riesgo, formulando las recomendaciones pertinentes para su prevención.
La labor de
la Auditoría Interna es realizada en forma
posterior, mediante la prestación de servicios de auditoría, y en forma previa
concomitante y posterior mediante la prestación de servicios preventivos
conocidos como de asesoría, advertencia y legalización de libros.
Ficha articulo
Artículo 7- Misión
Asesorar, evaluar y fiscalizar en forma objetiva, oportuna e independiente
al COSEVI, para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales, a
través de prácticas que permitan examinar la gestión administrativa,
proporcionando recomendaciones e información relevante sobre las actividades
revisadas, en cumplimiento con las normas de auditoría, disposiciones de
la Contraloría General de
la República, las
leyes y demás normativa relacionada; en procura de una organización más ágil,
adecuadamente controlada, económica y enfocada al servicio al usuario y protección
de los recursos públicos administrados, esto con un personal profesional,
técnico y experimentado, que posea los conocimientos, habilidades, destrezas,
aptitudes y disciplinas requeridos para el ejercicio de
la Auditoría.
Ficha articulo
Artículo 8.- Visión
Ser una unidad de asesoría, evaluación y fiscalización, motivada,
capacitada y comprometida, que agregue valor al COSEVI y coopere al logro de
los objetivos institucionales, brindando servicios de calidad, mediante la
práctica de un enfoque objetivo, preventivo, concomitante, comprobatorio,
sistemático y profesional, para fiscalizar y mejorar la efectividad de la administración
del riesgo, de control y el proceso de dirección de
la Administración
Activa.
Ficha articulo
Artículo 9.- Valores éticos
Los valores éticos que rigen al personal de
la Auditoría Interna
se establecen en el Código de Ética de
la Auditoría Interna
del COSEVI, según las siguientes reglas de conducta:
1. Integridad
1.1. Desempeñarán su
trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
1.2. Respetarán las leyes
y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión.
1.3 No participarán a
sabiendas de una actividad ilegal ó de actos que vayan en detrimento de la profesión
de Auditoría Interna o de la organización.
1.4 Respetarán y
contribuirán en el logro de los objetivos legítimos y éticos de la
organización.
2. Objetividad
2.1 No participarán en
ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente perjudicar su evaluación
imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que
puedan estar en conflicto con los intereses del COSEVI.
2.2 No aceptarán nada que
pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio profesional.
2.3 Divulgarán todos los
hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar
el informe de las actividades sometidas a revisión.
3. Confidencialidad
3.1 Serán prudentes en el
uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo.
3.2 No utilizarán
información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley
o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos del COSEVI.
4. Competencia
4.1 Participarán sólo en
aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes
y experiencia.
4.2 Desempeñarán todos los
servicios de Auditoría Interna de acuerdo con el Manual de Normas para el
Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público.
4.3 Mejorarán
continuamente sus habilidades, la efectividad y calidad de sus servicios.
Ficha articulo
Artículo 10.- Políticas
La principal política de
la Auditoría Interna es ejercer su gestión en apego
a la normativa técnica, las leyes, los
reglamentos, las normas y usando como referencia la jurisprudencia emitida por
los diferentes órganos de control. Las políticas específicas constan en el
Manual de Políticas y Procedimientos de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 11.- Independencia funcional y de criterio
La
Auditoría Interna desarrollará su trabajo con total independencia
funcional y de criterio respecto a los demás órganos de
la Administración,
incluyendo la Junta
Directiva, quien debe respetar, tener en cuenta y velar por
la independencia y objetividad de dicha Unidad.
La labor de Auditoría obedece al cumplimiento de la normativa legal,
técnica y ética que rige su competencia y su plan de trabajo y no debe
subordinar su juicio ni su gestión al criterio de terceros.
El Auditor Interno y demás funcionarios de
la Auditoría Interna
en el desarrollo de sus competencias, deben estar libres de impedimentos para
proceder con objetividad e imparcialidad.
Tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier circunstancia,
situación o hecho, personales o externos, que puedan menoscabar o poner en duda
su independencia.
Los funcionarios de Auditoría deben evitar colocarse en situaciones en las
que emitan juicios que falten al profesionalismo, la objetividad, la
independencia y la ética.
Ficha articulo
Artículo 12.- Prohibiciones
Conforme el Artículo 34.- de la
LGCI, el Auditor Interno y los demás funcionarios de
la Auditoría Interna,
tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones y
actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su
competencia.
b) Formar parte de un
órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones
liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de
su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y
afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo
completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés
directo o indirecto del COSEVI. De esta prohibición se exceptúa la docencia,
siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en
actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales
y municipales.
e) Revelar información
sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén
realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios sujetos a
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 13.- Asistencia a Junta Directiva
Conforme el artículo 6 de la
Ley de Administración Vial N° 6324, según reforma efectuada
por el artículo 6 de la Ley N°
8696 que reformó parcialmente la
Ley de Tránsito por vías públicas terrestres N° 7331 y normas
conexas, el Auditor Interno asistirá a las sesiones de
la Junta Directiva, si así
la Junta Directiva lo
solicita.
De conformidad con el artículo 22, inciso d), de
la LGCI, su participación en
dichas sesiones será de acuerdo a su responsabilidad de asesor, según la
normativa y criterios establecidos por
la CGR, al respecto.
Ficha articulo
Artículo 14.- Participación en comisiones o grupos de trabajo
El Auditor Interno o Auditora Interna, cuando así lo solicite
la Junta Directiva
podrá participar en comisiones o grupos de trabajo, exclusivamente en su
calidad de asesor en asuntos de su competencia y no podrá ser de carácter
permanente.
Cuando se requiera la participación del personal de
la Auditoría Interna
en comisiones o grupos de trabajo de
la Administración,
la participación estará sujeta a la aprobación previa del Auditor Interno o
Auditora Interna. Lo anterior en resguardo de la independencia y objetividad de
la Auditoría
Interna.
Ficha articulo
Artículo 15.- Normativa aplicable
En el COSEVI solo existirá una Auditoría Interna. La competencia de
la Auditoría Interna
se regula fundamentalmente por la
LGCI,
la Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República
y con la demás normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable. A ello se
suman las disposiciones formuladas por
la Junta Directiva y
las que emita el Auditor Interno, acorde con las normas, directrices y
lineamientos de
la Contraloría General de
la República, por el
presente Reglamento, en forma supletoria por las disposiciones del Colegio de
Contadores Públicos de Costa Rica, el Instituto de Auditores Internos y por las
Normas Internacionales de Auditoría, en aquellos ámbitos en que sea aprobada su
aplicación por parte de la CGR.
Ficha articulo
Artículo 16.-Ubicación de
la Auditoría Interna
La
Auditoría Interna debe estar ubicada dentro de la estructura
organizacional del COSEVI, como un órgano de alto nivel jerárquico con
dependencia orgánica directa de
la Junta Directiva y responderá por su gestión ante
dicho Órgano, manteniendo en todo momento, su independencia funcional y de
criterio.
Ficha articulo
Artículo 17.- Organización
La
Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el
Auditor Interno o Auditora Interna, de acuerdo con las disposiciones, normas,
políticas y directrices que emita la
CGR, las cuales serán de acatamiento obligatorio.
Ficha articulo
Artículo 18.- Regulaciones en situaciones de impedimento
El Auditor Interno o Auditora Interna establecerá por escrito las medidas
formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran
presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad
e independencia de criterio de
la
Auditoría Interna.
Si la independencia u objetividad del Auditor Interno o Auditora Interna o
demás funcionarios de
la Auditoría Interna, se viese comprometida de hecho
o en apariencia, los detalles del impedimento deberán darse a conocer a las
partes correspondientes.
Asimismo, el Auditor Interno o Auditora Interna y demás funcionarios de
la Auditoría Interna
no podrán evaluar operaciones específicas de las cuales haya sido previamente
responsable.
La Auditoría
Interna, alguno o varios de sus funcionarios tienen la obligación y el derecho a
la abstención para el adecuado ejercicio de sus funciones.
Ficha articulo
Artículo 19.- Nombramiento y Remoción del Auditor Interno o Auditora
Interna y del Subauditor Interno o Subauditora Interna
La Junta Directiva nombrará por tiempo
indefinido al Auditor Interno o Auditora Interna y Subauditor Interno o
Subauditora Interna. Tal nombramiento se realizará de conformidad con el artículo
31.- de la LGCI
y los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor
internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y
destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna", emitidos por
la CGR.
La suspensión o remoción de la relación de servicio, por justa causa,
deberá ser conforme el artículo 15 de
la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de
la República.
Ficha articulo
Artículo 20.- Asignación de recursos
La Junta Directiva, deberá asignar a
la Auditoría Interna
los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte, asesoría
técnica, capacitación, instalaciones físicas y otros, necesarios y suficientes
para que pueda cumplir su gestión, los cuales serán tramitados por el Auditor Interno
o Auditora Interna, conforme a lo dispuesto en el artículo 27.- de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 21.- Categoría programática
Se dará a la
Auditoría Interna una categoría programática para la
asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del Auditor
Interno o Auditora Interna y las instrucciones que emita al respecto
la Contraloría. La
Auditoría Interna ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus
necesidades para cumplir su plan de trabajo.
Ficha articulo
Artículo 22.- Presupuesto de
la Auditoría Interna
La
Auditoría Interna confeccionará su presupuesto anual en forma
independiente, de acuerdo con su plan operativo y plan de trabajo,
la Administración
incluirá por separado una estructura programática dentro del presupuesto
ordinario de cada año.
Ficha articulo
Artículo 23.- Modificaciones al presupuesto de
la
Auditoría Interna
No podrán hacerse modificaciones presupuestarias que afecten los recursos
asignados al desarrollo de las actividades de
la Auditoría Interna,
sin contarse con el consentimiento del Auditor Interno o Auditora Interna.
Ficha articulo
Artículo 24.- Certificación sobre los recursos asignados
Cada año se debe incluir para la aprobación del presupuesto ordinario del
COSEVI, una certificación brindada por el Auditor Interno o Auditora Interna,
correspondiente a los recursos asignados a
la Auditoría Interna, con comentarios relativos a si
las sumas asignadas son suficientes para atender adecuadamente las funciones de
ese año.
Ficha articulo
Artículo 25.- Administración del recurso humano
El Auditor Interno es el jefe de personal de los funcionarios de
la Auditoría Interna
y en esa condición ejercerá todas las funciones que le son propias en la
administración de personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir,
supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de
capacitación, entre otros).
Para efectos de los nombramientos, remociones, sanciones, promociones,
concesión de licencias y demás movimientos del personal, deberán contar con la
autorización del Auditor Interno o Auditora Interna, todo de acuerdo con el
marco jurídico que en la materia rige para el COSEVI y el artículo 24.- de
la LGCI.
En cuanto a las regulaciones de tipo administrativo de personal de
la Auditoría Interna,
deberá atenderse lo dispuesto en el artículo 24.- de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 26.- Plazas vacantes
Las plazas vacantes de
la Auditoría Interna deberán llenarse en un plazo
máximo de tres meses, contado a partir del momento en que la plaza adquiera la
condición de vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses por
razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione para tal
efecto. La disminución de plazas, de cualquier índole, deberá ser previamente
autorizada por el Auditor Interno o Auditora Interna, lo anterior conforme lo
dispone el artículo 28.- de la
LGCI.
Ficha articulo
Sección 2: Organización
Artículo 27.- Ubicación y Estructura organizativa
La
Auditoría Interna se ubica como órgano asesor de
la Junta Directiva en
el organigrama del COSEVI y está conformada por
la Dirección de
Auditoría a cargo del Auditor Interno o Auditora Interna y del Subauditor
Interno o Subauditora Interna, así como por las siguientes áreas de trabajo:
Área Auditoría Financiera, Área Auditoría Operativa, Área de Auditoría Técnica
y Área Auditoría Administrativa. Las mismas deberán contar con personal que
reúna las condiciones de idoneidad profesional, requeridas para ejercer sus
funciones.
Ficha articulo
Artículo 28.- Requisitos del Auditor Interno o Auditora Interna, Subauditor
o Subauditora. El Auditor Interno o Auditora Interna, Subauditor Interno o Subauditora
Interna deberán tener los conocimientos, habilidades y experiencia profesional,
necesarios para administrar efectivamente los distintos procesos técnicos y
administrativos, para cumplir adecuadamente su rol de órgano asesor ante
la Administración
y deberá cumplir con los requisitos establecidos por
la CGR, en la normativa
correspondiente y establecidos en el manual institucional de cargos y clases o denominación
similar.
Ficha articulo
Artículo 29.-Funciones del Auditor Interno o Auditora Interna
El Auditor Interno o Auditora Interna deberá observar las funciones
establecidas en el manual institucional de cargos y clases o denominación
similar, las cuales deberán contener al menos las siguientes:
a. Planificar, organizar,
dirigir, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el funcionamiento
de
la Auditoría Interna, con el fin de obtener la mayor
eficacia y eficiencia posible del servicio de la misma.
b. Coordinar y aprobar el
plan estratégico, plan anual de trabajo, plan operativo y su presupuesto, plan
anual de compras, así como su modificación y ejecución y los informes periódicos
de gestión, de la
Auditoría Interna.
c. Efectuar los estudios o
investigaciones de la forma, alcance y oportunidad que considere necesarios
sobre cualquier tipo de transacción o actividad que realice el COSEVI.
d. Evaluar por medio de
estudios de auditoría, si las actuaciones de los funcionarios de COSEVI, se
encuentran enmarcadas dentro de sanas prácticas administrativas y de acuerdo
con las normas del ordenamiento jurídico vigente.
e. Supervisar y guiar las
labores que asigna, con el propósito de velar por el oportuno y efectivo
cumplimiento.
f. Discutir y analizar en
reunión ejecutiva conjunta con el Jefe de Área y el personal encargado del
estudio, los borradores de los informes que se rendirán a
la Administración,
previo a su final remisión, como un control adicional de calidad.
g. Participar en la
conferencia final de los informes de auditoría.
h. Dirigir el diseño de
los programas, manuales y procedimientos de trabajo que requiera implantar
la
Auditoría Interna para el buen y preciso cumplimiento de sus
funciones y velar porque los mismos se encuentren actualizados.
i. Velar porque al
personal de
la Auditoría Interna se le garantice en todo
momento, el libre ejercicio de sus funciones y atribuciones que establece este
Reglamento.
j. Ejecutar las labores
administrativas que se derivan del cargo de jefatura que desempeña, tales como
aprobar nombramientos, ascensos, reubicación, traslados, evaluación del
personal, trámites de permisos, vacaciones, sanciones y otros relacionados.
k. Promover y participar
en programas y cursos de capacitación dirigidos al personal de
la Auditoría Interna.
l. Coordinar la
adquisición y actualización de hardware y software así como de cualquier otro recurso
material o humano que se requiera, para el ejercicio de la actividad de
la Auditoría Interna.
m. Velar por el buen
funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza
en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño
importante que se presente a su superior inmediato.
n. Resolver las consultas
que le presenta su personal subalterno, compañeros, superiores, funcionarios de
otras instituciones y público, vinculadas a las acciones que desarrolla su dependencia.
o. Asistir a las reuniones
y demás actividades en que fuere designado por
la Junta Directiva en
calidad de asesor, siempre que hubiere de tratarse algún asunto relacionado con
la Auditoría Interna
a su cargo o cualquier otro aspecto del cual su criterio pudiere resultar
orientador.
p. Realizar las
investigaciones que en el desempeño de sus funciones le encomienda
la Junta Directiva.
Teniendo acceso directo a este órgano rector.
q. Poner en conocimiento
de la Junta Directiva,
con la mayor urgencia posible y por la vía más rápida y expedita a su
disposición, cualquier caso de fraude, desfalco, malversación o distracción de
fondos o de conducta impropia de algún funcionario o de otra irregularidad
grave que pudiera conocer como resultado de alguna misión de Auditoría Interna
o por cualquier otro medio.
r. Cuando sea de su
conocimiento, dará cuenta a
la Junta Directiva de cualquier contingencia que
pudiere dificultar en forma sustancial el cumplimiento oportuno del plan de trabajo.
s. Informar a
la Junta Directiva
cualquier situación que ponga en peligro la seguridad de los bienes del COSEVI
y proponer medidas correctivas que estime convenientes para su normalización.
t. Asistir a las
reuniones, citas, congresos, conferencias, seminarios y otras actividades similares
de importancia para el COSEVI y
la Auditoría misma, dentro o fuera del país, así
como a las convocadas por la CGR,
de conformidad con sus potestades legales; y emitir criterios sobre los asuntos
de su competencia que en ellas se le planteen. Para el cumplimiento de lo anteriormente
establecido, se debe contar con los recursos económicos dentro del presupuesto aprobado
para la institución, en caso de que dicha actividad no sea gratuita.
u. Coordinar y mantener
relaciones permanentes con la CGR,
la
Secretaría Técnica de
la Autoridad Presupuestaria,
Procuraduría General de la
República y otras instituciones estatales y no estatales, con
el fin de solicitar o brindar información y hacer más eficiente y eficaz la
labor de fiscalización, control y asesoría a la institución.
v. Participar activamente
en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la institución. Los
funcionarios de la
Auditoría podrán ser miembros activos de las brigadas y
comisiones de emergencia creadas por la administración para la mitigación de
desastres en caso de emergencias.
w. Cumplir con todas las
políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la
calidad que desarrolle e implemente el Consejo de Seguridad Vial.
Ficha articulo
Artículo 30.- Funciones del Subauditor Interno o Subauditora Interna: El Subauditor Interno o
Subauditora Interna deberá observar las funciones establecidas en el manual
institucional de cargos y clases o denominación similar, las cuales deberán
contener al menos las siguientes:
a. Colaborar en la
planificación, organización, dirección, ejecución y control de las actividades
necesarias para el funcionamiento de
la Auditoría Interna,
con el fin de obtener la mayor eficacia y eficiencia posible en el servicio de
la misma.
b. Participar en la
elaboración del plan estratégico, plan anual de trabajo, plan operativo y su presupuesto,
informe de labores, plan anual de compras, así como su modificación y ejecución
y los informes periódicos de gestión, de
la Auditoría Interna.
c. Participar en el diseño
de los programas, manuales y procedimientos de trabajo que requiera implantar
la Auditoría Interna
para el buen y preciso cumplimiento de sus funciones y de as normas establecidas
para su actividad, así como velar porque los mismos se encuentren actualizados.
d. Colaborar en la
dirección de los estudios o investigaciones de auditoría operativa, financiera,
especial y de tecnologías de la información, según lo establecido en el Plan
anual de trabajo como programado o bien como atención de solicitudes.
e. Participar en la
organización de la actividad correspondiente a seguimiento de recomendaciones,
autorización de libros, atención de denuncias, archivo permanente, manejo de la
información, asesoría y advertencia.
f. Asistir, en sustitución
del Auditor Interno o Auditora Interna, a las sesiones de Junta Directiva o
bien cuando se le requiera.
g. Participar en el
establecimiento y actualización de las políticas que regulan el quehacer de
la Auditoría Interna.
h. Apoyar la ejecución de
las labores administrativas, tales como nombramientos, ascensos, reubicación,
traslados, evaluación del personal, trámites de permisos, vacaciones, sanciones
y otros relacionados.
i. Colaborar en la
elaboración y ejecución del Programa de capacitación de los funcionarios de
la Auditoría Interna.
j. Coordinar la
adquisición y actualización de hardware y software, así como de cualquier otro
recurso material o humano que se requiera, para el ejercicio de la actividad de
la auditoría interna.
k. Asistir al Auditor
Interno o Auditora Interna en la labor de supervisar y guiar las labores que
asigna, con el propósito de velar por el oportuno y efectivo cumplimiento.
l. Velar porque al
personal de la
Auditoría Interna se le garantice en todo momento el libre ejercicio
de sus funciones y atribuciones.
m. Realizar las acciones a
su alcance para procurar la independencia del personal de
la Auditoría Interna.
n. Colaborar con el
Auditor Interno o Auditora Interna en la discusión y análisis con el Jefe de
Área y el personal encargado del estudio, de los borradores de los informes que
se rendirán a la
Administración, para su aprobación, como un control adicional
de calidad.
o. Participar en la
conferencia final de los informes de auditoría, previo a su remisión oficial.
p. Velar por el buen funcionamiento
y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo
de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se
presente.
q. Colaborar con el
Auditor Interno o Auditora Interna en la resolución de consultas que le presenta
su personal subalterno, compañeros, superiores, funcionarios de otras
instituciones y público, vinculadas a las acciones que desarrolla su
dependencia.
r. Colaborar de acuerdo
con la competencia institucional en investigaciones que realizan otras
instituciones.
s. Asistir a las reuniones
y demás actividades en que fuere designado por el Auditor Interno o Auditora
Interna en calidad de asesor o asesora, siempre que hubiere de tratarse algún
asunto relacionado con
la Auditoría Interna o cualquier otro aspecto del
cual su criterio pudiere resultar orientador.
t. Apoyar al Auditor
Interno o Auditora Interna, en la realización de las investigaciones que en el
desempeño de sus funciones le solicite
la Junta Directiva,
la Contraloría General
de la República
o cualquier otro ente con competencia.
u. Dar cuenta al Auditor
Interno o Auditora Interna, con la mayor brevedad posible, de cualquier
contingencia que pudiere dificultar en forma sustancial el cumplimiento
oportuno del plan de trabajo.
v. Poner en conocimiento
del Auditor Interno o Auditora Interna, o en su ausencia a
la Junta Directiva,
con la mayor urgencia posible y por la vía más rápida y expedita a su
disposición, cualquier caso de fraude, desfalco, malversación o distracción de
fondos o de conducta impropia de algún funcionario o de otra irregularidad
grave que pudiera conocer como resultado de alguna misión de Auditoría Interna
o por cualquier otro medio.
w. Informar al Auditor
Interno o Auditora Interna, o en su ausencia a
la Junta Directiva, cualquier
situación que ponga en peligro la seguridad de los bienes del Consejo de
Seguridad Vial y proponer medidas correctivas que estime convenientes para su
normalización.
x. Asistir por designación
del Auditor Interno o Auditora Interna a las reuniones, citas, congresos,
conferencias, seminarios y otras actividades similares de importancia para el
Consejo de Seguridad Vial y
la Auditoría Interna, dentro o fuera del país, así
como a las convocadas por
la Contraloría General de
la República, de
conformidad con sus potestades legales; y emitir criterios sobre los asuntos de
su competencia que en ellas se le planteen.
y. Coordinar y mantener
por designación del Auditor Interno o Auditora Interna, relaciones permanentes
con la
Contraloría General de
la República,
la Secretaría Técnica
de la
Autoridad Presupuestaria, Procuraduría General de
la República y otras
instituciones estatales, con el fin de solicitar o brindar información y hacer
más eficiente y eficaz la labor de fiscalización y asesoría al Consejo de
Seguridad Vial.
z. Participar activamente
en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en el Consejo de
Seguridad Vial.
aa. Cumplir con todas las
políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la
calidad que desarrolle e implemente el Consejo de Seguridad Vial.
bb. Ejercer las demás
funciones y atribuciones que le asigne el Auditor Interno o Auditora Interna.
cc. Suplir al Auditor
Interno o Auditora Interna en ausencias inferiores a un mes calendario.
Ficha articulo
Artículo 31.- Delegación de funciones
El Auditor Interno o Auditora Interna podrá delegar en su personal sus
funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece
la Ley General de
Administración Pública, la cual se comunicará al funcionario o funcionarios de
manera escrita.
Ficha articulo
Artículo 32.- Jornada laboral
La jornada laboral del Auditor Interno será de tiempo completo, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 30.- de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 33.- Declaración de bienes
El Auditor Interno o Auditora Interna está obligado a cumplir con el
requisito de declarar sus bienes de acuerdo con
la Ley N° 8422 y su Reglamento.
También deberá dar cumplimiento a las disposiciones que establecen el control
de
la Auditoría Interna en esta materia.
Ficha articulo
Artículo 34.- Áreas de trabajo
Para el adecuado desempeño de sus funciones
la
Auditoría Interna estará conformada por las siguientes áreas
de trabajo:
Área Auditoría Financiera
Su actividad es examinar
las operaciones financieras, contables y presupuestarias, considerando ingresos,
gastos, procedimientos, registros y otros. Abarca la atención de estudios
especiales, denuncias, advertencias, asesorías y seguimiento de las
recomendaciones emitidas por
la Auditoría, relacionadas con la materia propia del
Área.
Área Auditoría Operativa
Su actividad es evaluar la
eficiencia y eficacia de las unidades administrativas, procesos, actividades y
transacciones del COSEVI. Abarca la atención de estudios especiales, denuncias,
advertencias, asesorías y seguimiento de recomendaciones emitidas por
la Auditoría,
relacionadas con la materia propia del Área.
Área Auditoría Técnica
Su actividad es examinar
los proyectos de seguridad vial, entendidos como aquellos que tienen influencia
sobre una vía, evaluando el riesgo de ocurrencia de accidentes y alineamiento
del proyecto con la problemática de seguridad vial, así como las obras civiles.
Abarca la atención de
estudios especiales, denuncias, advertencias, asesorías y seguimiento a las recomendaciones
emitidas por la Auditoría,
relacionadas con la materia propia del Área.
Área Auditoría de Tecnologías de
la Información
Esta área comprende las
auditorías de Tecnología de Información. Dicha actividad se encuentra regulada
en las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información,
número N-2-2007-CO-DFOE emitidas por la
CGR, las cuales buscan que la organización genere los
productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus
usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo.
Abarca la atención de
estudios especiales, denuncias, advertencias, asesorías y seguimiento a las recomendaciones
emitidas por la Auditoría,
relacionadas con la materia propia del Área.
Área Auditoría Administrativa
Su actividad es realizar
auditorías especiales, incluyendo apoyo en actividades como el programa de
aseguramiento de calidad, en la legalización de libros y en la gestión
administrativa de
la Auditoría Interna. Abarca la atención de estudios
especiales, denuncias, advertencias, asesorías y seguimiento de las
recomendaciones emitidas por la
Auditoría, relacionadas con la materia propia del Área.
A su vez le corresponderá
hacer la consolidación de los seguimientos de las recomendaciones efectuados
por las demás áreas, para realizar el Informe General del Seguimiento de Recomendaciones
de
la Auditoría Interna según la periodicidad
establecida.
Ficha articulo
Artículo 35.- Apoyo entre el personal
Los funcionarios de
la Auditoría Interna prestarán su conocimiento,
experiencia, criterio especializado, habilidades y otras fortalezas, a los
demás funcionarios, para el buen desempeño de las labores de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 36.- Creación y Ocupación de plazas
Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de
la Auditoría Interna,
que definan la
Autoridad Presupuestaria y
otras instituciones competentes, deberán considerar en todo momento, sus
necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento
del Sistema de control interno del COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 37.- Cualidades del personal
La
Auditoría Interna para el cumplimiento de sus funciones contará con el
personal profesional y asistente necesario, el cual debe poseer suficiente
conocimiento y experiencia sobre la actividad de
la
Auditoría Interna, sobre el funcionamiento del COSEVI y sobre
la normativa jurídica y técnica pertinente, así como las políticas,
procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas que les sean
aplicables, de modo que lo califiquen para ejercer en forma apropiada sus
funciones.
Ficha articulo
Artículo 38.- Pericia y debido cuidado profesional
El Auditor Interno o Auditora Interna y el Subauditor Interno o Subauditora
Interna, deberán cumplir con pericia y debido cuidado profesional en sus
funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de
criterio, y serán vigilantes que su personal responda de igual manera.
Ficha articulo
Artículo 39.- Cumplimiento de normativa jurídica y técnica
El Auditor Interno o Auditora Interna deberá vigilar y tomar las decisiones
que correspondan, para que los funcionarios de Auditoría Interna cumplan en el
ejercicio de sus competencias, con la normativa técnica y jurídica pertinente,
así como con las políticas y demás disposiciones administrativas que sean
aplicables al COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 40.- Respaldo jurídico y técnico
Cuando el personal de
la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus
funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, el COSEVI dará
todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender
ese proceso hasta su resolución final, de acuerdo con los recursos con los que
cuente la institución para tal efecto, siempre y cuando ese conflicto no se
origine en una extralimitación o actuación no autorizada legalmente, por parte
de ese personal.
Ficha articulo
Sección 3: Funcionamiento
Artículo 41.- Planificación estratégica
El Auditor Interno o Auditora Interna en conjunto con los demás
funcionarios, deben desarrollar un plan estratégico en el que se plasmen la
visión y la orientación de
la Auditoría Interna, que sea congruente con la
misión, visión y objetivos del COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 42.- Plan anual de trabajo
El Auditor Interno o Auditora Interna debe presentar su plan de trabajo de
conformidad con el literal g), del artículo 22.- de
la LGCI y proponer al Jerarca
oportuna y debidamente justificados los requerimientos de recursos para llevar
adelante su plan, incluidas las necesidades administrativas de
la Auditoría Interna.
Dicho plan debe ser elaborado y tramitado conforme las disposiciones de
la CGR para tal efecto.
Ficha articulo
Artículo 43.- Informe de labores
El Auditor Interno debe rendir cuentas de su gestión, por lo que presentará
a mas tardar el 15 de febrero de cada año, el informe de labores previsto en el
Artículo 22.-, literal g), de la
LGCI.
Ficha articulo
Artículo 44.- Aseguramiento de la calidad
El Auditor Interno establecerá las disposiciones para el archivo, custodia
y acceso a la documentación recibida y generada por
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 45.- Capacitación
El personal de Auditoría debe mantener y perfeccionar sus cualidades y
competencias profesionales mediante la participación en programas de educación
y capacitación profesional continua, que deberá acreditar ante el Colegio
Profesional respectivo, cuando se requiera. Para coadyuvar en el cumplimiento
de dicho deber,
la Auditoría Interna implementará un programa de capacitación
anual enfocado primordialmente a la actualización para el ejercicio de la
actividad.
Lo anterior, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria de la
institución.
Ficha articulo
Artículo 46.- Administración de recursos
El Auditor Interno o Auditora Interna debe gestionar que los recursos de
la Auditoría Interna
sean adecuados y suficientes, para lo cual debe proceder conforme lo indica
la Norma 2.4, de las
Normas para el Ejercicio
de
la Auditoría Interna en el Sector Público.
Ficha articulo
Artículo 47.- Discreción respecto a la información
El personal de
la Auditoría Interna debe mantener reserva de la
información obtenida durante el proceso de auditoría o de otra forma, y solo
deberá revelarla a terceros para efectos de cumplir con requerimientos legales.
Ficha articulo
Artículo 48.- Administración de documentos
El Auditor Interno o Auditora Interna establecerá las disposiciones para el
archivo, custodia y acceso a la documentación recibida y generada por
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 49.- Archivo permanente
La Auditoría debe mantener un archivo
permanente actualizado, ya sea en forma impresa, digital u otro medio
electrónico, que contenga la información relevante sobre lo que conforma la competencia
institucional.
Ficha articulo
Artículo 50.- Servicios de
la Auditoría Interna del COSEVI
La
Auditoría Interna dentro del ámbito institucional del COSEVI, brinda
dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deben darse con el debido
cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales
que rigen la función de
la Auditoría Interna en el Sector Público. Estos
servicios se clasifican en: Servicios de auditoría y Servicios preventivos.
a) Servicios de auditoría: comprenden los distintos tipos de auditoría y
estudios especiales de auditoría.
b) Servicios Preventivos: incluyen la asesoría, la advertencia y la
autorización de libros.
A los efectos, debe observarse la normativa aplicable.
Ficha articulo
Artículo 51.- Servicios de auditoría
Se refieren a:
a. Estudios de control interno: son aquellos referidos a los distintos
tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa y auditoría
especial.
b. Estudios especiales de auditoría: comprende estudios independientes
encaminados al examen específico de orden contable, financiero, presupuestario,
administrativo, económico, jurídico y operaciones de otra naturaleza, ligados
al manejo de fondos públicos del COSEVI y que son originados en solicitudes,
denuncias, irregularidades detectadas al ejecutar auditorías operativas,
financieras o especiales y por aquellos asuntos planificados que no se enmarcan
dentro de los propósitos de estas auditorías.
Ficha articulo
Artículo 52.- Servicios preventivos
Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de
libros.
a) Asesoría: Es un servicio preventivo que conforme el inciso d), del
artículo 22, de la LGCI,
brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, mediante el cual emite su
criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y
sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo
posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno o
Auditora Interna coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación
por una posición determinada ni sugerir o recomendar. No se da oficiosamente,
los servicios de asesoría se brindan a solicitud de
la Junta Directiva en
materia bajo la competencia de
la Auditoría Interna.
b) Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda
la
Auditoría Interna a
la Junta Directiva del
COSEVI o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones
para prevenir lo
que legal, administrativa
y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones,
decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir
posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con
fundamento en el inciso d), del artículo 22.- de
la LGCI.
c) Autorización de libros: Es un servicio preventivo que establece el
literal e), del artículo 22.-, de la
LGCI, el cual consiste en autorizar mediante razón de
apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que llevan las
diferentes dependencias del COSEVI, así como otros libros que a criterio del
Auditor Interno o Auditora Interna sean necesarios para el fortalecimiento del sistema
de control interno.
El proceso de autorización se realiza de conformidad con las disposiciones
para la autorización de libros por parte de
la Auditoría Interna del COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 53.- Metodología Técnica
El Auditor Interno o Auditora Interna debe definir, establecer y mantener
actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas en el procesamiento de
la información por parte de
la Auditoría Interna considerando aspectos de
cualidades de la información, análisis y evaluación, registros, accesos,
custodia y supervisión del trabajo, para cumplir con sus competencias, en atención
a los procesos que realiza y los resultados de su gestión. Los estudios de
Auditoría comprenderán las etapas de planificación, evidencia de auditoría,
documentación de auditoría, examen, comunicación de resultados, seguimiento de
recomendaciones, archivo permanente y calidad en la auditoría.
Ficha articulo
Artículo 54.- Administración de la documentación
El Auditor Interno o Auditora Interna debe definir, establecer y mantener
actualizadas las políticas, procedimientos, y prácticas de administración,
acceso y custodia de la documentación de
la Auditoría Interna.
El Manual de Políticas y Procedimientos de
la Auditoría Interna
establecerá las disposiciones para custodia y manejo del archivo de auditoría,
el archivo permanente y de los asuntos de carácter confidencial, conforme lo
definido por el artículo 6º de la
LGCI y el artículo 8º de
la Ley N° 8422.
Ficha articulo
Artículo 55.- Tipos de Informes
a) Informes de control interno: para informar aspectos de control interno.
b) Relaciones de hechos: para informar situaciones de las que puedan
derivarse responsabilidades.
c) Otros: pueden ser oficios o informes especiales, para relatar los
resultados relativos a los servicios preventivos o estudios especiales.
Ficha articulo
Artículo 56.- Informes dirigidos a los Titulares subordinados
Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los
Titulares subordinados, se procederá según lo dictado en el artículo 36.-, de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 57.- Informes dirigidos a
la Junta Directiva
Cuando el informe de auditoría esté dirigido a
la Junta Directiva,
regirá lo establecido en el artículo 37.-, de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 58.- Resolución de conflictos
Cuando no haya acuerdo entre
la Junta Directiva y
la
Auditoría Interna, respecto a las recomendaciones, se
procederá conforme lo establece el artículo 39.-, de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 59.- Estructura de los documentos para la comunicación de
resultados
Informes de control interno: Introducción, Resultados, Conclusión y
Recomendaciones. Relaciones de hechos: Presuntos responsables, Hechos,
Consideraciones fáctico-jurídicas, Ofrecimiento de prueba y Consideraciones
finales. Otros: dependerá de lo que se requiera informar.
Ficha articulo
Artículo 60.- Difusión de resultados de los servicios de auditoría
El Auditor Interno o Auditora Interna debe disponer la difusión de los
resultados a las partes apropiadas, bajo las regulaciones existentes para
dichos efectos.
Ficha articulo
Artículo 61.- Comunicación de resultados de los servicios de auditoría
Los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones de los estudios
realizados por la
Auditoría Interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante
informes, oficios o memorandos, para que se tomen las decisiones del caso.
Dicha comunicación se dirigirá con esa finalidad a
la Dirección Ejecutiva y
la Junta Directiva
quienes son los responsables de ordenar, en primera instancia, la implantación
de las recomendaciones emitidas por
la Auditoría Interna, dentro de los plazos establecidos.
Ficha articulo
Artículo 62.- Comunicación escrita de los resultados de los servicios de
auditoría
La comunicación de resultados deberá hacerse por escrito. Podrá efectuarse
durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de la auditoría,
mediante informes parciales, oficios o
memorandos, y al finalizar
la labor por medio del informe final. Sobre aquellos estudios en que las
circunstancias así lo ameritan se podrán emitir informes parciales, incluyendo
en el informe final de control interno referencia de estos.
Ficha articulo
Artículo 63.- Comunicación verbal de los resultados de los servicios de
auditoría
El proceso de Conferencia final se hará conforme las siguientes
consideraciones:
a) El Auditor Interno o Auditora Interna debe disponer la discusión verbal
de los resultados con los funcionarios responsables de la instancia auditada y
los responsables de ordenar la implantación de recomendaciones, de previo a
emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas.
b) Para la discusión de resultados el Auditor Interno o Auditora Interna
convocará en forma escrita a una reunión con los que determine interesados,
procediendo a levantar el acta de discusión del borrador del informe, otorgando
un plazo de 10 días hábiles para obtener respuesta sobre los plazos de
implantación, comentarios, objeciones, aclaraciones u otros, sobre el borrador del
informe, los cuales serán evaluados por
la Auditoría Interna y en caso de determinarse que son
procedentes se incluirán al informe definitivo. Esta comunicación verbal de
resultados constituye un proceso interno previo a emitir el informe final.
c) Se exceptúan del proceso de comunicación los casos de auditorías o
estudio especial de
auditoría con carácter
reservado, en que los resultados no deberán discutirse conforme a lo dispuesto
en el Artículo 6º de la LGCI
y el artículo 8º de la Ley N°
8422, o cuando en la auditoría o estudio se obtenga información de naturaleza
confidencial.
d) La comunicación del Auditor Interno o Auditora Interna con
la Administración
se puede realizar, según su juicio profesional al considerar la relevancia de
los resultados obtenidos, en forma paralela a la etapa de examen mediante
informes parciales y un informe final, o bien, por medio de un único informe
final, una vez concluida esa etapa.
e) En caso que el Auditor Interno o Auditora Interna sea convocado y no
pueda participar en dicha convocatoria de discusión verbal de resultados, por
las razones justificadas que indique el funcionario, deberá así comunicarlo por
escrito a
la Auditoría Interna para coordinar los aspectos relativos
a la comunicación verbal de resultados.
Ficha articulo
Artículo 64.- Confección de acta de discusión del borrador del informe
El Auditor Interno o
la Auditora Interna o el funcionario de
la
Auditoría Interna que realizó el estudio, debe confeccionar
un acta de la discusión del borrador de informe o conferencia final, en la cual
resumirá los asuntos más relevantes ocurridos en ella y fijará los compromisos
asumidos.
El acta será firmada por todos los asistentes a dicha conferencia. El acta
deberá respetar el formato establecido para este efecto. Una vez concluida la
reunión de discusión se sellará el acta con el sello de Auditoría Interna, y se
entregará una copia a los participantes. El documento original quedará adjunto
al informe discutido en el archivo dispuesto para este efecto.
Ficha articulo
Artículo 65.- Documentación de los resultados de la comunicación verbal
La
Auditoría Interna recopilará la información adicional pertinente y
necesaria para confirmar o validar los hallazgos, conclusiones o
recomendaciones considerados en la comunicación verbal de resultados.
Ficha articulo
Artículo 66.- Comunicación de resultados a entes externos.
Cuando se envíen resultados de un estudio a partes ajenas al COSEVI, la
comunicación debe estar sustentada en las regulaciones procedentes.
Ficha articulo
Artículo 67.- Requisitos de la comunicación.
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas,
constructivas, completas y oportunas.
Ficha articulo
Artículo 68.- Reconocimiento a
la Administración.
Se reconocerá en los informes el desempeño satisfactorio de
la Administración Activa,
cuando así se determine.
Ficha articulo
Artículo 69.- Declaración de cumplimiento de las normas.
En la fase de introducción del informe se indicara "realizado de acuerdo
con las normas," únicamente si el programa de mejoramiento de la calidad
demuestran que la actividad de
la Auditoría Interna cumple con las normas descritas
en las Normas para el ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público. No obstante, todo estudio debe realizarse usando de
referencia estas normas, como herramienta de control de calidad del trabajo
realizado.
Ficha articulo
Artículo 70.- Declaración de incumplimiento de las normas
Conforme lo dispuesto en la norma 2.10.1 Información sobre incumplimiento
de las normas, de las Normas para el ejercicio de
la Auditoría Interna
en el Sector Público, cuando el incumplimiento con algunas de las normas
indicadas en este manual afecta a un trabajo específico, la comunicación de los
resultados debe exponer:
a) Las normas con las cuales no se cumplió totalmente.
b) Los motivos del incumplimiento.
c) El impacto del incumplimiento.
Ficha articulo
Artículo 71.- Errores y omisiones
Si una comunicación final contiene un error u omisión significativa, el
Auditor Interno o Auditora Interna debe comunicar la información corregida a
todas las partes que recibieron la comunicación original.
Ficha articulo
Artículo 72.- Comunicación verbal de resultados de los servicios de
auditoría a la Junta
Directiva
Previo al envío de informes de Auditoría a
la Junta Directiva,
que traten de temas de esa instancia,
la Auditoría Interna
deberá cumplir con la comunicación verbal de los resultados de servicios de
auditoría, conforme lo dispuesto en el artículo 56 de este Reglamento, con los miembros
que conforman la Junta
Directiva, o el equipo de trabajo de miembros de Junta Directiva
que esta designe, así como con los responsables de la implantación de las recomendaciones.
También debe verificarse que el acta de discusión del borrador del informe esté
debidamente suscrita, otorgando para el caso expreso de
la Junta Directiva un
plazo de 15 días hábiles para obtener respuesta sobre los plazos de
implantación, comentarios, objeciones, aclaraciones u otros, sobre el borrador
del informe, los cuales serán evaluados por
la Auditoría Interna
y en caso de determinarse que son procedentes se incluirán al informe
definitivo.
Ficha articulo
Artículo 73.- Comunicación oficial de resultados
El Auditor Interno o Auditora Interna comunicará oficialmente los
resultados de los servicios de auditoría, mediante informes escritos, u oficios
dirigidos a la Junta
Directiva, Dirección Ejecutiva o Titulares subordinados de
la Administración,
con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las recomendaciones
o atender los asuntos comunicados.
La comunicación oficial de resultados se regirá por lo dispuesto en los
artículos 35, 36, 37 de la LGCI.
Se remitirá copia de estos informes a terceros auditados u
otras instancias de control conforme la normativa vigente. La comunicación
oficial de los servicios preventivos será realizada por oficios u otros medios,
conforme jurisprudencia emitida por
la Contraloría General
de la República.
Se remitirá copia de estos documentos a tercero auditado u
otras instancias de control conforme la normativa vigente.
Ficha articulo
Artículo 74.- Recibido de los informes oficiales
La
Auditoría Interna debe revisar que conste la fecha de recibido, y el
responsable de la recepción por parte de
la Junta Directiva,
la Administración,
tercero auditado u otras instancias de control.
Ficha articulo
Artículo 75.- Recordatorio plazo
El Auditor Interno o Auditora Interna debe recordar expresamente en el
informe final a enviar a la
Junta Directiva, sobre el plazo de treinta días hábiles, con
que cuenta la Junta
Directiva para emitir el acuerdo respectivo en relación con
las recomendaciones formuladas, y le hará saber que puede formular sus
objeciones, dentro de ese mismo plazo mediante acuerdo motivado. En caso de
aceptación de las recomendaciones,
la Junta Directiva
debe emitir un acuerdo ordenando la puesta en práctica de las mismas.
Ficha articulo
Artículo 76.- Objeciones de los informes
En caso de que la
Junta Directiva tenga objeciones al informe definitivo,
deberá emitir por escrito, un acuerdo fundamentando su posición, en un plazo de
hasta 30 días hábiles a partir del recibo del informe de auditoría. Ese acuerdo
deberá contener cuando sea procedente, una solución alternativa que corrija los
errores o deficiencias, detectadas por
la Auditoría Interna,
conforme lo indica el artículo 37 de
la LGCI. Cuando no exista acuerdo entre
la Junta Directiva y
la Auditoría Interna
respecto a la resolución del jerarca, se dirimirá esta diferencia conforme lo dispuesto
en el artículo 38 Planteamientos de conflictos ante
la Contraloría General
de la República,
de la LGCI. La
objeciones de los titulares subordinados se dirimirá conforme lo establecido en
el artículo 36 Informes dirigidos a los titulares subordinados, de
la LGCI.
Ficha articulo
Sección 4: Relaciones de Hechos
Artículo 77.-De las relaciones de hechos
Las relaciones de hechos se ajustaran a las disposiciones siguientes:
a) Su contenido y características de fondo y forma se ajustarán a lo establecido
por la Contraloría
General de
la República.
b) En el caso de las relaciones de hechos, no procede efectuar la
comunicación verbal de resultados.
c) Las relaciones de hechos serán comunicadas según sea procedente, a
la Dirección Ejecutiva,
a la Junta Directiva,
o directamente al Ministerio Público y/o a
la Contraloría General
de la República. La
relación de hechos se utilizará para acreditar hechos, actuaciones u omisiones
que se presumen irregulares de los funcionarios del COSEVI o en el uso de los
recursos del COSEVI, que pueden dar lugar a la declaración de responsabilidad
administrativa, disciplinaria, civil u otra, en un procedimiento
administrativo.
El informe que emita
la Auditoría Interna, con recomendaciones para
iniciar un procedimiento administrativo o para que se emprendan dichas
acciones, sean judiciales o administrativas, ha de ser un insumo adecuado para
la labor de la
Administración activa como investigación preliminar.
Su contenido ha de tener en cuenta su finalidad; que sean los órganos
competentes de la Administración
activa quienes, con observancia de los derechos al debido proceso, declaren las
responsabilidades administrativas, civiles u otras y ejecuten las medidas para
hacerlas efectivas.
Ficha articulo
Artículo 78.- Comunicación de las relaciones de hechos a lo interno del
COSEVI
Las relaciones con recomendación de apertura de un procedimiento
administrativo por presuntos ilícitos administrativos y eventuales
responsabilidades civiles contra la hacienda del COSEVI se comunicarán a
la Junta Directiva,
el Director Ejecutivo o al titular subordinado competente, para que con
observancia de los procedimientos administrativos aplicables en el COSEVI y asegurando
los derechos al debido proceso, en forma ágil y oportuna tome las medidas correspondientes.
La Auditoría
Interna actuará con el debido seguimiento y con una actitud vigilante
para fiscalizar que la
Administración adopte y ejecute en forma diligente y oportuna
las medidas que correspondan para la tramitación de los procesos
administrativos que correspondan.
La
Auditoría Interna advertirá a
la Administración
sobre la celeridad con la que ha de atender las recomendaciones atinentes a
responsabilidades civiles y administrativas, para prevenir el transcurso de los
plazos de prescripción.
Ficha articulo
Artículo 79.-Comunicación de las relaciones de hechos al Ministerio Público
En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 281 del Código Procesal
Penal, las relaciones de hecho cuyo resultado puede llevar a una denuncia ante
el Ministerio Público serán comunicadas, cuando de los hallazgos del estudio
así se derive y la gravedad del presunto hecho se considere que amerita que
la Auditoría Interna
en cumplimiento a su obligación legal, presente la denuncia, anexando documento
formal respectivo.
No corresponde a
la Auditoría Interna juzgar si el hecho constituye
un delito, pero si se presume que esa es la naturaleza es su obligación
denunciarlo, para que sean las autoridades competentes quienes determinen la
existencia o no del hecho con base en las investigaciones realizadas por estas
autoridades competentes y los hechos probados en el proceso correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 80.- Resguardo de la confidencialidad de la información
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6º de
la LGCI, el Artículo 8º de
la Ley N° 8422 y marco legal
existente, el Auditor Interno y el resto de los funcionarios de
la Auditoría deben garantizar
la confidencialidad de la información que respalde el contenido de las
relaciones de hechos y denuncias penales que se tramiten, en resguardo de los
derechos de los presuntos responsables, de la identidad del o los denunciantes
y de la buena marcha del procedimiento jurídico que se lleve a cabo, hasta
tanto esa información no pueda ser divulgada de acuerdo con la normativa
correspondiente.
Ficha articulo
Sección 5: Servicios Preventivos
Artículo 81.-Servicios de asesoría, advertencia y legalización de libros
Estos servicios se darán conforme la legislación, jurisprudencia y
normativa vigente contemplando los aspectos siguientes:
a) En el caso de estos servicios, no procede efectuar la comunicación
verbal de resultados por la naturaleza del estudio.
b) El trabajo derivado de los servicios preventivos se comunicara mediante
oficios u otros medios que
la Auditoría Interna considere pertinentes, la forma
y contenido de estos documentos serán definidos por el Auditor Interno, de
conformidad con los criterios emitidos por
la Contraloría General
de
la República.
c) La asesoría que se brinda será a solicitud de
la Junta Directiva, y
puede darse en forma escrita preferiblemente o en forma verbal, si así lo
solicita la Junta
Directiva, y el Auditor Interno o Auditora Interna está de
acuerdo.
d) La advertencia será de oficio, cuando los asuntos sean de conocimiento
del Auditor Interno o Auditora Interna y se realizarán por escrito, por
tratarse de conductas y decisiones que contravienen o pueden llegar a
contravenir el ordenamiento jurídico y técnico.
e) La autorización de libros se realizará de acuerdo con el procedimiento
que para tal efecto establezca
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Sección 6: Atención de Denuncias
Artículo 82.- Ámbito de aplicación
La
Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que
versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales, en relación con el uso y
manejo de fondos públicos o que afecten
la Hacienda Pública
y lo regulado por la Ley N°
8422 y la normativa emitida por
la Contraloría, al respecto.
Ficha articulo
Artículo 83.- Confidencialidad
La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras
evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de
conformidad con lo establecido en el artículo 6º de
la LGCI y 8º de
la Ley N° 8422.
Ficha articulo
Artículo 84.- Requisitos que deben reunir las denuncias
Requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a
la Auditaría Interna:
1) Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y
circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la
investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto
que presuntamente los realizó.
2) Se deberá señalar la posible situación irregular que afecta al COSEVI.
3) El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el
hecho denunciado.
4) Información adicional: El denunciante también deberá brindar información
complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los
fondos públicos en caso de conocerlo, la indicación de probables testigos y el
lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras
pruebas.
5) Solicitud de aclaración: En caso de determinar
la Auditoría que
existe imprecisión de los hechos se otorgará a la parte un plazo no menor de 10
días hábiles para que el denunciante complete su información o de lo contrario
se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada con
mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.
6) Admisión de denuncias anónimas: Las denuncias anónimas serán atendidas
en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren
soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación,
de lo contrario se archivará la denuncia.
7) El denunciante deberá indicar el lugar, teléfono, correo electrónico y/o
fax para recibir notificaciones.
Ficha articulo
Artículo 85.- Archivo y desestimación de las denuncias
El Auditor Interno desestimará o archivará las denuncias que se remitan a
su dependencia cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:
1) Si la denuncia no corresponde al ámbito de su competencia.
2) Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los
denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por
la Administración,
salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que
existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por
la Auditoría,
siempre y cuando comporten una afección a
la Hacienda Pública.
3) Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos
exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
4) Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que
se presentaron entre el denunciante y
la Administración
Pública denunciada.
5) Si la denuncia fuere evidentemente improcedente o infundada.
6) Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio
que se obtendría al darle curso al asunto denunciado.
7) Si el asunto planteado ante
la Auditoría Interna,
se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar
la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos
casos se realizará la coordinación respectiva a efecto de no duplicar el uso de
recursos públicos en diferentes sedes y establecer la instancia que deberá
atenderla.
8) Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras
denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido
resueltas con anterioridad por
la Auditoría Interna o por otras instancias
competentes.
9) Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en
el artículo 83.
10) Las gestiones que bajo el formato de denuncia, sean presentadas con la
única finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión
corresponda a otras sedes, ya sea administrativas o judiciales.
Ficha articulo
Artículo 86.- Fundamentación del acto de desestimación o archivo de
denuncias
La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto
debidamente motivado donde acredite los argumentos valorados para tomar esa
decisión. Cuando la
Auditoría Interna desestime la atención a asuntos denunciados,
esa situación deberá quedar debidamente acreditada en los papeles de trabajo de
la investigación y en la razón de archivo correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 87.- Comunicación al denunciante
Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes
resoluciones que se adopte de su gestión:
1) La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.
2) La decisión de trasladar la gestión para su atención al Ministerio
Público u otra instancia.
3) El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su
denuncia.
Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado
en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.
Ficha articulo
Sección 7: Implementación de Recomendaciones
Artículo 88.- Responsabilidad de
la Administración
Es responsabilidad de
la Administración la adopción de todas las medidas y
acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna
implementación de las recomendaciones emitidas por
la Auditoría Interna
y que hayan sido debidamente aceptadas por
la Administración, así
como incluir en sus planes anuales de trabajo la ejecución de aquellas que por
su alcance y complejidad así lo requieran.
Incurrirán en responsabilidad administrativa cuando corresponda, el
Jerarca, los Titulares subordinados y demás funcionarios del COSEVI, cuando
injustificadamente incumplan o no tomen las acciones para implementar las
recomendaciones, de conformidad con lo establece el artículo 39.-, de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 89.- Recomendaciones dirigidas a los Titulares subordinados
Cuando los informes de Auditoría Interna contengan recomendaciones
dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación
de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo
elevará el informe de auditoría a
la Junta Directiva, con copia a
la Auditoría Interna,
y expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones
del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de
veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación
remitida por el titular subordinado además, deberá ordenar la implantación de
recomendaciones de
la Auditoría Interna, las soluciones alternas
propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa,
debidamente fundamentadas e informar a
la Auditoría Interna,
quien en plazo de diez días se pronunciara sobre
las objeciones o
soluciones alternas propuestas.
c) El acto en firme será dado a conocer a
la Auditoría Interna
y al Titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Ficha articulo
Artículo 90.- Recomendaciones dirigidas a
la Junta Directiva
En caso de que el informe de Auditoría esté dirigido a
la Junta Directiva,
esta última quien deberá ordenar al Titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de
recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
tales recomendaciones deberá, dentro del plazo indicado, ordenar las soluciones
alternas que disponga con fundamento; todo ello tendrá que comunicarlo por
escrito a la Auditoría
Interna y al titular subordinado correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 91.- Planteamiento de conflictos ante
la Contraloría General
de la República
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el funcionario responsable
de la implantación de las recomendaciones y
la Auditoría Interna,
el asunto lo resolverá la
Junta Directiva y si fuera con ésta, sobre asuntos de
absoluta relevancia que afecten la sana marcha de
la Institución, se
deberá recurrir a la CGR
para que resuelva.
Ficha articulo
Artículo 92.-Inconformidad con las recomendaciones
Firme la resolución de
la Junta Directiva que ordena soluciones distintas
de las recomendadas por la
Auditoría Interna, esta tendrá un plazo de quince días
hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los
motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en
conflicto debe remitirse a
la Contraloría General de
la República, dentro de los
ocho días hábiles siguientes, salvo que
la Junta Directiva se
allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General
de la República
dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud de
la Administración
Superior, de
la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de
treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al
efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el
órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el
capítulo V de la
Ley Orgánica de
la Contraloría General
de
la República.
Ficha articulo
Artículo 93.- Programa de seguimiento de recomendaciones
La
Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento de las
recomendaciones aceptadas por
la Administración, las cuales hayan sido comunicadas
debidamente; esto con la finalidad de verificar si esas recomendaciones
aceptadas han sido puestas en práctica; el seguimiento se llevará a cabo una
vez al año, según lo dispuesto por el artículo 17 de
la Ley General de Control
Interno. Además deberá dársele seguimiento a las disposiciones y
recomendaciones emitidas por la
CGR y los Despachos de Contadores Públicos o cualquier otro
ente externo. La programación de las actividades de seguimiento deberá estar
incluida en el Plan de Anual Trabajo.
Para tales propósitos,
la Auditoría Interna podrá solicitar, cuando estime
conveniente, al responsable de la implantación de las recomendaciones
oficialmente aceptadas, o a quien corresponda, referirse por escrito y en
detalle sobre el cumplimiento de dichas recomendaciones y de los plazos para su
efectiva, eficiente y oportuna aplicación, sin perjuicio de cualesquiera otras
verificaciones y evaluaciones que lleva a cabo. El programa de seguimiento de recomendaciones
mencionado forma parte del Manual de Políticas y Procedimientos de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 94.-Seguimiento servicios preventivos
La
Auditoría Interna dará seguimiento a los servicios preventivos de la
siguiente manera:
a) Servicios de Asesoría: Verificar si lo actuado por
la Junta Directiva
está acorde con el ordenamiento jurídico y técnico sin perjuicio según
corresponda a emitir como resultado del seguimiento informes de control interno
o de relaciones de hechos. Debe tenerse en cuenta que la asesoría brindada no
es vinculante para la
Junta Directiva, pero sus actuaciones deben estar ajustadas
al ordenamiento jurídico.
b) Servicios de Advertencia: Verificar lo actuado por
la Administración Activa
respecto a las advertencias que se hayan formulado, sin perjuicio de que como
resultado del seguimiento se emitan informes de control interno o relaciones de
hechos.
c) Servicios de Autorización de Libros: Se dará un seguimiento
regular respecto a la administración y el control de los libros legales que
haya autorizado.
Ficha articulo
Artículo 95.- Manual de Políticas, Procedimientos y otras disposiciones
El Auditor Interno definirá y establecerá las políticas, los
procedimientos, las metodologías y prácticas internas, considerando los
procesos de la
Auditoría Interna, cuya actualización debe mantenerse
conforme las necesidades generadas por cambios en la legislación, en la
normativa emitida por la CGR
y en las necesidades internas.
El manual contendrá procedimientos o disposiciones al menos para:
La planificación,
sus modificaciones y la rendición de cuentas.
El proceso de
auditoría.
La atención de
denuncias.
Brindar servicios
de asesoría y de advertencia.
La legalización
de libros.
Supervisión del
trabajo.
Elaborar informes
correspondientes a relaciones de hechos y denuncia penal.
Seguimiento de
recomendaciones.
Atención por
parte de la
Administración, de disposiciones y recomendaciones.
Ficha articulo
Sección 8: Ámbito de acción
Artículo 96.- Marco Normativo
De acuerdo con los artículos 5 y 6 de
la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de
la República,
la Auditoría Interna
cumplirá su función en relación con el uso del Fondo de seguridad vial, conforme
el ámbito de competencia del COSEVI; incluyendo los proyectos de seguridad vial
financiados y las transferencias efectuadas por disposición legal, a entes
públicos y privados.
El accionar de
la Auditoría Interna
del COSEVI se fundamenta en:
Ley General de
Control Interno N° 8292,
Ley Orgánica de
la Contraloría General
de la República N°
7428,
Ley de
Administración Vial N° 6324,
Ley de Tránsito
por Vías Públicas Terrestres N° 7331,
Ley Reforma
Parcial de la Ley
de Tránsito por Vías Públicas Terrestres N° 7331 y Normas Conexas, Ley N° 8696.
Ley Contra
la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública N° 8422 y su Reglamento,
Ley General de
Administración Pública N° 6227,
Ley de
Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos N° 8131 y su Reglamento,
Manual de Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público M-2-2006-CO-DFOE,
Normas para el
Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público, según R-DC-119-2009, publicada
en La Gaceta
28 del 10 de febrero del 2010,
Directrices sobre
la comunicación de las relaciones de hechos y denuncias penales por las Auditorías
Internas del sector público D-1-2008-CO-DFOE,
Directrices para
la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las Auditorías Internas
del Sector Público D-2-2008CO-DFOE,
Código Penal,
Código Procesal
Penal,
Normas de Control
Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE,
Normas técnicas
para la gestión y el control de las Tecnologías de Información N-2-2007 CODFOE.
Entre otras
disposiciones aplicables.
Ficha articulo
Artículo 97.- Actualización del Marco Normativo
El Auditor Interno o Auditora Interna debe definir y mantener actualizado
su universo auditable, conforme el ámbito de acción y la normativa legal, reglamentaria
y técnica aplicable y vigente.
Ficha articulo
Sección 9: Competencias
Artículo 98.- Competencias de la
Auditoría Interna
Conforme lo dispuesto en el artículo 22.-, de
la LGCI, para el cumplimiento de
su objetivo la Auditoría
Interna tendrá las siguientes competencias:
a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación
con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos
fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo,
efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y
actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de
la Ley Orgánica
de la Contraloría
General de
la República, en el tanto éstos se originen en
transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de
control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer
las medidas correctivas que sean pertinentes.
c) Verificar que la administración tome las medidas de control interno
señaladas en esta Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien
la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar
regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades
desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende;
además, advertir a
los órganos pasivos que
fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones,
cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de
actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y
otros libros que, a criterio del Auditor Interno o Auditora Interna, sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
f) Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que
establece la Contraloría.
g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del
estado de las recomendaciones de
la Auditoría Interna,
de la
Contraloría General de
la República y de
los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de
su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al
jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h) Mantener debidamente actualizado y en uso de su dependencia el
Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna.
El mismo deberá ser emitido conforme los lineamientos generales de
la Contraloría y
en especial con lo establecido al respecto en
la LGCI.
i) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria
y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículos 99.- Deberes
Conforme el artículo 32.-, de la
LGCI, el Auditor Interno o Auditora Interna, Subauditor
Interno o Subauditora Interna y los demás funcionarios de
la Auditoría Interna,
tendrán las siguientes obligaciones:
a) Cumplir las competencias asignadas por ley.
b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los estudios que
la Contraloría y otras instituciones realicen en el
ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del
proceso del que sea responsable.
e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos
tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios
especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello
que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente
penal de los funcionarios sujetos a la
LGCI.
f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que
tengan acceso.
g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de
la Contraloría General
de la República. En
caso de oposición por parte de
la Auditoría Interna referente a tales disposiciones
y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de
la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de
la República.
h) Facilitar y entregar la información que les solicite
la Asamblea Legislativa
en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23), del artículo
121, de
la Constitución Política.
i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.
Ficha articulo
Artículo 100.- Potestades
El Auditor Interno o Auditora Interna y el Subauditor Interno o Subauditora
Interna y los demás funcionarios de
la Auditoría Interna,
tendrán las siguientes potestades, según el artículo 33.-, de
la LGCI:
a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos libros, archivos, valores,
cuentas bancarias y documentos de su competencia institucional, así como de los
sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes
públicos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras
fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno o
Auditora Interna y el personal de
la Auditoría Interna
podrán acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones
electrónicas que consten en los archivos y sistemas que realicen con los bancos
u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los
recursos que se requieran.
b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o
custodie fondos públicos de su competencia institucional, en la forma, las
condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el
cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la
solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos
públicos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración,
el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de
la Auditoría Interna.
d).Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su
competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Las solicitudes que se realicen por parte de este órgano fiscalizador a la
luz de los incisos anteriores, deben ser satisfechas en el plazo de tiempo
determinado para tal efecto.
Ficha articulo
Artículo 101.- Plazos
La
Auditoría Interna señalará a
la Administración,
en cada caso y atendiendo la razonabilidad, la lógica y oportunidad, el plazo
en el cual debe de suministrarse la información y documentación solicitada.
Este plazo será establecido considerando además el grado de complejidad y
la urgencia que representa la información requerida.
Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido,
previa comprobación de los motivos que concurren, el responsable deberá
comunicarlo así a
la Auditoría Interna, a fin de que ésta determine si
procede su ampliación.
Ficha articulo
Sección 10: Relaciones y Coordinaciones
Artículo 102.- Coordinación
Al Auditor Interno o a
la Auditora Interna le corresponderá regular y administrar
el manejo de las relaciones y coordinaciones de
la Auditoría Interna,
conforme la normativa aplicable. Estas relaciones se enfocan principalmente a
la Junta Directiva,
los Titulares subordinados, la CGR
otras
instancias internas o externas.
También le corresponde regular las relaciones de los demás funcionarios de
la Auditoría Interna,
con las dependencias internas o externas que forman parte de la competencia
institucional, a fin de que estas se establezcan respetando el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 103.- Relaciones cordiales y Comunicación efectiva
En aras de mejorar el desempeño de
la Auditoría Interna
y de propiciar un mayor conocimiento de la función que se realiza, el Auditor
Interno o Auditora Interna y su personal deben mantener relaciones cordiales y
una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con
la Junta Directiva,
el personal del COSEVI, los diferentes órganos sujetos a su fiscalización,
la CGR y las demás instituciones
que correspondan.
Ficha articulo
Artículo 104.- Comunicación durante el proceso de auditoría
El Auditor Interno o Auditora Interna y demás personal de
la Auditoría Interna,
debe mantener una comunicación proactiva y efectiva con
la Administración
o terceros auditados, con el fin de facilitar el normal desarrollo de todo el
proceso de la auditoría.
Ficha articulo
Artículo 105.- Relación con
la Administración, las Direcciones del MOPT y otras dependencias
Las diferentes Unidades Administrativas del COSEVI, las Direcciones
Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial, del
Ministerio de Obras Públicas y Transportes y cualquier otra dependencia que
reciba recursos del COSEVI, conforme lo dispuesto por
la Ley de Administración Vial N°
6324, así como su personal, están en la obligación de colaborar con
la Auditoría Interna,
cuando ésta se lo solicite en el cumplimiento de sus labores, de acuerdo con su
competencia institucional.
Para estos efectos están obligados a suministrar la información o
documentos que se les solicite de conformidad con el artículo 22.-, inciso a),
de la LGCI, con
motivo de una auditoría o de una verificación en relación con el uso de los
recursos asignados por parte del COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 106.- Independencia para comunicación e intercambio de información
El Auditor Interno o Auditora Interna goza de total independencia para
proveer e intercambiar información con
la CGR, así como con otros entes y órganos de
control externo que conforme a la ley así corresponda en el ámbito de sus
competencias. Lo anterior sin perjuicio de la coordinación interna que deba
darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de
la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 107.- Relación con
la Asesoría Legal del COSEVI
Es obligación de
la Asesoría Legal del COSEVI brindar el oportuno y
efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera
la Auditoría Interna,
a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades
de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c), de
la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 108.- Coordinación para la realización de labores especializadas
La Auditoría Interna deberá coordinar cuando
así lo estime necesario, la incorporación de profesionales y técnicos de
diferentes disciplinas funcionarios o no del COSEVI, para llevar a cabo labores
de su especialidad en apoyo a los estudios de auditoría que realice.
Ficha articulo
Artículo 109.- Asesoría a la
Auditoría Interna
Para atender evaluaciones del ámbito de acción de
la Auditoría Interna,
cuando por confidencialidad o agilidad a criterio del Auditor Interno o
Auditora Interna se requiera de servicios profesionales especiales, se
procederá con la contratación de estos, conforme lo dispuesto por
la Ley de
la Contratación
Administrativa y el artículo 131, inciso p), del Reglamento a
la Ley de
Contratación Administrativa, la
LGCI, la reglamentación interna del COSEVI y criterios de
la CGR.
Ficha articulo
CAPITULO III: DISPOSICIONES FINALES
Artículo 110.- Ajustes al manual institucional de cargos y clases
La
Administración debe incorporar los requisitos para el puesto de
Auditor Interno o Auditora Interna y de Subauditor Interno o Subauditora
Interna, otros cargos y personal según las necesidades de
la Auditoría Interna,
e incluirlos en el manual institucional de cargos y clases en conjunto con las
funciones aquí establecidas, según lo dispuesto en los lineamientos de
la CGR.
Ficha articulo
Artículo 111.- Modificaciones al Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la
Auditoría Interna del Consejo de Seguridad Vial
El Auditor Interno o Auditora Interna será el responsable de someter a
aprobación de la Junta
Directiva, las reformas que puedan ser necesarias para
mantener actualizado este Reglamento, conforme lo dispuesto en los
"Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor
internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y
destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna".
Ficha articulo
Artículo 112.- Derogatoria
Se deroga el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
la Auditoría Interna,
vigente por decreto ejecutivo N° 34648-MOPT, publicado en
La Gaceta N°146 del 30 de
julio del 2008.
Ficha articulo
Artículo 113.- Transitorio Único
La
Auditoría Interna contará con un plazo de doce meses a partir de la
vigencia de este Reglamento para completar los manuales y demás documentos
necesarios para guiar la actividad de auditoría interna, los cuales se harán
del conocimiento de la
Junta Directiva y en lo que sea procedente del resto de
la Administración
del COSEVI.
Ficha articulo
Artículo 114.- Vigencia
Rige a partir de su publicación en el diario oficial
La Gaceta.
Dado en la Presidencia
de la República.-San
José, a los 8 días del mes de agosto del dos mil once.
Ficha articulo
Fecha de generación: 22/2/2024 23:11:18
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