Artículo 2º-Este reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento del fondo de Caja Chica que la Municipalidad de Tibás tenga establecido.

Corresponde al despacho del Alcalde Municipal y la Dirección de Hacienda Municipal (artículo 109 del código Municipal), fijar los procedimientos de trámite interno que deben seguir los documentos que se emplean para utilizar estos fondos.

Artículo 3º-El fondo funcionará con un formulario, para la adquisición de bienes y/o servicios, con dinero en efectivo.

Articulo 4º-Se establece el fondo de caja chica en la suma de 1.000.000,00, cuya custodia se delega al Tesorero municipal o el funcionario autorizado por este, quien deberá actuar de conformidad con lo que al efecto disponga la normativa vigente y aplicable en materia de liquidez y al presente Reglamento.

Artículo 5º-El monto máximo para autorizar efectuar una compra por cada vale será de un 10% del monto del total de la caja chica. (100.000,00)

La actualización del fondo de caja chica y del monto de los vales se efectuará en forma automática, de acuerdo con las necesidades de la administración tomando como máximo de aumento el porcentaje de inflación acumulada del año.

Artículo 6º-Corresponderá al Concejo Municipal, mediante la toma de un acuerdo aprobar la variación del monto establecido para el fondo, esto atendiendo la solicitud escrita y justificada que haga la Dirección de Hacienda o en su efecto el Alcalde Municipal, con el fin de satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio en concordancia con el artículo anterior.

Artículo 7º-La Caja Chica trabajará mediante dinero efectivo que se tendrá a disposición exclusivamente para atender los egresos por compra de bienes o servicios autorizados según lo indicado en este reglamento.

Artículo 8º-La Caja Chica mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: Dinero en efectivo, vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. En ningún momento y por motivo alguno se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica.

Artículo 9º-La Caja Chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo sin excepción de ninguna clase.

Artículo 10.-La compra de bienes y/o servicios se realizaran por el fondo de Caja Chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones específicas:

a.         Si en bodega municipal no hay existencia del bien que se solicita.

b.         Si ninguna dependencia o funcionario de la municipalidad, según sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.

c.         Si el bien o servicio son de urgente necesidad.

d.         Si existe contenido económico con cargo a la respectiva partida presupuestaria.

El cumplimiento de las disposiciones anteriores será  responsabilidad del proveedor Municipal. 

Artículo 11.-Este reglamento y los funcionarios que involucra quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República, Ley Orgánica de La Contraloría General de La Republica, Ley General de La Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, Reglamento general de la Contratación Administrativa, el Reglamento de gastos de viaje para funcionarios del estado, Código Municipal, y cualquiera otra normativa conexa con la materia.

CAPÍTULO SEGUNDO

Del formulario

Artículo 12.-El formulario de Caja Chica debe de emitirse en original y copia, debidamente prenumerado en forma consecutiva, será suministrado a las jefaturas de las dependencias municipales, por el Departamento de la Proveeduría Municipal.

Artículo 13.-El formulario lo tramitará la proveeduría únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

a.         Se presente formalmente lleno, indicando el monto exacto y enumerando los artículos o servicios que se adquirirán, no debe contener borrones ni tachaduras.

b.         Se consigne la firma que autoriza el gasto (Alcalde Municipal) o del funcionario a quien él designara tal función, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17, inciso b) del Código Municipal.

c.         Se consigne la firma y claramente se señale el nombre del funcionario que hará el retiro de efectivo.

d.         Se consigne la firma y claramente el nombre de la Jefatura Inmediata que trasmita y solicita el bien o servicio.

e.         Se consigne mediante la firma y sello en el formulario la autorización correspondiente con sello y firma del funcionario que verifique la existencia de contenido presupuestario.

f.          Se detalle en el formulario la compra de los bienes y servicios por adquirir que por este reglamento se autorizan y con la correspondiente justificación.

Artículo 14.-Los formularios con un tiempo de recepción en la Tesorería Municipal, mayor a 8 días hábiles que no hayan sido cobrados , serán anulados sin previo aviso por la proveeduría Municipal.

CAPÍTULO TERCERO

De la liquidación

Artículo 15.-Los comprobantes de Caja Chica deberán ser presentados dentro de las  veinticuatro horas siguientes a su entrega en la proveeduría, salvo aquellos casos en donde por razones de caso fortuito o fuerza mayor no puedan liquidarse en ese plazo, en cuyo caso podrá hacerse con posterioridad, siempre y cuando se justifique el retraso en forma escrita y se autorice por el Alcalde Municipal dicha justificación en el documento.

Artículo 16.-Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale, deberá hacer el reintegro inmediato del dinero entregado para esos efectos a la tesorería y del comprobante a la proveeduría. Asimismo, dicho funcionario deberá consignar en el documento la justificación, con la firma de la jefatura superior inmediata del porque no fue utilizada.

Artículo 17.-Los comprobantes (facturas o recibidos) de las adquisiciones que se hagan con fondos de la Caja Chica y que son el sustento del egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos los cuales deberá la proveeduría municipal velar por su cumplimiento:

a.         Ser documentos originales, estar timbrados, membretados o dispensados del mismo por la Dirección general de la Tributación del Ministerio de Hacienda y estar emitidos a favor de la Municipalidad.

b.         Especificar forma clara y detallada la adquisición del bien o servicio recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale.

c.         Indicar claramente y con detalle la compra o servicio recibido, la cual debe coincidir con lo estipulado en el vale y traer impresos el sello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo, deben contener tachaduras ni borrones.

d.         Si la factura no tiene logotipo debe indicarse el nombre, el número de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio y sus especificaciones.

e.         Las facturas deberán venir firmadas al dorso, por la Jefatura Inmediata, como requisito para la comprobación de la adquisición del bien o servicio correspondiente, quien también será responsable de velar por el cumplimiento de los puntos  anteriores.

Artículo 18.-El monto de lo gastado NO podrá exceder el monto autorizado en el vale de Caja Chica. De presentarse esta situación, el funcionario a nombre de quien se giró el vale deberá asumir el gasto diferencial resultante, sin que la Municipalidad quede obligada a reintegrarle esa suma.

Artículo 19.-Para el trámite de compra por el fondo de Caja Chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios deberá también solicitar a la Proveeduría Municipal, la certificación de exoneración del pago del Impuesto de venta, la cual se entregada al proveedor que corresponda para los efectos tributarios.

Asimismo, no se reconocerá el importe por concepto de impuesto de venta, cuando este sea cancelado por el usuario del vale, ya que la Municipalidad de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Código Municipal, esta exenta del pago de toda clase de tributos.

Artículo 20.-No se podrá baja ninguna circunstancia entregar otro vale de Caja Chica a un funcionario que tenga pendiente la liquidación de un vale anterior.

Artículo 21.-La liquidación del documento de Caja Chica quedara formalizada cuando el funcionario haga entrega a la tesorería de los documentos los cuales deberán ser verificados por ellos que la suma de los documentos adjuntos coincidan con el monto solicitado, estampando el sello de cancelado quedando a la responsabilidad de la jefatura que firma el vale y el proveedor constatar el ingreso de los bienes y servicios adquiridos.

CAPÍTULO CUARTO

De los arqueos

Artículo 22.-Se procederá a realizar arqueos en forma sorpresiva al fondo fijo de Caja Chica, con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de auditoria vigentes y de las sanas practicas de administración, por parte de los funcionarios que realizaron las adquisiciones de los bienes y servicios

Artículo 23.-Si realizado el arqueo, resulta una diferencia en el efectivo; esta debe ser justificada por el responsable de la Caja Chica, quien además deberá en forma inmediata depositar el sobrante o reintegrar el faltante, según corresponda.

Artículo 24.-Todo arqueo de Caja Chica se realizará en presencia del Tesorero Municipal, quien es el funcionario responsable del fondo, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia del funcionario que él designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido.

Artículo 25.-Cuando el Tesorero Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo, se realizará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma del Tesorero y de la persona que la sustituirá. Igual procedimiento se utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se reintegre a su puesto.

CAPÍTULO QUINTO

De los reintegros

Artículo 26.-Los egresos que se realicen por Caja Chica se tramitarán a través del correspondiente reintegro de Caja Chica, que preparará el Tesorero Municipal como encargado del fondo fijo, en original y copia.

Artículo 27.-Se confeccionarán reintegros de Caja Chica cuando se haya gastado no más del 60% del fondo fijo (600.000,00), con el propósito de darle la rotación óptima a los recursos y mantener suficiente liquidez en el fondo.

CAPÍTULO SEXTO

De las prohibiciones

Artículo 28.-Por ningún motivo el proveedor tramitará las adquisiciones o compras de bienes y servicios, cuando la bodega municipal mantenga existencias de los artículos solicitados o cuando la administración por medio de sus dependencias, se encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio requerido a la dependencia que lo necesite.

Artículo 29.-Por ningún motivo el funcionario podrá variar el objetivo inicial de una compra. Ni se pagarán aquellos bienes y servicios que fueron adquiridos previos a la autorización de un vale de caja chica.

Artículo 30.-No tramitará la proveeduría excepto por causa de fuerza mayor por medio del fondo de Caja Chica las compras que se definan como artículos de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra que existan en la Municipalidad, según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General de la Contratación Administrativa.

Artículo 31.-Por ningún motivo la proveeduría aceptara el fraccionamiento ilícito en las compras de Caja Chica.

Artículo 32.-No podrá hacer uso del fondo de Caja Chica las personas que no presten servicio regular en la Municipalidad, mediante el sistema de planillas.

Artículo 33.-El fondo de Caja Chica no se utilizara para el cambio de cheques personales o emplearse para fines distintos del que fue creado, tampoco podrá disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por Ley y el presente Reglamento.

Artículo 34.-El encargado o responsable del fondo de Caja Chica, no podrán guardar documentos, efectivo o cheques de su propiedad particular, en los lugares destinados para tal fin, por ningún motivo podrán suplir con su dinero, compras o pagos que correspondan a la Municipalidad.

Artículo 35.-Ningún funcionario de la Municipalidad, con la excepción de quien tenga en custodia el fondo de Caja Chica, podrá mantener en su poder fondos de Caja Chica por más de un día.

De las sanciones:

Artículo 36.-Todo funcionario que haga uso del fondo de Caja Chica, tiene la obligación de conocer el presente reglamento. El incumplimiento del mismo dará lugar la sanción que corresponda:

A los usuarios:

a.         Al funcionario que transcurridos dos días contados desde el momento de retiro del efectivo, mantiene en su poder fondos de Caja Chica y no realizare la liquidación correspondiente o devolución justificada de los recursos municipales, se le amonestará verbalmente para que corrija tal situación.

b.         Si transcurridos siete días de mantener en su poder fondos de Caja Chica un funcionario amonestado verbalmente no realiza la liquidación correspondiente, se hará acreedor a una amonestación por escrito. También será amonestado por escrito aquel funcionario que sea reincidente en la comisión de la falta citada en el acápite a) de este artículo.

c.         El funcionario que habiendo sido prevenido por escrito de faltar a la liquidación de fondos provenientes de Caja Chica y que no lo hiciere en las siguientes cuarenta y ocho horas transcurridas a la notificación, será amonestado con una suspensión sin goce de salario de tres días. Igualmente será suspendido por el mismo periodo el funcionario que haya acumulado en un trimestre dos o más amonestaciones por escrito respecto a la falta de liquidación de Caja Chica.

d.         El funcionario renuente a liquidar fondos de Caja Chica, que haya sido objeto de las sanciones supraindicadas y que posterior a la suspensión no presente el informe de liquidación indicado se hará acreedor al despido sin responsabilidad patronal.

Al responsable de custodiar el efectivo de la Caja Chica:

En el desarrollo de las funciones de custodio se considera posible la comisión de las faltas que a continuación se clasifican de acuerdo al posible perjuicio económico y de otra índole, que puedan causar a la Institución.

Se consideran faltas leves:

a.         Mantener en desorden la documentación de Caja Chica.

b.         Irrespetar los procedimientos establecidos en este Reglamento para administrar  el fondo de Caja Chica.

c.         Faltantes detectados en arqueos de hasta mil colones que resulten causados por errores involuntarios.

d.         El atraso en las liquidaciones mensuales del fondo de Caja Chica para el correspondiente registro contable ante el Departamento de Contabilidad sin causa justificada.

Se consideraran faltas graves:

a.         Faltantes detectados en arqueos superiores a diez mil colones como resultado de dolo del custodio.

En el caso de incurrir los funcionarios en alguna de las faltas mencionadas se le aplicaran las siguientes sanciones:

a.         En la comisión de la primera falta leve: amonestación verbal.

b.         Si reincidiera en la misma falta leve en un periodo mensual: amonestación escrita.

c.         La comisión de tres faltas leves al Reglamento en un periodo mensual será sancionada con una amonestación por escrita.

d.         A la repetición de faltas consignadas en los acápites a), b) y c) se le aplicara la suspensión sin goce de salario de tres días.

e.         Igualmente a la comisión de una falta considerada como grave por primera vez se le aplicara una sanción de suspensión sin goce de salario de tres días.

f.          La reincidencia en faltas consignadas en el acápite anterior ameritara el despido sin responsabilidad patronal.

Artículo 37.-Corresponderá a la Proveeduría y Tesorería el cumplimiento de este Reglamento, quien rendirá un informe trimestral de esta gestión al Alcalde Municipal.

De la vigencia:

Artículo 38.-El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y deroga cualquier disposición que sobre esta naturaleza haya emitido la Municipalidad de Tibás con anterioridad al presente.

Por unanimidad se acuerda: Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad de Tibás.

San Juan de Tibás, 17 de setiembre del 2012.-