Texto Completo acta: E84EF
MUNICIPALIDAD DE SAN CARLOS
(Nota de Sinalevi: La Municipalidad de San Carlos
aprobó un nuevo Reglamento
interno de contratación administrativa de la Municipalidad de San Carlos, y
publicado en La Gaceta N° 139 del 21 de julio del 2014)
El Concejo Municipal de San Carlos en su sesión extraordinaria celebrada el
18 de enero del 2012, mediante artículo Nº 04, acta Nº 04, acordó: Aprobar el
Reglamento Interno de Contratación detalla, autorizando a la
Administrativa de la
Municipalidad de San Carlos, el cual a continuación se
Administración Municipal, a publicar el mismo en el Diario Oficial
La Gaceta:
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN CARLOS
CAPÍTULO I: ASPECTOS
GENERALES
ARTÍCULO 1: OBJETIVO.
El presente reglamento establece las regulaciones que aplicaran a los
procedimientos que despliegue
la Municipalidad de San Carlos para la adquisición,
suministro y disposición de los bienes y servicios adquiridos mediante el
desarrollo de los procedimientos de Contratación Administrativa, de conformidad
con el Código Municipal y sus reformas,
la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento
a la Ley de
Contratación Administrativa y sus reformas, y el Reglamento sobre el Refrendo
de las Contrataciones de la Administración Pública.
Ficha articulo
ARTÍCULO 2: ALCANCE.
Este Reglamento será aplicable sin excepción, a todos los procedimientos de
contratación, así como en los procesos de almacenamiento y distribución o
tráfico interno de bienes que promueva
la Municipalidad por
medio de la
Proveeduría Municipal:
Ficha articulo
ARTÍCULO 3: DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a) Concejo: Concejo Municipal de
la Municipalidad de San
Carlos.
a) CGR: Contraloría General de
la República
b) La
Municipalidad: Municipalidad de San Carlos.
c) Proveeduría Municipal:
La Proveeduría Municipal
de la Municipalidad
de San Carlos.
d) LCA: Ley de Contratación Administrativa. Ley Nº 7494 y sus
reformas.
e) RLCA: Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa. Decreto Ejecutivo Nº
33411-H y sus reformas.
f) El Código: El Código Municipal. Ley Nº 7794 y sus reformas
g) Unidad Solicitante: es la dirección, departamento, sección u
oficina que solicita la adquisición de algún bien o servicio.
h) RRCAP: Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de
la
Administración Pública. Resolución de
la Contraloría General
de la República Nº
R-CO-33 del 8 de marzo del 2006
Ficha articulo
CAPÍTULO II: ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
ARTÍCULO 4: DIRECCIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
La
Proveeduría Municipalserá la dependencia municipal competente para tramitar
los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios que interesen a
la Municipalidad, así
como para realizar los procesos de control, almacenamiento y entrega.
Ficha articulo
ARTÍCULO 5: FUNCIONES DE LA PROVEEDURÍA MUNICIPAL.
La Proveeduría Municipal tendrá las siguientes funciones, bajo la
subordinación de la
Alcaldía:
a) Confeccionar, actualizar y custodiar toda clase de documentos
y expedientes relacionados con los procedimientos de contratación, la
adquisición de bienes y/o servicios.
b) Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o
privadas relacionadas con la adquisición de bienes y servicios y demás
establecidas en el presente reglamento.
c) Gestionar eficiente y eficazmente los procesos de contratación
administrativa, una vez tomada la decisión inicial y hasta el finiquito de la
obra o entrega del bien y/o servicio.
d) Coordinar con los las unidades funcionales que corresponda, todos los
aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y
principios que regulan el proceso de contratación administrativa.
e) Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de
participación y de cumplimiento.
f) Gestionar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje
de los materiales y suministros importados.
g) Recomendar a la Alcaldía
Municipal, según corresponda, una respuesta para los recursos de objeción y/o
revocatoria de las resoluciones de adjudicación, así como las audiencias de la
CGR en esta materia.
(Así
reformado el inciso anterior mediante acta N° 07 del 30 de enero de 2017)
h) Preparar para la firma de
la Alcaldía o quien esta designe, las solicitudes
ante la CGR de
aquellas compras que requieren de este requisito conforme a lo indicado en la
normativa vigente sobre contratación administrativa.
i) Recomendar a la
Alcaldía (o Dirección General) o al Concejo Municipal, según
corresponda, una respuesta para los recursos de objeción y/o revocatoria de las
resoluciones de adjudicación, así como las audiencias de
la CGR en esta materia.
j) Dirigir los procesos de sanción contra proveedores por incumpliendo a
las condiciones de la compra, conforme a lo estipulado en la normativa vigente
sobre contratación administrativa. Corresponderá a
la Proveeduría Municipal el confeccionar el informe
de final que deberá enviarse al Concejo Municipal para toma de la decisión de
sancionar.
k) Elaborar el programa de adquisiciones integrado y sus modificaciones, de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6º de
la Ley de Contratación
Administrativa y 7º del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa.
l) Analizar las ofertas recibidas, con base en los términos que contemple
el cartel, y aplicar los parámetros de evaluación sobre la base de las ofertas
técnicas y legalmente elegibles.
m) Confeccionar las órdenes de compra.
n) Preparar un informe trimestral sobre la gestión de compras e informar a
su superior sobre cualquier anomalía que se detecte en los procedimientos de
contratación.
o) Custodiar y administrar los bienes muebles y equipos que no se hayan
asignado a una unidad específica, por considerarse de uso general o colectivo,
según el criterio de la Alcaldía Municipal
p) Incluir en el Sistema Integrado de
la Actividad Contractual
(SIAC) de la CGR,
toda la información referente a los diferentes procedimientos de contratación
administrativa que realiza la
Municipalidad en la forma y plazos establecidos.
q) Tramitar las exenciones tributarias de los materiales y equipo adquirido
por la Institución,
o cuya gestión corresponda a ésta, conforme al Manual de Exoneraciones de la
Municipalidad de San Carlos.
r) Constituir y mantener actualizado el Registro de Proveedores de
la Municipalidad.
s) Realizar los procesos de recepción de objetos de compra, verificación de
ejecución y trámites de nóminas.
t) Las demás que se establezcan en el presente reglamento o en la normativa
vigente sobre contratación administrativa.
Ficha articulo
ARTÍCULO 6: COMISION DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
La Comisión de Contratación
Administrativa, estará conformada por lo titulares de los siguientes
departamentos
a) Proveeduría Municipal
b) Dirección Legal
c) Dirección de Hacienda
d) Dirección de Planificación
e) Departamento de Control Interno
Asimismo, serán miembros no permanentes de la comisión, los coordinadores
de los departamentos solicitantes de cada contratación
La comisión será coordinada por el Proveedor Municipal, quien será el
responsable de enviar los expedientes de las compras que así se solicite, así
como de dirigir las reuniones y conformar el
Ficha articulo
Artículo 7º-Para todos
los efectos la Comisión de Contratación Administrativa se reunirá cuando el
Proveedor Municipal, la Alcaldía o el Concejo Municipal así lo soliciten de
manera fundamentada.
Cuando se le
solicite, la Comisión de Contratación Administrativa será la responsable de
revisar las recomendaciones de adjudicación de las Licitaciones Abreviadas y
las Licitaciones Públicas, o las compras directas que así lo requieran, además
de las demás contrataciones que requieran de la adjudicación de la Alcaldía
Municipal.
Asimismo, cuando se
le solicite, la Comisión será la responsable de revisar las recomendaciones
sobre los recursos, previa recomendación escrita de la Dirección Jurídica y
Proveeduría Municipal, así como de resolver cualquier otro asunto que le sea
solicitado por el Concejo Municipal, o la Alcaldía Municipal, referente a los
procesos de compra que desarrolle la Municipalidad de San Carlos.
(Así
reformado mediante acta N° 07 del 30 de enero de 2017)
Ficha articulo
CAPÍTULO III: DEL PROCESO DE COMPRAS
SECCION I: PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Artículo 8º-El Concejo Municipal
nombrará una comisión especial permanente, para analizar y brindar recomendaciones
al Concejo Municipal sobre los informes mensuales de las adjudicaciones de las
Licitaciones Abreviadas, Licitaciones Públicas y Contrataciones directas,
promovidas por la Proveeduría Municipal.
Los informes
mensuales de las adjudicaciones de las Licitaciones Abreviadas, Licitaciones
Públicas y Contrataciones directas, promovidas por la Proveeduría Municipal,
deberán incluir por cada adjudicación el acuerdo final de adjudicación por la
Alcaldía Municipal, el cartel de licitación, la recomendación de adjudicación
por la Proveeduría Municipal y la lista de chequeo para evaluación de ofertas.
La Proveeduría Municipal tendrá concluido el mes, 10 días hábiles para
presentar el informe por medio de correo electrónico de los miembros de la
Comisión Especial y con copia a la Auditoría Interna Municipal
(Así
reformado mediante acta N° 07 del 30 de enero de 2017)
Ficha articulo
ARTÍCULO 9: DECISIÓN INICIAL
La decisión de iniciar al procedimiento de contratación administrativa será
tomada por el Alcalde Municipal una vez que la unidad solicitante, en
coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según
corresponda, haya acreditado, al menos, los requisitos indicados en el artículo
8 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
La documentación generada de la decisión inicial, será remitida a
la Proveeduría Municipal,
para ser incluida en el Plan Anual de Compras
Ficha articulo
ARTÍCULO 10: SOLICITUD DE COMPRA
Las solicitudes de compra que sean enviadas a
la Proveeduría Municipal,
como mínimo deberán incluir la siguiente información.
a) Descripción completa de la mercadería o servicio requerido.
b) Cantidad solicitada.
c) Plazo de entrega máximo requerido.
d) Justificación de la necesidad a satisfacer.
e) Indicación de que el objeto solicitado está contemplado en el Plan Anual
de Adquisiciones.
f) Las especificaciones técnicas del bien o términos de referencia del
servicio, aprobadas por el profesional responsable, según corresponda a cada
área.
g) Código de presupuesto en el cual se incluye el presupuesto para compra.
h) Indicación del contenido presupuestario disponible para la compra, el
cual debe estar debidamente congelado a la hora de iniciar el proceso de
compra.
i) Los que indique el Manual para
la Confección de Solicitudes de Compra de
la Municipalidad de San
Carlos y la legislación vigente.
j) Las demás que sean requeridas por
la Proveeduría Municipal
para garantizar el ajuste de la compra que corresponda a la legislación vigente
y a los fines perseguidos en cada compra.
Ficha articulo
ARTÍCULO 11: INICIO DEL PROCESO DE COMPRA
El proceso de compra será iniciado una vez que
la Proveeduría Municipal
haya verificado que la solicitud cumple con los requisitos indicados en el
presente reglamento y en la legislación vigente.
Uva vez recibida la solicitud de compra,
la Proveeduría Municipal
contará con un plazo de un día hábil para verificar el contenido de la
solicitud de compra.
De determinarse que la solicitud no cumple con los requisitos establecidos,
se notificará al solicitante para que en un plazo de tres días hábiles, proceda
a confeccionar las correcciones que corresponda. De no obtenerse una respuesta
por parte del solicitante, se procederá a rechazar la solicitud de compra, archivando
su trámite.
Si una vez vencido el procedimiento anterior, y antes de recibir ofertas;
la Proveeduría Municipal
determina que es necesaria información adicional, o que existen inconsistencias
con la solicitud, se notificará al solicitante para que haga las correcciones
de que se trate, conforme a lo establecido en el párrafo anterior.
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ARTÍCULO 12: DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Una vez tomada la decisión inicial y aceptada la solicitud de compra por
parte de la
Proveeduría Municipal, se deberá conformar el expediente
administrativo por parte de la Proveeduría Municipal, con base en lo que indica
el artículo 11 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa.
El expediente será resguardado por
la Proveeduría Municipal,
pudiendo ser trasladado al Archivo Central Institucional, una vez que se
suscriba el finiquito de la compra que corresponda y se haya concluido con el
periodo presupuestario en el que se realizó la compra. Los expedientes
correspondientes a las contrataciones que cubran más de un periodo
presupuestario, deberán permanecer en las instalaciones de la proveeduría
mientras se mantenga su ejecución.
El expediente administrativo solo podrá ser retirado de
la Proveeduría Municipal
por el personal que se encuentre expresamente autorizado para esos efectos.
En los trámites de
resolución de recursos, objeciones, adjudicaciones, sanciones, el coordinador
de la Comisión
de Contratación Administrativa, será el responsable de la custodia del
expediente en el plazo en el que dure este en estudio.
La
Contraloría General de
la República,
La Auditoría Interna,
el Departamento de Control Interno y los órganos que se nombren para
desarrollar procesos de investigación sobre alguna de las compras, tendrán
acceso al expediente cuando lo estimen conveniente, con la debida solicitud
indicando la finalidad del retiro del expediente. En estos casos,
la Proveeduría
deberá mantener una copia del expediente en el tiempo que se tarde la
investigación respectiva.
La Proveeduría, deberá mantener
debidamente actualizada la información referente al estado y ubicación de cada
uno de los expedientes. En caso de retiros, se deberá mantener la información
del nombre del responsable de su custodia, fecha de retiro, motivo de retiro y
fecha probable de devolución.
Ficha articulo
ARTÍCULO 13: EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
La
Proveeduría Municipal, procurará la creación de un sistema de archivo
digital, en cual se almacenará toda la documentación relativa al procedimiento
de contratación. Dicho expediente, podrá ser consultado por quien lo solicite.
El expediente administrativo, podrá ser publicado por los medios en línea
de que disponga la
Municipalidad, o ser remitido a los interesados por los
medios electrónicos que faciliten su manejo, de conformidad con el Manual de
Uso de Medios Electrónicos y Archivo Digital de
la Municipalidad de San
Carlos.
Ficha articulo
ARTÍCULO 14: DETERMINACIÓN DEL TIPO DE PROCESO DE COMPRA A EMPLEAR
Será responsabilidad de
la Proveeduría Municipal el determinar el tipo de
proceso de compra a emplear para cada solicitud de compra, con base en lo
establecido en la legislación vigente y el Manual sobre Solicitudes de Compra
de la Municipalidad
de San Carlos.
Para la determinación del tipo de compra a desarrollar, se deberán
considerar al menos los siguientes criterios:
a) El monto estimado de la compra total a realizar, con base en los límites
indicados en el artículo 27 de la
Ley de Contratación Administrativa
b) El tipo de compra a realizar, sea, si esta es una compra de obra
pública, de servicios profesionales, de materiales o suministros.
c) Si la mejor forma de satisfacer la necesidad existente, es mediante la
realización de una compra de caja chica, conforme a lo que se establezca en el
Manual de Compras de Caja Chicade
la Municipalidad de San Carlos, se utilizará este
medio.
d) Si la compra se encuentra dentro de los supuestos indicados en el
capítulo IX del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa, se aplicarán los tipos de
compra que allí se establecen.
e) Si la compra obedece a un servicio de prestación continua, al suministro
de materiales o suministros de consumo regular en la institución o si la compra
pudiera reportar economías de escala, se procurará la adquisición mediante
compras de consignación, entrega contra demanda, o cualquier otro de similar
naturaleza.
f) Si existen dentro del programa anual de compras, necesidades de
adquisición similares, que puedan agruparse en una sola compra, con base en
contenido presupuestario actual, para una mejor satisfacción del interés
público.
g) Si el proceso corresponde a alguno de los supuestos indicados en el
artículo 2 de la Ley
de Contratación Administrativa
h) Si la compra responde a un asunto de urgencia o emergencia, conforme a
lo que indican los artículos 132 y 136 del Reglamento a
la Ley de Contratación
Administrativa
Las razones consideradas para la determinación del proceso de compra,
deberán acreditarse en el expediente administrativo.
Ficha articulo
SECCION II: PROCESO DE CONTRATACION
ARTÍCULO 15: PROCEDIMIENTO INFRUCTUOSO
Cuando una compra directa resulte infructuosa, se procederá a contratar,
previo estudio y resolución motivada, al proveedor que
la Proveeduría
determine por razones de precio, calidad y experiencia. Lo anterior no podrá
ser posible para contrataciones de obra pública, ni para aquellos contratos en
los que se hayan desarrollado contrataciones del mismo tipo durante el último
año.
Para lo anterior, deberán acreditarse al menos 3 cotizaciones de
proveedores existentes en el mercado dentro del expediente administrativo.
Ficha articulo
ARTÍCULO 16: VERIFICACIÓN DE PROHIBICIONES
Cuando se hayan desarrollado las actividades establecidas en el Reglamento
a la Ley de
Contratación Administrativa para la verificación de las prohibiciones de los
oferentes, y aun persista la duda sobre el si un proveedor se encuentra
inhibido, la
Proveeduría Municipal, deberá ejecutar las siguientes
acciones.
a) Solicitar una certificación notarial de la propiedad de las acciones de
la empresa participante.
b) Consultar en el sistema Compra RED si la empresa que resultará adjudicataria
se encuentra inhibida para concursar.
Ficha articulo
ARTÍCULO 17: DEFINICION DE PUESTOS CON INJERENCIA
Se considera que son funcionarios con poder de decisión o injerencia dentro
de los procesos de compra desarrollados por
la Municipalidad de San
Carlos, además de los indicados en la
Ley 7494, los que ocupan alguno de los siguientes cargos.
a) Director General
b) Los funcionarios de
la Dirección Legal
c) Los funcionarios del Departamento de Recursos Humanos
d) El personal del Departamento de Control Interno
e) El personal de la
Dirección de Auditoría
f) Los demás funcionarios que ostenten puestos de directores.
g) El personal que tome parte de forma directa o indirecta en cualquiera de
las etapas de los procesos de contratación establecidas en el presente
reglamento y los procedimientos conexos de este.
h) Los demás que, sean considerados de esta forma mediante resolución
razonada por parte de
la Alcaldía Municipal
i) Los funcionarios de la
Municipalidad de San Carlos, no podrán participar en
contrataciones desarrolladas por la misma municipalidad, a título personal, o
como parte de alguna sociedad; sea que se encuentren laborando, o que cuenten
con algún tipo de permiso con o sin goce de salario.
Ficha articulo
ARTÍCULO 18: LEVANTAMIENTO DE
LA PROHIBICIÓN
La Administración deberá prestar su total
colaboración en los procesos de solicitud del levantamiento de la prohibición
que realicen los proveedores de
la Municipalidad, suministrando de forma oportuna la
información que estos requieran.
Ficha articulo
ARTÍCULO 19: PRECIO INACEPTABLE
En aquellas compras en las que se decida rechazar ofertas por considerarse
que el precio ofrecido es inaceptable, se deberán consignar los datos
específicos de los precios de mercado considerados en el análisis, los precios
históricos de adquisiciones similares en
la Municipalidad de San
Carlos, y cualquier otra consideración que se estime conveniente.
En el caso de que el rechazo se deba a la falta de contenido
presupuestario, pero el código presupuestario del cual se pretendía desarrollar
la compra posee el contenido que serviría para abarcar la totalidad del bien
ofrecido, deberá indicarse de forma expresa las razones por las cuales aun se
indica que el precio es inaceptable.
Para los casos anteriores, deberán realizarse las gestiones con el oferente
a fin de permitirle a este reducir sus precios, así como permitirle la debida
defensa cuando corresponda.
Ficha articulo
ARTÍCULO 20: GARATÍAS DE PARTICIPACIÓN, CUMPLIMIENTO Y OTRAS GARANTÍAS
En la solicitud de compra, el departamento solicitante deberá indicar si
desea que se solicite la garantía de participación, la garantía de cumplimiento
o retenciones sobre el pago, indicando las razones consideradas para esto y los
riesgos asociados al proceso de compra. De omitirse esta indicación, se
considerará que esta es innecesaria para el contrato de que se trate, quedando
facultada la
Proveeduría para solicitar las aclaraciones que considere
necesarias, o incluir dicha garantía de oficio, previo análisis de si esta
procede.
Para la solicitud de la garantía de cumplimiento, deberán considerarse los
siguientes aspectos:
a) Tipo de contrato a desarrollar.
b) Plazo de ejecución y entrega del contrato a desarrollar.
c) Riesgos asociados a contrataciones similares desarrolladas en el pasado.
d) Calificación de riesgo del sector al que pertenecen los proveedores
potenciales.
e) Estimación de la compra por desarrollar.
Los mecanismos de rendición de garantías, custodia de las garantías y
ejecución de las garantías, se harán conforme al Manual de Ejecución de
Contratos de la
Municipalidad de San Carlos.
Ficha articulo
ARTÍCULO 21: CARTEL DE COMPRA
La proveeduría mantendrá carteles estandarizados para cada tipo de compra,
de forma que se facilite la confección y publicación de estos, así como el
análisis posterior de las ofertas presentadas, se minimicen los riesgos de caer
en limitación de la libertad de competir y se facilite la participación de los
potenciales oferentes, así como mejorar los procesos de capacitación, tanto
para los funcionarios de la institución, como a los proveedores.
Las especificaciones técnicas que se incluirán en los carteles, deberán ser
proporcionadas a
la Proveeduría Municipal, por parte del departamento
solicitante. Las especificaciones de forma y legales de los carteles, serán
incluidas por la proveeduría municipal, tomando en consideración las
solicitudes y recomendaciones de los departamento solicitantes.
La Proveeduría,
podrá modificar aquellas especificaciones que considere que lesionan el interés
público, o ponen en riesgo los objetivos que se persiguen con la compra,
dejando constancia de las razones consideradas para tomar la decisión
respectiva.
Las gestiones realizadas por los proveedores, de manera previa a la
recepción de ofertas, referentes a la aclaración o modificación de clausulas
cartelarias, deberán ser atendidas y resueltas por
la Proveeduría,
indicando las razones de la aceptación o rechazo de cada trámite.
En los casos en que se trate de una contratación excluida de los
procedimientos ordinarios de contratación, indicadas de esa manera por la
normativa vigente, se deberá confeccionar un documento simple en el cual se
detallen las condiciones en que debe entregarse el objeto contractual, el cual
deberá ser aceptado por el proveedor que resulte favorecido con la compra.
Ficha articulo
ARTÍCULO 22: AUDIENCIAS Y VISITAS PREVIAS
La
Proveeduría Municipal, procurará la realización de visitas previas a los
sitios de construcción de obras públicas, con la participación de todos los
potenciales oferentes. Dichas visitas solo podrán ser obligatorias para aquellos
contratos que se consideren extremadamente complejos y se constituirán como
excepciones a la regla.
En aquellas compras complejas o novedosas, cuya cuantía sea muy elevada, se
realizarán audiencias previas al cartel, conforme a lo que indica el artículo
53 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
La aplicación de estas figuras, deberá darse conforme al Manual de
Procedimientos de Contratación Administrativa de
la Municipalidad de San
Carlos.
Ficha articulo
ARTÍCULO 23: CONDICIONES INVARIABLES Y REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
Aquellos aspectos que las unidades solicitantes deseen incluir como
condiciones invariables en los contratos, deberán contar con la debida
justificación de su procedencia y de que su inclusión se orienta a la selección
de la oferta más conveniente a los intereses de
la Administración.
Dichas condiciones, únicamente serán consideradas como insubsanables,
cuando correspondan a alguno de los aspectos indicados en artículo 80 del
Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
Ficha articulo
ARTÍCULO 24: MEDIOS DE PUBLICACION DE LAS INVITACIONES
La municipalidad utilizará como medio de notificación el fax indicado por
el proveedor en sus documentos de inscripción, siendo responsabilidad de este
último, el mantener su información actualizada y reportar cualquier cambio que
pudiera haberse presentado en los datos reportados.
Como medios alternativos, se podrá invitar utilizando medios electrónicos
tales como el correo electrónico del proveedor inscrito, cuando este solicite
de manera expresa que las invitaciones le sean enviadas de esta manera. Para
esto, se utilizará el correo indicado por el interesado en sus documentos de
inscripción en el registro.
La
Proveeduría Municipal, procurará la publicación de todos sus procesos de
compra en el sitio web de la
Municipalidad, así como la publicación de todos los carteles
de compra que se publiquen.
En los procesos, podrán ofrecer los proveedores que no hayan sido invitados
a concursar, sin embargo, el cartel de compra, las modificaciones y aclaraciones
de este, deberán ser gestionadas por el proveedor, quien será el responsable de
conocer dicha información.
Ficha articulo
ARTÍCULO 25: FORMA DE PRESENTACION DE OFERTAS
La
Proveeduría Municipal, definirá los tipos estandarizados de
contrataciones, para los cuales, definirá los formularios que podrán ser
utilizados por los proveedores en la presentación de sus ofertas, con la
finalidad de reducir el riesgo de incumplimientos de formalismos y atrasos en
los procesos por omisiones de los oferentes, así como facilitar los procesos de
estudio y análisis de las ofertas.
En las contrataciones directas, y las contrataciones excluidas de los
procedimientos de contratación ordinarios, se podrán recibir ofertas por medio
del correo electrónico, en el tanto estas hayan sido remitidas de la dirección
indicada por el contratista en su inscripción al registro de proveedores, y la
oferta original será remitida en un plazo no mayor de 3 días hábiles a
la Proveeduría Municipal,
pudiendo establecerse en el cartel un plazo más corto para ese efecto.
Ficha articulo
ARTÍCULO 26: SUBCONTRATACIÓN
La municipalidad, conforme a lo que indica el artículo 69 del Reglamento a
la Ley de Contratación
Administrativa, autorizará la subcontrataciones por más del 50% del monto del
contrato total únicamente en las contrataciones de obra pública, y cuando se
presenten las siguientes circunstancias
a) Que con ello no se ponga en riesgo la obra a desarrollar.
b) Que la subcontratación no aumente los costos del contrato.
c) Las demás que se definan en el cartel de compra para el tipo de compra
específico.
En cada cartel de compra se indicará si para la compra específica es
permitido subcontratar por un monto superior al 50%, quedando obligado el
contratista a indicar desde su oferta esta condición, los alcances de la subcontratación,
datos de los subcontratados, y las razones por las cuales requiere de la
subcontratación.
Si la
Administración determina que el permitir la subcontratación
podría lesionar los intereses de la misma institución o el interés público, se
rechazará la oferta con la indicación expresa de las razones por las cuales se
toma esa decisión.
Ficha articulo
Artículo 27.-Las contrataciones
desarrolladas por la Municipalidad de San Carlos, serán adjudicadas
considerando los siguientes criterios:
·
Las Licitaciones Públicas y Licitaciones Abreviadas, serán
adjudicadas por la Alcaldía Municipal.
·
Las adjudicaciones de Contrataciones Directas, cuyo monto sea
superior al 80% del monto máximo para la realización de una compra directa,
serán adjudicadas por la Alcaldía Municipal.
·
Las adjudicaciones de todas las Contrataciones Directas, cuyo
monto sea inferior al 80% del monto máximo para la realización de una compra
directa, serán adjudicadas por el Proveedor Municipal.
- Las
contrataciones comprendidas en el artículo 131 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, deberán ser adjudicadas conforme a los montos
indicados en los incisos anteriores.
- La declaratoria
de infructuoso o desierto, así como las ampliaciones en los plazos de
adjudicación, serán dictadas por el mismo órgano con competencia para
adjudicar.
(Así
reformado mediante acta N° 07 del 30 de enero de 2017)
Ficha articulo
ARTÍCULO 28: ESTUDIO DE OFERTAS
La revisión de los aspectos formales de las ofertas, serán verificados por
la proveeduría municipal en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
Cuando por la especialización de las ofertas recibidas, cuando así sea
requerido por el departamento solicitante, o cuando del estudio legal, se
determine que las ofertas tienen implicaciones complejas, se procederá a solicitar
el estudio técnico, por parte del departamento solicitante de la compra. La
verificación de los aspectos técnicos de las ofertas será de la entera
responsabilidad del departamento solicitante de la compra, cuando así se le
solicite.
La proveeduría indicará el plazo máximo para el desarrollo de dicho
estudio, que en ningún caso podrá exceder los cinco días hábiles.
Queda facultada la proveeduría para requerir los servicios de un tercero
con conocimientos técnicos o legales en la rama en que se desarrolla el
concurso, para el desarrollo de los estudios de cumplimiento que se consideren
necesarios.
La aplicación del sistema de evaluación, cuando sea necesaria su
elaboración, deberá ser confeccionado por
la Proveeduría Municipal,
sobre aquellas ofertas que cumplan técnica y legalmente con lo solicitado en el
cartel.
Ficha articulo
ARTÍCULO 29: COMPETENCIAS PARA ADJUDICAR
Las contrataciones desarrolladas por
la Municipalidad de San
Carlos, serán adjudicadas considerando los siguientes criterios:
a) Las adjudicaciones de Licitaciones Públicas cuyo monto a adjudicar sea
mayor al límite para realizar contrataciones directas, serán adjudicadas por el
Concejo Municipal.
b) Las adjudicaciones de Licitaciones Abreviadas cuyo monto supere el
límite para la realización de contrataciones directas, serán adjudicadas por el
Concejo Municipal.
c) Las adjudicaciones de Contrataciones Directas, cuyo monto sea superior
al 80% del monto máximo para la realización de una compra directa, serán
adjudicadas por
la Alcaldía Municipal.
d) Las adjudicaciones de todas las Contrataciones Directas, cuyo monto sea
inferior al 80% del monto máximo para la realización de una compra directa,
serán adjudicadas por el Proveedor Municipal.
e) Las contrataciones comprendidas en el artículo 131 del Reglamento a
la Ley de Contratación
Administrativa, deberán ser adjudicadas conforme a los montos indicados en los
incisos anteriores.
f) La declaratoria de infructuoso o desierto, así como las ampliaciones en
los plazos de adjudicación, serán dictadas por el mismo órgano con competencia
para adjudicar.
g) Las contrataciones de cuantía inestimable, serán adjudicadas por el
Concejo Municipal.
Ficha articulo
ARTÍCULO 30: DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN
Una vez concluido el estudio de las ofertas, y confeccionado el cuadro de
evaluación de ofertas, se procederá a confeccionar por parte del funcionario
encargado de dirigir el proceso de compra, una recomendación de adjudicación,
que será remitida al órgano con competencia para adjudicar, conforme al
artículo anterior, el cual será el responsable de tomar la decisión de
adjudicar, declarar desierto o infructuoso el concurso respectivo.
Cuando por la complejidad de la compra se requiera, o así sea solicitado
por el órgano responsable de la adjudicación, la recomendación de adjudicación
deberá ser estudiada por la
Comisión de Contratación Administrativa de forma previa a la
toma del acto de adjudicación.
Cuando el órgano adjudicador, decida no aceptar la recomendación recibida,
se deberá dejar constancia de las circunstancias que lo llevaron a tomar dicha
decisión, con base en la normativa vigente
El acuerdo de adjudicación deberá ser tomado en el plazo indicado en
la Ley y el Reglamento de
Contratación Administrativa.
Ficha articulo
ARTÍCULO 31: SISTEMA INTEGRADO DE ACTIVIDAD CONTRACTUAL (SIAC)
Toda la información sobre las contrataciones que desarrolla
la Municipalidad de San
Carlos, deberá ser incluida en el SIAC, conforme a lo que indican las
Directrices para el Registro,
la Validación yel Uso de
la Información
sobre la
Actividad Contractual Desplegada por los Sujetos Pasivos del
Control yla Fiscalización de
la Contraloría General de
la República
(D-4-2005-CO-DDI).
En el proceso de uso y alimentación del SIAC, se atenderá lo que al
respecto indica el Manual de Procedimientos de Inclusión de Información en el
SIAC.
Ficha articulo
ARTÍCULO 32: COMPRAS DIRECTAS DE ESCASA CUANTIA
En el desarrollo de los procedimientos de contratación directa de escasa
cuantía, se atenderá lo que al efecto indica el Manual para el desarrollo de
procedimientos de contratación administrativa de
la Municipalidad de San
Carlos, observando al menos los siguientes aspectos:
a)La búsqueda de la celeridad, simplicidad, agilidad, eficiencia y eficacia
en el desarrollo de los procesos de Contratación Administrativa
b)La confección de carteles sencillos y simples.
c) La mayor facilidad para la presentación de las ofertas por parte de los
oferentes.
d)Que mediante la contratación a realizar, se satisfagan las necesidades de
abastecimiento al menos del año en curso, procurando el desarrollo de
contrataciones plurianuales.
e) Que con la compra a realizar, no se esté incurriendo en un
fraccionamiento ilícito.
f) Que la compra se encuentre programada e incluida en el Plan Anual de
Compras.
Ficha articulo
ARTÍCULO 33: COMPRAS CON FINANCIAMIENTO
Cuando se desee realizar una contratación con financiamiento, se deberá
fundamentar su procedencia, y se deberá contar con el dictamen previo emitido
por la Dirección
de Hacienda de la
Municipalidad.
Ficha articulo
ARTÍCULO 34: REMATE
Los remates, independientemente de su objeto, serán desarrollados por
la Proveeduría
Municipal.
El órgano encargado de realizar los procesos de avalúo que sean necesarios,
será la Sección
de Valoraciones, por medio de la solicitud del Departamento de Proveeduría.
Ficha articulo
Artículo 35.-Los recursos de revocatoria que se presenten, serán resueltos por el
mismo órgano que dictó el acto de adjudicación; sin embargo, deberá informarse
de manera mensual por medio de informe detallado a la comisión especial de Contratación
Administrativa del Concejo Municipal para su análisis e informe al Concejo
Municipal.
(Así
reformado mediante acta N° 07 del 30 de enero de 2017)
Ficha articulo
ARTÍCULO 36: COMPRAS DE URGENCIA
Las contrataciones de urgencia, establecidas en el artículo 136 del
Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa, se realizarán previa justificación de su
procedencia por parte del Departamento Solicitante, en la cual se deberán
indicar todas las justificaciones que sean necesarias, así como la indicación
de las razones por las cuales se convirtió la necesidad en una compra de
urgencia.
La resolución de efectuar una contratación de urgencia, será confeccionada
por la
Alcaldía Municipal. en dicha resolución, se deberá indicar si
procede o no el inicio de un proceso disciplinario en contra del funcionario
que solicita la contratación.
Las contrataciones de urgencia, que deban tramitarse ante
la Contraloría,
será solicitada por el departamento interesado, y serán dictaminadas por
la Proveeduria Municipal,
la cual remitirá a
la Alcaldía Municipal la resolución y oficio de
solicitud de la contratación para ser remitido a
la Contraloría General
de la República.
Ficha articulo
ARTÍCULO 37: DEL PROCESO DE RESOLUCION DE RECURSOS DE REVOCATORIA
Los recursos de revocatoria que se presenten, serán resueltos por el mismo
órgano que dictó el acto de adjudicación.
Para lo anterior, deberá solicitarse la colaboración de
la Dirección Legal
antes de emitir la resolución del recurso. Asimismo, cuando se considere
necesario, podrá solicitarse a
la Comisión de Contratación Administrativa, que de
curso al proceso de análisis de cada recurso, siendo esta la que debe
recomendar al ente que resuelve, la resolución del recurso.
Cuando se presente un recurso que debe ser resuelto por el Concejo
Municipal, deberá la
Proveeduría encargarse de todo el trámite de convocatoria a
audiencias, solicitud de información adicional sobre los procesos, notificar a
las partes, o cualquier otro trámite que deba desarrollarse, y que por los
horarios de sesiones del Concejo Municipal, no puedan ser realizados de forma
directa por este.
Cuando en la resolución de un recurso de revocatoria, el recurrente
solicite que el recurso sea resuelto por el Concejo Municipal, deberá
la Proveeduría
remitir el recurso para que este resuelva, aplicando lo indicado en el párrafo
anterior.
Ficha articulo
ARTÍCULO 38: DEL REFRENDO INTERNO
El refrendo o aprobación interna. Corresponderá al trámite que da validez
al contrato que se firme.
Dicho refrendo será aplicado con base en lo que indica el Reglamento sobre
el Refrendo de las Contrataciones de
la Administración
Pública y estará a cargo del Director Legal de
la Municipalidad.
La formalización del contrato, y el refrendo, no podrán ser ejecutados por
el mismo funcionario.
El trámite de refrendo deberá realizarse dentro de los 5 días hábiles
posteriores a la formalización del contrato.
El refrendo, y la formalización del contrato, serán solicitadas por
la Proveeduría Municipal,
con la remisión del expediente administrativo.
Ficha articulo
SECCION III: EJECUCION DE OBJETOS CONTRACTUALES
ARTÍCULO 39: ORDEN DE INICIO
Para el giro de la orden de inicio y el proceso de inicio de la ejecución
del contrato, se efectuaran con base en lo establecido en el Manual para
la Ejecución de
Inversiones de la
Municipalidad de San Carlos.
En cuanto a los procesos de ejecución de obra publica, deberá atenderse,
además del documento anterior, lo indicado en el Manual de Control de Obra
Pública.
Ficha articulo
ARTÍCULO 40: RECEPCIÓN DE OBRAS
La recepción de las obras desarrolladas por
la Municipalidad de San
Carlos, será hecha con base en lo que se indica en el Manual para
la Ejecución de las
Contrataciones Públicas de la
Municipalidad de San Carlos.
Ficha articulo
ARTÍCULO 41: REAJUSTE DE PRECIOS
Los reajustes de precios que sean solicitados por los contratistas, serán
tramitados por la proveeduría Municipal, la cual tendrá la potestad de
solicitar la colaboración de cualquier unidad funcional que se estime necesaria
para el desarrollo del análisis que corresponda.
Toda solicitud de reajuste de precios, deberá ser resuelta en un plazo no
mayor de 30 días hábiles, plazo dentro del cual,
la Proveeduría Municipal
deberá dictar la resolución de si acepta o rechaza el trámite correspondiente.
Si dentro del trámite de reajuste, se considera que se debe solicitar
información adicional por parte de los contratistas, estos deberán remitirla
dentro de los 5 días posteriores a la solicitud, la cual de no ser atendida,
generará el archivo automático de la gestión de que se trate. Este plazo
suspenderá el plazo del que dispone la administración para la resolución de la
solicitud de reajuste.
En todos los contratos de obra pública que desarrolle la municipalidad de
San Carlos, deberá solicitarse un detalle de precios conforme a lo que indica
el Manual de Reajuste de Precios de
la Municipalidad de San Carlos, de forma que sea
posible realizar el cálculo posterior del reajuste respectivo.
Ficha articulo
ARTÍCULO 42: BIENES COMO PARTE DEL PAGO
La responsabilidad de declarar los bienes como de libre disposición, será
del departamento de Proveeduría, previa consulta con los departamentos de
Contabilidad y Servicios Generales.
Ficha articulo
ARTÍCULO 43: MECANISMOS DE PAGO
La Municipal, podrá utilizar los
medios de pago que considere más convenientes para la satisfacción de los fines
municipales y para la mejor satisfacción del interés público; para esto, deberá
ajustarse a lo que indique el Manual de Tramites de Pago de
la Municipalidad de San
Carlos, procurando la mayor celeridad, simplicidad y seguridad en el pago de
que se trate.
La institución utilizará de forma prioritaria los medios de pago
electrónico a trabes de convenios con instituciones bancarias estatales, que le
garanticen el control y seguridad de las transacciones realizadas.
Para la mayor eficiencia, la municipalidad podrá adherirse a convenios de
pago automático, pronto pago, o cualquier otro medio existente en el mercado
que pueda significar una ventaja para la administración y los proveedores.
El uso de cualquier medio de pago diferente a los establecidos en el código
municipal, deberá ser debidamente reglamentado antes de iniciar su aplicación,
y deberá estar respaldado por los convenios que le otorguen una seguridad
razonable a la administración.
Ficha articulo
ARTÍCULO 44: TRAMITE DE PAGO
La administración se encuentra obligada a cancelar sus obligaciones dentro
de los treinta días naturales siguientes a la recepción de la factura por el
departamento responsable del objeto adquirido; una vez realizada la recepción
definitiva del objeto de compra a plena satisfacción de la administración. La
unidad responsable de iniciar el proceso de pago, es la misma que ejecuto y
recibió el objeto de compra, la cual deberá velar por la realización del
trámite de pago que corresponda.
La unidad de Control de Ejecución de Contratos, será la unidad de
la Proveeduría
encargada de verificar que los documentos aportados por el departamento
solicitante, se ajusten a lo indicado en los expedientes de cada compra, y
remitir a la
Alcaldía Municipal los documentos necesarios para que esta
ordene los pagos.
La forma específica de desarrollar los pagos, se reglamenta en el Manual de
Ejecución de Contratos de la
Municipalidad de San Carlos.
Ficha articulo
ARTÍCULO 45: PLAZOS MÁXIMOS DE PAGO
Para el desarrollo de los trámites de pago, las diferentes unidades
contarán con los siguientes plazos máximos para la ejecución de cada paso del
proceso:
a) El departamento solicitante, como responsable de la ejecución del
contrato, contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para remitir a
la Unidad de Control de
Ejecución de Contratos la documentación referente a las obras ejecutadas.
b) La Unidad
de Control de Ejecución de Contratos, contará con un plazo de 5 días hábiles
para realizar la revisión total del pago correspondiente, y remitir a
la Alcaldía Municipal
la documentación necesaria para que esta ordene el pago.
c)La Alcaldía
Municipal, revisará y aprobará los pagos en no más de 3 días
hábiles.
d) La Unidad
de Contabilidad, contará con un plazo máximo de 3 días hábiles para
confeccionar el cheque y remitirlo a
la Tesorería Municipal.
e) La Tesorería
deberá realizar el proceso de firma del cheque en un plazo no mayor de 1 día
hábil.
Ficha articulo
CAPITULO IV: REGISTRO DE PROVEEDORES
ARTÍCULO 46: FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES
La Municipalidad de San Carlos, utilizará
su propio registro de proveedores, el cual será administrado en su totalidad
por la
Proveeduría Municipal, la cual será la responsable de toda la
información, tanto física, como digital, que en el se encuentre.
Ficha articulo
ARTÍCULO 47: INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE PROVEEDORES
Para la inscripción en el registro, se utilizará el formulario creado para
tal efecto, el cual se mantendrá a disposición de todos los interesados.
Dicho formulario deberá ser presentado a
la Proveeduría Municipal,
la cual deberá verificarlo en cuanto a su contenido, y una vez que se cuente
con todos los datos, se procederá a ingresarlo en el sistema.
Una vez que se garantice que la información aportada es correcta, se
procederá a ingresar al proveedor como oferente potencial, de forma que siga
siendo invitado a todas las contrataciones que
la Municipalidad
realice.
El proceso de revisión, aceptación e inclusión de un proveedor en el
registro, deberá desarrollarse en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir
de la presentación de toda la documentación solicitada para ese trámite.
Ficha articulo
ARTÍCULO 48: PARTICIPACION DE PROVEEDORES NO INSCRITOS EN EL REGISTRO
Cuando un proveedor no inscrito en el registro de proveedores participe en
una contratación,
la Proveeduría Municipal, deberá hacer una
inscripción provisional de dicho proveedor, utilizando como base la información
aportada en la oferta, sin perjuicio de que pueda solicitarse información
adicional para completar el trámite o bien, que se pueda solicitar al proveedor
la formalización
En este caso, y hasta que no se de la formalización de la inscripción por
parte del proveedor, este quedará en la condición de inactivo.
Ficha articulo
ARTÍCULO 49: ROTACIÓN DEL REGISTRO DE PROVEEDORES
La rotación de Proveedores, se realizará conforme a lo que indica el
Procedimiento para inclusión y actualización de proveedores.
Ficha articulo
ARTÍCULO 50: ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL REGISTRO DE PROVEEDORES
La
Proveeduría Municipal, procurará mantener vigentes a todos sus
proveedores, para lo cual, antes del vencimiento de la información de estos,
contenida en el registro de proveedores, se les notificará, para que se proceda
a la actualización.
Ficha articulo
CAPITULO V: DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 51: DEROGATORIA
El presente reglamento, deroga toda disposición anterior que se le oponga
Ficha articulo
ARTÍCULO 52: DIRECTRICES Y DISPOSICIONES
Corresponderá a
la Proveeduría Municipal, girar las directrices y
disposiciones en materia de Contratación Administrativa, de forma que se
garantice lo indicado en el presente reglamento,
la Ley 7494 y su reglamento, así
como cualquier disposición legal existente.
Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones que puedan emitir
la Alcaldía Municipal,
el Concejo Municipal, o los órganos de control interno de
la Municipalidad.
Ficha articulo
ARTÍCULO 53: PLAZO PARA CONFECCION DE MANUALES
Los manuales indicados en el presente reglamento, deberán ser creados y
aprobados por el Concejo Municipal, a más tardar dentro de los seis meses
posteriores a la entrada en vigencia del presente reglamento.
Ficha articulo
ARTÍCULO 54: VIGENCIA
Rige a partir de su publicación en firme.
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/4/2024 02:46:27
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