Texto Completo acta: E85D4
- INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO
Que la Junta
Directiva de esta Institución mediante Acuerdo Nº 2 tomado en
la Sesión Nº
3795, celebrada el día 30 de agosto del año en curso acordó aprobar el
Reglamento General de Contrataciones de INCOP, el cual se leerá como sigue:
- Reglamento General de Contrataciones INCOP
- Capítulo I
- Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto del Reglamento. El presente Reglamento determina el marco
jurídico para contrataciones que ejecute el Instituto Costarricense de Puertos
del Pacífico en adelante INCOP, conforme lo establece
la Ley de Contratación
Administrativa No 7494 del 2 de mayo de 1995 y sus reformas, el Decreto
Ejecutivo No. 33411-H del 2 de noviembre del 2006 y su Reglamento General, en
adelante L.C.A y R.G.C.A. y demás normas que regulan la materia.
Ficha articulo
Artículo 2. Alcances del Reglamento. Este reglamento comprende todas las contrataciones de
bienes, servicios y obras que ejecute el INCOP. El órgano encargado de realizar
los trámites será la Unidad
de Proveeduría.
Ficha articulo
Articulo 3. Niveles de aprobación y competencias. Los niveles de aprobación
y competencia para el inicio de los procedimientos y adjudicaciones de bienes y
servicios u obras son los siguientes:
a. Solicitudes de compra de bienes, servicios y obra. El inicio del
procedimiento de contratación se dará con la formulación del documento de
"Decisión Inicial", el cual constituirá la decisión administrativa de promover
el concurso. Este documento deberá ser emitido por el titular subordinado de la
unidad solicitante y aprobada por
la Dirección a la cual pertenece la unidad
solicitante. La
Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Secretaría de
Fiscalización y Auditoría formularán sus propias solicitudes y aprobaciones.
b. Adjudicaciones: Las adjudicaciones de compra directa por escasa cuantía
serán aprobadas por el Proveedor General. Las adjudicaciones de las
Licitaciones Abreviadas, Contrataciones Directas Autorizadas cuyo monto no
requieran del refrendo contralor serán aprobadas por el Gerente General del
INCOP. Las adjudicaciones de las Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas
Autorizadas cuyos montos requieran del refrendo contralor serán aprobadas por
la Junta Directiva
del INCOP.
c. El inicio del procedimiento de remate de bienes muebles e inmuebles
indistintamente de la cuantía deberá ser autorizadas por
la Junta Directiva.
Ficha articulo
Capítulo II
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
Sección I
Comisión de Contratación Administrativa
Articulo 4. De la creación de
la Comisión. Al amparo del artículo Nº 223 del Reglamento General
de Contratación Administrativa, se crea
la Comisión de Contratación Administrativa que estará
integrada el Director Administrativo Financiero, el Proveedor General, un
Abogado de la Unidad
de Asesoría Jurídica y un técnico con voz pero sin voto cuando se requiera,
éste último se integrará conforme a la naturaleza de la contratación.
Ficha articulo
Artículo 5. Competencias de
la Comisión de Contratación Administrativa.
La Comisión de Contratación
Administrativa tendrá las siguientes funciones:
a. Recomendar todos los carteles de licitaciones y verificar que se haya
cumplido los requisitos previos de contratación.
b. Recomendar a la
Gerencia General los actos de adjudicación de las
licitaciones abreviadas.
c. Recomendar a la
Junta Directiva los actos de adjudicación de las Licitaciones
Públicas.
d. Analizar y recomendar la resolución a quien corresponda los recursos de
revocatoria interpuestos contra los actos de adjudicación de las licitaciones
abreviadas cuya estimación sea igual o inferior al "Monto de Apelación".
e. Convocar a cualquier funcionario de INCOP con carácter de invitado y con
el fin de obtener su criterio técnico en asuntos de su competencia.
Ficha articulo
SECCION II
Planificación de las compras e inicio de procedimientos.
Artículo 6. Programa de Adquisiciones. Todas las unidades funcionales de INCOP deberán planificar
sus necesidades de bienes, servicios y obras; debiendo ser consolidados por
la Dirección a que
pertenecen y por la
Presidencia Ejecutiva o Gerencia General para sus unidades adscritas;
debiendo ser remitida esta información a
la Unidad de Proveeduría antes de la primera quincena
del mes de Mayo. Deberá identificarse en dicho programa las necesidades comunes
a sus dependencias que puedan representar economía de escala, a efecto de
ordenar a sus dependencias la coordinación necesaria para promover un único
proceso de contratación a catando de esta forma los dispuesto en el artículo 13
del R.L.C.A.
La Unidad de Proveeduría integrará
toda la información y procederá a coordinar su respectiva publicación en el Diario
Oficial La Gaceta,
en el primer mes de cada periodo presupuestario.
Cualquier modificación al programa de adquisiciones será remitida por
la Unidad de Presupuesto a
la Unidad de Proveeduría, una
vez que cuente con la respectiva autorización del Jerarca de
la Institución. En
estos casos, la Unidad
de Proveeduría coordinará la publicación en el Diario Oficial
La Gaceta.
Ficha articulo
Artículo 7. Requisitos de
la Decisión Inicial. Cuando las diferentes
Unidades requieran bienes y servicios, enviarán sus requerimientos a
la Unidad de Proveeduría por
medio del documento denominado "Decisión Inicial", conteniendo los siguientes
requisitos e información:
a. Las firmas digitales de:
- "Hecho por": funcionario de la unidad
funcional solicitante que registra en primera instancia la decisión
inicial en el sistema.
- "Solicitante": funcionario encargado de la
unidad funcional solicitante que deberá revisar aspectos de carácter de
forma y fondo de la decisión inicial.
- "Aprobador": funcionario de la unidad
funcional solicitante competente para valorar el cumplimiento de lo
detallado.
- "Autorizado": corresponde a la firma del
encargado de presupuesto, en señal de que la decisión inicial cuenta con
disponibilidad presupuestaria.
b. Información:
- Código del artículo
- Tipo de Item.
- Cantidad
- Unidad de medida
- Descripción y/o Especificaciones Técnicas
- Estimación del Costo Unitario
- Estimación del Costo Total
- Partida presupuestaria
- Centro/Programa
- Meta
c. De requerirse, la decisión inicial deberá contar adicionalmente con los
siguientes
exigencias:
- Una justificación de la procedencia de la
contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer,
considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan
Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el
Programa de Adquisición Institucional, según corresponda.
- En caso de que puedan existir diferentes
opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por
las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de
la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto.
Se utilizará el catálogo de mercancías de
la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio
de Hacienda.
- Cuando corresponda por la naturaleza del objeto,
se deberán adjuntar los procedimientos de control de calidad que se
aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la
obra, suministro o servicio.
- En las licitaciones públicas, salvo que por la
naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la
existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de
contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para
determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé
la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad
razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de
la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las
medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone
la Ley General de
Control Interno.
- Indicación expresa de los recursos humanos y
materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta
ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de
especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar
la unidad usuaria de
la Administración que formuló el requerimiento.
- La designación de un encargado general del
contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente
al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente
para la adecuada ejecución del contrato.
La jefatura de la unidad solicitante o titular subordinado de la unidad
solicitante que aprueba
la Decisión Inicial será el funcionario competente
para valorar el cumplimiento de los anteriores requisitos, acreditando, bajo su
exclusiva responsabilidad, tal circunstancia en la solicitud. Para tal efecto,
y para los procedimientos de contratación establecidos en
la Unidad de Proveeduría, dispondrá
la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución, programación
que será custodiada en los archivos de la dependencia usuaria. Asimismo, velará
por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse, e informará a
la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del
cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las
medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a
la Unidad de Proveeduría.
Por excepción y siempre que se cuente con la autorización de
la Contraloría General
de la República,
se podrá publicar el cartel o términos de referencia aún antes de que se cuente
con el respectivo contenido presupuestario. En estas situaciones, en el cartel
o términos de referencia, se dejará constancia que la adjudicación quedará
condicionada a la efectiva existencia de recursos presupuestarios. Todo lo
anterior, de conformidad con el artículo 9 del RLCA.
Igualmente deberá indicarse, para los procesos ordinarios de contratación,
el porcentaje por el cual deberá rendirse la garantía de participación.
De igual manera, de conformidad con el artículo 126 del RLCA, se establecen
los siguientes requisitos para los procedimientos excepcionados que serán
tramitados a través de la
Unidad de Proveeduría:
a. Declaración de que la contratación esta incorporada en el Programa de Adquisiciones.
b. Descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características
de los bienes, obras o servicios que se requieran; así como la indicación de la
posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. En
caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la
necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada
solución.
c. La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 12 del RLCA.
d. El jerarca de la unidad solicitante o titular subordinado de la unidad
solicitante deberá aprobar
la Decisión Inicial y será el funcionario competente
para valorar el cumplimiento de los anteriores requisitos, acreditando, bajo su
exclusiva responsabilidad, tal circunstancia en el pedido.
Ficha articulo
Artículo 8. Trámite de
la Decisión Inicial.
La Unidad de Proveeduría verificará que todas las
condiciones y requisitos
establecidos en el artículo anterior se cumplan a cabalidad en el documento de
Decisión Inicial para tener por iniciado el procedimiento de contratación
administrativa.
Ficha articulo
Artículo 9. Fragmentación. El titular subordinado de la unidad solicitante será el
responsable de planificar sus necesidad administrativas concretas, para
garantizar que con los recursos presupuestarios disponibles dentro de un mismo
periodo, se inicien los procedimientos de contratación que integren en una
misma solicitud objetos similares, a efecto de no incurrir en fragmentación,
con las excepciones que establece el artículo 13 del R.L.C.A. Cuando concurran requerimientos
de igual o similar naturaleza, le corresponderá a
la Unidad de Proveeduría
consolidar los pedidos de las diferentes unidades solicitantes que puedan
representar economía en escala o que puedan agruparse en objetos iguales o
similares. Para ello coordinará con dichas dependencias cual de ellas fungirá
como encargado de la fiscalización de la ejecución contractual. A efecto de
evitar fraccionamientos de las necesidades previsibles, se deberá considerar lo
establecido en el artículo 6 de este Reglamento, sobre la planificación de las
compras.
Ficha articulo
Artículo 10. Expediente Administrativo.
La Decisión Inicial y su anexos dará inicio
al expediente administrativo de la respectiva contratación administrativa, cuya
conformación, actualización, custodia y numeración consecutiva será
responsabilidad de la Unidad
de Proveeduría.
Ficha articulo
SECCION III
Procedimientos ordinarios del Concurso
Artículo 11. Selección del Procedimiento. Corresponderá a
la Unidad de Proveeduría determinar
el procedimiento de contratación a utilizar de acuerdo con la estimación del
negocio realizada por la unidad solicitante del bien o servicio, conforme a lo
establecido en el artículo 27 de la
L.C.A. Una vez electo, deberá tramitarse de conformidad con
los procedimientos establecidos en el manual de dicha unidad, los cuales se
encuentran de conformidad con la
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento,
la Ley Nº 8292 "Ley General de
Control Interno" y las Normas de Control Interno para el Sector Público
(N-2-2009-CO-DFOE), entre otros.2-
2009-CO-DFOE)
Ficha articulo
Artículo 12. Criterios de Evaluación. La unidad solicitante, para los procedimientos de contratación
que corresponda, indicará en la documentación que acompañe
la Decisión Inicial
los criterios que se considerarán para la calificación técnica de las ofertas,
con sus respectivos parámetros, rangos, escalas de evaluación, y la ponderación
de cada uno de los factores; así como la calificación mínima que debe obtenerse
para ser técnicamente elegible. Dentro de este podrán incluirse aspectos tales
como: experiencia, calidad, tiempo de entrega, garantías ofrecidas y otras condiciones
propias de la naturaleza de la contratación. Igualmente deberá incluirse el
precio el cual deberá tener el mayor puntaje de los criterios de evaluación
definidos. De determinarse el precio como único factor de selección, así deberá
consignarse en el cartel respectivo.
Ficha articulo
Artículo 13.- Cartel. El cartel contendrá las condiciones generales de la
contratación y las especificaciones técnicas, de conformidad con lo indicado en
el artículo 51 del RLCA. El contenido del cartel establecerá como mínimo los
requisitos establecidos en el artículo 52 del citado reglamento.
A instancia de la Unidad
de Proveeduría, la
Comisión de Contratación Administración correspondiente
recomendará la aprobación de los formatos de cartel que se establezcan para los
procedimientos ordinarios de contratación, según sea la naturaleza del objeto
contractual.
Ficha articulo
Artículo 14.- Invitación a participar, plazo para recepción de ofertas y
visita al sitio. La Unidad de Proveeduría dará
divulgación al cartel de acuerdo con lo establecido en los artículos 93, 94 y
98 del RLCA, según el procedimiento ordinario que se trate.
El plazo mínimo para recepción de ofertas para las licitaciones públicas
será de quince (15) días hábiles, y para las licitaciones abreviadas, el plazo
no será menor de a cinco (5) ni mayor a veinte (20) días hábiles.
En caso que se hayan previsto en el cartel visitas al sitio, la fecha se
determinará con al menos dos (2) días hábiles de antelación al vencimiento del
plazo para efectuar aclaraciones y objeciones al cartel.
El funcionario designado por el titular subordinado de la unidad
solicitante preparará el acta por cada visita, en la que los posibles oferentes
podrán manifestar los comentarios que consideren convenientes, los cuales serán
valorados por INCOP; su respuesta será canalizada a través de
la Unidad de Proveeduría.
Dicha acta deberá ser firmada por los representantes de cada empresa asistente
y los técnicos involucrados en el proyecto, y será remitida al expediente
administrativo.
Ficha articulo
Artículo 15.- Modificaciones, aclaraciones y prórrogas. Las modificaciones a las condiciones
y especificaciones del cartel, serán divulgadas por los mismos medios
utilizados para cursar la invitación, con al menos un (1) días hábiles de
anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas, siempre que estas
modificaciones no cambien el objeto de la contratación ni constituyan una
variación fundamental en la concepción original del negocio.
Cuando se sustituya o amplíe el objeto o se introduzca una alteración
importante en su concepción original, se ampliarán los plazos para la recepción
de ofertas, como máximo, en el cincuenta por ciento del plazo mínimo que
corresponda de acuerdo con el procedimiento ordinario que se trate. Para el
caso de las licitaciones abreviadas, dicho plazo no podrá prorrogarse por más
de diez (10) días hábiles adicionales al plazo máximo previsto para este procedimiento,
considerando la previsión establecida en el artículo 99 del RLCA.
Las solicitudes de modificación deberán contar con la aprobación del nivel
de competencia que ordenó el inicio del procedimiento de contratación, según lo
establecido en el artículo 3 de este Reglamento.
Cuando se trate de simples aclaraciones a solicitud de parte, y hayan sido
recibidas dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas, el titular
subordinado dispondrá de tres (3) días hábiles para atenderlas y comunicarlas a
la Unidad de
Proveeduría, quien las incorporará de inmediato al expediente administrativo y
les dará una adecuada difusión, dentro de las 24 horas siguientes.
Le corresponderá a la
Unidad de Proveeduría en coordinación con
la Unidad solicitante resolver
las solicitudes de prórroga de los procesos licitatorios. Únicamente se
aceptarán las solicitudes que se reciban con una antelación mínima de cinco (5)
días hábiles a la fecha de apertura y no se supere la cantidad de publicaciones
establecidas en el artículo 60 del RLCA. Adicionalmente en el caso de las licitaciones
abreviadas, deberá considerarse que no se haya agotado el plazo máximo de la
prórroga permisible establecido en el párrafo anterior. Las solicitudes que no
satisfagan las condiciones anteriormente indicadas serán rechazadas por
la Unidad de Proveeduría.
Las prórrogas al plazo para recibir ofertas deben ser comunicadas por un
medio idóneo, a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere
señalado como límite para la presentación de aquellas.
Ficha articulo
SECCIÓN IV
Estudio de Ofertas
Artículo 16.- Recepción y apertura de ofertas. Las ofertas deberán
presentarse en el lugar que así se indique en el cartel en sobre cerrado, en el
que se consigne como mínimo el número y nombre del concurso para el cual se
está ofertando, así como el nombre o razón social de la persona física o
jurídica que presenta la propuesta. Deberá ser acompañada de los demás documentos
y atestados solicitados por el cartel, a más tardar a la hora y fecha señalada
para la apertura de las ofertas.
Las ofertas presentadas por facsímil o cualquier medio de transmisión
electrónica de datos, deberán ser ratificadas por medio de la presentación de
las ofertas originales dentro de los tres (3) días hábiles posteriores al acto
de apertura, siempre y cuando dicha condición se encuentre estipulada en el
cartel.
En ningún caso se admitirán ofertas u otros documentos que modifiquen las
condiciones de la propuesta, después de vencido el tiempo señalado por el
cartel para la presentación de las ofertas. Vencido ese plazo, se procederá de
inmediato al acto público de apertura de las ofertas.
Ficha articulo
Artículo 17. Subsanaciones a las ofertas. El INCOP solicitará por
escrito a los oferentes por medio de
la Unidad de Proveeduría, dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al acto de apertura, que corrijan errores o suplan
información sobre aspectos subsanables o insustanciales, siempre y cuando con
ello no se conceda una ventaja indebida en relación con los demás oferentes, de
conformidad con lo que establece el artículo 42 inciso j) de
la LCA, concordante con el
artículo 81 del RLCA.
Dichas subsanaciones deberán presentarse por escrito dentro de un plazo
máximo de cinco (5) días hábiles a partir del día hábil siguiente de la
solicitud y constituirán parte integrante de la oferta. De no atenderse la
solicitud de subsanar dentro del plazo establecido, se procederá según lo que
dispone el artículo 82 del RLCA.
Las ventajas, mejoras y descuentos sometidos por los interesados con
posterioridad a la apertura, obligarán a quien las formule, pero no serán
tomados en cuenta en la comparación o ponderación de las propuestas, por tanto
sólo surtirán efecto una vez firme la adjudicación.
Ficha articulo
Artículo 18.- Plazo para adjudicar. Para dictar el acto final, el INCOP dispondrá del
doble del plazo conferido para la presentación de ofertas, incluyendo en ese
cálculo todas las prórrogas que se hayan otorgado, de conformidad con lo
establecido en el artículo 87 del RLCA; no obstante, en el cartel se podrá
disponer un plazo máximo para adjudicar.
Ficha articulo
SECCIÓN V
Licitaciones Públicas y Abreviadas
Artículo 19.- Licitación Pública. Los supuestos para la aplicación de este
procedimiento administrativo serán los siguientes:
19.1 Los supuestos
previstos en el artículo 27 de la
LCA, en atención al monto del presupuesto para la
contratación de bienes y servicios que requiera el INCOP.
19.2 En toda venta o
enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes
públicos, salvo si se utiliza el procedimiento de remate.
19.3 En la concesión de
instalaciones públicas
19.4 En las contrataciones
de cuantía inestimable
19.5 En los casos de
compra de suministros cuando se trate de la modalidad de entrega según demanda
y ejecución por consignación.
19.6 En los convenios
marco regulados en el RCA.
La coordinación de las publicaciones en el Diario Oficial
La Gaceta y en los medios
electrónicos habilitados por el INCOP correspondientes a la invitación a
participar, así como las modificaciones que se le realicen al cartel y el acto
de adjudicación serán responsabilidad del Proveedor General.
El plazo mínimo para la recepción de ofertas será de quince (15) días
hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a
participar, hasta el día y la hora en que se realizará la apertura, inclusive.
En el acto de apertura, se levantará un acta a cargo de
la Unidad de Proveeduría, con
la presencia y dirección del funcionario designado para tal efecto. Los
oferentes o sus representantes podrán intervenir en el acto y hacer
observaciones generales, reservando sus solicitudes concretas para el momento
establecido en el procedimiento.
Se harán constar en el acta los siguientes extremos:
a. Fecha y hora en que se
inicia el acto de apertura.
b. Número y objeto del
concurso.
c. Nombre o razón social
de los oferentes, indicando número de la cédula o documento de identidad o
cédula de persona jurídica.
d. Indicación del monto
total de la cotización y el plazo de entrega.
e. Vigencia de la oferta
f. Indicación de la
garantía de participación ofrecida, su moto y vigencia.
g. Observaciones de los
interesados, una vez leídas todas las ofertas.
h. Todo otro dato que
considere oportuno incluir el funcionario director del acto.
i. Hora en que se termina
la diligencia.
j. Firmas de todos los
presentes que quisieran hacerlo al pie del acta. Aquellos que hubiesen hecho
observaciones deberán firmar el acta.
El acta constituirá prueba fiel de lo acontecido en el acto de apertura.
Para las licitaciones públicas, el Proveedor General a solicitud del
Gerente General, podrá prorrogar el plazo para adjudicar por una sola vez y por
un período igual al otorgado para la presentación de ofertas, incluyendo las
prórrogas conferidas, mediante acuerdo en el que se acrediten las razones de
interés público, el cual deberá constar en el expediente respectivo. En tal caso,
la Unidad de
Proveeduría comunicará a los oferentes dicha prórroga, a efectos de que amplíen
la vigencia de sus ofertas y garantías de participación.
Vencido el plazo sin haberse dictado el acto de adjudicación, los oferentes
tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta, así como a que se les devuelva
la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna. No
obstante lo anterior, de darse el acto fuera del plazo legal, de previo deberá
consultarse a los oferentes su interés de continuar en el negocio.
Los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de
adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96, 96
bis y 96 ter de la LCA,
por incumplimiento general de plazos legales.
Ficha articulo
Artículo 20.- Licitación Abreviada. De idéntica forma, la aplicación de este
procedimiento procede en los casos previstos en el en el artículo 27 de
la LCA, en atención al monto del
presupuesto ordinario, para respaldar las necesidades de bienes y servicios que
requiera el INCOP.
La Unidad de
la Proveeduría
deberá invitar a un mínimo de cinco (5) proveedores del bien o servicio,
quienes deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores. Si el número de proveedores
para la contratación es inferior a cinco (5), deberá cursar una invitación en
el Diario Oficial la Gaceta
y en los medios electrónicos habilitados por el INCOP. Si el número de proveedores
inscritos sea igual o superior a cinco (5), el INCOP quedará facultado para cursar invitación mediante publicación en el
Diario Oficial La Gaceta,
cuando así lo estime conveniente para la satisfacción del interés público, en
cuyo caso no será necesario que el oferente se encuentre inscrito en el
Registro de Proveedores.
El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco (5) ni mayor a
veinte (20) días hábiles.
Solamente en casos muy calificados este plazo podrá ser ampliado hasta por
un máximo de diez (10) días hábiles adicionales al inicialmente fijado, dejando
constancia de este hecho en el expediente administrativo.
Ficha articulo
Artículo 21- Estudio y valoración de ofertas Públicas y Abreviadas. El estudio técnico y legal
(y cuando se requiera, el estudio financiero) de las ofertas se hará en forma
simultánea por parte de
la Administración del INCOP, para lo cual se
dispondrá de una proporción del 55% y 60% del plazo de adjudicación, en las
licitaciones públicas y las licitaciones abreviadas respectivamente.
La Unidad de Proveeduría brindará
a la mayor brevedad posible la información a las dependencias encargadas de
formular ambos estudios.
a. Informe legal: Corresponderá a
la Asesoría Jurídica
de INCOP efectuar el análisis de los aspectos formales y jurídicos de las
ofertas. Dentro del primer tercio del plazo dispuesto para este análisis, y de
resultar procedente, deberá rendir un estudio preliminar en el cual se
consignen los aspectos a subsanar, así como las ofertas que presentan defectos
que las tornen manifiestamente improcedentes, generando su inadmisibilidad al
concurso. El estudio final, deberá rendirse dentro del plazo máximo
establecido, según sea el procedimiento de contratación que se trate, y el
mismo consignará en forma detallada cada uno de los incumplimientos que
presenten las propuestas, y cuáles las hacen inaceptables, así como las que califican
para ser admitidas.
b. Informe técnico: Deberá ser elaborado por personal especializado
de la unidad solicitante. Dentro del primer tercio del plazo dispuesto para
este análisis, y de resultar procedente, deberá rendir un estudio preliminar en
el cual se consignen los aspectos a subsanar. El estudio técnico final deberá
rendirse dentro del plazo máximo establecido, según sea el procedimiento de
contratación que se trate, y contendrá al menos la información que se detalla a
continuación; este informe deberá excluir las ofertas que fueron declaradas
inadmisibles en el estudio legal preliminar.
i. Descripción de las ofertas recibidas, señalando al menos el monto cotizado,
el plazo de entrega y las garantías ofrecidas.
ii. Análisis del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las
ofertas, así como la determinación clara de cualquier incumplimiento en
aspectos formales o de otra índole que incidan en la valoración técnica; en
caso que alguna de las ofertas se aparte de las especificaciones definidas,
deberá indicar expresamente las razones por las cuales se torna inaceptable
desde la perspectiva técnica. Para tal efecto se confeccionará un cuadro comparativo
de análisis de las ofertas según su ajuste a las especificaciones del cartel y
sus características más importantes. Para el caso de las ofertas descalificadas,
deberán detallarse claramente sus incumplimientos.
iii. Análisis y resultados de la evaluación de los criterios, únicamente
para aquellas ofertas que resulten elegibles y cumplientes de las
especificaciones técnicas, con la justificación correspondiente de la
calificación obtenida en cada criterio. En caso de haberse previsto en el
cartel o términos de referencia, deberá realizarse por línea o grupo de líneas.
iv. Para las ofertas susceptibles de adjudicar, que serán aquellas que
cumpliendo con las especificaciones técnicas hayan superado la calificación
mínima establecida para los criterios de evaluación, orden de calificación
técnica, conveniencia económica, y justificación de la desviación entre el
monto recomendado respecto al monto estimado; cuando esta diferencia se
encuentre fuera del margen superior del diez por ciento (10%), deberá
realizarse un análisis sobre la razonabilidad del precio cotizado. De cotizarse
un precio inferior al monto estimado, y si la necesidad así lo justifica, se
podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios.
c. Informe Financiero: Cuando se requiera, corresponderá a
la Dirección Administrativa
Financiera efectuar el análisis financiero de la documentación financiera
aportada en las ofertas. Dentro del primer tercio del plazo dispuesto para este
análisis, deberá rendir un estudio preliminar de carácter financiero. El estudio
final, deberá rendirse dentro del plazo máximo establecido, según sea el procedimiento
de contratación que se trate, y el mismo consignará en forma detallada los
análisis financieros realizados de las propuestas.
Ficha articulo
Artículo 22.- Informe de adjudicación.
La Unidad de Proveeduría dispondrá de una proporción del 20% y
25% del plazo de adjudicación, en las licitaciones públicas y las licitaciones abreviadas,
respectivamente para elaborar y remitir un informe final de adjudicación a
la Comisión de
Contratación Administrativa, el cual contendrá como mínimo lo siguiente:
a. Un resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas
recibidas a concurso.
b. Una síntesis del estudio legal y del estudio técnico (y cuando
corresponda, estudio financiero).
c. Recomendación de aquella o aquellas ofertas que resultan más ventajosas
para los intereses de INCOP.
d. Cualquier otro aspecto que se considere relevante respecto de los
antecedentes de la contratación y la evaluación de las ofertas.
e. Indicación expresa del vencimiento del período de adjudicación.
f. Certificación actualizada de la disponibilidad presupuestaria para el
acto de adjudicación.
La recomendación de adjudicación recaerá sobre la oferta de mayor
conveniencia para INCOP, la cual será aquella legal y técnicamente aceptable,
que supere la nota mínima de calificación establecida y que además, sea la de
mayor conveniencia económica. En caso contrario, se aplicará el mecanismo de
selección que se establezca en el cartel.
El plazo del que dispone la
Unidad de Proveeduría para rendir el informe de adjudicación comenzará
a regir a partir del recibo de conformidad de los estudios técnico, legal y
financiero finales, según los requisitos definidos en el artículo 19 de este
Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 23.- Adjudicación. En el caso de las Licitaciones Públicas,
la Comisión de Contratación
Administrativa tendrá una proporción de un 10% del plazo de adjudicación para elevar
la recomendación a la
Junta Directiva. Este órgano colegiado dispondrá de una
porción del 15% del plazo en mención para dictar el acto de adjudicación.
En el caso de las Licitaciones Abreviadas,
la Comisión de
Contratación Administrativa tendrá una proporción de un 5% del plazo de
adjudicación para elevar la recomendación a
la Gerencia General.
Este despacho dispondrá de una porción del 10% del plazo en mención para dictar
el acto de adjudicación.
En todo caso, se adjudicará la mejor oferta u ofertas válidas por acuerdo o
acto razonado con fundamento en el expediente administrativo de la respectiva
contratación y cuando resulte más conveniente a los intereses de INCOP podrá la
instancia competente declarar desierto el concurso.
Para aquellos procedimientos de contratación de servicios continuados en
los que se hayan previsto prórrogas en la ejecución contractual, se
considerará, a efectos de determinar el nivel de competencia, únicamente el
monto a adjudicar.
En caso que en un procedimiento concursal no se recibiesen ofertas o fuere
declarado desierto o infructuoso por ser todas las ofertas inelegibles o
inconvenientes para el INCOP, el órgano competente podrá autorizar la
adquisición del objeto requerido mediante el procedimiento ordinario señalado
por el artículo 30 de la LCA.
El órgano competente de dictar la resolución, será el encargado de realizar
las gestiones necesarias para que el acuerdo razonado se reciba oportunamente
en la Unidad
de Proveeduría.
Cuando se anule el acto de adjudicación y se tenga que readjudicar o
declarar desierto el concurso, el nuevo acto se dictará dentro de un plazo de
un mes, contado a partir del día siguiente a la fecha de la notificación de la
resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por el nivel de
competencia por un mes adicional, en los casos debidamente justificados
mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente.
Ficha articulo
Artículo 24.- Comunicación.
La Unidad de Proveeduría será la
encargada de comunicar los actos de adjudicación o resoluciones dentro de los
plazos previstos en el artículo 88 del RLCA, por los mismos medios utilizados
para invitar a participar.
Ficha articulo
SECCIÓN VI
Contratación por Excepción
Artículo 25.- Trámites de excepción. Conforme el Capítulo Noveno del RLCA están exceptuados
de los procedimientos ordinarios de contratación aquellas actividades que por
su naturaleza y circunstancias concurrentes no sean susceptibles de tales
procedimientos. Las excepciones se aplicarán en las siguientes situaciones:
25.1 La actividad
contractual ordinaria.
25.2 Los acuerdos
celebrados con sujetos de Derecho Internacional Público, incluyendo otros
Estados.
25.3 La actividad
contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público, bien sea a través de
contratos y/o convenios.
25.4 La actividad de
contratación que, por su naturaleza o las circunstancias concurrentes, no se
pueda o no convenga someterla a concurso público, entre las que se pueden
citar:
25.4.1 Oferente único:
- Artículos exclusivos
- Repuestos genuinos
25.4.2 Bienes o servicios
artísticos o intelectuales
25.4.3 Medios de
comunicación social
25.4.4 Suscripciones y
compra de material bibliográfico
25.4.5 Servicios de
capacitación
25.4.6 Atención urgente de
gestiones judiciales
25.4.7 Reparaciones
indeterminadas
25.4.8 Objetos que
requieren seguridades calificadas
25.4.9 Interés manifiesto
de colaborar con la
Administración
25.4.10 Arrendamiento o
compra de bienes únicos
25.4.11 Situaciones
imprevisibles
25.4.12 Arrendamiento de
vehículos de los funcionarios
25.4.13 Servicios de
Arbitraje o Conciliación
25.4.14 Combustible
25.4.15 Patrocinios
25.4.16 Asesoría a
Auditorías Internas
25.5 Procedimientos de
urgencia
25.6 Contrataciones con
Fondos de Caja Chica que se rigen por su propio reglamento.
25.7 Bienes o servicios a
contratarse en el extranjero
25.8 Exclusión por
instrumentos internacionales
25.9 Contrataciones por
escasa cuantía
25.10 Contrataciones
autorizadas por
la Contraloría General de
la República
25.10.1 Las contrataciones
de gran complejidad o carácter especializado.
25.10.2 En caso de
normalización o compatibilidad de equipo tecnológico ya adquirido.
25.10.3 Que sea la única
forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños
o lesiones a los intereses públicos.
La determinación de los supuestos de excepción de los procedimientos
ordinarios tramitados por la
Unidad de Proveeduría deberá contar con una resolución debidamente
motivada por parte de la Unidad
solicitante y se dejará constancia expresa en el expediente que al efecto se
levante de todas las actuaciones que se realicen. En estos supuestos deberán
respetarse los principios generales que informan la contratación
administrativa, seleccionando la oferta más conveniente para INCOP y para la
satisfacción del interés público.
Las excepciones establecidas en los incisos 25.4.10, 25.5 y 25.10 deberán
contar de previo con la autorización de
la Contraloría General
de la República.
En estos casos la solicitud será suscrita por
la Gerencia General.
Deberá cumplir además con los requisitos establecidos en el artículo 139 del
RLCA.
Para las contrataciones enunciadas en este artículo el contratista deberá
reunir los requisitos de idoneidad legal, técnica y financiera para celebrar el
respectivo contrato.
Ficha articulo
SECCIÓN VII
Contratación por Escasa Cuantía
Artículo 26.- Invitación a cotizar: Se cursará invitación por lo menos a tres
potenciales oferentes inscritos en el registro de proveedores. Si el número de
proveedores inscritos es menor a tres, o no exista ninguno inscrito, se podrá
invitar a otros que no lo estén. Las invitaciones serán enviadas personalmente,
por fax o por los medios electrónicos que disponga
la Administración.
La invitación a cotizar indicará al menos la siguiente información:
a. El día y hora límite de la recepción de las ofertas.
b. Los medios posibles para su presentación.
c. Requisitos de la oferta.
d. La descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes, servicios u
obras objeto de la contratación, incluyendo especificaciones técnicas, diseños
e instrucciones correspondientes.
e. La necesidad de presentar manuales, información técnica o muestras,
necesarios para el análisis de las ofertas.
Ficha articulo
Artículo 27.- Requisitos de la oferta. La oferta deberá contener al menos los siguientes requisitos:
a. Nombre de la persona física o razón social de la persona jurídica.
b. Número del documento de identidad o cédula jurídica, según corresponda.
c. Redactada en idioma español.
d. Las unidades y medidas deberán expresarse en el Sistema Internacional de
Unidades, basado en el sistema métrico decimal.
e. Indicación del precio unitario y total del requerimiento.
f. Plazo de vigencia de la oferta.
g. Forma de pago; se acudirá a lo establecido en los términos de
referencia.
h. Tiempo de entrega y el lugar en que la prestación se hará efectiva.
Ficha articulo
Artículo 28.- Recepción y apertura de ofertas. El plazo máximo para la
recepción de ofertas será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día
de la invitación o la divulgación correspondiente.
La oferta podrá ser enviada en sobre cerrado, por facsímile o cualquier
otro medio electrónico de transferencia de datos, o bien ser entregada
personalmente, en los números de facsímile o lugar que para tal efecto se
disponga en los términos de referencia, a más tardar a la hora y fecha señalada
para la apertura de ofertas.
Ficha articulo
Artículo 29.- Estudio técnico de las ofertas. Deberá ser elaborado por
personal especializado de la unidad solicitante y aprobado por el titular
subordinado, y contendrá al menos la siguiente información:
a. Descripción de las ofertas recibidas.
b. Análisis del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las
ofertas así como determinación de cualquier incumplimiento en aspectos formales
o de otra índole que incidan en la valoración técnica; en caso que alguna de
las ofertas se aparte de las especificaciones definidas, deberá indicar
expresamente las razones por las cuales se torna inaceptable desde la
perspectiva técnica. Para tal efecto se confeccionará un cuadro comparativo de
análisis de las ofertas según su ajuste a las especificaciones del cartel y sus
características más importantes.
c. Determinadas las ofertas cumplientes, procederá a analizar el precio
ofertado de conformidad con las disposiciones dadas en el l RLCA.
d. Para las ofertas susceptibles de adjudicar, se establecerá aquella ó
aquellas que resulten más convenientes económicamente, con la justificación de
la desviación respecto al monto estimado, cuando esta diferencia sea superior
al diez por ciento (10%). De cotizarse un precio inferior al monto estimado, y
si la necesidad así lo justifica, se podrá adjudicar una mayor cantidad de
bienes o servicios.
Para la confección y remisión de este estudio técnico se dispondrá de un
plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de
apertura de ofertas.
Ficha articulo
Artículo 30.- Adjudicación: La adjudicación recaerá sobre la o las ofertas
cumplientes con los aspectos formales y técnicos establecidos en la invitación
a cotizar, y resulte ser la de mejor conveniencia económica.
La adjudicación de compras por Contratación Directa la hará el Proveedor
General.
La adjudicación deberá dictarse en un plazo máximo de diez (10) días
hábiles, contados a partir del día de apertura de las ofertas. Este plazo podrá
ser prorrogado por un plazo igual por el titular de
la Proveeduría.
Ficha articulo
Artículo 31.- Comunicación.
La Unidad de Proveeduría será la
encargada de comunicar los actos de adjudicación o resoluciones dentro de los
plazos previstos en el artículo 88 del RLCA, por los mismos medios utilizados
para invitar a participar. Deberán enviarse al lugar o medio electrónico
expresamente indicado por las partes o interesados en su oferta, y en caso de
haberse omitido, se acudirá a la información contenida en el registro de
proveedores. A falta de esa indicación de un lugar para notificar e
imposibilidad material para ello, el acto o resolución se tendrá por notificado
automáticamente 24 horas después de confirmada la última notificación, considerando
supletoriamente lo indicado al respecto por
la Ley de Notificaciones N° 7637, que establece la
renuncia a cualquier reclamación posterior.
La comunicación se comprobará con la copia de recibido o la boleta de envío
que emita el medio electrónico utilizado para tal fin, de lo cual se dejará
constancia en el respectivo expediente.
Cuando difieran las fechas de la comunicación de adjudicación, deberá
considerarse para efectos de la firmeza, la fecha de la última confirmación de
notificación.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
ASPECTOS ECONÓMICOS
Sección I
Garantías
Artículo 32.- Garantía de participación. En las licitaciones públicas y abreviadas se
exigirá la rendición de una garantía de participación, cuyo porcentaje se
definirá en el cartel respectivo, dentro del rango del uno por ciento (1%) al
cinco por ciento (5%) del monto total cotizado. En caso de recibirse una
garantía por parte de una PYMES, deberá ser revisada de conformidad con lo
establecido en el artículo 15 del "Reglamento Especial para
la Promoción de las
PYMES en las compras de bienes y servicios de
la Administración",
Decreto Ejecutivo N° 33305-MEIC-H.
Ficha articulo
Artículo 33.- Ejecución de la garantía de participación. La garantía de
participación debe ser incondicional y será ejecutada según los supuestos
previstos en el artículo 39 del RLCA.
La Unidad de Proveeduría ordenará
la ejecución mediante acto motivado y dará audiencia previa al interesado por
tres (3) días hábiles a fin de que exponga sus alegatos y pruebas de descargo.
La Asesoría Jurídica
dispondrá de un plazo de tres (3) días hábiles para realizar la valoración correspondiente
y determinar si procede o no la ejecución, lo cual será notificado por
la Proveeduría. El
plazo total que se dispone para resolver será de cinco (5) días hábiles.
Ficha articulo
Artículo 34.- Garantía de cumplimiento. En las licitaciones públicas y abreviadas, el adjudicatario,
una vez firme el acuerdo de adjudicación, rendirá una garantía de cumplimiento por
el monto establecido y dentro del plazo máximo que al efecto se confiera. El
monto de la garantía no será inferior al cinco por ciento (5%) ni superior al
diez por ciento (10%) del monto de la adjudicación. En caso de omisión en el
cartel regirá el porcentaje inferior.
En ausencia de indicación expresa, el plazo máximo para rendir la garantía
de cumplimiento será de diez (10) días hábiles contados a partir de la
adjudicación en firme. La garantía de cumplimiento respaldará la correcta
ejecución del contrato, de conformidad con los lineamientos previstos en el
cartel o términos de referencia, la oferta, el acuerdo o acta de adjudicación y
el documento contractual suscrito entre las partes cuando así fuere exigido.
Ficha articulo
Artículo 35.- Ejecución de la garantía de cumplimiento. De conformidad con el
artículo 41 del RLCA, la Unidad
de Proveeduría, a instancia propia o de la unidad solicitante, ordenará la ejecución
parcial o total de la garantía de cumplimiento rendida por el adjudicatario,
cuando se presenten algunos de los causales que justifiquen tal decisión.
De previo, se conferirá al contratista una audiencia por cinco (5) días
hábiles a fin de que presente los alegatos y pruebas de descargo
correspondientes.
En caso de considerarlo pertinente,
la Unidad de Proveeduría consultará a
la Unidad de Asesoría Jurídica
o a la unidad solicitante a efectos de valorar los argumentos que motivan la
ejecución, los que dispondrán de un plazo máximo, para emitir la recomendación
final, de ocho (8) días hábiles. El plazo total que se dispone para resolver
será de diez (10) días hábiles.
Ficha articulo
Artículo 36.- Formas de rendir las garantías. Las garantías serán
rendidas según las formas que establece el artículo 42 del RLCA.
En lo que respecta a las garantías rendidas mediante transferencias
bancarias, a instancia de la
Unidad de Proveeduría,
la Unidad de Tesorería a más tardar al día hábil
siguiente de la solicitud, verificará el crédito a la cuenta bancaria destinada
para tal fin y lo comunicará a dicha dependencia.
Ficha articulo
Artículo 37.- Devolución y sustitución de garantías. Los plazos para la
devolución de las garantías serán: para las garantías de participación, una vez
rendida la garantía de cumplimiento por parte del adjudicatario, y para los
demás concursantes, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza
de la adjudicación o el acto que declare desierto el concurso. Para la garantía
de cumplimiento, hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la
recepción definitiva del objeto contractual.
En el caso de los recursos de revocatoria o apelación, la garantía de
participación que se encuentre vencida o haya cumplido el período establecido
en el cartel, podrá ser devuelta a solicitud formal del oferente, cuando éste
ya no tenga interés en el resultado del proceso. Del mismo modo, en aquellos
casos en que se haya descalificado una oferta, el interesado podrá solicitar el
retiro de la garantía en el momento en que se produzca esa circunstancia, para
lo cual deberá dirigir solicitud por escrito a
la Unidad de Proveeduría la
que resolverá en definitiva.
Es competencia de la Unidad
de Proveeduría autorizar o denegar la sustitución de garantías ante solicitud
previa y escrita del interesado, la cual, de considerarlo pertinente, realizará
la consulta a la
Asesoría Jurídica. En todo caso, únicamente podrá autorizarse
la sustitución cuando la garantía original no se desmejore.
La eventual sustitución de la garantía, no implica la subsanación de
defectos presentados por la fianza original.
Ficha articulo
Sección II
Precio y pago
Artículo 38.- Precio. Los precios cotizados deberán ser ciertos y
definitivos, y sin perjuicio de eventuales reajustes y revisiones, y se regirán
por lo dispuesto en el Capítulo IV, Sección Primera del RLCA.
Aquellos materiales que sean cotizados en contratos de obra como materiales
de importación y que posteriormente sean comprados en plaza, serán cancelados
contra presentación de la factura del proveedor nacional. El monto a cancelar
no deberá superar lo cotizado en moneda extranjera, así como los impuestos que
hubiesen correspondido a la nacionalización de este producto; y para efectos
del pago, el tipo de cambio que se utilizará será el de referencia para la
venta calculado por el Banco Central de Costa Rica vigente a la fecha efectiva
del suministro.
Cuando los productos ofrecidos sean de importación y el oferente sea una
firma domiciliada fuera del territorio nacional, el cartel o términos de
referencia establecerá los incoterms que permitan determinar los
elementos que componen el precio, por lo que será obligatorio para todo
oferente cotizar en la forma solicitada; en caso de omisión
la Administración
procederá a descalificar la oferta.
Ficha articulo
Artículo 39.- Forma de pago. Los pagos a proveedores se harán contra la
prestación del servicio, recepción de bienes o avance de la obra, a entera
satisfacción del INCOP exceptuando los casos previstos en el artículo 35 del
RLCA.
En contratos de servicios profesionales, los pagos se harán conforme al
programa de actividades, recibidos a entera satisfacción de INCOP, o dentro del
plazo establecido en el cartel licitatorio.
En las contrataciones de obra los pagos se harán contra avance y de manera
mensual; si el período de ejecución es por un plazo menor, se pagará al
finalizar satisfactoriamente los trabajos.
Ficha articulo
Artículo 40.- Cesión de pago o derechos de cobro. El INCOP aceptará en
cualquier momento la cesión de pago que el contratista haga a favor de un
tercero, siempre y cuando se le informe oportunamente dicha cesión a
la Unidad de Tesorería. El
cesionario asume el riesgo del no pago de la obligación por parte de
la Administración,
cuando se determinen multas o cláusulas penales para resarcir los
incumplimientos del contratista.
Ficha articulo
CAPITULO IV
FORMALIZACION Y EJECUCION CONTRACTUAL DE
LA ACTIVIDAD NO
ORDINARIA
Sección I
Formalización Contractual
Artículo 41.- El perfeccionamiento y formalización contractual se regirán de conformidad
con la Ley de
la Contratación
Administrativa, el Reglamento General de
la Contratación
Administrativa y el Reglamento sobre el Refrendo de las
Contrataciones de
la Administración Pública de
la Contraloría General
de la República.
Ficha articulo
Artículo 42.- La Orden de Compra constituye el
documento legal que emite la
Proveeduría, mediante el cual se ordena la ejecución
contractual para la adquisición de bienes y servicios, debiendo realizar
contrato para las Licitaciones Públicas, Licitaciones Abreviadas y en caso de contrataciones
que por interés institucional se determine y no resulte exigible por la
normativa.
Dicho contrato deberá ser confeccionado por
la Unidad de Asesoría Jurídica
y entrará en vigencia una vez que tenga la respectiva verificación de
legalidad.
Los contratos se formalizarán en instrumento público o documento privado
cuando la ley lo exija o cuando así lo determine el cartel. Se formalizarán en
documento privado los contratos que por cuantía deban ser refrendados por
la Contraloría General
de la República,
y en general, los contratos de obra, los de arrendamiento y/o servicios
profesionales a suscribirse con personas físicas.
Será suscrito por el Presidente Ejecutivo o Gerente General del INCOP, y
por el contratista, o su apoderado o representantes debidamente acreditados.
En toda orden de compra, o contrato, en caso que exista, se incluirán
aquellas disposiciones necesarias para la ejecución contractual tales como
precio, tiempo de entrega, forma de pago, mecánica para reajuste de precios,
cláusula penal, titular subordinado encargado de la fiscalización de la
ejecución contractual, características técnicas del objeto contratado y
cualquier otro aspecto atinente.
El contrato o la orden de compra serán estimados para efectos fiscales. En
este caso, los gastos legales serán pagados por el contratista en su totalidad
y constituirán un requisito indispensable para la ejecución contractual y/o el
acto de formalización. Cuando la cuantía del negocio sea inestimable o de un
valor que no pueda ser determinado ni estimado al momento de su otorgamiento,
el monto a gravar se regirá por las disposiciones del Código Fiscal. Independientemente
del instrumento de formalización que se utilice, la orden de compra podrá ser
aprobada por el Proveedor General. La orden de compra deberá contener la
descripción del bien, nombre del contratista, plazo de entrega y monto del
contrato, con la finalidad de que se ejerza la adecuada fiscalización de la
ejecución contractual y pago respectivo. Igual disposición aplicará cuando se
formalice cualquier otra gestión que se dé en la ejecución contractual, previa aprobación
por parte del nivel de competencia respectivo, según se define en este
Reglamento.
Ficha articulo
Sección II
Ejecución Contractual
Artículo 43.- Orden de inicio. De conformidad con el artículo 192 del RLCA, y a
falta de estipulación en el cartel o términos de referencia, se establece la
orden de inicio para la ejecución de los contratos a los quince (15) días
hábiles posteriores a la notificación de la orden de compra, o en su defecto de
conformidad con lo señalado en el artículo siguiente.
Para las contrataciones en que se hayan definido los requisitos previos, la
orden de inicio dará lugar al plazo para el cumplimiento de dichos requisitos.
Satisfecha esta etapa y dentro del plazo citado, se levantará un acta en la que
se acredite el cumplimiento de los requisitos previos, acta que será emitida y
suscrita por el órgano fiscalizador para el caso de los contratos de obra, mantenimiento
de instalaciones y obras menores o por el titular subordinado de la unidad solicitante
para los demás objetos contractuales, y el contratista. Con esta acta se tendrá
por iniciada al día siguiente, la fase de ejecución del objeto contractual.
Ficha articulo
Artículo 44.- Ejecución contractual. La ejecución contractual prevista en este
Reglamento estará sujeta a la emisión previa de una orden de compra, o a la
confección de un contrato, según se haya definido en el cartel respectivo y
cuando sea aplicable, al respectivo refrendo.
Se establece como responsable de la ejecución contractual al titular
subordinado de la unidad solicitante.
Ficha articulo
Artículo 45.- Recibo de objetos actualizados. En el caso de adquisición
de tecnología, el contratista está obligado a entregar objetos actualizados,
entendiéndose por estos los definidos en el artículo 197 del RLCA. En estos
casos, el contratista deberá entregar junto con los bienes una certificación expedida
por el fabricante de los equipos que acredite que los bienes son de última
tecnología. Dicha certificación debe ser emitida al menos con un mes de
antelación a la orden de inicio.
Ficha articulo
Artículo 46.- Resolución y rescisión de contratos. De conformidad con lo
establecido en los artículos 205 y 208 del RLCA, cuando
la Administración
acuerde iniciar dichos procedimientos, deberá emitirse, por parte del jerarca
de la unidad solicitante, una orden de suspensión del contrato que remitirá a
la Unidad de Proveeduría junto
con toda la información detallada en los artículos citados, según corresponda.
La Unidad de Proveeduría otorgará
la audiencia de diez (10) días hábiles al contratista para que presente los
alegatos y pruebas de descargo, notificándole simultáneamente la suspensión del
contrato. La instancia que solicitó el inicio del procedimiento deberá realizar
el análisis de los documentos aportados dentro de un plazo de quince (15) días
calendario y trasladarlo a la
Unidad de Proveeduría, y proceder de conformidad con lo
establecido en los artículos indicados. En los procesos de resolución
contractual, se podrá requerir prueba adicional, dentro de los cinco días (5)
hábiles siguientes de recibidas las pruebas de descargo. Se procederá en igual
plazo, para los procesos de rescisión, a fin de valorar la liquidación aportada
por el contratista.
La resolución final tendrá los recursos ordinarios previstos en
la Ley General de
la Administración Pública.
Una vez emitida la orden de suspensión del contrato,
la Administración podrá
contratar directamente los trabajos faltantes a fin de concluir la obra o
también proveerse del bien o servicio, si
la Contraloría General
de la República
así lo autoriza, de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento en
cuanto a autorizaciones otorgadas por dicho órgano.
En el caso de la rescisión, una vez firme, la respectiva liquidación se
enviará a aprobación de
la Contraloría General de
la República. (Así
modificado por Acuerdo 4-Sesión No. 3530 del 25/11/08. Publicado en
la Gaceta No. 19 del
28/1/09).
Ficha articulo
CAPITULO V
RECURSOS
Artículo 47.- Recurso de Objeción al Cartel. Conforme con lo dispuesto
en el Artículo 81 de la LCA,
se podrá plantear recurso de objeción al cartel únicamente contra la licitación
pública y la licitación abreviada dentro del primer tercio del plazo para
presentar ofertas, por supuestos vicios en el procedimiento o por estimar que
condiciones o especificaciones del mismo limitan o restringen ilegítimamente y
en su perjuicio los principios rectores de la contratación.
Recurso de Objeción al Cartel en
la Licitación Pública:
La
Contraloría General de
la República será el ente competente ante el cual se
deberá impugnar el pliego de condiciones que llegara a presentarse en el
procedimiento de licitación pública.
La Unidad de Proveeduría a
instancia de dicho ente, remitirá dentro del plazo conferido para tal efecto,
el expediente de la contratación. Esta unidad, si así fuere procedente, solicitará
al titular subordinado de la unidad solicitante, o a cualquier otra dependencia
que se considere pertinente, la información necesaria para satisfacer el
requerimiento del órgano contralor.
El titular subordinado, o la dependencia a la que se le hubiere requerido
criterio, deberá remitir dentro del plazo previsto por
la Unidad de Proveeduría, la
información solicitada. Lo mismo aplicará para
la Unidad de Asesoría Jurídica
cuando se invoquen aspectos de naturaleza jurídica como argumentos para la
interposición del recurso.
Corresponde a la
Gerencia General del INCOP la rúbrica del oficio contentivo
del criterio del INCOP en cuanto al recurso de objeción interpuesto.
Recurso de objeción al cartel en
la Licitación Abreviada.
La Unidad de Proveeduría será el
órgano competente ante el cual se presentarán las impugnaciones al pliego de
condiciones que lleguen a presentarse contra
la Licitación Abreviada.
La interposición de este recurso se hará ante
la Unidad de Proveeduría a más
tardar dentro
del día hábil siguiente
remitirá el documento así como el cartel a
la Unidad de Asesoría Jurídica para elaborar el
proyecto de resolución correspondiente. Asimismo, de alegarse aspectos técnicos
simultáneamente la Unidad
de Proveeduría emplazará a la unidad solicitante para que en un plazo
perentorio de tres (3) días hábiles emita su criterio al respecto y ser
remitido directamente a la
Unidad de Asesoría Jurídica, con copia a
la Unidad de Proveeduría para
que se incorpore al expediente administrativo.
La Unidad de Asesoría Jurídica
contará con el plazo de cinco (5) días hábiles para preparar el documento que
contendrá la recomendación de resolución del recurso interpuesto. A más tardar
el día hábil siguiente al cumplimiento de tal término,
la Unidad de Asesoría Jurídica
remitirá a la Unidad
de Proveeduría para la notificación al recurrente, para lo cual se dispondrá de
un máximo de dos (2) días hábiles.
La Proveeduría estará facultada para rechazar las
acciones recursivas que se presenten de forma extemporánea.
De acogerse parcial o totalmente el recurso,
la Unidad de Proveeduría,
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes posteriores a la comunicación al
recurrente, modificará en los términos respectivos el cartel y gestionará la
divulgación correspondiente, con el respectivo ajuste en el plazo para la
recepción de ofertas.
Ficha articulo
Artículo 48.- Recurso de apelación. Conforme con lo dispuesto en el Artículo 174 del RLCA,
se podrá plantear recurso de apelación al acto de adjudicación ante
la Contraloría General
de la República.
Dentro del día hábil siguiente a la solicitud de
la Contraloría General
de la República,
la Unidad de
Proveeduría remitirá debidamente foliado el expediente administrativo de la
licitación, y procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 178
del RLCA.
Una vez notificado el auto inicial emitido por
la Contraloría General
de la República,
la Unidad de Proveeduría
remitirá a la Unidad
de Asesoría Jurídica y al titular subordinado de la unidad solicitante, la
documentación correspondiente a efecto que procedan con el estudio y análisis
de los alegatos del apelante. Dichas dependencias simultáneamente presentarán
ante la Unidad
de Proveeduría el informe respectivo en el transcurso de los seis (6) días
hábiles siguientes. Tal dependencia, una vez que cuente con los alegatos
requeridos, y a más tardar el décimo día hábil posterior a la notificación del
auto inicial enviará a
la Contraloría General de
la República las
argumentaciones solicitadas; corresponde a
la Gerencia General
del INCOP la rúbrica del oficio de remisión.-
Notificada la resolución del recurso de apelación interpuesto,
la Unidad de Proveeduría, con la
colaboración de la Unidad
de Asesoría Jurídica y la unidad solicitante, determinará dentro de los tres (3)
días hábiles siguientes la pertinencia de solicitar aclaración o adición al
fallo del Órgano Contralor.
De acogerse parcial o totalmente el recurso de apelación, en el memorial
correspondiente se dirá si procede una nueva adjudicación o si se declara
desierta la licitación, según mérito del expediente, o dispondrá que
la Unidad de Proveeduría
accione, según corresponda, velando para que el nuevo acto se dicte dentro del
mes contado a partir de la notificación de la resolución, plazo que podrá ser
prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución
motivada, emitida por el nivel de competencia correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 49.- Recurso de revocatoria. Conforme con lo dispuesto en el Artículo 186 del RLCA,
se podrá plantear recurso de revocatoria ante el órgano que dictó la
adjudicación o ante su superior jerárquico cuando así lo requiera el
recurrente, en aquellos casos de licitaciones en que por la cuantía contratada
no proceda el de apelación. Una vez recibido el recurso de revocatoria, será
remitido a la Unidad
de Asesoría Jurídica y la Unidad
de Proveeduría trasladará inmediatamente a esta unidad el expediente original
del concurso debidamente foliado.
Si el recurso resulta improcedente,
la Unidad de Asesoría Jurídica recomendará, dentro
del día hábil siguiente al momento de su recibo, al órgano competente el
rechazo de plano del mismo, el cual, resolverá en el acto. Si el órgano
competente resuelve acoger esta recomendación, remitirá la resolución a
la Unidad de Proveeduría, para
que ésta proceda a más tardar el día siguiente a su comunicación.
De resultar procedente el trámite del recurso,
la Unidad de Asesoría
Jurídica, dentro del mismo plazo dispuesto en el párrafo anterior, informará a
la Unidad de Proveeduría, en
el término de un (1) día hábil, le notifique al adjudicatario para que, si así
lo tiene a bien, se manifieste en relación con los alegatos del recurrente
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Asimismo, prevendrá a los otros
participantes del concurso para que mantengan la vigencia de la oferta y de la
garantía de participación.
El INCOP, deberá resolver el recurso dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes al recibo de las observaciones aportadas por el adjudicatario,
dentro del plazo otorgado para tal efecto, o vencido éste sin que se haya
recibido manifestación alguna.
La unidad solicitante, a solicitud de
la Unidad de Asesoría Jurídica, contará con tres (3)
días hábiles para enviar a aquella dependencia las observaciones a los alegatos
de carácter técnico que estime pertinentes. Dentro del mismo plazo
la Unidad de Proveeduría, de
considerarlo necesario, se pronunciará sobre los alegatos del recurso.
La Unidad de Asesoría Jurídica
contará con seis (6) días hábiles para preparar y remitir la recomendación
respectiva para la resolución del recurso al nivel de competencia.
El nivel de competencia procederá con el estudio y consideración
pertinentes a efectos de dictar la resolución dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes, y lo remitirá a
la Unidad de Proveeduría, con copia a
la Unidad de Asesoría
Jurídica, para que la primera realice la comunicación correspondiente dentro de
los próximos tres (3) días hábiles.
La Unidad de Asesoría Jurídica
advertirá al nivel de competencia que resolverá el concurso que bajo ninguna
circunstancia se debe exceder el período máximo del cual se dispone para dictar
la resolución del recurso incoado.
De acogerse parcial o totalmente el recurso de revocatoria, en el memorial
correspondiente se dirá si procede una nueva adjudicación o si se declara
desierta la licitación, según mérito del expediente. El nuevo acto debe
dictarse dentro del mes contado a partir de la notificación de la resolución,
plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados
mediante resolución motivada, emitida por el nivel de competencia
correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 50.- Recurso de revocatoria para procedimientos de escasa cuantía.
Conforme
con lo dispuesto en el Artículo 136 del RLCA, se podrá plantear recurso de
revocatoria ante el órgano que dictó la adjudicación o ante su superior
jerárquico cuando así lo requiera el recurrente, en los procedimientos de
escasa cuantía.
Una vez recibido el recurso de revocatoria, será remitido a
la Unidad de Asesoría Jurídica
y la Unidad de
Proveeduría trasladará inmediatamente a
la Unidad de Asesoría Jurídica el expediente original
del concurso debidamente foliado.
Si el recurso resulta improcedente,
la Unidad de Asesoría Jurídica recomendará, dentro
del día hábil siguiente al momento de su recibo, a
la Unidad de Proveeduría el
rechazo de plano del mismo, debiendo ésta comunicarlo.-
De resultar procedente el trámite del recurso,
la Unidad de Asesoría
jurídica, dentro del mismo plazo dispuesto en el párrafo anterior, informará a
la Unidad de Proveeduría para
que ésta, en el término de un (1) día hábil, le notifique al adjudicatario para
que, si así lo tiene a bien, se manifieste en relación con los alegatos del
recurrente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Asimismo,
la Unidad de Proveeduría
prevendrá a los otros participantes del concurso para que mantengan la vigencia
de la oferta. Igualmente, la
Unidad de Asesoría Jurídica, una vez que admite el recurso y
de manera simultánea, solicitará a la unidad solicitante las observaciones de carácter
técnico que estime pertinentes, para que ésta los remita dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes.
La Unidad de Asesoría Jurídica
contará con dos (2) días hábiles para preparar y remitir la recomendación
respectiva para la resolución del recurso a
la Unidad de Proveeduría.
La Unidad de Proveeduría procederá
con el estudio y consideración pertinentes a efectos de dictar la resolución
dentro del día hábil siguiente, debiendo comunicarlo a los interesados.
De acogerse parcial o totalmente el recurso de revocatoria, en el memorial
correspondiente se dirá: si procede una nueva adjudicación o si se declara
desierto el concurso.
Ficha articulo
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES
- (Corregido
mediante Fe de Erratas publicada en La Gaceta N° 44 del 4 de marzo del
2013, página 63, anteriormente indicaba "Capítulo VI Disposiciones
Generales". No obstante anteriormente había sido corregido
mediante Fe de Erratas publicada en La Gaceta N° 36 del 20 de febrero del
2013, toda vez que indicaba "Capítulo VII Disposiciones
Finales")
Artículo 51.- Deber de informar. Compete a
la Unidad de Proveeduría informar a
la Contraloría General
de la República
sobre la actividad contractual desarrollada por
la Administración
del INCOP, de conformidad con las características establecidas en el artículo
225 del RLCA; para ello,
la Administración del INCOP dotará de los recursos
tecnológicos necesarios.
Ficha articulo
Artículo 52.- Vigencia. Este Reglamento deroga el Reglamento publicado en
la Gaceta No. 240 del
miércoles 24 de octubre, 2007 y sus reformas, así como cualquier normativa
dictada por la Administración
que disponga lo contrario.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial
La Gaceta.
Ficha articulo
Fecha de generación: 23/4/2024 04:12:12
|