Artículo 2. La Proveeduría General será el único órgano del Banco Nacional de Costa Rica autorizado para tramitar un procedimiento de contratación administrativa del Banco Nacional.

Artículo 3: Los centros usuarios adscritos a la Dirección de Programación de Recursos, Direcciones Corporativas y Generales, que requieran la compra de bienes y servicios para su normal desenvolvimiento deberán gestionar el inicio del procedimiento de adquisición a través de la Proveeduría General, única dependencia del Banco Nacional de Costa Rica que cuenta con competencia legal y reglamentaria para tramitar los procedimientos de compra de bienes y servicios con cargo al presupuesto institucional.

La adquisición de obligaciones contractuales que no se hayan originado en procedimientos tramitados a través de la Proveeduría General será considerada falta grave y podrá generar responsabilidades de orden administrativo, civil, o penal, según lo defina la ley.

Artículo 4. Los procesos de contratación administrativa serán atendidos bajo el sistema PEPS. Se entenderá por "sistema PEPS", que los primeros procesos que se presenten con: a) la solicitud de presupuesto en forma física (debe contar con la aprobación presupuestaria), firmada por el funcionario que por su puesto tenga facultad para comprometer fondos presupuestarios en ese centro de costos y por ese monto económico y b) la justificación de la necesidad, misma que incluya todos los requisitos previstos en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,¹ serán los primeros en ser tramitados por la Proveeduría General.

¹ REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Decreto Ejecutivo No. 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en La Gaceta No. 210 del 2 de Noviembre del 2006: Artículo 8.- Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución./ Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: / a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. / b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. / c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. / d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio. / e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. / f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. / g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. / El funcionario competente valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.

En caso de requerirse por el centro usuario que plantea el proceso de contratación administrativa un cambio de prioridad a su proceso, solo serán tramitados si cuentan con un visto bueno de los funcionarios indicados en el artículo seis siguiente.

Artículo 5: En el caso de la formalización del contrato, el rol de llegada se define a partir de su envío a confección por parte del Asesor de Contratación Administrativa, una vez que el proceso de contratación administrativa que se trate, se encuentre con el acto administrativo de adjudicación en firme.

No se podrá incorporar en el contrato ninguna condición que no se haya contemplado en el cartel, en la oferta o que no haya sido previamente autorizada por un acuerdo del Comité de Licitaciones, el Subcomité de Licitaciones o la Proveeduría General, según corresponda de acuerdo con el procedimiento utilizado para la selección del contratista y cumpliéndose al respecto para este último caso, con los requisitos previstos en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa².

² REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Decreto Ejecutivo No. 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en La Gaceta No. 210 del 2 de Noviembre del 2006: Artículo 200.- Modificación unilateral del contrato: La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas: / a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. / b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. / c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. / d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. / e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. / f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado. / En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas / Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del contrato / El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato. / En caso de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes. / Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentaria ente el procedimiento aplicable para lo previsto en este artículo. / La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.

En caso de requerirse por el centro usuario que plantea el proceso de contratación administrativa un cambio de prioridad a su proceso, solo serán tramitados si cuentan con un visto bueno de los funcionarios indicados en el artículo seis siguiente.

Artículo 6: En caso de pretenderse variar el lugar en el rol de asignación del proceso, sea del trámite de inicio o la formalización contractual, la solicitud deberá ejercitarse directamente con la persona que ocupe el puesto de Director General de Operaciones o Subgerente General Administrativo siendo estas jefaturas las encargadas de notificar formalmente (al menos con un correo electrónico), la aprobación del cambio propuesto por la oficina usuaria del caso. En ausencia de estos dos colaboradores, la competencia recaerá sobre el puesto que sea designado por cada uno, para asumir dicha competencia.

CAPÍTULO II

FASE PREVIA- CONFECCIÓN DEL CARTEL

Artículo 7. La oficina remitirá mediante un oficio o correo todas las especificaciones técnicas del objeto de contratación. El contenido del cartel deberá sujetarse como mínimo a los requisitos dispuestos en el artículo 52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.³

³ REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Decreto Ejecutivo No. 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en La Gaceta No. 210 del 2 de Noviembre del 2006: Artículo 52.- Contenido: El cartel de la licitación deberá contener al menos lo siguiente: / a) Un encabezado que contenga la identificación de la Administración promovente, la indicación del tipo y número del concurso y una breve descripción del objeto contractual. / b) Indicación de la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada. / c) El día, hora límite y dirección, para la presentación de ofertas y garantías de participación; así como el número de copias que deberá adjuntarse a la oferta original, cuando así proceda. / d) El porcentaje de las garantías que se deben rendir, cuando se requieran. / e) Indicación de las especies fiscales y demás timbres que deba aportar el oferente. / f) Indicación de cualquier opción de compra futura, y de ser posible, una estimación del momento en que se podrán ejercer dichas opciones. / g) Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento, incluidas especificaciones técnicas que podrán acompañarse de planos, diseños e instrucciones correspondientes. Las especificaciones técnicas se establecerán prioritariamente en términos de desempeño y funcionalidad. El sistema internacional de unidades, basado en el sistema métrico decimal es de uso obligatorio. / h) Sistema de valoración y comparación de las ofertas. Cuando únicamente se considere el precio, bastará una simple indicación al respecto. / i) Solicitud de muestras, cuando se estimen indispensables. / j) Indicación precisa, de los documentos que se deberán aportar para la evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos u otros. / k) Términos de pago. / l) Plazo de vigencia de la oferta y plazo de adjudicación. / m) Lugar y fecha de inicio y conclusión de la entrega de los bienes o servicios, cuando así proceda. / n) Indicación de que se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto conformidad con lo establecido en la decisión inicial. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. En ambos supuestos se exigirá, al menos, los precios unitarios. / No será necesario advertir en el cartel, la posibilidad de adjudicar parte de la totalidad de las líneas contempladas en éste. / La obligación de participar en la totalidad de los renglones, solamente será posible cuando exista una justificación técnica para ello y así haya sido advertido en el cartel. / o) El uso de medios electrónicos si resulta procedente, la posibilidad de presentar ofertas vía fax deberá habilitarse expresamente en el cartel, previéndose para ello un plazo de confirmación por escrito. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica. / El cartel, no podrá imponer restricciones, ni exigir el cumplimiento de requisitos que no sean indispensables o resulten convenientes al interés público, si con ello limita las posibilidades de concurrencia a eventuales participantes. Tampoco podrá exigir que el oferente efectúe manifestaciones, repeticiones o transcripciones de aspectos del pliego sobre los cuales los participantes no tengan ningún poder de disposición. / Las medidas, límites, plazos, tolerancia, porcentajes u otras disposiciones de similar naturaleza que deba contener el cartel, se establecerán con la mayor amplitud que permita la clase de negocio de que se trate, en lo posible utilizándolos como punto de referencia. Asimismo, respecto de los tipos conocidos de materiales, artefactos, o equipos, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia; y aun cuando tal aclaración se omitiere, así se entenderá. / La Administración podrá incorporar en el cartel un mecanismo de mejora de los precios cotizados, según las reglas generales incluidas en el artículo 28 bis de este Reglamento.

Artículo 8. Con el insumo anterior, se procederá a la confección del cartel, cuya responsabilidad recae en una actuación en forma conjunta entre los funcionarios de la oficina usuaria y el personal especializado designado para tal fin por la Proveeduría General.

Artículo 9. Es obligación de las partes involucradas, de conformidad con lo indicado en el artículo anterior, programar una reunión previa para exponer los puntos relevantes de la parte técnica del bien, obra o servicio que se desea contratar, a efecto que el producto final sea lo que realmente satisface la necesidad del Banco y evitar en la medida de lo posible solicitudes de aclaración u objeciones al cartel.

Artículo 10. Una vez elaborado el borrador del cartel o pliego de condiciones, la persona designada por parte de la Proveeduría General, lo enviará a la oficina usuaria para contar con su aprobación técnica al documento.

Artículo 11. Con dicha aprobación, la cual deberá realizarse al menos por medio de correo electrónico, el cartel o pliego de condiciones se enviará a la Dirección Jurídica, para el visto bueno final. Se excluirá de esta fase los carteles o pliegos de condiciones denominados "plantillas" debidamente aprobadas por la Dirección Jurídica.

Según el procedimiento establecido a la fecha, es potestad discrecional de la Proveeduría General, enviar un cartel o pliego de condiciones a revisión final de la Dirección Jurídica, previo a que éste sea conocido por el Órgano Competente para su aprobación

Artículo 12. A pesar de haberse realizado el cartel o pliego de condiciones en forma conjunta por todos los actores antes indicados, en caso que el abogado designado por parte de la Dirección Jurídica tenga alguna observación al documento, si la misma es de tipo formal o de mera redacción, será responsabilidad de la persona asignada por la Proveeduría General su corrección o aclaración correspondiente. De ser de orden técnico, la Proveeduría General remitirá la observación a la oficina usuaria para su atención correspondiente.

Artículo 13: Los plazos de respuestas de las oficinas usuarias ante una solicitud de la Proveeduría General, el Sub Comité y Comité de Licitaciones será de como máximo un plazo de tres días hábiles. En caso de incumplimiento de dicho plazo, el funcionario debe motivar en forma escrita ante el Órgano que gestionó la misiva, las razones que provocaron su actuación, so pena que tal justificación será valorada a efecto de determinar si existe incumplimiento de deberes por parte del funcionario, según lo dispuesto en el artículo 96 inciso h) de la Ley de Contratación Administrativa⁴, lo cual en todo caso le corresponderá valorar al Comité de Licitaciones del Banco, como Órgano máximo en materia de contratación administrativa, determinar la apertura o no de un proceso de sanción administrativa.

⁴ LEY DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Ley No. 7494 de 2 de mayo de 1995, publicado en el Alcance No. 20 a La Gaceta No. 110 de 8 de junio de 1995: Artículo 96.- Sanciones a otros funcionarios: Se impondrá la sanción de apercibimiento escrito, al funcionario que incurra en alguna de las siguientes infracciones: / h) Faltar al deber de diligencia esperada de sus condiciones personales y del puesto que ocupa, ya sea por culpa, imprudencia o impericia causando un daño real a los particulares o a la Administración, durante un procedimiento de contratación, siempre que la gravedad de las circunstancias y la cuantía del daño no ameriten una sanción mayor.

Artículo 14. La versión final del cartel o pliego de condiciones será remitida por el Asesor de Contratación Administrativa a aprobación del Órgano que le compete en razón del tope económico del negocio jurídico que respalda.

CAPÍTULO III

INICIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Sección Primera

Artículo 15. En la solicitud de presupuesto que gestione cada oficina usuaria para aprobación de la Contraloría General de la República, deberá indicarse la fecha propuesta de inicio del proceso de contratación administrativa y la correspondiente finalización del mismo, considerando que este último plazo deberá estar acorde con el tiempo real en que se requiere tener por satisfecha la necesidad que motiva el proceso de compra pública. La Dirección de Presupuesto del Banco no tramitará ninguna solicitud de asignación presupuestaria que no se encuentre incluida en el Plan de Compras y en la que no conste la información citada precedente; de lo cual no será necesario ninguna advertencia previa por parte de dicha Dirección a la oficina que peticiona los recursos.

Esta Dirección únicamente certificará solicitudes de compra de procesos de contratación administrativa que se encuentren incluidos en el Plan de Compras, salvo autorización de la Junta Directiva General, la que podrá generarse mediante una modificación presupuestaria interna o bien, por medio la gestión de aprobación de Presupuesto Extraordinario ante la misma Contraloría General de la República.

Artículo 16. En cualquier procedimiento de contratación administrativa, la oficina usuaria debe gestionar ante la Proveeduría General el inicio del mismo, en la misma fecha propuesta desde cuando se solicitaron los recursos presupuestarios que requería tal necesidad, según lo previsto en el artículo anterior. Se entenderá por inicio del procedimiento de contratación administrativa, la llegada del proceso al rol de la Proveeduría General.

Artículo 17. Cuando una oficina usuaria incumpla con lo dispuesto en los artículos 15 y 16 anteriores, la Proveeduría General informará a la Subgerencia General Administrativa, la anomalía en la ejecución presupuestaria, para que se determinen las sanciones de responsabilidad administrativa que tenga el titular de la oficina y demás involucrados en tal acción.

La Subgerencia General Administrativa deberá informar trimestralmente a la Junta Directiva General, sobre la ejecución del Plan de Compras, principalmente para que el Jerarca tome las acciones correctivas con los centros usuarios en cuanto a la utilización del Presupuesto aprobado, por incumplimiento de los plazos de compromiso del inicio del proceso de contratación administrativa.

La Subgerencia General Administrativa deberá informar igualmente al superior jerárquico de los funcionarios responsables del atraso, a efecto que éste determine si existe responsabilidad disciplinaria de los mismos y proceda a ejecutar el procedimiento establecido en la Convención Colectiva vigente, a efecto de conocer la verdad real de los hechos.

ESTUDIOS Y VALORACIÓN DE LAS OFERTAS

Sección Segunda

Artículo 18. El estudio técnico y legal de las ofertas se realizará en tres tractos del plazo de adjudicación, según el siguiente orden:

                        a) Estudio preliminar: que corresponde al Asesor de Contratación Administrativa realizar el análisis de los aspectos formales y jurídicos de la oferta, a efecto de determinar si procede o no remitir a estudio técnico las ofertas. Tal labor no debe representar más del 10% del plazo total previsto para dictar el acto de adjudicación.

b) Estudio Técnico: le corresponde a la oficina usuaria y se llevará a cabo en dos partes; la primera aplica para efectuar un análisis previo de los aspectos que los funcionarios usuarios pretenden sean subsanados y que deben peticionarse ante la Proveeduría General; la segunda para la valoración propia de los requisitos de técnicos, de admisibilidad y generales que competen específicamente al objeto contractual, aunado al aporte de los aspectos subsanados en la parte primera. Tal labor no debe representar más del 70% del plazo total previsto para dictar el acto de adjudicación.

c) Estudio Final: puede desarrollarse en forma conjunta entre la Proveeduría General y la oficina usuaria o simplemente por parte de ésta última. Involucra la elaboración del informe final que será presentado como recomendación para aprobación del Órgano al cual le corresponde, según la cuantía del negocio jurídico, dictar el acto administrativo de adjudicación. Tal labor no debe representar más del 20% del plazo total previsto para dictar el acto de adjudicación.

Artículo 19. En todo tipo de procesos de contratación administrativa se establece como regla que la oficina usuaria cuenta con un máximo de dos audiencias para diligenciar ante la Proveeduría General todas las aclaraciones y subsanaciones que estime necesarias a los oferentes. En caso de incumplimiento de ésta, se considerará falta al deber de diligencia, para lo cual se recomendará en forma escrita al máximo titular de la Dirección responsable a la que pertenezca la oficina usuaria, la aplicación de la sanción prevista en el artículo 96 inciso h) de la Ley de Contratación Administrativa.⁵

⁵ Ver la norma de referencia en el artículo 13 del presente Reglamento.

CAPÍTULO IV

ENTREGA DEL INFORME FINAL Y EL ACTO DE ADJUDICACIÓN

Artículo 20. El acto administrativo de adjudicación le compete dictarlo al Órgano que corresponda, según lo dispuesto en el Reglamento de operación del Comité y Subcomités de Licitaciones, publicado en el Alcance 2-A del Diario Oficial La Gaceta Nº10 del 15 de enero de 1999

Artículo 21. El informe final debe remitirse para los procesos de contratación administrativa de escasa cuantía, a la Proveeduría General, con un mínimo de dos días hábiles previos al vencimiento del plazo otorgado para adjudicar. En los casos de los informes finales de procesos de contratación administrativa que deban ser vistos por parte del Comité o Subcomité de Licitaciones, los mismos deben ser remitidos al menos con ocho días hábiles de anticipación al acaecimiento del plazo anterior (plazo para el dictado del acto de adjudicación).

Artículo 22. El Comité de Licitaciones, sin importar la cuantía que se pretenda adjudicar para el proceso de contratación administrativa, será el único órgano competente para autorizar una prórroga para presentación del informe final del proceso. Es obligación ineludible informar a la Subgerencia General Administrativo y la Gerencia General en forma mensual, las oficinas usuarias que peticionaron tal diligencia, los motivos que alegaron, la correspondiente valoración por parte de este Órgano ante la gestión y si determinaron recomendar la apertura de un proceso de sanción administrativa, según lo dispuesto en el artículo 96 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa. ⁶

⁶ Ver la norma de referencia en el artículo 13 del presente Reglamento.

Artículo 23. Una vez que obtiene firmeza el acuerdo del Comité de Licitaciones, según lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública en su artículo 56 inciso 2., la Proveeduría General tiene un plazo de tres días hábiles para emitirlo y enviarlo al Asesor de Contrataciones que le corresponda, según el rol de asignación que mantiene dicha oficina, en caso que el acto administrativo de adjudicación no requiera ratificación de la Gerencia General. De requerir dicha ratificación, dentro de los tres días hábiles precitados, deberá contarse con el recibido de la Subgerencia General Administrativa, de la solicitud que peticiona dicho requisito interno.

Artículo 24. De contar el Asesor de Contratación Administrativa con el acuerdo de adjudicación, tendrá que remitirlo a publicación al Diario Oficial o comunicarlo oportunamente al medio consignado en las ofertas de cada uno de los participantes en determinado proceso de contratación administrativa, dentro de un máximo de un día hábil posterior al recibido del mismo, por parte de la Secretaria del Comité o Subcomité de Licitaciones.

Artículo 25. En caso de contrataciones directas de escasa cuantía, el acto de adjudicación deberá realizarse y comunicarse dentro del día hábil siguiente al recibido del mismo por parte del Asesor de Contrataciones de la Proveeduría General que le corresponda.

Artículo 26. El incumplimiento de deberes de lo dispuesto en los artículos 23, 24 y 25 del presente Reglamento, se considerará falta al deber de diligencia, para lo cual se recomendará en forma escrita al máximo titular de la Dirección General de Operaciones, con el visto bueno del Director (a) de Recursos Materiales, la aplicación de la sanción prevista en el artículo 96 inciso h) de la Ley de Contratación Administrativa.7

⁷ Ver la norma de referencia en el artículo 13 del presente Reglamento.

Artículo 28. La Proveeduría General formalizará con el contrato formato, los procesos de contratación administrativa que se promuevan con los carteles denominados plantillas, mismo que se encontrará incluido dentro de su contenido. Se entenderá por "contrato formato", el documento aprobado por parte de la Contraloría General de la República, como sistema alterno de revisión previa del contrato, de conformidad con el artículo 15 Habilitación de trámite alternativo de revisión previa del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. ⁸

⁸ R-CO-44-2007.-Despacho de la Contralora General.-San José, a las nueve horas del once de octubre del dos mil siete, La Gaceta 202 - Lunes 22 de octubre del 2007: Artículo 15.-Habilitación de trámite alternativo de revisión previa. En los casos de contratos sujetos al refrendo según los términos de este Reglamento, la Contraloría General de la República podrá autorizar a la Administración la aplicación de un trámite alternativo de revisión previa que sustituya el refrendo, según las siguientes reglas: / 1) El trámite de revisión previa deberá realizarse antes de la recepción de ofertas. / 2) Solo aplicará cuando el cartel incorpore los términos integrales del futuro contrato, con la salvedad de los aspectos derivados de la oferta adjudicataria. De esta manera, se podrá prescindir del refrendo en el tanto la Administración no varíe los términos del contrato revisado en etapa previa por la Contraloría General de la República. Cuando haya existido variación a dichos términos, deberá someterse el contrato a refrendo, para lo cual la Administración especificará en la nota de remisión referida en el artículo 12 de este Reglamento, los cambios concretos operados así como su sustento técnico, financiero y jurídico, según corresponda. / 3) Este tipo de trámite aplicará a categorías contractuales y no se establecerá para casos de contratos específicos aislados. / 4) La Administración interesada en someterse a este trámite alternativo de revisión previa deberá solicitarlo por escrito a la Contraloría General de la República, con la indicación de las razones que lo sustentan, la o las categorías contractuales a las que se pretende aplicar, la etapa del procedimiento en la que se produciría la revisión de la Contraloría General de la República y el formato de cartel que se pretende utilizar, con identificación del esquema contractual incorporado. / 5 La Contraloría General de la República analizará la solicitud y la resolverá dentro de los cuarenta días hábiles contados a partir del día siguiente de su recepción. En caso de aceptarse la solicitud, Contraloría General de la República emitirá la resolución motivada de autorización del trámite alternativo de revisión previa y dispondrá el procedimiento a seguir. Una vez comunicada la resolución de la Contraloría General de la República, la Administración deberá publicar en el Diario Oficial el acuerdo de aplicación del trámite alternativo de revisión autorizado por la Contraloría General, dictado por el órgano competente; en la publicación deberá incluirse el texto integral de la parte dispositiva de la resolución de la Contraloría General. El citado trámite podrá aplicarse a partir de la publicación en el Diario Oficial. La Administración deberá especificar en el cartel del concurso respectivo, si aplicará o no el trámite alternativo autorizado. La omisión de dicha especificación, hará presumir que el cartel se someterá al trámite alternativo de revisión previa autorizado.

Artículo 29. El Asesor de Contratación Administrativa debe gestionar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la firmeza del acto administrativo de adjudicación, la entrega de la garantía de cumplimiento y las especies fiscales correspondientes, so pena que en caso de no realizarlo, la Administración iniciará el procedimiento de insubsistencia previsto en el artículo 191 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,⁹ contra la persona física o jurídica que haya resultado favorecida con el acto de adjudicación.

⁹ REGLAMENTO A LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Decreto Ejecutivo No. 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en La Gaceta No. 210 del 2 de Noviembre del 2006: Artículo 191.- Insubsistencia. La Administración, declarará insubsistente el concurso, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que procedan por el incumplimiento, en cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción; no comparezca a la suscripción de la formalización contractual; no retire o no quiera recibir la orden de inicio; o no se le ubique en la dirección o medio señalado para recibir notificaciones; o que en caso de remate no cancele la totalidad del precio dentro del plazo respectivo. / Una vez declarada la insubsistencia la entidad contratante procederá a ejecutar la garantía de participación del incumpliente, cuando la hubiere y a la readjudicación según el orden de calificación respectivo, siempre que resulte conveniente a sus intereses. Para ello, la Administración, dispondrá de un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por diez días hábiles adicionales, siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifiquen. / En caso que hubiere cesado la vigencia de la oferta o de la garantía de participación, cuando ésta sea requerida, se le prevendrá al siguiente oferente mejor calificado para que las restablezca en plazo de tres días hábiles. De no hacerlo, la Administración podrá optar por continuar con las ofertas subsiguientes. Las partes disconformes con la readjudicación, podrán impugnar, si antes de interponer el recurso, restablecen o prorrogan la vigencia de las ofertas y de la garantía de participación, si así procede.

Artículo 30. Los contratos que no se tramiten bajo la modalidad indicada en el artículo 28 anterior, deberán ser tramitados según el rol de llegada que maneja el titular de la Proveeduría General, según sea reportado por parte de cada Asesor de Contratación Administrativa.

Artículo 31. La Proveeduría General deberá tramitar la formalización del contrato dentro de un máximo de veinte días naturales siguientes a su asignación en rol, siempre y cuando de la revisión del expediente administrativo del proceso de contratación o de las partes suscriptoras, no se genere algún cambio que en aras del interés público, implique la modificación de las condiciones originalmente pactadas desde la firmeza del cartel o pliego de condiciones, para lo cual deberá gestionarse previamente la aprobación del Órgano competente institucional, según lo establecido para el efecto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa¹⁰, concordado con el 200 del Reglamento a dicha Ley.¹¹

10 LEY DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, Ley No. 7494 de 2 de mayo de 1995, publicado en el Alcance No. 20 a La Gaceta No. 110 de 8 de junio de 1995: Artículo 12.- Derecho de modificación unilateral: Durante la ejecución del contrato, la Administración podrá modificar, disminuirlo aumentar, hasta en un cincuenta por ciento (50%), el objeto de la contratación, cuando concurran circunstancias imprevisibles en el momento de iniciarse los procedimientos y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el interés público perseguido, siempre que la suma de la contratación original y el incremento adicional no excedan del limite previsto, en el artículo 27 de esta Ley, para el procedimiento de contratación que se trate. / La administración podrá recibir objetos actualizados respecto del bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones: / a) Que los objetos sean de la misma naturaleza. / b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto. / c) Que no se incremente el precio ofertado. / d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación. / En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel

11 Ver la norma de referencia en el artículo 5 del presente Reglamento

CAPÍTULO VI

EJECUCION CONTRACTUAL

Artículo 32. La Proveeduría General informará por medio de nota formal o correo electrónico a la oficina fiscalizadora del contrato, el vencimiento de la garantía de cumplimiento que resguarda la ejecución del negocio jurídico que se trate. Con dicha prevención, se le otorgará un plazo de tres días hábiles para que informe el plazo por el cual debe ser renovada dicha caución o bien, si debe procederse a devolver la misma.

En caso de no tener respuesta por parte del fiscalizador del contrato, la Proveeduría General procederá a gestionar la devolución de la garantía de cumplimiento, siendo exclusiva responsabilidad del primero, cualquier multa o daño y perjuicio que no pueda ser cobrado por parte del Banco, en virtud del reintegro al contratista de la caución o bien el vencimiento de la misma por la inercia en el trámite de renovación por parte de la segunda oficina.

Se aclara que la Proveeduría General, salvo disposición en contrario por parte de la oficina fiscalizadora del contrato, remitirá la consulta a la persona designada como "Fiscalizador del Contrato", según lo indicado en la decisión inicial incluida en el expediente administrativo del procedimiento de contratación administrativa que diera origen al contrato en ejecución.

Artículo 33. Será responsabilidad exclusiva del fiscalizador del contrato por parte del Banco, notificar con al menos treinta (30) días hábiles de anticipación a la Proveeduría General, su necesidad de NO prorrogar el contrato en ejecución que ésta fiscaliza.

En caso de no realizarlo con la antelación indicada, el Banco automáticamente tendrá por prorrogada la vigencia contractual, según los términos previstos en el contrato.

No obstante lo anterior, en caso de que la solicitud de NO prórroga llegase fuera de ese plazo, será responsabilidad del fiscalizador del contrato cualquier daño y perjuicio que sea cobrado y aprobado por el Banco en la liquidación correspondiente, una vez que se realice el proceso de rescisión unilateral o por mutuo acuerdo previsto en el ordenamiento jurídico de la contratación administrativa.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 34. Compete a la Subgerencia General Administrativa a la cual se encuentra adscrita la Proveeduría General, revisar anualmente el Reglamento de operación del Comité y Subcomités de Licitaciones, publicado en el Alcance 2-A del Diario Oficial La Gaceta Nº10 del 15 de enero de 1999, con el propósito de promover ante la Junta Directiva General las posibles enmiendas que tal normativa debe sufrir, a efecto de ajustarse con las nuevas disposiciones que emanen en la materia, principalmente por parte de la Contraloría General de la República.

La Uruca. 10 de octubre del 2012.