Texto Completo acta: 115902
MUNICIPALIDAD DE BARVA
(Esta norma fue derogada por el artículo 24 del
Reglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Barva,
aprobado mediante sesión ordinaria N° 05-2017 del 23 de enero del 2017)
La Municipalidad de Barva mediante el acuerdo Nº 1123-2012 del Concejo
Municipal, adoptado en su sesión ordinaria Nº 62-2012, acordó una vez vencido
el plazo consulta pública no vinculante, aprobar el siguiente reglamento.
REGLAMENTO PARA
LA CAJA CHICA
DE
LA MUNICIPALIDAD DE
BARVA
I.-Que el artículo 170 de
la Constitución
Política, así como el artículo 4 del Código Municipal
reconocen la autonomía política, administrativa y financiera de las
municipalidades.
II.-Que de conformidad a lo dispuesto en el
artículo 14 de la Ley Nº
1279 Ley de
la Administración Financiera de
la República,
artículos 109 Ley Nº 7994 Código Municipal, el Decreto Nº 28338-H 23-11-2000
La Gaceta 4 del
6-11-2000 Reglamento General de Cajas Chicas, art. 133 del Decreto Ejecutivo Nº
33411-H Reglamento a la
Ley General de Contratación Administrativa,
la Corporación Municipal
debe contar con un instrumento reglamentario para el funcionamiento de
la Caja Chica.
III.-Que de conformidad con la normativa citada,
así como con fundamento en los artículos 13 incisos c) y e) y 17 incisos a) y
h) del Código Municipal, el Concejo Municipal de
la Municipalidad de Barva, procede a reglamentar el procedimiento de
la Caja Chica de esta
institución, en aras de que todo funcionario municipal como los (as) miembros
del Concejo Municipal conozcan los alcances de sus obligaciones.
IV.-El Concejo Municipal, en uso de las facultades
que le otorga
la Constitución Política y el Código Municipal,
acuerda emitir el siguiente reglamento:
REGLAMENTO DE CAJA CHICA
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º-El presente Reglamento establece las disposiciones generales
que regulan la operación y control de
la Caja Chica de
la Municipalidad de Barva así como la compra de bienes y/o servicios por este
mecanismo que requiera la
Municipalidad de Barva de
conformidad con los parámetros del presente Reglamento y las normativa vigente
en esta materia.
Ficha articulo
Artículo 2º-Definiciones: Cuando en este reglamento
se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan
a continuación:
a) Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la
normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la
documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados
por la caja chica.
b) Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios
de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y
normales de la
Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener
siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente
anticipación sus necesidades.
c) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o
que, previsto, no puede evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por
hechos del hombre.
d) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de
menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de
caja chica y cuya necesidad sea urgente y requiere atención inmediata.
e) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la
dirección, departamento, sección o unidad.
f) Encargado de caja chica: El Tesorero Municipal, quien según
el artículo 109 del Código Municipal vigente es quien debe tener a cargo la
caja chica.
g) Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho
de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor
de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño,
frente a la tercera víctima de este por imposibilidad de evitarlo.
h) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la
adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en
existencia en bodega municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las
dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también
criterios de compra emergente y compra menor.
i) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable
del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que
sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
j) Municipalidad:
La Municipalidad de Barva.
k) Tesorero Municipal: El funcionario con nombramiento, en la
persona de su titular o bien, en la persona de quien lo sustituya en ese mismo
cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario
o cualesquiera otro motivo.
l) Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que
efectúa
la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para
reembolsar los gastos efectuados.
m) Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o
servicios, debidamente autorizados.
Ficha articulo
Artículo 3º-La ejecución de gastos mediante caja
chica es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y
necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de
pago fuera de los trámites ordinarios establecidos.
Ficha articulo
Artículo 4º-Se establece el
fondo de caja chica cuyo monto será de ¢400.000,00 (cuatrocientos mil colones
exactos) y su custodia será responsabilidad del Tesorero(a) Municipal quién
deberá actuar de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 5º-El monto por
vale de caja chica no podrá exceder la suma de ¢ 75.000,00 (setenta y cinco mil
colones exactos) por departamento.
Ficha articulo
Artículo 6º-Corresponde al
Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno,
variar el monto establecido a este fondo, según solicitud escrita y justificada
que haga la
Alcaldía Municipal, con el fin de satisfacer las necesidades
institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.
Ficha articulo
Artículo 7º-La solicitud y
adquisición de Bienes y Servicios deberá ser liquidada en un plazo máximo de 2
días hábiles siguientes a su entrega, de lo contrario no se entregara una
segunda solicitud y adquisición de Bienes y Servicios a funcionarios que tengan
pendiente el liquidar la primera.
Ficha articulo
Artículo 8º-En todo lo
relativo a activos fijos sujetos a depreciación
serán tratados y adquiridos por la contratación de
la Proveeduría Municipal
(salvo casos sumamente excepcionales), así como aquellos artículos que el monto
supere el tope establecido para caja chica.
Ficha articulo
Artículo 9º-La compra de
bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando
se den las siguientes condiciones:
a) Si en bodega municipal no hay existencia del
bien que se solicita.
b) Si ninguna dependencia o funcionario de
la Municipalidad, según
sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.
c) Si el bien o servicio son de urgente necesidad.
d) Si existe contenido económico con cargo a la
respectiva subpartida presupuestaria.
e) Que la adquisición del servicio o bien no
exceda el monto dispuesto en el artículo 5º del presente reglamento
Ficha articulo
Artículo 10.-Los comprobantes de pago o vales que
se utilizarán por caja chica, estarán pre numerados y se llevará para esos
efectos una numeración consecutiva.
Artículo 11.-El vale se
tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes
requisitos:
(Nota de
Sinalevi: En la publicación de este Reglamento se consignó dos veces el
artículo 11. No obstante; ya existe otro
numeral 11, por lo que se ha dejado este
artículo 11 dentro de este artículo 10 respetando su publicación original )
Ficha articulo
Artículo 10.-Los
comprobantes de pago o vales que se utilizarán por caja chica, estarán pre
numerados y se llevará para esos efectos una numeración consecutiva.
Artículo 11.-El vale se tramitará
únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:
a) Presentar documento de disponibilidad
presupuestaria (solicitud y adquisición de Bienes y Servicios con debido visto
bueno de la
Administración Tributaria y Financiera). Mismo que deberá
estar firmado y sellado por el (la) Encargado del Departamento solicitante
(Departamento usuario) o del funcionario en quién él haya delegado tal función
(cuya delegación deberá estar formalmente comunicada.
b) Deberá de adjuntarse la factura proforma
(siempre y cuando no se cuente con la factura original) la cual debe estar
conforme a la solicitud de tributación directa (con el impuesto desglosado),
además deberá indicar el monto exacto y los artículos o servicios por adquirir,
que por este reglamento se autorizan y con la correspondiente justificación, el
cual no debe contener borrones ni tachaduras. Deberá estar a nombre de
la Municipalidad de
Barva, con la consignación expresa de la fecha.
(Nota de Sinalevi: En la publicación de este Reglamento se consignó dos
veces el artículo 10. No obstante; ya existe otro artículo 10, por lo que se ha dejado este artículo 10
dentro de este artículo 11 respetando su publicación original )
Ficha articulo
Artículo 12.-Los comprobantes (facturas o recibos) de las adquisiciones que
se hagan con fondos de Caja Chica y que son el sustento del egreso, deberán
cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser documentos originales, estar timbrados, membretados, o
dispersados del mismo por
la Dirección General de
la Tributación del
Ministerio de Hacienda y estar emitidos a favor de
la Municipalidad de
Barva.
b) Especificar claramente la fecha y detalle de la compra o servicio
recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale.
c) Indicar claramente y con detalle la compra o servicio recibido, la
cual debe coincidir con lo estipulado en el vale y traer impreso, el sello de
cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo, deben
contener tachaduras ni borrones.
d) Si la factura no tiene logotipo debe indicarse el nombre, el número
de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio y
sus especificaciones.
a) Venir firmados por el reverso, por la jefatura inmediata como
requisito de comprobación de la adquisición del bien o servicio
correspondiente.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
De
la Liquidación
Artículo 13.-En el proceso de liquidación de las adquisiciones que se hagan
con fondos de Caja Chica se aplicarán las siguientes disposiciones:
a) No se reconocerá el importe por concepto de impuesto de ventas,
cuando este sea cancelado por el usuario del vale ya que
la Municipalidad de
conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Código Municipal, esta
exenta del pago de toda clase de tributos.
b) Las exoneraciones, en los casos que se requieran, deben ser
solicitadas a
la Tesorería Municipal con un día como mínimo de
anticipación, ya que estas requieren no sola firma de
la Tesorera sino que también la del
departamento encargado del presupuesto (visto bueno que hay dinero bajo ese
código presupuestario) y de
la Sra. Alcaldesa (del Vicealcalde en ausencia de
esta).
c) El dinero de una erogación por caja chica será únicamente entregado
al encargado de cada departamento.
d) Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario
que ha recibido el dinero del vale deberá hacer de inmediato el reintegro
respectivo al responsable del fondo de caja chica
Ficha articulo
Artículo 14.-El monto de lo gastado no podrá exceder el monto autorizado en
el vale de caja chica. De presentarse esta situación el funcionario a nombre de
quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante sin que
la Municipalidad quede
obligada a reintegrarle esa suma.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
De los arqueos a
la Caja Chica
Artículo 15.-Se procederá a realizar arqueos en el momento que se considere
oportuno o a solicitud del Alcalde (sa) Municipal, al fondo fijo de caja chica
con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las
normas y principios de la
Contabilidad vigentes y de las sanas prácticas de
administración.
Ficha articulo
Artículo 16.-De constatarse por medio de la
realización del arqueo correspondiente que existe un faltante en
la Caja Chica, el custodio
deberá reintegrarlo de inmediato de su peculio. En el evento de que se
produjere uno o más sobrantes, el o los montos que corresponda, deberán ser
depositados por el custodio en la cuenta respectiva. Si realizado el arqueo,
resulta una diferencia, esta debe ser justificada por el responsable de la caja
chica quién además deberá en forma- inmediata depositar el sobrante o
reintegrar el faltante según corresponda
Ficha articulo
Artículo 17.-Todo arqueo de caja chica se realizará
en presencia del Tesorero(a) Municipal, quién es el funcionario responsable del
fondo, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia
del funcionario que él designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el
derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado
obtenido.
Ficha articulo
Artículo 18.-Cuando el Tesorero(a) Municipal sea
sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones,
incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo, se
realizará el arqueo del cual dejará constancia escrita, con la firma del
Tesorero(a) y de la persona que lo sustituirá, Igual procedimiento se utilizará
cuando el titular de
la Tesorería Municipal se integre a su puesto.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
De las prohibiciones
Artículo 19.-Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de
bienes y servicios, cuando la bodega municipal mantenga existencias de los
artículos solicitados o cuando la administración por medio de sus dependencias,
encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio requerido a la
dependencia que lo necesite.
Ficha articulo
Artículo 20.-No se tramitarán excepto por causa de
fuerza mayor por medio del fondo fijo de caja chica, las compras que se definan
como artículos de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los
sistemas convencionales de compra que existan en
la Municipalidad según
las disposiciones establecidas en la
Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General
de la
Contratación Administrativa.
Ficha articulo
Artículo 21.-No podrán hacer uso del fondo de caja
chica las personas que no presten servicio regular a
la Municipalidad,
mediante el sistema de planillas, excepto los miembros del Concejo Municipal.
Ficha articulo
Artículo 22.-Por ningún
motivo se podrá variar el objetivo inicial de una compra. Se considerará falta
grave variar el objetivo inicial de compra y el funcionario que lo haga será
acreedor de una amonestación por escrito por parte del Alcalde (sa) Municipal y
quedará inhabilitado por dos meses para gestionar nuevos vales de caja chica.
Asimismo será responsable personalmente y cubrirá de su propio peculio el valor
de los artículos comprados fuera de lo autorizado en el vale cuando no exista
contenido presupuestario que respalde lo adquirido sin excepción. La
reincidencia ameritará la aplicación de los incisos c) y d) del artículo 149
del Código Municipal.
Ficha articulo
Artículo 23.-Corresponderá
al Tesorero(a) Municipal y demás titulares subordinados de la institución velar
por el cumplimiento de este Reglamento, asimismo el Tesorero(a) Municipal rendirá
un informe trimestral de la gestión de la caja chica al Alcalde (sa) Municipal.
En los casos de violaciones al reglamento, el (la) Tesorero(a) deberá rendir
informe de inmediato al Alcalde (sa) Municipal para el inicio de los
procedimientos disciplinarios correspondientes.
Ficha articulo
CAPÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo 24.-Este Reglamento deroga cualquier otra disposición
administrativa, o reglamentaria anterior o que se contraponga a lo aquí
regulado
Ficha articulo
Artículo 25.-El presente Reglamento rige a partir
de su publicación en el Diario Oficial
La Gaceta, una vez cumplido el trámite de
audiencia pública.-
Ficha articulo
Fecha de generación: 2/3/2024 11:34:37
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