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 Normativa >> Reglamento municipal 62 >> Fecha 24/09/2012 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 62
Reglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Barva
Texto Completo acta: 115902

MUNICIPALIDAD DE BARVA



(Esta norma fue derogada por el artículo 24 del Reglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Barva, aprobado mediante sesión ordinaria N° 05-2017 del 23 de enero del 2017)



La Municipalidad de Barva mediante el acuerdo Nº 1123-2012 del Concejo Municipal, adoptado en su sesión ordinaria Nº 62-2012, acordó una vez vencido el plazo consulta pública no vinculante, aprobar el siguiente reglamento.



REGLAMENTO PARA LA CAJA CHICA



DE LA MUNICIPALIDAD DE BARVA



I.-Que el artículo 170 de la Constitución Política, así como el artículo 4 del Código Municipal reconocen la autonomía política, administrativa y financiera de las municipalidades.



II.-Que de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Nº 1279 Ley de la Administración Financiera de la República, artículos 109 Ley Nº 7994 Código Municipal, el Decreto Nº 28338-H 23-11-2000 La Gaceta 4 del 6-11-2000 Reglamento General de Cajas Chicas, art. 133 del Decreto Ejecutivo Nº 33411-H Reglamento a la Ley General de Contratación Administrativa, la Corporación Municipal debe contar con un instrumento reglamentario para el funcionamiento de la Caja Chica.



III.-Que de conformidad con la normativa citada, así como con fundamento en los artículos 13 incisos c) y e) y 17 incisos a) y h) del Código Municipal, el Concejo Municipal de la Municipalidad de Barva, procede a reglamentar el procedimiento de la Caja Chica de esta institución, en aras de que todo funcionario municipal como los (as) miembros del Concejo Municipal conozcan los alcances de sus obligaciones.



IV.-El Concejo Municipal, en uso de las facultades que le otorga la Constitución Política y el Código Municipal, acuerda emitir el siguiente reglamento:



REGLAMENTO DE CAJA CHICA



CAPÍTULO I



Disposiciones Generales



Artículo 1º-El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control de la Caja Chica de la Municipalidad de Barva así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo que requiera la Municipalidad de Barva de conformidad con los parámetros del presente Reglamento y las normativa vigente en esta materia.




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Artículo 2º-Definiciones: Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:



a) Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica.



b) Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente anticipación sus necesidades.



c) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no puede evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.



d) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requiere atención inmediata.



e) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección o unidad.



f)  Encargado de caja chica: El Tesorero Municipal, quien según el artículo 109 del Código Municipal vigente es quien debe tener a cargo la caja chica.



g) Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente a la tercera víctima de este por imposibilidad de evitarlo.



h) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en bodega municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.



i)  Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.



j)  Municipalidad: La Municipalidad de Barva.



k) Tesorero Municipal: El funcionario con nombramiento, en la persona de su titular o bien, en la persona de quien lo sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo.



l)  Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.



m)  Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.




 




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Artículo 3º-La ejecución de gastos mediante caja chica es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos.




 




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Artículo 4º-Se establece el fondo de caja chica cuyo monto será de ¢400.000,00 (cuatrocientos mil colones exactos) y su custodia será responsabilidad del Tesorero(a) Municipal quién deberá actuar de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento.




 




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Artículo 5º-El monto por vale de caja chica no podrá exceder la suma de ¢ 75.000,00 (setenta y cinco mil colones exactos) por departamento.




 




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Artículo 6º-Corresponde al Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno, variar el monto establecido a este fondo, según solicitud escrita y justificada que haga la Alcaldía Municipal, con el fin de satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.




 




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Artículo 7º-La solicitud y adquisición de Bienes y Servicios deberá ser liquidada en un plazo máximo de 2 días hábiles siguientes a su entrega, de lo contrario no se entregara una segunda solicitud y adquisición de Bienes y Servicios a funcionarios que tengan pendiente el liquidar la primera.




 




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Artículo 8º-En todo lo relativo a activos fijos sujetos a depreciación serán tratados y adquiridos por la contratación de la Proveeduría Municipal (salvo casos sumamente excepcionales), así como aquellos artículos que el monto supere el tope establecido para caja chica.




 




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Artículo 9º-La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:



a) Si en bodega municipal no hay existencia del bien que se solicita.



b) Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.



c) Si el bien o servicio son de urgente necesidad.



d) Si existe contenido económico con cargo a la respectiva subpartida presupuestaria.



e) Que la adquisición del servicio o bien no exceda el monto dispuesto en el artículo 5º del presente reglamento




 




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Artículo 10.-Los comprobantes de pago o vales que se utilizarán por caja chica, estarán pre numerados y se llevará para esos efectos una numeración consecutiva.



Artículo 11.-El vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:



(Nota de Sinalevi: En la publicación de este Reglamento se consignó dos veces el artículo 11. No obstante; ya  existe otro numeral 11,  por lo que se ha dejado este artículo 11 dentro de este artículo 10 respetando su publicación original )




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Artículo 10.-Los comprobantes de pago o vales que se utilizarán por caja chica, estarán pre numerados y se llevará para esos efectos una numeración consecutiva.



Artículo 11.-El vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:



a) Presentar documento de disponibilidad presupuestaria (solicitud y adquisición de Bienes y Servicios con debido visto bueno de la Administración Tributaria y Financiera). Mismo que deberá estar firmado y sellado por el (la) Encargado del Departamento solicitante (Departamento usuario) o del funcionario en quién él haya delegado tal función (cuya delegación deberá estar formalmente comunicada.



b) Deberá de adjuntarse la factura proforma (siempre y cuando no se cuente con la factura original) la cual debe estar conforme a la solicitud de tributación directa (con el impuesto desglosado), además deberá indicar el monto exacto y los artículos o servicios por adquirir, que por este reglamento se autorizan y con la correspondiente justificación, el cual no debe contener borrones ni tachaduras. Deberá estar a nombre de la Municipalidad de Barva, con la consignación expresa de la fecha.




(Nota de Sinalevi: En la publicación de este Reglamento se consignó dos veces el artículo 10. No obstante; ya  existe otro artículo 10,  por lo que se ha dejado este artículo 10 dentro de este artículo 11 respetando su publicación original )  



 



 




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Artículo 12.-Los comprobantes (facturas o recibos) de las adquisiciones que se hagan con fondos de Caja Chica y que son el sustento del egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos:



a) Ser documentos originales, estar timbrados, membretados, o dispersados del mismo por la Dirección General de la Tributación del Ministerio de Hacienda y estar emitidos a favor de la Municipalidad de Barva.



b) Especificar claramente la fecha y detalle de la compra o servicio recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale.



c) Indicar claramente y con detalle la compra o servicio recibido, la cual debe coincidir con lo estipulado en el vale y traer impreso, el sello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo, deben contener tachaduras ni borrones.



d) Si la factura no tiene logotipo debe indicarse el nombre, el número de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio y sus especificaciones.



a) Venir firmados por el reverso, por la jefatura inmediata como requisito de comprobación de la adquisición del bien o servicio correspondiente.




 




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CAPÍTULO II



De la Liquidación



Artículo 13.-En el proceso de liquidación de las adquisiciones que se hagan con fondos de Caja Chica se aplicarán las siguientes disposiciones:



a) No se reconocerá el importe por concepto de impuesto de ventas, cuando este sea cancelado por el usuario del vale ya que la Municipalidad de conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Código Municipal, esta exenta del pago de toda clase de tributos.



b) Las exoneraciones, en los casos que se requieran, deben ser solicitadas a la Tesorería Municipal con un día como mínimo de anticipación, ya que estas requieren no sola firma de la Tesorera sino que también la del departamento encargado del presupuesto (visto bueno que hay dinero bajo ese código presupuestario) y de la Sra. Alcaldesa (del Vicealcalde en ausencia de esta).



c) El dinero de una erogación por caja chica será únicamente entregado al encargado de cada departamento.



d) Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale deberá hacer de inmediato el reintegro respectivo al responsable del fondo de caja chica




 




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Artículo 14.-El monto de lo gastado no podrá exceder el monto autorizado en el vale de caja chica. De presentarse esta situación el funcionario a nombre de quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante sin que la Municipalidad quede obligada a reintegrarle esa suma.




 




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CAPÍTULO III



De los arqueos a la Caja Chica



Artículo 15.-Se procederá a realizar arqueos en el momento que se considere oportuno o a solicitud del Alcalde (sa) Municipal, al fondo fijo de caja chica con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de la Contabilidad vigentes y de las sanas prácticas de administración.




 




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Artículo 16.-De constatarse por medio de la realización del arqueo correspondiente que existe un faltante en la Caja Chica, el custodio deberá reintegrarlo de inmediato de su peculio. En el evento de que se produjere uno o más sobrantes, el o los montos que corresponda, deberán ser depositados por el custodio en la cuenta respectiva. Si realizado el arqueo, resulta una diferencia, esta debe ser justificada por el responsable de la caja chica quién además deberá en forma- inmediata depositar el sobrante o reintegrar el faltante según corresponda




 




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Artículo 17.-Todo arqueo de caja chica se realizará en presencia del Tesorero(a) Municipal, quién es el funcionario responsable del fondo, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia del funcionario que él designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido.




 




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Artículo 18.-Cuando el Tesorero(a) Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo, se realizará el arqueo del cual dejará constancia escrita, con la firma del Tesorero(a) y de la persona que lo sustituirá, Igual procedimiento se utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se integre a su puesto.




 




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CAPÍTULO IV



De las prohibiciones



Artículo 19.-Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios, cuando la bodega municipal mantenga existencias de los artículos solicitados o cuando la administración por medio de sus dependencias, encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio requerido a la dependencia que lo necesite.




 




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Artículo 20.-No se tramitarán excepto por causa de fuerza mayor por medio del fondo fijo de caja chica, las compras que se definan como artículos de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra que existan en la Municipalidad según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General de la Contratación Administrativa.




 




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Artículo 21.-No podrán hacer uso del fondo de caja chica las personas que no presten servicio regular a la Municipalidad, mediante el sistema de planillas, excepto los miembros del Concejo Municipal.




 




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Artículo 22.-Por ningún motivo se podrá variar el objetivo inicial de una compra. Se considerará falta grave variar el objetivo inicial de compra y el funcionario que lo haga será acreedor de una amonestación por escrito por parte del Alcalde (sa) Municipal y quedará inhabilitado por dos meses para gestionar nuevos vales de caja chica. Asimismo será responsable personalmente y cubrirá de su propio peculio el valor de los artículos comprados fuera de lo autorizado en el vale cuando no exista contenido presupuestario que respalde lo adquirido sin excepción. La reincidencia ameritará la aplicación de los incisos c) y d) del artículo 149 del Código Municipal.




 




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Artículo 23.-Corresponderá al Tesorero(a) Municipal y demás titulares subordinados de la institución velar por el cumplimiento de este Reglamento, asimismo el Tesorero(a) Municipal rendirá un informe trimestral de la gestión de la caja chica al Alcalde (sa) Municipal. En los casos de violaciones al reglamento, el (la) Tesorero(a) deberá rendir informe de inmediato al Alcalde (sa) Municipal para el inicio de los procedimientos disciplinarios correspondientes.




 




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CAPÍTULO V



Disposiciones finales



Artículo 24.-Este Reglamento deroga cualquier otra disposición administrativa, o reglamentaria anterior o que se contraponga a lo aquí regulado




 




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Artículo 25.-El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, una vez cumplido el trámite de audiencia pública.-



 



 




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Fecha de generación: 2/3/2024 11:34:37
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