DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

(Esta norma fue dejada sin efecto mediante resolución N° CNSED-02-2013 del 30 de octubre del 2013, "Normas sobre la presentación de trámite y vigencia de las tablas de plazos de conservación de documentos, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos". Posteriormente por resolución CNSED-01-2018 del 15 de junio de 2018, "Emite normas sobre valoración documental cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos", se vuelve a derogar la presente resolución)

Resolución CNSED-01-2012.-Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.-San José, a las once horas del doce de setiembre de dos mil doce.

Considerando:

I.-Que el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990, establece que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.

II.-Que el artículo 120 del Reglamento a la Ley N° 7202 dispone que una de las funciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es dictar normas sobre selección y eliminación de los documentos que producen las instituciones mencionadas en el artículo 2° de la ley, sean las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

III.-Que el artículo 131 del Reglamento de cita, establece que las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos, indicando que uno de ellos es la tabla de plazos de conservación, que es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

IV.-Que mediante resolución CNSED-01-2011 de las ocho y treinta horas del nueve de agosto de dos mil once, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos emitió las normas 1.2011 y 2.2011 relativas a la presentación y trámite de tablas de plazos y valoraciones parciales de documentos.

V.-Que resulta necesario emitir dos normas para regular la presentación y trámite de actualización de tablas de plazos y aclarar la cantidad total de valoraciones que recibirá la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Por lo tanto,

Con base en las facultades que le confieren los artículos 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y los artículos 120 y 131 de su Reglamento, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo 09, tomado en la sesión 31-2012 de 05 de julio de 2012, acordó:

Emitir las siguientes normas sobre valoración documental, cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos: 

1.2012 Presentación y trámite de actualización de Tablas de Plazos.

Las actualizaciones de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos deben realizarse en un plazo máximo de seis años posteriores a su aprobación. Si una institución excede este período, no se tramitará como una actualización, sino que se considerará como un trámite de Tabla de Plazos nuevo.

La presentación de las actualizaciones de Tablas de Plazos, sólo podrá realizarse cuando la dependencia que se está presentando como actualización, cuente con la Tabla de Plazos del superior jerárquico inmediato aprobada por esta Comisión y vigente.

Solo se podrá presentar un máximo de 10 actualizaciones de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos por solicitud, según se detalla en la norma 2.2012 siguiente.

2.2012 Cantidad total de valoraciones a resolver por la CNSED.

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos solo recibirá y tramitará un máximo total de 10 valoraciones entre tablas de plazos de conservación de documentos, actualizaciones de tablas de plazos y valoraciones parciales por institución.

Además, para regular los aspectos de orden y finalización de las valoraciones presentadas, no se recibirán más solicitudes de una institución hasta que no se finalice el trámite anterior presentado a esta Comisión. Notifíquese.-Comisión Nacional de Selección y Eliminación.