Artículo 1. Objeto. Calificar y declarar la idoneidad de los sujetos privados domiciliados en el cantón de Santa Ana, para la administración de fondos públicos provenientes de transferencias y partidas específicas, contempladas en los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República, según la Ley de Control de las Partidas Específicas con Cargo al Presupuesto Nacional, N° 7755.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las regulaciones contempladas en el presente documento serán de acatamiento obligatorio e inmediato para los sujetos de derecho privado que se beneficien con fondos públicos provenientes de transferencias y partidas específicas, contempladas en los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República, promovidas por esta Municipalidad, que soliciten la calificación de sujeto privado idóneo para administrar fondos públicos.

Artículo 3. Requisitos generales a cumplir por cualquier tipo de sujeto privado. Los solicitantes de la calificación de idoneidad deberán presentar una carta dirigida al Concejo Municipal, firmada por el apoderado con capacidad suficiente de actuar, en la cual se solicite el inicio del proceso de calificación de idoneidad, indicando lo siguiente:

                        1. Domicilio.

2. Número de teléfono.

3. Fax o dirección del correo electrónico, para recibir notificaciones.

4. Calidades del representante legal (nombre completo, estado civil, número de cédula de identidad o residencia, profesión u oficio y domicilio).

5. El listado con el detalle de los documentos que se adjuntan a la solicitud.

Artículo 4. Documentos que deben adjuntar a la carta anterior. Adjunto a la carta de presentación, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:

                        1. Una declaración jurada ante Notario Público suscrita por el representante legal del sujeto privado, en la cual se indique claramente que la entidad está activa, realizando en forma regular proyectos y actividades relativos a la finalidad para la cual fue creado. Para ello el sujeto privado solicitante deberá tener al menos un año de haber sido inscrito oficialmente en el registro respectivo y de estar activo. También indicará que conoce el presente reglamento, con mención textual del nombre y fecha de su publicación en el diario oficial.

                        2. Una descripción detallada de los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar total o parcialmente con fondos públicos, el monto estimado de cada uno, su fuente de financiamiento, el plan de trabajo y el presupuesto del programa o proyecto.

3. Acuerdo del Concejo de Distrito respectivo, en el que se indique que las obras, proyectos y/o programas que el solicitante pretende desarrollar, son prioritarios para el Distrito.

4. Fotocopia certificada de la escritura constitutiva y sus reformas, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un Notario Público, así como los estatutos vigentes al momento de la solicitud.

5. Certificación de personería jurídica vigente, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un Notario Público; en la cual se indique la fecha de vencimiento del nombramiento del representante legal que presenta la solicitud.

6. Certificación de un contador público autorizado en la cual se indique en forma clara y precisa lo siguiente:

                        a) La estructura administrativa del sujeto privado.

b) Si el sujeto privado utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas, proyectos y ejecución de obras.

c) Si el sujeto privado cuenta con libros contables y de actas actualizados, de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos creados), debidamente legalizados y al día. En este caso, se debe indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos al menos del mes anterior a la fecha en que se reciba la carta de presentación en la Secretaría Municipal. Esta certificación aplica sólo para el caso del sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público.

6. Los sujetos privados de cualquier tipo beneficiarios de fondos provenientes de la Ley No. 7972, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara organización de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de dicha Ley.

Artículo 5. Requisitos que deben cumplir las fundaciones: Los sujetos privados organizados conforme a la Ley de Fundaciones, N° 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán presentar lo siguiente:

                        1. Una declaración jurada ante notario público suscrita por el presidente de la junta administrativa, en la cual se indique claramente que la entidad ha estado activa desde su constitución, calidad que adquiere con la ejecución de por lo menos un proyecto, programa u obra al año, según lo establecido por el inciso b) del artículo 18 de la Ley N° 5338 y sus reformas.

2. Presentar fotocopia del Diario Oficial La Gaceta, donde consten los nombramientos de los directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Concejo Municipal de este cantón, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 29744-J del 29 de mayo del 2001). Se debe acompañar de la certificación emitida por el Poder Ejecutivo en que conste la vigencia del nombramiento.

                        3. Fotocopia certificada de los informes contables anuales presentados ante la Contraloría General de la República sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido en los últimos dos años, en la que conste el sello de recibido de dicha institución, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones. Este requisito se omite cuando en los dos años previos a la presente solicitud de calificación de idoneidad, la fundación no ha recibido fondos públicos.

Artículo 6. Requisito que deben cumplir los sujetos privados que están obligados a presentar presupuestos ante la Contraloría General de la República. El sujeto privado, de cualquier tipo, sometido a las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República para efectos de la presentación de sus presupuestos, deberá suministrar lo siguiente:

                        1. Una fotocopia certificada por un notario público, de la nota con la que presentó los informes de ejecución y liquidación presupuestaria ante la Contraloría General, en la que conste el sello de recibido.

2. Original del dictamen de su auditoría interna, de los estados financieros y de los estados financieros auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual.

3. Todas las hojas de los estados financieros que se adjunten al dictamen de auditoría y de las notas a los estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del contador que elaboró dicha documentación.

4. Original o copia certificada por un notario público de la carta de gerencia emitida por el contador público autorizado que realizó la auditoria a que se refiere el punto anterior, acompañado de una nota suscrita por el representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieren determinado.

La Municipalidad verificará que el monto de fondos públicos presupuestados durante el año fiscal que se revisa, se ajuste a la actualización de topes que al respecto realice la Contraloría General de la República en las regulaciones aplicables a los sujetos privados que reciban fondos públicos, para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el órgano contralor.

Artículo 7. Requisito que deben cumplir los sujetos privados que no están obligados a presentar presupuestos ante la Contraloría General de la República. El sujeto privado que en el año natural anterior hubiere tenido ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma igual o menor al monto establecido por la Contraloría General en las regulaciones aplicables a los sujetos privados para efectos de la presentación de sus presupuestos, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que no superan ese monto; deberá aportar lo siguiente:

                        1. Los estados financieros del último período contable (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo), firmados por el contador que los preparó y por el representante legal de la entidad.

                        2. Certificación de contador público autorizado, en la cual se haga constar que las cifras que presentan dichos estados financieros corresponden a las que están contenidas en los libros contables legalizados.

Artículo 8. Obligación de informar sobre los cambios en la información suministrada. Todo sujeto privado declarado por esta municipalidad como idóneo para administrar fondos públicos provenientes de la Ley N° 7755, está en la obligación de comunicar al Concejo Municipal cualquier cambio en la información que suministró originalmente. Si la nueva información suministrada implica un cambio negativo para el sujeto, el Concejo Municipal tomará las medidas correspondientes.

Artículo 9. Vigencia de los documentos. Los documentos y certificaciones que deban presentar los sujetos privados, no deberán tener más de un mes de emitidos, exceptuando aquellos cuya vigencia por disposición de otra norma jurídica sea mayor a la establecida en estos lineamientos.

Artículo 10. Oficina administrativa municipal encargada de rendir el dictamen de calificación. El Departamento Municipal de Planificación será el encargado de calificar la información presentada por los sujetos privados solicitantes, de lo cual deben rendir un dictamen con una recomendación de aprobación o rechazo, en el que conste explícitamente la valoración de cada uno de los requisitos presentados, dictamen que el Concejo Municipal utilizará como fundamento para otorgar o rechazar lo solicitado.

Artículo 11. Trámite municipal. La Secretaría Municipal agregará la solicitud en la agenda de la sesión ordinaria inmediata siguiente de la fecha de recepción de dicha solicitud. Cuando la Presidencia Municipal conozca la agenda, sin más trámite podrá ordenar que la solicitud sea trasladada el Departamento Municipal de Planificación para que, en el plazo de dos semanas, rinda ante el Concejo Municipal el dictamen técnico con una recomendación. El Concejo Municipal deberá aprobar o rechazar dicho dictamen en el plazo máximo de dos sesiones ordinarias. El acuerdo municipal será comunicado al sujeto privado solicitante por el medio que en la carta de solicitud haya aportado para recibir notificaciones.

Artículo 12. Subsanación o aclaración de requisitos. El Departamento Municipal de Planificación queda facultado para verificar la información presentada por el sujeto privado y prevenirle, por una única vez y por escrito, que complete los requisitos omitidos en la solicitud o que aclare o subsane la información.

La prevención indicada suspende el plazo para la presentación del dictamen y otorgará al sujeto privado hasta diez días hábiles para completar o aclarar; transcurridos estos continuará el cómputo del plazo restante previsto para dictaminar.

Artículo 13. Conformación de expediente administrativo. De cada solicitud el Departamento Municipal de Planificación creará un expediente administrativo debidamente foliado, lo mantendrá bajo su custodia y le agregará toda la documentación aportada y generada sobre el sujeto y/o el proyecto realizado con los fondos públicos asignados.

Artículo 14. Valoración por parte del Departamento Municipal de Planificación. El Departamento Municipal de Planificación realizará las siguientes acciones:

                        1. Verificará la capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado, así como su aptitud técnica en el desarrollo de programas, proyectos u otros, financiados total o parcialmente con fondos públicos, para efectos de dictaminar sobre la idoneidad de un sujeto privado para administrar fondos públicos y dejará constancia de ello en el dictamen que remita al Concejo Municipal.

2. Verificará, por los medios que estime pertinentes, la información suministrada por el solicitante.

3. Emitirá para el Concejo Municipal, un dictamen con el resultado de esa valoración.

Artículo 15. Parámetros de calificación. El Departamento Municipal de Planificación utilizará los siguientes parámetros, para realizar la verificación de la capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado solicitante de una declaratoria de idoneidad para administrar fondos públicos:

Artículo 16. Contenido del dictamen de recomendación. El dictamen que el Departamento Municipal de Planificación presente al Concejo Municipal, deberá indicar lo siguiente:

                        1. Nombre completo y número de cedula jurídica del sujeto privado.

2. Nombre completo demás calidades del representante legal.

3. Dirección exacta, número de teléfono, fax o correo electrónico del sujeto privado.

4. Indicar la actividad social o de interés público a que se dedica el sujeto privado.

5. Indicar el nombre y alcances del proyecto o programa que será financiado con los fondos públicos a cargo del Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República promovidos por esta Municipalidad.

6. La verificación del cumplimiento de cada uno de los requisitos y su calificación.

7. Un índice de los documentos que componen el expediente de la solicitud del sujeto privado, a la fecha de la expedición del dictamen.

8. Indicación expresa de que recomienda o no, que el sujeto privado sea declarado idóneo para la administración de fondos públicos y los motivos de dicha recomendación.

9. En caso de que la recomendación sea positiva, el dictamen deberá indicar que la vigencia de la declaratoria de idoneidad para administrar fondos públicos que otorgue el Concejo Municipal es por dos años, contados a partir de la fecha en que se adopte el acuerdo.

10. En caso de que la recomendación sea positiva, el dictamen deberá contener la prevención de que en la administración y ejecución de los fondos públicos que se le concedan, deberá cumplir con los aspectos indicados en el artículo 23 siguiente.

Artículo 17. Trámite del dictamen, ante el Concejo Municipal. La Secretaría Municipal incluirá el dictamen en la agenda de la sesión ordinaria inmediata siguiente de la fecha en que lo recibió. El Concejo Municipal deberá aprobar o rechazar dicho dictamen en el plazo máximo de dos sesiones ordinarias. El acuerdo municipal contendrá los mismos elementos indicados en el artículo anterior y será comunicado al sujeto privado solicitante por el medio que haya aportado para recibir notificaciones.

En caso de que el Concejo Municipal acuerde apartarse de la recomendación dada por el Departamento Municipal de Planificación, deberán fundamentar correcta y expresamente la decisión.

Artículo 18. Vigencia de la calificación de idoneidad. La calificación de idoneidad otorgada por el Concejo Municipal de Santa Ana tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha en que se adopte el acuerdo.

Artículo 19. Renovación de la calificación de idoneidad. Únicamente a solicitud del sujeto privado ante el Concejo Municipal, procederá la prórroga de la calificación otorgada, previa valoración de los resultados y administración de los fondos públicos concedidos. La solicitud de prórroga debe hacerse con al menos dos meses de anticipación al vencimiento y se seguirá el trámite establecido en el artículo 11.

Artículo 20. Requerimiento de requisitos para la calificación de la solicitud de prórroga. El Departamento Municipal de Planificación queda facultado para requerir al sujeto privado, por una única vez y por escrito, que aporte certificaciones de los aspectos que han sufrido variaciones e informes de la gestión de los fondos públicos concedidos que se encuentren en ejecución.

            La prevención indicada suspende el plazo para la presentación del dictamen y otorgará al sujeto privado hasta diez días hábiles para completar o aclarar; transcurridos estos continuará el cómputo del plazo restante previsto para dictaminar.

Artículo 21. Renovación de la calificación de idoneidad. El sujeto privado al que se le venza la calificación de idoneidad, sin que hubiere solicitado una prórroga, deberá realizar un nuevo procedimiento de solicitud.

Artículo 22. Recursos contra el acuerdo del Concejo Municipal. Contra lo resuelto por el Concejo Municipal cabe interponer los recursos ordinarios y el extraordinario de revisión, en los términos y condiciones establecidas en el Código Municipal.

Artículo 23. Fiscalización. Para la fiscalización que el Departamento Municipal de Planificación debe hacer sobre la correcta ejecución de los fondos públicos concedidos, el sujeto privado calificado como idóneo, debe demostrar a dicho departamento lo siguiente:

                        1. Que está administrando los fondos públicos otorgados, en una cuenta corriente separada, en un banco estatal y que lleva registros de su empleo, independientes de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o administración.

2. Que en la utilización de los fondos públicos otorgados, está cumpliendo con los principios indicados en el Capítulo I, Sección Segunda de la Ley de la Contratación Administrativa, y sus reformas, y en el Capítulo II del Reglamento General de la Contratación Administrativa, y demás principios indicados por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, en el voto N° 998-98.

3. Que en la adjudicación de contrataciones de suministro de bienes o servicios, está respetando el régimen de prohibiciones a que se refieren los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

4. Que conoce que a los apoderados, administradores, gerentes y/o representantes legales, les resultan aplicables en lo conducente las disposiciones de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, No. 8422

5. En aquellos casos que el sujeto privado realice inversiones con los fondos públicos concedidos, deberá demostrar que los intereses generados por la inversión han sido agregados al principal y con el mismo destino.

6. Presentar informes semestrales, para la verificación de que esté cumpliendo con el plan de trabajo y el presupuesto del programa o proyecto.

7. Demostrar que está realizando actividades de control en la ejecución de los fondos públicos concedidos conforme a las "Normas de control interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos (N-1-2009-CO-DFOE)" emitidas mediante R CO-5-2009 del 13 de enero de 2009 y publicadas en La Gaceta No 25 del 5 de febrero de 2009.

8. Si el aporte fuera en especie, deberá demostrar que está cumpliendo con lo señalado en la Ley No 6106.

Estas regulaciones deberán ser cumplidas por el sujeto privado, sin perjuicio de otros medios de control señalados por la ley, reglamentos y otros procedimientos establecidos o que llegue a establecer esta Municipalidad; sin perjuicio también, de la fiscalización que puede ejercer la Auditoría Interna Municipal y de la fiscalización superior que corresponde ejercer a la Contraloría General de la República, de conformidad con el ordenamiento jurídico.

Artículo 24. Revocación de la calificación de idoneidad. Si en la realización de la fiscalización que debe realizar el Departamento Municipal de Planificación, encuentra un incumplimiento no subsanable, emitirá un dictamen debidamente fundamentado en el que recomendará la revocación de la calificación de idoneidad. El acuerdo municipal que revoque la calificación de idoneidad del sujeto privado debe comunicarse a la Tesorería Nacional y la Contraloría General de la República. Contra dicho acuerdo cabrán los recursos ordinarios y el extraordinario de revisión, en los términos y condiciones establecidas en el Código Municipal.

Artículo 25. Sanciones y responsabilidades. El incumplimiento de lo establecido en este reglamento dará lugar a las sanciones previstas en la Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, sin perjuicio de la aplicación de otras causales de responsabilidad contenidas en el ordenamiento jurídico.

De conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Código Municipal, este proyecto de Reglamento se somete a consulta pública por un lapso de diez días hábiles, vencido se pronunciará sobre el fondo.

Santa Ana, 15 de junio del 2012.-