DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN

Nº DGT-R-001-2013.-San José, a las diez horas del día ocho de enero del dos mil trece.

Considerando:

I.-Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

II.-Que mediante Ley Nº 9069, denominada Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria, publicada en el Alcance Digital Nº 143 de La Gaceta Nº 188, de fecha 28 de setiembre del 2012, se reformaron los artículos 251, 252 y 263 del Código de Comercio.

III.-Que el transitorio único de esa ley establece que el Registro Nacional contará con noventa días naturales, a partir de la publicación de la misma, para cumplir lo dispuesto en el artículo 263 de la Ley Nº 3284, Código de Comercio, de 30 de abril de 1964, sea la legalización de los libros legales.

IV.-Que según lo dispuesto por la Sala Constitucional en el Voto Nº 2012016658, de las 9:05 horas del 30 de noviembre del 2012, hasta que no se cumpla el plazo de transitoriedad indicado, la Dirección General de Tributación es la competente para realizar la legalización de libros legales.

V.-Que a partir del 29 de diciembre del 2012, la única entidad con competencia legal para legalizar esos libros será el Registro Nacional, por lo que la Dirección General de Tributación, a partir de esa fecha, no tendrá competencia para tal acto.

VI.-Que según la reforma del artículo 251 del Código de Comercio, sin perjuicio de los registros que la normativa tributaria exija a toda persona natural o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan en forma fácil, clara y precisa, conocer de sus operaciones comerciales y su situación económica y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Asimismo dispone, que al hacerse referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad.

VII.-Que de igual forma, el artículo 252 reformado dispone que las sociedades mercantiles deben llevar un registro de socios cuya legalización estará a cargo del Registro Nacional. En igual sentido, el artículo 263 establece que los libros sociales deberán llevarse en hojas sueltas, con las particularidades definidas por el Registro Nacional que garanticen su integridad y seguridad, los cuales también serán legalizados por el Registro, quien además estará a cargo de su emisión.

VIII.-Que con el objeto de asegurar una adecuada continuidad a los servicios de legalización de libros legales, mediante el sitio "crearempresa", los representantes legales de las personas jurídicas que cuenten con firma digital pueden obtener el número de registro de esos libros. De igual manera, los notarios que constituyan sociedades, en el momento mismo de su constitución y contando con firma digital, pueden realizar el trámite de obtención de ese número de registro.

VIII.-Que a nivel tributario, los artículos 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, 104 y 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, establecen la obligatoriedad de que los sujetos pasivos que ahí se indica lleven libros legales y contables en los que se refleje su situación legal y financiera.

IX.-Que las reformas legales generadas, así como la normativa vigente, han forjado los cambios necesarios para que la formalización y registro de la gestión contable de los contribuyentes esté acorde con sus propias necesidades y giro comercial, sin que esta personalización afecte la seguridad jurídica que dan los registros a los socios y a terceros, ni que tampoco afecte las facultades de control por parte de las administraciones tributarias y del Poder Judicial.

X.-Que con fundamento en lo anterior, es preciso que la Administración Tributaria defina las características y requisitos que deben contener los registros contables que llevarán los contribuyentes para cumplir la obligación tributaria. Lo anterior, a los efectos de poder ejercer los mecanismos necesarios en materia de control y fiscalización para el efectivo cumplimiento de la ley.

XI.-Que el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública establece que la actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

XII.-Que el artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N° 8220 de 4 de marzo del 2002, publicada en el Alcance 22 a La Gaceta N° 49 de 11 de marzo del 2002, establece que todo trámite o requisito con independencia de su fuente normativa, deberá publicarse en el diario oficial La Gaceta. Por tanto:

RESUELVE:

GENERALIDADES SOBRE LA NO LEGALIZACIÓN

DE LIBROS CONTABLES Y COMPETENCIA

PARA LA LEGALIZACIÓN DE

LIBROS LEGALES

Artículo 1º.-Legalización. Los artículos 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, establecen la obligatoriedad para los contribuyentes en cuanto a la llevanza de los libros contables, en los que se refleje su situación financiera.

De acuerdo con lo que establece la Ley Nº 9069, denominada Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria, los contribuyentes están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permitan a la Administración, conocer en forma ágil, clara y precisa, sus operaciones comerciales y su situación económica.

Estos registros no deben ser legalizados por instancia alguna, es decir dicha función ya no será ejercida por la Dirección General de Tributación.

En lo referente a los libros legales, estos serán legalizados por el Registro Nacional a partir del 29 de diciembre del 2012, siendo la única entidad con competencia legal para legalizar esos libros. En razón de lo anterior, la Dirección General de Tributación, a partir de esa fecha, no tendrá competencia para tal acto.