INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO
(Derogado este procedimiento mediante sesión N° 4104 publicada en La Gaceta
N° 21 del 30 de enero del 2017)
PROCEDIMIENTO DE
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN
Y RECOMENDACIÓN DEL
AUDITOR INTERNO
EN PARTICIPACIONES
ASOCIATIVAS
DEL INSTITUTO
NACIONAL DE
FOMENTO COOPERATIVO
Con fundamento en lo establecido en los artículos 157
inciso h) y 162 incisos c), de la
Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP vigente:
Considerando:
I.-Que de conformidad con
la Ley de Asociaciones
Cooperativas y Creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, artículo
157, inciso h para el cumplimiento de sus propósitos el Instituto Nacional de
Fomento Cooperativo tendrá como una de sus funciones y atribuciones de carácter
general: Participar como asociado de las entidades cooperativas y los bancos
cooperativos, cuando las circunstancias lo justifiquen, previo estudio de
factibilidad que determine la importancia del proyecto, su alto impacto
nacional o regional y su armonía con los objetivos del Instituto. Podrá
participar bajo la modalidad de coinversión; para cada caso,
la Junta Directiva
fijará el lapso de la participación, su representación y condiciones, según el
estudio técnico mencionado.
II.-Que los contratos
de participaciones asociativas incluyen la contratación de Auditores Internos
en cada beneficiaria.
III.-Que la principal
función del Auditor Interno es asistir al Consejo de Administración y al Comité
de Vigilancia en el cumplimiento de las responsabilidades relativas a las
políticas contables y controles internos, prácticas de informes financieros y
ética en los negocios.
IV.-Que para el
nombramiento del Auditor Interno, el INFOCOOP realiza el proceso de reclutamiento
y selección.
V.-Que en cada
contrato de participación asociativa se establecen procedimientos de
contratación diferentes.
VI.-Que cada contrato
de participación asociativa establece diferentes instancias para el
nombramiento y selección de este profesional, entre ellas: Dirección Ejecutiva,
Desarrollo Humano, Supervisión Cooperativa y Asistencia Técnica.
VII.-Que es necesario
redefinir el procedimiento de selección y nombramiento del Auditor Interno para
que sea más ágil y expedito.
VIII.-Que como parte
del proceso de modernización se instauró una dependencia responsable de la
atención de las participaciones asociativas denominada Asistencia Técnica.
IX.-Que en el año
2012 se instauró una unidad de seguimiento de las participaciones asociativas
conformada por un equipo interdisciplinario.
X.- Que la unidad de
seguimiento de las participaciones asociativas posee la experiencia,
conocimiento y herramientas idóneas para asumir el proceso de reclutamiento,
selección y recomendación de personas para contratar con un perfil de auditor
interno en cada participación.
XI.-Que en
coordinación con
la Dirección Ejecutiva se determinó que es
fundamental estandarizar el procedimiento para la contratación de los
profesionales en auditoria que serían parte de
la Estructura de Control
de las Participaciones Asociativas. Por tanto:
En uso de las facultades y atribuciones que
la Ley de Asociaciones
Cooperativas y Creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo le
confieren a esta Junta Directiva y con fundamento en las consideraciones
precedentes, se resuelve:
Aprobar el siguiente:
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Procedimiento
en apego a la Ley
General de Control Interno # 8292, Ley #4179 de
Asociaciones Cooperativas y
al
Reglamento de Participación Asociativa
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Código:
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Versión:
01
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Área
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Asistencia Técnica
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Hecho
por: Lic. Wolfang Molina Acuña
.....
Revisado
por: Lic. Warner Mena, Gerente Asistencia Técnica en atención a
solicitud de la
Dirección Ejecutiva mediante oficio DE#280-2013 del
22/02/13;
Aprobado
por: Dirección Ejecutiva
Fecha:
Marzo 2013
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Proceso
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Unidad de Seguimiento de las
Participaciones Asociativas
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Subproceso
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Monitoreo y Seguimiento,
Estructura de Control.
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Actividad
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Proceso de reclutamiento,
selección y recomendación del Auditor Interno.
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Ley,
reglamento, política que regula la actividad:
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Ley de Asociaciones
Cooperativas y Creación del INFOCOOP, Ley #8292 Control Interno, Ley #8220
Simplificación de Trámites, Reglamento de Participación Asociativa, Contratos
de Participación Asociativa
Perfiles aprobados por Junta
Directiva por cada Participación Asociativa.
Contratos firmados entre el
profesional y el gerente por cada Participación Asociativa
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Responsables
de Aplicación
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Asistencia Técnica
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Áreas
de Apoyo
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Dirección Ejecutiva y Asesoría
Jurídica.
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Número
de Tarea
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NORMAS DE OPERACIÓN
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Definición
de Términos
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Monitoreo: El
Monitoreo es el proceso continuo y sistemático mediante el cual verificamos la
eficiencia y la eficacia de un proyecto mediante la identificación de sus
logros y debilidades y en consecuencia, recomendamos medidas correctivas para
optimizar los resultados esperados del proyecto. Es, por tanto, condición
para la rectificación o profundización de la ejecución y para asegurar la
retroalimentación entre los objetivos y presupuestos teóricos y las lecciones
aprendidas a partir de la práctica. Asimismo, es el responsable de preparar y
aportar la información que hace posible sistematizar resultados y procesos y,
por tanto, es un insumo básico para
la Evaluación.
Seguimiento: Supervisión
continua o periódica de la ejecución de un proyecto para asegurarse de que se
desarrolla de acuerdo al plan previsto.
Control de Proyectos: El
control es una función que se realiza mediante parámetros que han sido
establecidos anteriormente al acaecimiento del fenómeno controlado, es decir,
el mecanismo de control es fruto de una planificación y, por lo tanto, apunta
al futuro. El sistema de control se proyecta sobre la base de previsiones del
futuro y debe ser suficientemente flexible para permitir adaptaciones y
ajustes que se originen en discrepancias entre el resultado previsto y el
ocurrido. Esto significa que el control es una función dinámica, no solo porque
admite ajustes, sino también por estar presente en cada actividad humana,
renovándose ciclo tras ciclo.
Equipo
Interdisciplinario: Conjunto de profesionales en
diferentes áreas de las ciencias, según lo requiere el proyecto.
Estructura de Control: Entiéndase
al equipo de profesionales solicitados por el INFOCOOP y que varían en cada
participación asociativa para que rindan informes sobre le adecuado avance
del proyecto, en cada área de su competencia. Son los encargados en primera
instancia de ejercer el adecuado control del proyecto e informar de cualquier
hecho o decisión que atente en la recuperación de los fondos públicos.
Auditoría Interna: Es
un proceso cuya responsabilidad parte al Consejo de Administración de los
Organismos Cooperativos beneficiarios de participación asociativa y
proporciona una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la
organización, estos objetivos son:
-
Es una fiscalización de alto nivel dentro del Organismo
Cooperativo con miras a asegurar el adecuado uso de los recursos según los
fines, planes y proyectos.
-
Efectividad y eficiencia de las operaciones
-
Confiabilidad de la información financiera.
-
Cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas.
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Norma
General
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Sobre este punto el
INFOCOOP mediante el Reglamento de Participación Asociativa publicado en
la Gaceta N° 145 del 27 de
julio del 2006 es la normativa general de aplicación.
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Procedimiento
de Control
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1
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El área de Asistencia Técnica
elaborará los perfiles de los profesionales de Auditoría Interna requeridos
para cada Participación Asociativa.
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2
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Los perfiles de auditor interno
se remiten a la
Dirección Ejecutiva para que sean presentados a
la Junta Directiva
para su aprobación.
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3
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La
Dirección Ejecutiva remite al área de
Asistencia Técnica el acuerdo de Junta Directiva donde aprueban el perfil del
auditor interno.
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4
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El área de Asistencia Técnica
establecerá una base de datos de posibles oferentes, la cual se actualizará
periódicamente.
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5
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Esta base de datos debe incluir
el nombre, número de cédula, años de experiencia, área de especialidad, alma
mater, número de carné de afiliado al CCPCR, Patronos anteriores, lugar de
residencia.
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6
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El área de Asistencia Técnica
procede a la elaboración del cartel para la publicación del Concurso
respectivo en el Colegio de Contadores Públicos, Universidades y en algún
medio de información masiva.
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7
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Se remite para publicación el
cartel para oferentes en Auditoría Interna.
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8
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Dicha base se alimentará de los
expedientes de oferentes que posee el área de Desarrollo Humano, así como de
las solicitudes que ingresen ante concursos publicados en el Colegio de
Contadores Públicos, universidades y algún medio de información masiva.
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9
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Una vez recibidas las hojas de
vida para cada concurso se procede a la valoración y selección respectiva,
para lo cual de todos los oferentes se procederá a invitar al menos a 5
profesionales que reúnan los requisitos de idoneidad establecidos en los perfiles
aprobados por la Junta Directiva.
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10
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De los profesionales invitados
se realizará una valoración técnica de las calidades de cada uno con un
puntaje que oscila en el rango de 1
a 100
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11
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De las hojas de vida seleccionadas
y analizadas se escogerá una terna con los mayores puntajes obtenidos.
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12
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La terna propuesta se remite a
la Dirección Ejecutiva
o el área que en su momento esta designe para las entrevistas finales.
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13
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Una vez seleccionadas las ternas
de los profesionales, se remiten al Consejo de Administración para la
escogencia del profesional respectivo, dependiendo de lo indicado en cada
Contrato de Participación Asociativa.
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14
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Escogido el profesional respectivo
el Consejo de Administración remite el acuerdo, debidamente firmado por el
Presidente y Secretario al INFOCOOP notificando el nombramiento del mismo.
Además, remiten el borrador del contrato de servicios profesionales para su
análisis y visto bueno por el área de Asesoría Jurídica del INFOCOOP.
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15
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Una vez valorado técnicamente
el borrador del contrato se remite a
la Cooperativa las
observaciones correspondientes para su confección final y posterior firma
entre las partes.
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16
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Una vez firmado el contrato de
servicios profesionales entre el profesional y
la Cooperativa, una
copia del mismo se enviará al área de Asistencia Técnica quien verificará que
todo esté de conformidad y su posterior archivo
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Aprobado por la junta directiva en sesión ordinaria 3.903, artículo
primero, inciso 2.6, celebrada el 20 de febrero de 2013.
Acuerdo firme"