Artículo 8º-Del retiro de fondos.

a.         Los afiliados (as) que ingresaron al Fondo antes del 18 de febrero del año 2000 y que, antes de haber adquirido el derecho a la pensión del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social o cualquier otro del primer pilar, dejen de laborar para el Instituto, tendrán derecho a escoger cualesquiera de las siguientes opciones:

i.          Retirar de sus cuentas individuales la totalidad de las sumas acumuladas y sus rendimientos, indicados en el artículo 12 de este reglamento.

ii.         Aplicar los fondos acumulados junto con sus rendimientos, a la adquisición de una pensión complementaria de su libre escogencia, para lo cual la Junta, previa autorización del afiliado (a), realizará el trámite correspondiente para que dichos fondos sean girados a la operadora de planes de pensión complementaria o la entidad aseguradora elegida.

b.         Para los afiliados (as) que ingresaron al Fondo a partir del 18 de febrero del año 2000, se aplicará lo establecido en el párrafo tercero del artículo 75 de la Ley de Protección al Trabajador por lo que, los fondos acumulados deberán trasladarse a la operadora de planes de pensión complementaria que el trabajador haya escogido, para que le administre la cuenta individual dentro del Régimen Obligatorio de Pensiones.

c.         En caso de muerte del afiliado (a), su beneficiario (a) o beneficiarios (as) recibirán, en un solo pago, los beneficios que le correspondan, conforme lo manifestado por el afiliado (a) en el formulario dispuesto para ello por la Junta. Dicho pago también se hará al afiliado (a) en caso de invalidez total o permanente al momento de dejar de ser funcionario (a) de la institución, según lo establecido en el artículo 11 de este reglamento.

d.         La Operadora de Pensiones donde se depositarán los aportes de los ex afiliados (as) que Ingresaron al Fondo después del 18 de Febrero del 2000, deberá encontrarse debidamente registrada en los archivos del SICERE.

e. Si el afiliado (a) no indica la Operadora de Pensiones donde trasladar sus fondos, la Junta procederá conforme lo establece el oficio de la SUPEN SP-A-061 del 11 de mayo del 2005 y se trasladarán sus fondos con la Operadora de Pensiones que actualmente administra sus recursos del Régimen Obligatorio de Pensiones Complementarias (ROP).

(Así reformado el inciso anterior mediante oficio SJD-203-22021 del 29 de junio de 2021)

El Proceso de Recursos Humanos del I.C.T. remitirá a la Junta el oficio correspondiente junto con la copia de la "Orden de Personal" ó "Liquidación del Contrato de Trabajo por Jornal" que establece el cese de funciones del afiliado (a). El afiliado (a) deberá indicar a la Junta, como mínimo cinco días hábiles antes de la siguiente sesión ordinaria mensual, la forma en que desea le liquiden sus aportes y rendimientos. La Junta dentro de los tres días hábiles siguientes comunicará a la Operadora para que proceda a liquidar los fondos, según lo solicitado por el afiliado (a), dentro del plazo establecido en el Contrato Marco.

Artículo 18. De las responsabilidades de la Asamblea General Ordinaria.

a. Aprobar el informe del (la) Presidente.

b. Aprobar el informe del (la) Tesorero (a).

c. Conocer el informe del (la) Fiscal.

d. Aprobar el informe del Contralor Normativo de la Operadora.

e. Aprobar los informes anuales del Fondo elaborados por la Operadora.

f. Aprobar el Presupuesto Operativo de la Junta Administradora.

g. Aprobar la elección de la Operadora recomendada por la Junta.

h. Elegir, cada dos años, los tres representantes del Instituto, los tres representantes de los afiliados (as) y el (la) Fiscal de la Junta.

i. Aprobar el Contrato Marco con la Operadora de Pensiones para la administración de los fondos del Fondo de Jubilaciones, así como las reformas que se realicen.

j. Aprobar los reglamentos del Fondo.

k. Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo a aplicar por el Fondo.

l. Las demás funciones que las leyes y reglamentos le asignen.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

SECCIÓN VII

Conformación y responsabilidades de la Junta

Artículo 20. De la conformación de la Junta. La Junta estará compuesta por siete miembros: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, dos Vocales y un Fiscal, quienes serán elegidos por la mayoría de los votos presentes en Asamblea General, de la siguiente manera:

a. Tres representantes del Instituto, nominados de la terna que presente el Representante Legal del Fondo, ratificados por la Asamblea General. Estos representantes deberán contar con estudios y experiencia en materia económica, financiera, bursátil o de pensiones, según lo establece el artículo 6 del Reglamento de Regulación de los Regímenes de Pensiones Creados por Leyes Especiales y Regímenes Públicos Sustitutos al Régimen de Invalidez, Vejez y Muertes, requisitos que deben verificarse previamente por medio del Departamento de Recursos Humanos del ICT.

b. Tres representantes de los afiliados (as), electos por la Asamblea.

c. Un (a) Fiscal con derecho a voz pero sin voto, electo por la Asamblea.

Los (as) miembros de la Junta servirán en su cargo ad-honorem por espacio de dos años, asumiendo funciones a partir del 1 º de Febrero del año en que fueron elegidos por la Asamblea General y podrán ser reelectos.

Si un miembro de la Junta Administradora deja de cumplir con los requisitos de idoneidad establecidos, se debe proceder, siguiendo el debido proceso, con su sustitución, según los lineamientos establecidos en este Reglamento.

Conforme lo establece el artículo 6º del Reglamento de Gobierno Corporativo, los Directores de la Junta Administradora deberán:

a. Disponer del tiempo necesario para el ejercicio de sus funciones y de las derivadas de los acuerdos de Junta Administradora, teniendo que responder directamente ante el Representante Legal del ICT.

b. No formar parte de la Junta Administradora ni de la Gerencia del Fondo: los familiares hasta tercer grado de consanguinidad, los familiares políticos, ni los cónyuges, así como tampoco estar relacionados con funcionarios y empleados de la operadora de pensiones que administra los recursos de este Fondo de Jubilaciones.

c. Quedar sujetos a las mismas prohibiciones establecidas en la Ley de Control Interno, el Reglamento Autónomo de Trabajo del ICT y al Reglamento del Fondo de Jubilaciones.

 (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

            Artículo 23. De las obligaciones de los miembros de Junta. Los miembros de Junta Administradora, están en la obligación de asistir a todas las sesiones de Junta a las cuales han sido convocados, además deberán participar activamente en las funciones y comités a los cuales han sido nombrados por la Junta.

Los miembros de la Junta, que por razones injustificadas no asistan a las sesiones del Fondo, por tres veces consecutivas o seis alternas en un período de un año, serán removidos de sus cargos por acuerdo firme de la Asamblea General.

De conformidad al artículo 18 del Reglamento de Gobierno Corporativo, se establecen las políticas sobre las consecuencias para los miembros, del Órgano Directivo, miembros de comités de apoyo, por el incumplimiento de las políticas planteadas en el Código de Gobierno Corporativo y falta a los deberes y responsabilidades indicadas en este reglamento.

a. Primero: Llamada de atención verbal, dejando constancia de la misma en el acta de Junta Administradora.

b. Segundo: Amonestación por escrito, con separación del cargo por 3 meses, dejando evidencia en el acta de Junta Administradora.

c. Tercero: Separación del cargo y convocatoria a Asamblea General para comunicar motivos de separación y nombrar reposición del cargo.

 (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

            Artículo 24. Del quórum. La asistencia a las sesiones de la Junta Administradora de cuatro de sus miembros, constituye quórum y los acuerdos deben tomarse por mayoría de los miembros presentes. En caso de empate, después de una segunda votación, el (la) Presidente ejercerá el voto de calidad, o el vicepresidente (a) en sustitución parcial o permanente de éste (a).

 (Así reformado  mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

            Artículo 25. De las funciones de la Junta. La Junta tendrá las siguientes funciones y facultades:

a. Dar a conocer a la Asamblea General, las estrategias a seguir en materia de inversiones y de riesgo, bajo la estricta observancia de la Legislación a la que está sometido el Fondo, de las disposiciones y directrices emanadas del BCCR, el CONASSIF y la SUPEN.

b. Designar, en ausencia del Tesorero (a), a uno de los (as) vocales como Tesorero (a) Suplente, para firmar en forma mancomunada con el (la) Presidente o el (la) Vicepresidente, en la cuenta corriente del Fondo.

c. Llevar un Libro de Actas en el que se asienten todos los acuerdos tomados.

d. Nombrar al o los (as) representantes del Fondo ante el Comité de Riesgo y el Comité de Inversiones de la Operadora.

e. Remitir la Información del Fondo que requiera el BCCR, el CONASSIF, la SUPEN y el Representante Legal del Fondo.

f. Establecer la política del Fondo y velar por la realización de los fines que le encomienda el reglamento y cualquier otra normativa conexa, para alcanzar los objetivos del Fondo.

g. Constituir comisiones especiales de trabajo, permanentes o temporales, de su seno o con la participación de otros afiliados.

h. Aprobar el anteproyecto de presupuesto del Fondo y de conocer el avance y ejecución del mismo.

i. Aprobar la estructura orgánica y funcional del Fondo.

j. Autorizar el texto de anteproyectos de reglamento del Fondo o de modificaciones el mismo.

k. Velar porque el (la) Presidente o a quien se le hayan designado tareas específicas, cumplan con los acuerdos emitidos al efecto.

l. Atender las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la SUPEN, la Auditoría Interna del Instituto y la auditoría externa, y demás órganos de control y fiscalización competentes.

m. Asegurarse que los sistemas de control interno cumplan al menos con lo establecido en los artículos 7, 13, 14, 15, 16 y 17 de la Ley General de Control Interno.

n. Supervisar a la Operadora de Pensiones en el desarrollo de las actividades relacionadas directamente con el Fondo.

o. Vigilar el cumplimiento del Contrato Marco, así como realizar las gestiones pertinentes para promover la consecución de la mejor opción, cada vez que haya vencimiento del mismo.

p. Aprobar las liquidaciones de los afiliados que cesaron su relación laboral con el ICT.

q. Aprobar los Estados Financieros mensuales del Fondo emitidos por la Operadora.

r. Revisar y actualizar, una vez al año, la información contenida en los expedientes de los afiliados.

s. Aprobar las estrategias de Inversión elaboradas por el Comité de Inversiones de la Operadora e informar a la Asamblea General para su conocimiento.

t. Aprobar las estrategias de Riesgo elaboradas por el Comité de Riesgo de la Operadora e informar a la Asamblea General para su conocimiento.

u. Aprobar los informes emitidos por el Comité de Riesgo y el Comité de Inversiones de la Operadora referentes al Fondo de Jubilaciones.

v. Designar al gerente o administrador del Fondo y todos aquellos cargos necesarios para la buena administración del Fondo.

w. Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad.

x. Supervisar la gerencia de la entidad y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación.

y. Nombrar a los miembros del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités.

z. Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorías interna y externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes.

aa. Designar a los auditores internos, en los casos en que aplique, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de Gobierno Corporativo, las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoría.

bb. Conocer el plan anual de trabajo de la auditoría interna u órgano de control que aplique y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios.

ce. Aprobar el plan de continuidad de operaciones.

dd. Solicitar a la auditoría interna u órgano de control que aplique los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que requieran los órganos supervisores.

ee. Dar seguimiento a los informes de la auditoría interna u órgano de control que aplique relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización.

ff. Aprobar las políticas establecidas en el Reglamento de Gobierno Corporativo, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la entidad supervisada, así como las políticas de los comités de apoyo. En los casos en que aplique, se deben aprobar los procedimientos respectivos.

gg. Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el "Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE". Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado.

hh. Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité.

ii. Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo.

jj. Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad.

kk. Velar por el cumplimiento de las normas por parte dé la entidad supervisada y por la gestión de los riesgos de ésta. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias.

ll. Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo que se establece en este Reglamento.

mm. Comunicar a la Asamblea General, u órgano equivalente, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el presente Reglamento.

nn. Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a las superintendencias correspondientes.

oo. Las demás funciones que las leyes y reglamentos le asignen.

 (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

            Artículo 26. De las responsabilidades de los miembros de la Junta.

1. Funciones del (la) presidente.

1. a. Presidir, abrir, suspender y levantar las sesiones.

1. b. Firmar conjuntamente con el Secretario (a) las actas aprobadas.

1. c. Firmar conjuntamente con el Tesorero (a) los cheques y otros valores.

1. d. Dirigir las discusiones de los asuntos sometidos a conocimiento de la Junta.

1. e. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta.

1. f. Velar porque la Junta cumpla las leyes y reglamentos relativos a su función.

1. g. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores de la Junta.

1. h. Ejecutar los acuerdos del órgano, cuando le sean encomendados.

1.i. Analizar y someter a discusión y decisión de la Junta, las observaciones, recomendaciones y disposiciones que le sean formulados por la SUPEN, la Auditoría Interna del Instituto y la auditoría externa.

1.j. Otorgar el visto bueno de los proyectos de presupuesto y presentarlos a probación de la Junta y Asamblea General, así como vigilar su correcta ejecución, todo con el fin de asegurar la congruencia de los presupuestos con la política del Fondo.

1. k. Dirigir y coordinar las relaciones del Fondo con los demás departamentos del Instituto y órganos de fiscalización y supervisión.

1. l. Presentar el informe de labores ante la Asamblea General del Fondo.

1. m. Las demás que sean impuestas por mandato de leyes y reglamentos pertinentes.

2. Funciones del (la) Vicepresidente

2.a. Asumir la Presidencia en ausencia temporal o permanente del (la) Presidente, con el mismo nivel de responsabilidad. En caso de ausencia de ambos, no se podrá realizar la o las sesiones de Junta Administradora correspondientes.

2.b. Presidir las comisiones o comités que la Junta considere oportuno asignarle, para un mejor control.

2.c. En ausencia del (la) Presidente, firmar conjuntamente con el Tesorero (a) los cheques y otros valores.

3. Funciones del Secretario (a)

3. a. Elaborar de acuerdo con el (la) Presidente, el orden del día.

3. b. Levantar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

3. c. Firmar conjuntamente con el (la) Presidente las actas aprobadas.

3. d. Recibir, tramitar, contestar y archivar la correspondencia.

3. e. Elaborar y mantener actualizado el archivo del Fondo, conforme lo establece.

3. f. Llevar al día el Libro de Actas de la Asamblea General y el Libro de Actas de la Junta Administradora.

4. Funciones del Tesorero (a)

4. a. Firmar con el (la) Presidente o el (la) Vicepresidente, los cheques y otros valores.

4. b. Coordinar el Comité de Inversiones de la Junta, tal como se establece en los artículos 32 y 33 de este Reglamento.

4. c. Recibir, cuando sea necesario, los depósitos, cheques y transferencias que emita el Instituto a cuenta del Fondo.

4. d. Ejercer control sobre el movimiento económico y financiero del Fondo.

4. e. Presentar el informe de labores a la Asamblea General Ordinaria del movimiento económico y financiero del período.

4. f. Integrar el Comité de Inversiones y el Comité de Riesgo de la Operadora

4. g. Rendir un informe mensual de las actividades llevadas a cabo en el Comité de Riesgos y el Comité de Inversiones de la Operadora.

4. h. Presentar para aprobación de la Junta los Estados Financieros mensuales del Fondo emitidos por la Operadora.

4. i. Tener informada a la Junta sobre la situación financiera, bursátil y económica, tanto nacional como internacional, que afecte directa o indirectamente al Fondo.

4. j. Llevar el control de gastos de la caja chica del Fondo.

5. Funciones de los (as) vocales.

5.a. Sustituir durante las ausencias temporales o permanente al Secretario (a) y/o al Tesorero (a), en cualquier combinación de puestos.

5.b. Presidir las comisiones o comités que la Junta considere oportuno para un mejor control.

6. Funciones del (la) Fiscal.

6. a. Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que afectan el funcionamiento del Fondo.

6. b. Velar por la debida ejecución de los acuerdos y resoluciones de Asamblea General y de la Junta.

6. c. Asistir a las sesiones de la Junta.

6. d. Rendir un informe anual escrito a la Asamblea General.

6. e. Escuchar y atender las quejas de los afiliados (as) y realizar la investigación pertinente.

6. f. Solicitar la convocatoria de la Asamblea General en sesión extraordinaria cuando lo considere necesario.

6. g. Participar con voz pero sin voto en las sesiones de la Junta Administradora.

 (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)

Artículo 29. De los informes anuales. La Junta remitirá cada año, una vez analizados y ratificados por Junta Administradora, los estados financieros auditados al 31 de Diciembre del año anterior por la Auditoría Externa, contratada al efecto por la Operadora conforme la normativa aplicable, a la Junta Directiva del Instituto y a la Asamblea General, sobre las operaciones financieras del Fondo realizadas durante el período anterior.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5921 del 22 de febrero del 2016)