CIRCULAR Nº 004-2013
(Esta norma fue derogada por el artículo 79 del Reglamento
de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial, publicado
en el Alcance Digital N° 165 a La Gaceta N° 163 del 25 de agosto del 2021)
ASUNTO: Modificación de los artículos 6, 7, 15, 21
inciso a), 24 inciso f), 29 inciso i), 35, 36, 40, 41, 43 y 45 del
"Reglamento de Organización y Funcionamiento de La Auditoria Interna del
Poder Judicial".
A TODOS LOS DESPACHOS
JUDICIALES DEL PAÍS
Y PÚBLICO EN GENERAL
SE LES HACE SABER QUE:
La Corte Plena en
sesión N° 09-12, celebrada el 5 de marzo de 2012, artículo XI, acordó modificar
los artículos 6, 7, 15, 21 inciso a), 24 inciso f), 29 inciso i), 35, 36, 40,
41, 43 y 45 del ³Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria
Interna del Poder Judicial´, aprobado en sesión Nº 16-07 celebrada el 16 de
julio de 2007, artículo XXVI, publicado en La Gaceta N° 112, del
miércoles 11 de junio de 2008; los cuales se leerán de la siguiente manera:
Artículo 6º-Valores
éticos. Los funcionarios de la Auditoría Judicial deberán mantener elevados
estándares y principios éticos de conducta, honor y reputación para ejercer su
función, de conformidad con los valores establecidos en el Plan Estratégico de
la Auditoría Interna. Los valores citados deberán mantenerse actualizados.
Los estándares y
principios antes mencionados, deberán ponerse de manifiesto en sus actuaciones
y prevenir cualquier posibilidad de duda respecto de su credibilidad,
transparencia e independencia. Además, actuarán conforme a las normas de ética
emitidas por los Colegios Profesionales a los cuales pertenecen según su
formación, además, las disposiciones que sobre el particular dicte la
Contraloría, las contenidas en la Ley Nº 7333, el Código de Ética Judicial, el
Manual de Valores Compartidos del Poder Judicial y el Plan Estratégico del
Poder Judicial y otros organismos profesionales.
Artículo 7º-Independencia
y objetividad. Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus
deberes y potestades con total independencia funcional y de criterio respecto
del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa; de forma que
los juicios y criterios que emitan sean imparciales y equilibrados, manteniendo
la objetividad y una conducta adecuada con el nivel jerárquico superior que
ocupa la Auditoría Interna dentro de la Institución, de conformidad con el
artículo 21 de la Ley Nº 8292 y la norma 1.1.3 del Manual de normas para el
ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.
Los servidores de la
Auditoría Interna tienen la responsabilidad de estar alerta sobre cualquier
circunstancia, situación o hecho, personales o externos, que puedan disminuir o
poner en duda su independencia, o cuando se presente un conflicto de intereses;
de ser así, deben comunicarlo a su superior inmediato para que éste asigne otro
servidor a la labor encomendada.
El jerarca establecerá
las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables al Auditor o
Auditora Interna, de conformidad con el artículo 24 de la Ley Nº 8292.
Dichas regulaciones de
tipo administrativo para el Auditor o Auditora Interna y demás funcionarios de
la Auditoría Interna no deberán afectar negativamente la independencia
funcional y de criterio. Cuando se determine que esas regulaciones establecidas
afectan negativamente la independencia, en primera instancia deberá someterse
el asunto al jerarca para que resuelva, aportando su criterio razonado sobre
los efectos que genera la regulación administrativa de que se trate en la actividad
de auditoría interna y en la independencia funcional y de criterio de los
funcionarios de esa unidad.
El jerarca dispondrá de
diez días hábiles siguientes a la solicitud del Auditor o Auditora Judicial
para resolver.
En caso de no existir
acuerdo entre la Auditoría Interna y el jerarca respecto de las regulaciones
administrativas establecidas, la Contraloría dirimirá la divergencia en última
instancia, a solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna, o de ambos.
Artículo 15º-Ubicación
y estructura organizativa. La dependencia orgánica de la Auditoría Judicial
será directamente de la Corte Plena.
La auditoría interna se
organizará y funcionará conforme lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la
Ley Nº 8292, según lo disponga el Auditor o Auditora Interna, considerando los
objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y
disposiciones técnico-jurídicas y las sanas prácticas correspondientes. Es
responsabilidad del Auditor o Auditora Interna disponer para su unidad de una estructura
organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula al Poder
Judicial. Lo anterior, se detallará en un Manual de organización y funciones de
la Auditoría Interna.
Artículo 21.-
(.)
a)
Para los puestos en propiedad, el Auditor o Auditora Judicial remitirá las
proposiciones de nombramiento aprobadas con la nómina respectiva al Consejo
Superior, para que éste ratifique su aprobación.
Artículo 24.-
(.)
f) Implementar y
mantener programas de capacitación para los servidores de la Auditoría Interna,
en las áreas que lo requiera para el ejercicio de sus funciones.
Artículo 29.-
(.)
i) Asesorar
al Jerarca y a otros niveles en el ámbito de su competencia de acuerdo con el
artículo 22 inciso d) de la Ley Nº 8292, el Manual de normas para el ejercicio
de la Auditoría Interna en el Sector Público y los lineamientos emitidos sobre
el particular por la Contraloría General de la República.
Artículo 35.-Servicios de auditoría. Los
siguientes son servicios de auditoría que brindará la Auditoría Interna:
a)
Auditoría financiera: La auditoría financiera comprende la auditoría de estados
financieros que tiene por objetivo emitir un dictamen independiente sobre la
razonabilidad de los estados financieros de la entidad auditada, de conformidad
con el marco normativo aplicable.
Otros objetivos de las
auditorías financieras, con distintos niveles de seguridad y distintos alcances
de trabajo, pueden incluir la presentación de informes especiales para
elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero, la revisión
de información financiera intermedia o el análisis de otros aspectos
específicos relacionados con la información financiera.
b) Auditoría operativa: es el examen objetivo,
sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de evaluar en
forma independiente el desempeño de una entidad, programa o actividad, a efecto
de mejorar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos
públicos, para coadyuvar en la toma de decisiones por parte de los responsables
de adoptar acciones correctivas.
c) Estudios especiales: tratan aspectos de
orden administrativo, contable, financiero, presupuestario, económico,
jurídico, y cualquier otro del ámbito de competencia de la Auditoría. Estas
evaluaciones pueden tener su origen en la programación de la Auditoría Interna,
por denuncias o peticiones de la Administración Activa, Contraloría General de
la República, Asamblea Legislativa, otros órganos de fiscalización del sector
público y resultados de los estudios de auditoría interna.
De los servicios de
auditoría pueden derivarse informes de relación de hechos, que son los
documentos públicos de acceso limitado, en los cuales se narran actuaciones que
pueden generar tanto responsabilidades en los órdenes civil, administrativo y
penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos.
Estos informes se constituyen en la base preliminar de los procedimientos
administrativos.
En ellos la Auditoría
Interna hará un juicio de probabilidad sobre el grado de participación de las
personas involucradas en los hechos descritos, la posible responsabilidad a la
que pueden verse sometidos, el grado de irregularidad que presenta el acto o
contrato viciado de nulidad, todo lo cual será objeto de un procedimiento
administrativo que se recomienda iniciar a la Administración Activa, o bien de
una investigación penal cuando las relaciones de hechos se trasladan como
denuncia al Ministerio Público.
El informe de relación
de hechos no es un acto administrativo final, pues no resuelve en forma
definitiva la responsabilidad de los funcionarios implicados, por lo que no
violenta derechos fundamentales, por ello no es en esta etapa que deban
aplicarse los principios del debido proceso, ni hacer comunicación alguna, ni
poner en conocimiento de los presuntos implicados. Dichos principios se
garantizarán en la etapa del procedimiento una vez iniciado éste y competen
únicamente al órgano director con sujeción al expediente.
La accesibilidad a la
documentación contenida en este tipo de informe se adecuará a las resoluciones
que al respecto dicte la Sala Constitucional.
Artículo 36.-Servicios preventivos de
auditoría. Los siguientes son servicios preventivos de la Auditoría Interna.
a) Asesoría:
consiste en proveer al jerarca, y a otros niveles según criterio del Auditor o
Auditora Interna, las opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de
decisiones. En éste se emitirá el criterio técnico del Auditor o Auditora
Interna en asuntos de su competencia, con el sustento legal requerido. En las
reuniones que tenga con el jerarca, la asesoría no será vinculante para el
jerarca.
Además, el Auditor o Auditora Interna debe
cuidar la independencia y objetividad al tratar temas de asesoría. Si a su
juicio el asunto debe ser analizado, de previo a pronunciarse, puede convenir
con el jerarca en un plazo razonable, sin perjuicio de la potestad de éste para
decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y
conveniente.
b)
Advertencia: corresponde a una función preventiva hacia los órganos pasivos de
fiscalización de la Auditoría Interna, incluido el jerarca, sobre las posibles
consecuencias de su proceder. Esta labor se ejecuta sobre asuntos de su competencia
de conformidad con el artículo 22 inciso d) de la Ley 8292. En su forma más
sencilla consiste en prevenir sobre las posibles consecuencias de una decisión,
hecho o situación, lo cual puede expresarse a la Administración Activa, y debe
quedar consignada en actas o un documento escrito.
La Auditoría Judicial deberá dar seguimiento a
lo advertido en un plazo razonable de lo actuado por la administración, sea
mediante la comprobación particular del hecho advertido, o la inclusión del
asunto en una auditoría o un estudio especial relacionado con la materia, todo
lo cual derivará en un informe si concluye que la administración actuó
contraviniendo el ordenamiento jurídico y técnico. Los plazos y procedimientos
establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley Nº 8292, no son aplicables a
los informes de advertencia.
c)
Autorizar, mediante razón de apertura, los folios o libros de contabilidad y de
actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y
otros libros físicos o digitales que a criterio del Auditor o Auditora Interna,
sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
Artículo 40.-Responsabilidad por obstaculizar
o retrasar el trabajo de auditoría. Las dependencias del Poder Judicial
sujetas a la evaluación de la Auditoría Interna, estarán en la obligación de
suministrar a ésta, por los medios que estime pertinente, toda la información
que en el desempeño de sus funciones, le sea necesario conocer para la
realización de los estudios que esté efectuando o se requiera efectuar. En caso
de incumplimiento de las anteriores obligaciones, habrá responsabilidad del
servidor de conformidad con lo estipulado en el artículo 39 de la Ley Nº 8292.
Artículo 41.-Destinatarios de los informes de
auditoría. La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus
auditorías o estudios especiales de auditoría, mediante informes objetivos
dirigidos al jerarca, titulares subordinados, con competencia y autoridad en el
caso de la segunda mención, para ordenar la implantación de las respectivas
recomendaciones en el plazo y regulaciones establecidas en los artículos 36, 37
y 38 de la Ley Nº 8292.
Los informes que se dirijan al jerarca, deberán
ser incluidos en la agenda respectiva para que sean conocidos por éste en un
plazo no mayor a los 15 días hábiles a partir de la recepción del informe en la
Secretaría General. El plazo de 30 días hábiles señalado en el artículo 37 de
la Ley Nº 8292, correrá a partir de la fecha en que el informe sea recibido en
la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia.
Cuando la Corte Plena resuelva respecto a los
informes de auditoría que se le son remitidos, se procederá en el acto a
declarar el acuerdo en firme.
Artículo 43.-Discusión de los resultados de
las auditorías. El Auditor o Auditora Interna debe disponer la discusión
verbal de los resultados con quienes tengan parte en los asuntos, de previo a
su comunicación oficial, con excepción de los resultados relativos a las
relaciones de hechos y otros servicios de auditoría que la normativa contemple,
a fin de establecer o definir con claridad el acuerdo o desacuerdo de las
partes sobre el fondo de lo que se concluye y recomienda, así como determinar
el tiempo prudencial para su implementación.
La convocatoria para realizar la comunicación
verbal de los resultados del estudio, la hará la Auditoría Interna por escrito
a quienes tengan parte en los asuntos. Al auditado se le dará un plazo máximo
de 3 días hábiles para que comunique la fecha en la que estima posible celebrar
la audiencia en un plazo razonable, que no deberá exceder de 8 días hábiles
contados a partir de la fecha en que contesta.
En caso de que el auditado no conteste en el
plazo señalado de 3 días hábiles, la Auditoría de oficio fijará la fecha para
la audiencia respectiva, dentro del plazo de 8 días hábiles contados a partir
del último día en que el auditado debió contestar.
Dicha reunión se documentará por parte de la
Auditoría en la forma en que ésta lo tenga dispuesto en sus lineamientos
internos, resumiéndose las observaciones más importantes y los compromisos
asumidos.
La Auditoría Interna solicitará al titular
subordinado responsable de implantar las recomendaciones, sus argumentos y soluciones
alternativas cuando se presenten entre ambas partes desacuerdos insalvables
durante la comunicación verbal de los resultados, alternativas que deberá
valorar adecuadamente, previo a emitir el informe final, haciendo los ajustes
que correspondan.
Cuando los informes sean dirigidos al Jerarca,
estos podrán ser discutidos con la Corte Plena o con una comisión de
Magistrados que designe la Corte para el análisis de los informes de auditoría
en borrador. Para tal efecto, se dispondrá de un plazo no mayor a los 20 días
hábiles para la discusión del informe, contado a partir de su emisión por parte
de la Auditoría Interna; la cual coordinará lo correspondiente para la debida
reunión.
Artículo 45.-Requisitos de los informes.
En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se
aplicará principalmente, lo dispuesto sobre el particular en el Manual de
normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público y el
Manual de normas generales de auditoría interna para el sector público,
emitidos por la Contraloría General de la República.
San José, 8 de mayo de
2013.