Artículo 2°-Conceptos y abreviaturas. Este reglamento cuenta con los siguientes conceptos y abreviaturas:

a)         Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de Procomer. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de direcciones, gerencias u otros entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan, incluida la Junta Directiva.

b)         Auditoría o Auditoría Interna: La Auditoría Interna de Procomer.

c)         Jerarca: Junta Directiva de Procomer.

d)         Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento: Ley Nº 8422, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004.

e)         Ley de Creación de Procomer: Ley de Creación del Ministerio de Comercio Exterior y de la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica: Ley Nº 7638 del 30 de octubre de 1996, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 218 del 13 de noviembre de 1996.

f)          Ley General de Administración Pública: Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978.

g)         Ley General de Control Interno: Ley Nº 8292, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del 2002.

h)         Ley Orgánica de la Contraloría General de la República: Ley Nº 7428, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 210 del 4 noviembre de 1994.

i)          Nivel Gerencial: Gerente General, Directores y Gerentes.

j)          Normativa externa: normativa emitida por entes fiscalizadores externos o cualquier ente externo de control que se relacione con Procomer.

k)         Normativa interna: normativa emitida por alguna de las dependencias de Procomer.

l)          Procomer: Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica.

m)        Titular subordinado: Funcionario de Procomer responsable de un proceso, equipo de trabajo o unidad administrativa, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

CAPÍTULO II

De la Organización

SECCIÓN PRIMERA

Concepto de Auditoría Interna

Artículo 3°-Marco normativo que regula a la Auditoría Interna. La Auditoría Interna funcionará de acuerdo con la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General (exceptuando los artículos 18 y 20 de esta ley, según lo dispuesto por la Ley de Creación de Procomer en el artículo 12 inciso g), Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, el presente reglamento y por las directrices, disposiciones; lineamientos; normas y criterios emitidos o que en un futuro emita la Contraloría General de la República en el ámbito de su competencia para las auditorías internas del sector público.

Artículo 4°-Naturaleza de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que contribuye a que se alcancen los objetivos Institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la entidad y los entes sujetos a la Ley General de Control Interno. Dentro de una organización, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

La Auditoría Interna, establecerá y actualizará la visión, misión, las políticas y los enunciados o códigos éticos que rigen el accionar de la Auditoría Interna.

Artículo 5°-Objetivo General de la Auditoría Interna. Prestar a lo interno el mejor servicio de asesoría y consultoría, con el fin de mejorar el control interno de las diferentes áreas evaluadas y contribuir al mejoramiento de la calidad, efectividad, eficiencia, el logro de los objetivos y salvaguarda de los activos de la institución.

Artículo 6°-Objetivos Específicos de la Auditoría Interna. Los Objetivos Específicos de la Auditoría Interna son los que se indican a continuación:

a)         Mejorar el control interno de las diferentes áreas evaluadas.

b)         Contribuir al mejoramiento de la calidad, efectividad, eficiencia, así como el logro de los objetivos de la institución.

c)         Salvaguardar los activos de la institución.

d)         Prestar a lo interno, el mejor servicio de asesoría y consultoría.

e)         Proporcionar a la ciudadanía, una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

Artículo 7°-Sistema de Control Interno. Se entenderá por sistema de control interno, la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a)         Proteger y conservar el patrimonio, contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b)         Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c)         Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d)         Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

La Auditoría Interna es parte integral y vital del sistema de control interno de la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica, siendo uno de sus componentes orgánicos y tendrá como función principal la comprobación del cumplimiento, la suficiencia y validez de dicho sistema.

Artículo 8°-Responsabilidad sobre el Sistema de Control Interno. Será responsabilidad del Jerarca y del titular subordinado; establecer, mantener, perfeccionar, y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa, realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento; lo anterior, según lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno.

SECCIÓN SEGUNDA

Independencia y objetividad

Artículo 9°-Independencia y objetividad. Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del Jerarca y de los demás órganos de la administración activa. Deberán considerar siempre en el desarrollo de sus funciones lo siguiente en aras de conservar la independencia y la objetividad en las labores de la Auditoría Interna:

a)         Los deberes y prohibiciones contempladas en los artículos 32 y 34 de la Ley General de Control Interno, así como las contempladas en otras leyes y los reglamentos internos de la institución y similares.

b)         Establecer las medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia) la objetividad e independencia de la Auditoría Interna.

c)         No participar de forma permanente en las sesiones o reuniones del Jerarca y su participación debe ser en calidad de asesor.

d)         El Auditor Interno y su personal no deben ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite el jerarca, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente.

Artículo 10.-Impedimentos del personal de la Auditoría Interna. A efectos de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a)         Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b)         No utilizar su cargo oficial con propósitos privados.

c)         Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia. 

d)         Abstenerse de auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otras relaciones.

e)         Realizar asesorías o advertencias en relación con operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.

f)          No realizar ninguno de los actos prohibidos contemplados en el artículo 36 del presente Reglamento.

SECCIÓN TERCERA

Ubicación y estructura organizativa

Artículo 11.-Ubicación de la Auditoría Interna. Dentro de la estructura institucional la Auditoría es una unidad asesora, con dependencia de la Junta Directiva y con independencia funcional y de criterio. El Auditor Interno dependerá orgánicamente de la Junta Directiva, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le sean aplicables. Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal de la Institución, sin embargo, el nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor Interno; lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 13.-Horario del personal de la Auditoría Interna. Los funcionarios de la Auditoría Interna tendrán un horario congruente con el que el establecido a nivel Institucional, sin embargo, si las labores lo exigen, se laborará el tiempo extra necesario.

SECCIÓN CUARTA

Del Auditor Interno

Artículo 14.-Dirección y administración de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, el cual tendrá la dirección superior y administración de la Auditoría Interna.

Artículo 15.-De los requisitos para ocupar el cargo de Auditor Interno. Para efectos de nombramiento del Auditor Interno, la persona que ocupe este puesto deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a)         Licenciatura o superior en contaduría pública o similar.

b)         Incorporado al colegio profesional respectivo.

c)         Cumplir con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y que resulten aplicables para este cargo.

d)         Cumplir con lo dispuesto por el Perfil de Puesto establecido por el área encargada de la administración del recurso humano en Procomer.

e)         Contar con una experiencia mínima de tres años en el ejercicio de la auditoría interna o externa en el sector público.

Artículo 16.-Nombramiento del Auditor. El nombramiento del Auditor Interno, será por tiempo indefinido y lo hará la Junta Directiva de la Institución, conforme con lo establecido en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno. El Auditor Interno solo podrá ser removido del cargo por justa causa, esto según lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, así como lo establecido por el Órgano Contralor en la normativa correspondiente.

Artículo 17.-Obligaciones y deberes del Auditor Interno. El Auditor Interno tendrá las siguientes obligaciones:

a)         Las encomendadas por la Junta Directiva.

b)         Cumplir con las respectivas funciones incluidas en el Perfil de su Puesto.

c)         Acatar los requisitos establecidos por la Contraloría General de la República y que están regulados en la normativa correspondiente. 

d)         Al Auditor Interno le corresponderá la dirección superior y administración de la Auditoría Interna.

e)         Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna, para cumplir con sus funciones, considerando en cada caso, lo relativo a los procesos de esa unidad.

f)          Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial, de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que tutela el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

g)         Mantener actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplir y velar porque sea acatado por parte de los funcionarios que integran el área a su cargo.

h)         Presentar su plan de trabajo, de conformidad con los lineamientos o directrices establecidos por la Contraloría General de la República. En caso de ser necesario, proponer al Jerarca, de manera oportuna y debidamente justificada, los requerimientos de recursos para llevar adelante su plan, incluidas las necesidades administrativas del área a su cargo.

i)          Responder por su gestión ante el Jerarca y presentar el informe de labores en la frecuencia que el Jerarca solicite. En cualquier caso como mínimo deberá presentar el informe de labores de manera anual, según lo previsto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

j)          Cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal responda de igual manera.

k)         Establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna.

SECCIÓN QUINTA

De la administración del personal de la Auditoría Interna

Artículo 18.-Administración del personal. El Auditor Interno actuará como superior jerárquico del personal de la Auditoría Interna y en esa condición ejercerá todas las funciones que le son propias en la administración de ese recurso. Por tanto, para los nombramientos, remociones, sanciones, concesión de licencias y cualquier otro tipo de movimiento, se deberá contar con su autorización, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno y demás normativa aplicable.

Corresponde al Auditor Interno administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.

Artículo 19.-Creación de plazas. El Auditor Interno deberá proponer en forma debidamente justificada a la Junta Directiva, la creación de plazas y servicios cuando se requiera para el correcto desempeño de las labores de la Auditoría Interna.

Artículo 20.-Gestión de plazas vacantes. El Auditor Interno gestionará oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la dependencia a su cargo y será obligación del área encargada de la administración del recurso humano, atender las vacantes en la Auditoría Interna con la prioridad requerida para cumplir con el plazo estipulado en el artículo 28 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 21.-Cumplimiento con la normativa interna y externa. Corresponde al Auditor Interno vigilar y tomar las decisiones pertinentes para que el personal bajo su cargo cumpla en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, ya sea que corresponda a normativa interna o normativa externa que les sean aplicables. Los procedimientos administrativos y mecanismos específicos que el Auditor Interno implemente para cumplir con esta función de vigilancia, deberán estar formalmente establecidos en el Manual de Auditoría Interna.

SECCIÓN SEXTA

Del ámbito de acción

Artículo 22.-Ámbito de acción. Los servicios de auditoría y servicios preventivos, se realizarán en forma oportuna, independiente y abarcarán todas las actividades de Procomer; incluyendo las funciones administrativas, financieras, operativas, contables, presupuestarias, movimiento e inversión de recursos, deuda, obligaciones, desembolsos, sistemas, gastos en general, entre otros, así como a los entes u órganos públicos y privados sujetos a la competencia institucional de la Auditoría, de acuerdo con el artículo 22 inciso a) de la Ley General de Control Interno, en tanto éstos se origen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia de Procomer.

Esa función podrá ejercerla directamente, como parte de las actividades de fiscalización de la Auditoría Interna o por medio de la contratación de firmas externas.

Es obligación del Auditor Interno mantener actualizado, el listado que para tal efecto elaborará, de los órganos y dependencias sujetas al ámbito de acción de la Auditoría, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el inciso a) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

SECCIÓN SÉTIMA

De las relaciones y coordinaciones

Artículo 23.-Relaciones y coordinaciones. La Auditoría Interna mantendrá relaciones y coordinaciones con la Junta Directiva, el nivel Gerencial, con los titulares subordinados de Procomer y otras instancias internas y externas, así como fundamentalmente con la Contraloría General de la República, instituciones de control y fiscalización, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes, entes o instituciones que custodian y administran fondos de Procomer y otras instancias pertinentes.

Corresponderá al Auditor Interno administrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional, a fin de que se realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 24.-Intercambio de información. El Auditor Interno tendrá la potestad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la ley correspondan, sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse y sin que ello implique una limitación al respecto.

Artículo 25.-Asignación de Recursos. La Administración activa de la Institución, deberá asignar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir con su gestión, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna ejecutará su presupuesto conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.

Artículo 26.-Formulación del presupuesto de la Auditoría Interna. Será obligación de la Auditoría Interna, presentar su presupuesto, el cual debe ser formulado técnica y profesionalmente de conformidad con los lineamientos aplicables y congruentes con su plan de trabajo anual.

Artículo 27.-Presupuesto para capacitaciones. El Auditor Interno coordinará con el área encargada de la administración del recurso humano para que se incluya dentro del presupuesto anual, los recursos necesarios para capacitar adecuadamente al personal de la Auditoría Interna.

Artículo 28.-Registro separado del presupuesto. Será obligación de la administración de Procomer, llevar un registro separado del monto asignado y aprobado para la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto de manera que se controle con toda exactitud la ejecución y modificaciones del gasto asignado y aprobado.

Artículo 29.-Posibilidad para solicitar colaboración a la Asesoría Legal de la Institución. La Auditoría Interna podrá solicitar a la Asesoría Legal de la Institución, colaboración en cuanto a la aclaración de dudas que ésta pueda tener en relación con las actividades propias de la Auditoría Interna, a fin que puedan ser atendidas sus necesidades de orden jurídico; lo anterior en virtud de lo dispuesto por el inciso c) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 30.-Apoyo de Especialistas. En aquellos casos en que se requiera, el Auditor Interno podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad como apoyo a los servicios de auditoría que realice la Auditoría Interna. Los informes que rindan deben ser dirigidos al Auditor Interno.

Artículo 31.-Protección al personal de la Auditoría Interna. Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, Procomer dará todo su respaldo jurídico y técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con las posibilidades presupuestarias, humanas y materiales de Procomer. Para tales efectos, la administración designará el personal idóneo para ejercer la defensa, el que contará con el aval del Auditor Interno, o en su defecto, destinará los recursos necesarios para su contratación externa, para lo cual deberán observarse las políticas y procedimientos (normativa interna) que rigen la contratación administrativa en la Institución; lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 32.-Facilidades al personal de la Auditoría Interna. Será obligación de todo funcionario o dependencia de Procomer brindar las facilidades necesarias para que el personal de la Auditoría Interna realice satisfactoriamente su labor; lo anterior de conformidad con lo dispuesto por el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 34.-Deberes. El Auditor Interno, así como el resto del personal de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes obligaciones, según lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno:

a)         Cumplir las competencias asignadas por ley.

b)         Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

c)         Colaborar en los estudios que la Contraloría General realice en el ejercicio de sus competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

d)         Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

e)         No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.

f)          Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

g)         Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

h)         Facilitar y entregar la información solicitada por la Asamblea Legislativa, a excepción de la información considerada como confidencial, la cual se suministrará únicamente a comisiones legislativas de investigación debidamente acreditadas, observando en todo caso lo dispuesto por el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

i)          Cumplir con los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 35.-Potestades. El Auditor Interno, así como el resto del personal de la Auditoría Interna tendrán las siguientes potestades, según lo dispuesto por el artículo 33 de la Ley General de Control Interno:

a)         Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. Podrán acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

b)         Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c)         Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna.

d)         Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 36.-Prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno, así como el resto del personal de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes prohibiciones:

a)         Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b)         Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

c)         Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

d)         Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.

e)         Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a su fiscalización.

SECCIÓN SEGUNDA

De los servicios que brinda la Auditoría Interna

Artículo 37.-Servicios de fiscalización. Los servicios de fiscalización comprenderán el desarrollo de auditorías financieras, operativas, de sistemas de información o estudios especiales de auditoría sobre aspectos específicos, en cualesquiera unidades administrativas u operativas de Procomer, en el momento en que se considere oportuno, con base en el plan de auditoría o de acuerdo con las prioridades del caso cuando sea solicitado por la Contraloría General de la República, la Junta Directiva, o cuando a criterio del Auditor Interno así se justifique. También comprenderán la realización de auditorías o estudios especiales sobre fondos públicos sujetos a su competencia, así como sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con el inciso a) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. En los casos de los estudios de sistemas de información o de áreas de especialidad distintas a las que se disponen en la Auditoría Interna, podrá sugerir a la administración, la contratación de un profesional en auditoría de sistemas u otra especialidad distinta a la que dominan los funcionarios de la Auditoría Interna.

Artículo 38.-Servicios preventivos y otros. Los servicios preventivos comprenden la asesoría, la advertencia y la autorización de libros. El trabajo derivado de los servicios preventivos se comunicará mediante oficios, memorándum u otro medio que la Auditoría Interna considere conveniente y para ello el Auditor Interno definirá la forma y contenido de los documentos de conformidad con la normativa técnica aplicable.

El servicio de asesoría es un servicio dirigido al Jerarca y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respecto a los temas de competencia de la Auditoría Interna.

El servicio de autorización de libros es una obligación asignada de manera específica a la Auditoría Interna, que consiste en el acto de otorgar la razón de apertura o cierre de los libros de contabilidad y de actas que deben llevarse en Procomer, así como también de otros libros que también a criterio de la Auditoría Interna deban cumplir con este requisito.

El servicio de advertencia es un servicio dirigido a los órganos sujetos a la competencia institucional de la Auditoría Interna y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento de la Auditoría Interna.

SECCIÓN TERCERA

De la planificación y programación del trabajo de auditoría

Artículo 39.-Planificación Estratégica. La Auditoría Interna formulará la planificación estratégica que servirá de direccionamiento para la ejecución de todas sus actividades claves. La planificación estratégica de la Auditoría Interna deberá estar alineada con la planificación estratégica de la Institución y deberá incluir al menos los siguientes aspectos: Misión, Visión, Valores, Análisis FODA, objetivos Estratégicos y Acciones Estratégicas.

Artículo 40.-Plan de Trabajo Anual. La Auditoría Interna confeccionará y presentará a la Junta Directiva el plan de trabajo anual para su aprobación, de conformidad con las directrices y lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República.

El plan de trabajo anual deberá considerar todas las actividades y estudios que tiene programado realizar en el periodo al que corresponde. Los estudios que no correspondan a actividades de fiscalización o actividades administrativas obligatorias ya sea por normativa interna o externa, deberán ser priorizados por factores de riesgo.

Artículo 41.-Programas específicos de auditoría. El programa específico de auditoría para cada estudio, será diseñado de manera que se le dé cobertura a los riesgos más significativos de cada área auditada. Este programa deberá ser aprobado por el Auditor Interno.

Artículo 42.-Modificación al plan de trabajo anual. La Auditoría Interna tendrá la competencia de modificar sus planes de trabajo anual de conformidad con la normativa vigente. Los motivos para la modificación de estos planes pueden deberse a estudios solicitados por la Junta Directiva, Contraloría General de la República u otros entes de control o fiscalización externos que no habían sido contemplados inicialmente o debido a imprevistos que obliguen a realizar estas modificaciones.

SECCIÓN CUARTA

De la ejecución de las auditorías

Artículo 43.-Manual de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado y en uso, un Manual de la Auditoría Interna, el cual incluye las políticas y procedimientos de esta dependencia, con el objeto de que se cuente con un instrumento que defina las características y los procedimientos de auditoría aplicables a la Auditoría Interna. Este Manual deberá emitirse conforme a los lineamientos y directrices generales que dicte la Contraloría General de la República sobre la materia. En este manual se establecerán, entre otros aspectos, lo referente a los procedimientos a seguir para la obtención, el análisis, registro, procesamiento y custodia de la información obtenida, así como la supervisión del trabajo.

Artículo 44.-Comunicación previa al inicio del estudio. El auditor encargado del estudio debe establecer por escrito con el gerente o director del área a auditar, una comunicación sobre la realización de un estudio, de manera previa al inicio de este. Se deberá dejar constancia de esta comunicación en los papeles de trabajo del estudio.

Artículo 45.-Recopilación de evidencia en papeles de trabajo. La recopilación de evidencia de los estudios de auditoría recabada por parte de los funcionarios y equipos de trabajo de la Auditoría Interna, se realizará por medio de papeles de trabajo que se codificarán y ordenarán de acuerdo a lo establecido en el Manual de Auditoría Interna. Asimismo, los resultados obtenidos se sustentarán con evidencia que soporte las recomendaciones contenidas en el respectivo informe.

Artículo 46.-Procesamiento de información. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de acuerdo con lo establecido en el Manual de Auditoría Interna.

Artículo 47.-Acceso a los registros de trabajo. El Auditor Interno deberá controlar el acceso a los registros y papeles de trabajo de los estudios que se realicen, de personas ajenas a la Auditoría Interna.

Deberá tomar las previsiones de modo que se requiera de su autorización o la de quien él designe para que se pueda acceder a esta información. Además, deberá establecer requisitos de custodia para los registros y documentación del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las regulaciones pertinentes u otros requerimientos sobre este tema.

Artículo 48.-Pericia y debido cuidado profesional. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán realizar su trabajo con pericia y debido cuidado profesional. Las personas asignadas a cada trabajo deberán poseer, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias para desempeñarlo adecuadamente.

Artículo 49.-Políticas de administración y supervisión. Es responsabilidad del Auditor Interno, evaluar y supervisar el trabajo de sus subalternos.

Además deberán considerarse en todo momento los lineamientos, directrices, normas y demás normativa relacionada con la práctica profesional de la auditoría emitida por la Contraloría General de la República y Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.

SECCIÓN QUINTA

De la comunicación de resultados

Artículo 50.-Reunión final de presentación de resultados. Se deberá efectuar una reunión final en la que se presentarán y discutirán los hallazgos de previo a la emisión del informe final. Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría, deben ser comentados con los funcionarios responsables de previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualesquiera acciones correctivas que sean necesarias, así como la aceptación de las mismas. Se dejará evidencia de dicha discusión en un documento que se denomina "Acta de Reunión Final", la cual es firmada por el auditor que realiza el trabajo de campo, así como el gerente, director o jefe del área evaluada. Se exceptúan de esta disposición los casos de los que se deriven eventuales responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios o terceras personas.

Artículo 51.-Posibilidad de comunicar verbalmente resultados. Con el objeto de que las deficiencias se corrijan sobre la marcha, la Auditoría Interna podrá comunicar a la administración verbalmente sobre los resultados obtenidos durante la ejecución de un estudio de control interno, cuando las debilidades ubicadas sean de un alto riesgo y la urgencia en la comunicación de estas así lo amerite. Al concluir la auditoría, se informará por escrito.

Artículo 52.-Plazos de los informes o memorándums. Los informes de los estudios de auditoría, así como las relaciones de hechos, están sujetos al trámite y los plazos improrrogables previstos en los artículos que van del 36 al 38 de la Ley General de Control Interno, excepto aquellos que la Contraloría General de la República determine. El incumplimiento de lo estipulado en estos artículos, es causal de responsabilidad administrativa conforme a lo dispuesto por el artículo 39 de esa Ley.

Los plazos señalados antes indicados empezarán a correr a partir del recibo del informe por parte de los titulares subordinados o de la Junta Directiva, según corresponda.

En la comunicación de resultados deberá incluirse la referencia a los artículos 36 al 38 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 53.-Trámite de las relaciones de hechos. Las relaciones de hechos, se ajustarán en su contenido a las directrices o lineamientos que al respecto promulgue la Contraloría General de la República.

Artículo 54.-Obligación de implementar las recomendaciones. Una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna, se deberá girar por quien corresponda (ya sea la Junta Directiva o el titular subordinado), dentro de los plazos establecidos en los artículos 36 o 37 de la Ley General de Control Interno (según corresponda), la orden para su implementación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción deberá emitirse dentro del plazo establecido en los artículos de la Ley citada.

SECCIÓN SEXTA

Del seguimiento de las recomendaciones

de la Auditoría Interna

Artículo 55.-Programa de seguimiento de recomendaciones. La Auditoría Interna formulará y ejecutará un programa de seguimiento enfocado a verificar la efectividad con que se implementaron las recomendaciones incluidas en los informes o memorándums de los servicios de auditoría realizados, así como las recomendaciones de la Contraloría General de la República, auditoría externa y demás recomendaciones emitidas por parte de otros entes fiscalizadores externos u órganos de control que hayan sido puestas en su conocimiento.

Artículo 56.-Estado de las recomendaciones. La Auditoría Interna deberá periódicamente estar revisando y actualizando el estado de las recomendaciones y el cumplimiento de los plazos otorgados para la implementación de las mismas. La frecuencia con que se debe elaborar el informe con el estado de las recomendaciones será establecida por la Junta Directiva y como mínimo será informe anual que se realice, esto según lo dispuesto por la Ley General de Control Interno en su artículo 22 inciso g). Para realizar esta labor, se deberá reunir la evidencia necesaria y suficiente para comprobar si las recomendaciones aceptadas por la administración competente se están llevando a la práctica o analizar si las causas de incumplimiento son justificadas.

SECCIÓN SÉTIMA

Del Programa de Aseguramiento de la Calidad

Artículo 57.-Mejoramiento de la calidad. El Auditor Interno deberá formular criterios mínimos para implementar, divulgar y mantener un programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora en los principales procesos de la Auditoría Interna, que considere la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente.

Artículo 58.-Autoevaluación de la calidad. Dentro del programa de aseguramiento de la calidad se deberá contar con la realización de autoevaluaciones de calidad de la actividad de la Auditoría Interna que se efectúen por lo menos de manera anual. Los resultados de estas autoevaluaciones deberán remitirse a la Junta Directiva.

SECCIÓN OCTAVA

Del trámite de denuncias

Artículo 59.-Denunciantes. Podrán interponer denuncias ante la Auditoría Interna, cualquier persona física o jurídica, pública o privada, que tenga conocimiento de un hecho relacionado con las actividades propias de Procomer, para que se investigue con el fin de prevenir o determinar la realización de actos de corrupción o cualquier situación irregular, esto según lo dispuesto en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su reglamento.

Artículo 60.-Formas de presentación de denuncias. Las denuncias podrán presentarse en forma escrita, de manera verbal o excepcionalmente por cualquier otro medio, cuando las circunstancias así lo exijan.

Artículo 61.-Admisibilidad de las denuncias. La Auditoría Interna recibirá cualquier tipo de denuncia, la cual examinará, dentro de un plazo razonable y congruente con el tipo de denuncia que corresponda. En el proceso de admisibilidad de la misma, se le comunicará al denunciante sobre si se admitió o rechazó la misma.

Artículo 62.-Admisión de denuncias anónimas. Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará la denuncia.

Artículo 63.-Plazo de resolución de la denuncia. En caso de que se admita la denuncia, deberá tramitarse con la mayor celeridad y no podrá alegarse inercia del denunciante para justificar cualquier retraso en su trámite, por lo que será la Administración la que procurará su instrucción, así como su pronta conclusión.

Artículo 64.-Resultados del estudio. El resultado del estudio de la denuncia, será comunicado en lo que corresponda al denunciante que haya señalado un lugar o medio para tal efecto, siempre y cuando éste no comprenda la información, documentación u otras evidencias de la investigación y cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial. Los resultados del estudio serán elevados a la Junta Directiva, para que se dispongan las correspondientes medidas administrativas y si fuera el caso, sean trasladadas a las instancias judiciales correspondientes.

Artículo 65.-Confidencialidad de los denunciantes y de la información. La Auditoría Interna guardará confidencialidad respecto de la identidad de quienes presenten denuncias. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúe la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante y a la vez cuando el proceso haya concluido.

Asimismo, una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que se tengan en el expediente administrativo; lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

Artículo 66.-Obligación de acatar las disposiciones del Reglamento. En lo que corresponda, este reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de Procomer.

Artículo 67.-Derogatoria. Deróguese el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica, aprobado en el artículo Nº 5º del acta de la sesión ordinaria de la Junta Directiva Nº- 195-2007, celebrada el 2 de julio de 2007.

Artículo 68.-Aprobación. Este reglamento fue aprobado en la sesión ordinaria de la Junta Directiva No-304-2013, celebrada el 22 de marzo del 2013.

Artículo 69.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.