Artículo 2°-Para los efectos de este reglamento se entiende por:

a)  SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, riego y Avenamiento.

b) Archivos de gestión: son los archivos de las diferentes dependencias del SENARA, encargados de reunir, conservar clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad. Dicha documentación es la que se encuentra en gestión y será organizada de acuerdo al principio de origen y procedencia, su permanencia en estos archivos será lo que se establezca en las Tablas de plazos de conservación de documentos.

c)  Archivo Central (o Administrativo): es la Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión. Reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. Su misión fundamental es la del estudio y valoración de las series documentales. Emite los lineamientos sobre el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.

d) Archivo Histórico o final: Unidad que mantiene en su custodia documentos que tengan más de 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural.

e)  Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano que dicta las normas respecto a la selección, eliminación y conservación de los documentos, aprueba las tablas de plazos, con base en estas determina cuáles documentos se pueden eliminar y cuáles tienen valor científico-cultural en las instituciones del sistema.

f)  Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: órgano interno encargado de analizar y determinar la vigencia legal y administrativa de los documentos. Somete a consideración de la Comisión Nacional la aprobación y modificación de las Tablas de Plazos, así como los documentos a eliminar y que no se contemple en las tablas.

g)  Dirección General del Archivo Nacional: órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y deportes encargado de velar por el cumplimiento de Ley 7202. Es un archivo final que conserva el patrimonio documental del país

h) Documentos de archivo: cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que ha sido producido o recibido por el Senara y que se custodia con una finalidad administrativa jurídica (legal) o científico-cultural. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedente para agilizar una gestión o bien como fuente de historia.

i)  Tipo documental: forma en que presentada la información contenida en el documento, que responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución o de un país, por ejemplo: cheques, presupuestos, informes, correspondencia, actas, circulares, correspondencia entre otros.

j)  Clase documental: está determinada por la forma empleada para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales a saber:

i.   Textual: la información se transmite por medio de texto escrito.

ii.  Gráfica: se emplean imágenes, signos no textuales, colores entre otros para presentar la información, por ejemplo: mapas, gráficos, fotografías.

iii.  Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.

iv. Audiovisuales: combina imagen en movimiento y el sonido, películas, cintas de vídeo, videodiscos.

v.  Electrónicos: son generados a partir de una computadora como: discos ópticos, cintas, DC ROM.

k) Tablas de plazos: instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en cada una de las oficinas del Senara, en el cual se consignan sus características y se fija el valor administrativo, legal e histórico. Deben ser aprobadas por la comisión Nacional de Selección y eliminación de Documentos y sometidas a revisión cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.

l)  Fondo documental: toda la documentación producida o recibida por el Senara en función de todas las actividades que ejecuta.

Artículo 3°-El fondo documental que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de clasificación y métodos de ordenación archivísticos establecidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 4°-Ningún trabajador del Senara puede eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo a las tablas de plazos de selección, eliminación de documentos que confeccione el Archivo Central, ni aquellos que habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección, Eliminación de Documentos. De igual manera, se deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.

CAPÍTULO II

De la administración de los archivos

Artículo 5°-Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que laboren en el Senara, son responsables de la adecuada manipulación y conservación de los documentos a su cargo.

Artículo 6°-Son funciones del Archivo Central las indicadas en el Artículo 42 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable.

Artículo 7°-El Archivo Central estará a cargo de un profesional en Archivística o un trabajador debidamente capacitado y con experiencia en el campo. Contará además con el personal que requiera para el buen desempeño de sus funciones.

Artículo 8°-Los archivos de gestión son los de las diferentes unidades administrativas del Senara. Cada archivo de gestión debe tener un encargado quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanados por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos.