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Resolución :
035
del
24/09/2013
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Obligatoriedad para los grandes contribuyentes y grandes empresas territoriales en la llevanza de los registros electrónicos de compras y ventas de mercancías, así como de servicios prestados
(NO VIGENTE)
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Ente emisor:
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Dirección General de Tributación Directa
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Fecha de vigencia desde:
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01/01/2014
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Versión de la norma: 2 de 2
del 29/10/2013
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Recuerde que Control F es una opción que le permite buscar
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Texto Completo Norma 035
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Texto Completo acta: F50FE
DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN
(Esta
norma fue dejada sin efecto mediante resolución N° DGT-R-40-2013 del 29 de
octubre del 2013)
- OBLIGATORIEDAD PARA LOS GRANDES CONTRIBUTENTES
- Y GRANDES EMPRESAS TERRITORIALES EN LA LLEVANZA
- DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS DE COMPRAS
- Y VENTAS DE MERCANCIAS, ASÍ COMO
- DE SERVICIOS PRESTADOS
Nº
DGT-R-035-2013.-San José, a las10 horas y 13 minutos del día 24 de setiembre de
dos mil trece.
- Considerando:
I.-Que el
artículo 99 de la Ley Nº
4755, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, reformado mediante Ley
9069 del 26 de agosto del 2012, faculta a la Administración Tributaria
para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes
tributarias, dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes.
II.-Que el
artículo 103 inciso b) de ese código, establece que la Administración
Tributaria tiene la facultad de cerciorarse de la veracidad
del contenido de las declaraciones juradas por los medios y procedimientos de
análisis e investigación legales que estime convenientes.
III.-Que el
artículo 104 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece que,
para verificar la situación tributaria de los contribuyentes, la Administración
Tributaria les podrá requerir la presentación de libros,
archivos, registros contables y toda otra información de trascendencia
tributaria, que se encuentre impresa, en soporte electrónico o registrada en
otro medio tecnológico.
IV.-Que el
artículo 109 de esa misma norma faculta a la Administración
Tributaria para establecer directrices, respecto a la forma
en que se deberá consignar la información que se requerirá a los sujetos
pasivos, además de otorgarle la potestad de exigirles a
que lleven los registros necesarios para la fiscalización y la
determinación correcta de las obligaciones tributarias.
V.-Que
el artículo 8 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas
establece que los contribuyentes y declarantes deben llevar registros contables
en la forma y las condiciones que se determinen en el reglamento.
VI.-Que el
artículo 15 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre
las Ventas establece que los contribuyentes y declarantes de este impuesto,
están obligados a llevar y a mantener al día un registro de compras y otro de
las ventas de mercancías.
VII.-Que con
fundamento en lo anterior, es preciso que la administración tributaria defina
las características y requisitos que deben contener los registros de compras y
ventas que llevarán esos contribuyentes para cumplir con esa obligación
tributaria formal.
VIII.-Que el
artículo 4 de la Ley
de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos,
Nº 8220 de 4 de marzo del 2002, publicada en el Alcance 22 a La Gaceta Nº 49 de
11 de marzo del 2002, establece que todo trámite o requisito con independencia
de su fuente normativa, deberá publicarse en el Diario Oficial La Gaceta. Por
tanto;
- RESUELVE:
Artículo 1º-Sujetos
pasivos. Todos aquellos sujetos pasivos clasificados como Grandes
Contribuyentes Nacionales o como Grandes Empresas Territoriales, deberán llevar
electrónicamente , los registros de Compras y Ventas de Mercancías y Servicios
a que alude el artículo 8 de la
Ley de Impuesto General sobre las Ventas, y 15 de su
Reglamento.
Ficha articulo
Artículo 2º-Siglas. Para
todos los efectos, cuando en la presente resolución se utilicen las siglas
siguientes, debe dársele las acepciones que a continuación se indican:
I. DAI: Derechos Arancelarios de Importación.
II. DUA: Declaración Única Aduanera.
III. IVA: Impuesto General sobre las Ventas.
IV. ISC: Impuesto Selectivo de Consumo.
Ficha articulo
Artículo 3º-Conformación de los registros. Los registros
electrónicos de compras y ventas de mercancías, así como de servicios prestados
estarán conformados por las compras y las ventas realizadas, gravadas o no, así
como los servicios prestados gravados o no. Se entiende que los anteriores
supuestos se pueden dar tanto en el mercado interno, como
a nivel de importaciones y exportaciones.
Ficha articulo
Artículo 4.-Registro
electrónico de ventas de mercancías y prestación de servicios.En el
registro electrónico de ventas de mercancías y prestación de servicios se detallará
cada una de las facturas emitidas por alguno de esos conceptos. Las
devoluciones (notas de crédito) que afecten las ventas, también formarán parte
del registro electrónico, las cuales deberán identificarse plenamente,
utilizando la misma estructura y agregando una columna que identifique la
justificación de la emisión de la nota de crédito.
El registro
electrónico que por esta resolución se regula, deberá contener
obligatoriamente y en el orden que se detalla, la siguiente información:
i. Número de factura: Número de identificación consecutivo
asignado a la factura de venta.
ii. Número
de nota de crédito: Número de identificación consecutivo asignado, mediante el
cual se reciben las devoluciones de mercancías.
iii. Fecha de emisión: Es la fecha
en la cual se emite la factura, nota de crédito o de débito.
iv. Número de identificación del cliente: Número de cédula física o
jurídica del cliente.
v. Nombre o denominación social del cliente, según se trate de
persona física o jurídica.
vi. Código
de las mercancías vendidas o de los servicios prestados: Código numérico o
alfanumérico asignado por el sistema de inventario del contribuyente, que
permite la identificación de las mercancías vendidas o los servicios prestados.
vii. Descripción de cada una de las mercancías o de los
servicios.
viii. Precio
unitario: Es el precio por unidad de medida de las mercancías o de los
servicios prestados
ix. Cantidades
vendidas: Cantidad de unidades vendidas de cada mercancía o servicio, esto de
acuerdo a la presentación de los mismos (unidades, docenas, gramos, kilos,
litros, metros cuadrados, metros cúbicos, etc.).
x. Unidad
de medida: Corresponde a la presentación estandarizada de los bienes o
servicios vendidos, pudiendo ser en unidades, docenas, gramos, kilos, litros,
metros cuadrados, metros cúbicos, etc.
xi. Importe
gravado con ISC: Corresponde al monto pecuniario que se encuentra afecto a
Impuesto Selectivo de Consumo.
xii. Importe
autorizado sin ISC : Es el monto pecuniario sobre el cual aplica una autorización
de venta sin el respectivo cobro del Impuesto Selectivo de Consumo
xiii. Importe determinado por concepto de impuestos específicos,
cuando corresponda.
xiv. Importe
gravado con IVA: Monto pecuniario que se encuentra afecto al Impuesto General
sobre las Ventas.
xv. Importe exento de IVA: Monto pecuniario que conforme a la
ley se encuentra exento del Impuesto General sobre las Ventas.
xvi. Importe
autorizado sin IVA: Monto pecuniario sobre el cual aplica una autorización,
debidamente otorgada, para la venta sin el respectivo cobro del Impuesto
General sobre las Ventas.
xvii. Monto
subtotal: Cifra numérica que se obtiene al multiplicar las cantidades vendidas
de cada bien o servicio por su respectivo precio unitario.
xviii. Importe
del descuento aplicado: Corresponde, si lo hubiese, al monto aplicado como
descuento al precio de venta de cada bien o servicio.
xix. Importe
de ISC u otro impuesto específico: Monto de Impuesto Selectivo de Consumo o
impuesto específico cobrado en la factura.
xx. Importe
del IVA facturado: Monto de Impuesto General sobre las Ventas cobrado en la
factura.
xxi. Monto
total facturado: Cifra, en colones, que se obtiene al realizar la siguiente
operación aritmética, Monto subtotal (señalado en acápite xvii), menos descuentos
otorgados, más ISC u otros impuestos específicos, más IVA.
xxii. Número
de la nota de autorización o exención para la venta sin IVA, ISC o algún otro
impuesto específico: Se indicará el número de oficio o nota de autorización de
la Dirección General
de Tributación o de la Dirección General de Hacienda, que respalda la
venta realizada sin el cobro de los impuestos respectivos.
xxiii. Fecha
de vigencia de la autorización: Periodo que cubre la autorización que se
menciona en el acápite anterior.
De igual manera,
formarán parte del registro electrónico de ventas de mercancías y prestación de
servicios, las realizadas por exportación, las cuales deberán ser incluidas
bajo los mismos parámetros enunciados, que identifiquen claramente que
corresponden a exportaciones efectuadas. Adicionalmente a lo establecido, el
registro de estas transacciones deberá detallar:
xxiv. Número
de DUA de Exportación: Número de identificación de la declaración
bajo la que se están exportando las mercancías o servicios.
xxv. Fecha del DUA de Exportación: Fecha de la Declaración.
xxvi. País de destino: País hacia el cual se exportarán las mercancías
o servicios.
xxvii. Nombre
de la agencia aduanal o el agente de aduanas: Persona física o jurídica que realiza
el trámite de exportación.
xxviii. Número
de identificación (cédula física o jurídica) del agente de aduanas o la agencia
aduanal que realiza el trámite de exportación.
Ficha articulo
Artículo 5º-Registro
electrónico de compras de mercancías y servicios. El registro
electrónico de compras de mercancías y de servicios detallará cada una de las
facturas por concepto de compra de mercancías y/o de servicios, así como
también las devoluciones (notas de débito) que las afecte, adicionando una
observación en la que se indique la razón de la devolución.
Este
registro deberá contener obligatoriamente y en el orden que se detalla, la
siguiente información:
i. Número
de factura: Número de identificación asignado por el proveedor a la factura que
respalda la compra.
ii. Nota
de débito: Número consecutivo asignado a las notas que respaldan las
devoluciones de las compras realizadas.
iii. Fecha de emisión: Fecha en la cual se
emite la factura o nota de débito.
iv. Número
de identificación del proveedor: Número de cédula física o jurídica de la persona
a la que se le está efectuando la compra o emitiendo la nota de débito.
v. Código
del proveedor: Numeración interna (diferente al número del acápite iv), si
existe, asignada por el contribuyente para la identificación del
proveedor.
vi. Nombre o denominación social, según se trate de persona física o
jurídica.
vii. Código
de las mercancías o servicios comprados: corresponde al código numérico o
alfanumérico asignado por el sistema de inventario del Gran Contribuyente o
Gran Empresa Territorial, que permite la identificación de las mercancías
compradas o los servicios recibidos.
viii. Descripción
de las mercancías compradas o servicios recibidos
ix. Precio unitario: Precio por unidad de las mercancías o de los
servicios.
x. Cantidades:
Cantidad de unidades de cada mercancía o servicio, esto de acuerdo a la
presentación de los mismos (unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros
cuadrados, metros cúbicos, etc).
xi. Unidad
de medida: Presentación estandarizada de los bienes o servicios, pudiendo ser
en unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros cuadrados,
metros cúbicos, etc.
xii. Monto subtotal: Monto que se obtiene al multiplicar el
precio unitario por las cantidades.
xiii. Descuento aplicado: Monto aplicado como descuento.
xiv. Importe de ISC: Monto de Impuesto Selectivo de Consumo soportado.
xv. Importe de impuesto específico: Monto de impuesto específico
soportado.
xvi. Importe de IVA: Monto de Impuesto General sobre las Ventas
soportado.
xvii. Monto
total de la factura de compra: Cifra que se obtiene al realizar la siguiente
operación aritmética, Monto subtotal menos descuento más ISC u otro impuesto
específico más IVA.
xviii. Número
de nota de autorización o exención para comprar sin IVA, ISC o algún otro
Impuesto Específico: Se indicará el número de oficio o nota de autorización de
la Dirección General
de Tributación o de la
Dirección de Hacienda, que respalda la compra realizada sin
el cobro de los impuestos respectivos.
xix. Fecha
de vigencia de la autorización: Periodo que cubre la nota de autorización que
se menciona en el acápite anterior.
De igual
manera, formarán parte del registro electrónico de compras de mercancías y
servicios realizadas por internación o importación, las cuales deberán ser
incluidas bajo los mismos parámetros enunciados que identifiquen claramente que
corresponden a importaciones efectuadas. Adicionalmente a lo establecido, el
registro de estas transacciones deberá detallar:
xx. Número
de DUA de Importación: Número de identificación de la Declaración
Única Aduanera con la que se están importando las mercancías.
xxi. Fecha de la DUA
de Importación: Fecha de la Declaración Única Aduanera.
xxii. Partida arancelaria: Epígrafe que el
arancel de aduanas asigna a la mercancía.
xxiii. Detalle
de la partida arancelaría: Descripción asignada a la partida
arancelaria referenciada en el acápite anterior.
xxiv. Aduana: Nombre la
Aduana a través de la cual ingresaron las mercancías
importadas.
xxv. Nombre
de la agencia aduanal o el agente de aduanas (sea persona física o jurídica)
que realiza el trámite de importación.
xxvi. Número
de identificación (cédula física o jurídica) del agente de aduanas o la agencia
aduanal que realiza el trámite de exportación
xxvii. Valor de Aduanas: Valor de las
mercancías reflejado en la DUA.
Ficha articulo
Artículo 6º-Medios
electrónicos de almacenamiento. Cuando la Administración
Tributaria en función de sus facultades de control, solicite
la entrega de estos registros a los Grandes Contribuyentes y Grandes Empresas
Territoriales, los mismos deberán ser proporcionados a través de algún medio de
almacenamiento electrónico, tales como discos compactos, dispositivos USB o
cualquier otro medio electrónico de almacenamiento que sea
compatible con los sistemas utilizados por la Administración
Tributaria. Tales registros han de ser suministrados en
formato Texto (.txt) en archivos planos secuenciales y deberán cumplir con la
siguiente estructura:
i. La
primera línea, la del encabezado, debe contener únicamente el nombre de las
columnas, por ejemplo:
Número
de Factura
|
Fecha
de Emisión
|
Número
de
Identificación
|
Código
asignado
|
ii. Seguida
de la línea de encabezado, se presentarán en forma continua los datos
correspondientes. Deben asegurarse que los datos no contengan registros dañados
y la tabla se construya correctamente. Además, verificar la exclusividad, las
relaciones de los datos y la confiabilidad.
iii. El ancho de las columnas deberá de ser
estándar a lo largo del documento.
iv. No
deben de existir espacios en blanco entre cada fila o cada columna, la
información debe de ser continua.
v. No
debe de contener filas y/o columnas en blanco, en los casos en los que no
corresponda consignar valor alguno en las filas o en las columnas, se deberá de
indicar un 0 (cero) si este dato corresponde a cifras numéricas, si se trata
de datos de texto o alfanuméricos, se deberá de indicar N/A (No
Aplica), por ejemplo:
Monto subtotal
facturado
|
Importe descuento
aplicado
|
Importe IVA
facturado
|
Monto total
facturado
|
Número de autorización
sin IVA
|
Fecha
de vigencia
|
Porcentaje
de Autorización
|
100,00
|
0,00
|
13,00
|
113,00
|
N/A
|
N/A
|
0,00
|
vi. No
debe interponerse subtotales o totales en las columnas con datos numéricos, es
decir, la información deberá ser consecutiva a lo largo del archivo.
vii. Los
campos referentes a fechas deben de tener el siguiente formato DD/MM/AAAA
(Día/Mes/Año), con un tamaño de 10 caracteres.
viii. El
formato de los campos referidos a los importes monetarios, debe de ser numérico
y con dos decimales, utilizando la "coma" (,) para separar miles y el "punto"
(.) para separar decimales, con un tamaño de 24 caracteres (que incluye dos
decimales).
ix. El
formato de los campos numéricos o alfanuméricos que no hagan referencia a
importes monetarios (por ejemplo: número de factura, número de identificación,
códigos de producto, número de DUA, partida arancelaria, etc.), deberá de ser
"ASCII", con un tamaño de 20 caracteres.
x. Los
campos que contengan información tipo texto (por ejemplo: nombres jurídicos o
físicos de clientes o proveedores, descripción de las mercancías, país de
destino o procedencia, etc.), serán en formato "ASCII", con un
tamaño de 80 caracteres.
Ficha articulo
Artículo 7.-Entrega
de registros electrónicos. La entrega de los registros electrónicos
solicitados por la Administración Tributaria deberá acompañarse de
una declaración firmada por el Representante Legal, haciendo constar la entrega
de los mismos, y en la que se deberá indicar:
i. Nombre del o los archivos, incluyendo la extensión
(TXT, etc.)
ii. Tamaño en bytes, KB, MB o GB
iii. Número de registros (filas)
iv. Totales
numéricos de las columnas incluidas en el archivo (total en facturas,
descuentos, IVA, específicos etc.)
Esta declaración podrá ser remitida en forma electrónica, si se firma
digitalmente.
Ficha articulo
Artículo 8º-Incumplimiento. El
incumplimiento del deber de llevar los registros electrónicos bajo el formato
establecido en la presente resolución, así como el incumplimiento en el
suministro de los mismos, podría acarrear la imposición de
las respectivas sanciones establecidas en el Código de Normas y
Procedimientos Tributarios.
Ficha articulo
Artículo
9.-Vigencia. Rige a partir del 1º de enero del 2014.
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/2/2024 12:25:48
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