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 Normativa >> Acuerdo 188 >> Fecha 14/10/2013 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 188
Directriz para la Implementación del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL)
Texto Completo acta: F448A

SUPERINTENDENCIA GENERAL DE VALORES



 



La Superintendencia General de Valores de conformidad con lo establecido en la Ley 8220 "Protección del ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos" publica el siguiente acuerdo:



 



SGV-A-188. Superintendencia General de Valores. Despacho del Superintendente. A las doce del catorce de octubre del dos mil trece.



 



CONSIDERANDO QUE:



 



margin-right:0cm;margin-bottom:0cm; margin-left:36.0pt;margin-bottom:.0001pt;text-indent:12.0pt'>I) El artículo 33 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos número 8454, el artículo 4 inciso b) de la Ley de Protección al Ciudadano contra el Exceso de Requisitos en Trámites Administrativos número 8220, el artículo 243.5 de la Ley General de la Administración Pública número 6227, el artículo 1 de la Ley de Notificaciones Judiciales número 8687 y los artículos 3, 8 incisos j) y l) y 180 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, otorgan a la Superintendencia General de Valores la competencia jurídica para emitir directrices vinculantes para sus regulados en materia de transmisión electrónica de datos, como parte del ejercicio de sus funciones de supervisión, fiscalización y disciplina del mercado de valores.



II) Para la emisión de la presente Directriz y la elaboración del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL) la Superintendencia General de Valores se ha ajustado a la normativa denominada "Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente" emitida por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en el Alcance Digital número 92 de la edición número 95 del Diario Oficial La Gaceta del 20 de mayo del 2013.



III) El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en el artículo 8 del acta de la Sesión 1008-2012, celebrada el 23 de octubre del 2012, dispuso: "Solicitar a las superintendencias que remitan a los entes supervisados una carta en la que les recuerda que, de conformidad con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454, los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital tienen igual valor y eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito y que asimismo, el Estado y todas las entidades públicas están expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia".



IV) Por circular M01/0/285 del 29 de enero del 2013, esta Superintendencia informó: "Con el objeto de lograr una mayor eficiencia en los trámites que todos los regulados realizan ante la SUGEVAL y a su vez reducir la huella ambiental, se trabaja en un proyecto para contar en este año con una ventanilla virtual a la cual se deberá remitir electrónicamente todos los comunicados de hechos relevantes y de interés, así como toda la correspondencia de carácter oficial. Con este paso, aunado a los que se han dado en materia de prospectos electrónicos de emisores (diciembre 2012), prospectos de fondos de inversión (julio 2009) e información financiera y operativa (1999), esta Superintendencia habrá eliminado el uso del papel en los trámites que realiza con las entidades reguladas".



V) En cumplimiento de lo expuesto se ha creado el Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL), cuyas principales características consisten en: a) Proveer un medio más seguro que el correo electrónico para el trasiego de documentos. b) Garantizar para el regulado y la SUGEVAL un acuse de recibo con mayor seguridad jurídica. c) Estampar la fecha y hora oficiales en la recepción de documentos por medio del uso de Certificados Digitales y Firma Digital Avanzada en el contexto de un domicilio electrónico. d) Transmitir por este Sistema documentos tanto públicos como confidenciales. e) Reducir los costos de la transmisión de documentos disminuyendo en la mayor cantidad posible su presentación y entrega en físico, reduciendo a la vez la huella de carbono tanto de SUGEVAL como de sus regulados.



VI) Este Despacho ha considerado relevante emitir una serie de lineamientos que deberán atender las entidades reguladas para la puesta en marcha del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos.



 



POR LO TANTO SE ACUERDA:



 



text-align:center'>SGV-A-188. DIRECTRIZ PARA LA IMPLEMENTACIÓN



DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA DE DOCUMENTOS



ELECTRÓNICOS (MENDOCEL)



 



Artículo 1º-Objeto.



 



La presente directriz se ocupa de regular el Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos que consiste en el uso de una página Web que permitirá el intercambio de documentos en formato digital entre la Superintendencia General de Valores y sus regulados, eliminando así la necesidad de enviar y recibir en físico correspondencia e información relativa a ciertos trámites, según lo dispuesto en la presente directriz. El sistema representa un domicilio electrónico en el cual cada regulado contará con una bandeja digital a la que llegarán las comunicaciones que SUGEVAL le remita. Complementariamente SUGEVAL tendrá una bandeja a la que los regulados remitirán la documentación objeto de trasiego en el MENDOCEL. Los usuarios deberán utilizar los certificados, avalados por el Sistema Nacional de Certificación Digital, para autenticarse dentro del Sistema y remitir cada documento con Firma Digital Avanzada(1).



 



(1) Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente. Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Alcance.



El presente Acuerdo define las reglas y criterios que han de observarse para la presentación y tramitación por medios electrónicos de documentos entre la Superintendencia General de Valores y sus Regulados en el contexto del domicilio electrónico que proporcionará el Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL).



Todos los sujetos regulados por la Superintendencia General de Valores deberán acatar la presente normativa. Los documentos sujetos al alcance de estas disposiciones, que no se ajusten a lo aquí dispuesto, se tendrán por no presentados para todo efecto legal. Las obligaciones y plazos que deben observar los regulados se detallan en el Transitorio de este Acuerdo.



 




 




Ficha articulo



CAPÍTULO I



REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS



Artículo 3º-Formato de los Documentos.



Se requiere ajustar los niveles de formato de Firma Digital Avanzada que se han venido utilizando, en línea con lo que establece la "Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente" (2) del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones. En consecuencia, a partir de la entrada en operación del MENDOCEL, todo documento firmado digitalmente que se remita por el nuevo Sistema deberá incorporar, como parte de su contenido, una firma electrónica avanzada incrustada, con los estándares:



 



Formato del archivo



Nivel del formato actual



(Circular 2013-285)



Nivel del formato requerido



MS Office



XAdes-BES



XAdES-XL



PDF



PAdES-BES



PAdES-LTV



 



 (Así reformado el cuadro anterior por acuerdo SGV-194 del 18 de diciembre de 2014)



De igual manera, se debe incluir junto al nombre del remitente la indicación de "Documento suscrito mediante firma digital". La estampa de tiempo que se utilice debe ser de una autoridad certificada por el MICITT, actualmente la TSA (Time Stamp Authority) de SINPE. 



Para simplificar el proceso de firma de los documentos con los formatos y niveles requeridos, el MENDOCEL permitirá el envío de archivos generados en Microsoft Office y en formato PDF, a escoger por el usuario. Se encuentra disponible información técnica de referencia en el sitio web de SUGEVAL que puede ser utilizada como base para la configuración de la firma digital avanzada, la cual se ubica en: http://www.sugeval.fi.cr/serviciosytramites/paginas/ ServiciosMensajeriaDocumentos.aspx.



 



 (Así reformado el párrafo anterior por acuerdo SGV-194 del 18 de diciembre de 2014)



(2) Descargable del sitio del Ministerio de Ciencia y Tecnología:



 http://www.micit.go.cr/images/stories/Firma_Digital/DCFD_-_Politica_de_Formato_Oficial_v1.0.pdf 




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CAPÍTULO II



 



OBLIGACIONES DE LOS REGULADOS



 



Artículo 4º-Tipos de Usuarios y Acreditación.



El MENDOCEL requiere identificar y aprobar dos tipos de usuarios: los que firman digitalmente los archivos a remitir y los que depositan y consultan los archivos en esta nueva plataforma. Adicionalmente, dentro de estos últimos se deberá identificar quiénes pueden entregar y visualizar documentos confidenciales y quiénes, los documentos públicos.




 




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Artículo 5º-Usuarios con Acceso al MENDOCEL.



Todos los usuarios que accedan al Sistema para depositar o consultar documentos deben contar con sus respectivos certificados digitales, emitidos por el Sistema Nacional de Certificación Digital (SNCD) para ingreso (autenticación) a la plataforma del MENDOCEL.



Los usuarios autorizados podrán consultar documentos, públicos (3) o confidenciales, de acuerdo con un registro diferenciado para cada uno de estos tipos de información. Estos dos roles pueden ser asignados a una misma persona si el regulado así lo solicita.



Los funcionarios de cada entidad regulada, que en el contexto del Módulo de Administración de Privilegios del Sistema Ingresador (MAPSI (4)), desempeñan el rol de Administradores del Sistema deben registrar en esta aplicación a los usuarios que requieren acceso al MENDOCEL, tanto para documentos públicos como confidenciales.



 



(3) Interprétese documentos públicos como aquellos visibles para todos los usuarios de la plataforma en la Entidad. Los confidenciales se restringirán al grupo de usuarios que así se registre en el Módulo de Administración de Privilegios del Sistema Ingresador MAPSI.



(4) Disponible en internet: https://mapsi.sugeval.fi.cr/mapsi/




 




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Artículo 6º-Usuarios con autoridad para firmar digitalmente documentos.



Las entidades reguladas deberán acreditar ante SUGEVAL a las personas que tendrán la autoridad de firmar digitalmente documentos. De preferirlo así el regulado, estas personas podrán ser las ya registradas en el Módulo Administrador de Privilegios del Sistema Ingresador (MAPSI (5) ) para la firma de otros tipos de información.



En cualquier caso, los funcionarios de cada entidad regulada que desempeñan el rol de Administradores del Sistema deben registrar en esta aplicación a las personas que firmarán digitalmente documentos.



(5) Disponible en internet: https://mapsi.sugeval.fi.cr/mapsi/




 




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Artículo 7º-Representación Legal.



Los documentos que sean firmados por funcionarios que no cuenten con representación legal del regulado o que no se encuentren autorizados en el MAPSI, serán rechazados a su ingreso en el Sistema. Los regulados podrán registrar más de un funcionario que cuente con la debida representación legal del regulado para firmar digitalmente documentos.



De manera semejante a lo estipulado en el Sistema Ingresador de Información Periódica, si los firmantes de los documentos que se envíen por el MENDOCEL no cuentan con la representación legal del regulado, se deberá enviar a SUGEVAL el poder legal correspondiente que lo acredite para realizar esta labor. SUGEVAL lo validará y aprobará de la misma manera que se realiza actualmente en el marco del Sistema Ingresador. El contenido de este poder legal debe ser como mínimo el indicado en el anexo 1.



Si el firmante ya cuenta con representación legal, bastará con registrarlo en el MAPSI.



 



 




 




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Artículo 8º-Autorización de Cuenta Oficial para Comunicados.



La entidad regulada deberá especificar una cuenta oficial de correo electrónico para que SUGEVAL remita todos los comunicados que resulten de la operativa del MENDOCEL. Esta cuenta debe ser genérica, no pertenecer a ningún funcionario en particular y puede ser, si así se desea, la cuenta asociada a los servicios de Ventanilla Virtual de SUGEVAL que el regulado ya esté utilizando.



Es responsabilidad del Administrador del Sistema la inserción y actualización de esta cuenta, en el MAPSI.



 




 




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CAPÍTUO III



 



MOMENTOS DE ACREDITACIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS Y RECIBIDOS



 



Artículo 9º-Momento de Presentación del Documento por el Regulado.



El momento (hora y fecha) en que un regulado tiene por remitido un documento por el MENDOCEL se regirá por lo siguiente:



El MENDOCEL permitirá la presentación de documentos por parte de los regulados las veinticuatro horas del día. No obstante, para documentos que se envíen en cumplimiento de plazos, los regulados deberán observar el horario establecido en la Circular M01/0/285 del 29 de enero del 2013, sea, de Lunes a Viernes, de las 09:00 horas a las 17:00 horas.



Por cada documento entregado, el MENDOCEL generará un acuse de recibido que podrá ser descargado de la bandeja del regulado.




 




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Artículo 10.-Momento de Notificación al Regulado de documentos enviados por SUGEVAL.



Cuando SUGEVAL envía un documento al regulado por medio del MENDOCEL, éste se entenderá notificado al día hábil siguiente a la fecha de su registro en el sistema. Si el documento contiene un plazo que debe observar el regulado, éste empezará a correr a partir del día hábil siguiente al día en que se tiene por efectuada la notificación.




 




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Artículo 11.-Mecanismos de Contingencia.



Cuando se presenten inconvenientes técnicos en el acceso a los servicios del MENDOCEL o situaciones de fuerza mayor, el regulado deberá suministrar la información a SUGEVAL por los siguientes medios alternativos: envío por medio de correo electrónico de los documentos, bajo los mismos niveles de firma requeridos por MENDOCEL o mediante su presentación física. Un envío contingente debe respetar los mismos plazos y horarios establecidos en el artículo 9 de esta directriz y debe acompañarse por una justificación firmada por su representante legal.



En el caso de la remisión por correo electrónico, se debe utilizar el buzón de correo ventanillaoficial@sugeval.fi.cr. El envío mediante este buzón que se habilita para recibir información en casos de contingencia, no garantiza su procesamiento y carga inmediatos.



Si se opta por la remisión de los documentos en forma física, ha de entenderse que se permite tanto la entrega en papel, como por medio de un dispositivo de almacenamiento electrónico. El dispositivo de almacenamiento se entregará en sobre sellado y deberá ir acompañado por una nota de remisión firmada por el representante del regulado, donde se indique claramente las razones para haber utilizado este medio. De igual manera, si utiliza estos dispositivos de almacenamiento, los archivos deberán estar firmados con firma digital avanzada.



 




 




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CAPÍTULO IV



 



DOCUMENTOS EXCLUIDOS DE ENVÍO POR MEDIO



DEL MENDOCEL



 



Artículo 12.-Documentos que deben presentarse en medio físico.



 



Por temas normativos y requisitos especiales, los siguientes documentos deberán presentarse necesariamente en medio físico:



 



a) Todo documento emitido por un Notario Público.



b) Documentos expedidos en el extranjero que deban ser consularizados, legalizados o apostillados, salvo que exista una autoridad costarricense con firma digital cuyo certificado digital haya sido emitido por una autoridad certificadora reconocida a nivel nacional que realice estos trámites.



c) Certificaciones emitidas por otras instituciones públicas costarricenses que no sean generadas ni firmadas por vía digital y cuyo único soporte sea el documento físico.



d) Documentos relacionados con investigaciones preliminares o procedimientos administrativos sancionatorios.




 




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Artículo 13.-Documentos excluidos del MENDOCEL por contar ya con medios digitales de envío. El MENDOCEL no sustituye la Ventanilla Virtual del Sistema Ingresador, que las entidades reguladas utilizan actualmente para cumplir con lo establecido en el Acuerdo de Suministro de Información Periódica y Normativa relacionada, ni lo referente a los trámites de Oferta Pública relacionados con la presentación de prospectos de fondos de inversión y emisores. Este Sistema es exclusivo para el trasiego, entre las entidades reguladas y SUGEVAL, de otros documentos que no correspondan ni a información periódica para la que no se haya expresamente autorizado su uso en Mendocel, ni a prospectos ni documentos relacionados con los trámites de autorización.



(Así reformado por acuerdo SGV-194 del 18 de diciembre de 2014)


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CAPÍTULO V



DISPOSICIONES FINALES



Artículo 14.-Vigencia



Esta Directriz rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.




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Transitorio 1.-Plazos para la puesta en operación



 



Los plazos para la puesta en operación de este Sistema se describen en la siguiente tabla:



 



Actividad (*)



Fecha límite



Responsable



1 Contar con certificados digitales para todos los funcionarios que firmen y que entreguen documentos.



Inicio de operación del Sistema



Entidad Regulada



2 Registro en MAPSI de funcionarios que firmarán digitalmente documentos para ser entregados por la nueva plataforma. A su vez, registro de aquellos que enviarán documentos a SUGEVAL y consultarán los envíos que realice la Superintendencias a su Representada, tanto para documentos confidenciales como públicos.



Diez días hábiles luego de la publicación oficial de esta directriz en La Gaceta



Entidad Regulada



3 Envío de poderes legales que habiliten a funcionarios que no ostenten representación legal a firmar documentos de la Entidad.



Ocho días hábiles luego de la publicación oficial de esta directriz en La Gaceta



Entidad Regulada



4 Registro en MAPSI de cuenta oficial de correo de la Entidad para el Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos



Diez días hábiles luego de la publicación oficial de esta directriz en La Gaceta



Entidad Regulada



5 Obligatoriedad de firma digital con formatos XADES-XL y PADES-LTV



Inicio de operación del sistema



Entidad Regulada



6 Inicio de operación del sistema



Quince días hábiles luego de la publicación oficial de esta directriz en La Gaceta



Entidad Regulada SUGEVAL



 



 



 




 




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Transitorio 2.-Entidades que no han utilizado Sistema Ingresador



 



Para aquellos regulados que no han hecho uso del Sistema Ingresador en anteriores oportunidades, el plazo máximo para la puesta en operación del sistema es el 6 de enero del 2014.



El Sistema estará en posibilidad de ser utilizado a partir de la publicación de la presente Directriz, de manera tal que cualquier regulado que cumpla con los requisitos establecidos, antes de los plazos máximos indicados en el presente documento, puede iniciar su operación.




 




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Anexo 1: Guía para la redacción de Poder Legal para firmantes



(Nota: la transcripción de esta guía no constituye un poder por sí mismo, sino que delimita el contenido mínimo que debe tener el poder que se envíe a la SUGEVAL con la rigurosidad legal correspondiente)



Quien suscribe (nombre y calidades del solicitante), en mi condición de (cargo y tipo de poder que ostenta) de (nombre de la entidad) por este medio confiero poder (tipo de poder: general, generalísimo, etc.) a (nombre completo de la persona a quien se va a dar el poder), número de cédula x-xxx-xxx, (especificaciones/ limitaciones: en forma individual, mancomunada, etc.) para que en nombre y representación de (NOMBRE DE LA ENTIDAD), firme utilizando su certificado digital correspondiente otorgado por el Sistema Nacional de Certificación Digital, los documentos que se presenten a la Superintendencia General de Valores por medio del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos.



El presente mandato no exime al otorgante de la responsabilidad y consecuencias derivadas de los documentos e información suscrita en formato digital por el apoderado la cual tendrá para todos los efectos el valor y eficacia establecidos por el artículo nueve de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. San José,___ de _____ del 201x.




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Fecha de generación: 26/05/2022 06:48:13 p.m.
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