Texto Completo acta: F448A
SUPERINTENDENCIA GENERAL DE VALORES
La Superintendencia General de Valores de conformidad con lo
establecido en la Ley
8220 "Protección del ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos" publica el siguiente acuerdo:
SGV-A-188. Superintendencia General de Valores.
Despacho del Superintendente. A las doce del catorce de octubre del dos mil
trece.
CONSIDERANDO QUE:
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margin-left:36.0pt;margin-bottom:.0001pt;text-indent:12.0pt'> I) El artículo 33 de
la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos número 8454, el artículo 4 inciso b) de
la Ley de Protección al Ciudadano
contra el Exceso de Requisitos en Trámites Administrativos número 8220, el
artículo 243.5 de la Ley
General de
la Administración Pública
número 6227, el artículo 1 de la
Ley de Notificaciones Judiciales número 8687 y los artículos
3, 8 incisos j) y l) y 180 de
la Ley Reguladora del Mercado de Valores, otorgan a
la Superintendencia General
de Valores la competencia jurídica para emitir directrices vinculantes para sus
regulados en materia de transmisión electrónica de datos, como parte del
ejercicio de sus funciones de supervisión, fiscalización y disciplina del
mercado de valores.
II) Para la emisión de la presente Directriz y la
elaboración del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL)
la Superintendencia General
de Valores se ha ajustado a la normativa denominada "Política de Formatos
Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente" emitida por el
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en el Alcance
Digital número 92 de la edición número 95 del Diario Oficial
La Gaceta del 20 de mayo del
2013.
III) El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema
Financiero en el artículo 8 del acta de
la Sesión 1008-2012, celebrada el 23 de octubre del
2012, dispuso: "Solicitar a las superintendencias que remitan a los entes
supervisados una carta en la que les recuerda que, de conformidad con
la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454, los documentos y las
comunicaciones suscritos mediante firma digital tienen igual valor y eficacia
probatoria de su equivalente firmado en manuscrito y que asimismo, el Estado y
todas las entidades públicas están expresamente facultados para utilizar los
certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus
respectivos ámbitos de competencia".
IV) Por circular M01/0/285 del 29 de enero del 2013,
esta Superintendencia informó: "Con el objeto de lograr una mayor eficiencia en
los trámites que todos los regulados realizan ante
la SUGEVAL y a su vez reducir
la huella ambiental, se trabaja en un proyecto para contar en este año con una
ventanilla virtual a la cual se deberá remitir electrónicamente todos los
comunicados de hechos relevantes y de interés, así como toda la correspondencia
de carácter oficial. Con este paso, aunado a los que se han dado en materia de
prospectos electrónicos de emisores (diciembre 2012), prospectos de fondos de
inversión (julio 2009) e información financiera y operativa (1999), esta
Superintendencia habrá eliminado el uso del papel en los trámites que realiza
con las entidades reguladas".
V) En cumplimiento de lo expuesto se ha creado el
Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos (MENDOCEL), cuyas principales
características consisten en: a) Proveer un medio más seguro que el correo
electrónico para el trasiego de documentos. b) Garantizar para el regulado y
la SUGEVAL un acuse de recibo
con mayor seguridad jurídica. c) Estampar la fecha y hora oficiales en la
recepción de documentos por medio del uso de Certificados Digitales y Firma
Digital Avanzada en el contexto de un domicilio electrónico. d) Transmitir por
este Sistema documentos tanto públicos como confidenciales. e) Reducir los
costos de la transmisión de documentos disminuyendo en la mayor cantidad posible
su presentación y entrega en físico, reduciendo a la vez la huella de carbono
tanto de SUGEVAL como de sus regulados.
VI)
Este Despacho ha considerado relevante emitir una serie de lineamientos que
deberán atender las entidades reguladas para la puesta en marcha del Sistema de
Mensajería de Documentos Electrónicos.
POR LO TANTO SE ACUERDA:
text-align:center'> SGV-A-188. DIRECTRIZ PARA
LA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA DE MENSAJERÍA DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS (MENDOCEL)
Artículo 1º-Objeto.
La presente directriz se ocupa de regular el Sistema
de Mensajería de Documentos Electrónicos que consiste en el uso de una página
Web que permitirá el intercambio de documentos en formato digital entre
la Superintendencia General
de Valores y sus regulados, eliminando así la necesidad de enviar y recibir en
físico correspondencia e información relativa a ciertos trámites, según lo
dispuesto en la presente directriz. El sistema representa un domicilio
electrónico en el cual cada regulado contará con una bandeja digital a la que llegarán
las comunicaciones que SUGEVAL le remita. Complementariamente SUGEVAL tendrá
una bandeja a la que los regulados remitirán la documentación objeto de
trasiego en el MENDOCEL. Los usuarios deberán utilizar los certificados,
avalados por el Sistema Nacional de Certificación Digital, para autenticarse
dentro del Sistema y remitir cada documento con Firma Digital Avanzada(1).
(1) Política
de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente.
Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones
Ficha articulo
Artículo 2º-Alcance.
El presente Acuerdo define las reglas y criterios que
han de observarse para la presentación y tramitación por medios electrónicos de
documentos entre la
Superintendencia General de Valores y sus Regulados en el
contexto del domicilio electrónico que proporcionará el Sistema de Mensajería
de Documentos Electrónicos (MENDOCEL).
Todos los sujetos regulados por
la Superintendencia General
de Valores deberán acatar la presente normativa. Los documentos sujetos al
alcance de estas disposiciones, que no se ajusten a lo aquí dispuesto, se
tendrán por no presentados para todo efecto legal. Las obligaciones y plazos
que deben observar los regulados se detallan en el Transitorio de este Acuerdo.
Ficha articulo
CAPÍTULO I
REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 3º-Formato de los Documentos.
Se requiere
ajustar los niveles de formato de Firma Digital Avanzada que se han venido
utilizando, en línea con lo que establece la "Política de Formatos Oficiales de
los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente" (2) del Ministerio de
Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones. En consecuencia, a partir de la
entrada en operación del MENDOCEL, todo documento firmado digitalmente que se
remita por el nuevo Sistema deberá incorporar, como parte de su contenido, una
firma electrónica avanzada incrustada, con los estándares:
|
Formato del archivo
|
Nivel del formato actual
(Circular 2013-285)
|
Nivel del formato requerido
|
|
MS Office
|
XAdes-BES
|
XAdES-XL
|
|
PDF
|
PAdES-BES
|
PAdES-LTV
|
(Así reformado el cuadro
anterior por acuerdo SGV-194 del 18 de diciembre de 2014)
De igual manera, se debe incluir junto al
nombre del remitente la indicación de "Documento suscrito mediante firma
digital". La estampa de tiempo que se utilice debe ser de una autoridad
certificada por el MICITT, actualmente
la TSA (Time Stamp Authority) de SINPE.
Para
simplificar el proceso de firma de los documentos con los formatos y niveles
requeridos, el MENDOCEL permitirá el envío de archivos generados en Microsoft
Office y en formato PDF, a escoger por el usuario. Se encuentra disponible
información técnica de referencia en el sitio web de SUGEVAL que puede ser
utilizada como base para la configuración de la firma digital avanzada, la cual
se ubica en: http://www.sugeval.fi.cr/serviciosytramites/paginas/
ServiciosMensajeriaDocumentos.aspx.
(Así reformado el párrafo
anterior por acuerdo SGV-194 del 18 de diciembre de 2014)
(2)
Descargable del sitio del Ministerio de Ciencia y Tecnología:
http://www.micit.go.cr/images/stories/Firma_Digital/DCFD_-_Politica_de_Formato_Oficial_v1.0.pdf
Ficha articulo
CAPÍTULO
II
OBLIGACIONES
DE LOS REGULADOS
Artículo 4º-Tipos
de Usuarios y Acreditación.
El MENDOCEL requiere
identificar y aprobar dos tipos de usuarios: los que firman digitalmente los
archivos a remitir y los que depositan y consultan los archivos en esta nueva
plataforma. Adicionalmente, dentro de estos últimos se deberá identificar
quiénes pueden entregar y visualizar documentos confidenciales y quiénes, los
documentos públicos.
Ficha articulo
Artículo 5º-Usuarios
con Acceso al MENDOCEL.
Todos los usuarios que
accedan al Sistema para depositar o consultar documentos deben contar con sus
respectivos certificados digitales, emitidos por el Sistema Nacional de
Certificación Digital (SNCD) para ingreso (autenticación) a la plataforma del
MENDOCEL.
Los usuarios autorizados podrán consultar
documentos, públicos (3) o confidenciales, de
acuerdo con un registro diferenciado para cada uno de estos tipos de
información. Estos dos roles pueden ser asignados a una misma persona si el
regulado así lo solicita.
Los funcionarios de cada entidad regulada, que en
el contexto del Módulo de Administración de Privilegios del Sistema Ingresador
(MAPSI (4)),
desempeñan el rol de Administradores del Sistema deben registrar en esta
aplicación a los usuarios que requieren acceso al MENDOCEL, tanto para
documentos públicos como confidenciales.
(3)
Interprétese documentos públicos como aquellos visibles para todos los usuarios
de la plataforma en la
Entidad. Los confidenciales se restringirán al grupo de
usuarios que así se registre en el Módulo de Administración de Privilegios del
Sistema Ingresador MAPSI.
(4)
Disponible en internet: https://mapsi.sugeval.fi.cr/mapsi/
Ficha articulo
Artículo 6º-Usuarios
con autoridad para firmar digitalmente documentos.
Las entidades
reguladas deberán acreditar ante SUGEVAL a las personas que tendrán la
autoridad de firmar digitalmente documentos. De preferirlo así el regulado,
estas personas podrán ser las ya registradas en el Módulo Administrador de
Privilegios del Sistema Ingresador (MAPSI (5) ) para la firma de otros tipos de
información.
En cualquier caso, los funcionarios de cada entidad
regulada que desempeñan el rol de Administradores del Sistema deben registrar
en esta aplicación a las personas que firmarán digitalmente documentos.
(5) Disponible en internet: https://mapsi.sugeval.fi.cr/mapsi/
Ficha articulo
Artículo 7º-Representación
Legal.
Los documentos que
sean firmados por funcionarios que no cuenten con representación legal del
regulado o que no se encuentren autorizados en el MAPSI, serán rechazados a su
ingreso en el Sistema. Los regulados podrán registrar más de un funcionario que
cuente con la debida representación legal del regulado para firmar digitalmente
documentos.
De manera semejante a lo estipulado en el Sistema
Ingresador de Información Periódica, si los firmantes de los documentos que se
envíen por el MENDOCEL no cuentan con la representación legal del regulado, se
deberá enviar a SUGEVAL el poder legal correspondiente que lo acredite para
realizar esta labor. SUGEVAL lo validará y aprobará de la misma manera que se
realiza actualmente en el marco del Sistema Ingresador. El contenido de este
poder legal debe ser como mínimo el indicado en el anexo 1.
Si el firmante ya cuenta con representación legal,
bastará con registrarlo en el MAPSI.
Ficha articulo
Artículo 8º-Autorización
de Cuenta Oficial para Comunicados.
La entidad regulada
deberá especificar una cuenta oficial de correo electrónico para que SUGEVAL
remita todos los comunicados que resulten de la operativa del MENDOCEL. Esta
cuenta debe ser genérica, no pertenecer a ningún funcionario en particular y
puede ser, si así se desea, la cuenta asociada a los servicios de Ventanilla
Virtual de SUGEVAL que el regulado ya esté utilizando.
Es responsabilidad del Administrador del Sistema la
inserción y actualización de esta cuenta, en el MAPSI.
Ficha articulo
CAPÍTUO III
MOMENTOS DE
ACREDITACIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS Y RECIBIDOS
Artículo 9º-Momento de Presentación del
Documento por el Regulado.
El momento (hora y fecha) en que un regulado tiene
por remitido un documento por el MENDOCEL se regirá por lo siguiente:
El MENDOCEL permitirá la presentación de documentos por parte de los
regulados las veinticuatro horas del día. No obstante, para documentos que se
envíen en cumplimiento de plazos, los regulados deberán observar el horario
establecido en la Circular
M01/0/285 del 29 de enero del 2013, sea, de Lunes a Viernes,
de las 09:00 horas a las 17:00 horas.
Por cada documento entregado, el MENDOCEL generará un acuse de recibido
que podrá ser descargado de la bandeja del regulado.
Ficha articulo
Artículo 10.-Momento
de Notificación al Regulado de documentos enviados por SUGEVAL.
Cuando SUGEVAL envía
un documento al regulado por medio del MENDOCEL, éste se entenderá notificado
al día hábil siguiente a la fecha de su registro en el sistema. Si el documento
contiene un plazo que debe observar el regulado, éste empezará a correr a
partir del día hábil siguiente al día en que se tiene por efectuada la
notificación.
Ficha articulo
Artículo 11.-Mecanismos
de Contingencia.
Cuando se presenten
inconvenientes técnicos en el acceso a los servicios del MENDOCEL o situaciones
de fuerza mayor, el regulado deberá suministrar la información a SUGEVAL por
los siguientes medios alternativos: envío por medio de correo electrónico de
los documentos, bajo los mismos niveles de firma requeridos por MENDOCEL o
mediante su presentación física. Un envío contingente debe respetar los mismos
plazos y horarios establecidos en el artículo 9 de esta directriz y debe
acompañarse por una justificación firmada por su representante legal.
En el caso de la remisión por correo electrónico,
se debe utilizar el buzón de correo ventanillaoficial@sugeval.fi.cr. El envío
mediante este buzón que se habilita para recibir información en casos de
contingencia, no garantiza su procesamiento y carga inmediatos.
Si se opta por la remisión de los documentos en
forma física, ha de entenderse que se permite tanto la entrega en papel, como
por medio de un dispositivo de almacenamiento electrónico. El dispositivo de
almacenamiento se entregará en sobre sellado y deberá ir acompañado por una
nota de remisión firmada por el representante del regulado, donde se indique
claramente las razones para haber utilizado este medio. De igual manera, si
utiliza estos dispositivos de almacenamiento, los archivos deberán estar
firmados con firma digital avanzada.
Ficha articulo
CAPÍTULO
IV
DOCUMENTOS
EXCLUIDOS DE ENVÍO POR MEDIO
DEL MENDOCEL
Artículo 12.-Documentos
que deben presentarse en medio físico.
Por temas normativos
y requisitos especiales, los siguientes documentos deberán presentarse
necesariamente en medio físico:
a) Todo documento emitido por un Notario Público.
b) Documentos expedidos en el extranjero que deban ser
consularizados, legalizados o apostillados, salvo que exista una autoridad
costarricense con firma digital cuyo certificado digital haya sido emitido por
una autoridad certificadora reconocida a nivel nacional que realice estos
trámites.
c) Certificaciones emitidas por otras instituciones
públicas costarricenses que no sean generadas ni firmadas por vía digital y
cuyo único soporte sea el documento físico.
d) Documentos relacionados con investigaciones
preliminares o procedimientos administrativos sancionatorios.
Ficha articulo
Artículo 13. Documentos excluidos del MENDOCEL
por contar ya con medios digitales
de envío. Se excluye de la remisión por MENDOCEL la información remitida por los
siguientes medios:
i. La Ventanilla
Virtual del Sistema Ingresador, que las entidades reguladas utilizan actualmente para cumplir con lo establecido en el
Acuerdo de Suministro de Información
Periódica y Normativa relacionada,
ii. Lo referente a los trámites de Oferta Pública relacionados con la presentación de prospectos de fondos de inversión y emisores.
iii. Lo referente a trámites de actualización de los puestos y cargos asociados al
Sistema de Registro y Actualización
de Roles.
iv. Los comunicados de hechos relevantes y comunicados de interés remitidos por los regulados
al mercado de valores por medio de la herramienta CHR Sugeval quedan excluidos los comunicados de hechos relevantes confidenciales que deben seguir llegando por medio de Mendocel.
v. Cualquier otro documento o dato que en el futuro la SUGEVAL establezca deba de ingresar por otro medio
diferente de Mendocel
Este Sistema es
exclusivo para el trasiego, entre las entidades reguladas y SUGEVAL, de otros
documentos que no estén contemplados en los item anteriores.
(Así reformado
po el artículo 1° del
acuerdo N° SGV-A-263 del 31 de marzo del 2022)
Ficha articulo
CAPÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 14.-Vigencia
Esta Directriz rige a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
Ficha articulo
Transitorio 1.-Plazos para la puesta en operación
Los
plazos para la puesta en operación de este Sistema se describen en la siguiente
tabla:
|
Actividad (*)
|
Fecha límite
|
Responsable
|
|
1 Contar con certificados
digitales para todos los funcionarios que firmen y que entreguen documentos.
|
Inicio de operación del
Sistema
|
Entidad Regulada
|
|
2 Registro en MAPSI de
funcionarios que firmarán digitalmente documentos para ser entregados por la
nueva plataforma. A su vez,
registro de aquellos que enviarán documentos a SUGEVAL y consultarán los
envíos que realice la
Superintendencias a su Representada, tanto para documentos
confidenciales como
públicos.
|
Diez días hábiles luego de la
publicación oficial de esta directriz en La Gaceta
|
Entidad Regulada
|
|
3 Envío de poderes legales
que habiliten a funcionarios que no ostenten representación legal a firmar
documentos de la Entidad.
|
Ocho días hábiles luego de la
publicación oficial de esta directriz en La Gaceta
|
Entidad Regulada
|
|
4 Registro en MAPSI de cuenta
oficial de correo de la
Entidad para el Sistema de Mensajería de Documentos
Electrónicos
|
Diez días hábiles luego de la
publicación oficial de esta directriz en La Gaceta
|
Entidad Regulada
|
|
5 Obligatoriedad de firma digital
con formatos XADES-XL y PADES-LTV
|
Inicio de operación del
sistema
|
Entidad Regulada
|
|
6 Inicio de operación del
sistema
|
Quince días hábiles luego de
la publicación oficial de esta directriz en La Gaceta
|
Entidad Regulada SUGEVAL
|
Ficha articulo
Transitorio 2.-Entidades que no han utilizado
Sistema Ingresador
Para aquellos regulados que no han hecho uso del Sistema Ingresador en
anteriores oportunidades, el plazo máximo para la puesta en operación del
sistema es el 6 de enero del 2014.
El Sistema estará en posibilidad de ser utilizado a partir de la
publicación de la presente Directriz, de manera tal que cualquier regulado que
cumpla con los requisitos establecidos, antes de los plazos máximos indicados
en el presente documento, puede iniciar su operación.
Ficha articulo
(*)Transitorio 4. Plazos para la puesta
en operación de la herramienta HR Automatizados
Se estima que la herramienta para la remisión de los Hechos
Relevantes Automatizados va a estar disponible mediante dos liberaciones cuyo
detalle es el siguiente:
|
Fecha de liberación
|
Liberación
|
Tipos de HR a comunicar
|
|
28 de abril
|
Liberación No 1
|
-Plantilla Estándar
-Plantilla para la comunicación de características de emisiones de programas de deuda
-Plantilla para la colocación directa
-Plantilla para la colocación por subasta
-Plantilla para la colocación por suscripción de emisor
-Plantilla que permiten comunicar conjuntamente las características y la colocación (mixtas)
|
|
16 de agosto
|
Liberación no 2
|
-Plantilla para la actualización de datos
de la herramienta de Roles
-Plantillas para las comunicaciones de las calificaciones
de riesgo
-Otras plantillas para colocación de oferta pública
-Plantillas para comunicados de interés
|
El Sistema estará en posibilidad de ser utilizado a partir de
la primera liberación, de manera tal que cualquier regulado que cumpla con los
requisitos establecidos para su autenticación, puede iniciar su operación.
(*) (Así adicionado por
el artículo 1° del acuerdo N° SGV-A-263 del 31 de marzo del 2022.
En dicho acuerdo se indica adicionar un transitorio 4, pero al no tener la presente
directriz un transitorio 3°, se ha adicionado el mismo como un transitorio 3)
Ficha articulo
Anexo 1: Guía para la redacción de Poder Legal para
firmantes
(Nota: la transcripción de esta guía no constituye un
poder por sí mismo, sino que delimita el contenido mínimo que debe tener el
poder que se envíe a la
SUGEVAL con la rigurosidad legal correspondiente)
Quien
suscribe (nombre y calidades del solicitante), en mi condición de (cargo y tipo
de poder que ostenta) de (nombre de la entidad) por este medio confiero poder
(tipo de poder: general, generalísimo, etc.) a (nombre completo de la persona a
quien se va a dar el poder), número de cédula x-xxx-xxx, (especificaciones/
limitaciones: en forma individual, mancomunada, etc.) para que en nombre y
representación de (NOMBRE DE LA
ENTIDAD), firme utilizando su certificado digital
correspondiente otorgado por el Sistema Nacional de Certificación Digital, los
documentos que se presenten a
la Superintendencia General
de Valores por medio del Sistema de Mensajería de Documentos Electrónicos.
El presente mandato no exime al otorgante de la responsabilidad y
consecuencias derivadas de los documentos e información suscrita en formato
digital por el apoderado la cual tendrá para todos los efectos el valor y
eficacia establecidos por el artículo nueve de
la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos. San José,___ de _____ del 201x.
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/2/2024 13:09:34
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