CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
Considerando:
I.-Que la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivo aplica
para todas las instituciones de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo,
y de los demás entes públicos y en su artículo 41 establece que "Todas las
instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de
gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus
documentos".
II.-Que la Ley General de Control Interno, N° 8292,
establece en el "Artículo 16.-Sistemas de información. Deberá
contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa
tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto
de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la
organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir
cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá
estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que
deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones
informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada".
III.-Leyes como la Ley N° 8220 de Exceso de Requisitos y
Trámites Administrativos y la Ley N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos son vinculantes al fondo documental que produce el
Consejo Nacional de Rectores.
IV.-Que a la fecha es necesaria la organización técnica y
profesional del acervo documental del Consejo Nacional de Rectores.
V.-Que en virtud de lo anteriormente expuesto se hace
necesario dictar una normativa para la organización interna de los documentos. Por
tanto,
1. Se aprueba y se promulga el "Reglamento del sistema
archivístico institucional del Consejo Nacional de Rectores" que se
anexa.
2. Comuníquese.
REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO
INSTITUCIONAL DEL CONSEJO NACIONAL
DE RECTORES
Aprobado en sesión N° 27-13
celebrada el 22 de octubre del 2013, artículo 3°, inciso a).
(Nota de Sinalevi: El
texto de este reglamento fue reformado parcialmente y reproducido su texto en
forma íntegra y publicada en La Gaceta N° 215 del 20 de noviembre del 2018, por
lo que se reproduce a continuación:)
CAPÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1º-Para contextualizar el presente
Reglamento, se establecen las siguientes definiciones.
a) Acceso
Interno: Información para uso interno del CONARE, el acceso se controlará mediante
la autorización de la Autoridad de la Dependencia (Subfondo).
b) Acceso
Público: Información de acceso libre, de interés público.
c) Acceso
Restringido: Información de carácter sensible o confidencial.
d) Archivo: concepto que comprende el ejercicio
conjunto entre funcionario encargado, espacio físico y tecnológico idóneo y
ejecución de funciones, en pro de mejores prácticas en material de gestión de
documentos de archivo. Existen de gestión, central, intermedio e histórico.
e) Archivo
Central: Es el órgano rector del Sistema Archivístico Institucional en
CONARE.
f) Ciclo de vida: Etapas secuenciales por las
que atraviesan los documentos desde la génesis, gestión institucional, hasta su
disposición final (sea eliminación o conservación permanente).
g) Clase documental: Es el soporte en el cual
se encuentra la información. Los cuales son textual, electrónico, gráfico y
audiovisual.
h) Clasificación de documentos: La
clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan
documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con el Cuadro de
Clasificación y Ordenación de Documentos.
i) Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos: órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de
dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con
su valor científico-cultural.
j) Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (CISED): Comité conformado por el encargado del
Archivo Central, el Director de la Asesoría Legal, el Director Administrativo y
el Titular subordinado del área donde pertenecen los documentos a valorar. Le
corresponde evaluar y determinar el nivel de acceso, vigencia administrativa,
contable, fiscal y legal de sus documentos y establece el valor patrimonial universitario
para los documentos del fondo documental de CONARE. Además, tiene una función
consultiva en el área de gestión de documentos en el CONARE.
k) Conservación de documentos: acciones
tendientes a evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por
los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación
y restauración en los diferentes soportes.
l) Dependencia o unidad: Oficina dentro de la
estructura funcional del CONARE.
m) Descripción de documentos: Se entenderá por
descripción documental el proceso que realiza el archivista para incorporar a
los instrumentos la información que facilitará el control, identificación de
los subfondos custodiados y el acceso a los fondos
documentales.
n) Documento: Un documento es una información
registrada que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o
término de una actividad institucional o personal, cualquiera que sea su
soporte (papel, película, cintas, magnéticos, electrónicos, entre otros) y que
engloba el contenido, el
contexto y la estructura permitiendo probar la
existencia de la actividad por la que fue creado. Además, posee elementos que
permiten identificar la autenticidad, así como que su contenido sea veraz e
íntegro.
o) Evaluación de documentos: metodología
mediante la cual se analiza el valor primario y secundario de los documentos en
sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación por un
periodo determinado o permanentemente.
p) Fondo documental: Conjunto de documentos,
con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
q) Lista de remisión: Formulario estándar donde
se describe la documentación que se trasfiere de los Archivos de Gestión al
Archivo Central.
r) Ordenación de documentos: La ordenación es
la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su
colocación en el espacio físico correspondiente.
s) Patrimonio documental de las instituciones
de educación superior universitario estatal o patrimonio universitario estatal:
Conjunto de documentos, con independencia de su tipo o soporte, producidos,
conservados, depositados y utilizados para el cumplimiento de los fines
culturales, científicos, técnicos, sociales, y demás relacionados con el
quehacer institucional propio de estas instituciones, de conformidad con el
régimen de independencia de gobierno, de autonomía plena en organización y
funcionamiento, así como de separación patrimonial que a estas instituciones
les crea y garantiza el artículo 84 y el 85 de la Constitución Política.
t) Serie documental: Conjunto de unidades
documentales que forman parte del subfondo de un
fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en
el tipo documental.
u) Sistema Archivístico Institucional: El
Sistema Archivístico Institucional está conformado por el Archivo Central y
todos los archivos de gestión del CONARE.
v) Subfondo
documental: subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas
de la institución u organismo que lo origina y cuando esto no es posible, con
agrupaciones, geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia
documentación.
w) Tabla de plazos de conservación de
documentos: instrument archivístico en el que constan
todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o
institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor
administrativo, legal y de patrimonial universitario. Este documento es
aprobado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
x) Tipo documental: Unidad documental producida
por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, con
características específicas, cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos.
y) Transferencia documental: es el proceso
mediante el cual la documentación que ha finalizado su trámite administrativo,
es transferida al Archivo Central para ser conservada y facilitada.
z) Usuario externo: persona física de cualquier
procedencia que requiera acceder los documentos que se custodian en el CONARE.
aa) Usuario interno: funcionario
en planilla institucional, o contratado por alguno otra modalidad donde conste
un contrato en CONARE, que requiera los servicios de información de los
documentos que se custodian en la Institución.
bb) Valor administrativo:
refiere al valor que tiene el document como prueba
del trámite o asunto que motivo su creación. Se encuentra en todos los
documentos producidos o recibidos. Conservan su valor por su utilidad
referencial para la planeación y la toma de decisiones.
cc) Valor contable: Utilidad que tienen los
documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y
egresos de los movimientos económicos de una entidad.
dd) Valor de consulta:
valor agregado que se le da a los documentos en CONARE de acuerdo con las
estadísticas de consulta que ha presentado la serie documental.
ee) Valor fiscal:
Utilidad que tienen los documentos para el Tesoro o hacienda pública.
ff) Valor legal: Aquel
del que se derivan derechos u obligaciones legales. Constituye prueba de
situaciones jurídicas que en él se declaren
gg) Valor patrimonial
universitario: refiere al valor secundario que pueden llegar a tener ciertos
documentos en el CONARE, este valor debe ser establecido por el CISED, sobre el
fondo documental de CONARE. Esta condición implica la conservación permanente
del documento.