Artículo 2º-El Archivo Central del Consejo Nacional de Rectores, depende jerárquicamente de la Oficina Administrativa.

Artículo 3º-El Archivo Central es la dependencia encargada de dictar las normas, políticas y procedimientos para la adecuada administración y gestión de los documentos custodiados en sus archivos, sean estos en soporte textual, electrónico, gráfico o audiovisual. Esta unidad estará a cargo de un profesional en Archivística.

Artículo 4º-El encargado del Archivo Central diseñará, coordinará, ejecutará, evaluará, las políticas archivísticas que mejor se adapten a las necesidades del Consejo Nacional de Rectores, cumplirá con las funciones establecidas en el artículo 42 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos, a saber: 

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos. 

b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva. 

c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa. 

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público. 

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión. 

e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad. 

f) Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año. 

g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario. 

h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la Ley N° 7202. 

i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley. 

j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. 

k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación. 

l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 5º-El encargado del Archivo Central velará por el cumplimiento de este reglamento, atenderá las funciones técnico-administrativas y profesionales propias de su cargo. Elaborará anualmente un plan de trabajo, así como informes de labores mensuales y gestionará recursos para cubrir las necesidades del Archivo Central.

Artículo 6º-Para contextualizar el presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones: 

Clase documental: Es el soporte en el cual se encuentra la información. Los cuales son textual, legible por máquina (electrónico), gráfico y audiovisual. 

Clasificación de documentos: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos. 

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Es el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con el valor científico-cultural. 

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Comité conformado por el encargado del Archivo Central, el Asesor Legal, el Jefe Administrativo y el Titular subordinado del área donde pertenecen los documentos a valorar. Le corresponde evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. 

Conservación de documentos: Conservar es la función cuyo objeto específico es evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración. 

Descripción de documentos: Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para alimentar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. 

Documento: Un documento es una información registrada que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de una actividad institucional o personal, cualquiera que sea su soporte (papel, película, cintas, magnéticos, electrónicos, etc.) y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de la actividad por la que fue creado. 

Fondo documental: "Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor" (Dirección General del Archivo Nacional). 

Ordenación de documentos: La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente. 

Selección de documentos: Seleccionar es el método mediante el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación. 

Serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte del subfondo de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental. 

Subfondo documental: Subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina y cuando esto no es posible, con agrupaciones, geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. 

Tabla de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal. 

Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, con características específicas, cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. 

Transferencia documental: Es el proceso mediante el cual la documentación que ha finalizado su trámite administrativo, es transferida al Archivo Central para ser conservada y facilitada. Si se determina con valor científico cultural, luego es transferida al Archivo Nacional. 

Usuario interno: Funcionario de CONARE, que este expresamente figurando en la planilla de la institución que requiera los servicios de información de los documentos que se custodian en la Institución. 

Usuario externo: Persona física de cualquier procedencia que requiera los servicios de información de los documentos que se custodian en el CONARE.

CAPÍTULO II 

De la administración de los archivos 

Artículo 7º-Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que labore para el Consejo Nacional de Rectores, son responsables de la adecuada manipulación y cuido de los documentos a su cargo.

Artículo 8º-Cada archivo de gestión debe tener un encargado(a), quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos. Dicho nombramiento le corresponde establecerlo al titular subordinado del Programa, División o Unidad.

Artículo 9º-Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.

Artículo 10.-El depósito del Archivo Central y los de los archivos de gestión, deben contar con la medidas de seguridad para asegurar la integridad de los documentos, y su protección contra el vandalismo y la manipulación indebida, en cualquier soporte que se encuentren los documentos.

Artículo 11.-El encargado del Archivo Central debe participar en seminarios, jornadas y congresos archivísticos o cualquier otro tipo de capacitación, con el fin de estar actualizado con las nuevas técnicas de Archivo.

Artículo 12.-Le corresponderá al Archivo Central capacitar a los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas de administración y organización de los documentos.

Artículo 13.-Es responsabilidad del Archivo Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en la institución.

CAPÍTULO III 

De la organización de los documentos 

Artículo 14.-Los documentos serán clasificados de acuerdo con el sistema ORFUAS (orgánico-funcional-asuntos). La estructura del sistema ORFUAS se publicará en el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos, producido por el Archivo Central. Esta clasificación se revisará mínimo una vez al año para actualizarla de acuerdo con los cambios que haya sufrido la estructura orgánica de CONARE o la estructura del estado costarricense.

Artículo 15.-Para la ordenación de los documentos se seguirá el método de ordenación identificado en el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos para cada serie documental.

Artículo 16.-La descripción documental se realizará en los Archivos de Gestión mediante los registros de entrada y salida de documentos y en el Archivo Central por medio de los inventarios documentales basados en la Norma General Internacional de Descripción Archivística-ISAD-G.

CAPÍTULO IV 

De la selección, eliminación y conservación 

de documentos 

Artículo 17.-La selección, eliminación y conservación documental se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación. La evaluación y determinación de la vigencia administrativa y legal de la tabla le corresponderá realizarla al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. La declaratoria del valor científico cultural le corresponderá establecerla a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 18.-La elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación le corresponde elaborarla al encargado de cada archivo de gestión, de acuerdo con el Instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación, producido por la Dirección General del Archivo Nacional y demás disposiciones emanadas del Archivo Central.

Artículo 19.-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos está formado por el encargado del Archivo Central, el Jefe Administrativo, el Asesor Legal y jefe, director o encargado del área productora de la documentación a valorar.

Artículo 20.-Cualquier funcionario que conozca que se están eliminando de documentos irregularmente, tiene la responsabilidad de denunciarlo, ante las autoridades competentes.

CAPÍTULO V 

De las transferencias documentales 

Artículo 21.-La transferencia de documentos del archivo de gestión al Archivo Central se realizará de acuerdo con el tiempo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación. En ausencia de dicha tabla los documentos serán enviados cuando hayan cumplido 3 años de vida.

Artículo 22.-Las transferencias de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central se realizan una vez al año, de acuerdo al orden y la fecha que se establezca en el cronograma de transferencias.

Artículo 23.-El encargado(a) del archivo de gestión es el responsable de elaborar la lista de remisión para la transferencia de documentos, esta se enviará junto con los documentos. El recibido de los documentos será provisional, hasta tanto se coteje la lista contra los documentos en el procedo de descripción documental que realiza el Archivo Central.

Artículo 24.-Cuando se dé el cierre de una oficina, los documentos de ésta pasarán al Archivo Central debidamente organizados y de acuerdo al procedimiento de trasferencias documentales. En caso de que al cierre de la oficina no hubiese encargado del Archivo de Gestión, el encargado del Archivo de Gestión del departamento superior inmediato es el que debe hacer la preparación de los documentos y la transferencia al Archivo Central.

Artículo 25.-En general, el fondo documental del Consejo Nacional de Rectores es de acceso libre, siempre y cuando la información contenida en los documentos sea de interés público. La información de carácter restringido, debe ser identificada para no ser mostrada a terceros, esta restricción debe estar basada en la legislación existente. La restricción de acceso a la información le corresponde estudiarla y determinarla al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 26.-Los encargados de los archivos de gestión y el Archivo Central tienen la obligación de brindar en forma eficaz y eficiente la información que soliciten los usuarios internos y externos, utilizando los registros e inventarios de los documentos existentes.

Artículo 27.-El encargado(a) del archivo de gestión debe llenar el Registro de préstamo de documentos cada vez que facilite un documento.

Artículo 28.-El encargado del Archivo Central debe llenar la Boleta de préstamo de documentos cada vez que se preste un documento y solicitar al usuario que llene los datos que le corresponden.

Artículo 29.-La consulta de documentos en el Archivo Central para los usuarios externos se realizará solamente en la sala que el Archivo destine para ese fin.

Artículo 30.-El préstamo de documentos a los usuarios internos será únicamente para uso en las oficinas del CONARE y por un máximo de diez días hábiles. Pasado este período se debe presentar el documento de nuevo al archivo para su devolución o para renovar el préstamo. Cuando un usuario cambie de puesto o cese de sus funciones en el CONARE, debe devolver todos los documentos que tenga en calidad de préstamo a los diferentes archivos donde los solicitó ocho días antes de su movimiento.

Artículo 31.-Los documentos no pueden salir de la institución ya que se consideran patrimonio de la misma. Solo con la autorización expresa Director de OPES o la Jefatura Administrativa, se puede proceder a su salida. Dicho trámite se debe comunicar al Archivo Central en forma escrita para su respectivo registro.

Artículo 32.-Le corresponderá al Archivo Central tener actualizada la base de datos, que contendrá la información de todos los documentos que custodia a nivel de unidad documental.

Artículo 33.-Los encargado(a)s de los archivos de gestión deben utilizar y llenar todos los campos de los registros de entrada y salida de documentos, ya que este es el instrumento que da fe de los documentos que custodia cada programa o división.

CAPÍTULO VII 

De la conservación de documentos 

Artículo 34.-Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad y la infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una buena conservación de los documentos. Cada uno de estos archivos deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.

Artículo 35.-El Archivo Central debe cumplir y velar por la ejecución de las medidas de conservación que indica el artículo 71 del Reglamento de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos, a saber: 

a) Solo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización. 

b) Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación. 

c) Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido. 

d) La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica. 

e) Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial. 

f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito. 

g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre un 45% y un 55%. 

h) La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC. 

i) Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable. 

j) Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios. 

k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro. 

l) En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad. 

m) Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. 

n) En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar. 

ñ) La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10 cm entre el suelo y el primer estante. 

o) Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m. 

p) Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.

Artículo 36.-Cualquier funcionarios del Consejo Nacional de Rectores deben evitar colocar los documentos en el suelo, hacerles tachaduras, utilizar indiscriminadamente las grapas y prensas y, en general cualquier manipulación que atente contra la integridad del documento.

CAPÍTULO VIII 

Documentos digitales y electrónicos 

Artículo 37.-La incursión de las tecnologías de la información y la comunicación se debe dar en apego a los requerimientos institucionales establecidos por la Oficina Administrativa, la Ley N° 6454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento, además de la Directriz con regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos de la Dirección General del Archivo Nacional.

Artículo 38.-La incursión de la digitalización de documentos, del documento electrónico, así como de cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental, deberá ser autorizada por la Administración bajo las especificaciones técnicas que el Archivo Central y el Centro de Tecnologías de la Información y Comunicación establezcan respectivamente en materia de gestión documental y tecnologías de la información.

Artículo 39.-Para la incursión de las Tecnologías de la Información y Comunicación, el CONARE adquirirá un Sistema de Gestión Documental Institucional, que garantice la generación, almacenamiento, acceso, autenticidad y conservación según los plazos establecidos para los documentos en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. Se deben unificar los programas y sistemas informáticos presentes en la gestión documental para garantizar así la compatibilidad de la información en todas las oficinas del CONARE.

Artículo 40.-El equipo y los programas se deben de actualizar periódicamente de acuerdo con la demanda tecnológica y las necesidades que se presenten en la gestión documental.

Artículo 41.-Los documentos con valor permanente o con valor científico cultural se producirán en soporte papel y se digitalizan si es de caso, para que esta información esté disponible en el sistema de gestión documental institucional.

Artículo 42.-La migración de la información a nuevos soportes, debe estar a cargo de personal altamente capacitado, con el fin de evitar la obsolescencia tecnológica.

CAPÍTULO IX 

Disposiciones finales y transitorias 

Artículo 43.-Todo funcionario del Consejo Nacional de Rectores está obligado a acatar las disposiciones que en este reglamento se le establecen.

Artículo 44.-El incumplimiento por parte de cualquier funcionario del Consejo Nacional de Rectores en lo que establece el presente reglamento y las políticas, normas, manuales y procedimientos que en materia archivística se dicten, será sancionado de conformidad con lo que establece la Ley N° 7202 y su Reglamento, así como cualquier otra disposición legal infringida.

Artículo 45.-El presente documento se actualizará conforme cambio o caduque alguna disposición aquí reglamentada. Dichos cambios serán propuestos por el encargado del Archivo Central y autorizados por la Jefatura Administrativa y la Dirección de OPES, para la respectiva aprobación por parte del Consejo Institucional.

Transitorio único.-La Oficina Administrativa, contará con un plazo de doce meses contados a partir de la publicación de este reglamento, para realizar el reglamento para el uso de certificados, firma digital y documentos electrónicos en el CONARE, tomando en consideración al Archivo Central en lo que a Gestión Documental se refiere y demás dependencias que por su naturaleza intervienen en dicha temática.