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Decreto TSE :
16
del
24/12/2013
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Reglamento para la aplicación del artículo 25 del Código Electoral, Fondo General de Elecciones
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Ente emisor:
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Tribunal Supremo de Elecciones
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Fecha de vigencia desde:
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08/01/2014
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Versión de la norma: 1 de 1
del 24/12/2013
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Texto Completo Norma 16
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Texto Completo acta: F564B
Nº
16-2013
- EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
Con fundamento en lo establecido en los artículos 9, 99 y 102 inciso 9)
de la Constitución Política; y artículo 25 del Código Electoral,
Decreta:
El
siguiente:
- REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 25
- DEL CÓDIGO ELECTORAL; FONDO GENERAL DE ELECCIONES
Artículo 1º-Objeto del Reglamento. El presente reglamento
tiene por objeto regular todos los aspectos relativos al funcionamiento y
operación del Fondo General de Elecciones establecido en el artículo 25 del Código
Electoral.
Dicho fondo estará constituido por los recursos asignados en las leyes
de presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República y sus
modificaciones, los cuales serán exclusivos para atender aquellas erogaciones
que deban realizarse por la adquisición de bienes y servicios que sean
necesarios e indispensables para la organización de los procesos electorales o
consultivos.
Ficha articulo
Artículo 2º-Disposición general sobre la administración de los
recursos dispuestos en el Fondo General de Elecciones. Con el objeto
de administrar el fondo, se dispondrá de una cuenta corriente y/o una cuenta de
Caja Única (administrada mediante el mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o
de aquellas herramientas que para tales fines disponga la Tesorería Nacional)
en la que se depositarán y administrarán los recursos asignados conforme lo
establezca la Tesorería Nacional, de acuerdo con el principio de Caja Única.
Para esos efectos, la Contaduría emitirá los respectivos documentos
presupuestarios para separar los recursos del Fondo y posteriormente procederá
a trasladarlos a la Tesorería Nacional. Una vez aprobadas las transacciones
procederá con la ejecución presupuestaria que corresponda mediante la emisión
de los documentos de depósito o comprobantes de las transacciones realizadas
vía web, en las que claramente se deberá indicar el proveedor y la cuenta
cliente en la que se debe realizar el o los depósitos.
Ficha articulo
Artículo 3º-Adquisición de bienes y servicios con cargo a los
recursos dispuestos en el Fondo General de Elecciones. El Departamento
de Programas Electorales será la unidad administrativa responsable de
determinar y justificar la necesidad de adquirir bienes y servicios con cargo
al Fondo General de Elecciones; gestión que deberá someter a conocimiento y
consideración de la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de
Partidos Políticos -en adelante DGRE-, instancia responsable de su aprobación o
rechazo. La utilización de este Fondo no implica una excepción a los
procedimientos de contratación administrativa, los cuales deberán conducirse
conforme al ordenamiento jurídico, sin perjuicio de la eventual aplicación -en
casos específicos y previa autorización del Tribunal- de lo dispuesto en el
artículo 304 del Código Electoral.
Ficha articulo
Artículo 4º-Orden de separación de recursos del Fondo General de
Elecciones. Todo gasto por la adquisición de bienes y servicios con
cargo al Fondo deberá estar amparado a una orden de separación de recursos
elaborada y avalada por el Director General del Registro Electoral o el Secretario
General de ese Registro. Dicha orden será además avalada por el Contador
o Subcontador del Tribunal en cuanto a la disponibilidad de recursos.
Al
momento de emitir dicha orden la DGRE comunicará la designación del órgano
fiscalizador para cada adquisición realizada a través del Fondo General de
Elecciones.
Ficha articulo
Artículo 5º-Informe relativo a trámites realizados sobre el Fondo
General de Elecciones. Una vez girada una orden de separación de
recursos con cargo al Fondo General de Elecciones, la DGRE informará
oportunamente sobre el particular al TSE.
Ficha articulo
Artículo 6º-Disposiciones específicas de operación del Fondo General
de Elecciones. El Fondo General de Elecciones operara financieramente
de acuerdo con las siguientes condiciones:
a) El fondo funcionará a través de una cuenta corriente en un
banco del sistema bancario nacional y/o una cuenta de Caja Única (a través de
Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para
tales fines disponga la Tesorería Nacional) cuya autorización de apertura o
cierre deberá ser solicitada -mediante nota formal- por el Contador del
Tribunal ante la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. En caso de que
-a criterio de dicha entidad hacendaria- sea necesaria la suscripción de un
convenio de cooperación interinstitucional, este se tramitará de conformidad
con los procedimientos usuales ante el Tribunal.
b) Todo pago por bienes y servicios que se realice con cargo a este
fondo deberá estar amparado a la correspondiente factura y podrá realizarse por
medio de cheque contra cuenta corriente, por transferencia bancaria o
transacción de caja única a través del Portal Web Tesoro Digital o de cualquier
otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería
Nacional.
c) Los costos en que se incurra por concepto de comisiones y
otros gastos asociados a las transferencias bancarias o por el uso del
mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma
tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional con cargo al fondo
podrán ser debitados de la cuenta corriente acreditada o de la cuenta de caja
única autorizada.
d) El Contador del Tribunal mantendrá un registro de las firmas
autorizadas para las transacciones que se realicen con los recursos de este
fondo, así como de la información concerniente a las autorizaciones, roles y
perfiles de los funcionarios del Tribunal responsables de realizar envíos y
aprobación de operaciones por medio de transferencia bancaria o Portal Web
Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines
disponga la Tesorería Nacional.
e) Las combinaciones de las cajas fuertes en las que se
encuentren documentos u otros valores deberán mantenerse custodiadas en un
sobre cerrado en la caja de seguridad del Contador o del Subcontador del
Tribunal.
f) Si ocurriere un acto irregular que pueda constituir delito
en contra del fondo, el Responsable del Área de Tesorería del Tribunal lo
informará por escrito al Contador del Tribunal, quien deberá remitir un acta
para conocimiento del Tribunal, donde se consigne la relación de hechos y el
resultado del arqueo o revisiones realizadas a fin de que el Tribunal disponga
lo correspondiente.
Ficha articulo
Artículo 7º-Obligaciones del Contador respecto al manejo de los
recursos del Fondo General de Elecciones. Son obligaciones propias del
Contador Institucional en el manejo y administración del Fondo General de
Elecciones las siguientes:
a) Verificar la recepción de los recursos asignados al fondo
a través de las leyes de presupuestos ordinario y extraordinario de la
República o de cualquier otra fuente de ingreso que al efecto se establezca.
b) Tramitar el pago por los bienes y servicios recibidos a
satisfacción, con cargo a los recursos del Fondo y mediante los mecanismos
debidamente autorizados por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.
c) Verificar -en el libro de diario de la cuenta corriente-
el registro de todos los movimientos efectuados, sean depósitos bancarios,
cheques emitidos o transferencias electrónicas realizadas.
En el caso particular del mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o de la
plataforma tecnológica dispuesta para tales fines, la Contaduría deberá llevar
los controles auxiliares respectivos en donde se registrarán los movimientos
efectuados bajo este mecanismo.
d) Dar seguimiento a la conciliación de la cuenta bancaria y/o
cuenta de caja única; lo que deberá realizarse dentro de los ocho días hábiles
siguientes -como máximo- después de recibido el último estado de cuenta mensual
remitido por el banco.
e) Verificar la realización periódica de arqueos, los cuales
deberán ser efectuados por elSubcontador o por el encargado del área
contable de la Contaduría, con un plazo máximo de dos meses entre uno y otro,
de lo cual emitirá un reporte al Contador con copia a la DGRE.
f) Mantener un archivo de los documentos, movimientos y
transacciones que se produzcan en la operación del fondo.
g) Verificar el reintegro de los intereses que se generen en
la cuenta corriente del Fondo General de Elecciones al fondo de Caja Única del
Estado.
h) Controlar el saldo de la cuenta del fondo de forma tal que se
establezca, con la oportunidad requerida, la necesidad de nuevos recursos.
i) Preparar el informe final de liquidación.
Ficha articulo
Artículo 8º-Sobre las facturas. Todo pago relativo a la
adquisición de bienes y servicios que se efectúe con cargo al Fondo deberá
estar amparado en su correspondiente factura comercial, extendida a nombre del
Tribunal Supremo de Elecciones. Esta factura debe ser de contado y estar
autorizada por la Administración Tributaria, con descripción del bien o
servicio y la fecha de adquisición, y no deberá contener borrones, tachaduras o
alteraciones que hagan dudar de su legitimidad; asimismo, contendrá un sello de
"Recibido Conforme" por parte del Órgano Fiscalizador que se haya designado
para el respectivo trámite, de conformidad con los requisitos solicitados por
la Contaduría.
Ficha articulo
Artículo 9º-Sobre el trámite particular de pago. Para el
trámite de pago, ya sea el órgano fiscalizador de manera directa -a través de
oficio- o bien la Proveeduría -a través de oficio o nómina- remitirá la
respectiva factura al Contador, quien tramitará el pago por medio de cheque,
transferencia bancaria o mediante transferencia de Caja Única (soportada en el
Portal Web Tesoro Digital o en cualquier otra plataforma tecnológica que para
tales fines disponga la Tesorería Nacional). En dicha factura deberá constar la
firma de recibido conforme de la mercancía o el servicio, como signo de
aceptación y cumplimiento de lo pactado, por el órgano fiscalizador. El órgano
fiscalizador brindará por escrito a la Dirección General de Registro Electoral
y Financiamiento de Partidos Políticos un informe en el cual se haga constar la
conformidad del bien o servicio adquirido.
Ficha articulo
Artículo 10.-Sobre el giro de cheques. En caso de que el
pago respectivo se realice mediante cheque, en él constará el nombre de la
persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago. Los cheques
deberán permanecer en las cajas de seguridad dispuestas para esos efectos.
Queda prohibida la existencia de cheques firmados en blanco.
Los cheques girados y/o la orden de transferencia bancaria con cargo a
la cuenta corriente del Fondo General de Elecciones deberán ser firmados
conjuntamente por el Director General del Registro Electoral y Financiamiento
de los Partidos Políticos o el Secretario General de la DGRE así como el
Contador o Sub Contador del Tribunal.
De todo cheque que se gire deberá quedar la documentación en la que se
detallará el concepto del pago efectuado.
Los cambios, ante el banco, de las firmas de la cuenta corriente serán
responsabilidad del Contador del Tribunal, quien realizará el trámite
inmediatamente, una vez que se origine alguna variante en la conformación de
los miembros autorizados a firmar.
Ficha articulo
Artículo 11.-De la entrega de cheques. Los cheques, una vez
emitidos y firmados, deberán permanecer en la caja de seguridad que disponga el
encargado del Área de Tesorería para su custodia.
Estos se entregarán únicamente a las personas autorizadas por las
empresas proveedoras conforme al registro que para ese efecto llevará el área
de Tesorería.
En las facturas pagadas se deberán estampar el sello de cancelación y el
número de cheque o número de transacción bancaria con que se realizó el pago,
así como la firma y el número de cédula de quien lo retira.
Ficha articulo
Artículo 12.-De la retención del 2% del impuesto sobre la renta en
adquisiciones hechas con cargo al Fondo General de Elecciones. La
Contaduría del Tribunal -por los medios físicos o informáticos necesarios- hará
las retenciones correspondientes sobre aquellas facturas individuales cuyos
montos se ubiquen dentro de lo establecido en el inciso g) del artículo 23 de
la Ley de Impuesto sobre la Renta y del inciso g) del artículo 24 de su
Reglamento. Cuando el pago se efectúe mediante cheque, las sumas resultantes se
deberán depositar en el banco que la Dirección General de Tributación disponga
para ese efecto, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a la fecha
de la retención.
La Contaduría del Tribunal -de acuerdo con las solicitudes de reintegro
recibidas- determinará el total de las sumas retenidas para depositar,
elaborará un cheque por el resultante y completará los formularios que la
Dirección General de Tributación establezca al efecto.
Para aquellos pagos efectuados mediante el mecanismo de Portal Web
Tesoro Digital u otro mecanismo tecnológico de la Tesorería Nacional, las
retenciones de impuesto sobre la renta se efectuarán de conformidad con los
procedimientos que al efecto establezca la Tesorería Nacional para dicha
plataforma tecnológica.
Ficha articulo
Artículo 13.-Responsabilidad en el manejo del Fondo General de
Elecciones. Sin perjuicio de las responsabilidades que puedan
concurrir en contra de cualquier funcionario de este Tribunal que participe en
los procedimientos atinentes al objeto regulado en el presente reglamento de
conformidad con lo establecido en el Título Sétimo de la Ley General de la
Administración Pública, la Contaduría del Tribunal -bajo la dirección del
Contador- será la dependencia responsable de la administración del Fondo y del
establecimiento de sus correspondientes controles, todo con el objeto de
garantizar el buen manejo, registro y control de los recursos en custodia.
Ficha articulo
Artículo 14.-De la liquidación final sobre el uso del Fondo General
de Elecciones. La Contaduría Institucional preparará un informe de
liquidación del fondo en el que se incluirán todos los movimientos realizados
con cargo a este, en apego a lo estipulado en el artículo 25 del Código
Electoral. Si para ese período aún existen compromisos pendientes de pago
-debidamente identificados- se anexará un detalle en el que se consignará el
número y fecha de documentos, beneficiario, monto, concepto, justificación por
la cual el compromiso se mantiene pendiente, gestiones realizadas, estado
actual y responsable de seguimiento. Este informe se presentará para su
conocimiento al Tribunal, el cual lo remitirá a la Dirección General de
Presupuesto Nacional y a la Tesorería Nacional, ambas del Ministerio de
Hacienda. Asimismo, deberá estar disponible para efectos de la indagación o
escrutinio que requieran realizar los entes de control interno y de
fiscalización de la hacienda pública.
De existir sobrantes de este Fondo, se depositarán en el Fondo General
de Caja Única del Estado.
En caso de que para un proceso electoral para presidente,
vicepresidentes y diputados de la República se produjera una segunda ronda
electoral, el plazo definido en el artículo 25 del Código Electoral se
considerará automáticamente prorrogado.
Ficha articulo
Artículo 15.-Regulaciones específicas de control interno. Para
efectos del control interno se deberán tomar en consideración los siguientes
aspectos:
a) El Área de Tesorería llevará un registro de los
movimientos en el Fondo (depósitos bancarios efectuados, cheques emitidos,
notas de débito, de crédito, comisiones, intereses ganados, transacciones
electrónicas realizadas, sea contra la cuenta corriente o por Portal Web Tesoro
Digital, para aquellos movimientos realizados tanto contra la cuenta corriente
y/o la cuenta de Caja Única). Además, mantendrá el control de facturas,
arqueos, conciliaciones, retenciones y de cualquier otro tipo de transacción
que se realice con los recursos asignados.
b) El Área de Tesorería mantendrá un archivo independiente y
exclusivo que facilite la localización de los documentos y facturas originales
en la operación del Fondo. Este archivo tendrá las medidas de seguridad
apropiadas para evitar la destrucción o extravío de la documentación.
c) La Auditoría Interna del Tribunal incluirá en su programa
de trabajo la realización de, al menos, una auditoría anual del Fondo General
de Elecciones.
d) La Unidad de Presupuesto y Costos de la Dirección General del
Registro Electoral -para efectos de control y seguimiento presupuestarios-
llevará un registro de las compras que se realicen contra el Fondo; verificará
y validará la imputación presupuestaria y el bloque de legalidad aplicable.
e) Cuando corresponda el trámite con la adquisición de bienes
que por su naturaleza son objeto de identificación con número de activo, una vez
recibidos de conformidad, el órgano fiscalizador deberá informar oportunamente
a la Proveeduría Institucional a los efectos de que esta proceda según sus
competencias a incluirlo como activo permanente.
Ficha articulo
Artículo 16.-Vigencia. Rige a partir de su publicación.
Dado en San José, a los veinticuatro días del mes de diciembre de dos
mil trece.
Ficha articulo
Fecha de generación: 20/4/2024 02:07:17
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