Artículo 2º-Fundamento. La administración de este bien se sujetará a las disposiciones del presente reglamento, a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Nº 8131) y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública (Nº 6227), la Ley General de Control Interno (Nº 8292) y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.

CAPÍTULO II

Funcionamiento

Artículo 3º-Actividades y tipos de licor. Los diferentes tipos de licor utilizados en la Asamblea Legislativa serán de uso exclusivo para las actividades oficiales, que el Presidente o el Directorio Legislativo designen. El Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo determinará los licores específicos que se dispondrán en cada una de las actividades oficiales según la siguiente tabla.

Artículo 4º-Del consumo. El Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, como encargado de la planificación y organización de las actividades oficiales de la Asamblea Legislativa, establecerá un programa para cada acto, donde se indique el momento en que se servirá el licor y cuándo se dejará de servir, la cantidad calculada de licor que será servida y la cantidad proyectada de asistentes, tomando como referencia la siguiente tabla de consumo:

Artículo 5º-Adquisiciones. La adquisición de licor se regirá por las normas establecidas en la Ley de Contratación Administrativa (Nº 7494) y su Reglamento.

Artículo 6º-Registro de ingreso del producto. El ingreso de los licores se debe registrar en el sistema de inventario automatizado y manual conforme entran al área de suministros, con la respectiva factura comercial y orden de pedido.

Artículo 7º-Almacenamiento. El Departamento de Proveeduría velará porque los licores estén almacenados debidamente en un lugar acondicionado para ese fin, donde las condiciones de conservación del producto sean las adecuadas.

Artículo 8º-Solicitantes. El Directorio Legislativo, Director Ejecutivo de la Asamblea Legislativa y el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo serán los únicos autorizados para hacer solicitudes de licor al Departamento de Proveeduría

Artículo 9º-Solicitudes. Las solicitudes de licor se harán en los formularios correspondientes para la requisición de materiales debidamente llenos, las que serán autorizadas por el Presidente de la Asamblea Legislativa y por el Director Ejecutivo.

Artículo 10.-Entrega del artículo. El encargado del Área de Suministros y Bienes Muebles entregará el licor únicamente con la presentación de la solicitud. Además hará el respectivo registro de la entrega en el sistema automatizado y manual contra entrega del producto.

Artículo 11.-Liquidación del producto. La liquidación del producto consumido se realizará a más tardar el día hábil siguiente a la realización de la actividad. Se llenará el formulario de liquidación "control de entrega de licor y devolución de envases vacíos de la marca entregada y licor sobrante", su finalidad es contar con un mecanismo de control sobre los sobrantes de licor en las actividades y su devolución al Área de Suministros. Se deberá registrar: pre numeración, fecha de emisión, número y fecha de requisición con que se suministró el producto; cantidad de botellas vacías, abiertas con sobrantes y llenas devueltas; nombre y firma del funcionario que recibe y quien devuelve. En esta liquidación deben concordar las botellas despachadas según la requisición, con las botellas vacías y sobrantes de licor. Los registros de las unidades sobrantes se harán en el sistema de inventarío automatizado y manual, con base en el documento de liquidación.

CAPÍTULO III

Inventarios físicos

Artículo 12.-Inventarios. El Director del Departamento de Proveeduría coordinará las acciones que procedan para designar al personal idóneo de ese Departamento, que no sea del Área de Suministros y Bienes Muebles, para que realice mediante un cronograma, inventarios trimestrales y anuales de la existencia de licores, que se ejecutarán con la presencia de la jefatura de Área de Suministros y Bienes Muebles. La persona encargada de los inventarios deberá levantar un acta, con copia para el Área de Suministros y Bienes Muebles, que debe ser firmada por los presentes, cuyo original debe conservarse en los archivos de la Dirección del Departamento, de manera que permita la verificación posterior de las operaciones efectuadas.

El Área de Suministros y Bienes Muebles programará y llevará a cabo periódicamente inventarios independientes, como medio de autocontrol de su gestión.

Artículo 13.-Cotejo de inventarios. Los resultados del inventario se deben confrontar con los saldos de los registros, para determinar posibles diferencias, las cuales se investigarán para determinar su origen y proponer las medidas correctivas pertinentes, todo lo cual se documentará.

Artículo 14.-Informe de inventarios. El funcionario responsable de ejecutar los inventarios del Área de Suministros y Bienes Muebles comunicará los resultados a la Dirección de la Proveeduría, mediante presentación de un informe, a más tardar tres días hábiles después de realizado el inventario, quien a su vez lo remitirá con sus comentarios, observaciones y sugerencias a la Dirección de la División Administrativa. Los posibles ajustes que se deban realizar al sistema de inventario manual y automatizado, surgidos de los resultados, se ejecutarán con la autorización escrita de la División Administrativa.

Artículo 15.-Diferencias en inventarios físicos y de registro. De constatarse algún faltante de licores por descuido o negligencia por parte de alguno de los responsables de su manejo, se aplicará la sanción disciplinaria correspondiente estipuladas en el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, Código de Trabajo y demás normativa conexa, después de haberse otorgado el debido proceso y derecho de defensa. Dicho faltante deberá ser cubierto por el funcionario responsable.

CAPÍTULO IV

De los controles

Artículo 16.-Registros y archivos. Como parte del manejo de licores, es obligatorio llevar un registro manual y otro automatizado para el control de los inventarios. En los registros se deberá llevar para cada operación la siguiente información: fecha, número de requisición, usuario, cantidad, saldos del inventario, así como cualquier otro detalle que permita la fácil identificación de las operaciones efectuadas. Cada documento fuente que se registre en el sistema se debe cancelar con un sello "Registrado" para evitar riesgos de doble contabilización o que se omita su registro. Se registrarán ingresos y salidas del producto inmediatamente después de efectuadas las respectivas liquidaciones.

Artículo 17.-Cambio de encargado de la custodia. Toda persona que asuma la responsabilidad de la custodia de licores, lo hará previo cotejo de inventarios y verificación de las existencias. Se levantará un acta firmada en original por quien entrega y recibe el inventario, así como el superior inmediato de ambos.

Artículo 18.-Prohibiciones:

Al Área de suministros y Bienes Muebles

1. Entregar licor adicional durante la realización de las actividades oficiales.

2. Despachar licor sin la correspondiente boleta de "requisición de materiales y boleta de control" debidamente autorizada.

3. Entregar licor solicitado mediante boletas de requisiciones con tachaduras o datos alterados.

4. Dar trámite a una nueva solicitud, si existe una liquidación pendiente.

Al Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo

5. Emplear el licor recibido para fines personales o diferentes a los autorizados.

6. Liquidar los licores fuera de los plazos establecidos.

7. Presentar boletas de requisiciones y liquidaciones con tachaduras o datos alterados.

Artículo 19.-Otros mecanismos de control. El Director del Departamento de Proveeduría podrá implementar otros mecanismos de control que considere pertinente y podrá establecer directrices tendientes a obtener una mejor fiscalización y administración de los licores.

CAPÍTULO V

Responsabilidades y deberes

Artículo 20.-El Director del Departamento de Proveeduría será el responsable de la administración de los licores. Deberá realizar las previsiones y acciones correspondientes para mantener las existencias necesarias, según lo presupuestado por el Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo. Le corresponde además comunicar oportunamente y por escrito al Departamento de Informática los problemas que se presenten en el sistema de inventarios de licores y hacer cumplir lo establecido en este Reglamento.

Artículo 21.-El Departamento de Informática brindará soporte técnico al Departamento de Proveeduría en el mantenimiento y mejora del sistema de inventarios automatizados de licores e informa de manera documentada las acciones desarrolladas en cuanto a las consultas que se le planteen al respecto.

Artículo 22.-Encargado de la custodia de los licores. La Jefatura del Área de Suministros y Bienes Muebles es la responsable de custodiar y mantener un inventario actualizado y confiable de licores, hacer cumplir los controles estipulados en este reglamento en lo que le compete y de los trámites de documentos que se le relacionen.

Artículo 23.-Director del Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo. Es responsabilidad del Director(a) del Departamento de Relaciones Públicas Prensa y Protocolo velar por el uso racional, austero y oportuno del licor en las diferentes actividades oficiales; así como establecer un efectivo control en el trasiego y manipulación del licor, desde que se despacha del Área de Suministros y Bienes Muebles hasta su liquidación, que garantice la integridad y uso exclusivo del producto en la actividad oficial a que está destinado.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales

Artículo 24.-Fiscalización. La Dirección de la División Administrativa velará, mediante intervenciones o los medios que considere oportunos, por el cumplimiento de lo dispuesto en este reglamento y otras normas aplicables, de conformidad con la normativa vigente.

Artículo 25.-Sanciones. Cualquier infracción a las disposiciones contenidas en este reglamento dará lugar a la aplicación del régimen disciplinario a los funcionarios involucrados, según lo estipulado en la Ley de Personal y el Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa. Para resolver los casos no contemplados en este reglamento, se aplicarán supletoriamente Ley General de Control Interno (Ley N° 8292), Ley de Administración Pública (Ley N° 6227), Ley General de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley N° 8131) el Estatuto del Servicio Civil y su reglamento, el Código de Trabajo y cualquier otra normativa relacionada.

Artículo 26.-Derogación y vigencia. Este reglamento deroga el anterior y deja sin efecto cualquier otra normativa de rango igual o inferior que se le oponga, se aprueba mediante acuerdo firme emitido por el Directorio Legislativo.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

San José, a los diecisiete días del mes de diciembre de dos mil trece.-