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 Normativa >> Resolución 00046 >> Fecha 06/09/2013 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 00046
Procedimiento para la transferencia de fondos públicos por parte del Ministerio de Comercio Exterior a entidades privadas
Texto Completo acta: FAFA3

MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR



DMR-00046-13.-San José, a las doce horas del seis de setiembre de dos mil trece.



Se emite el Procedimiento para la Transferencias de Fondos Públicos por parte del Ministerio de Comercio Exterior a Entidades Privadas.



Considerando:



I.-Que la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18 de setiembre de 2001, regula el régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de los fondos públicos. Asimismo dicha Ley, establece en el artículo 61 inciso g) que es una atribución de la Tesorería Nacional "establecer, en coordinación con la Contraloría General de la República, los requerimientos de información y procedimientos que deberán atender las entidades públicas y privadas para recibir transferencias de recursos de la Administración Central, para asegurarse de que se realicen de acuerdo con la ley y los reglamentos".



II.-Que de acuerdo con lo anterior, el Poder Ejecutivo emitió el Reglamento para Transferencias de la Administración Central a Entidades Beneficiarias, Decreto Ejecutivo N° 37485-H del 17 de diciembre de 2012; el cual establece "los lineamientos generales a aplicar por parte del máximo jerarca y/o la instancia competente en los procedimientos y presentación de requerimientos de información que deban atender las Entidades Beneficiarias y las Entidades Concedentes participantes en procesos de transferencias presupuestarias". Asimismo, dicho Reglamento que es de aplicación a las transferencias realizadas por parte de las Entidades Concedentes de la Administración Central a las Entidades Privadas Idóneas o Beneficiarias de fondos públicos, independientemente de la fuente de financiamiento de la misma, determina que la Entidad Concedente debe establecer los requisitos y procedimientos que se aplicarán para efecto del otorgamiento de la calificación de idoneidad y una serie de deberes para la Administración y obligaciones de control sobre los sujetos privados que administren fondos públicos.



III.-Que el objetivo general del Sistema de Control Interno consiste en la realización de una serie de acciones ejecutadas por la administración activa diseñadas para: a) proporcionar seguridad en la protección y conservación del patrimonio institucional contra cualquier pérdida, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) exigir confiabilidad y oportunidad de la información; c) garantizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones y d) el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, por lo que la Administración, en especial el jerarca en cooperación con los titulares subordinados, tiene el deber de implementar y ejecutar medidas efectivas para administrar adecuadamente el nivel de riesgo existente en la custodia y administración de los fondos y valores públicos, con acciones que garanticen su cumplimiento, previniendo así el desvío de los objetivos y metas propuestas.



IV.-Que de conformidad con la norma 4.5.3 denominado "Controles sobre fondos concedidos a sujetos privados" de las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) R-CO-9-2009 del 27 de enero de 2009, "el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer los mecanismos necesarios para la asignación, el giro, el seguimiento y el control del uso de los fondos que la institución conceda a sujetos privados. Lo anterior, para asegurar el debido cumplimiento del destino legal y evitar abusos, desviaciones o errores en el empleo de tales fondos; todo lo cual deberá contemplarse en las regulaciones contractuales, convenios, acuerdos u otros instrumentos jurídicos que definan la relación entre la administración que concede y los sujetos privados. Al respecto, se debe considerar que esos fondos se utilicen conforme a criterios de legalidad, contables y técnicos, para lo cual, entre otros, deben verificarse los requisitos sobre la capacidad legal, administrativa y financiera, y sobre la aptitud técnica del sujeto privado; así también, para comprobar la correcta utilización y destino de todos los fondos que se les otorga, deben definirse los controles que se ejercerán y los informes periódicos que deberá rendir el sujeto privado. En todo caso, debe documentarse la gestión realizada por la institución que concede, con respecto a tales fondos por parte de los sujetos privados".



V.-Que el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, determina respecto de las actividades de control, que es deber del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, el documentar, mantener actualizados y divulgar internamente las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen: a) el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones; b) la autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución; la protección y conservación de todos los activos institucionales; c) el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente y d) la conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.



VI.-Que de acuerdo con el marco normativo existente y en aras de la consecución del interés público y el cumplimiento de los objetivos del Estado, al amparo de los Principios de Legalidad, Transparencia y de Buen Gobierno, es necesario emitir las regulaciones por las que se regirá el procedimiento de otorgamiento de la calificación de idoneidad para las administración de recursos públicos y las normas generales aplicables a las transferencias presupuestarias de fondos del Ministerio de Comercio Exterior a Entidades Privadas.



Por tanto se emite el siguiente:



PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIAS DE FONDOS PÚBLICOS POR PARTE DEL MINISTERIO DE



COMERCIO EXTERIOR A ENTIDADES PRIVADAS



text-align:center'>CAPÍTULO I



Disposiciones Generales



Artículo 1º-Objeto. El presente Procedimiento establece las regulaciones y procedimientos obligatorios por las que se rigen todas las transferencias presupuestarias de fondos públicos por parte del Ministerio de Comercio Exterior a las entidades privadas idóneas o beneficiarias, independientemente de la fuente de financiamiento de la transferencia.




 




Ficha articulo



Artículo 2º-Definiciones. Para los efectos del presente Procedimiento, se entiende por:



. COMEX o la Administración: El Ministerio de Comercio Exterior, creado mediante Ley N° 7638 del 30 de octubre de 1996; Ley de Creación del Ministerio de Comercio Exterior y de la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica, que para efectos del presente Procedimiento se entiende como la Entidad Pública Concedente que transfiere fondos públicos a una persona jurídica privada calificada como idónea para su administración.



. Entidad Privada Idónea o Beneficiaria: La persona jurídica privada calificada como idónea o que cuenta con la condición de idoneidad para administrar recursos públicos, de conformidad con el cumplimiento de los requisitos estipulados en la normativa vigente.



. Fondos o Recursos Públicos: Son aquellos recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado, de órganos, empresas o entes públicos.



. Reglamento para Transferencias: El Reglamento para Transferencias de la Administración Central a Entidades Beneficiarias, Decreto Ejecutivo N° 37485-H del 17 de diciembre de 2012; publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 33 del 15 de febrero de 2013.



. Transferencia: El traslado por parte del Ministerio de Comercio Exterior de fondos públicos asignados en el respectivo presupuesto para atender los fines dados por Ley, a favor de una Entidad Privada Idónea o Beneficiaria de conformidad con lo previsto en la normativa vigente.



. Transferencias obligatorias: Corresponde a las transferencias presupuestarias que deben realizarse en atención a disposiciones legales específicas que establecen su obligatoriedad.




 




Ficha articulo



Artículo 3º-Normas Generales. En todas aquellas transferencias presupuestarias de fondos públicos por parte de COMEX a las entidades privadas idóneas o beneficiarias, la Administración deberá:



a) Girar únicamente transferencias a personas jurídicas privadas con personería jurídica vigente.



b) Establecer, para cada transferencia, claramente el fin ajustado a las leyes y disposiciones que regulen la materia.



c) Comprobar el cumplimiento de condiciones para garantizar la observancia del fin asignado a la transferencia. Asimismo, toda transferencia estará sujeta al cumplimiento del fin previsto en la norma, de forma que los recursos sólo podrán utilizarse para el propósito que motivó dicha transferencia.



d) Verificar, previo al desembolso de recursos públicos, la idoneidad de las personas jurídicas privadas para administrar fondos públicos de conformidad con el presente Procedimiento.



e) En el caso de transferencias obligatorias, previo al traslado de los recursos, COMEX deberá verificar la debida incorporación en el presupuesto de la entidad privada la cual deberá contar con la aprobación de la instancia interna o externa competente.




 




Ficha articulo



Artículo 4º-Naturaleza de la Autorización Presupuestaria. La inclusión de una transferencia en el presupuesto debidamente aprobado de COMEX, representa una autorización de gasto y no una obligación, salvo en los casos de transferencias obligatorias.




 




Ficha articulo



Artículo 5º-Principio de Caja Única. Las transferencias que realice COMEX se administrarán de conformidad con el Principio de Caja Única según la normativa vigente.




 




Ficha articulo



Artículo 6º-Utilización de Cuentas Específicas. En el tanto resulte congruente con el Principio de Caja Única del Estado y sea requerido por la entidad privada, esta podrá administrar los recursos en un banco estatal, llevando registros de su empleo de forma independiente de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o administración.




 




Ficha articulo



Artículo 7º-Posibilidad de suscripción de Convenios. COMEX podrá disponer la suscripción de convenios u otros instrumentos jurídicos con las entidades privadas idóneas a efecto de garantizar el cumplimiento del fin que motiva una determinada transferencia de fondos públicos.




 




Ficha articulo



Artículo 8º-Correspondencia Presupuestaria. Los transferencias deberán ser consideradas en el presupuesto de COMEX, así como en el de la entidad privada, considerando al efecto los clasificadores presupuestarios vigentes, tanto para los ingresos como para los gastos; por lo que deberán establecer los mecanismos de control respectivos sin perjuicio del control externo.




 




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Artículo 9º-Aprobación del Presupuesto. Las personas jurídicas privadas sometidas a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República, deberán presentar sus documentos presupuestarios para el trámite respectivo, de acuerdo con la normativa que establezca el órgano contralor. Dicha aprobación, será requisito previo para el respectivo giro de los recursos, en los casos que corresponda.




 




Ficha articulo



Artículo 10.-Aplicación del Reglamento para Transferencias. Las disposiciones de los Capítulos I y II del Reglamento para Transferencias serán aplicables a todas las transferencias de recursos públicos que realice COMEX a entidades privadas.




 




Ficha articulo



CAPÍTULO II



Calificación de Idoneidad de Entidades Privadas



Artículo 11.-Calificación de Idoneidad. El desembolso de recursos a una persona jurídica privada, está condicionado a que previamente obtenga la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos otorgada por COMEX. Para lo anterior, la persona jurídica privada interesada deberá demostrar a la Administración que posee capacidad legal, administrativa y financiera, la aptitud técnica para administrar y ejecutar los recursos; para asegurar el debido cumplimiento del destino legal de los recursos que eventualmente se le transfieran.




 




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Artículo 12.-Requisitos. Toda persona jurídica privada interesada en obtener la Calificación de Idoneidad deberá presentar una "Solicitud de Calificación de Idoneidad" ante COMEX en el formulario elaborado al efecto y presentar los documentos que se indican a continuación:



a. Solicitud de Calificación de Idoneidad: En dicha solicitud deberá indicarse expresamente:



1. El nombre o la razón social y el número del documento identificación de la entidad privada solicitante.



2. El nombre completo y número del documento de identificación del representante legal o apoderado de la entidad privada solicitante.



3. La dirección o el medio para atender notificaciones.



4. La dirección exacta de las instalaciones u oficinas principales o administrativas de la entidad privada solicitante.



5. El número de teléfono, correo electrónico y fax.



6. La firma del formulario deberá estar autenticada por abogado o certificada por notario público.



b. Capacidad Legal. Para la verificación de la capacidad legal de la persona jurídica privada, el interesado deberá aportar los siguientes documentos:



1. Certificación de personería con no más de tres meses de emitida.



2. Poder especial en caso de que la solicitud la efectúe una persona distinta al representante legal de la certificación de personería, con indicación expresa de que el Poder lo faculta para presentar la Solicitud de Calificación de Idoneidad.



3. Declaración Jurada en la que se indique:



i. Que la entidad privada está activa, realizando en forma regular proyectos y actividades conducentes a la finalidad para la cual fue creada.



ii. Que la entidad privada se encuentra inscrita como contribuyente en la Dirección General de Tributación.



iii. Que la entidad privada se encuentra al día en todas sus obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social.



4. Adicionalmente, tratándose de fundaciones, la entidad deberá declarar que cumple con lo establecido en el artículo 18 de la Ley Nº 5338 del 28 agosto de 1973; Ley de Fundaciones y aportar la documentación indicada en dicho artículo.



c. Capacidad Administrativa. En la verificación de la capacidad administrativa de la persona jurídica privada, el interesado deberá aportar los siguientes documentos:



1.- Declaración jurada en la cual se indique lo siguiente:



i. La estructura administrativa de la entidad privada.



ii. Si la entidad privada utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas, proyectos y ejecución de obras. En cuyo caso, deberá aportar copia de los documentos indicados anteriormente.



iii. Si la entidad privada cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos que hagan sus veces), debidamente legalizados cuando así corresponda y al día.



2. Aportar, cuando la entidad privada en el año natural anterior hubiese tenido ingresos (en efectivo) de origen público por una suma superior, igual o similar a la que pretende administrar, un estudio especial realizado por un Contador Público Autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo de la respectiva persona jurídica privada.



d. Capacidad Financiera. Para la verificación de la capacidad financiera de la persona jurídica privada, el interesado deberá aportar los siguientes documentos:



1. Los estados financieros del último período contable (Balance General, Estado de Resultados), firmados por el contador que los preparó y por el representante legal de la entidad.



2. El original del Dictamen de Auditoría de Estados Financieros y de los estados financieros auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual.



3. El original o copia certificada por un notario público de la Carta de Gerencia emitida por el Contador Público Autorizado que realizó la auditoría a que se refiere el punto anterior, acompañado de una nota suscrita por el representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado.



e. Aptitud Técnica para Administrar y Ejecutar los Recursos. Para efectos de la aptitud técnica de la persona jurídica privada, el interesado deberá aportar los siguientes documentos:



1. Descripción detallada, efectuada por la entidad privada, de los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar total o parcialmente con los fondos provenientes de COMEX, el monto estimado de cada uno y su fuente de financiamiento, con indicación expresa del impacto.



2. Declaración jurada en la cual se indique lo siguiente:



i. Que el proyecto o programa propuesto no tenga por objeto el beneficio de forma directa de intereses particulares.



ii. Que el proyecto o programa propuesto contenga objetivos, metas e indicadores claros y precisos que permita evaluar la ejecución de los recursos y el cumplimiento de los fines públicos que se persiguen con la inversión.



3. Descripción detallada, efectuada por la entidad privada, sobre la experiencia que esta posea en el desarrollo de proyectos de naturaleza similar al que propone.




 




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CAPÍTULO III



Recomendación de la Calificación de la Idoneidad



Artículo 13.-Designación de la Contraparte. Recibida una "Solicitud de Calificación de Idoneidad", el jerarca del Ministerio de Comercio Exterior, en el plazo de tres días hábiles, designará la dependencia interna encargada de verificar si han sido presentados todos los documentos establecidos en el artículo 12 del presente Procedimiento, llevar a cabo el análisis de fondo respectivo y brindar al jerarca la recomendación sobre el otorgamiento o la denegatoria de la Calificación de Idoneidad de la entidad privada.



Asimismo, dicha dependencia, se constituirá en la contraparte interna encargada de la tramitación de la solicitud, asumirá la custodia del expediente administrativo de la solicitud y será el órgano emisor de la recomendación al jerarca sobre el otorgamiento o la denegatoria de la Calificación de Idoneidad de la persona jurídica privada para administrar fondos públicos.




 




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Artículo 14.-Prevención de Cumplimiento y Rechazo de la Solicitud. La contraparte interna dentro de los tres primeros días hábiles del plazo concedido para valorar por el fondo la solicitud de la entidad privada, previamente al análisis de fondo y recomendación, deberá verificar que la entidad privada presentó toda la información y documentación indicada en el artículo 12 del presente Procedimiento.



La omisión de cualquiera de los requisitos establecidos en el artículo 12 del presente Procedimiento deberá ser subsanada por el solicitante, previo requerimiento por parte de la dependencia interna, en un plazo no mayor de tres días hábiles a partir de la respectiva notificación. Toda información suministrada por los solicitantes estará sujeta a verificación por parte de la Administración.



La Administración rechazará las solicitudes presentadas de forma incompleta, extemporánea o que contengan errores u omisiones. Se considerarán como errores u omisiones, la consignación de información falsa en la declaración jurada aportada con la solicitud; la no subsanación de los errores, inconsistencias u omisiones que hayan sido prevenidas por la dependencia interna y la no presentación o presentación extemporánea de cualquiera de los requisitos e información indicada anteriormente.



La Administración gestionará la Solicitud de Calificación de Idoneidad una vez cumplidos debidamente, en tiempo, todos los requisitos contemplados en el artículo 12 en mención.




 




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Artículo 15.-Recomendación de Otorgamiento o Denegatoria. La dependencia interna designada al efecto, contará con un plazo de diez días hábiles para valorar por el fondo si la entidad privada cumple o no con los presupuestos sustantivos para la Calificación de Idoneidad y brindará un informe al jerarca recomendando el otorgamiento o denegando la Calificación de Idoneidad.



Para efectos de recomendar sobre el otorgamiento o denegatoria de la Calificación de Idoneidad de una entidad privada para administrar fondos públicos, la dependencia interna de COMEX designada deberá verificar la capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado, así como su aptitud técnica en el desarrollo de programas, proyectos u otros financiados, total o parcialmente, con fondos públicos. Dicha dependencia, en el análisis de fondo, podrá requerir la colaboración de otras dependencias de la Administración.



El resultado de la valoración efectuada de acuerdo con lo dispuesto en el presente Procedimiento, deberá constar por escrito en el expediente administrativo, debidamente sustentado y suscrito por el superior a cargo de la dependencia designada por el jerarca.




 




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Artículo 16.-Solicitud de Aclaración. Por una única vez y dentro del plazo para emitir el informe respectivo, la dependencia encargada del análisis de la "Solicitud de Calificación de Idoneidad" y la recomendación de la Calificación de Idoneidad, podrá solicitar una aclaración de fondo sobre la información aportada por la entidad privada. Lo anterior, únicamente en aquellos casos en los que la información aportada resultare insuficiente para determinar la capacidad legal, administrativa y financiera; así como la aptitud técnica para administrar y ejecutar los recursos o para asegurar el debido cumplimiento del destino legal de los recursos que eventualmente se le transfieran.



La solicitud de aclaración sustantiva de la información será notificada a la entidad privada y ésta contará con un plazo de cinco días hábiles para atender la petitoria de la Administración. La entidad privada, atendiendo a la complejidad de la solicitud de la Administración, podrá solicitar cinco días hábiles adicionales al plazo originalmente concedido. La prórroga solicitada por la entidad privada dentro del plazo originalmente concedido, se entenderá aceptada por la Administración con la sola presentación de dicha solicitud.



En caso que la entidad privada no aclare la información solicitada, la dependencia interna deberá emitir la recomendación de otorgamiento o denegación de la Calificación de Idoneidad, dentro el plazo concedido para este fin, indicando en dicho informe que la solicitud de la Administración no fue atendida.




 




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Artículo 17.-Casos de Tramitación Compleja. En aquellos casos de tramitación compleja, la dependencia encargada del análisis podrá, por una única vez y dentro del plazo originalmente otorgado, solicitar al jerarca la ampliación o prórroga del plazo para emitir el informe de recomendación hasta por diez días hábiles. COMEX deberá comunicarle a la entidad privada solicitante la decisión de extensión del plazo de recomendación. En todo caso, la sumatoria del plazo originalmente concedido por el jerarca para resolver y del de la prórroga no podrá exceder el mes natural.




 




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CAPÍTULO IV



Resolución Administrativa y Régimen Recursivo



Artículo 18.-Resolución Administrativa. El jerarca del Ministerio de Comercio Exterior adoptará mediante resolución administrativa la decisión de otorgamiento o denegatoria de la Calificación de Idoneidad, según corresponda. La Administración notificará lo resuelto a la entidad privada solicitante, por los medios legales pertinentes y con las formalidades que establece el ordenamiento jurídico.




 




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Artículo 19.-Régimen Recursivo. Contra la resolución que deniegue la Calificación de Idoneidad, la entidad privada solicitante podrán interponer el recurso de reposición dentro de los tres días hábiles siguientes a su notificación.




 




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CAPÍTULO V



Vigencia, Renovación, Revocatoria



o Suspensión de la Calificación



Artículo 20.-Vigencia de la Calificación. La Calificación de Idoneidad que otorgue COMEX tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha de su emisión, salvo aquellas situaciones en que los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar superen dicho plazo, en cuyo caso, la calificación se otorgará por el plazo de éstos.



Asimismo, la Administración deberá verificar que para la incorporación de nuevos proyectos a financiar se mantengan las condiciones tomadas en consideración para el otorgamiento de la calificación, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.




 




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Artículo 21.-Renovación de la Calificación. Si una entidad privada calificada como idónea para la administración de fondos públicos, al término de los dos años de vigencia de la Calificación de Idoneidad o en aquellos casos en que la calificación haya sido otorgada por un plazo mayor dada la naturaleza de los programas, proyectos u obras que se pretenden financiar, pretenda o tenga interés en volver a ser calificada como idónea para la administración de recursos públicos para un programa, proyecto u obra similar al ya desarrollado o actualmente en desarrollo, podrá indicar en su solicitud cuáles de los requisitos establecidos en el artículo 12 del presente Procedimiento están vigentes o no cuentan con cambios que ameriten nuevamente su presentación, señalando al efecto el número de trámite con el que la Administración atendió su solicitud anterior o expediente administrativo en el que constan estos, de modo que no estará obligada a aportarlos de nuevo.




 




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Artículo 22.-Revocación o Suspensión. Para asegurar el debido cumplimiento del destino de los recursos, la Administración podrá revocar o suspender a la entidad privada la Calificación de Idoneidad, según la gravedad del incumplimiento, cuando se presenten los siguientes supuestos:



a) Se constate por cualquier medio, que la entidad privada ha desviado los recursos concedidos hacia fines diversos del asignado. En este supuesto si la desviación fue respecto a intereses particulares, procede la revocación, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428 del 07 de septiembre de 1994.



b) Cuando de previo a la incorporación de nuevos proyectos o al giro de recursos, se verifique que han variado las condiciones con las que se emitió la calificación de idoneidad, según lo dispuesto en la normativa vigente.



c) Cuando producto de la evaluación de objetivos, metas e indicadores, el resultado determine el incumplimiento de los fines públicos que se perseguían con el programa o proyecto.



Para efectos del dictado de la resolución administrativa que suspenda o revoque la calificación de idoneidad, el Ministerio de Comercio Exterior seguirá las normas del procedimiento ordinario contemplado en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978; así como los principios y normas que resulten aplicables de dicha Ley.



Asimismo, la Administración deberá valorar el establecimiento de las acciones legales correspondientes para la recuperación, cuando proceda, de los recursos públicos girados a la entidad privada infractora. Igualmente, la Administración deberá valorar las acciones que internamente procedan en contra de los funcionarios públicos presuntamente responsables.



La Administración deberá llevar un registro de aquellas entidades privadas a las que les haya revocado la Calificación de Idoneidad para efectos de lo indicado en los artículos 13 y 14 del presente Procedimiento.




 




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CAPÍTULO VI



Deberes de la Administración



Artículo 23.-Deber de Seguimiento. Durante la vigencia de la calificación de idoneidad otorgada, la Administración está obligada a verificar, previa transferencia de nuevos recursos a la entidad privada calificada como idóneo, que las situaciones técnico-jurídicas bajo las que se otorgó la idoneidad se mantienen. Con este objetivo, será responsabilidad de la Administración cumplir con lo estipulado en los párrafos final y segundo de los artículos 7 y 25 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428 del 07 de septiembre de 1994; la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002; y las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) aprobadas mediante resolución de la Contralora General de la República número R-CO-9-2009 de las nueve horas del 27 de enero de 2009, en lo referente a la implementación de los mecanismos de control necesarios y suficientes para verificar el correcto uso y destino de los beneficios otorgados a entidades privadas. El Ministro de Comercio Exterior determinará la dependencia o dependencias internas que tendrán a su cargo tal seguimiento.




 




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Artículo 24.-Registro de Transferencias. La Administración deberá mantener, de forma independiente y actualizado, un registro en el cual conste el monto, el concepto, el origen, los movimientos de los fondos objeto de transferencias solicitadas y ejecutadas.




 




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Artículo 25.-Expediente Administrativo. De cada "Solicitud de Calificación de Idoneidad" de una entidad privada, se deberá levantar un expediente físico, electrónico o mixto ordenado cronológicamente y debidamente foliado que contenga toda la información que se genere y que sustente el trámite, indistintamente de su resultado. Asimismo, la Administración deberá conformar y custodiar los expedientes administrativos en los cuales constará toda la documentación que respalda los movimientos de las transferencias solicitadas. Estos expedientes deben mantener las formalidades instituidas en la legislación vigente.




 




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Artículo 26.-Procedimientos Internos. La Administración establecerá los manuales, procedimientos, lineamientos y guías que resulten necesarias para complementar y regular internamente las disposiciones de este Procedimiento, de conformidad con la normativa vigente que regula las transferencias de recursos públicos a entidades privadas.




 




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CAPÍTULO VII



Obligaciones de las Entidades Privadas Idóneas



Artículo 27.-Deber de Información. Toda entidad privada a la que COMEX le haya otorgado la Calificación de Idoneidad en los términos del presente Procedimiento, estará en la obligación de comunicar a la Administración cualquier cambio en la información que suministró con su "Solicitud de Calificación de Idoneidad" con el fin de obtener dicha calificación para administrar fondos públicos. Recibida la información y documentación nueva, la dependencia interna que dictaminó la recomendación de otorgamiento, deberá pronunciarse en un plazo no mayor a diez días hábiles acerca de si las condiciones en las que se calificó la idoneidad se mantienen o, si por el contario, éstas han cambiado de modo tal que sea necesario recomendar la apertura de un procedimiento ordinario para revocar la calificación de idoneidad y determinar si se deben iniciar los procedimientos para la recuperación de los recursos transferidos.




 




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Artículo 28.-Suspensión Temporal. La entidad privada idónea deberá remitir toda la información y documentación pertinente a la Administración para que ésta determine si la nueva información suministrada implica un cambio en la idoneidad para administrar fondos públicos. Con base en esta, COMEX mediante resolución administrativa, podrá suspender precautoriamente la transferencia de fondos en aquellos casos en los que considere que hay riesgos inaceptables con alta probabilidad de ocurrencia o elementos suficientes que, en ambos casos, le hagan suponer o inferir que la entidad ha perdido o desmejorado su capacidad legal, administrativa o financiera, o su aptitud técnica para administrar y ejecutar los recursos o que no sea posible asegurar el debido cumplimiento del destino legal de los recursos a transferir o administrados por la entidad privada.




 




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Artículo 29.-Obligaciones de las Entidades. La entidad privada idónea, deberá demostrar ante la Administración que ha implementado o establecido los mecanismos necesarios para que se cumplan las siguientes obligaciones:



a) Utilizar las transferencias exclusivamente para el cumplimiento del fin público previsto en la Ley.



b) Cumplir con los procedimientos y principios de la contratación administrativa, según corresponda de conformidad con su naturaleza jurídica, cuando utilice parcial o totalmente los recursos transferidos para la adquisición de bienes y servicios.



c) Mantener un registro en el cual conste el monto, concepto, origen y movimientos de las transferencias recibidas.



d) Conformar y custodiar los expedientes administrativos en los cuales debe constar la documentación que respalda los movimientos de las transferencias recibidas. Estos expedientes deben mantener las formalidades instituidas en la legislación vigente.



e) Elaborar manuales y procedimientos específicos que complementen las disposiciones de este Procedimiento, aplicando principios propios de la simplificación de trámites y de asignación eficiente de los recursos.



f) Trasladar a la Caja Única, a solicitud de la Tesorería Nacional, los recursos que habiéndose transferido a su cuenta bancaria estuvieren ociosos.




 




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Artículo 30.-Elaboración de Informes. La entidad privada idónea deberá establecer los mecanismos necesarios para preparar mensualmente un informe de ejecución presupuestaria; una liquidación presupuestaria al final del período en la cual indicará los motivos que justifiquen, en caso de presentarse, una ejecución inferior al cien por ciento transferido; e informes semestrales y finales sobre el cumplimiento de los objetivos y las metas planteadas en el plan de trabajo, para lo cual la Administración definirá y comunicará oportunamente los formatos específicos según el destino de los fondos.



La entidad privada idónea deberá acatar las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos; emitidas por la Contraloría General de la República y cualquier otra disposición que establezca dicho órgano contralor o el Ministerio de Hacienda, en procura de la buena gestión de los recursos públicos.



La Administración, mediante los manuales, procedimientos, lineamientos y guías internos, determinará el grado de detalle, las fechas y la forma de presentación de la información que a su juicio requiera para evaluar el destino de la transferencia concedido, de conformidad con la normativa vigente.




 




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Artículo 31.-Incumplimiento en la presentación de Informes. En caso que la entidad privada no presente los informes previstos en el presente Procedimiento lo haga extemporáneamente, la Administración podrá, automáticamente, suspender temporalmente la transferencia de recursos.



Si la entidad privada es reincidente en la presentación extemporánea de los informes o no llegara presentar el informe dentro del mes calendario o natural siguiente a la fecha en que tenía la obligación de hacerlo, previo informe de la dependencia interna que recomendó el otorgamiento de la calificación de idoneidad, COMEX podrá determinar el inicio de los procedimientos para la recuperación de los recursos transferidos y ordenar la apertura del procedimiento administrativo ordinario tendiente a la revocatoria de la calificación de idoneidad.




 




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Artículo 32.-Normas Supletorias. En lo no previsto expresamente por este Procedimiento se aplicarán supletoriamente las normas, principios y procedimientos de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18 de septiembre de 2001; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428 del 07 de septiembre de 1994; la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002; las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República; las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional; las Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos; el Reglamento para Transferencias de la Administración Central a Entidades Beneficiarias, Decreto Ejecutivo N° 37485-H del 17 de diciembre de 2012; la normativa y directrices que al efecto en esta materia emita la Contraloría General de la República o el Ministerio de Hacienda y la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978.



 



 




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Fecha de generación: 8/2/2025 16:24:43
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