Artículo 2º- Fechas de presentación de los Estados Financieros (EEFF). Todas las entidades del Sector Público Costarricense nombradas en el artículo 1° de esta Directriz y las obligadas a remitir información de conformidad con el artículo 94 de la Ley 8131 deberán presentar y emitir según las fechas establecidas los Estados Financieros (EEFF) y el balance de comprobación trimestralmente; tomando las siguientes consideraciones: (Poderes de la Republica, Órganos Desconcentrados, Instituciones Descentralizadas, Instituciones Financieras no Bancarias, Gobiernos Locales y Empresas Publicas).

Los plazos acá indicados, son perentorios para la efectiva entrega o envío de la información.

(Así reformado por el artículo 1° de la directriz N° CN-001-2019 del 4 de febrero del 2019)

Artículo 3º- Información solicitada en los EEFF. Se deberá remitir a la Contabilidad Nacional el legajo (digital) de EEFF que incluya:

1- Balance de Comprobación.

Debe ser emitida trimestralmente según los periodos señalados en el artículo No. 02 de esta directriz. El Saldo Inicial para las fuentes de Activo, Pasivo y Patrimonio debe ser el reportado al 31 de diciembre del año anterior, y el Saldo inicial para las fuentes de Ingreso y Gasto siempre será "0" cero. Los débitos y créditos es el acumulado en los trimestres y el saldo final es la mayorización.

Aspectos de Presentación para efectos de Consolidación de Cifras excepto Empresas Publicas.

La entidad debe considerar las siguientes validaciones que debe considerar la Balanza de Comprobación al momento de la presentación.

Nivel: Se presenta al nivel número ocho (8) de acuerdo con lo dispuesto por la Contabilidad Nacional.

Formato:

NOMBRE DE LA INSTITUCION

Balance de Comprobación AL 31 DE MARZO DE 20XX

0,00

NOMBRE DE LA INSTITUCION

Balance de Comprobación AL 30 DE JUNIO DE 20XX

0,00

NOMBRE DE LA INSTITUCION

Balance de Comprobación AL 30 DE SETIEMBRE DE 20XX

0,00

NOMBRE DE LA INSTITUCION

Balance de Comprobación AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX

0,00

I.   Para el primer trimestre el saldo inicial será, los saldos de activo, pasivo y patrimonio del cierre del periodo contable anterior los débitos y créditos acumulados (enero a marzo) y el saldo final es una mayorización de todas las cuentas utilizadas y movimientos del nuevo periodo.

II.   Para el segundo trimestre siempre se conservaran los saldos iniciales del activo, pasivo y patrimonio del cierre del periodo anterior, los débitos, y créditos es un acumulado (de enero a junio), y el saldo final es una mayorización de todas las cuentas utilizadas y movimientos del nuevo periodo.

III.   Para el tercer trimestre, no cambia el saldo inicial y el débito y crédito es el acumulado (enero a setiembre), y el saldo final es una mayorización de todas las cuentas utilizadas y movimientos del nuevo periodo.

IV.   Para el cuarto trimestre tampoco cambia el saldo inicial el débito y crédito es un acumulado (enero a diciembre), y el saldo final es la mayorización de todas las cuentas utilizadas y movimientos del nuevo periodo.

Las Empresas Publicas remitirán sus Balanzas de Comprobación de acuerdo con las fechas estipuladas en el artículo 2, mencionado anteriormente, y en el formato que establezca la DGCN. Incluyendo los siguientes aspectos:

.                     La Balanza debe ser en términos de miles.

.                     La Balanza de Comprobación debe cerrar vertical y horizontalmente.

2- Uso del Sistema Modulo Gestor (excepto Empresas Publicas)

·         Es responsabilidad del usuario por parte de la entidad, asistir a las capacitaciones y talleres para el uso y manejo del Sistema Gestor.

·         Es responsabilidad del usuario subir toda la documentación solicitada al Sistema de Modulo Gestor y cumplir con lo establecido en la Ley 8131.

·           Acatar cualquier disposición por parte de la Contabilidad Nacional en la operación del Módulo Gestor en comunicaciones posterior a la emisión de esta directriz.

·         Utilizar el Sistema de Módulo Gestor (Gestor Contable que se encuentra en la página web del Ministerio de Hacienda) https://gestor.hacienda.go.cr/ y cumplir con todo lo establecido en el manual de usuario que emita la Contabilidad Nacional.

·         Cargar de acuerdo con los roles asignados y autorizados por la Contabilidad Nacional. (Rol de Carga, para el Contador de la Entidad - Rol de Revisión Entidad, para el Superior inmediato del Contador).

·         Utilizar solamente el formato del Balance de Comprobación proporcionado por la Contabilidad Nacional de acuerdo con un archivo Excel, para lo cual la data es intocable.

·         Utilizar solamente el Plan de Cuentas NICSP oficializado por la Contabilidad Nacional, no se pueden incluir cuentas no autorizadas.

·         Ajustar a la codificación de niveles y dígitos del Balance de Comprobación oficial (nivel ocho).

·         Garantizar la veracidad de la información dentro del Balance realizando verificaciones de la ecuación contable y demás cálculos aritméticos.

·         Trabajar el archivo Excel con dos decimales solamente.

·         La Balanza debe ser en términos de miles.

·         La Balanza de Comprobación debe cerrar verticalmente (saldo inicial, débitos y créditos saldo final) y horizontal (nivel 8 al nivel 1).

3- Estados Financieros Parciales y Final:

La información solicitada debe contener al menos los siguientes elementos:

a)       Membrete de la entidad.

b)       El encabezado según se establece para cada estado financiero, reiterando la necesidad de que se generen con el periodo comprendido según se establece en el artículo 2°.

c)       Asimismo, al pie de los EEFF se deberá incluir: Elaborado por:; Revisado por: Aprobado por:

Con la emisión del Balance de Comprobación trimestral y su debida mayorización, la entidad debe elaborar sus Estados Financieros Parciales de acuerdo con los requerimientos de las NICSP 1, 2 y 24 (NIC1) con los siguientes estados:

·         Estado de Situación Financiera.

·         Estado de Rendimientos.

·         Estado de Cambios en el Patrimonio.

·         Estado de Flujo de Efectivo.

·         Notas de revelación de cada uno de los Estados (Según formato establecido por Contabilidad Nacional) y sus anexos.

·         Estado Ejecución Presupuestaria (Estados comparativos de presupuesto: a) estimación presupuestaria final, ingresado real, ejecución del gasto, b) ingreso real, ejecución del gasto

- devengo patrimonial (NICSP 24)

·         Estado de Situación de Evolución de Bienes

·         Estado de Financiero de Segmentos

·         Estado de Deuda Publica

4- Estado de Notas Contables.

La entidad deberá presentar el Estado de Notas Contables de acuerdo con el formato establecido por la Contabilidad Nacional, considerando las revelaciones necesarias de acuerdo con la normativa contable internacional, adoptada por la DGCN.

Además las entidades revelarán la siguiente información:

a)  el domicilio y forma legal de la entidad, y jurisdicción en la que opera.

b)  una descripción de la naturaleza de las operaciones de la entidad y principales actividades y

c)  una referencia a la legislación pertinente que rige las operaciones de la entidad.

Los cierres parciales de los Estados Financieros por parte de las entidades deberán considerar las disposiciones internas con respecto a su emisión.

Para todos los efectos, en el formato de notas contables siempre se debe incluir un informe de los planes de acción de trabajo en brechas y transitorios en el tanto estos no se cumplan y sus avances del cumplimiento de la Normativa Contables Internacional, adoptada.

5- Auxiliar de Cuentas reciprocas entre entidades públicas.

La entidad es responsable de llevar un auxiliar de cuentas reciprocas (activos, pasivos, ingresos y gastos) relacionadas con otras entidades públicas.

De acuerdo con el Marco Conceptual de la Normas Internacional de Contabilidad Nacional (NICSP), los Estados Financieros deben presentar en sus cuentas el valor razonable, es por ello que antes de un cierre parcial o final contable se deben hacer confirmaciones de saldos con las entidades con que se tengan transacciones, con el fin de constatar la existencia de dicha cuenta relacionada.

6-       Registro del Capital inicial.

La entidad es responsable del registro del capital Inicial (aporte del Estado) dentro de su Patrimonio, siguiendo los las políticas generales emitidas por la Contabilidad Nacional.

7-       Auditoria de Estados Financieros.

La entidad es responsable de comunicar todos los resultados de las auditorías a Estados Financieros a la Contabilidad Nacional por medio de un oficio de presentación firmado por el máximo jerarca. La comunicación debe ser inmediata una vez se haga oficial los resultados de la auditoria.

(Así reformado por el artículo 1° de la directriz N° CN-001-2019 del 4 de febrero del 2019)

Artículo 4º- Detalle de los informes financieros de acuerdo con las fechas de presentación.

Información Comparativa; Las entidades deberán presentar información comparativa, con respecto al período anterior, para toda clase de información cuantitativa incluida en los EEFF de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público y NIC-NIFF para el caso de las Empresas Públicas (ejemplo, en el primer trimestre marzo del año anterior contra marzo del año actual).

Termino Monetario: Todos los Estados Financieros deben ser expresados en miles de colones.

(Así reformado por el artículo 1° de la directriz N° CN-001-2019 del 4 de febrero del 2019)

Artículo 5º- Presentación en Formato Digital de EEFF. La presentación de los Estados Financieros deberá realizarse de forma digital. Para la remisión digital de esta información, se deberán enviar dos archivos, uno en formato PDF con las firmas digitales certificadas y el otro en formato XLS o XXLS. La entidad es responsable de comunicar los cambios en el personal y que repercuten en el sistema de autorizaciones o de firmas autorizadas. La DGCN podrá solicitar registros de firmas o actualizaciones de acuerdo con la conveniencia del control.

(Así reformado por el artículo 1° de la directriz N° CN-001-2019 del 4 de febrero del 2019)

Artículo 6º- Firma de los Estados Financieros. Los EEFF deben presentarse mediante constancia emitida por la Administración Activa de la Entidad u Órgano que los emite. Los mismos deberán ser firmados por el Contador a cargo, el cual debe estar debidamente acreditado para ello, requiriéndose adicionalmente la firma y aprobación del Director Ejecutivo o jerarca de la entidad correspondiente, siendo ambos los responsables de dichos estados. 

En el caso de que, la presentación se efectúe en formato digital, deberá contener las firmas digitales del contador a cargo y el jerarca, según lo establecido en el párrafo anterior.

Artículo 7º- Otra información que remite el Poder Ejecutivo a la Contabilidad Nacional: Cualquier información que sea remitida a la Contabilidad Nacional por parte del Poder Ejecutivo deberá de cumplir con los siguientes requisitos: 

·         Nombre y membrete de la entidad u órgano que emite la información, 

·         firma, nombre y calidades del funcionario que remite la información y sello de la institución, 

·         en caso de indicar saldos, se deberá indicar si los mismos son brutos o netos, 

·         las fechas de corte y periodo que comprende, 

·         número de hojas o folios que contiene la información, 

·         referencia al número de oficio mediante el cual se requirió la información, 

·         en caso de remitirse dicha información en formato digital, deberá de acreditarse la misma mediante la firma digital certificada, 

·         se deberá remitir la misma como tipo constancia y 

·         en caso de que se incluyan anexos, se identifique en los mismos el nombre y firma del funcionario que emite la constancia y sellos de la institución, 

Cualquier detalle adicional o requerimiento especial (periodicidad, fechas límites de entrega, etc.), será indicado mediante oficio.

Artículo 8º- Derogatorias. Deróguense las Directrices CN-001-2004 del 28 de julio del 2004, CN-003-2005 del 16 de septiembre del 2005, DCN-001-2011 del 18 de febrero del 2011, DCN-005-2012 del 06 de septiembre del 2012.

Artículo 9º- Régimen de Responsabilidad. Aquellas entidades y órganos que incumplan con lo indicado en la presente directriz, estarán sujetas a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No. 8131.

Artículo 10º- Vigencia. Rige a partir de su publicación 

Dado en la Dirección General de Contabilidad Nacional, San José, a las ocho horas del 02 de mayo del dos mil catorce.