Artículo 2º-Normativa aplicable: La operación del Fondo de Caja Chica de IAFA, se sujetará a las disposiciones de:

a) Ley General de la Administración Pública N° 6227 y sus reformas.

b) Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131 publicada en el diario oficial La Gaceta N° 198 del 16 de octubre del 2001 y su Reglamento decreto ejecutivo N°30058-H-MP-PLAN del 19 de diciembre del 2001.

c) Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 y su Reglamento.

d) El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda, Decreto Ejecutivo N° 32874-H publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006.

e) El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, puesto en vigencia mediante resolución R-DC-92- 2009 publicado en el diario Oficial La Gaceta N° 237 del 7 de diciembre del 2009.

f) Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única, Decreto 33950-H.

g) Los lineamientos de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, así como de cualquier otra normativa vigente sobre la materia.

Artículo 3º-Fondo de Caja Chica: Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo de Caja Chica, lo constituye los anticipos de recursos para realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por Fondo de Caja Chica, las cuales se establecerán de conformidad con el Objeto del Gasto del Sector Público, para Compras por Fondo de Caja Chica que emite la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

Artículo 4º-Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo de Caja Chica es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos menores, indispensables y urgentes, según el criterio justificado de la administración. Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto.

Artículo 5º-Pagos menores: Para que los pagos sean considerados menores y puedan ser cancelados por caja chica, debe cumplir con las siguientes características:

a) Son erogaciones de menor cuantía, limitadas por el monto máximo establecido para pagos por caja chica y destinada a satisfacer necesidades institucionales en gastos de viaje y transporte de los funcionarios y adquisición de bienes y servicios.

b) Adquisición de bienes y servicios por urgencia justificada y que no se encuentren en la reserva del Almacén, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas, autorizados por la unidad institucional a cargo de los procesos de contratación y custodia.

c) Son ocasionales y que por su naturaleza y monto, resulte más eficiente para la administración utilizar esta vía.

d) Son necesidades apremiantes e impostergables.

(Así reformado por el artículo 1° del Decreto Ejecutivo N° 35225 del 12 de marzo de 2009).

Artículo 6º-Integridad del Fondo de Caja Chica: El monto que opere por el sistema de caja chica requiere que en todo momento el encargado del mismo tenga la suma total asignada ya sea en efectivo, adelantos de dinero y documentos liquidados, tales como: adelantos y liquidaciones de gastos de viaje, facturas, tiquetes de caja, solicitudes de reintegro en trámite y otros documentos representativos del efectivo.

Artículo 7º-Monto del Fondo de Caja Chica: Es competencia de la Dirección General del IAFA establecer el monto inicial de la caja chica, auxiliares y sus modificaciones, con el visto bueno de la Tesorería Nacional a través de cuenta corriente autorizada por la Tesorería Nacional para el Fondo Caja Chica General, el Responsable del Subproceso Financiero del IAFA, o el que haga las veces de éste, es el encargado de solicitar cualquier modificación.

Artículo 8º-Revisión del monto autorizado: El monto autorizado para los fondos de caja chica, estará sujeto a revisión por parte del Subproceso Financiero, basado en el índice acumulado de inflación anual o estimación de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, durante los dos primeros meses de cada año, presupuesto en las sub partidas autorizadas para el gasto por caja chica por la Tesorería Nacional, el límite de gasto establecido y la estructura organizacional y funcional; remitiéndolo a la Dirección General para su aprobación con el visto bueno de la Tesorería Nacional.

Artículo 9º-Ampliaciones temporales o permanentes: Se podrán realizar ampliaciones temporales o permanentes al Fondo de caja chica, previo visto bueno de la Tesorería Nacional y aprobado por la Dirección General del IAFA, para atender situaciones de emergencia calificadas, para lo cual el responsable del Subproceso Financiero deberá presentar una propuesta de aumento justificada mediante el estudio financiero respectivo, que deberá incluir como mínimo la siguiente información:

a) El monto adicional solicitado,

b) Disponibilidad financiera,

c) Gastos históricos de las erogaciones efectuadas por el Fondo de Caja Chica, en los cuales se demuestra la necesidad de ese aumento.

Artículo 10.-Control y responsabilidad de la Caja Chica: El manejo y control del Fondo Caja Chica se regirá por los siguientes aspectos:

a) El Responsable del Subproceso Financiero y de los organismos regionales serán los encargados de las cajas chicas, pero podrán delegar en un subalterno suyo el manejo de ellas sin que ello implique delegación de responsabilidad. Los encargados de las cajas chicas serán solidariamente responsables por los resultados de la operación de estas cajas.

b) El control y la supervisión del funcionario encargado de las cajas chicas, estará bajo la responsabilidad del Responsable de la Unidad Financiera y/o del organismo regional respectivo, quien puede realizar arqueos periódicos o sorpresivos para comprobar su integridad.

c) El Encargado de la caja podrá recibir devoluciones de dinero únicamente en efectivo.

d) De constatarse por medio de la realización de un arqueo que existe un faltante, el encargado de la caja deberá reintegrarlo de inmediato de su propio peculio. En el evento de que se produjere un sobrante, deberá ser depositado en la cuenta corriente a nombre del Instituto, de la fuente de financiamiento correspondiente.

e) El funcionario que revisa las liquidaciones del fondo deberá ser diferente del que efectúa su registro contable y del que opera dicho fondo.

Artículo 11.-Arqueos: Los fondos de caja chica estarán sujetos a arqueos periódicos o sorpresivos a cargo de la Auditoría Interna y cualquier otro órgano externo facultado para ello. En el caso de los autorizados en Organismos Regionales estarán sujetos a arqueos programados por el Responsable del Subproceso Financiero. Estos arqueos deberán hacerse en presencia del custodio y para tal fin se dispondrá de un formulario que será firmado por el custodio y el revisor, con evidencia de la acción.

Artículo 12.-Prohibiciones: Queda prohibido efectuar las siguientes actividades con el fondo de caja chica:

a) El cambio de cheques de cualquier índole, ni usarse para fines distintos para el que fue creado, ni disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por la ley y este Reglamento.

b) Tramitar compras que se definan como artículos de uso común, las que deberán ser adquiridas por medio de los sistemas convencionales de compra.

c) Por ningún motivo se aceptará el fraccionamiento ilícito de compras, tal y como lo señala el artículo 37 de la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento.

d) Guardar documentos, efectivo o cheques particulares en el lugar destinado para la caja chica.

e) Mezclar este fondo con los de otro tipo de actividad.

f) Efectuar pagos no contemplados en este Reglamento, o hacer sustracciones del efectivo.

g) Efectuar pagos de gastos de pasaporte para viajes fuera del país, excepto el pago de timbres y otros cánones para salidas oficiales y debidamente autorizadas fuera del territorio nacional.

Artículo 13.-Traslado del manejo del Fondo: Los traslados del fondo de caja chica de un encargado a otro quedarán respaldados por la autorización del Responsable de la Unidad Financiera y por un previo arqueo del fondo, debidamente firmado por ambos funcionarios.

CAPÍTULO II

Políticas y procedimientos de operación de la caja chica

Artículo 14.-Límite de gasto: Para incurrir en gastos por medio del Fondo Caja Chica debidamente autorizados, se establece el límite de gasto vía directriz firmada Responsable del Subproceso Financiero cuando sea necesario. Para las compras de bienes y servicios por montos superiores al límite de gasto establecido, deberá existir autorización previa por parte de la Dirección General junto a la solicitud de pedido por parte del Responsable del programa o Responsable de oficina y con la aprobación del encargado del Subproceso Financiero del Fondo Caja Chica de la Entidad.

Artículo 15.-Asignación de recursos: Los recursos asignados a los fondos de caja chica de las cajas auxiliares se manejarán en efectivo.

Artículo 16.-Transferencias electrónicas de fondos: La ejecución de las operaciones de caja chica y los trámites de reintegro se podrán realizar por medios electrónicos a través de transferencias electrónicas, así como los aumentos permanentes y/o temporales desde las cuentas bancarias de IAFA.

Artículo 17.-Clasificador por objeto del gasto del sector público: Las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias para realizar gastos por medio de los fondos de caja chica, serán de conformidad con lo indicado en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para Gastos Caja Chica y de acuerdo los lineamientos con las regulaciones y autorizaciones respectivas, emitidos por la Tesorería Nacional.

Artículo 18.-Contenido Presupuestario: Toda erogación de caja chica deberá ser respaldada previamente por la respectiva reserva presupuestaria. A su vez, la unidad que presenta la necesidad remite el vale a la que tiene asignado el presupuesto, la cual deberá verificar que no haya existencias en inventario de las mercancías solicitadas y que éstas se encuentren en trámite de compra, antes de remitir al Subproceso Financiero, para que realice la reserva presupuestaria respectiva.

Artículo 19.-Adelantos: Todo desembolso de caja chica, deberá solicitarse con anticipación a la erogación y estar debidamente autorizado por escrito y respaldada por el documento denominado: Vale de Caja Chica, el cual es codificado por el Subproceso Financiero en las subpartidas correspondientes de acuerdo al presupuesto disponible y autorizado. El vale podrá ser retirado por los funcionarios autorizados por los encargados de las unidades ejecutoras respectivas. El mismo estará en poder del custodio de los fondos. No se entregarán vales a las unidades que tengan pendiente de liquidar algún adelanto.

Artículo 20.-Información requerida en el vale provisional: El usuario del fondo deberá suministrar toda la información que se le solicita en el vale descrito en el artículo anterior, solicitud de pedido, adelanto o liquidación de viáticos, entre otros, la cual será verificada por el encargado, antes de proceder a la entrega de la suma solicitada.

Artículo 21.-Vigencia del adelanto: El vale de Caja Chica, deberá ser liquidado como máximo en los siguientes dos días hábiles, a partir de la fecha de su emisión. En caso de finalizar este lapso, se deberá proceder a liquidar el vale, es decir devolver el monto solicitado si no se realizara del todo la compra, o bien si no se ha realizado la compra, el encargado del fondo deberá indicar en el mismo, las razones por las cuales no ha sido efectuada y por lo tanto la ampliación del plazo. Al finalizar el año deben quedar liquidados todos los vales.

Artículo 22.-Adelantos de viáticos: Los adelantos de viáticos pagados por caja chica, se regirán en sus montos que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República.

Artículo 23.-Liquidación del vale de caja chica: Realizada la compra del Bien o Servicio, se procede a la liquidación del "Vale de Caja Chica" con la entrega del documento comercial. Dicho documento deberá ser firmado por el Responsable de la unidad solicitante, en el que da recibido conforme el bien o servicio adquirido.

Artículo 24.-Liquidación de adelantos de viáticos: Las liquidaciones de adelantos de viáticos pagados por caja chica, se regirán por lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República.

Artículo 25.-Comprobantes o justificantes de pago: Los documentos deben expedirse con las siguientes características:

a) Ser originales.

b) Deben contener la información que, para efectos tributarios, exige la Dirección General de la Tributación, en el artículo 18 del Decreto Ejecutivo N° 14082-H del 29 de noviembre de 1982 y sus reformas.

c) Deben estar emitidos a nombre del IAFA.

d) Especificar claramente la fecha, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del adelanto.

e) El número de cédula de la persona física o jurídica que suministra el bien o servicio.

f) Deben contar con el sello de cancelado de la casa comercial o bien la leyenda "cancelado" por parte de quien realiza la venta o presta el servicio.

g) No presentar adulteraciones (tachaduras, roturas o borrones) que hagan dudar de su legitimidad.

h) Firmados al reverso por el Responsable de la unidad solicitante, como requisito de comprobación de la adquisición del bien o servicio.

i) En razón de la inmunidad fiscal del Estado las compras que se realicen por esta modalidad, deberán estar exentas del Impuesto General de Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido a fin de efectuar el pago y reintegro correspondiente.

j) Cuando el monto de la factura está sujeto al impuesto sobre la renta, la retención debe ser rebajada del pago de la misma.

Artículo 26.-Comprobante interno: Cuando las circunstancias o tipo de gasto no permita respaldar el mismo por un justificante de pago de naturaleza externa, se deberá preparar internamente el correspondiente comprobante de acuerdo con el formato autorizado en el caso de los transportes por servicio público y cualquier otro no sujeto a la entrega de comprobante autorizado por la Dirección General de Tributación Directa como es el caso de los que están dentro del régimen de tributación simplificada, mismos que tienen el carácter de declaración jurada, relación cierta de los gastos incurridos. Dicha justificación deberá ser avalada mediante un visto bueno de la Dirección General o el Encargado del Subproceso Financiero, según corresponda.

Artículo 27.-Recepción y revisión de comprobantes: Las facturas, comprobantes o justificantes del egreso que se presenten, deberán ser revisados por el funcionario encargado del fondo, de forma tal que este verifique y garantice que los documentos cumplen con los requisitos establecidos en los artículos 25 y 26 de este Reglamento y que la compra se tramitó bajo las condiciones descritas en el Vale de Caja Chica.

Artículo 28.-Comprobantes por un monto mayor a la suma adelantada: Si por alguna razón especial, los comprobantes de compra representan un monto mayor a la suma adelantada, el solicitante deberá asegurarse que existe contenido presupuestario y el excedente en la compra no podrá sobrepasar el monto máximo establecido para pagos de caja chica, para cancelar el excedente. En caso de no existir contenido presupuestario o se sobrepase el monto máximo autorizado para pagos de caja chica, no se podrá reintegrar la diferencia resultante.

Artículo 29.-Devolución y solicitud de comprobantes: Si durante la revisión de las facturas, comprobantes o justificantes del egreso de caja chica, el encargado del fondo o del Subproceso Financiero, determina que estos documentos no cumplen con los requisitos establecidos en los artículos 25 y 26 de este Reglamento, procederá a devolverlos al funcionario que solicitó el adelanto o al de la caja chica y le solicitará la presentación de comprobantes que cumplan con los requisitos establecidos, dentro del mes en que se solicitó en el adelanto. Transcurrido ese lapso el solicitante deberá proceder con la devolución del monto adelantado y exigir la anulación del Vale.

CAPÍTULO III

Reintegros de caja chica

Artículo 30.-Solicitud de reintegro: Se realizará al finalizar cada mes o cuando el monto del fondo alcance el cincuenta por ciento del total autorizado, el funcionario encargado hará la solicitud de reintegro de lo pagado por este medio, de tal manera que las compras o pagos por caja chica no se interrumpan por falta de efectivo. Dicha solicitud deberá ir respaldada de las facturas originales de los pagos efectuados.

Artículo 31.-Autorización del reintegro: Para la reposición del fondo de caja chica se utilizará el formato denominado: Liquidación de Caja Chica, que incluye los gastos efectuados por el custodio del Fondo de caja chica y los documentos presentados por las diferentes Cajas chicas auxiliares, en donde se agrupará el gasto por centros de costo o unidad programática y por subpartidas presupuestarias, así mismo se adjuntarán los respectivos justificantes. Dicha liquidación deberá ser revisada por el responsable del Subproceso Financiero, quien girará instrucciones para que se confeccione el cheque o reembolso una vez que ésta haya cumplido con los requisitos de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios y de pago establecidos.

Artículo 32.-Emisión de transferencia o cheque: El cheque o transferencia que se emita por los reembolsos de caja chica deben hacerse a nombre del funcionario encargado del fondo.

Capítulo IV

De las cajas chicas auxiliares

Artículo 33.-Caja Chica Auxiliar y sus componentes. El Fondo de Caja Chica del IAFA, dispondrá de caja chica auxiliares en las unidades en las que se considere necesario para el cumplimiento de sus funciones, bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas y se regirán por las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

Artículo 34.-Aplicación de disposiciones. Las cajas chicas auxiliares se regirán por todas aquellas disposiciones que regirán al Fondo de Caja Chica al que forma parte.

Artículo 35.-Requisitos para el trámite de compras. Las compras de bienes y servicios por la Caja chica auxiliar serán realizadas por cada unidad, las cuales se harán siguiendo lo establecido en el artículo 18 de este Reglamento.

Artículo 36.-Presentación de comprobantes para reintegro. A fin de mes o cuando la caja chica auxiliar el monto del fondo alcance el cincuenta por ciento del total autorizado, el encargado deberá presentar los comprobantes al Responsable del Fondo de Caja Chica.

Artículo 37.-Reintegro. El Responsable del Fondo de Caja Chica reintegrará en efectivo el monto total que ascienda los comprobantes que presenten los encargados de las cajas auxiliares.

Artículo 38.-Casos no previstos: Los casos no previstos en este Reglamento se resolverán de acuerdo con la jurisprudencia administrativa, la Ley General de Administración Financiera y Presupuestos Públicos de la República, la Ley General de la Administración Pública, el Reglamento General Fondo de Caja Chica, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, la Ley y Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única y demás normativa conexa.

Artículo 39.-Se deroga el reglamento de fondos de caja chica del IAFA, aprobado por la Junta Directiva en sesión N° 15-05 celebrada el martes 26 de abril del 2005.

Artículo 40.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Aprobado por la Junta Directiva del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), mediante Acuerdo N° 5, Firme, de la Sesión Ordinaria N° 16-13 del 21 de mayo del 2013.