DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
(Esta norma fue derogada por resolución
CNSED-01-2018 del 15 de junio de 2018, "Emite normas sobre valoración
documental cuyo cumplimiento resulta obligatorio para todas las instituciones
que forman parte del Sistema Nacional de Archivos")
Resolución CNSED-02-2013.-Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos.-San José a las nueve horas del treinta
de octubre de dos mil trece.
Considerandos:
1º-Que de conformidad con el artículo N° 2 de la Ley
N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, esta resolución es de aplicación
para los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los
poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada
uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado.
2º-Que
el artículo 31 de la Ley N° 7202, establece que la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) es el Órgano de la Dirección
General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.
3º-Que
el artículo 35 de la Ley N° 7202 establece que todas las instituciones a que se
refiere el artículo 2° de la ley supracitada incluida
la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el
criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada
vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar
las resoluciones que al respecto emita la Comisión Nacional, las que serán
comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.
4º-Que
el artículo 120 del Reglamento a la Ley N° 7202 dispone que una de las funciones
de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es dictar
normas sobre selección y eliminación de los documentos que producen las
instituciones mencionadas en el artículo 2 de la Ley, sean las instituciones
que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
5º-Que
el artículo 131 del Reglamento de cita, establece que las entidades productoras
podrán hacer sus consultas a través de la tabla de plazos de conservación, que
es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o
recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus
características y se fija el valor administrativo y legal.
6º-Que
el artículo 132 del Reglamento a la Ley N° 7202, dispone que una vez aprobadas
las tablas de plazos, las instituciones pueden eliminar los tipos documentales
autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión. Sin embargo, las Tablas de
Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité
Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar
si los criterios originales son aún válidos.
7º-Que
el artículo 135 del Reglamento a la Ley N° 7202 establece que cada autorización
para eliminar documentos emanada de la Comisión Nacional comprenderá única y
exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.
8º-Que
la Norma 3.2008 emitida mediante la Resolución CNSED-01-2009 publicada en La
Gaceta N° 101 de 28 de mayo del 2009 indica que las eliminaciones
posteriores a la caducidad señalada para las tablas de plazos de conservación
de documentos (5 años) se realizan al margen de la ley. Por lo tanto,
Con base en las facultades que le confieren los
artículos 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y los artículos 120 y
131 de su Reglamento, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, mediante acuerdo 3, tomado en la sesión 47-2013 de 5 de diciembre
de 2013 acordó:
Emitir
la siguiente norma en la que se aclara la presentación, trámite y vigencia de
las tablas de plazos de conservación de documentos, cuyo cumplimiento resulta
obligatorio para todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional
de Archivos:
11.2013 Las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión,
tanto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED)
de cada institución que conforma el Sistema Nacional de Archivos, así como, de
la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), cada
cinco años a fin de determinar si los criterios originales son aún válidos.
Si antes
de los cinco años una institución revisa y actualiza su tabla de plazos, la
conoce el CISED de dicha institución y la eleva ante la CNSED, cumpliendo todo
el procedimiento formal establecido, concluido ese trámite, corre nuevamente el
plazo de 5 años que establece el artículo 132 del Reglamento a la Ley Nº 7202.
La
autorización de la CNSED para la eliminación de los tipos y series documentales
establecidos en la tabla de plazos y que carecen de valor científico cultural,
aplica para los documentos incluidos en esa tabla de plazos, así como los
producidos en los cinco años posteriores a la fecha de haber sido conocida la
tabla de plazos por esta Comisión Nacional.
Lo
anterior, siempre y cuando no exista un cambio en la normativa, funciones o
soporte que afecte la producción documental y por lo tanto, obligue a la
actualización de la tabla de plazos de conservación de documentos.
La
presentación de las actualizaciones de Tablas de Plazos, sólo podrá realizarse
cuando la dependencia que se presenta cuente con la Tabla de Plazos del
superior jerárquico inmediato conocida por esta Comisión y vigente.
Solo se
podrá presentar un máximo de 10 actualizaciones de Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos por solicitud, según se detalla en la norma 2.2012
de la Resolución CNSED-01-2012, publicada en el Alcance Digital N° 206 a La
Gaceta Digital N° 244 de 18 de diciembre de 2012.
Esta resolución deja sin efecto la norma 1-2012 de las
11 horas del 12 de setiembre de 2012, publicada en el Alcance Digital N° 206 a La
Gaceta Digital N° 244 de 18 de diciembre de 2012.