Texto Completo acta: 11DAAF
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
DIRECTRIZ GENERAL PARA LA NORMALIZACIÓN
DEL TIPO DOCUMENTAL ACTAS MUNICIPALES
(Esta
norma fue derogada mediante acuerdo N° 11 de la sesión N° 43-2017 del 15 de
noviembre del 2017 "Norma Técnica General para la Elaboración del Tipo
Documental "Actas Municipales")
text-indent:35.4pt'> La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano
Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le
confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990,
Considerando:
1º-Que el Código Municipal en sus artículos 47, 48 y
53 establece el procedimiento de elaboración, responsables e importancia de las
actas del Concejo Municipal.
2º-Que
la Ley General de Control Interno en su artículo 22 incluye como
responsabilidades de la Auditoría Interna la autorización mediante apertura de
los libros de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia
institucional.
3º-Que
el inciso 1 del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública
contempla la obligatoriedad sobre la utilización de actas en los órganos colegiados,
así como la información que éstas deben incluir.
4º-Que
actualmente los Concejos Municipales en el ejercicio de sus funciones producen
actas, consideradas de valor científico-cultural y que por ende son de
conservación permanente.
5º-Que
las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones
y actividades del quehacer municipal, por tanto, permiten conocer los
movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos.
Convirtiéndose en la constatación escrita de la historia del gobierno local en
particular y de la sociedad en general. Por lo que deben ser elaboradas de
manera metódica y ordenada.
6º-Que
de conformidad con las recomendaciones formuladas en el XI Seminario
Archivístico Municipal titulado "Creación, Utilización y Conservación de las
Actas Municipales", llevado a cabo el 11 de noviembre de 2005 se tomó la tarea
de formular una serie de recomendaciones técnicas sobre la producción de tan
importante tipo documental. Por tanto,
Por Acuerdo Nº 6 tomado en la
sesión Nº 31-2014, celebrada el 8 de octubre de 2014, emite la siguiente
Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio
en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema
1. Estructura. Con respecto a la confección material de las
actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando
improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones de
cualquier tipo, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del
texto y previo a las firmas pertinentes.
Para los efectos el
acta estará estructurada de la siguiente forma:
ARTÍCULO I.
Lectura y aprobación
del orden del día.
ARTÍCULO II.
Lectura y aprobación
del acta anterior.
ARTÍCULO III.
Audiencias.
ARTÍCULO IV.
Lectura de
correspondencia.
ARTÍCULO V.
Asuntos de Trámite
Urgente.
ARTÍCULO VI.
Informe de
Comisiones.
ARTÍCULO VII.
Mociones de los
señores Regidores.
Mociones del señor
Alcalde.
(Corregido
el punto 1) anterior referente a "Estructura", mediante Fe de Erratas y
publicada en La Gaceta N° 85 del 4 de mayo de 2016, página 20. Anteriormente se
indicaba: "1. Estructura. Con respecto a la confección material de las actas,
se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando
improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones ni alteraciones de
tipo alguno, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del
texto y previo a las firmas pertinentes.
Para los efectos el acta estará estructurada de la
siguiente forma:
Encabezado:
Artículo I
. Orden del día
Artículo II
. Audiencias (atención de público, juramentaciones)
Artículo III
. Lectura y aprobación de Acta anterior
Artículo IV
. Lectura de Correspondencia
Artículo V
. Asuntos de Trámite Urgente
Artículo VI
. Dictámenes de Comisión
Artículo VII
. Mociones de los señores Regidores
Artículo VIII
. Mociones del Señor Alcalde.")
Ficha articulo
2. Encabezado: Es el párrafo inicial de un acta que se
consigna los datos básicos que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 56 de
la Ley General de la Administración Pública, deben ser: número de sesión,
lugar, fecha de reunión, lista de personas asistentes y ausentes.
Se
recomienda incluir primero los números de sesión y acta (ya sea ordinaria o
extraordinaria), con el siguiente formato: centrado, mayúscula, negrita y a
espacio sencillo.
En el siguiente
párrafo se anotará: fecha, lugar, hora en que se celebra la reunión, nombres de
cada uno de los asistentes, ausentes, invitados y visitas, con indicación del
cargo en el siguiente orden:
1. Presidente.
2.
Vicepresidente.
3.
Regidores Propietarios.
4.
Regidores Suplentes.
5.
Síndicos Propietarios.
6.
Síndicos Suplentes.
7.
Alcalde
8.
Secretario
9.
Ausentes.
10.
Asistentes por invitación.
11.
Visitantes
Todo lo anterior se debe escribir, en minúscula,
justificado, con la fecha y hora escritas con letras.
La
numeración de las actas y sesiones se iniciará con 1, la numeración debe ir
acompañada del año con todos sus dígitos. Esto se hará hasta que finalice el
periodo correspondiente del Concejo Municipal de turno. Una vez finalizado
éste, e ingresada la nueva Corporación se vuelve a iniciar en 1, y así
sucesivamente con las demás administraciones.
Ficha articulo
3.
Cuerpo del acta. El acta deberá estructurarse en artículos, en donde cada tema
o punto de agenda corresponde a un artículo que debe llevar un título. Cada
artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, y con la
palabra ARTÍCULO, el número correspondiente y el título respectivo; se deben
utilizar números romanos y destacarlo con mayúscula, en negrita y seguidos de
un punto. Ejemplo:
ARTÍCULO I.
Lectura
y aprobación del acta anterior.
ARTÍCULO II.
Audiencias.
ARTÍCULO III.
Lectura
de correspondencia.
ARTÍCULO IV.
Asuntos
de Trámite Urgente.
ARTÍCULO
V.
Informe
de Comisiones.
ARTÍCULO
VI.
Mociones
de los señores Regidores.
ARTÍCULO
VII.
Mociones
del señor Alcalde.
Los acuerdos conviene redactarlos de una manera
precisa y clara. Se deberán digitar a espacio sencillo. Posteriormente se deben
desarrollar los criterios externados que justifiquen la decisión tomada. Estos
se deben de enumerar de forma consecutiva y anotándolos en mayúscula y negrita,
de esta forma: ACUERDO 1.
(*)Si el acuerdo queda en firme, después del texto del acuerdo
debe aparecer la frase: Acuerdo firme, anotándolo en mayúscula y negrita.
Previo a declarar el acuerdo definitivamente aprobado se debe de indicar, si es
el caso, el nombre del departamento o persona que debe ejecutarlo o bien a
quien se le deba de informar.
(*)Hay un tipo especial de acuerdo, que requiere ser tomado
por motivos especiales y, según el artículo 45 del Código Municipal, por las
dos terceras partes del Concejo consignando la frase "Definitivamente
aprobado", después del texto del acuerdo anotándolo en mayúscula y negrita. Son
típicos en caso de nombramientos emergentes, aprobaciones urgentes de
presupuesto o situaciones imprevisibles.
(*)En cuanto al párrafo de conclusión debe de redactarse en
forma sencilla, en el que se indique la hora en la que terminó la sesión.
Ejemplo:
"Siendo las
diecinueve horas con cincuenta minutos, el señor Presidente... da por concluida
la sesión"."
(*) (Corregido
mediante Fe de Erratas y publicada en La Gaceta N° 85 del 4 de mayo de 2016, página
20. Anteriormente se indicaba: "Si el acuerdo queda en firme, después del texto
del acuerdo debe aparecer la frase: ACUERDO FIRME, anotándolo en mayúscula y
negrita. Previo a declarar el acuerdo definitivamente
aprobado se debe de indicar, si es el caso, el nombre del departamento o persona
que debe ejecutarlo o bien a quien se le deba de informar.
Hay un tipo especial de acuerdo, que requiere ser
tomado por motivos especiales y, según el artículo 45 del Código Municipal, por
las dos terceras partes del Concejo consignando la frase "definitivamente
aprobado". Son típicos en caso de nombramientos emergentes, aprobaciones
urgentes de presupuesto o situaciones imprevisibles.
En cuanto al párrafo de conclusión debe de redactarse
en forma sencilla, en el que se indique la hora en la que terminó la sesión.
Ejemplo:
"Siendo las diecinueve horas
con cincuenta minutos, el señor Presidente...da por concluida la sesión".)
Ficha articulo
4. El
cierre de la sesión debe ir con las respectivas firmas del Presidente y
Secretario, según lo estipulado en el artículo 47 del Código Municipal,
procurando ubicarlas en el mismo folio en que terminó el acta. Además, debe
contemplarse que de acuerdo con el Dictamen de la Procuraduría General de la
República C-143-2000 del 28 de junio del 2000, se debe además acatar lo
establecido en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública.
Ficha articulo
5.
Formato del Tomo. Las actas deben conformarse en un libro debidamente
encuadernado, entendiéndose por esta acción el efecto de unir las hojas
mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas.
Ficha articulo
6.
Rotulación. Cada libro en su lomo debe indicar el número de tomo, rango de
actas que contempla y fechas extremas. En su carátula se debe rotular el nombre
de la Municipalidad, escudo, nombre de la oficina productora y periodo de la
corporación que abarca.
Ficha articulo
7.
Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño oficio ya que permite una mejor
manipulación del tomo, en cuanto a la cantidad de folios se considera no menos
de 250 folios y no más de 400 folios.
Ficha articulo
8.
Numeración y sellos. Cada folio debe ir numerado en el borde superior derecho,
iniciando con el número 001 consecutivamente hasta el número del último folio.
En el mismo borde debe aparecer, de forma centrada, el escudo y el nombre de la
municipalidad.
Sobre
el número de folio, en el mismo margen derecho a un nivel superior se colocará
el sello de la Auditoria Interna o la Contraloría General de la República.
En el
borde superior izquierdo se indicará un encabezado el número de acta y la fecha.
Lo anterior con el fin de evitar que habiéndose despegado una o varias páginas
de un documento pueda llegar a confundirse o resulte imposible identificar su
procedencia.
Al
margen izquierdo de cada folio se debe indicar el número de línea o renglón de
forma consecutiva a partir de 1 hasta donde lo permita el tamaño de la hoja.
Esto facilitará la anotación de correcciones en caso de ser necesario.
Debe
escogerse la opción de interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente, de
manera que cada página contenga exactamente 30 líneas o renglones.
Se utilizará la fuente en tamaño
12, tipo Times New Roman o Verdana!important, preferiblemente,
evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre
un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones.
Además,
si al finalizar un párrafo aún queda espacio para completar la línea o renglón,
éste deberá llenarse empleando una línea como se muestra a continuación:
.Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad y
Encargado del Archivo
Central"-------------------------------------------------Debe considerarse
dejar un espacio prudente, en los márgenes para que faciliten su proceso de
empaste y posterior manipulación.
Ficha articulo
9.
Tinta y Papel. Con relación a la calidad de papel a utilizar, así como la tinta
se debe aplicar lo estipulado en la Directriz General para la producción de
documentos en soporte papel de conservación permanente, publicado en La
Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010.
Ficha articulo
10.
Legalización. Según lo dispuesto en el Artículo 22, inciso e, de la Ley General
de Control Interno le compete a la Auditoria Interna autorizar, mediante razón
de apertura los libros de actas, entre otros, que deban llevar los órganos
sujetos a su competencia institucional, que son necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.
Ficha articulo
11.
Controles y Registros. Debe cumplirse con lo establecido en el artículo 46 del
Código Municipal, Ley N° 7794 del 30 de abril de 1998 y publicada en La
Gaceta N° 94 de 18 de mayo de 1998:
"Artículo 46.-El Secretario del Concejo formará
un expediente para cada proyecto, a él se agregarán el dictamen de Comisión y
las mociones que se presenten durante el debate; además, se transcribirán los
acuerdos tomados y al pie firmarán el presidente Municipal y el secretario".
Para
cada acuerdo debe formarse un expediente, al que deben agregarse todos los
documentos atinentes. Lo anterior es importante, además del control interno de
los asuntos municipales, para efectos del conocimiento por vía de recursos de
los acuerdos tomados y de las deliberaciones habidas. Cuando un acuerdo haya
sido objeto de impugnación, una vez denegado el de revocatoria y exista
interpuesta apelación subsidiaria, se deberá enviar el expediente (junto con el
acuerdo impugnado) al Tribunal Superior Contencioso Administrativo, Sección
Tercera, previo emplazamiento de las partes; igualmente cuando únicamente se
interpone el recurso de apelación. Ver artículo 156. Respecto a las funciones
del secretario, véase además art. 53.
Además,
se recomienda conformar un expediente para cada sesión con la documentación que
sustenta los asuntos tratados en cada sesión, de conformidad al orden del día.
En ese
expediente se agregarán los documentos atinentes, lo cual es importante, además
del control interno de los asuntos municipales, para efectos de conocimiento
por vía de recursos de los acuerdos tomados y de las deliberaciones habidas.
Asimismo,
se debe llevar el respectivo control de acuerdos y un registro por asuntos.
Este puede ser manual, tipo fichero, o automatizado en una base de datos.
Ficha articulo
12.
Producción de documentos en soporte electrónico y digitalización de actas. En
caso de que la institución cuente con los recursos para digitalizar las actas o
planee producir dichos documentos en soporte electrónico, deberá contemplar lo
dispuesto en la Ley Nº 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrónicos, y su reglamento. Además, debe acatarse los lineamientos
establecidos en la Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente y emitidos por el Ministerio de Ciencia y
Tecnología publicada el 20 de mayo del 2013 en el alcance digital N° 92 de la
edición N° 95 del Diario Oficial La Gaceta.
Asimismo, debe cumplir
con la Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos
producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta N° 61 del 28
de marzo de 2008, su fe de erratas, publicada en La Gaceta número 83 de
30 de abril de 2008.
Ficha articulo
Fecha de generación: 26/4/2024 08:23:27
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