Artículo
4º-Que a los efectos de evitar la innecesaria onerosidad que representa el
gasto de la publicación total de este Acuerdo, habida cuenta de que las
tecnologías de información disponibles en la actualidad permiten su adecuada
accesibilidad sin perjuicio de los principios de transparencia y publicidad; su
detalle se publicará en la intranet: web.gobiernodecostarica.org, ubicado en la
pestaña "Documentos", sección "De Interés - Asesoría Jurídica", o bien mediante
el siguiente enlace:http://web.gobiernodecostarica.org/images/stories/docs/AJ/manual_
de_procedimientos_para_los_funcionarios_de_los_archivos_de_gestic3b3n. pdf,
su versión original impresa, se custodiará en los archivos de la Presidencia.
M
(Nota
de Sinalevi : El presente manual fue proporcionado por el Ministerio de la
Presidencia y se transcribe a continuación:)
- Archivo
Central
- Elaborado
por: Ricardo Zúñiga Zúñiga
- MANUAL
DE NORMAS Y
- PROCEDIMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS
Tabla de Contenidos
1. Introducción ................................................................................................................................
2
2. Objetivo General ........................................................................................................................
3
3. Área de Aplicación ....................................................................................................................
3
4. Responsables .............................................................................................................................
4
5. Procedimientos ..........................................................................................................................
4
5.1 Procedimiento: Recepción
de Documentos .................................................................
5
5.2 Procedimiento: Producción
Documental ....................................................................
10
5.3 Procedimiento: Traslado
Interno de Documentos ....................................................
16
5.4 Procedimiento: Traslado
de documentos por competencia ..................................
20
5.5 Procedimiento:
Clasificación y Ordenación de Documentos ................................
23
5.6 Procedimiento:
Facilitación de Documentos .............................................................
34
5.7 Procedimiento:
Conformación y Foliación de Expedientes ...................................
39
5.8 Procedimiento: Solicitud
de Asesoría Archivística ..................................................
45
5.9 Procedimiento: Valoración
Documental ......................................................................
48
5.10 Procedimiento:
Eliminación de Documentos ..........................................................
54
5.11 Procedimiento:
Transferencia Documental ..............................................................
60
5.12 Procedimiento: Remisión
de Documentos o Correspondencia .........................
68
5.13 Procedimiento: Políticas
para la Conservación de Documentos .......................
73
6. Anexos ........................................................................................................................................
80
1. Introducción
La particularidad que tiene la Presidencia de
la República y todos sus despachos, direcciones, oficinas y unidades que la
conforman, en cambiar de personal cada cambio de administración, obliga a tener
instrumentos necesarios para brindar un adecuado proceso de inducción a los
funcionarios nuevos y así contar con una única forma de organización
documental en la Presidencia de la República.
Por tal motivo, se confecciona el siguiente
Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos dirigido para todos (as) los
(as) funcionarios (as) que reciben y producen
documentos en soporte papel o electrónico, como producto de la gestión
pública que desempeña, como: fotos, audiovisuales, planos, cartas, informes,
manuales, controles, entre otros.
Las ventajas de tener un
manual de procedimientos archivísticos son:
Documentar los procedimientos que deben
ejecutarse en todos los archivos de gestión de la Presidencia de la República,
por lo tanto queda por escrito las responsabilidades de los (as) funcionarios
(as) encargados (as) del archivo.
Agilizar el funcionamiento de la institución,
ya que al tener un sistema físico de gestión documental, permite que la
información sea localizada de manera pronta y oportuna, evitando la pérdida de
información.
Insumo para brindar asesorías por parte del
Archivo Central, debido a que se cuenta con los elementos necesarios para
estandarizar los procedimientos.
La implementación en los
archivos de gestión de este manual, permite el debido cumplimiento de la Ley
del Sistema Nacional de Archivo No. 7202 y su reglamento, la Ley General de
Control Interno No. 8292, Ley de certificados, firmas digitales y documentos
electrónicos No. 8454 y su reglamento, entre otros. Las cuales amparan la
creación de normativa y regulación interna en las instituciones para permitir
el adecuado uso y control
Por lo tanto, la
implementación de las normas y procedimientos que se establecen en el
presente manual, son de uso obligatorio para
todos (as) los (as) funcionarios (as) que tienen
a su cargo la manipulación directa o
indirecta de los documentos recibidos y producidos en
la ejecución de sus funciones, garantizando
de esta manera la transparencia administrativa
y el ejemplo a seguir por parte de todas las
instituciones del sector público.
2. Objetivo General
Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de
la gestión documental de todas las dependencias de la Presidencia de la República
mediante la formalización y normalización de los procedimientos de organización
de los archivos de gestión que conforman el Sistema Institucional de Archivos.
3. Área de Aplicación
La aplicación de todos los
procedimientos que se desarrollan en este manual, deben ser implementados por
todas las oficinas y archivos de gestión de la Casa Presidencial, que se
encuentra integrada por los siguientes despachos: Presidente de la República,
Primera Vicepresidencia, Segunda Vicepresidencia, Primera Dama, Secretaría del
Consejo de Gobierno, Dirección de Información y Comunicación, Escolta
Presidencial, Ministro de la Presidencia, Auditoría Interna, Planificación
Institucional, Dirección Jurídica, Viceministerio de la Presidencia en Asuntos
Políticos y sus dependencias, Dirección de Gestión Presidencial y sus
dependencias y el Viceministerio de la Presidencia Asuntos Legislativos.
Se excluyen del área de
aplicación los entes adscritos, por la existencia de Archivos Centrales en esas
instituciones que regulen los procesos archivísticos amparados a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento.
4. Responsables
Todos (as) los (as)
funcionarios (as) de las oficinas, departamentos, direcciones y despachos de la
Presidencia de la República (incluidos en el punto 3), que tengan acceso a los
documentos físicos o electrónicos y hacen uso de los mismos.
5. Procedimientos
A continuación se
desarrollan todos los procedimientos esenciales a implementarse en los archivos
de gestión, para permitir la adecuada organización de los documentos de todas
las oficinas, garantizando el acceso a la información y la transparencia
administrativa de las oficinas, departamentos, direcciones y despachos de la
Presidencia de la República.
5.1 Procedimiento: Recepción
de Documentos
5.1.1 Objetivo:
Controlar adecuadamente todos los documentos
que ingresan a la oficina, con el fin de garantizar el seguimiento de la
documentación y su rápida localización.
5.1.2 Alcance:
El procedimiento aplica para todas las
oficinas, departamentos, direcciones y despachos que conforman la Presidencia de
la República y tienen a su cargo el recibir documentación de otras
dependencias internas o externas.
5.1.3 Referencias:
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202.
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de
Archivo Decreto Ejecutivo No. 24023.
Ley General de Control Interno No. 8292.
5.1.4 Responsables
Los (as) funcionarios (as)
encargados (as) de recibir los documentos de todas las dependencias de la
Presidencia que ingresan a la oficina, son los responsables del cumplimiento de
este procedimiento para un adecuado control y seguimiento de la documentación.
5.1.5 Definiciones
Número de Orden:
Consecutivo numérico que se coloca en la esquina superior derecha de los
documentos y refleja la cantidad de documentos recibidos en un día. Registro de
Entrada de Documentos: Instrumento físico o electrónico que permite controlar
la cantidad de documentos que se reciben, las series documentales y la oficina
productora, para darle un adecuado seguimiento a los documentos.
Serie Documental: Es la
agrupación de varios documentos de un mismo tipo documental con características
homogéneas.
5.1.6 Políticas
Todos los documentos recibidos en la oficina deben ser incluidos en el
Registro de Entrada de Documentos.
El Registro de Entrada de Documentos debe estar al acceso de todos (as)
los (as) funcionarios (as) de la oficina, para que en caso de consulta,
cualquier otra persona pueda verificar el estado del documento dentro de la
oficina, en ausencia del o la recepcionista.
Los campos establecidos en el Anexo 1 son los básicos que debe contener
el Registro de Entrada de Documentos, el agregarle más campos queda a elección
de cada dependencia.
En caso de contar con un sistema de seguimiento de correspondencia, se
deben seguir los pasos propios del sistema, los cuales deben ser debidamente
aprobados por el Archivo Central.
5.1.7 Procedimientos:
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a) de
Correspondencia
Interna o Externa
|
Entrega el documento a él
(la) recepcionista de la
oficina que recibe la
documentación.
|
|
2
|
Recepcionista
|
Escribe en la esquina
superior derecha del documento
el número de orden (número
consecutivo diario), la fecha de recibido y si es necesario las iniciales
de la
persona que recibió el
documento. Este registro debe
hacerse con lapicero y de
forma discreta (tamaño de
la escritura sea pequeña
pero visible).
|
|
3
|
Recepcionista
|
Llena el Registro de
Entrada de Documentos (Anexo
1) de la siguiente manera:
Número de Orden: es el número consecutivo
que se consignó en el
documento físico en la
esquina superior derecha.
En caso de ser un
documento electrónico se
escribe que es un
documento en soporte
electrónico en la casilla
de número de orden.
Tipo de Documento: Se indica que documento
se está recibiendo en la
oficina. Por ejemplo:
carta, circular, informe,
plan, entre otros.
Número de Documento: Corresponde al
número de documento que
está siendo
recibido en la oficina, en
caso de los
documentos que no cuentan
con este número
se utiliza N/A (No
Aplica).
Remitente: Indicar el nombre de la
dependencia que está
enviando el documento
a la oficina.
Asunto: una muy breve descripción del
documento, de qué trata.
Fecha de Recibido: indicar el día y la hora
del
recibido del documento en
la oficina.
Recibido por: Nombre del funcionario que
recibe el documento.
Trámite: Se debe indicar el estado del
documento. Por ejemplo: se
trasladó al jefe de
despacho, se archivó,
entre otros. Es
importante aclarar que el
trámite se visualiza
como finalizado cuando el
documento es
archivado.
Número del oficio para la respuesta: Es el
número consecutivo de la
oficina que se
asigna a un documento, en
caso en que el
trámite sea dar respuesta
o contestar.
Destino del oficio de respuesta: Indicar el
nombre de la oficina o
persona a la que se le
envía la respuesta del
documento.
|
|
4
|
Recepcionista
|
Archiva el documento sino
va a ser trasladado a
ningún funcionario para
su respuesta o seguimiento
(Procedimiento 5.5).
|
|
5
|
Recepcionista
|
Traslada el documento al
Funcionario (a)
correspondiente
(Procedimiento 5.3).
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.2
Procedimiento: Producción Documental
5.2.1 Objetivo:
Normalizar y garantizar el uso correcto de los
tipos documentales en las oficinas,departamentos, direcciones y despachos,
mediante el establecimiento de políticas sobre el uso de los tipos documentales
más utilizados (oficios, circulares y memorandos).
5.2.2 Alcance
Los procedimientos y políticas aplican para
todas las oficinas, departamentos, direcciones y despachos de la Presidencia de
la República.
5.2.3 Referencias
Manual de Políticas y Procedimientos para los
Archivos de Gestión
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su reglamento.
Ley General de Control Interno No. 8292.
Ley General de Administración Pública No.
6227.
5.2.4 Responsables
Todos (as) los (as) funcionarios (as) que
producen documentos para ser enviados interna y externamente de la oficina
productora.
5.2.5 Definiciones
Correspondencia: Conjunto de cartas enviadas y
recibidas.
Circulares: Es un documento escrito o digital
que tiene carácter informativo, dirigido de un superior jerárquico a todo el
personal a su cargo o de su competencia.
Memorando: Es un documento escrito dirigido
del superior jerárquico a uno o varios subalternos de forma interna.
Oficina Productora: Es la oficina que se
encarga de producir los documentos.
Oficio (carta): Es un documento o comunicación
escrita o electrónica, de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado
por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o
privadas.
Serie Documental: Es la agrupación de varios
documentos de un mismo tipo documental con características homogéneas.
Tipo Documental: Es el documento producido por
un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos.
5.2.6 Políticas
El uso de los oficios debe realizarse estrictamente con el formato de
carta, para mantener su carácter formal de la comunicación tanto interna como
externa. Nunca se debe utilizar el formato clásico de las circulares (de, para,
asunto, fecha y contenido de la circular) para confeccionar un oficio.
Las circulares se deben utilizar para comunicaciones hacia los
colaboradores, nunca para un superior ni correspondencia externa.
El memorando debe ser utilizado únicamente a un uso exclusivo interno de
cada oficina, departamento, dirección o despacho.
El número de oficio y la nomenclatura del mismo, va a depender de la
complejidad interna de cada una de las oficinas, departamentos, direcciones y
despachos; esto va a depender de las funciones que cada oficina tenga a lo
interno
Se debe utilizar un control físico o digital (sistema automatizado o en
Excel) de asignación de consecutivos (Anexo 2), para evitar duplicidades de número
de oficios, el cual debe tener como mínimo los siguientes campos: número
consecutivo, la fecha, el asunto, el destinatario y el nombre de la persona que
prepara el documento.
Para cada tipo documental (circulares, memorandos y oficios) se le debe
asignar un número consecutivo independiente uno del otro.
El número de consecutivo es anual, por lo que cada año vuelve a iniciar
en 01 al infinito y se indica el año vigente.
Todo documento confeccionado en la Presidencia de la República debe
contar con el membrete oficial del gobierno de Costa Rica.
5.2.7 Procedimientos:
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a) a cargo
de asignar
consecutivos
|
Recibe solicitud verbal o
escrita de brindar un
número de consecutivo de
oficio.
|
|
2
|
Funcionario (a) a cargo
de asignar
consecutivos
|
Registra en el Control de
Consecutivos (anexo 2)
los datos correspondientes
para el documento por
confeccionar.
|
|
3
|
Funcionario (a)
confecciona el
documento
|
Procede a la confección
del documento el cual debe
tener los siguientes
elementos, dependiendo del
tipo documental:
a. Oficios:
- Membrete
- Consecutivo de oficio
- Fecha
- Datos del Destinatario
- Saludo
- Texto o Cuerpo de la
carta
- Despedida
- Datos del Remitente
- Iniciales de quien
prepara el documento
- Sello de la oficina
- Indicar si existen
anexos
- Copias producidas: Copia
para otras
oficinas y copia archivo
b. Circulares:
- Membrete (opcional)
- Palabra Circular (arriba
del documento y
en el centro)
- Número de consecutivo
de circulares, al
centro debajo de la
palabra Circular
- Para: A quienes va
dirigida la circular.
- De: Persona que firma la
circular.
- Asunto: Descripción del
tema de la
circular.
- Fecha: de la Circular
- Texto o Cuerpo de la
circular.
- Despedida
- Firma y Sello: Se coloca
al lado derecho
del nombre de la persona
que firma y el
cargo.
c. Memorandos: Contiene
exactamente los
mismo campos que la
circular, con la única
variable que se reemplaza
la palabra
circular al centro de la
parte superior de la
hoja por la palabra
Memorando. Este tipo
documental se utiliza
principalmente para
una comunicación de un
superior a un
funcionario específico.
|
|
4
|
Funcionario (a)
confecciona el
documento
|
Imprime de acuerdo con la
cantidad de copias que
necesite.
|
|
5
|
Funcionario (a)
confecciona el
documento
|
Remite el documento a la
persona encargada de
firmar documentos en la
oficina y posterior le coloca
el sello.
|
|
6
|
Funcionario (a)
confecciona el
documento
|
Entrega la copia de
archivo al encargado(a) del
Archivo de Gestión y el
documento original se
traslada mediante el
Procedimiento 5.12.
|
|
|
Encargado(a) del
Archivo de Gestión
|
Archiva el documento de
acuerdo con los
lineamientos del
Procedimiento 5.5
|
5.2.8 Diagrama de Flujos
5.3
Procedimiento: Traslado Interno de Documentos
5.3.1 Objetivo
Mejorar los sistemas de control interno que se
utilizan para el traslado interno de los documentos de las oficinas,
departamentos, direcciones y despachos de la Presidencia de la República,
mediante el uso de controles simples para localizar los documentos y establecer
los responsables de cada trámite.
5.3.2 Alcance
Este procedimiento aplica para todas las
oficinas, departamentos, direcciones y despachos que deben trasladar los
documentos a otros funcionarios dentro de su misma dependencia.
5.3.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su reglamento
Ley General de Control Interno No. 8292
5.3.4 Responsables
El (la) Funcionario (a) que se encarga de
recibir los documentos que ingresan a la oficina, departamento, dirección o
despacho y requiere que la documentación recibida sea traslada internamente
para su correspondiente respuesta o archivo.
5.3.5 Definiciones
Registro de Traslado Interno de Documento: Es
un instrumento que se utiliza para que la persona encargada de recibir la
documentación la traslade internamente a la persona correspondiente, dejando un
respaldo de su entrega, y salvando de esta forma de responsabilidades en caso de
extravío. Se puede utilizar de varias maneras: una bitácora manual donde se
registra uno a uno los documentos por trasladar o un registro en computadora
donde se anotan los documentos.
5.3.6 Políticas
Todos los (as) funcionarios (as) que trasladen internamente documentos
deben
utilizar el instrumento de Traslado Interno de
Documentos, que es un registro de los
documentos entregados con su correspondiente
recibido.
Todas las modificaciones al instrumento son válidas, cada oficina,
departamento,
dirección o despacho lo adapta a sus
necesidades.
5.3.7 Procedimientos:
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a) realiza
el traslado
|
Identifica los documentos
que van a ser trasladados
para dar una respuesta o
para archivar.
|
|
2
|
Funcionario (a) realiza
el traslado
|
Anota todos los documentos
para trasladar en el
Registro de Traslado
Interno de Documentos
(Anexo 3) con los
siguientes elementos básicos:
Número de Documento: es el consecutivo o
número del documento
recibido en la oficina
y que va a ser trasladado
internamente.
Remitente del documento: Nombre de la
oficina que produce el
documento a
trasladar.
Trasladado al Funcionario: Nombre del
funcionario al que se le
traslada el
documento.
Fecha del traslado: indicar la fecha exacta
en que se realiza el
traslado del documento,
es importante dejar un
antecedente de la
fecha del traslado en caso
de un reclamo.
Firma y fecha de recibido: La persona que
recibe el documento debe
firmar que recibe
la documentación anotada
en el registro y la
fecha en la cual recibe
los documentos.
|
|
3
|
Funcionario (a) realiza
el traslado
|
Envía el Registro de
Traslado Interno de
Documentos junto con los
documentos al
funcionario
correspondiente.
|
|
4
|
Funcionario (a) recibe
los documentos
|
Coteja el Registro contra
los documentos que se le
están entregando.
|
|
5
|
Funcionario (a) recibe
los documentos
|
Firma el Registro de
Trasladado de Documentos y
se lo devuelve al
Funcionario (a) que le está
haciendo entrega de la
documentación.
|
|
6
|
Funcionario (a) realiza
el traslado
|
Archiva el Registro de
Traslado de Documento en
un cartapacio (AMPO) o en
un folder o carpeta.
|
5.4 Procedimiento: Traslado
de documentos por competencia
5.4.1 Objetivo
Normalizar el procedimiento de traslado de
documentos por competencia, a otra oficina distinta en la que inicialmente fue
entregada la documentación. Mediante el establecimiento de políticas y de un
registro para realizar el correspondiente traslado.
5.4.2 Alcance
Aplica para todas las oficinas, departamentos,
direcciones y despachos de la Presidencia de la República que por sus funciones
y competencias deban trasladar a otra dependencia los documentos para que sean
resueltos o tramitados.
5.4.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No.7202 y
su reglamento.
Ley General de Control Interno No. 8292.
5.4.4 Responsables
Funcionarios (as) encargados(as) de realizar
las labores de oficina y deban preparar los documentos para enviarlos o
trasladarlos.
5.4.5 Definiciones
Competencia Jurídica: Es la atribución jurídica
que cuenta una institución para poder resolver satisfactoriamente un trámite o
gestión. Cuando una gestión no es competencia de una oficina, esta debe
trasladar la documentación a la oficina competente.
Trámite: Es la gestión que realizada una
persona ante una institución para buscar un resultado o un producto.
5.4.6 Políticas
Todas las oficinas, departamentos, direcciones y despachos deben
trasladar a la dependencia correspondiente los documentos que no sean
competencia jurídica para resolver.
El traslado debe realizarse de manera formal, por medio de un oficio. En
caso de que la oficina haya recibido originales los mismos son trasladados a la
dependencia competente, dejando una copia de respaldo en caso de alguna
consulta.
5.4.7 Procedimientos:
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Secretaria (o)
|
Recibe la solicitud por
parte de un superior para que
realice el traslado de la
documentación.
|
|
2
|
Secretaria (o)
|
Confecciona el oficio de
remisión de documentos
para el traslado
correspondiente.
|
|
3
|
Secretaria (o)
|
Traslada el oficio al
superior jerárquico para que
sea firmado.
|
|
4
|
Jefatura de la oficina
|
Devuelve el oficio firmado
a la secretaria (o) para
que continúe el trámite.
|
|
5
|
Secretaria (o)
|
Adjunta los documentos
originales al oficio, para
enviarlo a la dependencia
competente de dar
trámite a la consulta
|
|
6
|
Secretaria (o)
|
Envía por correspondencia
de la Presidencia la
documentación para su trámite.
|
|
7
|
Secretaria (o)
|
Entrega la copia al
encargado(a) del archivo de
gestión.
|
|
8
|
Encargado (a) del
archivo de gestión
|
Archiva el documento
|
5.5
Procedimiento: Clasificación y Ordenación de Documentos
5.5.1 Objetivo:
Normalizar los conocimientos de los (as)
funcionarios (as) responsables de la organización de los archivos de gestión
de la Presidencia de la República, mediante la implementación de guías
normalizadas creadas por el Archivo Central para la clasificación y la ordenación
de los documentos. Lo que permite que todos (as) los (as) funcionarios (as)
tenga los conocimientos necesarios para organizar cualquier archivo de gestión
de la Presidencia de la República.
5.5.2 Alcance
Este procedimiento debe aplicarse en todos los
archivos de gestión de la Presidencia de la República.
5.5.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su Reglamento
Cuadro de Clasificación de Documentos (Anexo
4)
Criterio de la Procuraduría C-363-2008
5.5.4 Responsables
Es obligación de los (as) encargados(as) de
los archivos de gestión de la Presidencia de la República, la implementación
de este procedimiento en sus respectivos archivos.
5.5.5 Definiciones
Ámbitos: Son las 6 divisiones que conforman
el cuadro de clasificación de documentos. Cada uno representa el tipo de relación
documental.
Archivo Central: Es una unidad jerárquicamente
adscrita al superior administrativo de la
Presidencia de la República, el cual tiene
como objetivo principal de brindar asesorías, capacitaciones, lineamientos y
normativa archivística de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Archivos
No. 7202, de la misma manera velar por el cumplimiento de todos los
lineamientos y normativas vigentes. Además tiene a su cargo aquella
documentación entre los 5 a 20 años de haber sido producida y que aún tenga
valor administrativo o legal.
Archivo de Gestión: Es el lugar donde se
custodian todos los documentos producidos y recibidos por una oficina,
departamento, dirección o despacho. Es la primera etapa del ciclo de vida de
los documentos, los cuales generalmente tienen una valor legal-administrativo
entre los 0 a 5 años en la oficina. En esta etapa los documentos reciben todo
el tratamiento archivístico (clasificación, ordenación, descripción, selección
y eliminación) para conservar adecuadamente la documentación y facilitar la
información a los usuarios. Los documentos que se conservan en este tipo de
archivo son de consulta frecuente.
Clasificación documental: Es el procedimiento
mediante el cual se identifican y agrupan las series documentales; se organizan
mediante el principio de procedencia y el respeto del orden original de los
documentos representado en un cuadro de clasificación de los documentos.
Existen 4 sistemas diferentes de clasificación: Orgánico (estructura orgánica),
Orgánico-Funcional (combinación de la estructura orgánica y las funciones de
la oficina productora), Funcional (análisis de las funciones y los documentos
como producto) y Asuntos o Materias (el tema de los documentos). En el caso de
la Presidencia de la República se utiliza el sistema orgánico por su
simplicidad de implementación.
Cuadro de Clasificación: Es una adaptación
de la estructura orgánica de la Presidencia de la República y del sector público
de Costa Rica, para implementarse en todos los archivos de gestión de la
institución. En el cual se detalla la procedencia de los documentos y las
series documentales que conforman cada una de las procedencias. En este cuadro
se reflejan todos los documentos enviados y recibidos en una dependencia,
facilitando la ubicación de la información y su organización.
Encargado(a) del Archivo de Gestión: Es el
Funcionario (a) responsable de velar por la adecuada administración, conservación,
facilitación y organización de los documentos recibidos y producidos en la
oficina.
Expediente: Es una serie documental compuesta,
que está conformada con tipos documentales diferentes, con procedencias muchas
veces de diversos orígenes y destino, pero unificados en un solo folder por el
asunto o tema. Ejemplo: Expedientes de Funcionarios, Expedientes Disciplinarios,
entre otros. Deben estar debidamente foliados de acuerdo a los lineamientos del
presente procedimiento.
Oficina Productora: Es la dependencia que
recibe y produce los documentos, cada oficina productora se refleja en el ámbito
I del cuadro de clasificación (Anexo 4).
Ordenación Documental: Es la asignación de
un criterio previamente establecido para la
adecuada organización de varios documentos de una misma serie
documental, con el objetivo de facilitar la localización de los documentos
dentro de cada carpeta o folder. Los principales criterios de ordenación son
los siguientes:
Numérica: Es la ordenación de los documentos mediante un número
consecutivo ÚNICO, el cual se ordena de menor a mayor. Por lo general los
documentos financieros (cheques, recibos de dinero, entre otros) se ordenan
utilizando este criterio, siempre y cuando no formen parte de un expediente.
Alfabética: Es ordenar los documentos con nombres de personas, lugares,
instituciones, asuntos, materias o eventos, de acuerdo la orden de las letras
del alfabeto, iniciando en la letra A y finalizando en la letra Z. Por ejemplo:
expedientes de funcionarios, expedientes clínicos, entre otros.
Cronológica: Es la ordenación de los documentos de acuerdo con la fecha
del documento, es el criterio de ordenación de uso más frecuente, ya que se
aplica a la correspondencia, circulares, informes, entre otros.
Principio de Procedencia: Determina que los
documentos recibidos y producidos por una oficina, departamento, dirección,
despacho o institución no deben mezclarse con los producidos por otras
dependencias.
Respeto del Orden Original: Determina que no
se debe modificar el orden establecido de los documentos por la oficina
productora. Ejemplo: correspondencia, circulares, informes, entre otros.
Serie Documental: Es la agrupación de varios
documentos de un mismo tipo documental con características homogéneas.
Tipo Documental: Es el documento producido por
un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos.
Unidad Documental Compuesta: Es la agrupación
de diferentes tipos documentales unidos por un mismo asunto o materia. Ejemplo:
Expedientes de Funcionarios, Expedientes Administrativos, entre otros.
5.5.6 Políticas
Cada unidad, departamento, dirección y despacho debe contar con un
archivo de gestión para custodia de los documentos recibidos y producidos
dentro de la oficina. Este archivo debe estar debidamente organizado de acuerdo
con los lineamientos del presente manual y en especial de este procedimiento.
En el proceso de implementación del cuadro de clasificación únicamente
se debe crear la estructura (carpeta colgante con su respectiva pestaña plástica
indicando el nombre de la dependencia) con aquellas oficinas, departamento,
direcciones, despachos, instituciones o particulares donde exista una relación
documental (documentos enviados y recibidos). No se debe desarrollar la
estructura sin tener documentos de las oficinas.
No se deben mezclar series documentales diferentes, cada serie debe estar
archivada en folders distintos. Excepto los expedientes que son una serie
documental compuesta y en su interior contiene diversos documentos que se
encuentran unificados por un mismo asunto o materia.
No se deben crear los llamados "archivos personales" para uso de
documentos de la oficina, ya que todos los documentos que se reciben y producen
deben ser custodiados por el Archivo de Gestión, para evitar la duplicidad
documental y el uso innecesario de recursos, por lo que la documentación se
centraliza en un solo archivo de gestión.
En caso de uso de documentos con firma digital que no cuenten con un
sistema de gestión electrónica de documentos, se deben archivar en la
computadora del encargado(a) del archivo de gestión, con respaldos constantes
en los servidores para los documentos electrónicos de los (as) funcionarios
(as).
Los oficios enviados y recibidos deben estar archivadas en un mismo
folder o carpeta con el nombre de correspondencia, no se debe separar entre
enviada y recibida.
La implementación del Cuadro de Clasificación es obligatorio para todos
los archivos de gestión de la Presidencia de la República.
La numeración y los colores establecidos en el Cuadro de Clasificación
deben respetarse, de igual manera el orden jerárquico establecido en esta guía.
No se deben mezclar dos o más criterios de ordenación en una misma
serie documental, en caso modificación es necesario cambiar absolutamente todos
los documentos que conforman la serie para que quede con un criterio unificado.
De acuerdo con el criterio emitido por la Procuraduría General de la República
C- 363-2008, los expedientes administrativos deben ser ordenados cronológicamente
de forma ascendente, es decir que al abrir el expediente el documento más
antiguo se encuentre de primero y tenga el número de folio menor.
En una carpeta colgante pueden haber la cantidad de folders que se desee,
siempre y cuando no supere la capacidad máxima de conservación (4.5 centímetros),
en caso de superar esa capacidad es necesario colocar una carpeta colgante detrás
y trasladar los folders para hacer el espacio necesario y así sucesivamente.
5.5.7 Procedimiento
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Recibe el o los documentos
para archivar.
|
|
2
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Identifica el origen o
destino del documento
(Principio de
Procedencia). En este paso el (la)
encargado (a) del archivo
de gestión debe observar
en los documentos:
Recibidos: Nombre de la oficina que está
entregando el documento
(donde procede).
Enviados: Nombre de la oficina de destino
(hacia donde se envía el
documento).
Únicamente los documentos
que conforma un
expediente pueden
mezclarse (sin respetar la
procedencia) ya que son
parte de un tema en
común, los demás
documentos no deben
mezclarse con documentos
de otras dependencias,
es necesario tener mucho
cuidado en el momento
de identificar la
procedencia de los documentos.
|
|
3
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Agrupa todos los
documentos mediante el Principio
de Procedencia y el
Respeto del Orden Original de
los Documentos.
|
|
4
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Conforma las series
documentales con los
documentos de cada grupo
hecho (paso 3), en este
paso es importante NUNCA
mezclar diferentes
tipos documentales ni la
procedencia de los
mismos.
|
|
5
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Establece el criterio de
ordenación a las series
documentales recién
conformadas, que le permita
facilitar la localización
de los documentos. Los
criterios de ordenación
son:
Cronológico: ordenación de los documentos
que conforman la serie
documental
utilizando la fecha ya sea
descendente o
ascendente (excepto los
expediente
administrativos),
utilizando el siguiente
orden de prioridades:
1. Fecha del Documento.
2. En caso que el
documento no tenga
fecha, se utiliza la fecha
de recibido en
la oficina.
3. Sin fecha de recibido,
se coloca de
primero en el momento de
archivar.
Alfabético: Utilización del orden de las
letras
del alfabeto para ordenar
nombres de
personas, lugares,
eventos, entre otros.
Número: Ordenación de los documentos
mediante un número
consecutivo único, ya
sea de forma ascendente o
descendente.
Los expedientes
administrativos deben ser
ordenados de forma cronológica
ascendente, tal
como lo establece el
ordenamiento jurídico.
|
|
6
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Inicia la tarea de
organización de los documentos
del Archivo de Gestión,
de acuerdo con el orden
establecido en el Cuadro
de Clasificación de
Documentos (anexo 4) por
procedencia y
respetando el orden
original de los documentos.
|
|
7
|
Encargado
(a) Archivo
de Gestión
|
Revisa en el cuadro de
clasificación digital (anexo
4) y ubica el nombre de la
oficina de procedencia
del documento (recibido o
enviado).
|
|
8
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Verifica que en el cuadro
aparezca el nombre de la
institución y si tiene
escrito la serie documental,
esto significa que la
carpeta colgante, su pestaña y
algún folder con
documentos ya fueron creados
previamente. En caso que
no aparezca escrita el
nombre de la serie
documental indica que no hay
folder ni carpetas
colgantes creadas.
|
|
9
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Procede a anotar (cuadro
de clasificación digital)
debajo de la dependencia
con una viñeta el nombre
de la serie documental,
esto permite identificar el
tipo documental que hay en
el archivo, sin
necesidad de desplazarse
al archivo físico para
revisar. Ejemplo:
3.3.14 Ministerio de Salud
Correspondencia con el Ministerio de Salud
Boletines del Ministerio de Salud
En el caso anterior se
puede determinar que hay en
el archivo: boletines y
correspondencia con el
Ministerio de Salud.
Los documentos que no
tienen carpeta colgante
ver el paso 11 y aquellas
series documentales
que no tengan folder pero
si carpeta colgante
creada ver paso 13.
|
|
10
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Archiva los documentos que
ya tienen carpeta
colgante y el folder
correspondiente a la serie
documental, de acuerdo con
el método de
ordenación visto en el
paso 5. Y verifica que ese
orden se mantenga a lo
interno de los documentos del folder, en caso de encontrar diferencia los
ordena de tal forma que
respete el criterio o sistema
de ordenación
establecido.
|
|
11
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Crea la pestaña de
acuerdo con el color establecido
en la introducción del
cuadro de clasificación
(anexo 4), de acuerdo con
la ubicación de la oficina
en los diferentes ámbitos.
Una vez elaborada la
pestaña se coloca en la
carpeta colgante de la
siguiente forma:
Pestañas con la palabra ámbito (6 ámbitos
total) en el centro de la
carpeta colgante.
Pestaña Nombre de la Oficina Productora
extremo izquierdo.
Pestañas Nivel Político de igual manera al
extremo izquierdo.
Pestañas Nivel Instancias Asesoras: tres
espacios hacia la derecha
de las pestañas
de nivel político y de la
oficina productora
(ranura 4 y 6).
Pestañas Nivel Directivo: tres espacios
hacia la derecha de las
pestañas del nivel
asesor (ranuras 7 y 9).
Pestañas Operativo departamento y
unidades: tres espacios
hacia la derecha de
las pestañas nivel
directivo (ranuras 10 y
12).
Pestañas Ámbito III, IV, V y VI se colocan
en
el extremo izquierdo, en
la misma alineación
de la pestaña de oficina
productora y el nivel
político.
Las pestañas van
colocadas en la solapa o cara de
enfrente de la carpeta
colgante.
|
|
12
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Coloca la carpeta colgante
con la pestaña plástica
en el archivador, de
acuerdo con la ubicación que
ocupan en el cuadro de
clasificación. Esta posición
debe respetarse, previendo
que en algún momento
se debe crear la carpeta
colgante de otra oficina,
que no haya sido
confeccionada en el archivador ni
en el cuadro de
clasificación.
|
|
13
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Escribe con lápiz el
nombre de la serie documental
y la oficina de
procedencia en la pestaña del folder
(esquina superior
derecha).
|
|
14
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Coloca los documentos con
el criterio o sistema de
ordenación previamente
establecido dentro del
folder. En caso que el
folder se encuentre lleno, es
necesario colocar uno detrás
igualmente rotulado
(nombre de la serie
documental).
|
|
15
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Archiva el folder dentro
de la carpeta colgante a la
que pertenece.
|
5.6
Procedimiento: Facilitación de Documentos
5.6.1 Objetivo:
Facilitar a los (as) usuarios (as) internos y
externos los documentos que requieran, para la toma de decisiones, investigación
y rendición de cuentas, para el cumplimiento del artículo 30 de la Constitución
Política.
5.6.2 Alcance
Este procedimiento aplica para todas las
oficinas, departamentos, direcciones y despachos que tienen la obligación de
facilitar los documentos a cualquier persona que así lo solicite y en el
soporte que corresponda.
5.6.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su reglamento Artículo 30 de la Constitución Política
Ley General de Control Interno No. 8292
5.6.4 Responsables
Es obligación de todos (as) los (as)
funcionarios (as) de la Presidencia de la República facilitarle a los (as)
usuarios (as) los documentos que sean producidos en la Administración, con el
fin de garantizar la transparencia administrativa.
5.6.5 Definiciones
Boleta de Préstamo: Es una boleta donde se
anotan los datos de la persona que solicita los documentos en las oficinas.
Cartapacios: Es un medio de almacenaje de
documentos, que se utiliza para archivar documentos de trámite, que no
representan gran valor administrativo o legal para la oficina.
Tiene dos cubiertas de cartón grueso e
internamente las prensan para sujetar los documentos.
Control de Préstamo: Es un registro donde se
anotan los préstamos que se realizan en la oficina, este control contiene datos
del usuario e información sobre el documento en préstamo.
5.6.6 Políticas
Todos los documentos de la Administración Pública deben ser facilitados
a las personas que así lo requieran, en los plazos establecidos por la
Jurisdicción Nacional, excepto aquellos declarados como Secreto de Estado
(definido en la Constitución Política), mediante una Ley de la República que
se le asigne categoría de confidencial o que contenga información sensible de
las personas (datos médicos, información familiar o personal, entre otros).
Todos (as) los (as) funcionarios (as) que faciliten documentación, deben
llenar la boleta o control de préstamo cuando entreguen los documentos.
El plazo del préstamo será de 15 días naturales, prorrogable por un
plazo igual.
La oficina tiene un plazo máximo de 10 días hábiles para facilitar la
información al usuario, pero eso no significa que la Administración tiene que
durar ese tiempo, depende del documento que se solicite, la solicitud puede ser
resuelta inmediatamente o en un plazo mucho menor.
Cuando un documento es solicitado por una autoridad judicial, se debe
fotocopiar por completo para dejar un respaldo con la respectiva copia del acta
de secuestro de documentos emitida por la autoridad competente.
5.6.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Recibe la solicitud del préstamo
de documentos,
mediante fax, correo
electrónico o personalmente
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Completa la boleta de préstamo
(Anexo 5) o el
control de préstamo de
documentos, de la siguiente
manera:
Fecha del Préstamo: Indicar la fecha en que
se entrega oficialmente el
documento al
usuario.
Nombre del Solicitante: Indicar el nombre de
la persona que solicita
los documentos.
Identificación: Número de identificación
del
solicitante.
Tipo de Documento: Se debe escribir el
nombre del documento a préstamo.
Ejemplo: Expediente de
Caso., Informe
Final de Gestión, entre
otros.
Fecha del Documento: Indicar la fecha del
documento que se está
prestando.
Folios: En caso de ser un expediente se
debe indicar la cantidad
de folios, si no es
un expediente se escribe
las letras N/A (no
aplica).
Nombre facilitador (a) documento: Nombre
del responsable de la
oficina que se encarga
de entregarle el documento
al solicitante.
Fecha de la Devolución: Se indica la fecha
que el solicitante
devuelve el documento.
Nombre y firma persona que recibe: Se
anota el nombre y la firma
del (la)
funcionario (a) que recibe
el documento
devuelto por el
solicitante.
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Entrega el documento al
solicitante, y le pide que
firme la boleta o control
de préstamo
correspondiente como
respaldo de entrega de la
documentación.
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Archiva temporalmente la
boleta de control de
préstamos de documentos
en un folder o
cartapacios (AMPO), con el
nombre de: Préstamos
Pendientes de Devolución.
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Una vez que el usuario
devuelva el documento, el
(la) funcionario (a) de la
oficina saca la boleta del
folder o cartapacios;
completa los campos de fecha
de devolución, nombre y
firma persona que recibe
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Archiva la boleta de préstamos
en un folder o
cartapacios con el nombre
de: Boletas de
Préstamos Realizados.
|
|
|
Funcionario (a) Oficina
|
Traslada el documento
devuelto al (la) encargado
(a) del archivo de gestión
para su archivo.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.7
Procedimiento: Conformación y Foliación de Expedientes
5.7.1 Objetivo:
Establecer los lineamientos para la conformación
de los expedientes que se producen en todas las oficinas, departamentos,
direcciones o despachos de la Presidencia de la República, de acuerdo con la
normativa vigente.
5.7.2 Alcance
Aplica para todas las oficinas, departamentos,
direcciones y despachos, que en el ejercicio de sus funciones deben conformar
expedientes.
5.7.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su reglamento
Ley General de Administración Pública No.
6227
Oficio de la Dirección General del Archivo
Nacional DG-500-2009
Código Procesal Contencioso Administrativo
Dictamen de la Procuraduría General de la República
C-290-2000
Dictamen de la Procuraduría General de la República
C-049-1999
Dictamen de la Procuraduría General de la República
C- 210-2000
Ley General de Control Interno No. 8292
5.7.4 Responsables
Todos (as) los (as) funcionarios (as) que en
ejecución de sus funciones conformen o incluyan documentos en un expediente.
5.7.5 Definiciones
Expediente: Es una serie documental compuesta,
que está conformada con tipos documentales diferentes, con procedencias muchas
veces de diversos orígenes y destino, pero unificados en un solo folder por el
asunto o tema. Ejemplo: Expedientes de Funcionarios, Expedientes Disciplinarios,
entre otros. Deben estar debidamente foliados de acuerdo a los lineamientos del
presente procedimiento.
Documentos: Son documentos los escritos, los
impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las
fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las
grabaciones magnetofónicas que tenga carácter representativo o declarativo
para la institución o nación.
Foliación: Es la actividad de la administración
que consiste en numerar consecutivamente todos los folios que conforma un
documento o expediente. La correcta foliación de la documentación garantiza la
integridad, confiabilidad y autenticidad de los documentos y expedientes.
Folio: Es una hoja de un documento.
Folio Anverso: Cara de enfrente de un folio,
es la cara que lleva la foliatura.
Folio Reverso: Cara trasera de un folio, no se
debe foliar.
Serie Documental: Es la agrupación de varios
documentos de un mismo tipo documental con características homogéneas.
Tipo Documental: Es el documento producido por
un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos. Unidad Documental Compuesta: Es
la agrupación de diferentes tipos documentales unidos por un mismo asunto o
materia. Ejemplo: Expedientes de Funcionarios, Expedientes Administrativos,
entre otros.
5.7.6 Políticas
La foliación se realiza mediante la escritura o asignación de un número
entero, por lo que la utilización de suplementos como: "bis", "a",
"b", entre otros, no está permitida.
Antes de realizar la foliación se debe comprobar que los documentos están
ordenados cronológicamente, para ratificar el debido proceso y la integridad
del expediente.
Únicamente los expedientes deben ser foliados.
La apertura de un expediente se debe realizar en casos muy específicos.
Cuando se tienen diferentes tipos documentales de procedencias diferentes, que
por motivo del tema o asunto requieran mantenerse unidos en una sola carpeta o
folder.
Para el archivo del expediente se debe respetar los lineamientos del
procedimiento 5.5 Clasificación y Ordenación de Documentos de este Manual.
El superior jerárquico tiene la obligación de indicarle al funcionario
(a) encargado (a) de abrir el expediente, cuando se inicia el procedimiento de
conformación de un expediente.
La foliación debe realizarse con foliador o lapicero con tinta de color
azul o negro.
En caso que un expediente esté conformado por dos o más tomos se debe
mantener una foliación única y continua después de cada tomo, ya que
representan un mismo procedimiento administrativo.
5.7.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Abre un expediente cuando
un superior inmediato
le indica que todos los
documentos deben
mantenerse juntos para un
debido proceso.
|
|
2
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Rotula adecuadamente el
folder o el cartapacio de
tal manera que se
identifique claramente el
expediente. Ejemplo:
Expediente de Contratación
Administrativa No X,
Expediente Administrativo
Disciplinario contra el
funcionario Y, entre otros. En
caso de folder se rotula
en la pestaña
correspondiente para la
rotulación, y en los
cartapacios se rotula en
el lomo y en la portada. Si
existe algún código
establecido previamente debe
anotarse en ese mismo
espacio.
|
|
3
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Coloca en el reverso de la
portada una hoja de
control de foliación
(anexo 6). El uso de este control
permite identificar quién
o quienes realizan la
foliación, esto en caso
que el documento se
traslade entre oficinas o
encargados(as) del
trámite.
|
|
4
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Corrobora que los
documentos para incluir en el
expediente estén
estrictamente ordenados
cronológicamente de forma
ascendente, un error
en esta actividad puede
provocar una violación al
debido proceso. Es
importante resaltar que al abrir
el expediente el documento
con la fecha más
antigua sea el primero y
el más reciente al final.
|
|
5
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Verifica que los
documentos no superen la
capacidad máxima del
folder o cartapacios. En caso
que se supere la
capacidad, se debe agregar los
folders o cartapacios
necesarios e indicar el número
de tomo que corresponde.
|
|
6
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Revisa que se respete el
orden original de los
documentos del expediente
y además que no
existan documentos
duplicados o en blanco.
|
|
7
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
Procede a foliar el
expediente de acuerdo con las
siguientes instrucciones:
La foliación se realiza de adelante hacia
atrás, de forma que el
documento más
antiguo tenga la numeración
más baja y el
más reciente la numeración
más alta.
En caso de necesitar hacer alguna
anotación u observación
al expediente, se
debe colocar en el anverso
de la
contraportada, una Hoja de
Observaciones
(anexo 7).
La numeración de la foliación se debe
colocar en la esquina
superior derecha del
lado anverso de cada folio
y debe iniciar en
001.
|
|
8
|
Funcionario (a)
responsable del
expediente
|
En caso de detectar un
error de foliación,
ordenación de los
documentos o un ingreso tardío
de los documentos que
alteren la ordenación
cronológica de los
documentos y el debido proceso.
Procede a corregir la
foliatura del expediente de la
siguiente manera:
Se traza una línea en medio del o los
números de folio
incorrectos.
Se escribe el número correcto de folio a un
lado del número de folio
incorrecto.
Se elabora la Constancia de Modificación
de Foliatura (anexo 8), la
cual se debe
colocar detrás del último
folio corregido y se
procede a asignar el número
de folio
correspondiente.
|
5.8
Procedimiento: Solicitud de Asesoría Archivística
5.8.1 Objetivo:
Establecer los lineamientos que deben seguir
las oficinas, departamentos, direcciones y despachos, para solicitar una asesoría
por parte del Archivo Central de la Presidencia de la República.
5.8.2 Alcance
Aplica para todas las oficinas, departamentos,
direcciones y despachos de la Presidencia de la República, que requieran
recibir un asesoramiento sobre la organización de los documentos de las
oficinas, independiente a las visitas programadas que el Archivo Central debe
realizar para velar el cumplimiento de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de
Archivos.
5.8.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivo No 7202 y
su reglamento
5.8.4 Responsables
Es un derecho y obligación de los (las)
encargados(as) de los Archivos de Gestión de la Presidencia de la República,
solicitar asesoría por parte del Archivo Central cuando considere necesario, ya
sea para seguimiento de los procedimientos o consultas que surjan en el proceso
de organización de los documento.
5.8.5 Definiciones
Archivo Central: Es una oficina encargada de
velar por el cumplimiento de la normativa y los lineamientos internos sobre la
organización de los documentos, además de brindar las asesorías necesarias al
personal para la adecuada administración de los documento.
Asesoría: Es la actividad mediante la cual
una persona recibe apoyo de un profesional o persona con los conocimientos sobre
uno o más temas, que permita la mejora de sus labores o actividades diarias.
5.8.6 Políticas
Todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Presidencia de la República
deben solicitar al Archivo Central, todas las asesorías necesarias para el
adecuado manejo de los documentos en las oficinas.
5.8.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a)
|
Envía un correo electrónico,
al encargado (a) del
Archivo Central,
solicitando la asesoría presencial
del Archivista
Institucional.
|
|
2
|
Funcionario (a)
|
Recibe del Archivo Central
la fecha para realizar la
asesoría.
|
5.9
Procedimiento: Valoración Documental
5.9.1 Objetivo:
Identificar el valor administrativo-legal de
los documentos que se producen y reciben en todas la oficinas de la Presidencia
de la República, y sugerir documentos con valor científico-cultural a la
Comisión Nacional de Eliminación de Documentos, para poder realizar las
eliminaciones de documentos cumpliendo con la normativa vigente.
5.9.2 Alcance
Este procedimiento aplica para todos los
documentos que se producen y se reciben en las oficinas, departamentos,
direcciones y despachos de la Presidencia de la República, que deban transferir
o eliminar sus documentos de acuerdo a los lineamientos existentes.
5.9.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su Reglamento Directrices de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos Resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos Instructivo para la Elaboración de Tablas de Plazos de Conservación
de Documentos
5.9.4 Responsables
La elaboración de la Tabla de Plazos es
responsabilidad del (la) funcionario (a) designado (a) por el superior inmediato
de cada oficina en colaboración con el Archivo Central. La asignación del
valor administrativo-legal recae por la jefatura de cada oficina, departamento,
direcciones o despacho, ya que autoriza mediante su firma la aprobación de las
vigencias establecidas para cada tipo documental.
5.9.5 Definiciones
Archivos: Son los lugares donde se custodian
los documentos que se producen y se reciben en una oficina hasta en una
organización. Existen principalmente 3 tipos de archivos relacionados por la
edad de los documentos que contienen:
Archivo de Gestión: Lugar donde se encuentran los documentos de mayor
consulta en la oficina. El valor administrativo-legal ronda de los 0 años hasta
los 5 años, aquellos documentos que luego de los 5 años aún tengan valor
administrativo-legal deben trasladarse al Archivo Central para que finalice su
vigencia.
Archivo Central: Lugar donde custodian los documentos con más de 5 años
de creados hasta los 20 años para que finalicen su vigencia
administrativa-legal. Existen documentos que el límite de 20 años lo
sobrepasan por su particularidad, ejemplo: Expediente de Funcionarios que tienen
una vigencia total de 50 años.
Archivo Nacional: Lugar donde se custodian documentos con valor científicocultural,
los cuales se conservan permanentemente para las futuras generaciones.
La Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos determina cuáles documentos cumplen con esta
característica.
Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos: Es una Comisión que pertenece a la Dirección General del
Archivo Nacional, la cual se encarga de normar en materia de selección y
eliminación de todos los documentos de los archivos que conforman el Sistema
Nacional de Archivos y declarar aquellos documentos que sean pertinentes con
valor científico-cultura, además de ser el único ente en autorizar la
eliminación de cualquier documento público.
Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos: Es un Comité institucional conformado por el
Encargado del Archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la
institución; el cual se encarga de evaluar y determinar la vigencia
administrativa-legal de los documentos producidos en la institución que se
encuentran adscritos.
Fondo Documental: Son todos los documentos que
se custodian en una institución, sin importar la procedencia de los mismo.
Sub-Fondo Documental: Son las divisiones de la
totalidad de los documentos de la institución en otras dependencias de menor
rango o jerarquía.
Tablas de Plazo de Conservación de
Documentos: Es un instrumento archivístico en el cual se plasman todos los
documentos que produce una oficina o institución, con el fin de conocer todas
sus características, cantidades, valor e importancia en la gestión que se esté
desarrollando en las organizaciones.
5.9.6 Políticas
En este procedimiento es indispensable que los documentos recibidos y
producidos se encuentren debidamente organizados (clasificación y ordenación
de documentos), para tener identificadas las series documentales.
El Archivo Central brindará asesoría y capacitación para el adecuado
cumplimiento de este procedimiento.
El jefe de cada oficina, departamento, dirección o despachos, debe
asignar a un (a) funcionario (a) que se encargue de confeccionar las Tablas de
Plazos.
Para determinar el valor administrativo-legal de los documentos, se debe
tomar en cuenta los siguientes criterios:
- Utilidad para la administración: Determina
que los documentos que se conservan tenga un valor decisorio o probatorio en algún
proceso de la administración.
- Frecuencia de consulta de los documentos: Se
debe valorar la frecuencia de uso de los documentos, sin perder la objetividad
correspondiente del valor probatorio de un documento que a pesar de no ser
consultado frecuentemente, en cualquier momento puede suceder y se debe contar
con la información. Ejemplo: Expedientes de Funcionarios pasivos.
- Capacidad para probar hechos: Tiempo
previamente establecido para la realización de un reclamo, tal es el caso de
una ley, un reglamento, decreto, entre otros.
5.9.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a)
responsable de
elaboración de la
Tablas de Plazos
|
Recibe la capacitación
por parte del Archivo Central
para la elaboración de
Tablas de Plazos, único
instrumento para valorar
la producción y
conservación documental
de la Presidencia de la
República.
|
|
2
|
Funcionario (a)
responsable de
elaboración de la
Tablas de Plazos
|
Identifica todas las
series documentales que se han
producido o recibido en la
oficina.
|
|
3
|
Funcionario (a)
responsable de
elaboración de la
Tablas de Plazos
|
Procede a elaborar la
Tabla de Plazos de
Conservación de
Documentos establecida por el
Archivo Nacional (anexo 9)
y los lineamientos del
"Instructivo para la
Elaboración de Tablas de
Plazos de Conservación de
Documentos y/o
Valoraciones Parciales"
(anexo 10).
|
|
4
|
Funcionario (a)
responsable de
elaboración de la
Tablas de Plazos
|
Envía la Tabla de
Conservación de Documentos de
la oficina firmadas por el
jefe respectivo, al Comité
de Selección y Eliminación
de Documentos.
|
|
5
|
Comité de Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Revisa el valor
administrativo-legal de los
documentos, para su
aprobación o en caso de
encontrar alguna
inconsistencia de forma o
contenido se devuelve a la
oficina productora.
|
|
6
|
Comité de Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Aprueba la Tabla de Plazos
de Conservación de
Documentos y firma el
presidente del Comité, lo
cual queda en firme en la
Acta del Comité
Institucional de
Conservación y Eliminación de
Documentos.
|
|
7
|
Comité de Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Envía el original
aprobada de la Tabla de Plazos de
la oficina junto a dos
copias de la misma, a la
Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de
Documentos.
|
|
8
|
Comisión Nacional de
Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Recibe las tablas de
plazos aprobadas por el
Comité Institucional de
Conservación y Eliminación
de Documentos.
|
|
9
|
Comisión Nacional de
Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Revisa el valor científico-cultural
de los documentos
de la Tabla de Plazos,
para su aprobación o en
caso de encontrar algún
error o inconsistencia
subsanar el mismo.
|
|
10
|
Comisión Nacional de
Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Aprueba la Tabla de
Plazos.
|
|
11
|
Comisión Nacional de
Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Remite una copia de la
Tabla de Plazos con sus
respectivos sellos y
firmas de aprobación, al Comité
Institucional de Selección
y Eliminación
correspondiente, para su
debido trámite.
|
|
12
|
Comité de Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Recibe la Tabla de Plazos
aprobada.
|
|
13
|
Comité de Selección y
Eliminación de
Documentos
|
Informa a la oficina
productora de la aprobación de
la Tabla de Plazos.
|
5.10
Procedimiento: Eliminación de Documentos
5.10.1 Objetivo
Eliminar los documentos de los archivos de
gestión que ya cumplieron su valor administrativo y legal dentro de la oficina,
y no deban ser transferidos al Archivo Central, por lo cual permite liberar
espacios necesarios para los documentos de los años próximos y evitar la
saturación de los archivadores.
5.10.2 Alcance
Aplica para todos los archivos de gestión que
cuenten con Tablas de Plazos Eliminación de
Documentos aprobadas por los entes competentes
y que sus documentos que contienen
hayan cumplido su vigencia
administrativa-legal.
5.10.3 Referencias
Ley de Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y
su Reglamento Directrices de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos Resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos
5.10.4 Responsables
Es responsabilidad de la jefatura de cada
oficina, departamento, dirección o despacho, nombrar a un (a) funcionario (a)
encargado (a) de realizar la eliminación de los documentos que ya cumplieron el
procedimiento 5.9 del presente manual, en supervisión directa del Archivo
Central.
5.10.5 Definiciones
Acta de Eliminación de Documentos: Es un
documento elaborado por el Archivo Central, para dejar constancia de que los
documentos eliminados ya habían cumplido su vigencia administrativa-legal.
Archivos: Son los lugares donde se custodian
los documentos que se producen y se reciben en una oficina hasta en una
organización. Existen principalmente 3 tipos de archivos relacionados por la
edad de los documentos que contienen:
Archivo de Gestión: Lugar donde se encuentran los documentos de mayor
consulta en la oficina. El valor administrativo-legal ronda de los 0 años hasta
los 5 años, aquellos documentos que luego de los 5 aún tenga valor
administrativo-legal deben trasladarse al Archivo Central para que finalice su
vigencia.
Archivo Central: Lugar donde custodian los documentos superiores con más
de 5 años de creados hasta los 20 años para que finalicen su vigencia
administrativalegal.
Existen documentos que el límite de 20 años
lo sobrepasan por su particularidad, ejemplo: Expediente de Funcionarios que
tienen una vigencia total de 50 años.
Archivo Nacional: Lugar donde custodian documentos con valor científico-cultural,
los cuales se conservan permanentemente para las futuras generaciones. La Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos determina cuáles documentos
cumplen con esta característica.
Eliminación de Documentos: Procedimiento
archivístico que se encarga de destruir los documentos que ya cumplieron con su
vigencia administrativa-legal. No cuentan con ningún tipo de valor para la
Administración Pública ni la ciudadanía.
Selección Documental: Es el procedimiento
archivístico mediante el cual, se identifican las series documentales de los
archivos de gestión, que ya cumplieron con la vigencia administrativa-legal, o
que se considere transferir al Archivo Central para continuar con su
conservación.
Tablas de Plazo de Conservación de
Documentos: Es un instrumento archivístico en el cual se plasman todos los
documentos que produce una oficina o institución, con el fin de conocer todas
sus características, cantidades, valor e importancia en la gestión que se esté
desarrollando en las organizaciones.
5.10.6 Políticas Se debe solicitar criterio de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de documentos, cada vez que se necesite eliminar algún tipo
documental. Totalmente prohibido la eliminación de documentos sin previa
autorización de la Comisión.
El (la) funcionario (a) que autorice o elimine un documento sin
autorización previa, se expone a pena de 6 meses a 3 años de prisión por el
delito de destrucción de documentos públicos.
Una vez aprobada la Tabla de Plazos antes de eliminar se debe contar con
el visto bueno del Archivo Central, quien será el encargado de supervisar la
destrucción de la documentación y elaborar una Acta como constancia que los
documentos fueron revisados y cumplían con los requisitos legales vigentes.
El Archivo Central coordinará con la oficina productora la fecha y los
documentos que pueden ser eliminados de acuerdo con la vigencia establecida en
las Tablas de Plazos.
Es responsabilidad de la jefatura de cada oficina, departamento, dirección
y despacho, la asignación del tiempo de conservación de los documentos (valor
administrativo-legal). En esta asignación el Archivo Central únicamente tiene
carácter de recomendación.
Los documentos autorizados para eliminar deben ser transformados en
material no legible, tal como lo establece el artículo 34 de la Ley del Sistema
Nacional de Archivos No. 7202 y el artículo 136 del Reglamento de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos.
5.10.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
|
Funcionario (a) Archivo
Central
|
Envía el calendario de
eliminaciones ordinarias que
se realiza cada año a
aquellas oficinas que tengan
Tabla de Plazos aprobadas.
|
|
|
Jefatura de la Oficina
|
Asigna al funcionario
responsable de coordinar con
el Archivo Central y
eliminar los documentos
aprobados.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Se comunica con el Archivo
Central para informar
su designación y
confirmar la fecha establecida
para la eliminación de
documentos.
|
|
|
Funcionario (a) Archivo
Central
|
Envía la lista de
documentos que pueden ser
eliminados y hasta que año,
el tiempo de
conservación depende de
cada tipo documental y
su valor
administrativo-legal.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Selecciona la documentación
para eliminar con
base en la Tabla de Plazos
de Conservación de los
Documentos.
|
|
|
Funcionario (a) Archivo
Central
|
Verifica que los
documentos seleccionados hayan
cumplido su vigencia
administrativa y legal.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Procede a realizar la
eliminación de los
documentos.
|
|
|
Funcionario (a) Archivo
Central
|
Entrega 2 tantos de la
Acta de Destrucción de
Documentos al Funcionario
(a) que realizó la
eliminación para que sea
firmada.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Firma los 2 tantos del
Acta de Destrucción de
Documentos.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Entrega un tanto al (la)
Funcionario (a) del Archivo
Central.
|
|
|
Funcionario (a)
responsable de la
eliminación
|
Archiva el Acta de
Destrucción de Documentos en
el Archivo de Gestión en
caso de alguna consulta
posterior, quede de
respaldo del debido proceso de
la eliminación.
|
5.11
Procedimiento: Transferencia Documental
5.11.1 Objetivo
Normalizar el procedimiento de transferencia
documental entre los archivos de gestión y el Archivo Central de la Presidencia
de la República, mediante el cumplimiento de la normativa y los lineamientos
existentes, para garantizar la integridad de los documentos que se producen y se
reciben en todas las oficinas.
5.11.2 Alcance
Aplica para todos los archivos de gestión de
la Presidencia de la República, que en las Tablas de Plazos de Conservación de
Documentos se haya establecido un valor administrativo-legal superior a los 5 años.
5.11.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su Reglamento
5.11.4 Responsables
Es responsabilidad de los (las) encargados
(as) de los archivos de gestión de la Presidencia de la República, preparar la
documentación para transferirla al Archivo Central para cumplir con los plazos
establecidos en la Tabla de Plazos.
5.11.5 Definiciones
Lista de Remisión: Es un instrumento
descriptivo donde se detallan los documentos que se transfieren del Archivo de
Gestión al Archivo Central. Este instrumento puede ser elaborado con
herramientas tecnológicas o automatizadas.
Transferencia Documental: Es el procedimiento
archivístico mediante el cual se transfieren documentos al Archivo Central que
superen los 5 años de creados y no haya vencido su valor administrativo-legal.
Valor administrativo-legal: Los documentos
cuando son creados tiene un propósito. Ese propósito cuando se cumple finaliza
la razón por lo que un documento fue creado, pero debe pasar un tiempo
prudencial en caso de una consulta, reclamo o denuncia, para lo cual se concede
un tiempo adicional posterior al cumplimiento de su origen, ese tiempo total es
el valor administrativo-legal de los documentos.
5.11.6 Políticas
Únicamente deben ser transferidos aquellos documentos que ya cumplieron
vigencia administrativa-legal y tengan debidamente aprobada la Tabla de Plazos
de Conservación de los Documentos, de lo contrario deben seguir custodiados en
el archivo de gestión respectivo.
La lista de remisión debe ser elaborada de acuerdo con los campos y
lineamientos que el presente manual establece, cualquier modificación debe
existir autorización por escrito por parte del Archivo Central.
En el caso de los Despachos Políticos las transferencias documentales se
realizan cada año y al finalizar la administración, debido al cambio de
Administración.
Los documentos que se encuentren en cartapacios (AMPOS) deben trasladarse
a folders, según la cantidad que sea necesaria para cubrir con todos los
cartapacios que conforman la serie documental.
Este procedimiento únicamente
aplica para transferencias internas de la Institución,aquellas oficinas que por
acatamiento del Artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No.
7202, deban transferir sus documentos al final de la administración al Archivo
Nacional, deberán respetar los lineamientos que la Dirección General del
Archivo Nacional determine conveniente.
Únicamente se deben foliar los expedientes de acuerdo con el
procedimiento Conformación y Foliación de Expedientes (Procedimiento 5.7 del
presente manual), las demás series documentales NO deben estar foliadas.
Los documentos deben ser transferidos al Archivo Central, en cajas
especiales para conservar documentos, las cuales son facilitadas por el Archivo
Central únicamente para transferencias documentales.
5.11.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
1 Encargado (a) Archivo
Central
|
Envía a inicio de cada año
a todas las oficinas,
departamentos, direcciones
y despachos de la
Presidencia de la República
la calendarización
anual para realizar las
transferencias
documentales, donde se
indica la fecha que les
corresponde.
|
|
2
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Verifica de acuerdo con la
Tabla de Plazos cuáles
documentos cumplieron
vigencia administrativalegal
en la oficina, y requieran
transferir al Archivo
Central.
|
|
3
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Informa al encargado(a)
del Archivo Central su
interés de transferir los
documentos que ya
cumplieron la vigencia en
el Archivo de Gestión, o
de lo contrario informar
que no se va a realizar la
transferencia.
|
|
4
|
Encargado (a) Archivo
Central
|
Brinda una breve inducción
sobre el uso y llenado
de la lista de remisión,
indispensable para poder
transferir documentos.
|
|
5
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Debe preparar los
documentos que se van a
transferir y que cuenten
con las siguientes
características:
Debidamente clasificados y ordenados.
Conservados únicamente en folder, sin
clips, grapas innecesarias
y en casos que
sea necesario con prensas
de plástico o
como mínimo si son metálicas
sin corrosión.
Los expedientes deben estar foliados.
Que no existan duplicados de un mismo
documento, prioridad
siempre el original.
|
|
6
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Solicita las cajas de
archivo al Archivo Central, de
acuerdo con la cantidad de
documentos
preparados en el paso
anterior.
|
|
7
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Rotula con lápiz el
folder (anexo 11) con los
siguientes elementos:
Número consecutivo iniciando en 001 hasta
el
infinito. No se deben
repetir la numeración ya
que cada número
representa un único folder.
Se coloca en la carátula
del frente en la
esquina superior derecha
En la solapa de la carátula trasera se debe
identificar, la serie
documental. Ejemplo:
Correspondencia con
Particulares,
Expediente del Caso de
Archivo Central,
Informes de Labores del
Departamento, entre
otros.
Se le coloca el sello de la oficina
productora
en la caratula del frente
en el centro.
|
|
8
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Elabora la Lista de Remisión
(anexo 12) de acuerdo
con la siguiente información:
Fondo: Se debe indicar el nombre de la
institución. Ejemplo:
Presidencia de la
República o Ministerio de
la Presidencia.
Procedencia: Indicar el nombre de la oficina
que
prepara la documentación
para envío al Archivo
Central.
Subfondo: Nombre de la oficina,
departamento,
dirección o despacho; que
esté jerárquicamente
arriba de mi oficina.
Ejemplo: Dirección General
es el subfondo del Archivo
Central.
Realizado por: Se indica el nombre del
funcionario que está
elaborando la lista de
remisión y preparando la
documentación para
su transferencia.
Fecha realización: Se indica la fecha que
se
terminó de elaborar la
lista y preparar la
documentación.
Número de Caja: Se debe anotar el número
de
caja donde se está
agregando el folder.
Número de Orden: Se escribe el número de
consecutivos que le
colocamos al folder en el
paso 7 del presente
procedimiento.
Contenido: una descripción del contenido
del
folder. Ejemplo:
Correspondencia con
municipalidades,
Expedientes de
contrataciones, Informes
de labores anuales,
entre otros. Debe ser
clara y concisa para
facilitar la localización
de la información.
Fechas Extremas: Se debe identificar la
fecha
más antigua y la más
reciente de los
documentos que conforman
el folder.
Folios: Se usa en el caso de expedientes, se
anota la cantidad de
folios.
Firma y sello de la oficina encargada de
transferir los documentos.
|
|
9
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Arma las cajas de archivo
e incluiye los folders
dentro.
|
|
10
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Rotula la caja con lápiz
(anexo 13) con los
siguientes datos:
Fondo: Se debe indicar el nombre de la
institución. Ejemplo:
Presidencia de la
República o Ministerio de
la Presidencia.
Procedencia: Indicar el nombre de la oficina
que prepara la documentación
para envío al
Archivo Central.
N° de Orden: Indicar el número de orden
inicial y final, de los
folders que se
encuentran dentro de la
caja. Ejemplo: 1-5.
Número de Transferencia: Se anota el
número de la
transferencia que el Archivo
Central le debe
proporcionar.
Número de Caja: Número de Caja que va
relacionado con el número
anotado en la
lista de remisión. No
deben existir por
transferencia dos números
iguales de caja.
|
|
11
|
Encargado (a) Archivo
de Gestión
|
Envía las cajas al
Archivo Central, junto con dos
tantos de la lista de
remisión, la cual debe ir
acompañada de un oficio
indicando:
Cantidad Total de Cajas
Cantidad total de Folders
|
|
12
|
Encargado (a) Archivo
Central
|
Recibe la Transferencia de
Documentos y firma una
lista de remisión que
queda como respaldo al ente
productor, y la otra se
archiva en el Expediente de
Transferencias del archivo
de gestión del Archivo
Central.
|
5.12 Procedimiento: Remisión
de Documentos o Correspondencia
5.12.1 Objetivo:
Establecer un mecanismo normalizado para
enviar documentos a otras dependencias dentro o fuera de la Presidencia de la
República, mediante el uso de un control de envío de documentos que nos
garantice la integridad de los documentos que se producen en todas la oficinas
de la Casa Presidencial.
5.12.2 Alcance
Aplica
para todas las oficinas, departamentos, direcciones y despachos que envían
documentos a otras dependencias tanto internas como externas de la Presidencia
de la República.
5.12.3 Referencias
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202
y su Reglamento
Normas de control interno para el Sector Público
Ley General de Control Interno No. 8292
5.12.4 Responsables
Es obligación de los (as) funcionarios (as)
que se encargan de preparar la correspondencia de todas las oficinas,
departamentos, direcciones y despachos de la Presidencia de la República.
5.12.5 Definiciones
Control de Envío de Documentos: es un
instrumento que se utiliza para remitir documentos a otras oficinas, sin
necesidad de tener que trasladar las copias de archivo a las otras oficinas.
Este instrumento resume los documentos y tienen espacios para que sean recibidos
por la oficina de destino.
5.12.6 Políticas
Para la elaboración del Control de envío de documentos se puede
realizar mediante un sistema de gestión de correspondencia (en caso de
existir), a manuscrita, en una hoja electrónica o un procesador de texto.
Los (as) funcionarios (as) encargados (as) de preparar la correspondencia
únicamente deben entregar los originales o copias externas a la oficina junto
con el control de envío de documentos, para que a la hora de entregarlos el
recibido quede en dicho registro.
Toda remisión de documentos o correspondencia debe utilizar el control
de envío de documentos.
Se debe tomar en cuenta el uso de dos controles de envío de documentos
en los casos que se amerite; uno para los documentos internos y el otro para los
externos de la Presidencia de la República.
5.12.7 Procedimientos
|
No.
Paso
|
Unidad
Responsable/Persona
Responsable
|
Actividad
|
|
1
|
Funcionario (a)
encargado preparar la
correspondencia
|
Recibe los documentos que
se deben preparar para
su envío por la
correspondencia institucional.
|
|
2
|
Funcionario (a)
encargado preparar la
correspondencia
|
Separa los documentos
externos de los internos, ya
que la correspondencia
institucional se divide
igualmente en externa e
interna.
|
|
34
|
Funcionario (a)
encargado preparar la
correspondencia
|
Anota los documentos en el
Control de envío de
documentos (anexo 14), de
la siguiente manera:
En el encabezado se debe escribir el
nombre de la oficina que
se encarga de
enviar los documentos.
Número de Documento: Se anota el número
de oficio, informe,
circular, entre otros, que
se está enviando.
Ejemplo: AC-000-2014
Destinatario: nombre y lugar del destino del
documento (en el caso de
un oficio es a
quien va dirigido).
Ejemplo: Pedro Pérez
Candidato-Ministerio de
Educación.
Contenido: Es una breve descripción del
documento que se está
enviando, en caso
de contener un adjunto se
debe indicar que
tipo de adjunto es.
Ejemplo: Oficio
remitiendo el informe
sobre la calidad del
aire.
Recibo conforme: esta área es cuando el
documento va a ser
recibido en la oficina de
destino, se debe anotar en
ese espacio:
nombre de la persona que
recibe, fecha y si
fuera necesario la hora y
un sello que
indique que el documento
efectivamente fue
entregado en el destino.
Actualmente se
utilizan los sellos de
recibidos con todos
esos datos.
|
|
5
|
Funcionario (a)
encargado preparar la
correspondencia
|
Entrega los documentos
junto con el Control de
envío de documentos al
funcionario (a) encargado
(a) de la distribución de
la correspondencia.
|
|
6
|
Funcionario (a)
encargado (a) de la
correspondencia
|
Devuelve el Control de envío
de documentos con
los recibidos conformes al
funcionario (a)
responsable de la oficina
productora.
|
|
7
|
Funcionario (a)
encargado preparar la
correspondencia
|
Archiva el Control de envío
de documentos en un
folder o cartapacios.
|
5.13 Procedimiento: Políticas
para la Conservación de Documentos
5.13.1 Objetivo:
Garantizar la adecuada conservación de los
documentos, previniendo, controlando y reparando posibles daños que pueda
sufrir los documentos a lo largo de su ciclo de vida, mediante la aplicación de
políticas de manipulación y conservación de la documentación.
De esta manera se vela por la integridad,
confiabilidad y autenticidad de los documentos.
5.13.2 Alcance
Aplica para todas las oficinas, departamentos,
direcciones y despachos, para que garanticen la adecuada conservación y
manipulación de los documentos que se reciben y
producen todas las oficinas de la Presidencia de la República.
5.13.3 Referencias
Ley de Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y
su Reglamento
Directrices de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional
Ley General de Control Interno No. 8292
5.13.4 Responsables
Aplica para todos (as) los (as) funcionarios
(as) de la Presidencia de la República que en el ejercicio de sus funciones,
tiene que manipular documentos públicos, ya que todos (as)funcionarios
(as) deben tener los mismos cuidados para evitar el deterioro de los documentos.
5.13.5 Definiciones:
Conservación de Documentos: Es la utilización
de métodos y técnicas para prevenir, detener o restaurar el deterioro sufrido
de los documentos, sean por factores externos o internos al entorno donde se
conservan. Existen dos tipos principales de conservación:
Preventiva: son los métodos y políticas necesarias para evitar el
deterioro de los documentos, en esta fase se minimizan los procesos o factores
que puedan dañar el documento.
Restaurativa: Son los métodos
que se utilizan cuando ya existe un daño en el documento. En esta fase se puede
detener el daño pero no recuperar la información en caso de existir algún daño
en la escritura o documentos, que dificulte el entendimiento del mismo.
5.13.6 Políticas
En este punto se van a subdividir las políticas
de acuerdo con el área de aplicación, para que facilite su análisis e
implementación en todas las oficinas.
5.13.6.1 Políticas de
Seguridad
Los documentos confidenciales deben custodiarse en un archivador
independiente del resto bajo llave, donde únicamente el (la) encargado (a) del
archivo de gestión y la jefatura tenga la lleva de acceso al archivador.
En caso de incapacidad, vacaciones o ausencia del (la) encargado (o) la
Jefatura debe asignar a un (a) funcionario (a) que sea en el encargado de
administrar los documentos.
No se debe permitir a ningún funcionario que no esté debidamente
autorizado, el acceso al archivo de gestión, para garantizar la confiabilidad
de la información que se produce y se recibe. El superior inmediato debe velar
por acatamiento de esta política para evitar el extravío de algún documento o
expediente.
Únicamente se puede facilitar los documentos mediante una boleta de préstamo
de documentos o una solicitud previa (Ver procedimiento 5.6 Facilitación de
Documentos).
5.13.6.2 Políticas de
Conservación Preventiva
Se debe quitar los excesos metálicos de los documentos (grapas y clips),
únicamente debe utilizarse UNA sola grapa para engrapar aquellos
documentos que deben ir unificados. Por ejemplo: que contengan adjuntos todos
deben ir unidos con una sola grapa, en caso que se incluya un documento
adicional se quita la grapa anterior y se vuelve a engrapar garantizando que
solo se utiliza una grapa.
Los únicos documentos que deben hacerse huecos para incluir en las
prensas o fastners son los que componen un expediente, que por su naturaleza
deben estar unidos. En este caso la prensa debe ser plástica, no metálica
porque se oxidan con mucha facilidad. Las demás series documentales no se deben
perforar.
Velar por el cumplimiento del Plan de Fumigación Institucional, para
evitar la proliferación de insectos que deterioren los documentos.
Evitar que los documentos tengan contacto directo con la luz solar, ya
que esto genera la decoloración de los documentos y la pérdida de información.
Evitar el consumo de bebidas y comidas en el área de trabajo, ya que
puede provocar derrames y manchar los documentos que se encuentran cerca.
Evitar colocar recipientes con líquidos sobre los archivadores o en los
lugares donde se custodia la documentación de la oficina.
Totalmente prohibido el uso de cualquier tipo de tinta (lapiceros,
marcadores o resaltadores) para hacerle algún tipo de anotación o comentario
directamente sobre un documento, si se desea hacer un comentario se debe
utilizar una nota adhesiva. Esto para velar por la integridad de los documentos.
Se debe evitar el uso de la cinta adhesiva para unir un documentos que se
rompe, en caso de tener que unir, se debe pegar un pedacito de papel con goma
blanca por la parte de atrás del documento.
5.13.6.3 Políticas de
Almacenamiento Físico de los Documentos
Todas las oficinas, departamentos, direcciones y despachos deben contar mínimo
con un archivo de gestión, donde se custodien adecuadamente todos los
documentos recibidos y enviados de la oficina. La cantidad de mobiliarios y la
organización de los mismos, va a depender directamente de la complejidad y la
cantidad de funciones que tenga un despacho.
Los documentos nunca deben estar en el suelo o amontonados en espacios
que no garanticen la seguridad de los mismos.
No se debe exceder de la capacidad máxima de almacenamiento de las
unidades de conservación (folder, carpeta colgante, cartapacios o AMPO, entre
otros), ya que deteriora el documento. De ser necesario, se abre otra unidad de
conservación con la leyenda de Tomo I, Tomo II.
Utilizar las siguientes recomendaciones sobre la unidad de conservación
que se utiliza para archivar los documentos:
|
Unidad de Conservación
|
Recomendaciones
|
|
Carpetas o Folder
|
1. Se debe utilizar los
folder de
manila, que es el
tradicional color
crema natural, el uso de
folders de
colores con el tiempo
provocan que
se decoloren y manchen los
documentos.
2. No sobrepasar la
capacidad
máximo de aproximadamente
2
centímetros.
|
|
Carpeta Colgante
|
1. Utilizar la carpeta
corriente de
color café natural, ya
que no genera
decoloración.
2. Evitar sobre pasar la
capacidad
máxima que es de 5 centímetros.
|
|
Cartapacios o AMPO
|
1. Evitar archivar pocos
documentos dentro del
cartapacio,
ya que al estar colocados
verticalmente hacen que
los
documentos se doblen y se
deformen.
2. Nunca superar la
capacidad
máxima, ya que el tener
un
cartapacio sobrecargado
genera
que se rompan los agujeros
de los
documentos.
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Caja de Archivo
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1. No utilizar cajas que
no sean
hechas específicamente
para
conservar documentos.
2. La caja se utiliza para
proteger los
documentos del medio, pero
los
documentos deben estar
colocados
verticalmente y dentro del
folder.
3. No se deben dejar cajas
a medio
llenar, ya que produce que
los
documentos se doblen y se
deformen.
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El mobiliario del archivo de gestión, deben reunir con las condiciones mínimas
de conservación, con espacio suficiente para conservar los documentos futuros.
Se debe evitar uso de mobiliario de madera cruda (sin tratamiento antiplagas, se
recomienda siempre estantería y archivadores metálicos.
5.13.6.4 Políticas
Ambientales de Conservación
Evitar tener el archivo en lugares totalmente cerrados, ya que provocan
el incremento de la humedad, lo que genera que el documento se humedezca y se
deteriore por hongos y expansión del papel. En caso de que el lugar donde se
localiza el archivo de gestión por su naturaleza es húmedo se recomienda
ventilar el área, el uso de aire acondicionado o un deshumificador.
Evitar que los documentos estén expuestos a la luz solar directamente.
Se debe tratar de mantenerlos siempre dentro del archivador.
Evitar dejar los documentos fuera de las unidades de conservación para
que no se llenen de polvo.
5.13.6.5 Políticas de
Conservación de Documentos en medios electrónicos
Únicamente los documentos firmados electrónicamente tienen el valor
probatorio y legal tal como lo establece la Ley de Firmas y Certificados
Digitales No. 8454, aquellos documentos que son escaneado de un original en
papel, tiene como resultado una copia digitalizada.
De contar con un sistema institucional de gestión electrónica de
documentos, para garantizar el adecuado respaldo y resguardo de los documentos
enviados y recibidos en formato electrónico, y que satisfaga todas las
necesidades de los usuarios que intervienen en el proceso. Se tiene que tomar en
cuenta la: Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de
documentos producidos por medios automáticos de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional y las Normas Técnicas para la Gestión y Control de Tecnologías
de la Información de la Contraloría General de la República.
Hasta no contar con un sistema de gestión de documentos electrónicos,
se debe utilizar el Sistema de Gestión Documental, que es un programa
repositorio de documentos electrónicos.
Utilizar programas y formatos que permitan conservar documentos "Open
Source" que se puedan migrar fácilmente, sin necesidad de depender de
programas enlatados o licenciados, para poder garantizar el acceso a la
información. Esto analizando a futuro la rápida desactualización de los
medios informáticos.
Los documentos firmados electrónicos ÚNICAMENTE tienen valor en el
soporte que fueron creados, por lo tanto al ser impresos pierden totalmente su
valor legal y probatorio, por consiguiente siempre deben ser conservados electrónicamente.
El uso del correo es un medio oficial de comunicación, por lo tanto se
debe ser muy cuidadoso con el uso que todos (as) los (as) funcionarios (as) le
dan. Ya que pueden ser usados como prueba en un proceso administrativo o
judicial. La validez recae mientras se mantenga en el formato electrónico, la
impresión de un correo electrónico no garantiza autenticidad, integridad ni
confiabilidad de la información que contiene.
Los repositorios de los
documentos electrónicos, deben contar con políticas de respaldo dadas por la
Dirección de Tecnologías de la Información, ya sea en un servidor o en algún
medio que dicha Dirección recomiende y garantice a todos los usuarios que la
información conservada puede ser consultada en cualquier momento.
Lo ideal es que todos los documentos producidos en medios de almacenaje
magnético, óptico o electrónico sean "subidos" a un servidor con
capacidades superiores y con políticas de respaldos establecidas. De lo
contrario los funcionarios deben velar por su adecuado almacenaje y uso de estos
soportes:
- Temperatura entre 16° y 18° Celsius y una
humedad relativa entre 30% y 40%.
- Evitar los cambios bruscos de temperatura en
el momento de la manipulación, ya que puede generar condensación del soporte y
provocar que se convierta en agua, aumentando la posibilidad que se produzca
moho o humedad.
- No tocarlos directamente con las manos, en
especial los medios ópticos, se recomienda el uso de guantes de algodón.
- En la medida de lo posible, tener una copia
de cada soporte para usarlo en caso de consulta, de esta manera se evita que se
deteriore el soporte fuente o de origen.
- Revisar periódica los medios de
almacenamientos, para corroborar el estado de conservación.
6. Anexos
Anexo 4
Cuadro de Clasificación de
Documentos
Ministerio de la Presidencia
Dirección General
Archivo Central
Cuadro de Clasificación Orgánico
La implementación del presente cuadro de
clasificación debe ser adaptada de acuerdo con las necesidades de cada
departamento, dirección o despacho de la Presidencia de la República. El orden
debe ser respetado íntegramente, ya que con el paso del tiempo se puede tener
relación documental con otras dependencias.
El cuadro de clasificación se ve reflejado en
los archivadores por medio de una serie de carpetas colgantes y pestañas plásticas
que representan el orden jerárquico, identificado con los siguientes colores:
Verde: Pestaña nombre oficina productora y de Ámbito I
Morado: Nivel político (Presidente de la República, Primer
Vicepresidente, Segundo Vicepresidenta, Ministerio de la Presidencia,
Viceministerios de la Vicepresidencia y la pestaña de Ámbito II).
Amarillo: Instancias asesoras (Primera Dama, Auditoría Interna, Asesoría
Jurídica y Planificación Institucional).
Azul: Nivel directivo (Dirección General, Dirección Gestión
Presidencial, Dirección de Información y Comunicación, Dirección de
Inteligencia y Seguridad Nacional y Unidad Especial de Intervención).
Rojo: Nivel operativo departamentos (todos los departamentos que dependan
jerárquicamente al nivel directivo).
Blanco: Nivel operativo unidades (Unidad de Compras y Archivo Central)
Celeste: Ámbito III Administración Pública
Rosado: Ámbito IV Particulares
Gris: Ámbito V Organismos Internacionales
Anaranjado: ámbito VI Empresas Privadas
Las series documentales (correspondencia,
circulares, informes, entre otros) deber ser archivados en folders
independientes y rotulados según corresponda (correspondencia con Ministerio de
Hacienda, Circulares internas, correspondencia con Dirección General). La pestaña
plástica se coloca en la carpeta colgante indicando el nombre de dependencia
productora de los documentos.
I ÁMBITO. Oficina
Productora y sus Dependencias
Este ámbito está conformado por la oficina
productora y aquellas dependencias que los
conforman (en casos de contar con dependencias
internas). Los documentos que se
producen son internos y nos transfieren a
otros ámbitos del cuadro de clasificación.
1. Nombre de la Oficina Productora (y sus
dependencias)
Circulares Internas (las que producen la oficina que se envían a otras
dependencias)
Expedientes de Personal (si los hay)
Controles (de correspondencia, de asignación de documentos, entre otros)
Expedientes de Inventarios de Activos (uno expediente por funcionario)
1.1 Dependencia X
Correspondencia
Informes de Labores
1.2 Dependencia Y
Correspondencia
Planes de Trabajo
Plan Operativo
II-ÁMBITO. PRESIDENCIA DE
LA REPÚBLICA
En este ámbito se refleja la estructura orgánica
de la Presidencia de la República y la relación documental con cada una de las
dependencias. Es importante aclarar que las pestañas, carpetas colgantes y
folders se van creando de acuerdo con los documentos que se van recibiendo y
enviando.
2. Presidente de la República
2.1 Primer Vicepresidente
2.2 Segundo Vicepresidenta
2.3 Primera Dama
2.4 Secretaría de Consejo de Gobierno
2.5 Dirección de Inteligencia y Seguridad
Nacional
2.6 Unidad Especial de Intervención
2.7 Información y Comunicación
2.8 Escolta Presidencial
2.9 Ministro de la Presidencia
2.9.1Tribunal Administrativo del Servicio
Civil
2.9.2 Instituto Costarricense sobre Drogas
2.9.3 Auditoría Interna
2.9.4 Planificación Institucional
2.9.5 Asesoría Jurídica
2.9.6 Viceministerio de la Presidencia Asuntos
Políticos
2.9.6.1 Tecnologías de Información
2.9.6.2 Dirección General
2.9.6.2.1 Departamento Financiero
2.9.6.2.2 Proveeduría Institucional
2.9.6.2.3 Departamento Servicios Generales
2.9.6.2.4 Departamento de Transportes
2.9.6.2.5 Oficina de Gestión Institucional de
Recurso Humano
2.9.6.2.6 Archivo Central
2.9.6.3 Gestión Presidencial
2.9.6.3.1 Protocolo
2.9.6.3.2 Giras
2.9.6.3.3 Apoyo Social
2.9.6.3.4 Leyes y Decretos
2.9.7 Viceministerio de la Presidencia Asuntos
Legislativos
III-ÁMBITO. ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
En este ámbito se refleja la relación
documental con todas las instituciones del sector público. Es importante
resaltar que la apertura de carpetas colgantes se realiza de lo
general a lo particular, es decir se producen y reciben pocos documentos
con los ministerios se abre una carpeta colgante con la pestaña plástica que
dice Ministerios e internamente los folders con su respectiva serie documental
(correspondencia con ministerios, informes con ministerios, entre otros). El
Color de las pestañas es Celeste.
3.1 Poder Legislativo
3.1.1Asamblea Legislativa
3.1.1.1 Defensoría de los Habitantes de la
República
3.1.1.2 Contraloría General de la República
3.2 Organismo Electoral
3.2.1Tribunal Supremo de Elecciones
3.2.1.1 Registro Civil
3.3 Poder Ejecutivo
3.3.1 Ministerio de Agricultura y Ganadería
(MAG)
3.3.1.1 Instituto Nacional de Innovación
Tecnológica Agropecuaria (INTA)
3.3.1.2 Junta de Fomento Avícola
3.3.1.3. Junta de Fomento Porcino
3.3.1.4 Oficina Nacional de Semillas (ONS)
3.3.1.5 Secretaría Ejecutiva de Planificación
Sectorial Agropecuaria (SEPSA)
3.3.1.6 Servicio Fitosanitario del Estado
3.3.1.7 Servicio Nacional de Salud Animal
(SENASA)
3.3.2 Ministerio de Ciencia, Tecnología y
Telecomunicaciones (MICITT)
3.3.3 Ministerio de Comercio Exterior (COMEX)
3.3.4 Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ)
3.3.4.1 Centro Costarricense de Producción
Cinematográfica
3.3.4.2 Centro Cultural e Histórico José
Figueres Ferrer
3.3.4.3 Centro Nacional de la Música
3.3.4.4 Comisión Nacional para la Defensa del
Idioma
3.3.4.5 Consejo Nacional de Política Pública
de la Persona Joven
3.3.4.6 Dirección General del Archivo
Nacional
3.3.4.7 Museo de Arte Costarricense
3.3.4.8 Museo de Arte y Diseño Contemporáneo
3.3.4.9 Museo Dr. Rafael Ángel Calderón
Guardia
3.3.4.10 Museo Histórico Cultural Juan
Santamaría
3.3.4.11 Museo Nacional de Costa Rica
3.3.4.12 Sistema Nacional de Educación
Musical (SINEM)
3.3.4.13 Teatro Nacional (TN)
3.3.4.14 Teatro Popular Mélico Salazar
3.3.5 Ministerio de Economía Industria y
Comercio (MEIC)
3.3.5.1 Comisión de Mejora Regulatoria
3.3.5.2 Comisión Nacional del Consumidor
(CNC)
3.3.5.3 Comisión para Promover la Competencia
(COPROCOM)
3.3.5.4 Laboratorio Costarricense de Metrología
(LACOMET)
3.3.5.5 Secretaría Ejecutiva del Consejo
Nacional para la Calidad
3.3.6 Ministerio de Educación Pública (MEP)
3.3.6.1 Consejo Nacional de Enseñanza
Superior Universitaria Privada (CONESUP)
3.3.6.2 Fondo Nacional de Becas (FONABE)
3.3.6.3 Fondo Nacional de Becas de Solidaridad
Social
3.3.6.4 Instituto de Desarrollo Prof.
Uladislao Gámez Solano
3.3.6.5 Programa de Mejoramiento de la Calidad
de la Educación General Básica (PROMECE)
3.3.7 Ministerio de Gobernación y Policía
3.3.7.1 Dirección General de Migración y
Extranjería (DGME)
3.3.7.2 Dirección Nacional de Desarrollo de
la Comunidad (DINADECO)
3.3.7.3 Imprenta Nacional
3.3.7.4 Tribunal Administrativo Migratorio
3.3.8 Ministerio de Hacienda
3.3.8.1 Tribunal Aduanero Nacional
3.3.8.2 Tribunal Fiscal Administrativo
3.3.8.3 Unidad de Coordinación del Proyecto:
Limón - Ciudad Puerto
3.3.8.4 Unidad Ejecutora del Programa de
Regularización del Catastro y Registro
3.3.9 Ministerio de Justicia y Paz
3.3.9.1 Agencia de Protección de Datos de los
habitantes (PRODHAB)
3.3.9.2 Consejo Nacional de Espectáculos Públicos
3.3.9.3 Dirección Nacional de Notariado
3.3.9.4 Junta Administrativa de los Centros Cívicos
3.3.9.5 Junta Administrativa del Registro
Nacional
3.3.9.6 Patronato de Construcciones
3.3.9.7 Procuraduría General de la República
(PGR)
3.3.9.8 Tribunal Registral Administrativo
3.3.10 Ministerio de Ambiente y Energía
(MINAE)
3.3.10.1 Comisión de Ordenamiento y Manejo de
la Cuenca Alta del Río Reventazón (COMCURE)
3.3.10.2 Comisión Nacional para la Gestión
de la Biodiversidad (CONAGEBIO)
3.3.10.3 Consejos Regionales Ambientales
3.3.10.4 Fondo Nacional de Financiamiento
Forestal (FONAFIFO)
3.3.10.5 Junta Directiva del Parque Recreativo
Nacional Playas de Manuel Antonio
3.3.10.6 Parque Marino del Pacífico
3.3.10.7 Secretaría Técnica Nacional
Ambiental (SETENA)
3.3.10.8 Sistema Nacional de Áreas de
Conservación (SINAC)
3.3.10.9 Tribunal Ambiental Administrativo
3.3.11 Ministerio de Obras Públicas y
Transportes (MOPT)
3.3.11.1 Consejo de Seguridad Vial (COSEVI)
3.3.11.2 Consejo de Transporte Público (CTP)
3.3.11.3 Consejo Nacional de Concesiones (CNC)
3.3.11.4 Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)
3.3.11.5 Consejo Portuario Nacional
3.3.11.6 Consejo Técnico de Aviación Civil
(CTAC)
3.3.11.7 Tribunal Administrativo de Transporte
3.3.12 Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica (MIDEPLAN)
3.3.12.1 Dirección Ejecutora de Proyectos
(DEP)
3.3.13 Ministerio de Relaciones Exteriores y
Culto
3.3.14 Ministerio de Salud
3.3.14.1 Auditoría General de Servicios de
Salud
3.3.14.2 Comisión Nacional de Vacunación y
Epidemiología
3.3.14.3 Consejo de Atención Integral
3.3.14.4 Consejo Interinstitucional de Atención
a la Madre Adolescente
3.3.14.5 Consejo Técnico de Asistencia Médico
Social
3.3.14.6 Dirección Nacional de Centros de
Educación y Nutrición y de
Centros Infantiles de Atención Integral
(CEN-CINAI)
3.3.14.7 Instituto Costarricense de
Investigación y Enseñanza en Nutrición
y Salud (INCIENSA)
3.3.14.8 Instituto sobre Alcoholismo y
Farmacodependencia (IAFA)
3.3.14.9 Junta de Vigilancia de Drogas y
Estupefacientes
3.3.14.10 Oficina de Cooperación
Internacional de la Salud (OCIS)
3.3.14.11 Patronato Nacional de Rehabilitación
(PANARE)
3.3.14.12 Secretaría de Política Nacional de
Alimentación y Nutrición (SEPAN)
3.3.15 Ministerio de Seguridad Pública (MSP)
3.3.16 Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social (MTSS)
3.3.16.1 Consejo de Salud Ocupacional (CSO)
3.3.16.2 Consejo Nacional de Salarios
3.3.16.3 Tribunal Administrativo de la
Seguridad Social del Régimen de
Pensiones y Jubilaciones del Magisterio
Nacional
3.3.17 Ministerio de Vivienda y Asentamientos
Humanos (MIVAH)
3.3.18 Comisión Nacional de Prevención de
Riesgos y Atención de Emergencias (CNE)
3.3.19 Consejo Nacional de la Persona Adulta
Mayor (CONAPAM)
3.3.20 Dirección General de Servicio Civil
(DGSC)
3.4 Poder Judicial
3.4.1 Corte Plena
3.4.1.1 Consejo Superior
3.4.1.2.1 Salas de Justicia
3.4.1.2.2 Tribunales de Justicia
3.4.1.2.3 Juzgados de Justicia
3.4.1.2.4 Ministerio Público
3.4.1.2.5 Defensa Pública
3.4.1.2.6 Organismo de Investigación Judicial
3.4.1.2.7 Escuela Judicial
3.4.1.2.8 Centro Electrónico de Información
Jurisprudencial
3.5 Instituciones Autónomas
3.5.1 Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
(ARESEP)
3.5.1.1 Superintendencia de Telecomunicaciones
(SUTEL)
3.5.2 Banco Central de Costa Rica (BCCR)
3.5.2.1 Superintendencia General de Entidades
Financieras (SUGEF)
3.5.2.2 Superintendencia General de Pensiones
(SUPEN)
3.5.2.3 Superintendencia General de Seguros
(SUGESE)
3.5.2.4 Superintendencia General de Valores
(SUGEVAL)
3.5.3 Banco Crédito Agrícola de Cartago
(BCAC)
3.5.4 Banco de Costa Rica (BCR)
3.5.5 Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)
3.5.6 Caja Costarricense de Seguro Social
(CCSS)
3.5.7 Colegio San Luis Gonzaga de Cartago
3.5.8 Consejo Nacional de Investigaciones
Científicas y Tecnológicas (CONICIT)
3.5.9 Consejo Nacional de Producción (CNP)
3.5.10 Instituto Costarricense de Acueductos y
Alcantarillados (AyA)
3.5.11 Instituto Costarricense de Electricidad
(ICE)
3.5.11.1 Sistema de Emergencias 9-1-1
3.5.12 Instituto Costarricense de
Ferrocarriles (INCOFER)
3.5.13 Instituto Costarricense de Pesca y
Acuicultura (INCOPESCA)
3.5.14 Instituto Costarricense de Puertos del
Pacífico (INCOP)
3.5.14.1 Junta Promotora de Turismo de la
Ciudad de Puntarenas
3.5.15 Instituto Costarricense de Turismo
(ICT)
3.5.15.1 Comisión Interinstitucional de
Marinas y Atracaderos turísticos (CIMAT)
3.5.15.2 Comisión Reguladora de Turismo
3.5.15.3 Oficina Ejecutora del Proyecto Turístico
Golfo de Papagayo
3.5.16 Instituto de Desarrollo Rural (INDER)
3.5.17 Instituto de Fomento y Asesoría
Municipal (IFAM)
3.5.18 Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)
3.5.19 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)
3.5.20 Instituto Nacional de Estadística y
Censos (INEC)
3.5.21 Instituto Nacional de Fomento
Cooperativo (INFOCOOP)
3.5.22 Instituto Nacional de las Mujeres
(INAMU)
3.5.23 Instituto Nacional de Seguros (INS)
3.5.23.1 Cuerpo de Bomberos
3.5.24 Instituto Nacional de Vivienda y
Urbanismo (INVU)
3.5.25 Instituto Tecnológico de Costa Rica
(ITCR)
3.5.26Junta de Administración Portuaria y de
Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA)
3.5.26.1 Fondo de Desarrollo de la Provincia
de Limón (FODELI)
3.5.27 Junta de Protección Social (JPS)
3.5.28 Patronato Nacional de Ciegos (PANACI)
3.5.29 Patronato Nacional de Infancia (PANI)
3.5.30 Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,
Riego y Avenamiento (SENARA)
3.5.31 Universidad de Costa Rica (UCR)
3.5.32 Universidad Estatal a Distancia (UNED)
3.5.33 Universidad Nacional (UNA)
3.5.34 Universidad Técnica Nacional (UTN)
3.6 Instituciones Semiautónomas
3.6.1 Colegio Universitario de Cartago (CUC)
3.6.2 Colegio Universitario de Limón
(CUNLIMON)
3.6.3 Comisión Nacional de Asuntos Indígenas
(CONAI)
3.6.4 Comisión de Energía Atómica (CEA)
3.6.5 Comisión Nacional de Préstamos para la
Educación (CONAPE)
3.6.6 Instituto Costarricense de Deporte y la
Recreación (ICODER)
3.6.7 Junta de Desarrollo de la Zona Sur
(JUDESUR)
3.6.8 Programa Integral de Mercadeo
Agropecuario (PIMA)
3.7 Empresas públicas estatales
3.7.1 Banco de Costa Rica. Corredora de
Seguros S.A
3.7.2 Banco de Costa Rica. Planes de Pensión
S.A.
3.7.3 Banco de Costa Rica. Sociedad
Administradora de Fondos de Inversión S.A.
3.7.4 Banco de Costa Rica. Valores Puesto de
Bolsa S.A.
3.7.5 Banco Internacional de Costa Rica S.A.
(BICSA)
3.7.6 Banco Nacional Corredora de Seguros S.A
3.7.7 Banco Nacional Sociedad Administradora
de Fondos de Inversión S.A.
3.7.8 Banco Nacional Valores S.A.
3.7.9 Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros
S.A
3.7.10 BN Vital Operadora de Pensiones
Complementarias S.A.
3.7.11 Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.
A. (CNFL)
3.7.12 Correos de Costa Rica S.A.
3.7.13 Editorial Costa Rica (ECR)
3.7.14 INS Operadora de Pensiones
Complementarias S. A.
3.7.15 INS Sociedad Administradora de Fondos
de Inversión S.A.
3.7.16 INS Valores S.A.
3.7.17 INSurance Servicios S.A
3.7.18 Operadora de Pensiones Complementaria y
de Capitalización Laboral de la Caja Costarricense de Seguro Social, S.A
3.7.19 Radiográfica Costarricense. S.A.
(RACSA)
3.7.20 Refinadora Costarricense de Petróleo
S.A. (RECOPE)
3.7.21 Sistema Nacional de Radio y Televisión
S.A. (SINART)
3.8 Empresas públicas no estatales
3.8.1 Banco Popular Operadora de Pensiones
Complementarias S.A.
3.8.2 Empresa de Servicios Públicos de
Heredia S.A (ESPH)
3.8.3 Popular Valores, Puesto de Bolsa S. A.
3.8.4 Sociedad Administradora de Fondos de
Inversión del Banco Popular y de Desarrollo
3.8.5 Vida Plena Operadora de Pensiones
Complementarias S.A.
3.9 Entes públicos no estatales
3.9.1 Academia Nacional de Ciencias
3.9.2 Banco Hipotecario de la Vivienda
(BANHVI)
3.9.3 Banco Popular y de Desarrollo Comunal
(BPDC)
3.9.4 Casa Hogar de la Tía Tere
3.9.5 Colegio de Abogados
3.9.6 Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica
3.9.7 Colegio de Biólogos
3.9.8 Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa
Rica
3.9.9 Colegio de Contadores Privados de Costa
Rica
3.9.10 Colegio de Contadores Públicos de
Costa Rica
3.9.11 Colegio de Enfermeras de Costa Rica
3.9.12 Colegio de Farmacéuticos
3.9.13 Colegio de Físicos
3.9.14 Colegio de Geólogos
3.9.15 Colegio de Ingenieros Agrónomos de
Costa Rica
3.9.16 Colegio de Ingenieros Químicos y
Profesionales Afines
3.9.17 Colegio de Licenciados y Profesores en
Letras, Filosofía, Ciencias y Artes (COLYPRO)
3.9.18 Colegio de Médicos Veterinarios
3.9.19 Colegio de Médicos y Cirujanos
3.9.20 Colegio de Microbiólogos de Costa Rica
3.9.21 Colegio de Optometristas de Costa Rica
3.9.22 Colegio de Periodistas de Costa Rica
3.9.23 Colegio de Profesionales de Psicología
de Costa Rica
3.9.24 Colegio de Profesionales en Ciencias
Económicas de Costa Rica
3.9.25 Colegio de Profesionales en Ciencias
Políticas y Relaciones Internacionales
3.9.26 Colegio de Profesionales en Criminología
de Costa Rica
3.9.27 Colegio de Profesionales en Informática
y Computación
3.9.28 Colegio de Profesionales en Quiropráctica
3.9.29 Colegio de Profesionales en Sociología
de Costa Rica
3.9.30 Colegio de Químicos de Costa Rica
3.9.31 Colegio de Secretariado Profesional de
Costa Rica
3.9.32 Colegio de Terapeutas
3.9.33 Colegio de Trabajadores Sociales
3.9.34 Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos (CFIA)
3.9.35 Consejo Nacional de Cooperativas
(CONACOOP)
3.9.36 Corporación Arrocera Nacional
(CONARROZ)
3.9.37 Corporación Bananera Nacional S.A
(CORBANA)
3.9.38 Corporación Ganadera Nacional
(CORFOGA)
3.9.39 Corporación Hortícola Nacional
3.9.40 Ente Costarricense de Acreditación
(ECA)
3.9.41 Fondo de Apoyo para la Educación
Superior y Técnica del Puntarenense
3.9.42 Instituto del Café de Costa Rica
(ICAFE)
3.9.43 Junta Administrativa del Servicio Eléctrico
Municipal de Cartago (JASEC)
3.9.44 Junta de Fomento Salinero
3.9.45 Junta de Pensiones y Jubilaciones del
Magisterio Nacional (JUPEMA)
3.9.46 Junta Nacional de la Cabuya
3.9.47 Liga Agrícola Industrial de la Caña
de Azúcar (LAICA)
3.9.48 Oficina Nacional Forestal
3.9.49 Promotora del Comercio Exterior de
Costa Rica (PROCOMER)
3.10 Entes Administradores de Fondos Públicos
3.10.1 Consejo Rector del Sistema de Banca
para el Desarrollo
3.11 Municipalidades
3.11.1 Municipalidad de Abangares
3.11.2 Municipalidad de Acosta
3.11.3 Municipalidad de Aguirre
3.11.4 Municipalidad de Alajuela
3.11.5 Municipalidad de Alajuelita
3.11.6 Municipalidad de Alvarado
3.11.7 Municipalidad de Aserrí
3.11.8 Municipalidad de Atenas
3.11.9 Municipalidad de Bagaces
3.11.10 Municipalidad de Barva
3.11.11 Municipalidad de Belén
3.11.12 Municipalidad de Buenos Aires
3.11.13 Municipalidad de Cañas
3.11.14 Municipalidad de Carrillo
3.11.15 Municipalidad de Cartago
3.11.16 Municipalidad de Corredores
3.11.17 Municipalidad de Coto Brus
3.11.18 Municipalidad de Curridabat
3.11.19 Municipalidad de Desamparados
3.11.20 Municipalidad de Dota
3.11.21 Municipalidad de El Guarco
3.11.22 Municipalidad de Escazú
3.11.23 Municipalidad de Esparza
3.11.24 Municipalidad de Flores
3.11.25 Municipalidad de Garabito
3.11.26 Municipalidad de Goicoechea
3.11.27 Municipalidad de Golfito
3.11.28 Municipalidad de Grecia
3.11.29 Municipalidad de Guácimo
3.11.30 Municipalidad de Guatuso
3.11.31 Municipalidad de Heredia
3.11.32 Municipalidad de Hojancha
3.11.33 Municipalidad de Jiménez
3.11.34 Municipalidad de La Cruz
3.11.35 Municipalidad de La Unión
3.11.36 Municipalidad de León Cortés
3.11.37 Municipalidad de Liberia
3.11.38 Municipalidad de Limón
3.11.39 Municipalidad de Los Chiles
3.11.40 Municipalidad de Matina
3.11.41 Municipalidad de Montes de oca
3.11.42 Municipalidad de Montes de oro
3.11.43 Municipalidad de Mora
3.11.44 Municipalidad de Moravia
3.11.45 Municipalidad de Nandayure
3.11.46 Municipalidad de Naranjo
3.11.47 Municipalidad de Nicoya
3.11.48 Municipalidad de Oreamuno
3.11.49 Municipalidad de Orotina
3.11.50 Municipalidad de Osa
3.11.51 Municipalidad de Palmares
3.11.52 Municipalidad de Paraíso
3.11.53 Municipalidad de Parrita
3.11.54 Municipalidad de Pérez Zeledón
3.11.55 Municipalidad de Poás
3.11.56 Municipalidad de Pococí
3.11.57 Municipalidad de Puntarenas
3.11.58 Municipalidad de Puriscal
3.11.59 Municipalidad de San Carlos
3.11.60 Municipalidad de San Isidro
3.11.61 Municipalidad de San José
3.11.62 Municipalidad de San Mateo
3.11.63 Municipalidad de San Pablo
3.11.64 Municipalidad de San Rafael
3.11.65 Municipalidad de San Ramón
3.11.66 Municipalidad de Santa Ana
3.11.67 Municipalidad de Santa Bárbara
3.11.68 Municipalidad de Santa Cruz
3.11.69 Municipalidad de Santo Domingo
3.11.70 Municipalidad de Sarapiquí
3.11.71 Municipalidad de Siquirres
3.11.72 Municipalidad de Talamanca
3.11.73 Municipalidad de Tarrazú
3.11.74 Municipalidad de Tibás
3.11.75 Municipalidad de Tilarán
3.11.76 Municipalidad de Turrialba
3.11.77 Municipalidad de Turrubares
3.11.78 Municipalidad de Upala
3.11.79 Municipalidad de Valverde Vega
3.11.80 Municipalidad de Vázquez de Coronado
3.11.81 Municipalidad de Zarcero
3.12 Concejos Municipales de Distrito
3.12.1 Concejo Municipal de Distrito de
Cervantes
3.12.2 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
3.12.3 Concejo Municipal de Distrito de
Colorado
3.12.4 Concejo Municipal de Distrito de
Lepanto
3.12.5 Concejo Municipal de Distrito de
Monteverde
3.12.6 Concejo Municipal de Distrito de
Paquera
3.12.7 Concejo Municipal de Distrito de Peñas
Blancas
3.12.8 Concejo Municipal de Distrito de
Tucurrique
IV-Ámbito Particulares
Relación documental con personas físicas
ajenas a la Presidencia de la República. El color de las pestañas es Rosado.
4.1 Particulares
Correspondencia
V-Ámbito Organismos
Internacionales
Relación documental con entidades
internacionales, ejemplo: ONU, OEA, OIT, entre otros. El color de las pestañas
es Gris.
5.1 ONU
Correspondencia
5.2 OIT
Correspondencia
5.3 Países
Correspondencia
Invitaciones
5.4 Embajadas
Correspondencia
Invitaciones
VI-Ámbito Empresas Privadas
Relación documental con cualquier empresa
privada, como: cooperativas, asociaciones, sindicatos, fundaciones, entre otros.
La documentación puede irse separando de acuerdo con el volumen documental que
ingrese o reciban en la oficina, por ejemplo: se tramita mucha documentación
con cooperativas, se puede hacer un solo folder para ese caso. El color de
las pestañas es anaranjado.
6.1 Sindicatos
Correspondencia
6.2 Empresas Privadas
Correspondencia
6.3 Fundaciones
Correspondencia
6.4 Bancos Privados
Correspondencia
6.5 Asociaciones
Correspondencia
Anexo 5
Anexo
10
Instructivo para la
Elaboración de "Tablas de Plazos de Conservación de
Documentos y/o Valoraciones
Parciales"
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
"TABLAS DE PLAZOS DE
CONSERVACION DE
DOCUMENTOS Y/O VALORACIONES
PARCIALES"
INTRODUCCIÓN
La selección documental es una función
importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de
plazos de vida para los documentos, como la eliminación de estos cuando han
cumplido su vigencia legal y administrativa y además carezcan de valor científico
cultural.
Una mala práctica en este campo, ha producido
en algunas ocasiones la eliminación prematura y deterioro propio de los
documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles
sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales,
desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio, de dinero.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº
7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de
documentos y establece lo siguiente:
Artículo 31: Créase la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección
General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural y de
resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores
a los que se refiere el artículo 2° de la presente ley.
Artículo 33: Cada una de las entidades
mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité
institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el
encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la
entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes
funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de sus documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que
hayan finalizado su trámite administrativo.
Artículo 35: Todas las instituciones a que se
refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del
Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten
eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones
que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por
medio del director general del Archivo Nacional.
Asimismo, el Reglamento a la Ley del Sistema
Nacional de Archivos Nº 24023-C, indica con respecto al tema lo siguiente:
Artículo 131: Las entidades productoras podrán
hacer sus consultas a través de dos procedimientos:
a. La tabla de plazos de conservación: Es un
instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o
recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características
y se fija el valor administrativo y legal.
b. Cuando no existan éstas, se harán
consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha
perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos
documentales tiene valor científico-cultural.
En acatamiento a lo dispuesto por la Ley y
Reglamento vigentes, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección
de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, en las cuales se plasme la
producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se
establezcan plazos de conservación racionales, y se indique cuáles son los
documentos más representativos de la institución, para que estos sean
conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.
La tabla de plazos de la institución es la
suma de las tablas que, en cada oficina, elabore el encargado de archivo, la
secretaria, o quien corresponda, con la ayuda y el visto bueno del jefe de cada
unidad.
Para su confección debe existir un
coordinador que brinde instrucciones acerca de cómo confeccionarlas, convoque
al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -que debe
hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y
administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural
a la documentación.
Se recomienda hacer las tablas de plazos desde
la fase de gestión; no esperar a que la acumulación de documentos sea un
problema en las oficinas o en los archivos centrales.
Asimismo, se recuerda que los Archivos
Centrales son custodios de la documentación que transfieren las unidades
administrativas, las cuales son las productoras de dichos documentos. Por esta
razón, en las tablas de plazos debe incluirse la documentación que custodia
tanto el Archivo Central, como aquella que se encuentra en el archivo de gestión
de la dependencia que se valora.
La tabla de plazos de conservación de
documentos es un instrumento de gran valor para orientar las políticas
documentales de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a
un manejo más eficiente del recurso humano y el espacio físico, asegurando la
información necesaria para la administración y para la Historia del país.
En el marco de la reorganización de los
archivos, los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación,
selección, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente coordinado, para que
las acciones archivísticas iniciadas en las oficinas fluyan ordenada y
consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente
planificada, de los documentos.
Por otra parte, la solicitud de VALORACIÓN
PARCIAL es un procedimiento abreviado que facilita a las entidades la evaluación
de documentos, generalmente muy voluminosos, que ya han perdido su vigencia
administrativa y legal y cuya eliminación es urgente para habilitar espacios.
La diferencia con la tabla de plazos es que no se evalúa la producción total
de una oficina, sino sólo algunas series documentales que ya han perdido su
valor administrativo y legal.
Las solicitudes de valoración parcial se
deben elaborar en el mismo formato de tabla, lo único que cambia es el nombre
del instrumento, la cantidad de series evaluadas y que solo deben incluirse las
series documentales que hayan perdido su vigencia administrativa y legal.
En cuanto a aspectos de cumplimentación,
deben seguirse las mismas instrucciones de forma y fondo que para la elaboración
de una tabla de plazos.
La autorización para eliminar documentos
derivada de una valoración parcial, afecta únicamente las series, oficinas y
fechas extremas expresamente indicadas en el documento.
1. NUMERO DE ORDEN:
Es el número consecutivo que se asigna a cada
tipo documental, en el orden en que se anoten.
2. SERIE O TIPO DOCUMENTAL
En esta columna debe anotarse la lista de
todas las series o tipos documentales que produce o recibe la oficina. Las
series son conjuntos de documentos homogéneos, repetitivos, porque tienen en
común algún elemento. Generalmente el elemento común es el tipo documental y
su presentación externa, aunque también una serie puede ser definida por una
función o actividad.
Tipo documental es "la forma en que se
encuentra expuesta la información en el soporte", y que responde a
funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un país;
es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea
porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha
llevado a nombrarlos así.
Ejemplos:
Actas Expedientes
Acuerdos Informes
Balances contables Investigaciones
Circulares Leyes
Contratos Licitaciones
Convenios Manuales
Cuadros estadísticos Memorandos
Cheques Órdenes de compra
Decretos Planes de trabajo
Estudios Presupuestos, etc.
A veces estos tipos documentales tienen su
"apellido", es decir, una palabra que los especifica más. Ejemplo:
Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente
de que se trata: de personal, judicial, legislativo. Un estudio a secas no dice
mucho, pero si se amplía el nombre, se logra una mejor descripción. Ejemplo:
Estudios sobre costo de vida; estudios sobre migraciones, estudios sobre
enfermedades epidemiológicas.
Se recomienda que la correspondencia (cartas
enviadas y recibidas), se anote de primera en la lista, ya que todas las
oficinas producen este tipo documental. En caso de que la organización del
archivo así lo amerite, la correspondencia puede dividirse en los apartes que
sean necesarios, para efecto de fijar plazos diferentes a cada grupo, según las
necesidades de cada oficina
Ejemplo:
Correspondencia interna
Correspondencia externa
Correspondencia sustantiva
Correspondencia facilitativa
Esta misma recomendación puede aplicarse a
otros tipos documentales, cuando se amerite su división, por razones de
organización del archivo, de diferente importancia histórica, diferente plazo
de conservación, etc.
Ejemplo:
Planos de proyectos hidroeléctricos
nacionales,
Planos de reparación de edificios.
Contratos que afectan las funciones
sustantivas de la entidad,
Contratos de mantenimiento de limpieza.
En el listado de tipos documentales no debe
tomarse en cuenta sólo documentación que está en papel, o escrita con letras.
También deben incorporarse los mapas, planos, fotografías, etc., estén
plasmados en papel o en cualquier otro soporte, como el microfilm o electrónico.
Cuando se elabora una tabla, lo común es
anotar la serie documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles
de ejemplares.
3. ¿ES ORIGINAL Y/O COPIA?
En esta columna se debe indicar para cada tipo
o serie documental, si la oficina evaluada custodia el original o la del
documento. Si tiene el documento original en la columna se anota O. Si tiene
ambos se anota: O y C. Si tiene 2 o 3 copias del mismo se anotan CC o CCC. En el
caso de la correspondencia se anota O y C.
Ejemplo: Si se está analizando la documentación
de una Dirección Legal.
|
Tipo
documental
|
¿Original
y/o Copia?
|
|
Actas de
Junta
Directiva
|
Copia
|
4. ¿CUÁLES OTRAS OFICINAS TIENEN ORIGINAL
Y/O COPIA DE ESTE DOCUMENTO?
En esta columna deben anotarse los nombres de
otras oficinas que tienen original o copia de la serie o tipo documental en
cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original. Continuando con el
ejemplo: Si se está analizando la documentación de una Dirección Legal
|
Tipo
documental
|
¿Original
y/o Copia?
|
¿Cuáles
otras
oficinas
tienen
Original y/o
Copia?
|
|
Actas de
Junta
Directiva
|
Copia
|
Junta
Directiva: O
Las demás
Direcciones
: C
|
En el caso de la correspondencia, se
generaliza anotando la principal oficina o principales oficinas, a las cuales se
elevan las decisiones o informaciones de la unidad estudiada.
La
información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y
determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente
de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una oficina se indica que
otra unidad tiene original o copia de un documento, esta información debe
constar en la Tabla de ambas oficinas.
Es importante tener en
cuenta que para cumplimentar las columnas que se explican en los puntos 3 y 4
del presente instructivo, la persona que elabora la tabla debe plantearse las
siguientes preguntas.
-¿En dónde está el
documento original?
-¿Existen copias de este
documento en otras oficinas?
-¿Cuáles unidades son las
que tienen copia del documento?
5. SOPORTE:
En la columna soporte se debe anotar cada uno
de los soportes en que está el documento: papel, microfilm, electrónico. A
cada soporte se debe asignar el plazo en el renglón correspondiente, que puede
ser igual o diferente para cada uno.
Ejemplo. Actas de Junta
Directiva en soporte de papel pueden tener una vigencia administrativa legal de
50 años, pero la copia de microfilm, la copia electrónica, e incluso la cinta
grabada de la sesión, pueden tener distintas vigencias, y distinto valor desde
el punto de vista administrativo- legal, según lo determine el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la institución.
Esto es importante de anotar, pues, en el caso
de que el documento original esté microfilmado, este dato puede modificar los
plazos de vigencia administrativa-legal. Según la Ley de Microfilm, Nº 4278, y
el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, los
documentos textuales que han sido microfilmados con todas las normas de calidad,
y que carecen de valor científico-cultural, pueden eliminarse un año después
de haber sido microfilmados. También es posible que en una oficina se encuentre
una misma serie documental en dos soportes, y el plazo de conservación de cada
uno sea diferente.
Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de
Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de
agosto de 2005, en la cual se establece la equivalencia funcional del documento
electrónico, siempre y cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que
la ley exija.
6. CONTENIDO
Se resume el contenido o temática de cada
serie / tipo documental, destacando los principales asuntos de cada uno.
En el caso de las series documentales
compuestas, como por ejemplo los "expedientes" es indispensable que se haga
un resumen de los tipos documentales que lo conforman.
Asimismo, en cuanto al tipo documental
"correspondencia" se debe indicar un resumen de las temáticas de que trata.
Ejemplo: Si se está levantando la tabla de
una oficina de Auditoría.
Si se está levantando una tabla de una Junta
Directiva.
7. VIGENCIA
ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN LA OFICINA
La vigencia administrativa-legal es el período
en que un documento tiene actualidad, plenacapacidad
para que, a través de él, se ordene, testifique, o informe. El valor
fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para la toma de
decisiones, para los trámites corrientes de la oficina, y para la defensa de
derechos. El plazo de vigencia es diferente según cada tipo documental. El
tiempo se puede dividir de tal manera que los documentos permanezcan un tiempo
en la oficina productora, y otro en el Archivo Central.
La columna que corresponde a permanencia en la
oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El período
en que los documentos son consultados más frecuentemente, deben permanecer en
la oficina productora, generalmente, por un plazo de 1 a 5 años, dependiendo
del tipo/serie documental, de acuerdo con el artículo 40 de la Ley 7202 y el
artículo 62 de su Reglamento.
8. VIGENCIA
ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN EL ARCHIVO CENTRAL
En esta columna se anota el tiempo que debe
custodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en
cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden
servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos. Durante su
permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar de cumplir su
vigencia administrativa-legal, o conservarse precaucionalmente. Si un documento
pierde todo su valor en la etapa de gestión, no debe pasar al Archivo Central,
y se anotará 0 (cero) en esta columna.
Los plazos pueden ser recomendados por la
Oficina productora, pero la responsabilidad de su fijación definitiva
corresponde al Comité Institucional.
El Comité debe discutirlos muy bien. Si los
fija demasiado bajos, puede resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a
problemas legales posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden
conservar durante años documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden
causar graves problemas de espacio a la institución.
9. CANTIDAD en metros:
Se anota, en metros lineales, la cantidad
total correspondiente a cada tipo/serie documental. La medida en metros se hace
tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una
estantería. Es decir, se mide la estantería ocupada.
En el caso de que la tabla de plazos incluya
documentos electrónicos (audiovisuales y gráficos) y textuales firmados
digitalmente, se debe indicar la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de
acuerdo con su tamaño).
Ejemplo:
Si se está levantando una tabla de una Junta
Directiva
|
Tipo
documental
|
Soporte
|
Cantidad
|
|
Actas
|
Papel
|
0,5 m.
|
|
|
Electrónico
|
500 MB
|
Este dato es importante para planificar la
conservación, tanto a nivel administrativo legal, como científico-cultural.
10. FECHAS EXTREMAS:
Se anotan -las fechas extremas de cada
tipo/serie documental, correspondientes al momento en que se realiza la tabla.
Se debe recordar que en las tablas de plazos
debe incluirse la documentación que custodia el Archivo de Gestión y el
Archivo Central, según las dependencias administrativas correspondientes. Por
lo tanto, deben incluirse las fechas extremas de ambas etapas de archivo (gestión
y central).
Para el caso de las
Valoraciones Parciales, se debe recordar que sólo
se deben anotar las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su
vigencia administrativa y legal.
Ejemplo:
Si se está levantando una tabla del
Departamento de Contabilidad:
|
Tipo documental
|
Vigencia
Administrativa
Legal
|
Fechas Extremas
|
|
Copias de
cheques
|
5 años
|
2000-2008
|
NOTA: En este caso los cheques del año 2009
en adelante, no podrían incluirse en la
valoración parcial ya que aún no ha caducado
su vigencia administrativa y legal, lo cual es
requisito indispensable al presentar una
solicitud de valoración parcial, de acuerdo con el
artículo 131, inciso b) del Reglamento de la
Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
11. OBSERVACIONES:
Este es un espacio especial que se destina a
que la Comisión Nacional defina si el tipo documental es de conservación
permanente, o si puede eliminarse una vez que caduque su vigencia.
Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las
oficinas productoras como por el Comité Institucional y la Comisión Nacional,
para datos no contemplados en las columnas anteriores.
También aquí se puede anotar si otras
oficinas o instituciones tienen información complementaria, aunque el tipo
documental no sea duplicado.
La tabla se autoriza, pero puede someterse a
revisiones periódicas para incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar
plazos. Además, su vigencia es de 5 años a partir de su aprobación, de
acuerdo con el artículo 132 del Reglamento a la Ley 7202.
Las actualizaciones de tablas de plazos deben
realizarse en un plazo máximo de 6 años posterior a su aprobación, de acuerdo
con la Resolución CNSED-01-2012.
REQUISITOS DE FORMA QUE SE
DEBEN CUMPLIR PARA LA PRESENTACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
1. El formulario de la tabla de plazos debe
tener todas las columnas debidamente cumplimentadas.
2. Las tablas de plazos deben remitirse con un
oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual debe contener la
conformación actualizada del Comité que aprobó el trámite (miembros que lo
conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse el número
de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas.
3. Las tablas de plazos deben estar acompañadas
del organigrama de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la
autoridad competente.
4. Las tablas de plazos de conservación de
documentos deben presentarse en estricto orden jerárquico, iniciando con las
dependencias de mayor rango. Sólo se aceptarán tablas de oficinas que estén
legalmente constituidas (según organigrama aprobado por MIDEPLAN o por la
autoridad competente). Lo anterior, de acuerdo con las Resoluciones
CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de
setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N°244, alcance
206 de 18 de diciembre de 2012.
5. En el encabezamiento de la fórmula debe
indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura
orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección
pertenece. Esta información debe aparecer en todas la páginas de la tabla de
plazos.
6. Indicar el nombre de la persona que elaboró
la tabla, y la fecha en que lo hizo.
7. Apuntar en la parte superior del formulario
el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el
decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones
institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.
8. Debe contar con el nombre y la firma del
jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los
folios que componen la tabla de plazos. En el caso de tablas de plazos de
conservación de documentos de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser
firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de
los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.
9. Debe contar con el nombre y firma del
Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano, en cada una de las
páginas de las tablas de plazos.
10. Numerar las páginas de la tabla.
11. El Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos revisa las tablas, corrobora las duplicaciones de
tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace
las recomendaciones pertinentes.
12. El Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en
soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con
las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación,
la cual señala los documentos con valor científico cultural, y devuelve las
tablas, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada
parte interesada lo que corresponde.
REQUISITOS DE FORMA QUE SE
DEBEN CUMPLIR PARA LA PRESENTACIÓN DE VALORACIONES PARCIALES DE DOCUMENTOS
1. El formulario de valoración parcial debe
tener todas las columnas debidamente cumplimentadas.
2. La valoración parcial debe ser remitida
con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual
debe contener la conformación actualizada del que aprobó el trámite (miembros
que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe indicarse
el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó la valoración
parcial.
3. Las valoraciones parciales de documentos
deben estar acompañadas del organigrama de la institución, debidamente
aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente. Lo anterior, de acuerdo con las
Resoluciones CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de
26 de setiembre de 2011 y CNSED-001-2012, publicada La Gaceta Digital N°244,
alcance 206 de 18 de diciembre de 2012.
4. En el encabezamiento de la fórmula debe
indicarse la oficina a que corresponde, según su ubicación en la estructura
orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección
pertenece. Esta información debe aparecer en todas las páginas de la valoración
parcial.
5. Indicar el nombre de la persona que elaboró
la valoración, y la fecha en que lo hizo.
6. Apuntar en la parte superior del formulario
el objetivo y las funciones de la oficina. Estas deben estar acordes con el
decreto de creación de las unidades administrativas, el manual de funciones
institucional o cualquier otro documento formal con que cuente la institución.
7. Debe contar con el nombre y la firma del
jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los
folios que componen la valoración parcial. En el caso de valoraciones parciales
de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior
jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su
defecto el superior jerárquico de la entidad.
8. Debe contar con el nombre y firma del
Presidente o Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las
páginas que componen la valoración parcial.
9. Numerar las páginas de la valoración
parcial.
10. El Comité Institucional de Selección y
Eliminación Documental revisa la valoración parcial, corrobora las
duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor
administrativo-legal, y hace las recomendaciones pertinentes.
11. El Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en
soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED), con
las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos, la cual señala los documentos con valor científico cultural, y
devuelve las valoraciones, debidamente autorizadas al Comité, para que este
haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.
12. En la valoración parcial sólo se
incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.
