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 Normativa >> Decreto Ejecutivo 38798 >> Fecha 08/10/2014 >> Texto completo
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Texto Completo Norma 38798
Reglamento de constitución y funcionamiento del Comité de Selección y Eliminación de documentos de la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (Dinadeco)
Texto Completo acta: 101558

Nº 38798-2014-MGP 



EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 



Y EL MINISTRO DE GOBERNACIÓN Y POLICÍA 



En uso de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución Política y los artículos 13, 25, 27 y 28 inciso 2 acápite b) de la Ley General de la Administración Pública; y con fundamento en lo estipulado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202 y su Reglamento Decreto Ejecutivo 24023-C, artículos 15 y 16 de la Ley General de Control Interno 8292, la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos 8454; las Normas 5.4 y 5.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE emitidas por la Contraloría General de la República. 



Considerando:



I.-Que conforme a lo establecido en la Ley 7202 la cual en su artículo 1 estipula: "Créase el Sistema Nacional de Archivos, que estará compuesto por el conjunto de archivos públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a él". Asimismo, en su artículo 2 establece: "se regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones". 



II.-Que mediante el artículo 31 de la Ley 7202 se establece la creación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 de la presente ley. 



III.-Que el artículo 35 de la Ley 7202, establece: "Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.". 



IV.-Que para el cumplimiento efectivo del artículo anteriormente trascrito, debemos remitirnos al artículo 33 de esa misma norma, el cual establece que: "Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. 



El comité tendrá las siguientes funciones:



a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.



b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo." 



En esa misma línea, debe recurrirse a los artículos 138, 139 y 140 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo 24023-C, los cuales regulan de manera más específica la conformación y el accionar de los Comités institucionales de selección y eliminación de documentos. 



En el caso específico de DINADECO, mediante Reorganización Institucional parcial aprobada por el entonces Ministro de Gobernación y Policía y Seguridad Pública mediante oficio 0191- 2010 DM, las funciones que en materia archivística le corresponden a la institución, fueron asignadas al Departamento de Servicios Generales, estableciéndose el Centro de Administración Documental a cargo de un técnico en Archivística. 



V.-Que el artículo 16 de la Ley General de Control Interno establece que será deber del Jerarca y de los Titulares Subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros los siguientes: inciso b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. 



VI.-Que en forma más reciente, se cuenta también con un marco legal para lo tocante al acervo documental producido por las instituciones públicas de forma electrónica, esto a través de la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos 8454, la cual en el párrafo tercero de su artículo 6, establece: 



Artículo 6º-Gestión y conservación de documentos electrónicos 



. En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos. 



            Por tanto: 



Reglamento de Constitución y Funcionamiento del



Comité de Selección y Eliminación de Documentos



de la Dirección Nacional De Desarrollo de



la Comunidad (Dinadeco)



Artículo 1º-Nombrar el Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO) del Ministerio de Gobernación y Policía, de acuerdo a los artículos 33 de la Ley de la Ley 7202 y 138, 139 y 140 de su Reglamento. El Comité estará conformado por la Jefatura del Centro de Administración Documental, la Jefatura de la Asesoría Jurídica y el(a) Director(a) Nacional o su representante.




Ficha articulo



Artículo 2º-De entre sus miembros se nombrará un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones. 



Serán miembros pro tempore y en calidad de observadores, las jefaturas de las unidades administrativas de DINADECO productoras de información física o electrónica, que por la materia tratada en las respectivas sesiones del Comité, así amerite su presencia.




Ficha articulo



Artículo 3º-El Comité de Selección y Eliminación de Documentos, tendrá las siguientes funciones: 



a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal del acervo documental físico y electrónico de la institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central. 



b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando se deban eliminar documentos físicos o electrónicos que hayan finalizado su trámite administrativo, y no existan tablas de plazos aprobadas. 



c. Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional. Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que ha perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural. 



d. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados en material no legible, utilizando diferentes técnicas como incineración, trituración y otros similares. 



e. Se levantará un acta que contenga todos los tipos documentales que se eliminen, y la conservarán en sus archivos. 



f. La resolución sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor científico-cultural se tomará por mayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el presidente con su doble voto.




Ficha articulo



Artículo 4º-Una vez aprobadas las tablas de plazos, la institución puede eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión. Sin embargo, las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.




Ficha articulo



Artículo 5°-Cuando se presenten consultas parciales de eliminación, así como las solicitudes de aprobación de tablas de plazos de conservación, deben contener los siguientes requisitos: 



a. Ser dirigidos a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. 



b. Estar firmadas por el superior de la Unidad Administrativa interesada, y avaladas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de DINADECO.




Ficha articulo



Artículo 6º-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. 



Dado en San José, a las 11:00 horas del 8 de octubre de dos mil catorce.




Ficha articulo





Fecha de generación: 23/10/2020 11:37:25 p.m.
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