Artículo 2º-A las disposiciones del presente Reglamento están sujetos la Vicealcaldía, Directores, Titulares de los diferentes Departamentos del Municipio, Secretaría del Concejo Municipal, Auditoría Interna y demás funcionarios de la Municipalidad. El incumplimiento a sus disposiciones acarreará responsabilidad administrativa, civil o penal, según corresponda.

Artículo 3º-Se exceptúa del presente reglamento al Alcalde Municipal, por ejercer funciones de relevancia institucional y por su representación jurídica sin límite de suma, considerando además que por la cantidad y continuidad de invitados que atiende, no debería estar limitado por una reglamentación interna como esta, sin perjuicio del uso racional del contenido presupuestario asignado, respetando los controles respectivos. Asimismo, se exceptúan las Sesiones Solemnes que se celebren por acuerdo del Concejo Municipal, las actividades programadas con el fin de celebrar a los funcionarios municipales el día de Régimen Municipal, el Día Internacional de la Mujer y  la Semana Cívica, así como las jornadas de capacitación que por su características se realicen en lugares que por sus requerimientos se tengan que contratar con alimentación.

Artículo 4º-Definiciones:

Fondos públicos: son los recursos, valores, bienes y derechos, propiedad de la Municipalidad.

Gastos de alimentación: son los egresos en los en que puede incurrir la Municipalidad para el pago de alimentos y bebidas a sus funcionarios y personas externas que participen de actividades de capacitación, actividades protocolarias o sociales o reuniones de trabajo donde se traten o desarrollen asuntos de interés y beneficio para la Institución y la Comunidad Herediana, entendiéndose que abarca tanto la alimentación del personal municipal como la de los participantes.

Deber de probidad: obligación del funcionario público de administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.

Principio de eficiencia: la aplicación más conveniente de los recursos asignados para maximizar los resultados obtenidos o esperados.

Principio de legalidad: es el sometimiento de toda actuación pública al ordenamiento jurídico.

Artículo 5º-Ámbito de aplicación: La presente normativa aplicará para los gastos de alimentación sufragados con fondos públicos en los que se incurra durante la jornada de trabajo ordinario o extraordinario no remunerado de sus funcionarios o donde se traten asuntos de interés y beneficio para la Institución y la Comunidad Herediana.

Artículo 6º-Carácter excepcional del gasto: Se determinará la procedencia del gasto observando los principios de austeridad y probidad, entendiendo que el mismo solo procede en los casos estrictamente necesarios cuando la reunión, capacitación, actividad protocolaria o sesión de trabajo se prolongue por más de cuatro horas, que abarque la hora de desayuno, almuerzo o cena, o bien que se requiera para su debida continuidad el consumo de algún alimento con el objeto de evitar una interrupción o dispersión de los participantes.

CAPÍTULO II

Sobre los gastos de alimentos y bebidas

Artículo 7º-Mediante esta subpartida presupuestaria, 2.02.03, se compran alimentos y bebidas naturales, semimanufacturados o industrializados para el consumo humano. Incluye los gastos de comida y otros servicios de restaurante brindados al personal que labora en las instituciones públicas. No se aplican para actividades de capacitación, protocolarias o sociales las cuales se deben imputar a las subpartidas incorporadas en el grupo "1.07 Capacitación y protocolo".

Artículo 8º-Los únicos Alimentos y Bebidas que se autorizan independientemente del tipo de actividad que se desarrolle, debe ser repostería normal y acompañadas ya sea de un café, té o de bebidas naturales o gaseosas, que a solicitud del funcionario responsable de llevar la reunión, sesión de trabajo, actividad de capacitación o actividad protocolaria se solicite, y excepcionalmente para la atención a funcionarios de la Municipalidad, que por estar efectuando un trabajo extraordinario y sin retribución económica, se vean obligados a permanecer en la Institución fuera de la jornada ordinaria de trabajo. En idéntico sentido se aprobarán los recursos para reuniones del Concejo Municipal, siempre y cuando haya un acuerdo previo del Órgano Colegiado que instruya a la Secretaría del Concejo Municipal a coordinar mediante los procedimientos aplicables, la adquisición de estos.

Artículo 9º-En estos gastos no se incluyen platos a la carta, menús ni comidas de otro tipo, y bajo ninguna circunstancia se autorizará la compra de bebidas alcohólicas. Los costos de estas actividades estarán bajo el control de cada responsable según los sujetos regulados en el artículo 2°, quienes tendrán la obligación de vigilar su partida presupuestaria, bajo la cual se aplica este gasto.

Artículo 10.-Los gastos en que se incurran deberán responder a los principios de racionalidad y austeridad, considerando que únicamente proceden en los casos indicados y debidamente planeados.

Artículo 11.-Para la utilización de los gastos regulados en el capítulo II, se deberá presentar por escrito ante el Alcalde o el Director que corresponda según su área, un informe donde se detalle el motivo sobre la realización de la actividad de capacitación o protocolaria, reunión o sesión de trabajo, objetivos a alcanzar, público meta, interés público de la actividad y motivos por el cual debe darse alimentación, salvo lo indicado en el artículo 8° en relación a gastos aprobados por el Concejo Municipal para sus reuniones de sus miembros.

Artículo 12.-Para el proceso de pago de las actividades de Alimentación, se deberá presentar por escrito ante el Alcalde o el Director que corresponda según su área un informe comparativo entre la cantidad de comida contratada y los asistentes a la actividad (listados de asistentes) esto con el fin de controlar el desperdicio y mejorar la planificación de las actividades.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

Artículo 13.-En caso de comprobarse posteriormente un gasto no permitido, el funcionario responsable está en la obligación de reintegrar la totalidad de lo gastado a la Municipalidad, sin perjuicio de las sanciones a que pueda hacerse acreedor, de conformidad con el artículo 2° de este Reglamento.

Artículo 14.-Los gastos en que se incurra por la aplicación de este Reglamento, serán liquidados dentro del término a que se refiere el Reglamento de Compras de Caja Chica y el Reglamento de Adquisición de Bienes y Servicios para la Municipalidad de Heredia, según corresponda.

Rige a partir de su publicación.

Heredia, 08 de abril del 2015.