Artículo 2º-Objetivo. El objetivo del fondo es facilitar y agilizar la adquisición de bienes y servicios que por sus características son indispensables, urgentes o que por su cuantía no conviene recurrir a procedimientos de contratación más complejos.

Artículo 3º-Administración. El control y seguimiento de las ayudas estará a cargo de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y el pago a través de ésta y/o las instancias administrativas del Poder Judicial. La Auditoria Judicial, efectuará periódicamente y sin previo aviso, arqueos y conciliaciones de este fondo.

Artículo 4º-Fondeo. Los recursos de este fondo específico, serán depositados en una cuenta corriente en cualquiera de los bancos del Estado y el giro de los recursos se podrá realizar mediante efectivo, tarjetas de débito o vía electrónica; para la atención de gastos presupuestados en las subpartidas de Bienes, Servicios, Materiales, y Suministros. La Oficina de Defensa Civil de las Victimas podrá mantener en efectivo en la sede central, hasta un 5% del fondo específico, conforme al manual establecido para dichos fines.

Artículo 5º-Monto máximo del Fondo. El monto máximo del Fondo será de ¢10,000.000,00 (diez millones de colones exactos), los que deberán gestionarse vía corriente presupuestaria para los gastos indicados en el inciso c) del artículo 5 del reglamento de la cuenta especial de la ODCV.

El contenido económico para su constitución provendrá del presupuesto ordinario y extraordinario aprobado para la Oficina de Defensa Civil de las Victimas de Delito, dentro del programa 929.

CAPÍTULO II

Funcionamiento

Artículo 6º-Autorización de gastos del Fondo. La adquisición de bienes, servicios, materiales y suministros, se hará hasta por la suma de ¢10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), monto que mediante resolución será indexada anualmente por la Dirección Ejecutiva con base el índice de precios al consumidor. Por razones de conveniencia y oportunidad, el trámite de compra se realizará contando con una sola cotización, de conformidad con el monto que llegue a establecer mediante resolución la Dirección Ejecutiva. Superada esa suma, se deberá contar al menos con 3 cotizaciones y se seleccionará la de menor precio.

Artículo 7º-Forma de Pago. Toda compra que se realice mediante el fondo especial, deberá ser hecha estrictamente al contado, contra la presentación de las respectivas facturas comerciales o comprobantes autorizados. Cuando el pago se realice mediante cheque, transferencia electrónica de fondos o tarjeta de compra institucional, se deberá anotar en la factura el número de cheque o del comprobante de débito. En caso de que el pago se realizara en efectivo, se dejará constancia en la factura de este hecho.

Artículo 8º-Fondo Fijo. El Fondo operará bajo el sistema de "fondo fijo", haciéndose los reembolsos necesarios para reponer las sumas pagadas, de tal forma que no llegue a agotarse. Cada reembolso se hará siguiendo los procedimientos establecidos para tal efecto. La Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, deberá contar con registros que permitan la evaluación de los componentes del fondo fijo: a saber:

a)         Efectivo

b)         Saldo en cuenta corriente

c)         Documentos originales cancelados pendientes de incluir en reintegro

d)         Solicitudes de reintegro en trámite

e)         Transferencias por reintegro sin aplicar

f)          Anticipos pendientes de liquidar

g)         Otros comprobantes.

Artículo 9º-Comprobantes autorizados. Para el trámite de pago las personas físicas o jurídicas que brindaron el bien, servicio, material o suministro; deberán presentar la factura comercial o comprobantes autorizados, conforme los requisitos establecidos en el artículo siguiente. A los documentos que se presenten a cobro, se les deberá consignar los vistos buenos pertinentes del profesional encargado de atender la ayuda, o de los servidores autorizados de haber recibido el bien o servicio a satisfacción.

Artículo 10.-Requisitos de los comprobantes y facturas comerciales. Toda factura comercial que respalde la compra de bienes, servicios, materiales o suministros por medio del Fondo, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a)         Confeccionada en original a nombre del Poder Judicial indicando claramente la adquisición del bien, servicio, material o suministro y la identificación del beneficiario.

b)         Contar con el nombre y número de cédula o razón social de la persona física o jurídica proveedora de bien, servicio, material o suministro. Además, deberá poseer la firma, nombre, número de cédula del servidor del Poder Judicial que tramita el bien, servicio, material o suministro, así como la firma, nombre, número de cédula del beneficiario y la fecha en que se consigna el recibido a satisfacción; de acuerdo con las políticas que al respecto se establezcan.

c)         Los documentos que se presenten al cobro no deben contener borrones, tachaduras o alteraciones que hagan dudar la legitimidad de éste. La cantidad indicada debe coincidir tanto en número como en letras. Si existe diferencia prevalece la consignada en letras.

d)         Las facturas que se presenten al cobro deben estar debidamente timbradas o autorizadas por la Dirección General de la Tributación Directa. En el caso de que la persona física o jurídica cuente con dispensa de ese requisito, se deberá presentar el documento justificante, así como consignar en la factura el número del oficio emitido por la Tributación.

Artículo 11.-Autorización de Anticipos. Los adelantos de dinero que se tramiten por medio de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, deberán ser aprobados por el Jefe de la Oficina respectiva o quien se haya designado para tales efectos.

Artículo 12.-Formularios para anticipos. Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar las compras, se tramitarán mediante formulario confeccionado para tales fines, que contará con numeración consecutiva. En éste se consignará la fecha, nombre de la oficina, monto solicitado, destino del dinero, visto bueno del jefe de oficina o a quien se haya designado para tales efectos, nombre y firma del servidor que recibe el adelanto. Estos formularios se resguardarán adecuadamente y serán liquidados por la persona que realizó la compra con la presentación de las respectivas facturas o comprobantes originales que respaldan la erogación, así como en caso de existir, los sobrantes.

Artículo 13.-Fecha límite para liquidación de anticipos. La liquidación correspondiente a los adelantos de dinero, deberá presentarse dentro de los siete días hábiles siguientes a la adquisición del bien, servicio, material o suministro.

Artículo 14.-Impedimento para un nuevo anticipo. No se girará un nuevo adelanto al servidor que tenga pendiente la liquidación de otro anticipo; excepto en casos estrictamente excepcionales y autorizados expresamente por el jefe de oficina.

Artículo 15.-Arqueo e informe. La Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, deberá rendir mensualmente al Departamento Financiero Contable con copia a la Auditoria Judicial y a la Administración del Ministerio Público, un arqueo e informe específico del fondo.

Artículo 16.-Autorización de desembolsos. Las órdenes de pago, mediante efectivo, tarjetas de débito y transferencias electrónicas de fondos, serán autorizadas en forma mancomunada, por el Jefe y el Profesional encargado de tesorería de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, o por el servidor que para tales efectos designe el primero. Se deberá llevar un libro de bancos, sea manual o electrónico, en el que se registrarán las operaciones que se realicen con cargo al fondo. Este libro deberá contar en su primer folio con una razón de la Auditoria Judicial que autoriza su uso.

Artículo 17.-Trámite de reintegro. Dada la naturaleza del uso de los recursos, el reintegro de las sumas canceladas por este fondo, se tramitará mediante la presentación, al Departamento Financiero Contable, de un detalle impreso o electrónico de la información de los documentos a reintegrar debidamente clasificados por subpartida presupuestaria. Los documentos originales se mantendrán en la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, que será la responsable de la autenticidad, razonabilidad y exactitud aritmética del reembolso.

Artículo 18.-Depósitos. La transferencia electrónica de fondos que emita el Departamento Financiero Contable, producto del acuerdo de pago por concepto de reintegro al fondo, será depositada o acreditada en la cuenta bancaria respectiva.

CAPÍTULO III

Deberes y Responsabilidades

Artículo 19.-Del Jefe de oficina. Le corresponde al jefe de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno, administración, contabilidad y legalidad, que deben aplicarse a las transacciones que se realicen por el Fondo que regula este reglamento.

El Responsable del Fondo deberá:

a)         Velar por el uso correcto de los fondos.

b)         Vigilar el fiel cumplimiento de las disposiciones contempladas en el presente reglamento y cuando sea del caso, comunicar a la Fiscalía General, Auditoría Judicial, Administración del Ministerio Público, Inspección Fiscal y Dirección Ejecutiva según corresponda, sobre los hallazgos o violaciones detectadas.

c)         Revisar y firmar mensualmente el arqueo del fondo.

d)         Autorizar y firmar las solicitudes de reintegro.

e)         Firmar los arqueos y conciliaciones cuando deba cambiarse el encargado del fondo.

f)          Confeccionar la solicitud formal de los incrementos del fondo, cuando así se requiera.

Artículo 20.-Del personal asignado para la administración, control y uso del fondo

1)-        Funciones del Encargado de la supervisión y control del Fondo

a)         Velar por el uso correcto de los fondos.

b)         Vigilar el fiel cumplimiento de las disposiciones contempladas en el presente reglamento y cuando sea del caso, comunicar al superior jerárquico, según sea el caso, sobre los hallazgos o violaciones detectadas.

c)         Revisar mensualmente el arqueo del fondo.

d)         Autorizar y firmar las solicitudes de reintegro.

e)         Revisar los arqueos y conciliaciones cuando deba sustituirse el funcionario o funcionaria encargada del fondo.

f)          Realizar análisis periódicos sobre la administración del fondo y de proceder, proponer medidas de mejora ante el superior jerárquico.

g)         Capacitar y asesorar a todos aquellos servidores que tengan relación con el trámite de pago por medio del fondo y con el uso de las tarjetas institucionales.

h)         Verificar con la documentación correspondiente, el informe mensual sobre las causas, beneficiario y monto otorgado a las víctimas delegantes.

2)-        Funciones del Encargado de la ejecución del Fondo

a)         Vigilar el fiel cumplimiento de las disposiciones contempladas en el presente reglamento y cuando sea del caso, comunicar al superior jerárquico, sobre los hallazgos o violaciones detectadas.

b)         Recibir y custodiar facturas y comprobantes de gastos realizados.

c)         Revisar los cálculos aritméticos, legalidad y autenticidad de los comprobantes.

d)         Revisar los documentos que respaldan el pago.

e)         Ejecutar los pagos.

f)          Mantener un control de los pagos efectuados.

g)         Velar y hacer uso correcto de los fondos.

h)         Efectuar la retención del impuesto sobre la renta en la factura, cuando corresponda conforme la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092, artículo XXIII. Inciso G., del 16 de julio de 1996.

i)          Elaborar mensualmente el arqueo del fondo, dejando constancia por escrito del acto, consignado su firma.

j)          Elaborar las solicitudes de reintegro.

k)         Llevar un control de los anticipos no liquidados en tiempo y forma; y comunicarlo al encargado de supervisión para las acciones correspondientes.

1)         Emitir un Informe mensual que incluya los nombres de los beneficiarios, las causas y monto otorgados a las víctimas delegantes.

3)-        Responsabilidades de las personas designadas para realizar compras mediante el uso del fondo con tarjeta de compra institucional.

Las personas designadas para realizar compras, utilizando la tarjeta de compra institucional, con cargo al fondo de ayuda a víctimas, deberán:

a)         Mantener en custodia y hacer uso adecuado de las tarjetas de compra institucional que le sean asignadas y entregadas.

b)         Recibir y custodiar facturas y comprobantes de gastos realizados.

c)         Revisar los cálculos aritméticos, legalidad y autenticidad de los comprobantes.

d)         Ejecutar los pagos.

e)         Proceder con la liquidación de los anticipos de dinero solicitados por el mismo.

f)          Reportar a la Jefatura de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas o al Fiscal General de la República, según corresponda; cualquier tipo de anomalía, inconsistencia, indicación o intromisión indebida en el uso del fondo, por parte de superiores, compañeros u otros operadores.

Artículo 21.-Cambio de Encargado de Ejecución del Fondo. Cuando proceda un cambio del o la funcionaria autorizada para la ejecución del fondo; el encargado saliente deberá entregar un arqueo y una conciliación, mismos que serán firmados por éste, por quien lo sustituye y por el responsable del fondo. La copia del documento generado del arqueo efectuado se remitirá a la Auditoria Judicial.

CAPÍTULO IV

Disposiciones Finales

Artículo 22.-Manuales. La Oficina de Defensa Civil de las Víctimas de Delito, velará porque se mantengan actualizados los manuales de organización, funciones y de procedimientos necesarios para el buen funcionamiento del fondo.

Artículo 23.-Directrices e instrucciones. La Dirección Ejecutiva, el Departamento Financiero Contable y la Administración del Ministerio Público, cuando realicen arqueos periódicos, siempre que proceda, emitirán directrices e instrucciones generales tendientes a obtener una mejor fiscalización y operación del fondo, sin perjuicio de la obligada fiscalización que le corresponde a la Auditoría.

Artículo 24.-Normas complementarias. Para resolver los casos no contemplados en este reglamento, se aplicarán supletoriamente, las disposiciones contenidas en lo que corresponda en las Leyes Orgánicas del Poder Judicial y del Ministerio Público; el Reglamento de la Cuenta Especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, en la Ley y el Reglamento de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos de la República, La Ley y el Reglamento de la Contratación Administrativa, el Reglamento General de Caja Chica y Reglamento de Cajas Chicas Auxiliares del Poder Judicial.

Artículo 25.-Disposiciones disciplinarias. Cualquier infracción a las disposiciones contenidas en este reglamento, dará lugar a la aplicación del régimen disciplinario que corresponda, de conformidad con lo dispuesto en las Leyes Orgánicas del Poder Judicial y del Ministerio Público; sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y en la Ley y el Reglamento de la Contratación Administrativa.

Artículo 26.-Este reglamento rige a partir de su publicación en el Boletín Judicial."

San José, 10 de febrero del 2015.