Texto Completo acta: 168EFC
DIRECCIÓN
NACIONAL DE NOTARIADO
(Esta norma fue
derogada por el artículo 12 del Reglamento sobre el archivo de referencias y
copias de instrumentos públicos en la actividad notarial, aprobado mediante
sesión N° 6 del 10 de abril del 2024)
ACUERDO
2015-003-003. En sesión ordinaria celebrada el 14 de enero de
2015: Acuerdo 2015-003-003: "(...b. Poner en ejecución el Reglamento de
Archivo de Referencia Digital (...)
LINEAMIENTOS
CON LAS DISPOSICIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO PARA TODOS LOS NOTARIOS QUE OPTEN
POR LLEVAR SUS ARCHIVOS DE REFERENCIA EN SOPORTE DIGITAL.
CAPÍTULO
I
DISPOSICIONES
GENERALES
Artículo
1º-Objetivo: Precisar los requisitos que deben cumplir los notarios públicos
que deseen conformar archivos de referencia e instrumentos públicos en formato
digital, para su organización y conservación.
Ficha articulo
Artículo 2º-Los archivos de referencias y
de instrumentos públicos se podrán elaborar de la siguiente forma:
a) Digitalizados: De acuerdo a los
requerimientos que se indicarán en estos lineamientos.
b) Electrónicos:
Conforme a lo establecido Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrónicos N° 8454 de 30 de agosto de 2005 y su Reglamento del 20 de marzo de
2006.
El archivo de
instrumentos públicos será digitalizado, mientras no se implemente formalmente
el protocolo electrónico con firma digital.
En ambos casos el notario velará para que los
documentos sean íntegros, confiables y auténticos.
Ficha articulo
Artículo 3º-Los documentos digitalizados
tendrán el reconocimiento de equivalencia digital, siempre que cumplan con los
requisitos indicados en la Ley, Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos N° 8454 de 30 de agosto de 2005 y su Reglamento del 20
de marzo de 2006.
Ficha articulo
Artículo 4º-En materia de protección de los
datos personales que contengan los archivos de referencias se acatará lo
dispuesto en la Ley N° 8968 de Protección de la persona frente al tratamiento
de sus datos personales, de 7 de julio de 2011.
Ficha articulo
Artículo 5º-Definiciones. Para efectos del
presente reglamento se establecen las siguientes definiciones:
Autenticidad
documental: Es la condición que implica que el documento presenta todos los
elementos que garantizan que es genuino y veraz.
Conservación: Abarca el conjunto de procesos y operaciones
dedicados a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a
lo largo del tiempo.
Digitalización: Es el proceso tecnológico que
permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no
electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento.
Documento: Información registrada en un soporte con
el propósito de dar testimonio de un hecho o acto.
Documento digitalizado: Son aquellos documentos en
que la información analógica ha sido convertida en digital.
Documento electrónico: Es el que ha sido creado,
procesado y conservado por medios electrónicos.
Eliminación Documental: Acto de eliminación del
documento electrónico y sus copias o respaldos.
Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es
posible grabar y recuperar datos.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
DEL TRATAMIENTO DE
LOS EXPEDIENTES DE LOS
ARCHIVOS DE
REFERENCIAS QUE SE DIGITALIZARÁN
Artículo 6º-Previo a la digitalización, se
deberá:
a) Retirar los siguientes
elementos: prensas y clips metálicos o plásticos, y grapas.
b) Despegar
las pegatinas o papel adhesivo (quite-pon).
c) Colocar
en forma correcta las páginas que se encuentren invertidas.
d) Revisar
que la ordenación cronológica y la foliación son correctas.
Ficha articulo
Artículo 7º-Para digitalizar los
expedientes es requisito previo su foliación conforme a lo indicado en el
artículo 7 de los Lineamientos para la organización de los archivos de
referencias en soporte papel, publicados en La Gaceta Nº del 2014.
Ficha articulo
Artículo 8º-A cada documento por
digitalizar se le asignará un número consecutivo que en el ámbito electrónico
será el equivalente al número de folio, que garantizará su consecutividad en
forma permanente.
Ficha articulo
Artículo 9º-Los
expedientes digitalizados deberán de disponer de un índice electrónico que
permitirá referenciar los documentos que los integran, que contendrá al menos
los identificadores:
a) Número de tomo.
b) Número
de instrumento público referido en los expedientes.
c) Cualquier
otro que sirva como identificador de asociación a las escrituras.
Ficha articulo
Artículo 10.-Las imágenes producidas en el
proceso de digitalización son una representación fidedigna del documento en
soporte papel, que debe cumplir con los siguientes elementos:
La imagen obtenida debe respetar las
características del original tanto en tamaño como proporción. Para documentos
de formatos no tradicionales se podrán aplicar procesos de reducción de imagen.
No contendrá caracteres, gráficos o
adicciones que no figuren en el documento de origen.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
DE LA CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE
REFERENCIAS E
INSTRUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 11.-Se elaborarán dos carpetas
electrónicas una para cada archivo de referencias y otra para los instrumentos
públicos, que estarán relacionadas para efectos de su consulta.
Ficha articulo
Artículo 12.-Se recomienda que el sistema
de respaldos de seguridad para los documentos digitalizados mantenga dos copias
de la información, una para para ser conservada en la propia notaria y otra de
respaldo almacenada en un lugar diferente.
Ficha articulo
Artículo 13.-Los archivos de referencias y
de instrumentos públicos en soporte papel que hayan sido digitalizados podrán
ser eliminados.
Ficha articulo
Artículo 14.-El plazo de conservación y
custodia de los archivos de referencias es de 10 años, en forma independiente
del soporte en que se hayan elaborado.
Ficha articulo
Artículo 15.-Deberá realizarse la migración
de los documentos digitalizados a nuevas versiones, con el fin de evitar su
caducidad y para garantizar su acceso."
Ficha articulo
Fecha de generación: 17/6/2025 17:13:44