N° 38961-C
EL PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE
CULTURA Y JUVENTUD
En
uso de las facultades que les confieren en el inciso 18) del artículo 140 y el
artículo 146 de la Constitución Política del 7 de noviembre de 1949; inciso
2.b) del artículo 28 de la Ley General de la Administración Pública, Ley N°
6227 del 2 de mayo de 1978; artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del
Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley N° 8220 del 4 de marzo de
2002 y artículos 12, 26 y 27 del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano
del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto N° 37045-MP-MEIC
del 22 de febrero de 2012.
Considerando:
1.-
Que el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública establece que
la actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los
principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su
eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad
social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios
o beneficiarios.
2.-
Que el artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos
y Trámites Administrativos, Ley N° 8220 y sus reformas, señala que todo trámite
o requisito, con independencia de su fuente normativa, para que pueda exigirse
al administrado deberá constar en una ley, un decreto o un reglamento, y estar
publicado en el diario oficial La Gaceta junto con el procedimiento a seguir,
los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes.
3.-
Que el artículo 5 de la ley N° 8220 y sus reformas, indica que todo
funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveerle al
administrado información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la
respectiva unidad administrativa o dependencia.
4.-
Que el artículo 26 del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del
Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto N° 37045-MP-MEIC
dispone que para el trámite de cualquier petición dirigida a la Administración
Pública, el interesado únicamente deberá presentar la información, documentos y
requisitos normativos, económicos y técnicos previamente señalados en las
leyes, decretos ejecutivos o reglamentos de que se trate.
5.-
Que el artículo 27 del Decreto N° 37045-MP-MEIC establece que los órganos y
entidades de la Administración deben ofrecer a los ciudadanos información
completa, oportuna y veraz, en relación con los trámites que se realicen.
6.-
Que se hace necesario actualizar los trámites y requisitos de los servicios que
brinda la Dirección General del Archivo Nacional, publicados en la Gaceta N°
195 del 10 de octubre de 2002, con el fin de atender los principios de
celeridad, simplicidad, economía, eficiencia y eficacia vigentes en la
Administración Pública. Por tanto,
DECRETAN:
GUÍA
DE TRÁMITES Y REQUISITOS DE LOS SERVICIOS
QUE
BRINDA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Artículo 1. Todos los
usuarios de la Dirección General del Archivo Nacional deberán cumplir con los requisitos
y trámites que se detallan a continuación.
1.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
1.1
Servicio público: Venta o donación de publicaciones
Requisitos:
_Cancelar
el costo de la publicación, cuando proceda.
Sustento
legal:
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 20.
_
Acuerdo de Junta Administrativa N° 7, de sesión N° 24-2010 del 22 de setiembre
del 2010.
Trámite:
_Apersonarse
al área de Caja, ubicada en el Departamento Archivo Notarial.
_Consultar
la lista de publicaciones, los tipos de soporte y su precio.
_Cancelar
el costo correspondiente.
_Publicaciones
con más de 5 años de haber sido publicadas, no se venden, sino se donan al
solicitante.
Plazo
de resolución:
_De
inmediato.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica
Costo
del trámite:
_Depende
de la publicación.
Funcionario
de contacto:
_Correo
electrónico: financiero@dgan.go.cr / Departamento Administrativo
Financiero.
1.2
Servicio público: Certificaciones de retención de impuesto sobre la renta.
Requisitos:
_Cancelar
un timbre de Archivo Nacional con un valor de ¢5 (cinco colones 00/100).
Sustento
legal:
_Reglamento
de la Ley N° 7092 del Impuesto sobre la Renta, artículo 24 inciso g).
_Ley de la Creación del Timbre de Archivos, N°43, artículo 6.
Trámite:
_Presentar
solicitud escrita dirigida a la jefatura del Departamento Administrativo
Financiero, indicando nombre y número de cédula de persona física o jurídica
del solicitante, así como el período o períodos fiscales que requiere se le
certifique.
_El
solicitante o a quién este designe, procederá a retirar en la ventanilla del
Área de Caja ubicada en el Departamento Archivo Notarial, la certificación en
la fecha indicada.
Plazo
de resolución:
_10
días hábiles.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
__La
vigencia depende de la Institución receptora del documento.
Costo
del trámite:
_Timbre
del Archivo Nacional con un valor de ¢5.
Funcionario
de contacto:
_Correo
electrónico: financiero@dgan.go.cr / Unidad Financiero Contable, Departamento
Administrativo Financiero.
1.3
Servicio público: Certificación de servicio de ex funcionarios del Archivo
Nacional
Requisitos:
_Ser
ex funcionario del Archivo Nacional.
_Cancelar
un timbre de Archivo Nacional con un valor de ¢5 (cinco colones 00/100).
Sustento
Legal:
_
Resolución DG-092-2000 del 6 de setiembre de 2000 emitida por la Dirección
General de Servicio Civil.
_
Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504:
Artículos 95 inciso c) y 96.
_Reglamento
a la Ley N° 7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de
doce años y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Ley
de la Creación del Timbre de Archivos, N°43, artículo 6.
Trámite:
_Solicitar
la certificación en la Unidad de Recursos Humanos del Archivo Nacional.
_Presentar
su cédula de identidad y cancelar el timbre de archivos.
_Firmar
el formulario ―Servicios de Personal‖ (Formulario N° 1)
_En
caso de requerir que otra persona retire la certificación, debe presentar nota
de autorización con copia de la cédula del interesado.
_Quien retira la certificación debe presentar su cédula de identidad o
tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y menores de
dieciocho.
Plazo
de resolución:
_10
días hábiles.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_Timbre
del Archivo Nacional con un valor de ¢5.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico: coordinarh@dgan.go.cr
/ Unidad Auxiliar de Gestión de Recursos Humanos Departamento Administrativo
Financiero.
1.4
Servicio público: Capacitación archivística (Cursos, talleres, congresos,
charlas, seminarios y pasantías)
Requisitos:
_Bachillerato en Educación Media.
_No
poseer titulación universitaria en Archivística, a excepción de casos como
Congresos y Seminarios y Cursos o talleres de actualización profesional.
_Preferiblemente
laborar en un archivo o estar relacionado con el quehacer archivístico.
_
Cancelación del costo.
Sustento
legal:
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 11 inciso k) y 23 inciso
l).
_ Circular AI-CCD-009-2005 sobre Reestructuración del Formulario de
Capacitación (FOCAP).
_
Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504:
Artículos 95 inciso c) y 96.
Trámite:
_Solicitar
al Área de Capacitación del Departamento Administrativo Financiero la
programación de actividades de capacitación de cada año.
_Aportar
los documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos según sea la
actividad a realizar.
_Llenar
ficha de inscripción de actividades de capacitación (formulario N° 2) y
remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
_Cancelar
el costo del curso o bien presentar la ―orden de compra‖ o
―pedido‖ a favor de la Junta Administrativa del Archivo Nacional
antes de iniciar el curso.
_Asistir
y cumplir con el programa establecido y los requisitos solicitados por el
Centro de Capacitación y Desarrollo de la Dirección General de Servicio Civil
(CECADES).
_Al
finalizar la actividad de capacitación completar los formularios de evaluación
de las actividades de capacitación denominados "Formularios de
Capacitación (FOCAP)"
_En
el caso de actividades de capacitación donde se entrega certificado,
apersonarse con cédula de identidad a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos
Auxiliar o bien autorizar a otra persona por escrito, adjuntando fotocopia de
la cédula del interesado y presentando documento de identidad de la persona que
retira el certificado.
Plazo
de resolución:
_1
mes.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_Depende
del Curso.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico: capacitacion@dgan.go.cr
/ Unidad Auxiliar de Gestión de Recursos Humanos Departamento Administrativo
Financiero.
1.5
Servicio público: Consulta y reproducción de documentos del Archivo Central de
la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN)
Requisitos:
_Presentar
cédula de identidad o documento que lo identifique.
_Cubrir
el costo de las fotocopias.
Sustento
legal:
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 10, 39, 42 inciso c).
_Código
de la Niñez y la Adolescencia Ley N°7739: Artículo 77.
_Ley
Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504:
Artículos 95 incisos c) y m) y 96.
_Reglamento
a la Ley N° 7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de
doce años y menores de dieciocho: Artículo 10.
Trámite:
_Anotarse
en el registro de visitas para consultas del Archivo Central (formulario N° 3).
_Presentar la cédula de identificación o en su defecto documento que lo
identifique (para el caso de personas mayores de 12 años).
_Solicitar
al Coordinador de la Unidad de Archivo Central el documento o la información
que requiere.
_Llenar
la boleta de préstamos de documentos del Archivo Central (formulario N° 4).
_Si
el usuario determina que requiere la reproducción de documentos mediante fotocopia,
debe completar boleta de reproducción de documentos del Archivo Central
(Formulario N° 5), así como apersonarse al mismo tiempo con el Coordinador de
la Unidad de Archivo Central al Área de fotocopiado ubicada en el Departamento
de Archivo Notarial, cubriendo el costo de la fotocopia.
_El
usuario realiza la devolución de los documentos solicitados y el Coordinador de
la Unidad de Archivo Central le hace entrega de la copia de la boleta de
préstamos de documentos del Archivo Central.
Plazo
de resolución:
_ De
inmediato.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_Cancelación
del costo de la fotocopia.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico: acentral@dgan.go.cr
/ Unidad de Archivo Central, Departamento Administrativo Financiero.
2.
DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO
2.1
Servicio público: Facilitación de documentos históricos.
Requisitos:
_ Presentar cédula de identidad o documento que lo identifique.
Sustento
legal:
_Constitución
Política: Artículos 24, 27 y 30
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 10 y 23, inciso b, i.
_Ley
Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504:
Artículos 95 inciso c) y 96.
_Reglamento
a la Ley N° 7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de
doce años y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Resolución
N° DGAN-02-2008: Disposiciones sobre los servicios y funcionamiento de la Sala
de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde.
_Resolución
N° DG-03-2013: Restricción de acceso a los documentos originales que se
encuentran microfilmados y/o digitalizados.
Trámite:
_Apersonarse
a la Sala de Consulta e Investigación "José Luis Coto Conde".
_Registrarse
con letra legible en el Registro de Consultantes.
_Mostrar
documento de identificación.
_El
usuario ingresará a la Sala de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde
portando únicamente lápiz, hojas sueltas y computadora portátil. Todo lo demás
como: bolsos, libros, revistas, cuadernos, libretas, maletines y demás
pertenencias deben quedar guardadas en el casillero que se le designe para tal
fin.
_Solicitar
los Instrumentos de localización de documentos (Fichas, Inventarios, índices,
Catálogos, Bases de Datos o Guías).
_Realizar
la búsqueda de información documental.
_Cumplimentar
debidamente y con letra legible el formulario ―Boleta de préstamo de
documentos‖ (original y copia) por cada documento solicitado y un máximo
de diez documentos por turno (Formulario N° 1).
_Para
el acceso de documentos Judiciales se debe cumplimentar debidamente y con letra
legible el formulario ―Solicitud de documentos judiciales penales‖
(Formulario N° 2).
_Devolver
el documento.
_No se
facilitarán los documentos que sean secretos de Estado o de acceso legalmente
restringido.
Plazo
de resolución:
_ De
inmediato.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_No
aplica.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico:
salah@dgan.go.cr / Departamento de Archivo Histórico.
2.2
Servicio público: Fotocopias simples o certificadas de documentos históricos.
Requisitos:
_Presentar
cédula de identidad o documento que lo identifique.
_Cancelación
del costo de las fotocopias.
_
Cancelación de Timbres de Ley, cuando corresponda.
Sustento
legal:
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23 inciso b), f) e i).
_Ley
N°43 de Creación del Timbre del Archivo Nacional: Artículo 6.
_Código
Fiscal: Artículos 247 y 270-285.
_Ley
Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504:
Artículos 95 inciso c) y 96.
_Reglamento
a la Ley N° 7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de
doce años y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Resolución
N° DGAN-02-2008: Disposiciones sobre los servicios y funcionamiento de la Sala
de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde.
_Resolución
N° DG-03-2013: Restricción de acceso a los documentos originales que se encuentran
microfilmados y/o digitalizados.
Trámite:
_Una
vez que el usuario ha identificado el documento que requiere sea certificado,
solicita al Encargado de la Sala de Consulta e Investigación la autorización
respectiva, para lo cual llena el formulario ―Solicitud de fotocopiado de
documentos históricos‖ (Formulario N° 3).
_Dirigirse
al Área de fotocopiado, para realizar la reproducción requerida, acompañado de
un funcionario de la institución y cancelar el costo de las fotocopias.
_En
caso de que la reproducción sea mediante fotocopia simple el límite máximo de
entrega inmediata son 75 copias. Si se solicita una cantidad mayor, se
entregarán al día siguiente o en la fecha indicada por la empresa
concesionaria, en este último caso, el usuario debe cancelar el monto de la
reproducción y dejar copia de la factura de cancelación en la Sala de Consulta
e Investigación José Luis Coto Conde.
_Apersonarse
al Área de caja del Archivo Nacional ubicada en el Departamento Archivo
Notarial y adquirir los timbres indicados, si requiere fotocopia certificada.
_Apersonarse
a la Sala de Consulta e Investigación donde debe entregar las fotocopias del
documento a certificar, timbres de Ley y llenar formulario ―Solicitud de
certificación de documentos históricos‖ (Formulario N° 4).
_Recibir
el documento de comprobante de trámite y retirar la certificación a partir del
día indicado (Formulario N° 5).
_En
caso de documentos de acceso restringido que custodia el Departamento Archivo
Histórico como por ejemplo expedientes de salud, si el solicitante no se
apersona a retirar la fotocopia certificada, quien la retira además del
comprobante de trámite debe aportar una autorización del solicitante
debidamente autenticada.
Plazo
de resolución:
_ 10 días hábiles.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_ Cancelación
del costo de las fotocopias y timbres de ley.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico:
salah@dgan.go.cr / Departamento de Archivo Histórico.
|
2.3 Servicio público:
Reproducción de documentos históricos
Requisitos:
_Presentar cédula de
identidad o documento que lo identifique.
_Cancelar costo de
reproducción.
Sustento legal:
_ Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículo 23, inciso b.
_Ley Orgánica del Tribunal
Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95 incisos c) y
96.
_Reglamento a la Ley N°
7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años
y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Resolución Nº
DGAN-02-2008: Disposiciones sobre los servicios y funcionamiento de la Sala
de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde.
_Resolución DG-03-2013, de
28 de febrero de 2013 que restringe el acceso a los documentos originales que
se encuentran microfilmados y/o digitalizados.
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|
Trámite:
_Cumplimentar la boleta o
formulario de reproducción de documentos según modalidad. (Formulario N°6).
_Cancelar el costo de la
reproducción en el Área de Caja del Departamento Archivo Notarial.
_Aportar el soporte
digital para copiar los documentos (CD), no regrabable y debidamente sellado.
_Si la reproducción se
utiliza para fines de investigación y publicación, deberá dar los créditos
correspondientes a la Dirección General del Archivo Nacional.
_Retirar la reproducción
de documentos el día indicado por la Sala de Consulta e Investigación José
Luis Coto Conde.
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Plazo
de resolución:
_ 10
días hábiles.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_No
aplica.
Costo
del trámite:
_ Cancelación
del costo de la fotocopia simple o de la reproducción digital.
Funcionario
de contacto:
_Correo electrónico:
salah@dgan.go.cr / Departamento de Archivo Histórico.
2.4 Servicio público:
Emisión de certificaciones: Años laborados para la Administración Pública desde
1900 hasta 1965.
Requisitos:
_Cédula de identidad o
documento que lo identifique.
_Timbres de Ley.
Sustento legal:
_Ley del Sistema Nacional de
Archivos: Artículo 23, inciso f).
_Ley de creación del Timbre del
Archivo Nacional: Artículo 6
_Código Fiscal: 247 y
270-285.
_Ley Orgánica del Tribunal
Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95 incisos c) y
96.
_Reglamento a la Ley N°
7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y
menores de dieciocho: Artículo 10.
Trámite:
_Apersonarse a la Sala de
Consulta ―José Luis Coto Conde‖ del Departamento de Archivo
Histórico.
_ Presentar documento de
identificación.
_Llenar formulario
―Solicitud de certificación de años de servicio‖ (Formulario N°7)
_Apersonarse a la caja del
Archivo Nacional ubicada en el Departamento Archivo Notarial y adquirir los
timbres indicados para emitir la certificación.
_Recibir el
―Comprobante de trámite‖ (Formulario N° 8) y retirar la
certificación en el día indicado.
Plazo de resolución:
_ 10 días hábiles.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_Costo
de los timbres.
Funcionario de contacto:
_Correo electrónico: jefehistorico@dgan.go.cr /
Departamento Archivo Histórico.
|
2.5 Servicio público:
Préstamo de documentos históricos a entidades productoras.
|
|
Requisitos:
_Ser la institución
productora de los documentos que solicita.
_La solicitud de préstamo
de documentos deberá ser suscrita por el máximo jerarca de la entidad, o en
su defecto, el Superior Administrativo o el Encargado del Archivo Central.
|
|
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 10, 23 inciso b), 54.
|
|
Trámite:
_Remitir solicitud por
escrito a la Dirección General del Archivo Nacional donde se indique el
asunto, la fecha, el número de orden con que ingresó a la Dirección General
del Archivo Nacional, la oficina productora y cualquier otra información que
facilite localizar el documento. Además, se debe indicar el nombre y número
de cédula de la persona autorizada para retirar el (los) documento(s).
_La autorización de salida
de documentos que se custodian en el Archivo Histórico será suscrita por la
Dirección General o Subdirección General del Archivo Nacional.
_El funcionario que retira
los documentos en el Archivo Histórico deberá estar autorizado por la persona
que suscribió la solicitud de préstamo, quien deberá presentarse en las
instalaciones del Archivo Histórico, firmar el registro de préstamo y oficio
de recibo de documentos, con el compromiso de devolverlos en el plazo
establecido (tres meses prorrogables por única vez y hasta por un año) y en
igual estado de conservación.
_Devolver los documentos
personalmente y firmar el libro de registro de devolución de préstamo.
|
Plazo de resolución:
_ 1 mes.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
|
_Correo
electrónico: jefehistorico@dgan.go.cr / Departamento Archivo Histórico. 2.6
Servicio público: Transferencia de documentos declarados con valor científico
cultural.
Requisitos:
_Los documentos deben
tener la declaratoria de valor científico - cultural extendida por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
_Los documentos deben
tener un plazo igual o mayor a 20 años de haberse originado, a excepción de
algunos documentos que cuenten con una declaratoria general de valor científico
cultural.
_Contar con la
autorización de la Dirección General del Archivo Nacional previo a la
transferencia.
|
|
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 3, 4, 7, 8, 23 inciso b), 42 inciso c), 46,
47, 52 y 58.
|
|
Trámite: _Remitir
solicitud por escrito dirigida a la Dirección General del Archivo Nacional
para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura, debe
hacerse con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío. La solicitud
debe incluir una breve descripción del contenido, fechas extremas y cantidad
aproximada en metros lineales.
_ Autorizado el ingreso de
la transferencia (previa confirmación de que existe el espacio disponible en
los depósitos del Archivo Histórico), funcionarios del Departamento Archivo
Histórico y del Departamento de Conservación podrán visitar las instalaciones
de las instituciones solicitantes de la transferencia, con el objetivo de
verificar el estado de conservación de los documentos a transferir.
_Los documentos deben ser
transferidos de acuerdo con las directrices emitidas por el Departamento de
Conservación.
_La documentación debe
remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompañada por una lista de
remisión en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en soporte
electrónico) elaborada en la herramienta que establezca la Dirección General
del Archivo Nacional; así como de la declaratoria de valor científico
cultural emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
_Trasladar los documentos
junto con las listas de remisión previa coordinación con el Departamento
Archivo Histórico.
_Confrontar conjuntamente
con personal del Departamento Archivo Histórico, los documentos con sus
listas de remisión.
_Adjuntar las
reproducciones (en microfilme, soporte electrónico u otros) de los documentos
transferidos.
_Corregir cualquier
anomalía detectada en las listas de remisión durante el cotejo.
_El Departamento Archivo
Histórico remitirá oficio de acuse de recibo de la transferencia de acuerdo
con el cotejo y documentos aportados.
Nota: En el caso de
documentos electrónicos con firma digital se debe de cumplir todo lo
anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N° 8454, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, normativa que
establezca el Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) y la Dirección General del Archivo Nacional en
esta materia.
|
|
Plazo de resolución:
_ 2 meses.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo electrónico:
jefehistorico@dgan.go.cr / Departamento Archivo Histórico.
|
2.6
Servicio público: Transferencia de documentos declarados con valor científico
cultural.
Requisitos:
_Los
documentos deben tener la declaratoria de valor científico - cultural
extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos.
_Los
documentos deben tener un plazo igual o mayor a 20 años de haberse
originado, a excepción de algunos documentos que cuenten con una
declaratoria general de valor científico cultural.
_Contar
con la autorización de la Dirección General del Archivo Nacional previo a
la transferencia.
|
|
Sustento
legal:
_Ley
N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 3, 4, 7, 8, 23 inciso
b), 42 inciso c), 46, 47, 52 y 58.
|
|
Trámite:
_Remitir
solicitud por escrito dirigida a la Dirección General del Archivo Nacional
para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura, debe
hacerse con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío.
La solicitud debe incluir una breve descripción del contenido, fechas
extremas y cantidad aproximada en metros lineales.
_
Autorizado el ingreso de la transferencia (previa confirmación de que
existe el espacio disponible en los depósitos del Archivo Histórico),
funcionarios del Departamento Archivo Histórico y del Departamento de
Conservación podrán visitar las instalaciones de las instituciones
solicitantes de la transferencia, con el objetivo de verificar el estado de
conservación de los documentos a transferir.
_Los
documentos deben ser transferidos de acuerdo con las directrices emitidas
por el Departamento de Conservación.
_La
documentación debe remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompañada
por una lista de remisión en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en
soporte electrónico) elaborada en la herramienta que establezca la
Dirección General del Archivo Nacional; así como de la declaratoria de
valor científico cultural emitida por la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos.
_Trasladar
los documentos junto con las listas de remisión previa coordinación con el
Departamento Archivo Histórico.
_Confrontar
conjuntamente con personal del Departamento Archivo Histórico, los
documentos con sus listas de remisión.
_Adjuntar
las reproducciones (en microfilme, soporte electrónico u otros) de los
documentos transferidos.
_Corregir
cualquier anomalía detectada en las listas de remisión durante el cotejo.
_El
Departamento Archivo Histórico remitirá oficio de acuse de recibo de la
transferencia de acuerdo con el cotejo y documentos aportados.
Nota:
En el caso de documentos electrónicos con firma digital se debe de cumplir
todo lo anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N° 8454, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, normativa que
establezca el Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) y la Dirección General del Archivo Nacional en
esta materia.
|
|
Plazo
de resolución:
_
2 meses.
Vigencia
de la licencia, autorización o permiso:
_
No aplica.
Costo
del trámite:
_No
aplica.
Funcionario
de contacto:
_Correo
electrónico: jefehistorico@dgan.go.cr / Departamento Archivo Histórico.
|
2.7 Servicio público:
Donación de documentos.
|
Requisitos:
_Los documentos deben
tener la declaratoria de valor científico cultural extendida por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
_Firmar el contrato de
donación de documentos.
|
|
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 58 y 59.
|
|
Trámite:
|
_Las instituciones
privadas y los particulares que deseen donar documentos a la Dirección
General del Archivo Nacional deben remitir ofrecimiento escrito a la
Dirección General.
_Atender a los
funcionarios que harán el estudio para determinar el posible valor científico
cultural de los documentos, colaborar con ellos en su preparación y presentar
la solicitud de valoración a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos quién determinará su valor científico cultural.
_El donante debe indicar
cualquier condición de restricción de acceso o similares por escrito, previo
a efectuarse la transferencia.
_Recibir a los
funcionarios que trasladarán los documentos. La Dirección General del Archivo
Nacional, cuando el caso lo amerite podrá reservarse el derecho de
seleccionar y eliminar parte de la documentación donada que carezca de valor
científico cultural.
|
2.8 Servicio público:
Préstamo y reproducción de material bibliográfico especializado en
Archivística y Ciencias afines.
Requisitos:
_Presentar cédula de
identidad o documento que lo identifique.
_Pagar el costo de las
reproducciones.
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Sustento legal:
_Ley N° 7202 de Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 25 y 39.
_Reglamento de la Ley N°
7202 de Sistema Nacional de Archivos: Artículos 99 y 100.
_Ley N° 6683 de Derechos
de Autor y Derechos Conexos: Artículo 1.
_Ley N° 8039 de Procedimientos
de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual: Artículos 54 y 70.
_Ley Orgánica del
Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95
incisos c) y 96.
_Reglamento a la Ley N° 7688,
sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años y
menores de dieciocho: Artículo 10.
_Resolución N°
DG-001-2006 de la Dirección General del Archivo Nacional.
_Convenio Préstamo Interbibliotecario.
|
|
Trámite:
_Anotarse en el registro
de visitantes, ubicado en el Área de la Recepción.
_Anotarse en el Registro
de consultantes de la Biblioteca.
_Si trae consigo
maletines o similares guardarlo en el casillero.
_Solicitar a la persona
encargada de la Biblioteca la información requerida, o en su defecto,
realizar la búsqueda del material en la Base de Datos conjuntamente con el
Encargado de la Biblioteca.
_Llenar formulario
―Biblioteca‖ (Formulario N° 9), para realizar la consulta.
_Consultar el libro o
publicación solicitada en la Biblioteca.
_En caso de requerir
fotocopiar material bibliográfico, informar a la persona encargada de la
Biblioteca para que en conjunto se trasladen al área de fotocopiado de la
institución.
_Cuando corresponda a
préstamo interbibliotecario, la institución
interesada realiza la solicitud escrita mediante oficio a la jefatura del
Departamento de Archivo Histórico. Luego de ello, adjuntar formulario
"Biblioteca" (Formulario N° 9) y retirar material en la fecha
coordinada entre las partes interesadas. La institución interesada puede
autorizar a terceros el retiro del material bibliográfico indicando en el
oficio de solicitud del servicio, el nombre y número de cédula.
_Devolver el libro o
publicación a la Biblioteca.
_En caso de requerir
reproducción digital, llenar formulario ―Solicitud de reproducción de
documentos‖ (Formulario N° 10), para luego cancelar en el área de
caja ubicado en el Departamento de Archivo Notarial y con la copia de la
factura de cancelación del servicio dirigirse a la Biblioteca y entregar la
copia de factura. Cuando se apersona a retirar la reproducción digital debe
entregar un disco compacto (CD) no regrabable y debidamente sellado.
_En caso de requerir
fotocopias simples el responsable de la Biblioteca acompaña al usuario a la
fotocopiadora ubicada en el Departamento Archivo Notarial.
Plazo de resolución:
_ De inmediato, préstamo
y fotocopias.
_10 días hábiles,
reproducciones digitales
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_No aplica.
|
Costo del trámite:
_Cancelación del costo de
la fotocopia simple o de la reproducción digital.
Funcionario de contacto:
_Correo electrónico: biblioteca@dgan.go.cr/
Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines Departamento de
Archivo Histórico.
3. DEPARTAMENTO ARCHIVO
NOTARIAL
3.1 Servicio público:
Facilitación de documentos notariales
Requisitos:
_Presentar cédula de
identidad o documento que lo identifique.
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 23 inciso b) y 24.
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículo 25.
_Ley Orgánica del Tribunal
Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95 incisos c) y
96.
_Reglamento a la Ley N°
7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años
y menores de dieciocho: Artículo 10.
Trámite:
_Apersonarse al módulo de
información y servicios dentro de las instalaciones del Departamento Archivo
Notarial, para ser orientado en el servicio que requiere.
_Si el documento requerido
está depositado, se atiende al usuario.
_Se le entrega ficha para
ser atendido.
_Completar datos en el
Libro ―Control de Consultas Notariales o en el Libro de ―Control
de Consultas de documentos microfilmados‖, en este último caso cuando
lo requerido se encuentre microfilmado o digitalizado.
_Mostrar documento de
identificación.
_Realizar las consultas
requeridas y facilitar los datos que solicite el funcionario para llenar la
Boleta Testigo.
_Si el usuario desea
obtener una reproducción legal o simple, continuará con el trámite descrito
en el servicio público denominado ―Reproducción de instrumentos
públicos (copias simples o certificadas, certificaciones o Testimonios) y
constancias‖.
Plazo de resolución:
_ De inmediato.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr / Departamento Archivo Notarial.
3.2 Servicio público: Reproducción
de instrumentos públicos (copias simples o certificadas, certificaciones o
Ulteriores Testimonios) y constancias
Requisitos:
3.2.1 Ulteriores
Testimonios:
_Ser parte en la escritura
o demostrar un interés legítimo.
_Si el solicitante actúa
en representación de una persona jurídica presentar certificación de
personería jurídica vigente, con máximo un mes de expedición.
_Si el solicitante no
comparece personalmente deberá ser autenticada su firma por un notario o un
abogado.
_Si el Ulteriores
testimonio que solicita es en lo conducente, explicar por escrito el motivo
para que se expida de esta forma.
_Cancelación del costo de
la fotocopia si el instrumento está en letra impresa o según sean los fines
para los cuales se requiere.
_Timbres de Ley.
3.2.2 Certificación:
_Timbres de Ley.
3.2.3 Copia certificada:
_ Timbres de Ley.
_Cancelación del costo de
las fotocopias.
3.2.4 Copia simple:
_ Cancelación del costo de
las fotocopias.
3.2.5 Constancias:
_Verificar que la información
solicitada conste en el sistema de información notarial.
_Cancelar el costo de la
constancia.
Sustento legal:
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículo 112, 113, 117, 120 y 121.
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 23 inciso b) y 24.
_Código Fiscal: Artículos
238 y siguientes y 270-285.
_Lineamientos para el
ejercicio y control del servicio notarial: Artículo 20
Trámite:
3.2.1, 3.2.2, 3.2.3 y
3.2.5 Ulteriores Testimonios, fotocopias certificadas, certificaciones y
constancias:
_Llenar el formulario
según tipo de reproducción requerida:
―Fotocopia
certificada de escritura‖ (Formulario N° 1), ―Fotocopia
certificada de índices notariales‖ (Formulario N° 2), ―Ulterior
Testimonio‖ (Formulario N° 3) y Constancia (Formulario N° 4)
_Adherir timbres, en el
formulario de timbres y derechos de Ley y entregarlo al funcionario.
_Cancelar en el área de
fotocopiado el valor de las fotocopias para expedir testimonios o copias
certificadas.
_Si se trata de documentos
microfilmados o digitalizados o expedición de constancias, cancelar el costo,
en el área de Caja del Archivo Nacional.
_Recibir el comprobante de
solicitud de reproducción de documentos notariales (Formulario N° 5 de copia
certificada, N° 6 de testimonio y certificación; y N° 7 de constancia).
_Retirar reproducción de
documento notarial el día indicado en el comprobante, previa presentación de
éste y del documento de identificación.
_En el caso de un
testimonio de escritura sólo se le entregará la contraseña correspondiente al
solicitante o la persona autorizada en la solicitud.
3.2.4 Copias simples:
_ Realizar la solicitud de
forma verbal.
(*)Plazo
de resolución:
▪
Fotocopia certificada y
certificaciones 10 días hábiles.
▪ Fotocopia simple de inmediato.
▪ Ulteriores testimonios 15 días hábiles.
▪ Cuando se trata del Poder Judicial u otra
instancia que solicita vía mensajería, el tiempo del trámite es de 20 días
hábiles.
▪ Constancias 10 días hábiles.
(*) (Así reformado
el punto anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40612 del 30 de
junio de 2017)
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ La vigencia depende de
la Institución receptora del documento.
Costo del trámite:
_ Cancelación
del costo de las fotocopias, costo de la constancia y timbres de ley según
corresponda.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr / Departamento Archivo Notarial.
3.3 Servicio público:
Depósito definitivo de tomos de Protocolos Notariales y Consulares
Requisitos:
_Presentar tomo dentro del
mes siguiente a la fecha de la última escritura válida con el número de folios
completos o en su defecto presentar oficio de la Dirección Nacional de
Notariado indicando que se encuentran en reposición y que se le autorice la
adquisición del siguiente tomo o copia del acta de secuestro del OIJ cuando
han sido secuestrados o certificación del Juzgado donde se encuentren
retenidos los folios.
_Razón de apertura de
conformidad con la ley y sin sobreimpresiones.
_Instrumentos públicos
válidos debidamente firmados por el notario.
_Estar al día en la
presentación de Índices de instrumentos públicos.
_Razón de cierre conforme
a la ley.
_Cancelación de los montos
correspondientes de digitalización y encuadernación cuando corresponda.
_Timbre de Archivo
Nacional de ¢200 colones (doscientos colones 00/100).
NOTA: En caso de depósito
por fallecimiento del notario se deben obviar los dos últimos requisitos
según acuerdo de la Junta Administrativa N° 7 sesión 5-2000 del 8 de marzo de
2000, en su lugar se deberá depositar el tomo de protocolo con una nota de
quien está realizando el depósito con base en lo establecido en la ley.
Asimismo, certificación o copia del acta de defunción.
En caso de tomos
consulares deberán cancelar todos los montos aprobados por la Junta
Administrativa, acuerdo de la Junta Administrativa N° 16-1 de la sesión N°
09-2011.
Sustento legal:
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículos 25, 50, 52, 54, 55, 56, 58, 59, 60 y 143 inciso i).
_Ley N°7202 del Sistema
Nacional de Archivos, artículo 24.
_Ley N° 43 de creación del
Timbre de Archivo Nacional, artículo 6.
_Acuerdo de la Junta
Administrativa N° 2.1 de la sesión N° 13-2002 celebrada el día 03 de mayo de
2002 (Microfilmación).
_Acuerdo de la Junta
Administrativa N° 6.1 de la sesión N°15-2001 celebrada el día 30 de mayo de
2001.
_Lineamientos para el
ejercicio y control del servicio notarial.
_Acuerdo de la Junta
Administrativa N° 7 sesión 5-2000 del 08 de marzo de 2000.
_Acuerdo de la Junta
Administrativa N° 16-1 de la sesión N° 09-2011 del 06 de abril del 2011.
_Acuerdo N° 5 de la sesión
N° 41-2012 del 7 de noviembre de 2012.
Trámite:
_Apersonarse al Área de
Caja del Archivo Nacional y cancelar los montos indicados por la Junta
Administrativa del Archivo Nacional.
_Entregar el tomo de Protocolo
en el módulo de información y servicios del Archivo Notarial.
_Adjuntar copia de la
factura de cancelación de la encuadernación, digitalización y otros costos
tendientes a la debida conservación del tomo y el Timbre de Archivo adherido
al primer folio.
_Revisión previa de razón
de apertura y cierre.
_Recibir el ―Recibo
provisional de depósito de tomo de protocolo‖ (Formulario N° 8), en
donde se indica el momento de entrega de la constancia de depósito de tomo.
_En caso de tener que
subsanar errores detectados en la revisión del tomo, en el módulo de
información y servicio se le entregará una ficha para ser atendido en el área
correspondiente.
_Entregar el recibo
provisional y obtener la constancia de depósito del tomo (Formulario N° 9).
Plazo de resolución:
_24 horas.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ Un mes de validez,
prorrogable por un mes más a solicitud del notario.
Costo del trámite:
_Cancelación
del costo de la encuadernación, digitalización y otros costos tendientes a la
debida conservación del tomo y el timbre de Archivo adherido al primer folio.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr / Departamento de Archivo Notarial.
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3.4 Servicio público: Depósito
temporal de tomos de Protocolos Notariales y Consulares
Requisitos:
_Estar al día en la
presentación de índices.
_Aportar nota indicando
motivo del depósito, plazo, la cantidad de folios utilizados y en blanco.
_Que el notario se
encuentre inhabilitado, salga del país por un período de uno a seis meses o
tenga una medida cautelar.
Sustento Legal:
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículo 53 y 58.
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos, artículo 24.
Trámite:
_Apersonarse al módulo de
información y servicios del Departamento Archivo Notarial.
_Entregar el tomo con los
folios completos y en buen estado de conservación y limpieza.
_Presenciar el conteo
físico de los folios del tomo de protocolo al momento del depósito.
_Recibir el comprobante de
depósito temporal del tomo de protocolo (Formulario N° 10)
Nota: En
caso que el tomo no se retire en el período establecido, se pasará a depósito
definitivo.
Plazo de resolución:
_ De inmediato.
Vigencia de la licencia, autorización
o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr/ Departamento Archivo Notarial.
3.4.1: Devolución de tomos
de protocolo depositados temporalmente
Requisitos:
_Solo podrá ser retirado
por el notario.
_Notario debe estar activo
en la función notarial.
_Estar al día en la
presentación de índices.
Trámite:
_Apersonarse al módulo de
información y servicios del Departamento Archivo Notarial.
_Entregar comprobante de
depósito temporal.
_Presenciar el conteo
físico de los folios y que se encuentre en el mismo estado de conservación y
limpieza en que fue depositado.
Plazo de resolución:
_ De inmediato.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr/ Departamento Archivo Notarial.
3.5 Servicio público:
Recepción de índices de instrumentos públicos
Requisitos:
_Ser Notario o funcionario
consular habilitado para el ejercicio del Notariado, tenga o no en uso tomo
de protocolo.
_Cumplir con los
requisitos establecidos en el Reglamento para la presentación de los índices.
_Timbre de Archivo
Nacional de ¢20 colones (veinte colones 00/100).
Sustento legal:
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículos 25 al 28 y 97.
_Ley N°7202 del Sistema
Nacional de Archivos, artículo 24.
_Reglamento para la
presentación de índices, Decreto Ejecutivo 37769-C del 10 de abril del 2013
_Ley N° 43 de creación del
Timbre del Archivo Nacional, artículo 6.
_Lineamientos para la
presentación de índices por Internet, aprobados por la Junta Administrativa
del Archivo Nacional en sesión N° 12-2006 y publicado en el Diario Oficial La
Gaceta N° 224 de fecha 22 de noviembre de 2006.
Trámite:
3.5.1 Presentación en las
instalaciones del Archivo Nacional
_Entregar original y copia
en el Área de Recepción de Índices del Departamento Archivo Notarial, dentro
del plazo establecido en el Código Notarial.
_Subsanar errores u omisiones
corregibles señaladas por los funcionarios.
_Recibir copia del índice
con el sello de recibido.
_En caso de reportar un
testamento, adjuntar copia firmada y sellada por el notario y la ficha
correspondiente debidamente llena (Formulario N° 11).
_Adjuntar la información
establecida en el Artículo 97 del Código Notarial y Artículo 9 del Reglamento
para la presentación de índices referente a notas marginales de referencia
(Formulario N° 12).
3.5.2 Presentación por
correo postal:
_Enviar por correo
certificado y manifestado, el índice de instrumentos públicos en el plazo
establecido en el Código Notarial.
_Retirar en el Archivo
Notarial la copia del índice con el respectivo sello de recibido, en un plazo
no mayor de tres meses.
_En caso de adjuntar un
testamento, enviar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente
llena.
_Adjuntar la información
establecida en el Artículo 97 del Código Notarial y Artículo 9 del Reglamento
para la Presentación de Índices referente a notas marginales de referencia.
3.5.3 Presentación por
Internet:
_El servicio de envío de
índices por Internet se tramitará solamente a través de las empresas
autorizadas por la Junta Administrativa.
_El notario debe firmar la
aceptación de los Lineamientos para el servicio de presentación de índices
vía internet.
_Suscribir un contrato con
la o las empresas autorizadas por la Junta Administrativa para el envío de
los índices por Internet.
_Enviar el índice por el
sistema autorizado por la Junta Administrativa, en los plazos establecidos
junto con la información adicional referente a testamentos y notas marginales
de referencia según corresponda
_Subsanar errores y
omisiones corregibles señaladas por el sistema.
Plazo de resolución:
_ Presentación
en las instalaciones del Archivo Nacional, de inmediato.
_ Presentación por correo
postal, de tres a cuatro días a partir del momento en que ingresa al
Departamento Archivo Notarial.
_Presentación por
Internet, de inmediato, salvo que presente índices adicionales, reporte de
testamentos y observaciones, el plazo será de 24 horas.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_Timbre
de Archivo.
_Pago a la empresa
autorizada, cuando corresponda.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan02@dgan.go.cr/ Departamento Archivo Notarial.
3.6 Servicio público:
Adherir ulterior boleta de seguridad a los testimonios
Requisitos:
_Solamente la puede
solicitar quien tramitó el testimonio o la persona autorizada para
tramitarlo. En caso de apersonarse un tercero, la solicitud de ulterior
boleta deberá estar firmada por la parte solicitante original o el tercero
que demostró interés legítimo y debidamente autenticada por un notario.
_Presentar
solicitud por escrito o llenar formulario solicitud de boleta de seguridad
para testimonio (formulario N°. 13).
_Que el Testimonio haya
sido expedido por el Departamento Archivo Notarial.
_Presentar identificación
personal vigente con fotografía.
_Que la presentación esté
caduca o cancelada en el Registro Nacional.
Sustento legal:
_Código Civil: Artículo
468.
_Ley Orgánica del Tribunal
Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95 incisos c) y
96.
_Reglamento a la Ley N°
7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de doce años
y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Reglamento del Registro
Público N°26771-J: Artículos 102-107.
Trámite:
_Apersonarse al módulo de
información y servicio, donde se le hará entrega del formulario y ficha para
ser atendido.
_ Solicitar el tomo
original en el área de Atención al Público para cotejar el testimonio con el
original y que no hayan modificaciones.
_Confirmado el trámite, se
le entrega comprobante para posterior retiro de la contraseña (Formulario No.
14).
Plazo de resolución:
_ De 2 a 4 días.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr/ Departamento Archivo Notarial.
3.7 Servicio público:
Secuestro o Préstamo de Tomos de protocolo o índices notariales por parte de
Autoridades Judiciales o de la Dirección Nacional de Notariado
Requisito:
_Remitir mediante oficio o
resolución la solicitud de préstamo u orden de secuestro en donde se indique
el nombre del Notario, el número de tomo de protocolo o índices, número de
causa, despacho y circuito donde se custodiará el documento.
Sustento legal:
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículo 60.
_Código Procesal Penal Ley
N° 7594: Artículo 198 y siguientes.
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos.
Trámite:
-Remitir vía fax la orden
de secuestro o solicitud de préstamo con tres días de anticipación.
En caso de secuestro:
-Apersonarse al
Departamento Archivo Notarial debidamente identificado y con la orden de
secuestro original.
- Levantar el acta
correspondiente.
En caso de préstamo:
-Solamente se remitirán
por mensajería a los despachos del I y II Circuito Judicial de San José y
áreas cercanas.
-Otras áreas, deberá
apersonarse un funcionario judicial debidamente identificado y autorizado a
retirar el documento.
En caso de préstamo el
plazo será por un período máximo de tres meses, contados a partir del día de
su retiro.
Plazo de resolución:
_ 3 días hábiles.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr/ Departamento de Archivo Notarial.
3.8 Servicio público:
Consultas notariales de bases de datos por Internet
Requisito:
_Disponer de un
dispositivo electrónico con acceso a internet.
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 23 inciso b) y 24.
_Código Notarial Ley N°
7764: Artículo 25.
Trámite:
_Ingresar a la dirección
electrónica www.archivonacional.go.cr
_Ingresar al enlace http://www.archivonacional.go.cr/index.php/consulta-bd-notarial.
Aquí se encuentra la referencia de las escrituras otorgadas por los notarios
públicos entre los años 1992-1994 en forma completa, en forma parcial de los
años 1995-1997 y todas las referencias a las escrituras otorgadas por los
Cónsules de 1960 a 2009.
_Ingresar al enlace
http://www.archivonacional.go.cr/index.php/consulta-de-protocolos-digitalizados.
Aquí se encuentran los protocolos depositados a partir del 16 de noviembre de
2012 digitalizados.
_Ingresar al enlace
https://www.index.co.cr/index.aspx. Aquí se encuentra información sobre tomos
de protocolos depositados, índices de instrumentos públicos presentados,
testamentos e información sobre el estado de los notarios.
Plazo de resolución:
_ En línea.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
|
_Correo
electrónico: consultasdan@dgan.go.cr/ Departamento Archivo Notarial.
4. Departamento
Conservación:
|
|
4.1 Servicio público:
Encuadernación o restauración de documentos históricos.
Requisitos:
_ El documento por
encuadernar o restaurar debe ser de valor histórico o científico cultural.
_ Cancelación del costo
del servicio.
|
|
Sustento legal:
_ Ley N° 7202 del
Sistema Nacional de Archivos: Artículo 20.
|
|
Trámite:
_ Presentar solicitud
escrita ante la Dirección General del Archivo Nacional.
_Presentar en la
secretaría del Departamento Conservación el documento por restaurar o
encuadernar.
_ Llenar el Formulario
N° 1 "Solicitud de encuadernación o restauración de documentos
históricos".
_Cancelar en el Área de
Caja, ubicada en el Departamento Archivo Notarial el costo del servicio.
_Retirar el trabajo
acabado en la fecha indicada en el formulario.
Plazo de resolución:
_ Depende del documento
histórico y de la complejidad del proceso de encuadernación o de
restauración.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_Cancelación
del costo de la encuadernación o restauración.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: jefeconservacion@dgan.go.cr/ Departamento de Conservación.
|
|
5. Dirección General:
|
|
5.1 Servicio:
Inconformidades o sugerencias ante la Contraloría de Servicios
Requisitos:
_Ser persona usuaria
destinataria de los servicios que brinda el Archivo Nacional.
Sustento legal:
_Ley N° 9158 Ley
Reguladora del Sistema de Nacional de Contralorías de Servicios.
_Decreto Ejecutivo
N°34587-PLAN sobre la creación, organización y funcionamiento del Sistema
Nacional de Contralorías de Servicios.
Trámite:
_Interponer
inconformidad o sugerencia personalmente, vía telefónica, fax, correo
electrónico o buzones ubicados en las áreas donde se atiende público.
_Indicar el nombre o
solicitar el uso de reserva de identidad, día, hora y departamento donde
recibió el servicio, medio de notificación y el detalle de los hechos u
omisiones denunciadas, con indicación de las personas involucradas, así
como documentos que se consideren relevantes como medio de prueba. La
institución tiene para este fin los formulario ―Boleta de sugerencias‖
(Formulario N°1) y ―Boleta para recepción de inconformidades‖
(Formulario N°2).
Plazo de resolución:
_ 10 días hábiles.
|
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: contraloriaservicios@dgan.go.cr/ Contraloría de Servicios,
Dirección General.
_Teléfonos: 2283-1400 ext.
233 o fax: 2234-7312.
|
5.2. Servicio público:
Préstamo de exposiciones documentales itinerantes.
|
|
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículo 23, inciso b).
|
Trámite:
_Comunicarse con la Unidad
de Proyección Institucional o revisar el sitio Web www.archivonacional.go.cr
para investigar cuáles exposiciones itinerantes están a disposición.
_Solicitar por escrito a la Unidad de Proyección Institucional la exposición
itinerante indicando: nombre de institución interesada, nombre de la
exposición, lugar y fecha de la exposición. _Firmar contrato de préstamo
(Formulario N°3) entre los representantes del Archivo Nacional y de la
institución que solicita el servicio y recibir la exposición por parte de funcionarios
de la Unidad de Proyección Institucional o en su defecto del Departamento de
Conservación.
_El transporte de la
exposición a la institución interesada y de regreso a la Dirección General
del Archivo Nacional corre por cuenta del solicitante.
_El montaje y desmontaje
de la exposición corre por cuenta de la institución solicitante.
_La custodia, seguridad y
devolución del material relativo a la exposición es responsabilidad del
solicitante. _Devolver la exposición en el plazo convenido al Departamento de
Conservación.
_En caso de que la
exposición sufriera pérdida o deterioro, quien lo solicitó en préstamo deberá
asumir los gastos relacionados con la reparación o reposición.
Plazo de resolución:
_ 7 días hábiles.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: difusion@dgan.go.cr/ Unidad de Proyección Institucional,
Dirección General.
5.3 Servicio público:
Visitas Guiadas.
Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos, artículo 23, inciso b).
Trámite:
_Contactar por medio de
correo electrónico o fax a la Unidad de Proyección Institucional para
solicitar el servicio.
_La Unidad de Proyección
Institucional responde la solicitud vía correo electrónico en función de la
disponibilidad de cupos.
Se recomienda que los
grupos sean de un máximo de 25 personas, se pueden hacer excepciones en casos
especiales que se valoraran en la Unidad de Proyección Institucional.
_Asistir a la visita
guiada en la fecha y el horario establecido.
_ Llenar formulario de
evaluación del servicio denominado ―Evaluación de las visitas guiadas‖
(Formulario N°4).
Plazo de resolución:
_ 10 días hábiles.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: difusion@dgan.go.cr/ Unidad de Proyección Institucional,
Dirección General.
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6. Departamento de
Servicios Archivísticos Externos
6.1 Servicio público: Asesorías
en organización de archivos centrales o de gestión.
Requisitos:
_La institución
interesada deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario
correspondiente y con los funcionarios responsables del Archivo Central y de
los Archivos de Gestión.
_ Las asesorías en
organización de archivos se brindarán en forma individualizada y dirigida,
únicamente en los siguientes casos:
a) Archivos Centrales a
cargo de una persona que carece de la formación profesional en el campo de
la archivística.
b) Archivos de Gestión
de entidades que carezcan de un Archivo Central. En casos muy calificados
si poseen Archivo Central pero no cuenta con un profesional como encargado,
la jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos analizará si
procede brindar conjuntamente con el encargado del Archivo Central, y por
una única vez una asesoría a un Archivo de Gestión.
c) Casos especiales
ordenados por las autoridades superiores del Archivo Nacional.
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Sustento Legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 11, 23 inciso j), 42 inciso d), 56 y 60.
_Ley N° 8454 de certificados firmas digitales y documentos electrónicos:
Artículo 6.
_Resolución DGAN-04-2008
del 08 de diciembre del 2008.
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Trámite:
_Remitir solicitud
escrita a la Dirección General del Archivo Nacional, suscrita por el máximo
jerarca de la entidad o, en su defecto, el Superior Administrativo de la
Institución.
_La solicitud de
asesoría debe especificar exactamente sobre qué aspecto se requiere la
asesoría. El Departamento Servicios Archivísticos Externos valorará si se
trata de una consulta, en cuyo caso, se atenderá por escrito mediante
oficio.
_Si la solicitud es para
la creación u organización del Archivo Central, la institución solicitante
debe contar con el espacio físico y el mobiliario necesario, así como los
funcionarios responsables de la Unidad.
_Para archivos privados
y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en
la solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de
documentos que custodia el Archivo.
_Previamente a dar curso
a la solicitud de asesoría, se estudiará si se han dado asesorías
anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, esto
con el fin de racionalizar el uso de recursos y evitar nuevas asesorías a
quienes han incumplido en ocasiones anteriores.
_La institución
receptora de la asesoría recibirá a funcionarios del Departamento Servicios
Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y
administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones a la
Institución para crear u organizar los archivos administrativos.
_Del diagnóstico se
emitirá un informe de asesoría, se enviará copia a la Auditoría Interna y
al Archivo Central de la institución y a otras autoridades.
_Recibir e implementar
el Informe de Asesoría.
_Se dará seguimiento a
las recomendaciones dadas en los informes de asesoría durante los primeros
3 años, a partir de su emisión.
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Plazo de resolución:
_ 2 meses.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
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_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr / Departamento Servicios Archivísticos
Externos.
6.2 Servicio público: Inspección
de archivos.
Requisitos:
_Ser un archivo central
o de gestión, perteneciente al Sistema Nacional de Archivos.
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Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículos 23 inciso j).
_Resolución DGAN-04-2008
del 08 de diciembre del 2008.
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Trámite:
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_Remitir solicitud escrita
a la Dirección General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo
suscrita por el máximo jerarca de la entidad, o en su defecto, el Superior Administrativo,
el Encargado del Archivo Central o el Auditor Interno. La Dirección General
del Archivo Nacional procederá también de oficio o ante denuncia interpuesta
por ciudadanos o funcionarios públicos.
_Previamente a dar curso a
la inspección, se estudiará si se han dado asesorías e inspecciones en años
anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, así
como, del análisis previo de los expedientes de valoración documental de la
institución a fin de determinar si existen documentos declarados con valor
científico cultural.
_La institución recibirá a
funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes
diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos
con el fin de emitir recomendaciones técnicas y legales , para crear u
organizar los archivos administrativos.
_El Archivo Nacional
realizará la investigación respectiva y generará un informe técnico con
disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones que serán remitidas a
la institución correspondiente. _Todo informe de inspección que se produzca
haya o no incumplimientos, será suscrito por la Dirección General del Archivo
Nacional y se enviará copia a la Auditoría Interna y al Archivo Central de la
institución y a la División Fiscalización Operativa y Evaluativa de la
Contraloría General de la República, así como a otras autoridades. _La
institución inspeccionada cumplirá las disposiciones y recomendaciones del
informe, al cual se le dará seguimiento por parte de la Dirección General del
Archivo Nacional.
Plazo de resolución:
_ 2 meses para las
inspecciones que son a solicitud.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr / Departamento Servicios Archivísticos
Externos.
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6.3 Servicio público:
Préstamo de documentos con vigencia administrativa-legal del Archivo
Intermedio a las entidades productoras.
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Requisitos:
_Ser la institución productora
de los documentos que solicita.
_La solicitud de
préstamo de documentos con vigencia administrativa y legal deberá ser
suscrita por el máximo jerarca de la entidad, o en su defecto, el Superior
Administrativo o el Encargado del Archivo Central.
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Sustento legal:
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículo 10, 23 inciso b), 54.
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Trámite:
_Remitir solicitud por
escrito a la Dirección General del Archivo Nacional donde se indique el asunto,
la fecha, el número de orden con que ingresó al Archivo Intermedio, la
oficina productora y cualquier otra información que facilite localizar el
documento. Además, se debe indicar el nombre y número de cédula de la
persona autorizada para retirar el (los) documento(s).
_La autorización de
salida de documentos que se custodian en el Archivo Intermedio será
suscrita por la Dirección General o Subdirección General del Archivo
Nacional.
_El funcionario que
retira los documentos en el Archivo Intermedio deberá estar autorizado por
la persona que suscribió la solicitud de préstamo, quien deberá presentarse
en las instalaciones del Archivo Intermedio, firmar el registro de préstamo
y oficio de recibo de documentos, con el compromiso de devolverlos en el plazo
establecido (tres meses prorrogables por única vez y hasta por un año) y en
igual estado de conservación.
_Devolver los documentos
personalmente y firmar el libro de registro de devolución de préstamo.
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Plazo de resolución:
_ 1 mes.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No
aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr / Unidad de Archivo Intermedio,
Departamento Servicios Archivísticos Externos.
6.4 Servicio público:
Transferencias de documentos de los despachos de la Presidencia de la
República, Consejo de Gobierno y Ministros de Estado.
Requisitos:
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_Pertenecer a los
despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno, Ministros
de Estado (con y sin cartera) y Viceministros (que realicen funciones del
Ministro por delegación formal).
_Cumplir con los
Lineamientos Técnicos y las Políticas para la Transferencia al Archivo
Nacional, de Documentos de la Presidencia de la República, Consejo de
Gobierno y Ministros de Estado.
_Las instituciones
deberán asignar a uno o dos funcionarios por cada despacho como
encargados de operativizar las transferencias
de documentos. Así como a uno o dos funcionarios de las oficinas de
prensa que custodien documentos audiovisuales. También, contarán con la
colaboración de los jefes o encargados de los Archivos Centrales
respectivos.
_Asistir
obligatoriamente a los talleres de capacitación que programe la Dirección
General del Archivo Nacional y recibir la visita de los funcionarios de
la Dirección General del Archivo Nacional quienes valorarán el proceso de
preparación de la transferencia.
Nota: La
transferencia de documentos de la Presidencia, Ministros de Estado y
Consejo de Gobierno incluye documentos
textuales y audiovisuales, en soporte de papel y electrónicos.
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Sustento legal:
_Ley N° 7202 del
Sistema Nacional de Archivos: Artículo 53.
_Lineamientos Técnicos
para la Transferencia al Archivo Nacional de Documentos de la Presidencia
de la República, Consejo de Gobierno y Ministros de Estado.
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Trámite:
_El personal de la
institución asignado debe ejecutar el procedimiento de transferencia de
acuerdo con las instrucciones, lineamientos y políticas que comunique la Dirección
General del Archivo Nacional en los talleres de capacitación que se
brindarán a los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de
Gobierno, Ministros de Estado (con y sin cartera) y Viceministros (que
realicen funciones del Ministro por delegación formal).
_Recibir la visita de
los funcionarios de la Dirección General del Archivo Nacional, quienes
evaluarán el trabajo realizado, a través de una guía de chequeo que será
firmada por personas de la Dirección General y el Despacho que se visita.
_Acatar las
recomendaciones dadas por éstos funcionarios relacionadas con la
preparación de la transferencia la que se comunica por escrito al Jerarca
de la Institución.
_La documentación debe
remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompañada por una lista de
remisión en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en soporte
electrónico) elaborada en la herramienta que establezca la Dirección
General del Archivo Nacional.
_Trasladar los
documentos en las unidades de almacenamiento que se establecen en los
instructivos, junto con las listas de remisión a la Dirección General del
Archivo Nacional, de acuerdo con el cronograma que esta Dirección General
comunique con anterioridad a los Jerarcas de los Despachos de la
Institución.
_Confrontar conjuntamente
con personal de la Dirección General del Archivo Nacional, los documentos
con sus listas de remisión. Si como producto del cotejo se detectan errores
mínimos, que pueden ser subsanados in situ, así se procederá. Sin embargo,
cuando los errores sean recurrentes o graves, no se recibirán los
documentos que se desean transferir hasta que la oficina productora realice
las correcciones indicadas por el personal de la Dirección General de
Archivo Nacional. Esta situación será comunicada por escrito al jerarca de
la institución.
Nota: En el caso de
documentos electrónicos con firma digital se debe de cumplir todo lo
anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N° 8454, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y normativa que
establezca el Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) y la Dirección General del Archivo Nacional en
esta materia.
Plazo de resolución:
_ 2 años todo el
proceso.
_4 meses la recepción de
documentos.
Vigencia de la licencia,
autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del trámite:
_No aplica.
Funcionario de contacto:
_Correo electrónico: serviciosae@dgan.go.cr
/ Departamento Servicios Archivísticos Externos.
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6.5 Servicio
público: Facilitación de documentos con valor administrativo-legal del
Archivo Intermedio
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Requisitos:
_Presentar documento
de identificación personal vigente y con fotografía.
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Sustento legal:
_Constitución
Política: Artículos 24, 27 y 30
_Ley N° 7202 del Sistema
Nacional de Archivos: Artículo 10 y 23 inciso b).
_Ley Orgánica del
Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil N° 3504: Artículos 95
inciso c) y 96.
_Reglamento a la Ley
N° 7688, sobre tarjeta de identidad para los costarricenses mayores de
doce años y menores de dieciocho: Artículo 10.
_Código de Comercio
N°3284: Artículo 615.
Trámite:
_Apersonarse a las
instalaciones del Archivo Intermedio de la Dirección General del Archivo
Nacional. _Identificarse y anotarse en el registro de consultas.
(Cualquier ciudadano
puede consultar los documentos con excepción de aquellos que sean de
acceso restringido como: información de cuentas corrientes, declaraciones
juradas legalmente restringidas, entre otros).
_Solicitar los
Instrumentos de descripción de documentos: Inventarios tanto en soporte
papel como en base de datos.
_Localizar la
información de interés.
_Llenar la boleta de
consulta de documentos del Archivo Intermedio y seguidamente revisar los
documentos (formulario N° 1).
_Atender la normativa
vigente de la Dirección General del Archivo Nacional referente a la
consulta de documentos (seguridad y manipulación).
_Devolver el
documento.
Plazo de
resolución:
_ De inmediato.
Vigencia de la
licencia, autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del
trámite:
_No aplica.
Funcionario de
contacto:
_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr/ Unidad de Archivo Intermedio,
Departamento Servicios Archivísticos Externos.
6.6 Servicio
público: Reproducción de documentos de Archivo Intermedio (fotocopias
certificadas o simples).
Requisitos:
_Aportar los timbres
de Ley, en caso de que se requiera.
_Cancelar el costo de
las fotocopias. _ En el caso de documentos que contengan datos sensibles,
sólo se suministrarán al titular de esos datos; o a un tercero
debidamente autorizado por el titular.
_Si el solicitante
actúa en representación de una persona jurídica debe presentar
certificación de personería jurídica vigente, con no más de 3 meses de
expedida en caso de información bancaria.
_El interesado deberá
aportar la referencia de los documentos que desea reproducir.
Sustento legal:
_Constitución
Política: artículos 24, 27 y 30.
_Ley N° 7202 del
Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23 inciso f).
_Ley N° 43 de creación
del Timbre del Archivo Nacional: Artículos 6.
_Código Fiscal:
Artículo 238 y siguientes, 270 a 285.
_Código de Comercio N°
3284: Artículo 615.
_ Ley N° 8968 de
Protección de la Persona frente al tratamiento de sus Datos Personales,
artículo 9.
Trámite:
_Presentarse a las
instalaciones del Archivo Intermedio y llenar el formulario
correspondiente para la reproducción de documentos. Se facilitarán
reproducciones de documentos dependiendo del estado de conservación y
restricciones legales de acceso vigentes.
_Entregar los timbres
de Ley al funcionario que tramita el servicio de acuerdo con la cantidad
de las reproducciones que desea certificar.
_Cancelar el costo de
las fotocopias.
_Llenar la solicitud
de reproducción de documentos (formulario N°2).
_Retirar en las instalaciones
del Archivo Intermedio la reproducción en la fecha señalada.
Plazo de
resolución:
_ Fotocopias simples:
inmediato.
_Fotocopias
certificadas: 10 días hábiles.
Vigencia de la
licencia, autorización o permiso:
_ La vigencia depende
de la Institución receptora del documento.
Costo del
trámite:
_ Cancelación
del costo de la fotocopia y/o timbres.
Funcionario de
contacto:
_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr/ Unidad de Archivo Intermedio,
Departamento Servicios Archivísticos Externos.
6.7 Servicio
público: Valoración documental
Requisitos:
_Oficio de solicitud
dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
(CNSED), suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional
de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) respectivo, el cual debe
contener la conformación actualizada del CISED que aprobó el trámite,
miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan. Además,
debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado
aprobó dichas tablas.
_Presentar las tablas
de plazos de conservación de documentos o las solicitudes de valoración
parcial en el formulario oficial aprobado por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos (Formulario N°3), con los
requisitos de forma y fondo que se establecen en los instructivos
correspondientes, los cuales se publicaran en la página web
institucional: www.archivonacional.go.cr.
_Las tablas de plazos
y valoraciones parciales se deben remitir dos originales en soporte papel
debidamente foliados y firmados en cada uno de sus páginas por el
superior de la Unidad Administrativa respectiva y el presidente o
secretario del CISED y una copia en soporte electrónico (se debe remitir
al correo electrónico de la CNSED). En el caso de tablas de plazos de
conservación de documentos y valoraciones parciales de unidades
homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior
jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en
su defecto el superior jerárquico de la entidad.
Sustento legal:
_ Ley del Sistema
Nacional de Archivos Nº 7202: Artículos 31-38
_Resolución
CNSED-01-2009 de 18 de marzo de 2009. Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27
de mayo de 2009.
_Resolución
CNSED-02-2009 de 05 de agosto de 2009. Publicada en La Gaceta N° 248 de
22 de diciembre 2009
_Resolución
CNSED-03-2009 de 30 de setiembre de 2009. Publicada en La Gaceta N° 248
de 22 de diciembre 2009
_Resolución
CNSED-01-2011 de 09 de agosto de 2011. Publicada en La Gaceta N°184 de 26
de setiembre de 2011.
_Resolución
CNSED-01-2012 de 12 de setiembre de 2012. Publicada en La Gaceta N° 244,
Alcance N° 206 de 18 de diciembre de 2012.
_Resolución
CNSED-01-2013 de 17 de abril de 2013. Publicada en La Gaceta N° 179 de 18
de setiembre de 2013.
Trámite:
_ Presentar el oficio
de solicitud y los documentos especificados en los requisitos para el
trámite de valoración documental.
_ Complementar,
aclarar o corregir la solicitud de acuerdo con los requerimientos
solicitados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos en el plazo indicado (en caso de que las solicitudes no sean
corregidas a conformidad serán archivadas sin tramitar).
_ El Jefe o Encargado
del Archivo Central de la entidad solicitante deberá asistir a las
sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, en que se analicen solicitudes planteadas por esa entidad.
_Recibir el acuerdo en
firme de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
_ Los documentos que
no sean declarados con valor científico cultural pueden eliminarse una
vez que haya finalizado su vigencia administrativa y legal, de
conformidad con lo estipulado por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos. Se levantará un acta de eliminación en la cual
quede constancia de los documentos que serán eliminados. Los documentos
que se declaren con valor científico cultural deberán conservarse
permanentemente.
Plazo de
resolución:
_de 60 a 120 días
naturales, dependiendo de la complejidad del trámite.
Vigencia de la
licencia, autorización o permiso:
_ No aplica.
Costo del
trámite:
_ No
aplica
Funcionario de
contacto:
_Correo
electrónico: serviciosae@dgan.go.cr/ Departamento Servicios Archivísticos
Externos.
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